Au niveau du référentiel, il est possible de partager les tableaux de bord, les rapports, y compris les rapports Excel. Pour que l’utilisateur ait accès aux données du rapport ou du tableau de bord, il faut partager également (avec les droits d’aperçu au moins) les modèles de données utilisés par le rapport ou le tableau de bord concernés.
Le partage des objets dans BI Point se déroule par la sélection du modèle souhaité, puis par l’option [Gérer les autorisations] dans l’écran de l’arborescence du répertoire des rapports.
Il est également possible de sélectionner plusieurs éléments en même temps :
Pour mettre un élément à la disposition d’un utilisateur, il faut cliquer sur le bouton « Gérer les autorisations », puis sur le bouton « Ajouter des autorisations ».
Il suffit de sélectionner l’utilisateur à partir de la liste, de lui attribuer une autorisation et de cliquer sur « Ajouter des autorisations ».
Si l’on passe la souris sur « Attribuer autorisations », on peut voir quelles autorisations peuvent être attribuées à un utilisateur.
Les autorisations peuvent être divisées en catégories suivantes :
- Accès complet
permet d’effectuer toutes les actions disponibles, y compris la gestion des autorisations.
- Limité
permet d’ouvrir et de créer une copie des dossiers et de ses contenu, mais ne permet pas de modifier ou de partager les éléments des dossier avec d’autres personnes.
- Aperçu
permet uniquement d’afficher des dossiers et d’ouvrir tous les éléments qu’ils contiennent.
- Interdiction
absence de droits sur le dossier et les éléments qu’il contient.
La dernière étape consiste à « Enregistrer les modifications » pour que les autorisations soient correctement enregistrées.
Pour retirer une autorisation à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs, il convient de cliquer sur l’icône de la corbeille rouge sur la liste, puis d’enregistrer les modifications.
Si l’utilisateur décide de supprimer un objet partagé, le système affiche une fenêtre l’informant que l’objet a déjà été partagé avec un autre utilisateur.
Une confirmation de la suppression de l’objet est nécessaire pour supprimer complètement les rapports ou les tableaux de bord.