Description des sujets

L’organisation est un type de partenaire qui permet d’enregistrer des entreprises, des filiales et services etc. L’organisation peut faire partie d’une structure organisationnelle dans les zones fonctionnels Achat, Logistique magasin, Comptabilité ou Vente. En tant qu’élément de la structure, l’organisation est appelée en fonction de la plage fonctionnelle une organisation d’achat, organisation de logistique de stockage, organisation commerciale ou une entreprise comptable.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Organisations et structures organisationnelles – présente le fonctionnement des organisations et des structures organisationnelles aux besoins de construire des relations et dépendances
• Autorisations à la connexion – grâce à elles, les partenaires externes (entreprises) sont autorisés à contrôler l’accès à Comarch ERP Enterprise
• Autorisations liées au contenu – utilisées pour spécifier quelles autorisations liées au contenu des applications sont attribuées à un utilisateur selon les organisations qui lui sont assignées.

Le champ d’application des applications actives qui dépendent des organisations peut être déterminé en utilisant les paramètres disponibles dans l’application Paramètres de base. À titre d’exemple, les applications Organisations et Autorisations de connexion [du client, du fournisseur, du représentant] sont mises à disposition dans un environnement multi-sites aux fournisseurs, clients et aux représentants commerciaux. Dans des environnements à un site, cette situation peut se produire lorsque les autorisations liées au contenu sont activées.

Définitions des notions

Autorisations de connexion

Les autorisations de connexion sont des autorisations dédiées aux partenaires commerciales externes qui peuvent se connecter au système. L’attribution des autorisations liées au contenu aux partenaires commerciaux est faite par l’assignation de ceux-ci à une organisation interne. Vous pouvez attribuer des autorisations de connexion aux clients, aux fournisseurs et aux représentants.

Entreprise

L’entreprise est une organisation avec un rôle Comptabilité dans la structure organisationnelle. L’entreprise est une personne morale et son bilan est établi séparément. Dans le cadre d’une base de données utilisant la Comptabilité, vous pouvez gérer plusieurs entreprises. Dans l’application Paramètres de base, vous pouvez définir une entreprise de comptabilité financière propriétaire des écritures comptables envoyées par la base de données OLTP.

Autorisations liées au contenu

Les autorisations liées au contenu concernent les partenaires externes et internes. Elles garantissent le contrôle d’accès à la lecture et à l’enregistrement des données et le contrôle d’utilisation des fonctions disponibles dans le système. Elles sont déterminées sur la base des affectations aux organisations.

Règlements internes

Les règlements internes sont des règlements créés aux besoins des opérations économiques entre les organisations au sein du groupe d’entreprises. Les règlements entre les organisations sont effectués sur la base de différentes entreprises assignées dans la comptabilité.

Multi-sites

La gestion multi-sites signifie des processus commerciaux du groupe d’entreprises dans une base de données OLTP. Du point de vue des dépendances entre les processus commerciaux et les organisations, il n’est pas important que les organisations appartenant à ce groupe soient les entreprises légalement autonomes ou non. Ces organisations peuvent être également situées dans différents pays et ainsi être soumises aux différentes règlementations et fuseaux horaires. L’option multi-sites permet l’utilisation partagée des données collectées dans la base dans le cadre d’un groupe d’entreprises et le règlement des processus commerciaux incluant plusieurs organisations.

Pour cela, il faut créer des structures organisationnelles pour les zones telles que Achat, Logistique magasin (y compris la Production), Comptabilité et Vente. Les structures devraient décrire les dépendants réelles entre les organisations.

Organisations

L’organisation est un type de partenaire qui permet d’enregistrer des entreprises, des filiales et services etc. L’organisation peut faire partie d’une structure organisationnelle dans les zones fonctionnels Achat, Logistique magasin, Comptabilité ou Vente. En tant qu’élément de la structure, l’organisation est appelée en fonction de la plage fonctionnelle une organisation d’achat, organisation de logistique de stockage, organisation commerciale ou une entreprise comptable.

Structures organisationnelles

La structure organisationnelle reflète en général la structure du fonctionnement et partiellement le schéma organisationnel du groupe d’entreprises. Afin d’accorder des droits relatifs aux zones concrètes et de refléter les processus commerciaux du groupe d’entreprises, vous devez disposer des structures organisationnelles qui sont créées pour les zones suivantes :

• Achat
• Logistique magasin
• Comptabilité
• Vente

Organisation d’achat

L’organisation d’achat est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Achat et constitue un nœud dans cette structure.

Organisation de la logistique magasin

L’organisation de la logistique magasin est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Logistique magasin et constitue un nœud dans cette structure.

Organisation commerciale

L’organisation commerciale est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Vente et constitue un nœud dans cette structure.

Site unique

Un site unique est un environnement où seulement le client (propriétaire de l’installation) est présenté comme entité juridique indépendante. C’est une entreprise qui est en même temps une organisation d’achat, organisation de logistique magasin, une organisation commerciale dans toutes les structures organisationnelles et une entreprise comptable. En cas d’activation des autorisations liées au contenu, il est possible d’assigner plusieurs organisations faisant partie de l’entreprise comme filiales, départements etc., aux structures organisationnelles appartenant à cet environnement d’entreprise unique.

Organisations et structures organisationnelles

Les données de base relatives à l’organisation se trouvent dans l’application Partenaires. Les structures organisationnelles sont construites à l’aide des partenaires de type Organisation.

Les structures organisationnelles reflètent en général la structure du fonctionnement et partiellement le schéma organisationnel de l’entreprise ou du groupe d’entreprises. Les différents partenaires possèdent différents droits accordés au sein de l’entreprise ou du groupe d’organisations. Tous les partenaires ne sont pas chargés d’exécuter tous les types de tâches. Vu cela, plusieurs partenaires peuvent s’engrener avec leurs tâches. Voici les zones de responsabilité distinguées :

• Vente
• Achat
• Logistique magasin
• Comptabilité

Ventes, Achats et Logistique magasin

Pour les zones de responsabilité telles que ventes, achats et logistique magasin, vous pouvez déterminer une structure hiérarchique de n’importe quelle profondeur et largeur.  Après l’assignation du partenaire de type Organisation à une zone de responsabilité, celui-là représente un nœud dans la structure organisationnelle correspondante. Cette assignation l’intègre dans la structure organisationnelle de la zone de responsabilité.

Une organisation peut jouer le rôle d’un nœud une seule fois dans chacune des zones de responsabilité. Vous pouvez définir pour chaque organisation les définitions spécifiques à prendre en considération dans un pays donné et les fuseaux horaires.

À titre d’exemple, si l’organisation donnée est utilisée comme nœud dans la structure organisationnelle Vente, elle est alors appelée une organisation de vente (commerciale). De manière similaire, l’organisation peut devenir une organisation d’achat et/ou une organisation de logistique de stockage. L’organisation peut être à la fois une organisation commerciale, une organisation d’achat, de logistique magasin et une entreprise comptable.

Vu que le client est une unité de base de toutes les structures organisationnelles, il doit être à la fois une organisation d’achat, de logistique magasin et une organisation commerciale.

Comptabilité

Une structure organisationnelle n’est pas créée dans la comptabilité. Une organisation est représentée en tant que personne morale avec un bilan comptable séparé et qui est appelée une entreprise. Chaque organisation peut être désignée comme entreprise. Une telle organisation peut également être un nœud dans toutes les autres zones de responsabilité. La base de données OLTP peut contenir un nombre illimité d’entreprises soumises aux différentes restrictions juridiques.

Une entreprise responsable est assignée à chaque organisation. Le client peut être une entreprise mais cela n’est pas obligatoire.

Utilisation des structures organisationnelles

Les structures organisationnelles sont utilisées dans les cas suivants :

• Si les autorisations au contenu ont été activées dans un environnement à un site, les structures organisationnelles sont utilisées pour accorder ces autorisations aux employés internes et aux partenaires externes. Cela vous permet de créer des structures organisationnelles pour les achats, la logistique magasin et pour les ventes. En cas de comptabilité, cela est impossible car le client est le seul membre de cette structure organisationnelle. La possibilité d’utiliser les données de base communes peut être définie de manière individuelle pour chaque organisation.
• Dans un environnement à plusieurs sites, les structures organisationnelles servent à l’utilisation commune ou individuelle des données de base par plusieurs organisations. En outre, comme dans l’environnement à un site, elles servent aussi à accorder des autorisations liées au contenu. La gestion de plusieurs entreprise permet de réaliser des processus commerciaux qui impliquent plus d’une organisation. En particulier, les règlements internes peuvent être automatisés et réalisés en se fondant sur la structure organisationnelle leur correspondante. Vous pouvez créer des structures organisationnelles pour les achats, la logistique magasin et pour les ventes.

Reproduction de la structure organisationnelle

La structure organisationnelle est créée sur la base des partenaires de type Organisation. Le partenaire sélectionné, le client OLTP représente la racine d’arborescence de la structure organisationnelle.

Afin de créer une structure organisationnelle, un partenaire de type Organisation doit être créé pour chacune des unités organisationnelles internes ou pour un groupe d’entreprises (environnement à plusieurs sites). Les organisations séparées devraient être créées pour les unités organisationnelles qui :

• se trouvent dans différents pays, soumises aux différentes dispositions et qui se trouvent dans les fuseaux horaires différents
• sont séparées géographiquement
• apparaissent dans les processus économiques en tant que participants indépendants
• appliquent des règles commerciales différentes

Les unités organisationnelles peuvent utiliser leurs propres données de base relatives aux articles, clients etc. En plus, les données de base peuvent être partagées avec plus d’une organisation.

L’appartenance du partenaire interne ou externe, spécifiée dans les données de base du partenaire, ne jour aucun rôle dans la reproduction de la structure organisationnelle. L’appartenance à la structure organisationnelle interne ou externe est déterminée séparément.

Sites

Les organisations de la logistique magasin sélectionnées peuvent être marquées comme sites. Un site exactement doit être indiqué pour chaque chemin de la structure organisationnelle. Les entrepôts ne peuvent être assignés qu’aux organisations de la logistique magasin définies en tant que sites. Chaque entrepôt doit appartenir à un site. Les états de stock sont calculés et maintenus pour toutes les organisations de la logistique magasin définies comme sites.

Un ordre de production est toujours réalisé dans le cadre d’un site. Toutes les réceptions et sorties de stock associées à cet ordre (matériaux, matières premières, produits semi-finis) concernent les entrepôts qui appartiennent au même site. Cela concerne aussi les ressources réservées. C’est pourquoi chaque ressource est assignée à l’un des sites. La planification des besoins en matériel peut être réalisée dans le cadre d’un ou de plusieurs sites.

Application Organisations

L’application Organisations permet avant tout de spécifier des informations relatives à la structure organisationnelle interne :

• indiquer que l’organisation sélectionnée doit appartenir à la structure organisationnelle interne
• indiquer une structure ou des structures organisationnelles (d’achat, de logistique magasin, comptable ou de vente) dans lesquelles l’organisation sélectionnée est incluse
• indiquer une organisation supérieure pour l’organisation donnée – dans le cadre de la structure organisationnelle respective

Conformément à la définition ci-dessus, l’organisation devient un nœud dans la structure organisationnelle.

Données de base

Un environnement à plusieurs sites et à un site où les autorisations liées au contenu ont été activées permet de partager les données de base.

L’utilisation et la possibilité de personnaliser ces données dépendent de leur type alors de l’entité commerciale. On peut distinguer :

• les entités commerciales se référant à toutes les organisations par exemple Pays et Unités
• les entités commerciales qui se réfèrent à toutes les organisations mais dont la disponibilité peut être définie ou limitée uniquement aux organisations sélectionnées par exemple Types de commandes, Conditions de livraison et Entrepôts
• les entités commerciales qui sont spécifiques pour une organisation par exemple Paiements et Accords relatifs aux commissions
• les entités commerciales qui sont spécifiques pour un pays par exemple Intrastat et Élimination des emballages
• les objets tels que Articles et Partenaires se composant de plusieurs objets métiers qui sont partiellement valables pour toutes les organisation (par exemple Articles – vue Base) et partiellement spécifiques pour les organisations (par exemple Partenaires – vue Client).

Les données de base saisies possèdent toujours une référence à l’organisation responsable. Cette organisation est responsable de la modification de ces données comme par exemple l’entrée de nouveaux rôles pour les partenaires. Les autres organisations ne peuvent pas modifier ces rôles mais elles peuvent décider de les entrer et utiliser à ces propres besoins. Comme ça l’organisation peut utiliser les données relatives à un client d’une autre organisation sans nécessité de les entrer.

Pour les entités commerciales spécifiques qui sont développées pour une organisation, il est possible de spécifier si leurs données peuvent être utilisées et modifiées par un groupe d’organisations. Cela concerne particulièrement presque toutes les classifications et comptes. Chaque organisation faisant partie de ce groupe pourra modifier l’entité commerciale donnée. Les modifications sont tout de suite partagées avec les autres organisations dans le groupe pour leur faciliter le travail. L’organisation peut être supprimée du groupe donné à n’importe quel moment. Par conséquent, les données modifiées par l’organisation supprimée ne seront pas disponibles pour les autres organisations et l’organisation elle-même est toujours responsable de la modification de ses données.

Il existe une possibilité de définir pour chaque organisation des entités commerciales prédéfinies à utiliser par l’organisation. Cela concerne par exemple les conditions de livraison et les entrepôts.

Effets des structures organisationnelles

Le nœud actuel dans la structure organisationnelle est affiché dans le champ de sélection dans le coin supérieur droit de la barre de flux de travail. Le champ contient un sous-ensemble de la structure des organisations à sélectionner qui correspond aux organisations au sein desquelles l’utilisateur peut travailler.

Dans un environnement à plusieurs sites et à un site où les autorisations liées au contenu sont activées, l’utilisateur doit indiquer au préalable l’organisation pour qu’il puisse ouvrir une application au sein de l’organisation donnée. Pour cela, les utilisateurs internes et externes sont distingués. Pour les utilisateurs internes, les éléments suivants doivent être spécifiés :

• L’utilisateur doit être assigné au système donné à l’aide de la licence de catégorie Employé.
• Dans la base de données OLTP utilisée, il doit exister exactement un partenaire de catégorie Personne auquel l’utilisateur est assigné.
• Cette personne doit être assignée exactement à ces organisations internes dont les opérations commerciales doivent être affichées et disponibles pour modification. Une telle assignation peut dépendre du temps.

Pour les utilisateurs externes, les éléments suivants doivent être spécifiés :

• L’utilisateur doit être assigné au système donné à l’aide de la licence de catégorie Partenaire commercial.
• Dans la base de données OLTP utilisée, il doit exister exactement un partenaire de catégorie Personne auquel l’utilisateur est assigné.
• Cette personne doit être assignée exactement à ces organisations externes dont les opérations commerciales doivent être affichées et disponibles pour modification. Une telle assignation peut dépendre du temps.
• Les organisations externes devraient être assignées aux organisations internes responsables dans l’application relative aux droits de connexion.

Le contexte de l’organisation indique aussi la zone de responsabilité à laquelle appartiennent les organisations assignées à l’utilisateur donné. En cas des organisations externes, ce contexte résulte des organisations responsables assignées dans l’application relative aux droits de connexion. Les zones de responsabilité sont alors indirectement assignées à chaque utilisateur. En plus, chacune des applications est soit non assignée à aucune zone de responsabilité, soit elle est assignée à une zone de responsabilité soit elle est assignée à plusieurs zones de responsabilité. La combinaison de ces paramètres permet de déterminer un ensemble d’applications que l’utilisateur peut ouvrir. Cet arrangement ne dépend pas des paramètres système qui sont pris en compte de manière supplémentaire.

L’ensemble d’organisations disponibles pour un utilisateur actif est déterminé après la connexion à la base de données OLTP. À l’ouverture de l’une des applications, cet ensemble est limité aux organisations qui correspondent à la zone de responsabilité de l’application donnée.

Pour la plupart des utilisateurs, c’est une organisation par application. S’il arrive que plusieurs organisations soient disponibles, l’utilisateur pourra sélectionner l’une d’entre elles. Toujours une seule organisation peut être active dans le cadre de l’application ouverte.

L’organisation active est essentielle dans le processus de création de nouvelles entités commerciales. Les paramètres de l’application Paramètres de base, les données de base alors la plupart des valeurs par défaut sont spécifiés en s’appuyant sur l’organisation active.

Paramètres de base

L’application Paramètres de base permet d’activer ou de désactiver différentes fonctions pour chacune des organisations appartenant à la structure organisationnelle interne. Les données entrées pour le client peuvent être aussi appliquées par les autres organisations.

Autorisations

L’utilisateur (partenaire de type Personne) possède des autorisations choisies qui lui sont accordées après l’assignation à l’organisation donnée. Les autorisations assignées aux rôles d’autorisations prennent aussi effet. En cas de partenaires externes, on prend aussi en considération les organisations internes assignées dans les applications relatives aux autorisations de connexion. Les définitions supplémentaires se référant aux autorisations liées au contenu se réfèrent aussi bien aux partenaires internes qu’aux partenaires externes.

Autorisations de connexion

Les autorisations de connexion assignent des organisations externes à une organisation interne. Les autorisations liées au contenu sont spécifiées sur la base de l’organisation interne assignée.

Voici les rôles de partenaires qui ont une application dédiée :

Exception faite du représentant interne : l’employé interne qui possède un rôle de partenaire Représentant. Bien qu’ils ne soient pas utilisateurs externes, l’organisation de vente interne leur est aussi assignée à l’aide de l’application Autorisations de connexion représentant ce qui leur donne des autorisations au contenu appropriées. Dans les processus successifs, ceux-là sont considérés comme partenaires externes.

Autorisations liées au contenu

L’application Organisations permet de spécifier pour chacune des organisations si les autorisations liées au contenu peuvent être définies. Pour cela, l’onglet Autorisations contient une liste qui présente les entités métiers pertinentes.

Les applications qui se réfèrent aux entités métiers telles que par exemple Type de commandes de vente contiennent les droits de lecture et d’enregistrement. C’est à leur base que les autorisations au contenu sont spécifiées pour chaque organisation dans d’autres applications se servant de cette définition.