Création d’un abonnement
Pour créer un nouvel abonnement, l’utilisateur dispose de trois options :
- sélectionner un rapport/un tableau de bord puis la fonction « Ajouter un abonnement »
- sélectionner un rapport/un tableau de bord et l’icône d’abonnement > « Ajouter un abonnement » dans le panneau de droite
- sélectionner « Abonnements » dans le panneau de gauche, puis « Créer »
1. Informations de base
Lors de la première étape de la définition de l’abonnement, il est possible d’indiquer le nom de l’abonnement, l’objet de l’e-mail qui sera affiché au destinataire ainsi qu’une description de l’abonnement.
L’utilisateur peut également voir quel est le rapport source (sélectionné pour créer l’abonnement) ainsi que le chemin complet de la localisation du rapport.
Vue du destinataire:
2. Paramètres
L’onglet permet d’utiliser les paramètres contenus dans le modèle de données et de les adapter aux besoins de l’abonnement de l’utilisateur.
Cela empêche une situation où un utilisateur ne disposant pas des autorisations appropriées pourrait exécuter des requêtes sur la base source.
La sélection de « Utiliser les données de la dernière mise a jour du modèle » entraînera le lancement de l’abonnement avec les données contenues lors de la dernière actualisation du modèle.
Cela signifie que l’abonnement sera généré plus rapidement, mais qu’il ne contiendra pas les données du moment de l’appel de l’abonnement. Comme son nom l’indique, les données seront extraites du dernier recalcul du modèle de données.
De plus, la sélection de « Utiliser les données de la dernière actualisation mise a jour du modèle » bloquera la possibilité de modifier les valeurs des paramètres.
Désactiver « Utiliser les données de la dernière actualisation du modèle » permettra à l’utilisateur de modifier les paramètres du modèle pour l’abonnement généré. Cela entraînera deux conséquences :
- L’abonnement sera généré avec des paramètres différents de ceux par défaut présents dans le modèle de données.
- Chaque appel d’abonnement entraînera un recalcul du modèle de données, ce qui, dans le cas de bases volumineuses, peut considérablement allonger le temps de génération et accroître la charge du serveur.
3. Traductions et langues
À cette étape, l’utilisateur peut définir des traductions pour d’autres langues. L’ajout d’une traduction entraînera l’envoi d’un e-mail (nom de l’abonnement, objet du message, description) dans la langue de traduction.
4. Pièce jointe
La deuxième étape permet de définir les paramètres de la pièce jointe à envoyer dans le courrier électronique. Vous pouvez modifier le nom de la pièce jointe, définir le format du tableau et du graphique à envoyer.
Formats disponibles :
Tableau
• XLSX
• XLS
• CSV
• PDF
• DOCX
• HTML
• MHT
• PNG
• RTF
• TXT
Graphique
• PDF
• PNG
Options avancées :
La disponibilité des options suivantes dépend du format de pièce jointe sélectionné.
- Adapter le tableau à la largeur de la page
- Afficher tous les niveaux d’analyse
- Ajouter les descrpitions des filtres
- Joindre les mêmes en-tête des lignes/colonnes
- Exporter les en-têtes
- Exporter le pied de page
- Générer le tableau en mode paysage
- Générer des valeurs de paramètres en supplement
5. Planning
La planification permet de définir la fréquence d’envoi de l’abonnement. Options disponibles :
- Un seule fois
- Horaire
- Hebdomadaire
- Mensuel
Veuillez noter que si vous sélectionnez l’option « Unique », l’abonnement sera sauvegardé pour l’avenir et sera disponible même s’il n’est envoyé qu’une seule fois. En fonction de la planification sélectionnée, des options détaillées apparaissent pour vous permettre de configurer entièrement le moment de l’envoi de l’abonnement.
Les options de date de début et de date de fin vous permettent de spécifier la période au cours de laquelle l’abonnement sera envoyé.
L’option d’envoi de l’abonnement selon la planification peut également être désactivée en décochant la case correspondante :
Si vous décochez la fonction ci-dessus, l’abonnement sera créé correctement (il sera visible dans la liste d’abonnements), mais il ne sera pas envoyé.
Un abonnement créé de cette manière peut être modifié à tout moment ou envoyé manuellement en sélectionnant «Envoyer maintenant».
6. Destinataires
Il convient de définir dans la section Destinataires qui sera le destinataire de l’abonnement.Pour ajouter un nouveau destinataire d’abonnement, deux options sont disponibles :
• Ajouter de nouveaux destinataires
Cette option permet de sélectionner les destinataires à partir de la liste d’utilisateurs de Comarch BI Point, d’un groupe d’utilisateurs ou d’utilisateurs d’applications externes prédéfinies.
Lorsque le destinataire est un utilisateur de Comarch BI Point, le prénom et le nom de l’utilisateur s’affichent, avec son adresse électronique sous les données.
Lorsque le destinataire est un groupe d’utilisateurs, le nom du groupe en question s’affiche, avec une information en dessous indiquant qu’il s’agit d’un groupe d’utilisateurs.
Lorsqu’il s’agit d’un utilisateur externe, le nom complet de l’utilisateur s’affiche ainsi que les informations en dessous indiquant qu’il s’agit d’un utilisateur externe.
Une fois qu’un utilisateur a été ajouté en tant que destinataire, il disparaît de la liste des utilisateurs disponibles.
• Ajouter un destinataire externe
Cette option permet d’ajouter un destinataire d’abonnement qui n’est pas un utilisateur de Comarch BI Point.
La fonctionnalité ci-dessus dépend du nombre de licences dont vous disposez pour « Utilisateurs externes »
Une fois les destinataires ajoutés, une liste de destinataires d’abonnements définis par l’utilisateur apparaît dans la vue principale du panneau.
Les informations sur les destinataires sont réparties sur trois colonnes :
• Nom de l’utilisateur ou du groupe
• E-mail
• Typ de destinataire
Les abonnements peuvent être triés par chacune des colonnes mentionnées ci-dessus, en ordre croissant ou décroissant.
Pour supprimer un destinataire de l’abonnement, il faut sélectionner l’option « Supprimer de la liste des destinataires » comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.
Si l’utilisateur souhaite supprimer plusieurs destinataires, une option de sélection multiple des utilisateurs est également disponible.
Après avoir sélectionné les destinataires, il faut choisir l’option « Supprimer de la liste des destinataires » afin de les retirer de la liste, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessus.
• Ajuste le contenu de la pièce jointe en fonction des autorisations du destinataire.
Cette fonctionnalité permet de générer une souscription conformément aux autorisations détenues par le destinataire de la souscription (elle fonctionne uniquement pour les destinataires qui sont des utilisateurs de Comarch BI Point).
• Enregistre sur le serveur FTP
Les souscriptions aux rapports et tableaux de bord peuvent également être enregistrées sur un serveur FTP. Pour activer cette option, il faut cocher la case « Enregistrer sur le serveur FTP ».
L’utilisateur a le choix entre deux options de connexion au serveur FTP:
• Utilise une connexion existante
Permet de sélectionner une connexion FTP préalablement définie par l’utilisateur (Panneau d’administration/Connexions FTP).
• Définis-le toi-même
Permet de définir cette connexion directement lors de la création de la souscription.
