Description des sujets

Le présent document contient des informations qui permettent de définir un article mais aussi les indices relatifs à son importation et réorganisation.

Données de base d’un article

Les données relatives aux fiches articles peuvent être définies dans l’application Articles.

Vous pouvez ajouter les données dans les vues suivantes :

• Base – les données qui sont utilisées dans tout le système entre autres la description et l’unité
• Comptabilité
• Logistique de stockage
• Planification
• Production
• Achat
• Fournisseurs
• Vente
• Classification de clients
• Clients

Unités d’un article

Pour qu’il soit possible d’utiliser des articles disponibles dans le système, les articles de tout type doivent avoir une unité de base définie indépendamment du type de fiche.

En fonction des paramètres dans l’application Configuration, vous pouvez saisir pour tous les articles de type Matériel jusqu’à quatre unités de stockage – sauf les articles disponibles en assortiments.

Si les unités de stockage parallèles sont utilisées, toutes les ressources d’un article sont enregistrées dans chaque unité de stockage.

Si les articles pris en charge possèdent des types d’emballage et/ou d’unité différents, il est possible d’assigner ces articles aux unités des emballages et de définir les facteurs constants de conversion appropriés. Du point de vue des achats, il est aussi possible de définir des facteurs de conversion individuels pour chaque fournisseur. Dans ce cas-là, ces unités doivent être assignées comme les unités d’achat et le facteur de conversion devrait être saisi.

Pour l’unité d’achat et de vente, il est nécessaire de déterminer un taux de conversion pour une unité de stockage ou un emballage. Cela signifie que l’unité d’achat et de vente doit être l’une des unités de stockage (une unité de base ou une unité de stockage parallèle) ou être assignée comme une unité des emballages. Les unités de stockage et des emballages ne sont pas automatiquement considérées comme des unités d’achat ou de vente.

Caractéristiques d’un article et leurs classifications

Outre le code qui sert à rechercher des articles, vous pouvez les décrire à l’aide des caractéristiques. Elles permettent de configurer un article conformément aux attentes du secteur d’activité. Les caractéristiques des articles peuvent être des caractéristiques fixes ou variables. Pour que vous puissiez les utiliser, vous devez en premier lieu procéder à leur regroupement, c’est-à-dire créer une classification des articles aux besoins de leur utilisation.

Modèles des articles

La possibilité de charger des articles à partir d’un modèle permet de les ajouter au système sans qu’il soit nécessaire de compléter manuellement les champs dans leurs fiches. Grâce à cela, les données spécifiées dans le modèle seront automatiquement remplies en tant que valeurs par défaut.

Utilisation des données de configuration dans les structures organisationnelles

L’utilisateur qui possède le droit pour l’organisation donnée (ces droits peuvent être configurés dans l’application Organisations) peut reprendre ou partager les données de la fiche article entre les différentes organisations.

Recherche des articles

Le recherche des informations relatives aux articles est possible dans l’application :

• Informations sur les articles – permet de collecter et d’afficher les informations sur l’article donné. Au cours du traitement de la commande client, l’utilisateur peut afficher dans cette fenêtre la désignation longue d’un article sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir l’application avec les données de base.
• Vu d’ensemble des articles – regroupe les informations relatives à l’article donné. L’interface de l’application est adaptée aux besoins de l’utilisateur. Les données ne peuvent pas être modifiées dans cette application.

Importation des articles

Dans le système, vous avez la possibilité d’importer :

• Articles
• Données des articles du client et fournisseur
• Modèles des articles
• Caractéristiques des articles
• Classifications des caractéristiques d’articles

Réorganisation des articles

Les données de base des articles, qui n’ont pas été utilisées ou ne seront plus utilisées, peuvent être réorganisées. La réorganisation permet de supprimer définitivement du système des objets marqués à la suppression. Pour cela, ajoutez à ces objets une marque de suppression. Sur cette base, le système vérifie si les données de base peuvent être supprimées.

Description des sujets

Le présent document contient des informations qui permettent de définir un partenaire mais aussi les indices relatifs à l’importation et à la réorganisation de ces données.

Toutes les personnes et les organisations sont présentées en tant que partenaires indépendamment du fait si elles participent aux opérations commerciales en qualité de client, fournisseur ou toute autre. Les données du partenaire sont créées et enregistrées dans l’application Partenaire.

En fonction du rôle du partenaire (client, fournisseur), les données de base présentées dans le formulaire peuvent varier. En cas d’utilisation du système multi-sociétés, ces données peuvent aussi varier en fonction de l’organisation.

Vous trouverez des informations détaillées concernant l’application Partenaire dans l’article Partenaires.

Définitions

Le Partenaire est un particulier ou une organisation qui peut être une entité dans l’entreprise donnée (client qui a été assigné à la base de données OLTP actuellement utilisée) et une personne/organisation
se trouvant en relation avec d’autres partenaires. En résultat,
le partenaire peut occuper des rôles multiples et être chargé des différents processus métiers.

Dans le système, on distingue des partenaires suivants :

• internes – employés

• externes – clients, fournisseurs, employés

Données de base des partenaires

Chaque partenaire possède des données qui le décrivent et des données qui spécifient son rôle dans d’autres zones du système.

Les données de configuration peuvent être entrées dans les applications suivantes :

• Fournisseurs
• Clients
• Employés
• Organisations
• Paramètres de base

Titres politesse

Le titre de politesse constitue une partie des données de contact et il est utilisé le plus souvent dans la communication écrite, dans le courrier en série.

Vous pouvez l’entrer dans l’application Titres politesse et ensuite il peut être utilisé dans l’application Partenaire.

Titres

Le titre constitue une partie des données de contact d’une personne. Il s’agit d’une extension de son nom. Vous pouvez l’entrer dans l’application Titres et ensuite il peut être utilisé dans l’application Partenaire.

Les titres scientifiques en sont un exemple.

Activités

Les activités fournissent des informations liées à l’activité professionnelle par exemple responsable de boutique, manager de boutique, directeur exécutif, etc.

Vous pouvez les entrer dans l’application Activités et ensuite elles peuvent être utilisées dans l’application Partenaire.

Modes de communication

La communication et le courrier avec le partenaire peut avoir lieu de plusieurs façons entre autres à l’aide des téléphones d’entreprise, fax, e-mail.

Vous pouvez les entrer dans l’application Modes de communication et ensuite ils peuvent être utilisés dans l’application Partenaire.

Genres de liaisons partenaire

Les partenaires sont des personnes physiques (personnes privées) ou des organisations (entreprises). Ils possèdent des liaisons internes au sein d’une entreprise et des relations externes mutuelles.

En assignant des partenaires aux rôles d’affaire via les autres partenaires, les relations partenaires concrètes sont créées. Pour pouvoir les mapper uniformément, il existe des types de relations d’affaire partenaires prédéfinis. Vous pouvez définir un nombre quelconque de types de relations partenaires. Ils sont toujours définis de manière ciblée, à savoir du point de vue du partenaire avec lequel le type de relation est enregistré.

Modèles de partenaire

La possibilité de charger des partenaires à partir d’un modèle permet de les ajouter au système sans qu’il soit nécessaire de compléter manuellement les champs dans leurs fiches. Grâce à cela, les données spécifiées dans le modèle seront automatiquement remplies en tant que valeurs par défaut.

Utilisation des données de base dans les structures organisationnelles

Si l’utilisation des autorisations liées au contenu de l’application a été démarrée pour la base de données OLTP, il existe plusieurs organisations dont les données de base des articles peuvent être définies individuellement.

Recherche des partenaires

Vous pouvez rechercher des informations relatives au partenaire dans les applications suivantes :

• Cockpit : Partenaires
• Cockpit : Clients
• Cockpit : Fournisseurs
• Cockpit : Partenaires marketing
• L’application Vue d’ensemble partenaire regroupe des informations relatives au partenaire sélectionné. Les données ne peuvent pas être modifiées dans cette application. L’interface de l’application est adaptée aux besoins de l’utilisateur.

Importation des partenaires

Dans le système, vous avez la possibilité d’importer :

• partenaires
• modèles de partenaire

Réorganisation des partenaires

Les données de base des partenaires, qui n’ont pas été utilisées ou ne seront plus utilisées, peuvent être réorganisées. La réorganisation permet de supprimer définitivement du système des objets marqués à la suppression. Pour cela :

Les données de base des partenaires, qui n’ont pas été utilisées ou ne seront plus utilisées, peuvent être réorganisées. La réorganisation permet de supprimer définitivement du système des objets marqués à la suppression. Pour cela, ajoutez à ces objets une marque de suppression. Sur cette base, le système vérifie si les données de base peuvent être supprimées.

Description des sujets

Le document présente des informations relatives aux entrées en stock des marchandises provenant de :

• production propre
• distribution – transport des marchandises entre les localisations d’entreprise
• traitement de la commande fournisseur
• retour des ventes

À partir de l’application Entrées de marchandises, il est possible de :

• entrer une marchandise en stock
• enregistrer des services fournis à l’entreprise, confiés sur la base de la commande fournisseur

L’entrée de marchandise est liée à :

• la commande fournisseur
• la commande client
• l’ordre de production
• l’ordre de distribution
• au retour client

Types d’entrées de marchandises

Les entrées de marchandises peuvent se référer à :

• Achat – permettent d’entrer et modifier la réception d’un article provenant de la commande fournisseur. L’entrée de marchandise se réfère à une ou plusieurs commandes fournisseur et peut être comptabilisée seulement en relation avec ce document.
• Production – permettent d’entrer et modifier la réception d’un article provenant de la production interne de l’entreprise. L’entrée de marchandise se réfère à un ou plusieurs ordres de production et peut être comptabilisée seulement en relation avec ce document.
• Retour – permettent d’entrer et modifier la réception d’un article retourné par le client. L’entrée de marchandise se réfère à une ou plusieurs commandes client et peut être comptabilisée seulement en relation avec ce document.
• Distribution – permettent d’entrer et modifier la réception d’un article provenant de la distribution. L’entrée de marchandise se réfère aux ordres de distribution et peut être comptabilisée seulement en relation avec ce document.

Annuler une entrée de marchandises

Dans le système, vous avez la possibilité d’annuler l’entrée d’une marchandise après sa comptabilisation : L’entrée de marchandise peut être annulée en entier ou partiellement. L’annulation de l’entrée de marchandise entraîne la création d’un correctif qui est un document distinct. Ce n’est pas la prise en compte directe de l’annulation de l’entrée sur le document source.

Vues – application Listes

Les listes sont des applications qui permettent de passer en revue plusieurs objets ou les rechercher pour pouvoir traiter les objets individuellement ou collectivement. Les listes servent aussi à envoyer les demandes concernant les commandes client.

Les applications Liste : Achat et Liste : Stocks possèdent en plus des vues supplémentaires pour les entrées de marchandises :

• Entrées de marchandises – données de base
• Entrées de marchandises – données d’une position

Description des sujets

Les bonus sont utilisés pour la rémunération ultérieure à titre du chiffre d’affaires obtenu avec le client dans la période de temps spécifiée. La rémunération peut être versée par :

• débit du compte de client
• factures de correction

Le chiffre d’affaires lié aux bonus s’appuie sur :

• factures client
• factures de correction

Dans l’application Accords relatifs aux bonus des clients on spécifie :

• les clients avec lesquels l’accort est conclu
• les articles qui sont essentiels pour l’obtention du bonus

Définitions des notions

Le bonus :

• est une rémunération octroyée au partenaire
• est une prime de fidélité qui est allouée au partenaire sous forme de facture de correction
• est une marque de gratitude pour la coopération commerciale à long terme (type de prime : montant fixe) ou pour le plafond spécifié du chiffre d’affaire (type de prime : prime sur le chiffre d’affaire, prime selon des seuils).

Les genres de composants du prix contiennent les définitions des composants de prix qui sont servent à déterminer le prix. Vous avez la possibilité de spécifier :

• si les remises en espèces ou les quantités d’emballages doivent être prises en compte lors de la détermination du prix
• si le composant de prix doit être utilisé pour les commandes entières ou seulement pour les positions individuelles

Données de base

Types d’accords relatifs aux bonus des clients

Les types d’accords relatifs aux bonus des clients spécifient la catégorie du contrat bonus.

Dans le système, on distingue trois types d’accorts relatifs aux bonus client suivants :

• bonus sur le montant du chiffre d’affaire – bonus versé en pourcentage en fonction du chiffre d’affaires réalisé
• bonus selon des seuils – après avoir atteint un certain niveau du chiffre d’affaire (montant de base), un excédent en pourcentage obtenu est saisi, assigné aux niveaux du bonus et versé en tant que pourcentage du chiffre d’affaires
• montant fixe – montant fixe versé indépendamment du niveau de chiffre d’affaire cible atteint par exemple en tant que supplément de promotion, supplément publicitaire

Accords relatifs aux bonus des clients

Les accords relatifs aux bonus des clients servent à spécifier les conditions du contrat.

Ils regroupent des informations concernant entre autres :

• le client/les clients qui appartiennent à la classification bonus du client
• la période de temps qui doit être prise en considération dans le calcul du bonus
• les dates/les délais d’échéance
• les fonctions du partenaire essentiel pour le choix de la facture client :
  • Destinataire de facture
  • Donneur d’ordre
  • Destinataire de la livraison
• les articles qui sont inclus/non inclus lors de l’octroi de la prime par la classification du bonus pour les articles de vente
• la devise dans laquelle le bonus sera versé

Genres de composants du prix de vente

Les genres de composants du prix de vente déterminent si les aides et remises sont importantes. Ces spécifications ont une influence sur le calcul des positions de la facture client qui déterminent les revenus de chiffre d’affaires (montants HT de la position donnée) et le chiffre d’affaires lié au bonus.

De cette façon, il est possible de calculer le bonus sur la base du prix TTC de vente par exemple en marquant toutes les remises comme non associées au bonus.

Classement de bonus d’un article

L’assignation des articles aux classifications de bonus d’un article et la définition des catégories/sous-catégories d’une classification dans l’accord relatif au bonus des clients permet l’ajouter/exclure tous les articles dans le calcul du bonus.

Classement de bonus d’un client

Dans la vue Client de l’application Partenaires, il est possible de sélectionner une sous-catégorie de la classification bonus du client. En fonction de la fonction sélectionnée du partenaire qui est spécifiée dans les accords relatifs aux bonus du client (destinataire de facture, donneur d’ordre ou destinataire de la livraison), il est possible de prendre en considération plusieurs clients dans la détermination des volumes d’échanges en indiquant une catégorie de la classification bonus du client.

De cette façon, vous pouvez définir par exemple les contrats de groupe relatifs aux chiffres d’affaire de tous les clients appartenant à l’association et de verser des contributions en faveur de l’association en tant que partenaire de décompte.

Partenaires et articles

L’attribution à la classification bonus du client peut être effectuée dans l’application :

• Partenaires dans la vue :
  • Client

L’attribution des articles à la classification bonus de l’article peut être effectuée dans l’application :

• Articles, dans les vues :
  • Vente
  • Classification de clients
  • Clients

Paramètres de base

Dans l’application Paramètres de base dans la fonction principale Vente, il y a la fonction Règlement du bonus où vous pouvez définir le type de commande client à utiliser au règlement du bonus.

Règlement du bonus d’un client

Le schéma de règlement du bonus d’un client est présenté ci-dessous :

Étapes de traitement

Le calcul du bonus s’effectue à l’aide de l’application Calculer les bonus en utilisant les critères de choix saisis.

En cas d’accords relatifs aux bonus des clients qui sont marqués au règlement automatiquement, les commandes client peuvent être créées avec des montants calculés au préalable ou modifiés ultérieurement.

Les commandes client créées doivent être ensuite facturées. La facture client est automatiquement entrée en tant que paiement dans le contrat de bonus client approprié.

En cas d’accords relatifs aux bonus clients marqués au règlement manuel, vous pouvez utiliser le règlement du bonus pour déterminer le montant du bonus. Vous pouvez créer manuellement une commande client avec des positions d’articles appropriées et ensuite générer pour elle une facture client. L’assignation de la facture client dans l’accord de bonus des clients se fait aussi manuellement.

Autorisations concernant le règlement des bonus d’un client

Les résultats de règlement du client sont disponibles aussi pour les partenaires commerciaux. Les clients peuvent ouvrir l’application Règlement du bonus et afficher le règlement du bonus pour tous les accords relatifs aux bonus des clients auxquels ils sont assignés en tant que partenaires de décompte.

Les représentants commerciaux peuvent passer en revue les règlements des bonus de tous les partenaires de décompte auxquels ils ont été assignés. Le règlement réel ne peut être effectué que par les employés.

Description des sujets

Les bonus dans les Achats sont utilisés pour la rémunération ultérieure pour une partie du chiffre d’affaires du fournisseur obtenu dans la période de temps spécifiée. La rémunération peut être directement versée par :

• débit du compte de fournisseur
• factures de correction

Le chiffre d’affaires lié aux bonus s’appuie sur :

• factures fournisseur
• factures de correction

Dans l’application Accords relatifs aux bonus d’achat on spécifie :

• les fournisseurs avec lesquels l’accort est conclu
• les articles qui sont essentiels pour l’obtention du bonus

Définitions des notions

Le bonus :

• est une rémunération octroyée au partenaire
• est une prime de fidélité qui est allouée au partenaire sous forme de facture de correction
• est une marque de gratitude pour la coopération commerciale de long terme (type de prime : montant fixe) ou pour le plafond spécifié du chiffre d’affaire (type de prime : prime sur le chiffre d’affaire, prime selon des seuils).

Les genres de composants du prix contiennent les définitions des composants de prix qui sont servent à déterminer le prix. Vous avez la possibilité de spécifier :

• si les remises en espèces ou les quantités d’emballages doivent être prises en compte lors de la détermination du prix
• si le composant de prix doit être utilisé pour les commandes entières ou seulement pour les positions individuelles

Les genres de composants de prix spécifiés sont assignés à la catégorie des composants de prix concrète.

Données de base

Types d’accords relatifs aux bonus des fournisseurs

Les types d’accords relatifs aux bonus des fournisseurs spécifient la catégorie du contrat bonus. En outre, vous pouvez créer des valeurs par défaut et des droits organisationnels et fondamentaux aux accords relatifs aux bonus des fournisseurs.

Dans le système, on distingue trois types d’accorts relatifs aux bonus fournisseur suivants :

• bonus sur le montant du chiffre d’affaire – bonus versé en pourcentage après avoir atteint un niveau concret du chiffre d’affaires
• bonus selon des seuils – après avoir atteint un certain niveau du chiffre d’affaire (montant de base), un excédent en pourcentage obtenu est saisi, assigné aux niveaux du bonus et versé en tant que pourcentage du chiffre d’affaires
• montant fixe – montant fixe versé indépendamment du niveau de chiffre d’affaire cible atteint par exemple en tant que supplément de promotion, supplément publicitaire

Accords relatifs aux bonus des fournisseurs

Les accords relatifs aux bonus des fournisseurs servent à spécifier les conditions du contrat.

Ils regroupent des informations concernant entre autres :

• le fournisseur/les fournisseurs qui appartiennent à la classification bonus du fournisseur
• la période de temps qui doit être prise en considération dans le calcul du bonus
• les dates/les délais d’échéance
• les fonctions du partenaire essentiel pour le choix de la facture fournisseur :
  • Fournisseur
  • Émetteur de la facture
• les articles qui sont inclus/non inclus lors de l’octroi de la prime par la classification du bonus pour les articles d’achat
• la devise dans laquelle le bonus sera versé

Genres de composants du prix d’achat

Les genres de composants du prix d’achat déterminent si les contributions et remises sont importantes pour le bonus ou non. Ces spécifications ont une influence sur le calcul des positions de la facture fournisseur qui déterminent les revenus à titre du chiffre d’affaires (montants HT de la position donnée) et le chiffre d’affaires lié au bonus.

De cette façon, il est possible de calculer le bonus sur la base du prix TTC d’achat par exemple en marquant toutes les remises comme non associées au bonus.

Classification de bonus d’un article

L’assignation des articles aux classifications de bonus d’un article et la définition des catégories/sous-catégories d’une classification dans l’accord relatif au bonus des fournisseurs permet l’ajouter/exclure tous les articles dans le calcul du bonus. Pour cela, il faut premièrement attribuer les articles demandés aux catégories et sous-catégories de la classification de bonus de l’article. Ensuite, il faut définir dans le contrat de bonus différentes catégories et sous-catégories de la classification pour calculer le bonus. Sur la base du chiffre d’affaires défini, prendre en considération uniquement des articles sélectionnés et exclure les autres.

Classification de bonus d’un fournisseur

À l’aide de la classification bonus d’un fournisseur, les partenaires peuvent être pris en considération ou exclus du calcul du bonus. Dans la vue Fournisseur de l’application Partenaires, il est possible d’assigner une sous-catégorie de la classification bonus fournisseur. Selon la fonction sélectionnée du partenaire qui est spécifiée dans les accords relatifs aux bonus fournisseur (fournisseur, émetteur de la facture), il est possible de prendre en considération plusieurs fournisseurs dans la détermination des volumes des chiffres d’affaires en indiquant une catégorie de la classification bonus fournisseur.

De cette façon, vous pouvez définir par exemple les contrats de groupe relatifs aux chiffres d’affaire de tous les fournisseurs appartenant à l’association pris en considération en tant que partenaire de décompte.

Partenaires et articles

L’attribution à la classification bonus fournisseur peut être effectuée dans l’application :

• Partenaires dans la vue :
  • Fournisseur

L’attribution des articles à la classification bonus de l’article peut être effectuée dans l’application :

• Articles, dans les vues :
  • Achat
  • Fournisseur

Paramètres de base

Dans l’application Paramètres de base dans la fonction principale Achat, il y a la fonction Règlement du bonus où vous pouvez définir le type de facture fournisseur à utiliser dans le règlement du bonus.

Règlement de bonus du fournisseur

Le schéma de règlement du bonus d’un fournisseur est présenté ci-dessous :

Étapes de traitement

Le calcul du bonus s’effectue à l’aide de l’application Calculer les bonus d’achat en utilisant les critères de choix saisis.

En cas d’accords relatifs aux bonus des fournisseurs qui sont marqués pour le règlement automatique, les factures fournisseur peuvent être créées avec des montants calculés au préalable ou modifiés ultérieurement. La facture fournisseur générée est automatiquement entrée en tant que paiement dans le contrat de bonus fournisseur approprié.

En cas d’accords relatifs aux bonus fournisseurs marqués pour le règlement manuel, vous pouvez utiliser le règlement du bonus pour déterminer le montant du bonus. La facture fournisseur avec des positions d’articles appropriées doit être créée et comptabilisée manuellement. L’assignation de la facture fournisseur dans l’accord de bonus des fournisseurs se fait aussi manuellement.

Autorisations concernant le règlement des bonus d’un fournisseur

Les résultats de règlement du fournisseur sont disponibles aussi pour les partenaires commerciaux. Les fournisseurs peuvent ouvrir l’application Règlement du bonus d’achat et afficher le règlement du bonus pour tous les accords relatifs aux bonus des fournisseurs auxquels ils sont assignés en tant que partenaires de décompte.

Le règlement réel ne peut être effectué que par les employés. Les fournisseurs assignés peuvent aussi passer en revue les accords de bonus des fournisseurs.

Description des sujets

Ce document décrit les capacités du système à l’aide desquelles vous pouvez refléter les processus de production de différentes manières possibles.
En outre, le présent document regroupe des informations relatives à la création des ordres de production, leur traitement, aux méthodes de réservation des articles et à la vérification de la capacité des ressources. En plus, ce document présente les capacités du système dans le cadre des réceptions et sorties du stock en utilisant des applications dédiées.

Définitions des notions

• Ordre de production – un ordre de production est un élément essentiel du processus de production ou un élément de contrôle de la fabrication. Il comporte une demande de fabrication des matériaux ou d’exécution des services en quantité spécifiée et dans un délai déterminé. L’ordre de production spécifie les opérations, les ressources et le matériel qui serviront à la fabrication d’une quantité définie d’un article dans un délai concret.
• Méthode de production – contient des lignes directrices pour la production et comporte une nomenclature, un itinéraire et une technologie. À l’aide de la méthode de production, vous pouvez définir des processus de fabrication alternatifs. Vous pouvez fabriquer un article dans chaque méthode de production avec différente nomenclature, différents itinéraires et technologies ou par contre toutes les méthodes peuvent contenir la même nomenclature et les mêmes itinéraires.
• Technologie – est un élément commun de la nomenclature et de l’itinéraire. Les différents articles de la nomenclature et de l’itinéraire sont liés les uns aux autres dans la technologie. La technologie présente le temps de déroulement du processus de fabrication.
• Nomenclature – c’est la nomenclature de tous les éléments nécessaires pour la fabrication des articles. Parmi les éléments de cette nomenclature il y a des matières premières, les matériaux, les produits semi-finis ou d’autres nomenclatures. Vous pouvez assigner une ou plusieurs nomenclatures aux articles de production (dans la méthode de production). Une nomenclature peut être utilisée dans la fabrication de différents articles.
• Itinéraires – contiennent des opérations nécessaires pour fabriquer un article. L’ordre des opérations dans un itinéraire et des relations éventuelles réciproques des opérations sont pris en compte lors du démarrage d’un ordre de production.
• Ressources – ce sont des moyens de production et personnes qui participent au processus de fabrication qui possèdent une capacité spécifiée. Les ressources du même type peuvent être regroupées en groupes. Vous pouvez assigner les ressources aux centres de coûts.
• Roulements – spécifient le modèle d’horaires de travail, par exemple première équipe du 06h00 à 14h00. Les roulements et les modèles d’horaires de travail sont fixés pour le jour de la semaine. Les jours de la semaine sont regroupés en modèle de semaine qui présente un profil de capacité pour les ressources productives.
• Démarrage – au moment de démarre un ordre de production, les structures productives sont libérées, un planning est créé avec des positions de l’ordre sur la base de l’article de production donné. En outre, on réserve des matériaux nécessaires avec les coproduits et les ressources productives. On distingue le démarrage à une ou à plusieurs étapes.

Processus et documents

Dans ce chapitre, on décrit les informations concernant les relations entre différentes unités commerciales et les notices relatives au contrôle de la fabrication dans un environnement multi-site. Le contrôle de la fabrication peut être mis en œuvre aussi bien dans la production individuelle que dans la production en série ou de masse. Toutefois, la fabrication de variantes et répartie est aussi possible.

Fabrication répartie

Le processus de fabrication se fait toujours par site de production (emplacement de l’organisation de gestion d’entrepôt). En cas de fabrication répartie, les données séparées relatives à la production doivent être enregistrées pour les différents emplacements :

• Données de configuration (données de base d’un article, la technologie de production, la nomenclature)
• Ressources productives
• Entrepôts

Les emplacements peuvent être définis à l’aide des formules et conditions.
Dans un environnement d’une seule société, il existe un seul site de production avec un emplacement. C’est pourquoi, la production répartie peut être reflétée dans le cadre de la fabrication externe.
Par contre, dans un environnement de plusieurs sites, il peut exister un nombre quelconque de sites de production. Dans les deux environnements, une partie du processus de production peut être transmise aux fournisseurs externes (sous-traitants). Pour cela, le processus de production externe est utilisé :

Fabrication répartie en utilisant la fabrication externe

Pour commencer le processus de fabrication externe, une ou plusieurs opérations de fabrication externe devraient être ajoutées à un ordre de production. Après avoir lancé un ordre (OP), les documents d’achat (COMF) sont automatiquement générés. La commande fournisseur contient le matériau qui doit être fourni avec l’article fabriqué dans la production externe chez le sous-traitant. Par contre, la commande fournisseur ne joue pas le rôle d’initiateur de l’ordre de livraison chez le sous-traitant. Tout le processus de fabrication externe et de livraison chez le sous-traitant est contrôlé à l’aide de l’application Enregistrements phases de travail fabrication externe.

Fabrication répartie dans un environnement multi-site

Si les processus de production sont répartis sur différents emplacements de l’organisation, les étapes de production sont spécifiées pour chaque emplacement en prenant en compte les capacités de production des ressources utilisées. Cela a des conséquences en ce qui concerne les données de production. L’exemple suivant relatif à la configuration de l’opération le présente :

Les emplacements appartenant à plusieurs entreprises nécessitent :

• différents centres de coûts pour les ressources
• différents garants
• création des itinéraires distincts pour l’emplacement

En cas de nomenclatures :

• Elles doivent être créées au moins une fois pour l’emplacement donné
• Elles doivent posséder seulement une organisation de gestion d’entrepôt qui est autorisée à les traiter.

Elles sont spécifiques pour l’organisation donnée uniquement lorsque les entrepôts de sortie des matériaux ou les entrepôts d’entrée ont été déterminés.
Par opposition à la technologie, aux itinéraires et aux ressources, les nomenclatures peuvent être aussi utilisées et reproduites dans d’autres emplacements. Dans le but do reproduire une nomenclature, veuillez vous assurer que le matériel possède les données relatives à la gestion de stocks dans l’emplacement cible où elle sera reproduite.

Les ordres de distribution ou de mouvements de stock permettent de déplacer un matériel et des produits semi-finis entre les sites de production. Lors de la planification des besoins en matériel, le système peut calculer automatiquement les propositions de distribution du matériel. Pour servir de base à cela, les termes de référence doivent être définis dans les données de disposition pour l’article.

Revue des étapes du processus de production

Les ordres de production sont la base de tout le processus de production. Les ordres de production peuvent être générés :

• à partir de la planification des besoins en matériel
• à partir des commandes client
• manuellement ou transmis via l’interface

Processus de planification des besoins en matériel

La planification des besoins en matériel prend en considération les exigences découlant du processus de vente, de production, d’achat interne pour tous les emplacements et les prévisions des besoins Les ordres de production peuvent être générés et lancés en utilisant les propositions de production.

Génération d’un ordre de production à partir de la commande client

Les ordres de production peuvent être générés automatiquement (uniquement pour les articles configurés) ou manuellement pour tous les articles de production à l’aide de la commande client.

Démarrage

Au démarrage des ordres de production, des positions indispensables sont générées et planifiées pour les matériaux, opérations et ressources. Ainsi, les quantités et les délais sont calculés. Le matériel est réservé de manière dynamique quant à la disponibilité. Il n’est pas réservé définitivement pour cet ordre mais aussi il n’est pas affiché en tant que disponible dans l’évaluation de la disponibilité. Les ressources utilisées sont réservées pour la période requise dans le processus de production. Le démarrage se fait en référence avec les nomenclatures de base, les itinéraires et technologies. À titre subsidiaire, les différentes positions des ordres de production peuvent être aussi créées ou modifiées manuellement. Sur la base de ces informations, différents documents de production peuvent être générés. Après la sortie du matériel du stock, la production appropriée est réalisée, facultativement avec l’intégration de l’acquisition des données machines (MDA) ou l’acquisition des données de production (PDA).
Après les déclarations de production individuelles, l’article de production est comptabilisé comme entrée de marchandise.

Le schéma ci-dessous montre les interdépendances de production sélectionnées :

Interdépendances dans la production Interactions réciproques des données productives de configuration et du processus de production

Étapes du processus, documents et documents justificatifs dans la fabrication

Les processus du contrôle de la production commencent par la création d’un ordre de production et incluent le démarrage, le planning de l’ordre, la répartition de la capacité de production, le contrôle et la planification des données opérationnelles. Les capacités de production disponibles sont spécifiées de manière variable tout en attribuant des profils de capacités dans les modèles hebdomadaires (affectation du modèle d’horaires, modèle de roulement). S’il est impossible d’assigner un modèle de temps semaine fixe pour les ressources données qui sont disponibles ou obligatoires, vous pouvez définir de manière flexible les capacités de production disponibles pour une équipe ou un modèle d’horaires à l’aide de l’application Capacités ressources.

Les documents brouillon requis pour le processus de production donné sont créés sur la base de l’ordre de production. L’impression des documents de travail doit être livrée le plus tard possible pour que tous les changements nécessaires y soient inclus et pris en compte dans le processus de production.
La déclaration des changements est faite à l’aide de la fonction : Enregistrements phases de travail, Sorties de production et Entrées de marchandises. Les déclarations peuvent être réalisées via les appareils de saisie des données commerciales par exemple en utilisant les interfaces d’import appropriées. Cette déclaration sert de base au démarrage des matériaux et ressources réservés, à la comptabilisation des transactions d’entrepôt et de service créées et à la livraison de ces données aux fins de contrôle.

Processus de fabrication externe

Les opérations de la fabrication externe peuvent être créées dans un ordre de production avec des articles de la fabrication externe et des matériaux fournis aux vendeurs.
La ressource de capacité appropriée est offerte par le sous-traitant pour les opérations de la fabrication externe. Visant à observer les capacités de production, les sous-traitants ont besoins des informations concrètes qui sont stockées dans l’application Paramètres de base dans la position Données fournisseur ou dans les données de configuration du fournisseur dans la position Données de production (champs Début de travail, Capacité quotidienne et Calendrier d’entreprise). Si vous n’avez pas modifié les données de configuration du fournisseur, les données définies dans l’application Paramètres de base sont en vigueur.

Si un ordre de production contient des opérations de la fabrication externe, des commandes fournisseur supplémentaires sont générées lors du démarrage.

Étapes du processus de fabrication externe :

Étapes du processus de fabrication externe

Chaîne des documents associés

Les documents suivants sont affichés dans la chaîne des documents associés :

• Commandes client – si un ordre de production a été généré à partir de la commande client. Un lien peut être créé automatiquement ou manuellement pour les articles configurés et uniquement de façon manuelle pour tous les autres articles de production.
• Calculs des coûts de produit (calcul d’un ordre) – si l’article configuré a été calculé automatiquement ou le calcul d’un ordre a été associé de façon manuelle à un ordre de production.
• Commandes fournisseur – pour un ordre de production ordonnancé contenant des opérations de fabrication externe.
• Entrées de marchandises de production – sur la base de la notification de fin (et de comptabilisation des entrées) de l’article de production et des coproduits associés.
• Préparation de commandes pour la production – sur la base du transfert des composants de matériaux de l’entrepôt principal vers l’entrepôt de production.

Affichage et traitement à l’aide de l’application Liste : Ordres de production

Les ordres de production, les enregistrements des phases de travail et les erreurs d’ordonnancement (en raison des modifications tardives dans les capacités des ressources réservées) peuvent être affichés dans l’application Liste : Ordres de production
Ici, l’utilisateur peut consulter de manière rapide les ordres de production avec leurs positions et statut et commencer leur réalisation à l’aide de l’application Liste : Ordres de production.

L’application permet de réaliser les opérations suivantes :

• Rechercher et sélectionner les ordres de production
• Afficher la chaîne des documents associés pour un ordre de production sélectionné
• Ajouter des modifications dans l’application Ordres de production
• Émettre les ordres de production
• Bloquer les ordres de production
• Ordonnancer les ordres de production
• Modifier les quantités et les délais des ordres de production
• Émettre les documents de travail pour les ordres de production
• Générer les ordres de préparation de commande
• Définir les quantités allouées
• Calculer la disponibilité

Données par défaut et de configuration dans le processus de fabrication

Les paramètres de base pour les ordres de production générés sont définis dans l’application Genres d’ordres de production qui permet de les identifier et d’entrer les paramètres par défaut et supplémentaires pour un genre d’ordre donné.
Si la référence d’ordre manuelle est activée, chaque ordre de production doit être assigné à une position de la commande client.
Pour les ordres de production qui ont été liés aux commandes client, les quantités et les délais ne sont pas confirmés dans la commande client. Ils sont disponibles uniquement lorsque les ordres de production sont générés sur la base des positions des commandes client.

Définitions importantes dans l’application Genres d’ordres de production :

• La plage de numéros est utilisée pour attribuer automatiquement les numéros aux ordres de production
• L’entrepôt de production, l’entrepôt d’entrée et l’entrepôt de départ L’entrepôt de production reçoit les matériaux qui sont requis pendant la fabrication
• Les clés de comptabilisation sont nécessaires pour la sortie des matériaux de l’entrepôt de production.
• Exigences relatives aux réservations des positions de matériel
• Le type de préparation de commande est nécessaire si l’entrepôt de production est approvisionné par l’entrepôt principal (structuré ou non structuré). Le transfert de l’entrepôt principal vers l’entrepôt de production est contrôlé par une pièce justificative de préparation de commande.
• Type de commande fournisseur et type d’ordre de livraison. Les applications servent à générer des commandes fournisseur et livraisons des matériaux si les opérations de fabrication externe sont incluses dans un ordre de production.

Les données de configuration de la production décrivent la structure de production et son déroulement. Il s’agit des données suivantes :

• Les opérations auxquelles les ressources nécessaires pour l’exécution d’une opération sont assignées, à titre d’exemple les personnes participant à la production et les machines
• Les itinéraires auxquels les opérations sont assignées. L’assignation prend en compte l’ordre et les relations dans leur exécution.
• Les nomenclatures dans lesquelles le matériel est mentionné en quantité requise pour la production En cas de besoin, les sous-produits créés durant la production sont aussi mentionnés
• Les technologies où l’interaction entre les opérations et les matériaux utilisés au cours de l’opération est définie

Pour mettre en œuvre le processus de production, au moins une nomenclature avec une position de matériel doit être définie. Suite à cela, vous pouvez créer un article de production.

Pour en savoir plus, reportez-vous au document Données de configuration de la production.

Types de plannings

Le type de planning fixe les règles selon lesquelles s’effectue la planification de l’ordre de production. Les types de plannings suivants sont disponibles :

• Un niveau en avant
• Un niveau en arrière
• Plusieurs niveaux en avant
• Plusieurs niveaux en arrière
• Plusieurs niveaux en avant dans l’ordre
• Plusieurs niveaux en arrière dans l’ordre

Vous pouvez calculer la date de début et de fin de l’ordre de production à l’aide des types de planning suivants :

• En avant sans limite de capacités de production
• En avant avec une limite de capacités de production
• En arrière sans limite de capacités de production
• En arrière avec une limite de capacités de production.

Lors de l’ordonnancement d’un ordre de production, les structures de production sont divisées comme suit :

• Pour toutes les positions de matériel importantes, les réservations matérielles qui ont une influence sur le calcul de la disponibilité sont générées dans les nomenclatures.
• Pour toutes les positions importantes des sous-produits, les positions des sous-produits sont générées dans la nomenclature
• Pour toutes les opérations importantes de l’itinéraire, les positions de l’opération sont générées
• Pour toutes les ressources importantes des opérations, les positions des ressources et les allocations sont générées
• Pour les opérations de la production externe, les commandes fournisseur sont générées

Procédure de transmission des annonces dans le processus de production

Vous pouvez sélectionner une étape du processus pour laquelle les annonces essentielles pour le processus de production doivent être générées (par exemple fin de l’inventaire). Vous pouvez spécifier les informations suivantes :

• Annonce lors de l’entrée de marchandises depuis la production – les positions marquées pour la notification automatique sont comptabilisées lors de l’annonce d’un article fabriqué à l’entrée de marchandises
• Annonce pour les phases de travail – les positions marquées pour la notification automatique sont comptabilisées lors de la comptabilisation de l’opération

Il existe aussi l’option de procédure manuel de transmission d’une annonce.

La sortie du matériel peut être aussi enregistrée individuellement à l’aide de l’application Sorties de production. Les positions de matériel, les enregistrements des opérations et les opérations de fabrication externe qui possèdent une annonce automatique ne peuvent pas être annoncées de façon manuelle. Elles peuvent être enregistrées manuellement uniquement lorsque les positions n’ont pas d’annonce automatique.

Identification des articles

Vous pouvez gérer les articles à l’aide des identifications. Les identifications sont utilisées pour reconnaître clairement un article ou sa quantité. Vous pouvez appliquer les identifiants suivants importants pour la production :

• Lot
• Charge/série
• Numéro de série avec la gestion des stocks

Dans certaines branches industrielles, les informations concernant les identificateurs des matériaux utilisés dans la production (traçabilité de série) sont indispensables. Si un article de production est géré à l’aide des identificateurs, une analyse de l’identificateur source est créée avec son utilisation. L’analyse de l’identification source avec son utilisation fournit des informations relatives à l’origine et à l’application de l’identificateur. Dans le processus de production, elles sont suivies dans toutes les étapes de fabrication dans lesquelles les articles fabriqués sont générés par les identifications. De cette façon, tout l’historique de l’article peut être surveillé : à partir de la réception de la matière première jusqu’à la livraison au client d’un produit fini, fabriqué de cette matière. La même méthode permet de passer en revue l’historique de l’identification qui a été prise en considération dans la réclamation client en revenant aux différentes matières premières.

Méthode de production

Vous pouvez spécifier dans l’application Paramètres de base pour chaque mandant s’il doit travailler avec des processus de production ou non. La production sans méthode de production définie signifie qu’aucune technologie ne sera disponible dans les processus.

L’assignation du matériau à une opération est impossible dans les données de configuration, ce qui a une influence sur l’ordonnancement automatique et la fabrication externe. Le matériel transmis à l’opération de fabrication externe ne peut pas être assigné à l’avance. Une telle assignation peut être faite de façon manuelle dans la commande.
L’avantage du travail sans technologie est qu’il est possible de spécifier individuellement pour chaque article de production les itinéraires et les nomenclatures avec lesquels celui-là doit être fabriqué et calculé.

Documents d’ordre de production

Voici les documents qui peuvent être établis pour un ordre de production :

• Document de production
• Fiche d’accompagnement
• Liste de matériel
• Bordereau de matériel
• Liste de travail
• Certificat de travail
• Livraison fabrication externe

Les documents qui doivent être mis à dispositions sont définis dans l’application Paramètres de base dans la fonction Production, sous-fonction Documents.

Exception faite de l’ordre de préparation de commande. Il est indispensable pour la forme de l’organisation entrepôt principal – entrepôt de production. Le modèle de document justificatif est créé dans la fonction Logistique magasin dans la sous-fonction Documents.
Pour en savoir plus sur la création des documents d’un ordre de production, reportez-vous au document Documents de production.

Quantités et temps dans le processus de production

Les temps dans le processus de production : période de traitement (t_e) et temps de préparation (t_r) peuvent être spécifiés pour une opération. Pour cela, il faut entrer les valeurs par défaut dans les données de configuration. Ces valeurs par défaut peuvent être modifiées de façon manuelle dans un ordre de production.
Les formules de calcul des périodes de traitement et de préparation peuvent être appliquées sur la base des ressources ou des paramètres de l’opération. Vous pouvez vous référer à ces caractères de configuration depuis le configurateur du produit, la méthode de production, les caractéristiques d’articles ou à partir des autres champs des articles de production ou du nombre d’ordres de production.
Vous pouvez aussi définir une marge de temps entre les opérations et utiliser les formules de calcul.
Il est possible aussi de définir les temps du transport qui ne peuvent être modifiés que de façon manuelle.
Les facilités similaires sont disponibles pour les quantités fixes et variables d’utilisation des matériaux. Les quantités fixes et variables peuvent être calculées à l’aide des formules.
Vous pouvez définir aussi les articles alternatifs dans les nomenclatures et les sélectionner dans un ordre de production.

Rebut

Le rebut est une quantité qui ne peut pas être utilisée dans la production ou possède un défaut de fabrication.

Dans le cas des positions de matériel, l’utilisation supplémentaire du matériel peut être calculée automatiquement à l’aides des coefficients de rebut.

La consommation supplémentaire du matériel peut être automatiquement soustraite tout en entrant la quantité de rebut de l’article de production dans l’entrée de marchandise. Pareillement, la quantité de rebut peut être enregistrée à l’aide d’une application distincte.

Coproduit

Le sous-produit est créé sur différentes étapes de fabrication du produit principal. Les sous-produits sont des articles d’entrepôt qui sont enregistrés dans l’entrepôt d’entrée lorsqu’un article de production est réceptionné. Ils peuvent également faire l’objet des coûts de production partiels dans les calculs globaux du processus de production.
Ils sont sortis du stock en tant que matériel et ensuite entrés en stock à nouveau en tant que sous-produit après avoir reçu une notification de fin de la production.
En cas de sous-produits, vous pouvez définir le délai de livraison pour un article dans un ordre de production. Ce délai est pris en compte dans la disponibilité du matériel en tant que l’entrée planifiée.

Descriptions pour les données de configuration

Vous pouvez entrer des textes complémentaires pour la plupart des données de configuration dans la production. Ces textes servent à entrer une description supplémentaire ou des remarques pour les données de configuration. Le plus souvent, ils sont utilisés pour établir des documents afin de remplir des textes du document justificatif.
Les textes des données de configuration sont entrés conformément à l’ordre défini au cours de l’ordonnancement des ordres de production.

Rapports entre les opérations et les ressources

Les opérations dans l’itinéraire et les ressources utilisées dans l’opération ont des types de relations différents.

Les relations peuvent être :

• commencées au plus tôt
• commencées après
• commencées parallèlement à
• terminées parallèlement à
• terminées au plus tard
• commencer de se chevaucher avec

Réservations dans la fabrication

Les ressources (les personnes participant à la production, les machines, les outils) et les matériaux (les produits semi-fini, les matières premières, les pièces achetées) peuvent être réservées pour la production.

Réservations de ressources

Les ressources possèdent une capacité de production qui est définie dans le modèle hebdomadaire. Les capacités de production libres des ressources qui ne sont pas encore documentées par les opérations dans les ordres de production existants sont automatiquement réservées au moment de l’ordonnancement de l’opération.

La réservation de ressources peut être modifiée (dans la vue graphique) ou affichée dans l’application Utilisation des ressources. Vous pouvez aussi afficher rapidement les réservations de ressources planifiées, temporaires qui ont été spécifiées dans la planification des besoins en matériel. Les réservations de ressources sont libérées automatiquement après une annonce complète de l’opération ou après la préparation de l’ordre de production. Les réservations qui ne s’accordent pas avec l’ordre de production réel et qui ont été démarrées peuvent être affichées à l’aide de Liste : Ordres de production/erreur de prise en charge Cela peut se produire en cas de modification ultérieure (diminution) des capacités de production réservées des ressources.
Dans ces cas-là, il faut démarrer de nouveau un ordre de production.
Si les capacités de production des ressources ne correspondent plus à leurs capacités de production ou si les capacités de production ne correspondent pas au modèle hebdomadaire existant, vous pouvez les définir à nouveau à l’aide de l’application Utilisation des ressources.

Réservations de matériel

Aussi bien les besoins (matériel, exigences, produits semi-finis) que les sources de couverture des besoins (articles de production, sous-produits, composants de production) peuvent être réservés. Une condition préalable est de réserver les articles de l’emplacement donné et des entrepôts qui sont utilisés dans les ordres de production. En outre, pour chaque article qui peut être utilisé dans la production, vous pouvez spécifier s’il peut être réservé ou non.
La source de couverture des besoins en positions de matériel peut être faite via le stock d’entrepôt existant soit via la planification de l’entrée (par exemple commandes fournisseur ou d’autres ordres de production en cas de produits semi-finis).
Les réservations peuvent être générées manuellement, automatiquement sans délai de réservation ou automatiquement avec un délai de réservation :

• Automatiquement sans délai de réservation signifie que les ressources existantes ou les entrées planifiées seront réservées au moment du démarrage ou de la sortie. Ce moment de réservation automatique peut être contrôlé par le type d’ordre.
• Les réservations peuvent être faites tout de suite après le lancement de l’ordre ou seulement au cours de sa sortie
• Vous pouvez aussi générer des réservations à l’aide du bouton d’action Positions réservées ou Définir la quantité allouée (s’ils sont actifs dans le type d’ordre de production)

En outre, l’application Allocation des ressources peut être utilisée pour réserver les stocks existants.
Si les réservations sont utilisées dans la production, toutes les positions de matériel doivent avoir les stocks réservés avant l’enregistrement des sorties production ou avant la génération des ordres de préparation de commande.

Si une allocation est utilisée pour une livraison (allocation du stock) ou s’il faut déterminer une quantité allouée, cette règle peut être appliquée aussi aux quantités allouées.

Si les réservations ne sont plus nécessaires ou les quantités de positions de matériel réservées sont requises immédiatement par les autres ordres, vous pouvez supprimer manuellement les réservations dans l’application Réservations fixes.
Si les stocks ont été réservés, cela a également une influence sur la planification des besoins en matériel. Pour en savoir plus, reportez-vous au document Introduction : Demande de stock.

Il faut faire attention aux traits particuliers suivants :
L’entrée de production planifiée à partir de l’ordre de production généré peut être automatiquement réservée pour les besoins de positions de la commande client en cas de production basée sur les commandes (ordre de production généré à partir de la commande client).

En cas de programme de production/ressource, les entrées planifiées des produits semi-finis peuvent être automatiquement réservées aux besoins des positions (matériel) de l’ordre de production du niveau supérieur. La condition préliminaire est que les entrées se trouvent toujours dans le même entrepôt que les sorties (stock).
Les sous-produits ne sont pas réservés automatiquement par les commandes du niveau supérieur.

Statut

L’information sur le statut de l’ordre de production et son formulaire de positions constitue un élément d’information supplémentaire. Grâce à cette information, l’utilisateur peut rapidement voir le statut actuel de traitement d’un ordre de production et des différentes positions de l’ordre. L’information relative au statut est stockée dans le système.
Les statuts sont saisis au niveau de tout l’ordre de production et au niveau des différentes positions de la commande. Vu cela, le statut d’en-tête de l’ordre rassemble le statut des différentes positions.
Pour en savoir plus sur les statuts, consultez le document Ordres de production.

Variantes dans la fabrication

Plusieurs options supportant la production avec des variantes d’articles de production sont disponibles. En cas de variantes d’articles simples qui se distinguent des autres articles par une caractéristique, il est recommandé de créer un article en tant que référence et une variante d’article. Vous pouvez fabriquer toutes les variantes seulement avec une nomenclature et un itinéraire à l’aide des conditions et formules qui se réfèrent aux variantes de l’article. Il faut analyser la diminution de la transparence sur la base du niveau de production défini, du nombre de formules et des conditions appliquées. Il en résulte qu’il est mieux de travailler avec plusieurs nomenclatures et itinéraires ou méthodes de production.
En cas de variantes d’articles plus complexes, il faut configurer de manière appropriée le système pour que chaque variante doit entrer en tant qu’un article indépendant. Si les caractéristiques de configuration sont utilisées (caractéristiques d’articles ou configuration du produit), il faut les évaluer/décrire à l’aide des formules et conditions.
En raison du fait que la variante est enregistrée comme configuration et non pas comme article, la même variante doit être de nouveau disponible pour la nouvelle production soit dans l’ordre de production existant soit dans la position de la commande client.
Si l’en-tête de l’ordre de production ou la position existante configurée de la commande client seront dupliqués, la configuration sera aussi dupliquée. Afin d’identifier plus tard les articles configurés, le système met à disposition des identificateurs.
Pour en savoir plus, consultez le document Configuration du produit.

Fabrication sur commande et fabrication sur entrepôt

Certains produits sont fabriqués uniquement sur commande du client. Ça peut être un article configuré individuellement pour le client ou même un article de production standard. D’autres produits sont fabriqués sur la base des prévisions et planifications de stock à long terme. Les deux types de production peuvent être contrôlés à l’aide du système ERP.

Fabrication sur commande

En cas de fabrication sur commande, c’est le vendeur qui décide ce qui sera fourni, quand et à qui. Ces décisions sont prises avant les décisions liées à la production alors ce qu’il faut fabriquer et quand. En cas de production sur commande, la fabrication du produit donné commence après avoir reçu la commande précise. Une telle situation se produit dans la production unitaire ou dans la production en petites séries notamment pour les produits de plusieurs variantes et les produits qui sont individuellement configurés par le client.
La fabrication sur commande est prise en charge dans le processus de vente. Il existe des articles configurés et non configurés.
Si la référence est créée à l’ordre entre un ordre de production et une commande client, les possibilités suivantes sont mises à disposition.

En fonction du type d’ordre de vente, vous pouvez sélectionner l’une de deux options :

• L’ordre de production doit être généré manuellement pour tous les types d’articles de production
• L’ordre de production doit être généré automatiquement pour les articles configurés.

Vous pouvez aussi lier un ordre de production à une position de la commande client. Dans tous les cas, une relation de documents est créée entre ces ordres et commandes. Les délais et les quantités sont copiés à partir de la commande client. Vous pouvez modifier les quantités jusqu’au moment de démarrer un ordre de production. Les modifications des dates dans la commande client sont aussi prises en considération pour les ordres de production lancés. L’ordonnancement automatique des ordres de production ne se produit pas.

• La quantité planifiée dans un ordre de production ne peut pas être inférieure à la quantité dans la commande client. L’augmentation de la quantité dans un ordre de production est autorisée après la confirmation des messages d’avertissement dans le système.
• La date d’expédition est prise de la commande client et saisie dans le champ Fin au plus tard le. Elle est utilisée comme valeur par défaut pour les champs Fin actuelle et Début actuel.

Fabrication sur entrepôt

Les décisions relatives à la production sont prises plus tôt que les décisions concernant les ventes dans la production pour l’entrepôt. Les articles fabriqués sont stockés dans l’entrepôt des produits finis et restent là-bas aussi longtemps qu’ils ne sont pas commandés par le client. En cas de production à plusieurs séries, variantes, de masse et des sous-produits, la fabrication sur entrepôt domine.

Les ordres de production se concentrent dans une grande mesure sur la planification des besoins en matériel avec les propositions de production générées. Les propositions de production peuvent être aussi démarrées par la commande client en tant que l’origine des besoins. En outre, les niveaux de stock minimaux et sûrs sont aussi pris en compte, c’est-à-dire les critères de gestion du stock et la planification des quantités à partir de la prévision des besoins.

Pendant que la référence de la quantité requise à son origine est disponible dans la planification, la référence à son origine n’existe pas dans un ordre de production.

Description des sujets

Le présent document décrit les sujets concernant la zone de production tels que :

• Périodes de temps
• Moments dans le temps
• Délais

Le document regroupe aussi des informations de base sur :

• Calendriers
• Définitions de temps
• Références à ces délais

Les points de temps et les périodes de temps différents sont importants au cours du processus de fabrication. Outre les temps de traitement variables (comme par exemple temps réel de traitement) qui sont définis sur la base du nombre déterminé de commandes, il existe aussi des temps fixes (comme par exemple le temps de préparation) qui ne dépendent pas du nombre de commandes. Ces temps sont complétés par les temps d’arrêt qui peuvent survenir comme marges de temps entre les opérations du processus de fabrication et peuvent être calculés et modifiés à l’aide des formules de la même manière que les temps de traitement et le temps de préparation.

La modification des temps de traitement est possible en fonction de :

• Nombre de commandes
• Méthodes de production
• Identificateurs des variantes de production
• Paramètres sélectionnés

Les temps se référant au travail sont mappés à l’aide des modèles de temps afin de déterminer l’efficacité théorique de ressources qui dépendent du temps (par exemple les moyens de production tels que matériel, outils, machines et ressources dans le processus de fabrication). Les modèles de temps sont traités avec les définitions des équipes pour les modèles horaires hebdomadaires. Voici les applications disponibles dans le système dédiées à ces processus : Modèles horaires, Équipes, Modèles horaires hebdomadaires.

Définitions des notions

Temps de transition
Le temps avant de commencer la première opération de production. Dans ce temps, aucune ressource n’est encore réservée. Le temps de transition est pris en compte pour chaque processus de fabrication une seule fois et de cette manière sera applicable une fois dans le démarrage à plusieurs niveaux. Il permet de préparer un ordre de production.

Temps de traitement
Le temps de traitement est le produit de la quantité effective et du temps nécessaire pour fabriquer une unité (appelé aussi le temps d’unité).

Modèle de jours fériés
Les modèles de jours fériés sont des modèles horaires hebdomadaires spécifiques qui décrivent le profil de capacité pour les jours fériés conformément au calendrier d’entreprise. Les modèles de jours fériés sont assignés aux modèles horaires hebdomadaires et sont valables pour les jours de la semaine qui figurent en tant que jour férié dans le calendrier d’entreprise. Si un modèle de jours fériés n’est pas assigné au modèle horaire hebdomadaire, les assignations du modèle horaire au jour donné de la semaine seront en vigueur. L’application Modèles horaires hebdomadaires sert à la configuration souhaitée dans le système.

Temps d’arrêt
Le temps d’arrêt se réfère aux marges de temps entre la livraison de l’article fabriqué au lieu de travail et début du travail (temps d’arrêt avant) et l’exécution des opérations et début du transport à un autre lieu de travail (temps d’arrêt après).

Marge de temps
Une marge de temps est un temps de réserve précédant ou suivant des phases de travail qui permet d’avancer ou de différer ces phases de travail sans que cela n’entraîne de retard d’échéance. Le temps d’arrêt est inclus dans la marge de temps.

Planification précise
La planification précise est un processus où le moment de début et de fin de l’opération est calculé avec une précision à la milliseconde.

Temps de préparation
La préparation se réfère aux activités liées à la préparation et au contrôle des ressources servant à l’exécution de l’opération. Le temps de préparation est nécessaire pour réaliser ces activités. Le trait caractéristique du temps de préparation est qu’il est toujours fixe quel que soit la quantité traitée.

Équipes
Comme le modèle horaire, l’équipe se réfère à la période de travail concret par exemple première équipe de 6h00 à 14h00. Les équipes et les modèles horaires sont spécifiés pour chaque jour de la semaine. Les jours de la semaine sont regroupés en modèle horaire hebdomadaire qui présente un profil de capacité pour les ressources productives. Les zones indiquées sont prises en charge par les applications Modèles horaires, Équipes, Modèles horaires hebdomadaires.

Planification des équipes
La planification des équipes est une procédure qui consiste à attribuer des opérations de production aux équipes de travail. On évalue les opérations qui peuvent être effectuées dans le cadre d’une équipe de travail. Les informations concernant le début et la fin du travail de l’équipe ne sont pas définies pour ces opérations et dépendent du type de planning sélectionné.

Temps de transport
Le temps de transport c’est le temps nécessaire pour fournir les articles au destinataire. Cela peut être également le temps nécessaire pour transporter le matériel d’un site de travail à un autre.

Temps de transition arrivée entrepôt
Le produit fini ou les sous-produits de l’ordre de production sont disponibles dans l’entrepôt jusqu’au dernier jour de la commande. Leur disponibilité peut être quand même retardée par exemple par les processus de contrôle de la qualité ce qui affecte le moment d’augmenter la quantité d’article disponible en stock.

Calendrier d’entreprise
Le calendrier d’entreprise est créé sur la base du calendrier annuel. Outre les jours fériés standards, vous pouvez ajouter au calendrier les jours fériés régionaux ou les jours libres pour l’entreprise donnée.

Type de jour dans le calendrier d’entreprise
Chaque jour dans le calendrier d’entreprise peut être marqué par un type de jour approprié. Voici les types de jour disponibles : Journée de travail, Journée chômée, Jour férié.

Modèles horaires hebdomadaires
Le modèle horaire hebdomadaire se compose des modèles horaires et des équipes de travail assignées à chaque jour. Il permet d’évaluer les profils de capacité. Tout en attribuant les ressources au modèle horaire hebdomadaire, vous mesurez à la milliseconde près la capacité et la disponibilité des ressources.

Modèles horaires
Le modèle horaire se réfère à la période de temps concret par exemple de 9h00 à 17h00 quel que soit le jour. Des pauses valables dans le cadre d’une équipe de travail sont également incluses. Cette période de temps précise permet de spécifier la capacité des ressources ou des groupes de ressources. Les modèles horaires avec des équipes décrivent le jour de la semaine. Les jours de la semaine peuvent être regroupés en modèle horaire hebdomadaire qui présente un profil de capacité pour les ressources.

Temps dans la production

Outre les dates de début et de fin planifiées du processus de fabrication, il existe aussi des temps qui jouent un certain rôle dans le démarrage des ordres de production.

Présentation des temps dans la fabrication d’un article

D’autres temps sont mappés depuis l’achat du matériel jusqu’à la livraison au destinataire. Le schéma est largement simplifié et prévoit la fabrication à un seul niveau en appliquant une nomenclature et une technologie de production. Il en résulte que le matériel doit être entièrement disponible pour la première opération, alors il est réservé pour ce moment de temps.

À l’aide d’un ordre (commande client) la personne qui passe la commande spécifie le délai préféré. En fonction du type de délai, le délai préféré peut se situer entre l’horodatage (millisecondes) et l’an. La date de livraison est toujours spécifiée avec une précision d’un jour et elle est calculée sur la base du délai préféré de la personne passant la commande. La date de livraison est un moment donné où les articles doivent se trouver chez le destinataire de la livraison. En cas de besoin, prenez aussi en considération le temps nécessaire à la fourniture à savoir le temps de transport.

Le temps de transport est aussi spécifié avec une précision d’un jour. La date d’expédition est déterminée par la date de livraison réduite du temps de transport. Ce jour-là, les articles quittent un entrepôt. Ce moment est déterminé dans la planification comme échéance des besoins. La date de représentation peut être déterminée dans la commande client visant à fournir les articles pour leur expédition, la préparation à titre d’exemple.

La planification des besoins permet de calculer la date cible de début du processus de fabrication sur la base du temps de production si les articles ne sont pas disponibles en quantité suffisante selon les stocks d’entrepôt.

Le temps de production se compose de :

• Période transitoire d’accès à l’entrepôt
• Déroulement réel de la production
• et le temps de transition précédant la production réelle.

Le déroulement réel de la production se compose des temps de transport entre les opérations, des marges de temps avant et après l’opération et de la durée réelle de l’opération. La durée de l’opération est composée du temps de préparation fixe et du temps de traitement variable en fonction de la quantité de production. Si un matériel qui n’est pas entièrement disponible en stock est nécessaire dans le processus de fabrication, les recommandations relatives à l’achat seront générées dans la planification des besoins en matériel. Le matériel doit être commandé dans un temps approprié en y incluant le temps de réapprovisionnement pour qu’il soit disponible au début de la fabrication.

Temps de travail et capacité des ressources

Les temps se référant au travail sont représentés à l’aide des modèles de temps afin de déterminer l’efficacité théorique de ressources qui dépendent du temps (les moyens de production et les personnes qui participent au processus de fabrication). Les modèles de temps sont traités avec les définitions des équipes pour les modèles hebdomadaires.

Les modèles hebdomadaires décrivent les modèles de capacité disponibles pour la production dans la ligne temporelle. Il est possible d’assigner plusieurs fois les profils de capacité à condition de les séparer des ressources réelles. De cette manière, vous pouvez diminuer les frais administratifs.

Fragment du modèle hebdomadaire

Présentation des relations pour évaluer une structure de capacité des ressources

Description des sujets

Intrastat est un système des statistiques permettant de collecter les informations et de déterminer le statut des transactions intracommunautaires. Grâce à l’application Intrastat dans Comarch ERP Enterprise, vous pouvez générer les déclarations Intrastat sur la base des paramètres dédiés dans le système. Vous pouvez spécifier les données requises dans la déclaration pour les pays donnés de l’UE et mapper les différences entre les nomenclatures de ces pays. Le système ERP Enterprise permet de spécifier les données obligatoires dans la déclaration d’échanges de biens dans l’Allemagne, l’Autriche, la France, la Pologne et les saisir dans un fichier.

Intrastat constitue un système commun des statistiques relatives au commerce de marchandises incluant l’échange entre les pays membres de l’UE qui se base sur les données provenant des déclarations appropriées :

• Intrastat – importation
• Intrastat – exportation

L’entité tenue de préparer une déclaration d’échanges de biens l’envoie au bureau compétent du pays où elle est enregistrée.

Les marchandises doivent être classifiées pour la déclaration d’échanges de biens conformément à la nomenclature Intrastat (CN). Elle contient des codes d’articles dans le cadre desquels les types d’articles similaires sont regroupés. L’entité tenue à transmettre des informations peut recevoir la nomenclature dans l’office compétent chargé d’Intrastat.

Configuration Intrastat

L’activation de la fonction Intrastat se fait dans l’application Paramètres de base. Afin de préparer une déclaration Intrastat, il est nécessaire de remplir les données suivantes :

• Type d’encodage – spécifie quels codes de régions seront utilisés lors de la génération des fichiers de la déclaration Intrastat. Les types d’encodage sont entrés au préalable dans l’application Types d’encodage.
• Unité de poids – l’unité définie est prise en considération durant la génération de proposition de déclaration Intrastat. Vous pouvez la définir dans l’application Unité.
• Prendre en compte prestations de service – une fois ce paramètre activé, les services seront pris en compte dans une proposition de la déclaration Intrastat
• Incoterms requis – une fois ce paramètre activé, les règles Incoterms seront obligatoires par exemple dans un ordre de vente

• Montant de la facture – le montant selon lequel le montant d’origine peut varier dans la proposition de la déclaration Intrastat
• Valeur statistique – elle s’appuie sur le montant de la facture. Veuillez spécifier le montant selon lequel la valeur statistique définie initialement dans la déclaration Intrastat peut différer de la valeur statistique qui résulte par exemple de la facture corrigée
• Poids net – veuillez spécifier le pourcentage selon lequel le poids spécifié dans la proposition de la déclaration peut varier
• Quantité dans une unité de mesure – veuillez spécifier le pourcentage selon lequel la quantité en unité définie préalablement dans le champ Unité de poids peut varier de la quantité dans la déclaration

Données source pour la déclaration Intrastat

Déterminer les données sources pour propositions de déclaration Intrastat est une application exécutée en arrière-plan qui vérifie les documents commerciaux et d’entrepôt quant à leur utilisation dans Intrastat :

• les commandes fournisseur
• les commandes client
• les ordres de livraison
• les ordres de distribution
• les entrées de marchandises
• les factures fournisseur
• les factures client

Créer une proposition de la déclaration Intrastat

Grâce à l’application en arrière-plan Générer propositions de déclaration Intrastat, les données sont chargées de l’application Déterminer données sources pour propositions de déclaration Intrastat et ensuite les objets métiers qui stockent les informations à propos d’Intrastat sont générés.

Propositions de déclaration Intrastat

L’application Éditeur de données de la déclaration Intrastat permet d’afficher et de modifier des objets métiers créés dans l’application Générer propositions de déclaration Intrastat qui sont ensuite utilisés pour créer un fichier au format csv pour un logiciel externe. Les données dans cette application sont automatiquement collectées et chargées à partir de l’application en arrière-plan.

Données Intrastat

Pour en savoir plus sur les données de la déclaration d’échanges de biens, reportez-vous aux documents des applications suivantes :

• Méthodes statistiques Intrastat
• Ports Intrastat
• Procédures statistiques Intrastat
• Types de paiement Intrastat
• Genres d’opérations commerciales Intrastat
• Modes de transport Intrastat
• Nomenclature des marchandises Intrastat
• Conditions de livraison Intrastat
• Propositions de déclaration Intrastat

Paramètres Intrastat pour les différentes applications

Dans le système Comarch ERP Enterprise, outre le module Intrastat avec un grand nombre d’application, il est possible de spécifier des paramètres généraux de la fonctionnalité Intrastat pour les applications concrètes et d’autres modules, par exemple : Articles, Commandes de vente. Après avoir accédé à l’application donnée et sélectionné le bouton  , le mode système Intrastat est disponible. Suite à sa sélection, des champs supplémentaires apparaissent dans l’application donnée.

Description des sujets

La gestion de plusieurs entreprises permet de mettre en œuvre des processus commerciaux du groupe d’entreprises
dans une base de données. Toutes les données de base et les données liées aux mouvements sont gérées dans la société mère et permettent de contrôler des processus réalisés entre les entreprises du groupe donné.

Les entreprises peuvent juridiquement dépendre ou non les unes des autres. Les organisations peuvent être situées dans différents pays relevant de juridictions et fuseaux horaires différents.

Il est possible de créer séparément des structures organisationnelles pour différents secteurs d’activité : Ventes, Achats, Gestion d’entrepôt (y compris la Production). Grâce à cette architecture, le système Comarch ERP Enterprise peut être utilisé dans les petites et moyennes entreprises ayant soit un seul emplacement (un seul site) soit plusieurs emplacements et succursales (environnement multi-sites), comme c’est le cas des entreprises internationales (groupes, de holding) avec des structures compliquées et sociétés juridiquement indépendantes.

Le présent document présente des informations de base sur les structures organisationnelles et sur les données stockées dans un
environnement multi-sociétés. Vous y trouverez des exemples d’utilisation de la gestion de plusieurs entreprises
dans différentes structures organisationnelles et des indices relatifs aux procédures nécessaires permettant de mettre en place le système multi-sites. Dans un système multi-sociétés, de nouveaux champs et fonctionnalités apparaissent dans plusieurs extensions.

Définitions des notions

Organisation d’achat – c’est l’organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Achat
et constitue un nœud dans cette structure.

Entreprise – l’organisation assignée à la comptabilité dans la structure organisationnelle est définie en tant qu’entreprise étant une personne morale et son bilan est établi séparément. Dans l’application Paramètres de base, vous pouvez définir une entreprise comptable propriétaire des écritures comptables envoyées par la base de données OLTP. Dans la base de données générale de la comptabilité financière, vous pouvez gérer le nombre infini d’entreprises.

Droits liés au contenu des applications – ce sont des autorisations pour les partenaires externes et internes. Ils sont responsables de la lecture, de l’enregistrement des données et de l’utilisation de différentes fonctions. Ils sont déterminés sur la base des organisations assignées.

Comptabilité interne – concerne le règlement des transactions commerciales entre les organisations du groupe d’entreprises donné. Les règlements entre les différentes organisations sont réalisés sur la base des entreprises assignées dans la comptabilisé.

Organisation de gestion d’entrepôt – c’est l’organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Gestion d’entrepôt et constitue un nœud dans cette structure.

Multi-sociétés – permet l’utilisation commune des données collectées dans la base
dans le cadre d’un groupe d’entreprises et le règlement des processus commerciaux incluant plusieurs organisations. Pour cela, il faut créer des structures organisationnelles pour les zones telles que Achats, Gestion d’entrepôt (y compris la production), Comptabilité et Ventes. L’organisation fonctionnelle du groupe d’entreprises et la structure d’une entreprise trouvent son reflet dans ces structures.

Organisation – c’est le type de partenaire qui permet d’enregistrer des entreprises, des filiales et services etc. L’organisation peut faire partie d’une structure organisationnelle dans les domaines fonctionnels Achats, Gestion d’entrepôt, Comptabilité ou Vente. En tant qu’élément de la structure, l’organisation est appelée en fonction de la plage fonctionnelle une organisation d’achat, organisation de vente ou une entreprise dans la comptabilité financière.

La structure organisationnelle reflète en général la structure du fonctionnement et partiellement le schéma organisationnel du groupe d’entreprises. Afin d’accorder des droits relatifs aux zones concrètes et de refléter les processus commerciaux du groupe d’entreprises, vous devez disposer des structures organisationnelles qui sont créées pour les zones suivantes : achat, gestion d’entrepôt, comptabilité, vente.

Site unique
Il reflète un environnement où seulement le commanditaire est présenté comme entreprise juridiquement indépendante. Cette entreprise est à la fois une organisation de stockage, logistique et une organisation de vente dans le cadre de toutes les structures organisationnelles et également une entreprise qui s’occupe de la comptabilité. En cas d’activation des droits liés au contenu de l’application, il est possible d’assigner plusieurs organisations faisant partie de l’entreprise comme filiales, départements etc., aux structures organisationnelles appartenant à cet environnement d’entreprise unique.

Le siège est une organisation séparée de la gestion d’entrepôt. Dans la structure organisationnelle, la Logistique de stockage est un nœud auquel les entrepôts sont assignés. Un seul siège peut être présent dans un chemin de structure. Cela signifie qu’aucun autre siège supérieur et inférieur n’y peut exister. Outre cela, il permet de définir une entreprise responsable des entrepôts. La fabrication et la logistique de stockage se réfèrent toujours à un siège.

Organisation de vente est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Vente et constitue un nœud dans cette structure.

Structures organisationnelles

Chacun des secteurs d’activité ci-dessous peut avoir sa propre présentation des structures organisationnelles du groupe d’entreprises :

• Achat
• Logistique de stockage (y compris la Production).
• Vente
• Comptabilité

Les secteurs d’activité Achat, Logistique de stockage et Vente peuvent avoir une hiérarchie de structure et complexité quelconque. En cas de Comptabilité, les entreprises ne sont pas structurées de manière hiérarchique et elles sont organisées parallèlement.

Les structures organisationnelles de tous les secteurs d’activité sont définies dans l’application Organisations. Pour cela, un partenaire de type Organisation est utilisé. Après l’assignation du partenaire à un secteur d’activité, celui-là représente un nœud dans la structure organisationnelle correspondante. Sur la base de cette affectation, le partenaire est intégré à la structure organisationnelle du secteur de responsabilité respectif.

Une organisation peut jouer un rôle d’un nœud dans plusieurs secteurs d’activité. Pourtant, elle ne peut être présente qu’une seule fois dans le même secteur.

Si l’organisation donnée est utilisée comme nœud dans la structure organisationnelle Vente, elle est alors appelée une organisation de vente. De manière similaire, l’organisation peut devenir une organisation d’achat et/ou une organisation de logistique de stockage.

Les structures organisationnelles reflètent les attributions d’organisation et les attributions importantes pour les processus. L’organisation structurelle est aussi une organisation fonctionnelle de l’entreprise donnée.

Structure organisationnelle de la logistique de stockage

La structure organisationnelle de la logistique de stockage sert à représenter les sites actuels où les marchandises sont stockées et fabriquées. La situation géographique des objets peut être pris en compte de façon à ce que les régions et pays soient mis en correspondance correctement. Cela permet de créer des requêtes spécifiques et de procéder à une analyse concrète.

Exemple de la structure organisationnelle pour la logistique de stockage

Structure
Le groupe est toujours le niveau le plus élevé dans la structure organisationnelle de la logistique de stockage et constitue sa base de cette manière. Dans les niveaux plus bas, on trouve par exemple des structures qui servent à représenter les sites, les entrepôts, les filiales ou les groupes.

Les entrepôts peuvent recevoir les marchandises de différents propriétaires alors de différentes entreprises car le propriétaire de l’article donné est indiqué dans le processus. Il existe aussi la possibilité de représenter un achat centralisé et ensuite la distribution des articles à plusieurs emplacements.

Détails relatifs à la structure organisationnelle de la logistique de stockage
Le client est le niveau le plus élevé de la structure organisationnelle de la logistique de stockage. Chaque siège doit disposer d’un chemin unique. Un seul siège peut se trouver dans chaque chemin.

Les données partagées relatives aux unités commerciales proviennent toujours du client. Pourtant, les sièges sont autorisés à avoir leurs propres données concernant ces unités commerciales.

Chaque organisation de la logistique de stockage devrait être assignée uniquement à une entreprise.

Structure organisationnelle de l’achat

La structure organisationnelle de l’achat est orientée vers les stratégies d’achat de tout le groupe. Un large éventail de perspectives peut être pris en compte pendant la création de la hiérarchie.

Exemple de la structure organisationnelle de l’achat

Structure
Le groupe constitue toujours la racine. Les niveaux de structure suivants peuvent être configurés selon les besoins. Le nœud de cette structure peut être responsable d’un ou plus d’emplacements faisant partie de la structure organisationnelle de la logistique de stockage. Si aucun des nœuds de la structure organisationnelle de l’achat n’a été assigné à un article d’achat pour le site, celui-ci ne peut pas acheter cet article. Par défaut, le nœud de la structure organisationnelle de l’achat est assigné à chaque article indépendamment du site. Il est important aussi que chaque nœud de la structure organisationnelle des achats soit assigné uniquement à une entreprise. Par contre, l’entreprise peut être assignée au nombre quelconque de nœuds.

Détails relatifs à la structure organisationnelle de l’achat
Le client est une organisation au niveau le plus haut dans la structure organisationnelle de l’achat. Chaque article d’achat possède une assignation unique à une organisation magasin. C’est seulement ainsi que l’organisation magasin peut acheter cet article.

Les informations relatives à l’organisation magasin sont transmises aux Données d’entrepôt à des fins statistiques. Cela permet de réaliser des analyses et consolidations presque illimitées.

Structure organisationnelle de la vente

La structure organisationnelle de la vente peut être créée sur la base de la structure de vente du groupe. Comme dans le cas de la structure organisationnelle de l’achat, un large éventail de perspectives est possible pour la hiérarchie.

Exemple de la structure organisationnelle de la vente

Structure
La structure de vente est très similaire à la structure organisationnelle de l’achat : le groupe constitue toujours la racine. Les niveaux suivants peuvent être configurés selon les besoins. Vous pouvez définir quels articles peuvent être vendus pour chaque nœud de la structure de vente. Plusieurs nœuds peuvent vendre le même produit.

Le client se situe en haut dans la structure organisationnelle de la vente. Chaque article de vente possède une assignation unique à une organisation de vente. C’est alors seulement que l’organisation de vente peut vendre l’article donné.

Les informations relatives à l’organisation de vente sont transmises aux Données d’entrepôt à des fins statistiques. Cela permet de réaliser des analyses et consolidations presque illimitées.

Comptabilité financière

La structure de la comptabilité résulte des exigences légales de différents pays. Une entreprise au minimum est requise par pays. Les fonctions du système ERP caractéristiques pour les différents pays sont liées aux entreprises respectives. Il est impossible de créer une structure hiérarchique dans les structures de comptabilité.

Enregistrement et utilisation des données

Utilisation
Ces données peuvent être utilisées par toutes les organisations. Les autorisations liées au contenu de l’application ne s’y appliquent alors pas. Dans le cadre des processus multi-sites, les différents types de données de base sont distingués. Les différences principales relatives au stockage de ces données ont été mentionnées ci-dessous. Les autorisations liées au contenu des différentes applications permettent de contrôler encore mieux leur utilisation.

Données de base à utiliser dans les organisations

Les données de base sont appliquées pour tous les groupes mais vous pouvez définir les organisations qui seront autorisées à les utiliser. Les données de base à utiliser dans les organisations sont saisies avant tout dans les applications de type Types (types de commandes client, types d’ordres de livraison, types d’opportunités commerciales etc.) ou dans les applications Règles de disponibilité, Listings de prix de vente et Modèles horaires.

Enregistrement
Ces données sont enregistrées au niveau du client.

Utilisation
Vous pouvez spécifier pour chaque organisation si les autorisations liées au contenu des applications doivent être prises en considération ou non. Vous pouvez définir aussi des autorisations liées au contenu.

L’application Organisations permet à l’utilisateur de spécifier s’il faut définir les autorisations liées au contenu pour chaque organisation.

Si l’utilisateur a défini que les autorisations liées au contenu doivent être utilisées dans l’organisation donnée, il peut les configurer dans l’application de l’unité commerciale donnée. Ces définitions auront une influence sur toutes les applications qui utilisent ces données (par exemple les commandes client). Les paramètres spécifient quelles organisations ont la possibilité de consulter ou modifier les données. De façon similaire, l’assignation de l’utilisateur à une organisation dans les données de base des partenaires spécifie quelles données de cet utilisateur peuvent être consultées ou modifiées.

Données de base relatives à l’organisation

Dans le cas de certaines données relatives à la comptabilité, il est possible de définir quelles organisations peuvent utiliser ces données. En ce qui concerne d’autres zones, il est possible de permettre à une organisation d’utiliser ses propres données de base ou les données du client. Il en résulte qu’il existe toujours une organisation responsable de la modification de ces données de base. Cela concerne les données complétées par les informations sur l’organisation.

Conditions de paiement et classifications

Stockage
Les données sont stockées au niveau du client ou de l’organisation.

Utilisation
Ces données peuvent être utilisées par le client ou par les organisations définies. Les autorisations liées au contenu de l’application ne s’y appliquent alors pas.

Les types d’organisations autorisés à modifier ces données sont définis séparément pour chaque application. À titre d’exemple, les années fiscales peuvent être modifiées uniquement par les entreprises et les prix de vente uniquement par les organisations de vente. La possibilité de modification des données dépend aussi du type d’organisation à laquelle un utilisateur doit être assigné.

L’application permet de définir une organisation autorisée à utiliser les données de base et si elle est responsable de la modification de ces données. Pour cela, il faut définir si vos propres données de base sont autorisées ou non. Si vos propres données de base sont autorisées pour une organisation, vous pouvez aussi la rendre responsable de la modification des unités commerciales respectives.

Combinaison des données de base valables pour tout le groupe et des données de base relatives à l’organisation

Certaines données de base se composant de plusieurs unités commerciales contiennent aussi bien les données relatives à l’organisation que les données valables pour tout le groupe. Ce type de situation a lieu surtout dans les applications Articles, Partenaires et Classifications.

Enregistrement
Les données sont stockées au niveau du client ou de l’organisation.

Utilisation

• Les données relatives à l’organisation peuvent être utilisées uniquement par l’organisation concernée.
• Les données modifiées au niveau du client peuvent être utilisées par toutes les organisations qui n’ont pas de leurs propres données.

Utilisation des données dans les documents

Dans un environnement multi-sociétés, les documents (par exemple les commandes client) sont référés toujours à une organisation. Le système spécifie les données qui peuvent être utilisées à l’intermédiaire de l’organisation donnée. Cela a un rapport avec l’utilisation des données se référant aux types de commandes, partenaires ou articles.

Stockage
Les données sont stockées au niveau de l’organisation.

Utilisation
Les données sont utilisées par une organisation. Les autorisations éventuelles liées au contenu des applications peuvent avoir une influence sur les données saisies dans les documents.

Les différentes unités commerciales qui doivent avoir des associations à la même organisation sont utilisées dans les documents.

Le tableau ci-dessous présente un exemple de données indispensables pour une commande client. L’organisation sélectionnée pour la commande client est pertinente. À titre d’exemple, le commanditaire utilisé doit être client de l’organisation de vente pour laquelle la commande client a été créée.

Le tableau ci-dessous présente les dépendances entre les données requises du partenaire pour les zones particulières (vues dans l’application Partenaires : par exemple Base ou Employé) et l’utilisation du partenaire dans les rôles et organisations correspondantes.

Employés internes

Pour qu’un employé appartenant au groupe alors un employé interne puisse exécuter des activités pour une ou plusieurs organisations, les assignations suivantes sont nécessaires :

• l’utilisateur qui se connecte au système devrait être assigné au partenaire saisi dans le système en tant qu’employé interne par exemple à l’aide de l’application Employés dans la vue Base, l’onglet Comptes d’utilisateurs.
• l’employé interne auquel l’utilisateur est assigné doit être assigné à au moins une organisation au nom de laquelle il est habilité à agir. Les organisations sont entrées dans les données.

Après l’assignation d’un employé à une organisation, les relations partenaires de type Organisation assignée sont générées. Les relations dépendent du moment où les processus sont réalisés. C’est pourquoi, elles peuvent être modifiées dans les versions futures des données de base des employés.

Lors de la détermination des organisations auxquelles l’utilisateur a des autorisations, on prend en considération uniquement des organisations qui lui sont directement assignées.

Règlements internes

Les opérations commerciales entre les organisations assignées à différentes entreprises nécessitent quant à la comptabilité un règlement interne au sein du groupe. Tous les règlements internes sont effectués automatiquement.

• la vente d’un article qui en raison de la structure organisationnelle appartient à une autre entreprise
• la mise à disposition du matériel pour la fabrication qui en raison de la structure organisationnelle appartient à une autre entreprise

Devises

Exemple de la structure du groupe d’entreprises avec une définition des devises différente

Exemples de problèmes organisationnels résolus à l’aide du système multi-sociétés

Le système multi-sociétés fournit différentes opportunités pour présenter la structure organisationnelle de la société transnationale. Cependant, les différentes réglementations fiscales de chaque pays forcent un entrepreneur à observer certaines règles dans la structure. Ce chapitre montre à titre d’exemple des opérations commerciales à prendre en considération durant la configuration du système multi-sites. En outre, n’oubliez pas que les règlementations en vigueur font l’objet de modifications constantes.

Exemple : Succursale à l’étranger

Une entreprise située en Allemagne souhaite vendre ses marchandises à l’intermédiaire d’un entrepôt externe en Autriche. La vente des marchandises à partir de cet entrepôt situé en Autriche à un client qui habite en Autriche est considérée comme transaction nationale et elle est soumise aux taxes en Autriche.

Vu que l’entreprise étant en Allemagne doit être imposée en Allemagne, cette vente à l’intermédiaire d’un entrepôt externe ne peut pas se produire. Pour qu’elle soit possible, le groupe a besoin d’une entreprise située en Autriche qui pourra payer des taxes dues à l’état autrichien. L’entreprise allemande peut alors vendre les articles à une entreprise autrichienne et réaliser l’opération d’exportation conformément aux règles mises en œuvre pour l’importation des marchandises (impôt sur le chiffre d’affaires à l’importation). Comme ça, les articles seront vendus aux clients selon le droit fiscal applicable en Autriche.

Exemple : Seuils de livraison pour l’importation

Certains pays utilisent une limite de valeur des articles (seuil de livraison) pour les clients particuliers et une fois dépassée, la taxe doit être payée à l’étranger. Si par exemple l’entreprise est située en Allemagne et fournit à ses clients en Belgique les marchandises de valeur totale dépassant 35 000 EUR au cours d’une année, cette entreprise doit régulièrement payer les taxes en Belgique. Si cette valeur ne dépasse pas la limite, l’entreprise fait ses taxes en Allemagne.

Pour qu’il soit possible de payer des taxes en Belgique, le groupe doit posséder une entreprise située en Belgique qui remplira ses obligations fiscales à l’égard de l’état belgique. Uniquement les entreprises qui possèdent un site dans le pays donné y peuvent payer des taxes. Si les clients ont été assignés au début à l’entreprise allemande, après avoir dépassé le seuil, ils devraient être bloqués par l’entreprise allemande et entrés au système par l’entreprise belge où ils sont ensuite assignés.

Pour évider des complications, il est mieux d’abord de vérifier à l’étape de configuration du système multi-sites si une entreprise donnée devrait être représentée dans le pays donné. Si les livraisons à l’étranger se passent souvent, il est recommandé de créer une entreprise dans le pays donné et d’organiser des livraisons de marchandises entre les entreprises dans le cadre d’un règlement interne.

Exemple : Consignation internationale

La consignation a lieu lorsqu’un article ne devient disponible en stock du vendeur qu’au moment de le vendre au client.

Si une entreprise située en Autriche fournit ses marchandises dans le cadre de la consignation à une entreprise située en Allemagne, l’entreprise allemande est responsable de leur importation alors des taxes concernées ce qui rend impossible le processus de consignation car les articles passeraient directement aux stocks de l’entreprise allemande. La consignation est possible uniquement lorsque l’entreprise autrichienne fonde une entreprise en Allemagne. En conséquence, les deux entreprises seront soumises au même droit fiscal. L’entreprise autrichienne fournit de cette manière les marchandises à son entreprise en Allemagne et s’occupe de leur importation. La consignation est possible lorsqu’elle se passe entre deux entreprises en Allemagne.

Pour que la consignation soit possible, deux entreprises sont toujours nécessaires. Si ces deux entreprises sont situées au même pays, elles sont soumises uniquement au droit fiscal du pays donné. Cela facilite de se conformer à la loi et la réalisation des opérations commerciales indépendamment du fait si c’est la consignation ou non.

La consignation internationale est aussi possible mais elle doit être conforme au droit fiscal de deux pays et alors soumise à la vérification plus scrupuleuse.

Paramètres de base

La fonctionnalité de gestion de plusieurs entreprises peut être activée dans l’application Paramètres de base. Ici, vous pouvez également activer les Autorisations liées au contenu.

Voici les paramètres appropriés pour les processus de multi-société :

Autorisations

Dans un environnement multi-sites, la définition des autorisations requises se trouve au niveau de l’Utilisateur et Organisation. En outre, vous pouvez prendre en considération tous les nœuds lors de l’octroi des autorisations.

Droits liés au contenu des applications
Les autorisations liées au contenu des applications sont disponibles pour les employés internes et pour les partenaires commerciaux. Les autorisations liées au contenu permettent de limiter l’accès à certaines données et de permettre l’accès à certaines fonctions.

Description des sujets

L’organisation est un type de partenaire qui permet d’enregistrer des entreprises, des filiales et services etc. L’organisation peut faire partie d’une structure organisationnelle dans les zones fonctionnels Achat, Logistique magasin, Comptabilité ou Vente. En tant qu’élément de la structure, l’organisation est appelée en fonction de la plage fonctionnelle une organisation d’achat, organisation de logistique de stockage, organisation commerciale ou une entreprise comptable.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Organisations et structures organisationnelles – présente le fonctionnement des organisations et des structures organisationnelles aux besoins de construire des relations et dépendances
• Autorisations à la connexion – grâce à elles, les partenaires externes (entreprises) sont autorisés à contrôler l’accès à Comarch ERP Enterprise
• Autorisations liées au contenu – utilisées pour spécifier quelles autorisations liées au contenu des applications sont attribuées à un utilisateur selon les organisations qui lui sont assignées.

Le champ d’application des applications actives qui dépendent des organisations peut être déterminé en utilisant les paramètres disponibles dans l’application Paramètres de base. À titre d’exemple, les applications Organisations et Autorisations de connexion [du client, du fournisseur, du représentant] sont mises à disposition dans un environnement multi-sites aux fournisseurs, clients et aux représentants commerciaux. Dans des environnements à un site, cette situation peut se produire lorsque les autorisations liées au contenu sont activées.

Définitions des notions

Autorisations de connexion

Les autorisations de connexion sont des autorisations dédiées aux partenaires commerciales externes qui peuvent se connecter au système. L’attribution des autorisations liées au contenu aux partenaires commerciaux est faite par l’assignation de ceux-ci à une organisation interne. Vous pouvez attribuer des autorisations de connexion aux clients, aux fournisseurs et aux représentants.

Entreprise

L’entreprise est une organisation avec un rôle Comptabilité dans la structure organisationnelle. L’entreprise est une personne morale et son bilan est établi séparément. Dans le cadre d’une base de données utilisant la Comptabilité, vous pouvez gérer plusieurs entreprises. Dans l’application Paramètres de base, vous pouvez définir une entreprise de comptabilité financière propriétaire des écritures comptables envoyées par la base de données OLTP.

Autorisations liées au contenu

Les autorisations liées au contenu concernent les partenaires externes et internes. Elles garantissent le contrôle d’accès à la lecture et à l’enregistrement des données et le contrôle d’utilisation des fonctions disponibles dans le système. Elles sont déterminées sur la base des affectations aux organisations.

Règlements internes

Les règlements internes sont des règlements créés aux besoins des opérations économiques entre les organisations au sein du groupe d’entreprises. Les règlements entre les organisations sont effectués sur la base de différentes entreprises assignées dans la comptabilité.

Multi-sites

La gestion multi-sites signifie des processus commerciaux du groupe d’entreprises dans une base de données OLTP. Du point de vue des dépendances entre les processus commerciaux et les organisations, il n’est pas important que les organisations appartenant à ce groupe soient les entreprises légalement autonomes ou non. Ces organisations peuvent être également situées dans différents pays et ainsi être soumises aux différentes règlementations et fuseaux horaires. L’option multi-sites permet l’utilisation partagée des données collectées dans la base dans le cadre d’un groupe d’entreprises et le règlement des processus commerciaux incluant plusieurs organisations.

Pour cela, il faut créer des structures organisationnelles pour les zones telles que Achat, Logistique magasin (y compris la Production), Comptabilité et Vente. Les structures devraient décrire les dépendants réelles entre les organisations.

Organisations

L’organisation est un type de partenaire qui permet d’enregistrer des entreprises, des filiales et services etc. L’organisation peut faire partie d’une structure organisationnelle dans les zones fonctionnels Achat, Logistique magasin, Comptabilité ou Vente. En tant qu’élément de la structure, l’organisation est appelée en fonction de la plage fonctionnelle une organisation d’achat, organisation de logistique de stockage, organisation commerciale ou une entreprise comptable.

Structures organisationnelles

La structure organisationnelle reflète en général la structure du fonctionnement et partiellement le schéma organisationnel du groupe d’entreprises. Afin d’accorder des droits relatifs aux zones concrètes et de refléter les processus commerciaux du groupe d’entreprises, vous devez disposer des structures organisationnelles qui sont créées pour les zones suivantes :

• Achat
• Logistique magasin
• Comptabilité
• Vente

Organisation d’achat

L’organisation d’achat est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Achat et constitue un nœud dans cette structure.

Organisation de la logistique magasin

L’organisation de la logistique magasin est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Logistique magasin et constitue un nœud dans cette structure.

Organisation commerciale

L’organisation commerciale est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Vente et constitue un nœud dans cette structure.

Site unique

Un site unique est un environnement où seulement le client (propriétaire de l’installation) est présenté comme entité juridique indépendante. C’est une entreprise qui est en même temps une organisation d’achat, organisation de logistique magasin, une organisation commerciale dans toutes les structures organisationnelles et une entreprise comptable. En cas d’activation des autorisations liées au contenu, il est possible d’assigner plusieurs organisations faisant partie de l’entreprise comme filiales, départements etc., aux structures organisationnelles appartenant à cet environnement d’entreprise unique.

Organisations et structures organisationnelles

Les données de base relatives à l’organisation se trouvent dans l’application Partenaires. Les structures organisationnelles sont construites à l’aide des partenaires de type Organisation.

Les structures organisationnelles reflètent en général la structure du fonctionnement et partiellement le schéma organisationnel de l’entreprise ou du groupe d’entreprises. Les différents partenaires possèdent différents droits accordés au sein de l’entreprise ou du groupe d’organisations. Tous les partenaires ne sont pas chargés d’exécuter tous les types de tâches. Vu cela, plusieurs partenaires peuvent s’engrener avec leurs tâches. Voici les zones de responsabilité distinguées :

• Vente
• Achat
• Logistique magasin
• Comptabilité

Ventes, Achats et Logistique magasin

Pour les zones de responsabilité telles que ventes, achats et logistique magasin, vous pouvez déterminer une structure hiérarchique de n’importe quelle profondeur et largeur.  Après l’assignation du partenaire de type Organisation à une zone de responsabilité, celui-là représente un nœud dans la structure organisationnelle correspondante. Cette assignation l’intègre dans la structure organisationnelle de la zone de responsabilité.

Une organisation peut jouer le rôle d’un nœud une seule fois dans chacune des zones de responsabilité. Vous pouvez définir pour chaque organisation les définitions spécifiques à prendre en considération dans un pays donné et les fuseaux horaires.

À titre d’exemple, si l’organisation donnée est utilisée comme nœud dans la structure organisationnelle Vente, elle est alors appelée une organisation de vente (commerciale). De manière similaire, l’organisation peut devenir une organisation d’achat et/ou une organisation de logistique de stockage. L’organisation peut être à la fois une organisation commerciale, une organisation d’achat, de logistique magasin et une entreprise comptable.

Vu que le client est une unité de base de toutes les structures organisationnelles, il doit être à la fois une organisation d’achat, de logistique magasin et une organisation commerciale.

Comptabilité

Une structure organisationnelle n’est pas créée dans la comptabilité. Une organisation est représentée en tant que personne morale avec un bilan comptable séparé et qui est appelée une entreprise. Chaque organisation peut être désignée comme entreprise. Une telle organisation peut également être un nœud dans toutes les autres zones de responsabilité. La base de données OLTP peut contenir un nombre illimité d’entreprises soumises aux différentes restrictions juridiques.

Une entreprise responsable est assignée à chaque organisation. Le client peut être une entreprise mais cela n’est pas obligatoire.

Utilisation des structures organisationnelles

Les structures organisationnelles sont utilisées dans les cas suivants :

• Si les autorisations au contenu ont été activées dans un environnement à un site, les structures organisationnelles sont utilisées pour accorder ces autorisations aux employés internes et aux partenaires externes. Cela vous permet de créer des structures organisationnelles pour les achats, la logistique magasin et pour les ventes. En cas de comptabilité, cela est impossible car le client est le seul membre de cette structure organisationnelle. La possibilité d’utiliser les données de base communes peut être définie de manière individuelle pour chaque organisation.
• Dans un environnement à plusieurs sites, les structures organisationnelles servent à l’utilisation commune ou individuelle des données de base par plusieurs organisations. En outre, comme dans l’environnement à un site, elles servent aussi à accorder des autorisations liées au contenu. La gestion de plusieurs entreprise permet de réaliser des processus commerciaux qui impliquent plus d’une organisation. En particulier, les règlements internes peuvent être automatisés et réalisés en se fondant sur la structure organisationnelle leur correspondante. Vous pouvez créer des structures organisationnelles pour les achats, la logistique magasin et pour les ventes.

Reproduction de la structure organisationnelle

La structure organisationnelle est créée sur la base des partenaires de type Organisation. Le partenaire sélectionné, le client OLTP représente la racine d’arborescence de la structure organisationnelle.

Afin de créer une structure organisationnelle, un partenaire de type Organisation doit être créé pour chacune des unités organisationnelles internes ou pour un groupe d’entreprises (environnement à plusieurs sites). Les organisations séparées devraient être créées pour les unités organisationnelles qui :

• se trouvent dans différents pays, soumises aux différentes dispositions et qui se trouvent dans les fuseaux horaires différents
• sont séparées géographiquement
• apparaissent dans les processus économiques en tant que participants indépendants
• appliquent des règles commerciales différentes

Les unités organisationnelles peuvent utiliser leurs propres données de base relatives aux articles, clients etc. En plus, les données de base peuvent être partagées avec plus d’une organisation.

L’appartenance du partenaire interne ou externe, spécifiée dans les données de base du partenaire, ne jour aucun rôle dans la reproduction de la structure organisationnelle. L’appartenance à la structure organisationnelle interne ou externe est déterminée séparément.

Sites

Les organisations de la logistique magasin sélectionnées peuvent être marquées comme sites. Un site exactement doit être indiqué pour chaque chemin de la structure organisationnelle. Les entrepôts ne peuvent être assignés qu’aux organisations de la logistique magasin définies en tant que sites. Chaque entrepôt doit appartenir à un site. Les états de stock sont calculés et maintenus pour toutes les organisations de la logistique magasin définies comme sites.

Un ordre de production est toujours réalisé dans le cadre d’un site. Toutes les réceptions et sorties de stock associées à cet ordre (matériaux, matières premières, produits semi-finis) concernent les entrepôts qui appartiennent au même site. Cela concerne aussi les ressources réservées. C’est pourquoi chaque ressource est assignée à l’un des sites. La planification des besoins en matériel peut être réalisée dans le cadre d’un ou de plusieurs sites.

Application Organisations

L’application Organisations permet avant tout de spécifier des informations relatives à la structure organisationnelle interne :

• indiquer que l’organisation sélectionnée doit appartenir à la structure organisationnelle interne
• indiquer une structure ou des structures organisationnelles (d’achat, de logistique magasin, comptable ou de vente) dans lesquelles l’organisation sélectionnée est incluse
• indiquer une organisation supérieure pour l’organisation donnée – dans le cadre de la structure organisationnelle respective

Conformément à la définition ci-dessus, l’organisation devient un nœud dans la structure organisationnelle.

Données de base

Un environnement à plusieurs sites et à un site où les autorisations liées au contenu ont été activées permet de partager les données de base.

L’utilisation et la possibilité de personnaliser ces données dépendent de leur type alors de l’entité commerciale. On peut distinguer :

• les entités commerciales se référant à toutes les organisations par exemple Pays et Unités
• les entités commerciales qui se réfèrent à toutes les organisations mais dont la disponibilité peut être définie ou limitée uniquement aux organisations sélectionnées par exemple Types de commandes, Conditions de livraison et Entrepôts
• les entités commerciales qui sont spécifiques pour une organisation par exemple Paiements et Accords relatifs aux commissions
• les entités commerciales qui sont spécifiques pour un pays par exemple Intrastat et Élimination des emballages
• les objets tels que Articles et Partenaires se composant de plusieurs objets métiers qui sont partiellement valables pour toutes les organisation (par exemple Articles – vue Base) et partiellement spécifiques pour les organisations (par exemple Partenaires – vue Client).

Les données de base saisies possèdent toujours une référence à l’organisation responsable. Cette organisation est responsable de la modification de ces données comme par exemple l’entrée de nouveaux rôles pour les partenaires. Les autres organisations ne peuvent pas modifier ces rôles mais elles peuvent décider de les entrer et utiliser à ces propres besoins. Comme ça l’organisation peut utiliser les données relatives à un client d’une autre organisation sans nécessité de les entrer.

Pour les entités commerciales spécifiques qui sont développées pour une organisation, il est possible de spécifier si leurs données peuvent être utilisées et modifiées par un groupe d’organisations. Cela concerne particulièrement presque toutes les classifications et comptes. Chaque organisation faisant partie de ce groupe pourra modifier l’entité commerciale donnée. Les modifications sont tout de suite partagées avec les autres organisations dans le groupe pour leur faciliter le travail. L’organisation peut être supprimée du groupe donné à n’importe quel moment. Par conséquent, les données modifiées par l’organisation supprimée ne seront pas disponibles pour les autres organisations et l’organisation elle-même est toujours responsable de la modification de ses données.

Il existe une possibilité de définir pour chaque organisation des entités commerciales prédéfinies à utiliser par l’organisation. Cela concerne par exemple les conditions de livraison et les entrepôts.

Effets des structures organisationnelles

Le nœud actuel dans la structure organisationnelle est affiché dans le champ de sélection dans le coin supérieur droit de la barre de flux de travail. Le champ contient un sous-ensemble de la structure des organisations à sélectionner qui correspond aux organisations au sein desquelles l’utilisateur peut travailler.

Dans un environnement à plusieurs sites et à un site où les autorisations liées au contenu sont activées, l’utilisateur doit indiquer au préalable l’organisation pour qu’il puisse ouvrir une application au sein de l’organisation donnée. Pour cela, les utilisateurs internes et externes sont distingués. Pour les utilisateurs internes, les éléments suivants doivent être spécifiés :

• L’utilisateur doit être assigné au système donné à l’aide de la licence de catégorie Employé.
• Dans la base de données OLTP utilisée, il doit exister exactement un partenaire de catégorie Personne auquel l’utilisateur est assigné.
• Cette personne doit être assignée exactement à ces organisations internes dont les opérations commerciales doivent être affichées et disponibles pour modification. Une telle assignation peut dépendre du temps.

Pour les utilisateurs externes, les éléments suivants doivent être spécifiés :

• L’utilisateur doit être assigné au système donné à l’aide de la licence de catégorie Partenaire commercial.
• Dans la base de données OLTP utilisée, il doit exister exactement un partenaire de catégorie Personne auquel l’utilisateur est assigné.
• Cette personne doit être assignée exactement à ces organisations externes dont les opérations commerciales doivent être affichées et disponibles pour modification. Une telle assignation peut dépendre du temps.
• Les organisations externes devraient être assignées aux organisations internes responsables dans l’application relative aux droits de connexion.

Le contexte de l’organisation indique aussi la zone de responsabilité à laquelle appartiennent les organisations assignées à l’utilisateur donné. En cas des organisations externes, ce contexte résulte des organisations responsables assignées dans l’application relative aux droits de connexion. Les zones de responsabilité sont alors indirectement assignées à chaque utilisateur. En plus, chacune des applications est soit non assignée à aucune zone de responsabilité, soit elle est assignée à une zone de responsabilité soit elle est assignée à plusieurs zones de responsabilité. La combinaison de ces paramètres permet de déterminer un ensemble d’applications que l’utilisateur peut ouvrir. Cet arrangement ne dépend pas des paramètres système qui sont pris en compte de manière supplémentaire.

L’ensemble d’organisations disponibles pour un utilisateur actif est déterminé après la connexion à la base de données OLTP. À l’ouverture de l’une des applications, cet ensemble est limité aux organisations qui correspondent à la zone de responsabilité de l’application donnée.

Pour la plupart des utilisateurs, c’est une organisation par application. S’il arrive que plusieurs organisations soient disponibles, l’utilisateur pourra sélectionner l’une d’entre elles. Toujours une seule organisation peut être active dans le cadre de l’application ouverte.

L’organisation active est essentielle dans le processus de création de nouvelles entités commerciales. Les paramètres de l’application Paramètres de base, les données de base alors la plupart des valeurs par défaut sont spécifiés en s’appuyant sur l’organisation active.

Paramètres de base

L’application Paramètres de base permet d’activer ou de désactiver différentes fonctions pour chacune des organisations appartenant à la structure organisationnelle interne. Les données entrées pour le client peuvent être aussi appliquées par les autres organisations.

Autorisations

L’utilisateur (partenaire de type Personne) possède des autorisations choisies qui lui sont accordées après l’assignation à l’organisation donnée. Les autorisations assignées aux rôles d’autorisations prennent aussi effet. En cas de partenaires externes, on prend aussi en considération les organisations internes assignées dans les applications relatives aux autorisations de connexion. Les définitions supplémentaires se référant aux autorisations liées au contenu se réfèrent aussi bien aux partenaires internes qu’aux partenaires externes.

Autorisations de connexion

Les autorisations de connexion assignent des organisations externes à une organisation interne. Les autorisations liées au contenu sont spécifiées sur la base de l’organisation interne assignée.

Voici les rôles de partenaires qui ont une application dédiée :

Exception faite du représentant interne : l’employé interne qui possède un rôle de partenaire Représentant. Bien qu’ils ne soient pas utilisateurs externes, l’organisation de vente interne leur est aussi assignée à l’aide de l’application Autorisations de connexion représentant ce qui leur donne des autorisations au contenu appropriées. Dans les processus successifs, ceux-là sont considérés comme partenaires externes.

Autorisations liées au contenu

L’application Organisations permet de spécifier pour chacune des organisations si les autorisations liées au contenu peuvent être définies. Pour cela, l’onglet Autorisations contient une liste qui présente les entités métiers pertinentes.

Les applications qui se réfèrent aux entités métiers telles que par exemple Type de commandes de vente contiennent les droits de lecture et d’enregistrement. C’est à leur base que les autorisations au contenu sont spécifiées pour chaque organisation dans d’autres applications se servant de cette définition.

Toutes les actions associées à l’acquisition des articles et services des partenaires externes sont réalisés dans le processus d’achat.

La commande fournisseur est un élément principal du processus d’achat. Les commandes fournisseur sont dirigées vers un fournisseur afin de fournir les biens corporels et incorporels obligatoires. Les commandes sont souvent précédées par les décisions qui ont pour but de préciser la demande. Vu cela, les demandes de devis fournisseur et les devis fournisseur sont créés. Le processus de prise de décision a pour objectif d’assurer un fournisseur optimal, la fourniture des articles appropriés dans une localisation souhaitée en quantité et temps demandés. Le plus souvent, ce sont des meilleures conditions et le meilleur prix qui jouent un rôle décisif dans ce processus.

La plage des services fournis dans le cadre de la commande est décrite dans le document concernant la commande fournisseur. Les détails relatifs à la commande peuvent être transmis au fournisseur en utilisant les documents de commande fournisseur et correctifs. La confirmation de la commande est une réponse du fournisseur qui valide ou rejette la commande.

Dans le processus de fourniture d’un article, l’utilisateur entre des quantités dans l’application Entrées de marchandises qui se trouve dans le module Logistique magasin. Après la validation de l’entrée de marchandises, les articles fournis sont pris en considération par les états de stock. Le contrôle des factures fournisseur et l’enregistrement des articles fournis sont effectués dans l’application Factures fournisseur.

Processus et chaîne des documents associés

Ce chapitre décrit les processus d’achat et les rapports obtenus avec d’autres applications et entités commerciales.

Revue du processus

Le schéma ci-dessous présente la revue des chemins possibles lors du déroulement du processus d’achat.

Chemins possibles de déroulement du processus d’achat

Commandes fournisseur

La commande fournisseur est une demande de fourniture du service/livraison adressée au fournisseur dans une période spécifiée. Elle contient les données des articles, le prix, la date de livraison, les conditions de livraison, les conditions de paiement et le lieu de livraison. La commande fournisseur peut être générée à partir du devis fournisseur et constituer un nouveau maillon dans la chaîne des documents associés du processus d’achat.

Les commandes fournisseur sont des documents principaux dans le processus d’achat. Elles peuvent être créées suite aux actions suivantes :

• création manuelle dans l’application Commandes fournisseur

• génération à partir du devis fournisseur après avoir déroulé la liste à côté du bouton [Ajouter]   dans l’application Commandes fournisseur ou dans l’application Comparer devis fournisseur à l’aide du bouton [Créer commandes d’achat] 
• importation à l’aide de l’application Importer données

• génération à partir de la proposition d’achat

Correctif de la commande fournisseur

Afin d’envoyer une commande fournisseur au fournisseur, vous pouvez générer et envoyer le document de commande fournisseur. Après avoir apporté des modifications nécessaires dans la commande fournisseur et dans le document de commande fournisseur qui en résulte, vous pouvez générer le document de commande fournisseur de type Correctif de la commande fournisseur. Les modifications peuvent consister à ajouter de nouvelles positions ou à modifier ou supprimer des positions déjà existantes dans la commande. Le correctif de la commande fournisseur permet de communiquer au fournisseur les positions modifiées de la commande.

Conformation de la commande fournisseur

Vous pouvez employer une commande fournisseur pour spécifier si la confirmation de la commande par le fournisseur est requise. Les documents de confirmation de la commande fournisseur donnent des informations relatives à la commande fournisseur générée ou au correctif de la commande fournisseur. Ce rapport peut inclure par exemple l’acceptation totale du document de commande fournisseur ou il peut contenir une autre date de livraison. La confirmation de la commande fournisseur transmise par le fournisseur dans l’application portant le même nom peut être créée manuellement ou générée à partir du document de commande fournisseur. Si la confirmation de la commande fournisseur est requise, vous pouvez établir et envoyer au fournisseur un rappel de confirmation.

L’utilisateur peut envoyer un rappel adressé au fournisseur quand la livraison est en retard.

Propositions d’achat

Les propositions d’achat peuvent être récupérées par le système et générées de manière suivante :

• dans l’application Calculer propositions d’achat du module Achat à l’aide du bouton [Calculer propositions d’achat]   vous pouvez générer une proposition d’achat (cette action est faite dans l’application en arrière-plan et le statut peut être consulté dans l’application Ordres de traitement). Si la proposition est générée correctement, passez alors à l’application Propositions d’achat et actualisez la liste.
• dans l’application Créer propositions d’achat

Sur la base des propositions d’achat, il est possible de générer des demandes de devis fournisseur pour des fournisseurs pour obtenir des devis fournisseur qui permettent de créer une commande fournisseur. Une autre option consiste à générer des commandes fournisseur directement à partir des propositions d’achat sans envoyer une demande de devis fournisseur et un devis fournisseur.

Contrats d’achat

Le contrat est un accord-cadre préliminaire fixant les livraisons des marchandises et services. C’est le contrat où le client consente à l’achat des articles en quantité ou valeur spécifiée et dans une date bien déterminée. En contrepartie, le fournisseur est obligé de fournir des articles en quantité ou valeur fixée et dans un délai convenu. Les prix et les conditions sont définis dans le contrat. Le contrat est favorable non seulement en raison de la possibilité de spécifier le prix pour un article mais aussi pour le suivi des conditions convenues dans le contrat.

L’assignation d’une position du contrat à la position de la commande fournisseur c’est un appel de contrat dans le système. L’attribution a une influence sur le statut de l’appel pour une position du contrat en fonction du type de contrat.

Pour en savoir plus sur les contrats d’achat, reportez-vous au document Contrats d’achat.

Demandes de devis fournisseur et devis fournisseur

Les demandes de devis fournisseur sont des appels de présenter des devis adressés à un ou plusieurs fournisseurs afin d’obtenir des informations s’il dispose des articles sélectionnés qui vous intéressent et s’il est capable de les fournir. Les documents constituent la première étape dans le processus d’achat complet. Ils contiennent entre autres les données relatives à l’article, à la quantité, à la date de livraison, le lieu de livraison et à la période de validité du devis.

Le processus de création de la demande de devis fournisseur commence par sélectionner des articles dont les informations sont demandées de la part des fournisseurs.

Suite à l’acceptation d’une demande par les fournisseurs, l’entreprise reçoit des offres qui restent liées à la demande passée.

Le devis fournisseur est une offre du fournisseur pour les articles dont le but est de présenter son assortiment et d’encourager à procéder à l’achat. C’est aussi une réponse à la demande de devis envoyée qui signale l’intérêt à acheter des articles concrets. Le devis fournisseur contient entre autres les informations relatives à l’article, au prix, à la quantité, à la date de livraison, aux conditions de livraison, conditions de paiement et au lieu de livraison. La période de validité de l’offre est fixée par la date d’expiration. Les devis fournisseur peuvent être liés à la demande de devis fournisseur dans le système ce qui les ajoute à la chaine des documents associés.

En utilisant l’application Comparer devis fournisseur dans le module Achat vous pouvez déterminer quel devis est plus favorable et générer à sa base une commande fournisseur.

Entrée d’articles et factures fournisseur

L’entrée des articles commandés avec l’affichage de la position se fait au niveau de la logistique magasin. Dans le processus, les deux documents : l’entrée de marchandise et facture fournisseur sont assignés à la commande fournisseur. La fin du processus d’achat a lieu suite à la comptabilisation de l’entrée de marchandise, de la facture fournisseur et éventuellement de l’ordre d’entrepôt.

Processus d’achat général

Processus d’achat général

Sur la base de la commande fournisseur, les articles sont achetés du fournisseur et livrés à l’entrepôt. La commande contient toutes les données détaillées relatives au fournisseur, partenaire du fournisseur, émetteur de la facture, contrats commerciaux liés aux conditions : de livraison, expédition, paiement, prix avec les remises et les articles et quantités.

Pour en savoir plus sur ces éléments, reportez-vous aux documents : Commandes client et Types de commandes client.

Consignation du fournisseur et commandes de consignation

La notion Consignation du fournisseur se réfère au processus logistique où le fournisseur stocke les articles dans l’entrepôt du client pour que celui-ci puisse récupérer directement ces articles. C’est seulement après la réception des articles de l’entrepôt de consignation par le client que la propriété est transférée et les factures sont établies.

Dans la consignation, les articles du fournisseur sont mis à disposition dans un entrepôt de consignation directement dans le site du client. La transaction commerciale et la transmission des droits de propriété ont lieu uniquement au moment de sortir des articles de l’entrepôt de consignation c’est à dire au moment de l’utilisation ou la revente des articles par le client. Une telle sortie est spécifiée comme sortie de consignation. Le client informe le fournisseur de la sortie de consignation dans les intervalles conclus à l’aide d’une déclaration de prélèvement d’articles en consignation. Les factures seront émises sur la base de telle déclaration de prélèvement. Du point de vue de l’achat, ce type d’activité est spécifié comme consignation du fournisseur et du point de vue de la vente comme consignation du client.

La commande fournisseur de type Commande de consignation est disponible pour appeler des articles de consignation depuis le fournisseur. Dans le cadre de cette activité de consignation, le client informe le fournisseur dans des intervalles conclus de la quantité d’articles récupérée par exemple lors de chaque livraison ou récapitulation d’un jour ou d’une période. Le client utilise pour cela des déclarations de prélèvement d’articles en consignation. Pour en savoir plus, reportez-vous au document Introduction : Consignation du fournisseur.

Chaîne des documents associés

Les documents présentés dans la séquence chronologique et logique sont visibles dans la chaîne des documents associés. Dans la plupart des cas, les positions sur les documents sont aussi liées mutuellement. Pour chaque document, tous les documents associés sont affichés. À titre d’exemple, le contrat d’achat associé est détaillé dans la chaine de documents associés de la commande fournisseur et cette commande est visible à son tour dans la chaine des documents associés du contrat d’achat.

Le progrès dans le processus d’achat est visible dans le statut du document. La commande fournisseur est un document essentiel qui montre le statut de tous les processus suivants au niveau de la position et dans l’en-tête.

Introduction

La fonction Gestion documents, disponible à partir du module Paramètres de base, est utilisée pour gérer les fichiers générés dans ou en dehors du système. Les documents confirmant une commande ou factures client sont des exemples des fichiers générés dans le système. Suite à la configuration appropriée ils sont joints automatiquement
avec les objets dans le système et ensuite emplacés dans la Base de connaissances.

Il est possible de créer une liaison dans l’application Documents entre un fichier et le système ERP pour que ce fichier apparaisse automatiquement dans le système. Grâce à cela les graphiques comme logo ou dessin technique peuvent être assignées à un partenaire ou un article.

Fichier de document

Un fichier de document est enregistré dans la Base de connaissances. Les fichiers peuvent être enregistrés au format du type MIME ce qui permet de stocker dans la Base de connaissances par exemple un texte, une graphique ou des fichiers audio.

Modèle de document

Un modèle de document sert à standariser l’opération d’enregistrement ou de création des documents et des notes. Le modèle est un document qui peut être lié à un fichier de document.

Genres de liaisons document

Les genres de liaisons document sert à classifier les documents.
Les genres de liaisons prédéfinis suivants sont disponibles dans le système :

• Genres de liaisons pour les graphiques comme logo de partenaire ou article,
• Genres de liaisons pour les informations de marketing utilisées dans la gestion des liaisons.

Les nouvelles liaisons document peuvent être définies dans l’application Documents pour les documents pour les partenaires, les ordres et d’autres documents concernant la vente, l’achat, la production, la logistique d’entrepôt ou l’expédition. Ils sont téléchargés au moment de l’enregistrement des fichiers générés par le système par le biais de la fonction Gestion documents.

Documents et notes

Les fichiers stockés dans Knowledge store qui sont liés au système ERP sont appelés fichiers de document.

Ce sont des fichiers générés dans et en dehors du système. En outre, dans l’application Documents il est possible de créer des liens entre les documents et les objets dans le système comme les partenaires ou les articles.
Par notes on comprend des textes HTML simples générés dans le système.

Knowledge store

Il est possible de stocker dans la Base de connaissances des documents différents importants pour l’entreprise (comme, entre autres, les documents de production, comptabilité, ainsi que des rappels de paiement, des prévisions financiers et des fichiers d’image). L’utilisateur peut emplacer dans la Base de connaissances tout type de fichier.

La base de connaissances est divisée en zones d’activité. La structure d’une zone d’activité correspond aux dossiers contenant des sous-dossiers.

Une zone d’activité contient des dossiers Documents et Notes. Les fichiers de document correspondant aux documents du système sont enregistrés uniquement dans le dossier Documents. Ces dossiers peuvent contenir un nombre illimité de sous-dossiers. Les fichiers de document peuvent être enregistrés directement dans ce dossier ou dans une autre localisation avec l’aide de l’explorateur de fichiers Windows ou de l’application Office.

Les notes sont stocker dans le dossier Notes ou dans le dossier Documents. Une fonctionnalité liée aux droits attribuées dans le système ERP permet de modifier l’accès aux données stockées dans la Base de connaissances au niveau des dossiers. Cela permet de gérer l’utilisation des notes
et des documents.

Description des sujets et définitions

La fonction Gestion documents permet de retrouver dans un endroit toutes les métadonnées et de créer des liaisons entre des objets particuliers ainsi que de classifier les fichiers de document. Le schéma en-dessous présente une révue des traits influençant le caractéristique d’un document ainsi que ses éléments indispensables et supplémentaires.

Notes

Les notes sont des documents simples qui possèdent son propre fichier de document et des liaisons. Les notes sont générés uniquement par le système ERP, elles ne contiennent que le texte et leurs fichiers de document sont des fichiers de texte HTML.

Si les paramètres des notes n’ont pas été définies dans la fonction Gestion documents, leur génération est possible uniquement dans les applications Opportunités commerciales et Campagnes. Leurs fichiers de document seront enregistrés dans le dossier Notes dans la Base de connaissances.

Si la fonction Gestion documents a été activé dans le module Paramètres de base, les notes peuvent être enregistrées dans le dossier NotesGestion documents ou dans le dossier Documents.

Enregistrement des notes avec la fonction Gestion documents inactive

Si la fonction Gestion documents n’a pas été activée, les notes peuvent être utilisées uniquement dans les applications Opportunités commerciales et Campagnes.

En outre, seul le dossier Notes sera disponible dans la zone d’activité de la Base de connaissances.

Lorsqu’une note est définie dans le système pour la première fois, le type de document Note est automatiquement généré et il sera utilisé pour chaque note suivante. Toutes les notes sont enregistrées dans le dossier Notes dans la Base de connaissances comme fichier de document séparé avec le nom NOTE_numéro.html.

Enregistrement des notes avec la fonction Gestion documents active

Si la fonction Gestion documents est activé, il est possible de créer dans l’application Documents un document ou une note simplement en appuyant sur le bouton [Nouveau document] dans le ruban d’outils standard. Cette activité ouvre une fenêtre de dialogue où il est possible de définir le type de document.

Lors de la création des notes dans l’application Documents, le genre de liaisons documents est vérifié.

Documents

Contrairement aux notes, les documents peuvent être générés ou crées seulement après l’activation de la fonction Gestion documents. Il est possible de lier un document avec un fichier de document de plusieurs façons :

• en liant manuellement le document avec le fichier de document directement dans l’application Documents ;
• en générant un nouveau fichier de document dans l’application Documents. À cette fin, il est nécessaire d’utiliser un modèle déjà existant. La liaison est créée automatiquement ;
• en important le document par le biais de l’application Importer documents. Le document est généré et automatiquement lié au fichier de document.

La liaison entre un fichier de document et un document permet de gérer des fichiers.

Si le processus de l’archivisation des documents est démarré, les fichiers de la Base de connaissances peuvent être transmis au système d’archive par le biais de l’application en arrière-plan Archiver des documents. Une référence au fichier archival est également enregistrée dans le document. En outre, lors de la création d’un document, les fichiers archivés existant peuvent être indiqués directement dans le document, même si aucun fichier de document n’existe pas dans la Base de connaissances.

Liaisons avec des objets dans le système

Chaque document peut être lié à un objet sélectionné dans le système (par exemple un article, un partenaire). De cette façon, un dessin technique peut être lié à un article ou plusieurs documents peuvent être liés à un partenaire indiqué. Une liaison entre un document et une entité métier est créée dans l’onglet Liens dans l’application Documents.

En cas de connexion au système d’archive, certaines données des liaisons documents peuvent servir comme mots clés dans ce système, surtout pour le documents du type Pièce justificative. Pour en savoir plus, veuillez consulter le document Paramètre d’archive.

Autorisations liées à la fonction Gestion documents

L’attribution des autorisations définit si l’utilisateur est autorisé à utiliser les données des types de documents.

Si les autorisations liées au contenu de l’application ont été activées, elles sont également en vigueur dans l’application Genres de documents. Il est possible d’afficher un tableau dans l’onglet Autorisations, qui sert à attribuer les autorisations de lecture et d’enregistrement des données selon le genre du document. De ce fait, la vérification des autorisations liées au contenu de l’application attribuées à une organisation sélectionnée doit être démarrée dans l’application Organisations. Pour plus d’informations sur ces autorisations, veuillez consulter le document Autorisations liées au contenu de l’application.

Par la fabrication externe on entend toutes les opérations de fabrication qui doivent être effectuées en dehors de la site de production de l’entreprise, ainsi que la réalisation du processus de fabrication par les fournisseurs (fabricants externes). Une opération externe se caractérise également par le fait que les articles livrés au fournisseur sont aussi traités par ce fournisseur. Des matériaux qui ont été envoyés au fornisseur peuvent être également traités à côté des articles processés. Le fournisseur peut aussi entrer des matériaux supplémentaires dans le processus de fabrication. Cela veut dire que les services fournis par un fournisseur peuvent être réalisés au début, à la fin du processus de fabrication, ainsi qu’à n’importe quelle étape de ce processus. La fabrication d’articles de production peut exiger plusieurs étapes de travail ou opérations effectuées par un ou plusieurs fabricants externes différents.

En cas des étapes effectuées dans une autre localisation que la site de production de l’entreprise, l’envoi d’articles ou de produits intérimaires doit être organisée et dans les délais. Une révue de la liste des opérations qui doivent être externalisées est important dans la planification des délais et l’attribution des ressources de l’entreprise, ainsi qu’une surveillance, en cas de besoin, de leur statut chez le fabricatn externe.

Une fois le service de la fabrication externe terminée par le fournisseur, les articles sont à nouveau entreposés et en cas de besoin encore traités. Lors de la réception des marchandises, il est très important de les attribuer à un ordre de production en cours d’exécution afin de surveiller les délais planifiés.

Le présent document contient une révue de l’intégralité du processus de la fabrication externe. Vu que le processus exige l’utilisation de plusieurs application appartenant aux zones différentes, des références à la documentation détaillée sont indiquées pour les applications individuelles.

Définitions

Fabricant externe
Un fabricant externe peut être un fournisseur ou une société au sein du même groupe. Les étapes demandées sont effectuées en dehors de l’entreprise et externalisées à un fabricant externe en utilisant l’article de fabrication externe. Afin de fournir un service, le fabricant externe est approvisionné conformément aux exigences en article de fabrication externe et d’autres matériaux nécessaires.

Opération de la production externe
Définit toutes les activités externalisées qui sont effectuées dans le processus de fabrication, par exemple par les fournisseurs ou d’autres sociétés au sein du même groupe de capital. L’article de production est fourni au fabricatn externe et il est défini en tant qu’article de fabrication externe. D’autres positions, définies comme matériaux de fabrication externe, peuvent être également ajoutées à l’article de fabrication externe. Vu que l’opération de fabrication externe n’est pas effectuée à son propre siège, il est impossible d’attribuer des ressources.

Article de fabrication externe
Un article provenant des ordres d’achat et des documents de livraison concernant le processus de la fabrication externe. Cet article est utilisé à définir un prix et à commander un service fourni par un fabricant externe.

Fournisseur externe
Un fournisseur ou un prestataire traitant des matériaux de fabrication externe ou des produits intérimaires.

Matériau de fabrication externe
Un article fourni au fabricant externe lors du processus de la fabrication externe. Ce matériaux est utilisé ou intégré avec le produit fabriqué extérieurement par le fabricant externe.

Processus et chaîne des documents liés

Les procesuss pour les ordres d’achat et y résultant références aux autres applications et opérateurs économiques ont été décrits ci-dessous.

Révue des étapes du processus

Chaîne des documents liés

Une chaîne des documents liés pour l’ordre de production affiche les commandes d’achat liées en tant que documents subordonnés. Le premier document qui est également le document principal dans la chaîne des documents liés est l’ordre de production :

Dans la chaîne de documents liés, pour les ordres d’achat sont également affichés les documents précédents et suivants, dès qu’ils ont été liés à l’ordre par une liaison de document appropriée :

Applications liées

Afin de planifier un processus complet de la fabrication externe, il est nécessaire de configurer des applications des zones différentes. En outre, il faut également introduire des données de configuration spéciales et déclencher des actions dédiées. Les fonctions spéciales de chaque application ont été décrites ci-dessous.

Aplikacja Paramètres de base

Il est indispensable d’activer la fabrication externe pour la fonction Fabrication externe dans les Paramètres de base.

Dans le champ Types de commandes d’achat il faut définir le type par défaut qui sera généré en cas de l’envoi/l’exécution de l’ordre de production. En revanche, si le Type de commandes d’achat n’est pas défini dans l’application Types de commandes d’achat, la valeur sera téléchargée par le système de l’application Paramètres de base.

En cochant la case Préparation d’expédition automatique le statut de l’opération de la fabrication externe est immédiatement changé en Prêt à livraison une fois l’opération intérieure antérieure est validée.

Dans le champ Déclencheur pour sorties de production, il faut sélectionner l’option :

• Livraison, si la sortie réelle du matériau de fabrication externe doit être enregistrée avec la livraison des produits (articles de fabrication externe et matériau de fabrication externe) au fournisseur.
• Si dans ce champ l’option Traitement par le fabricant externe est cochée, la validation du transfert vers l’entrepôt de transit défini dans la configuration a lieu au moment de la livraison des produits (articles de fabrication externe et matériau de fabrication externe). La sortie réelle de l’entrepôt de transit est ensuite enregistrée dans l’application Enregistrements de phase de travail fabrication externe. La validation peut être effectuée directement par le fabricant externe, s’il possède une autorisation appropriée, ou par un employé interne. Puisque cette action est facultative, l’enregistrement est exécutée au plus tard lors de l’enregistrement de la réception des articles traités – à condition que l’action Traitement par le fabricant externe n’a pas été appliquée.
• Si dans ce champ l’option Réception par le fabricant externe est cochée, la validation du transfert vers l’entrepôt de transit défini dans la configuration a lieu au moment de la livraison des produits (articles de fabrication externe et matériau de fabrication externe). L’enregistrement réel de la sortie de l’entrepôt de transit a lieu au moment de l’enregistrement de la réception des marchandises traitées.

Un fabricant externe est un ressource pour l’opération de la fabrication externe. Afin d’effectuer une analyse des performances, les informations clés pour les fournisseurs sont stockés dans la section Données fournisseurs dans les champs Début de travail, Capacité quotidienne et Type de calendrier d’entreprise. Ces champs sont utilisés lorsque aucunes données n’ont été définiées dans la vue Fournisseur dans l’application Partenaires.

Un modèle de document pour la livraison de la fabrication externe ou pour un bon de livraison de la fabrication externe est assigné dans l’application Paramètres de base dans la section Production pour la fonction Documents. Il est nécessaire de le faire lorsque un article de fabrication externe et, éventuellement, un matériau de fabrication externe, sont livrés au fabricant externe.

Applications Partenaires et Fournisseurs

Dans les opérations de la fabrication externe, un fabricant externe répresente les ressources disposant de la capacité de production appropriée. Afin d’effectuer une analyse des performances, les fournisseurs ont besoin d’information concrète. Dans l’application Partenaires, ainsi que dans l’application Fournisseurs, dans la vue Fournisseur se trouve la section Données fournisseurs contenant des champs Début du travail, Capacité quotidienne et Type de calendrier d’entreprise.

Application Articles

L’article de du type Article de fabrication externe est obligatoire pour planifier le processus de la fabrication externe. Les articles de ce type n’entrent pas en stock et ils ne possèdent pas de données de la logistique de stockage. Les articles de fabrication externe sont utilisés de multiple façons dans ce processus. Ils servent à imiter les services achetés de fabricant externe et, en même temps, l’étape actuelle du processus en cours de réalisation dans les documents de livraison sans démarrer les mouvements d’entrepôt. Les articles de fabrication externe peuvent possèder des données diversement utilisés : les champs appropriés peuvent être retrouvés dans les champs Base, Achat, Fournisseurs et Comptabilité. Pour une description détaillée des champs et des vues, veuillez consulter le document Articles.

Pour ajouter un article de fabrication externe, il faut appuyer sur le bouton [Nouveau] disponible à la barre standarde des tâches de l’application Articles et ensuite sélectionner le type d’article Fabrication externe dans la fenêtre ouverte.

Application Phases de travail

Les phases de travail nécessitent qu’un service de fabrication externe par fabricant externe est définit. Dans la phase de travail fabrication externe il faut définir les données suivantes :

• Délai nécessaire de réalisation chez fabricant externe
• Fabricant externe fournissant le service
• Article de fabrication externe utilisé
• Lot concret utilisé

Champs supplémentaires, comme temps de transfert, qui est important dans les processus de la fabrication externe, sont disponibles dans la section principale de l’application.

Le paramètre Livraison de retour en fonction du traitement, disponible dans l’en-tête de la section Fabrication externe, sert à définir si l’article sera renvoyé à l’entreprise une fois son traitement terminé ou si une suivante phase de travail fabrication externe sera mise en place, de sorte que l’article sera retourné plus tard.

Afin de créer une nouvelle phase de travail fabrication externe, il faut sélectionner l’option Phase de travail fabrication externe dans l’application Phases de travail, à partir de la bande déroulante sous le bouton Nouveau.

Application Plans de travail

Grâce à l’éditeur des positions dans l’application Plans de travail, il est possible d’assigner à un plan de travail des phases de travail fabrication externe et d’autres phases de travail dans l’ordre correct. Peu importe si :

• La première phase de travail est une phase du type Phase de travail fabrication externe
• La dernière phase de travail est une phase du type Phase de travail fabrication externe
• Plusieurs phases de travail fabrication externe se succèdent

À cette fin sont disponibles dans l’éditeur des champs supplémentaires :

• Article de fabrication externe qui est ajouté automatiquement à l’ordre d’achat lors de l’expédition d’ordre de production
• Fournisseur qui doit être pris en compte dans l’ordre d’achat créé.

Le paramètre Livraison de retour en fonction du traitement sert à définir si la phase de travail fabrication externe succèdera à la phase de travail fabrication externe actuelle. Il n’est pas possible de définir le degré de rendement pou une phase de travail fabrication externe. Les valeurs dans ces champs sont les valeurs par défaut pour l’ordre de production.

D’autres champs d’éditeur des positions correspondent aux champs d’une position standarde de la phase de travail. Une description détaillée de ces champs peut être consultée dans le document Plans de travail.

Application Programmes de production

Les positions matérielles assignées dans un programme de production à une phase de travail fabrication externe sont considérées comme matériau de fabrication externe.

Lors de la génération automatique d’ordres d’achat, ces positions sont indiquées comme sous-positions de l’article de fabrication externe et lors de la livraison elles sont démarrées en tant que matériau de fabrication externe. Par défaut, cela signifie que les programmes de production doivent être toujours utilisés dans les scénarios de fabrication externe impliquant un élément qui est le matériau de fabrication externe.

Application Commandes d’achat

Un ou plusieurs commandes d’achat sont automatiquement générées lors du démarrage d’un ordre de production.

Un article de fabrication externe est ajouté en tant qu’une position à la commande d’achat. Si, dans un programme de production, un matériau pour une phase de travail fabrication externe a été indiqué, ce matériau sera ajouté à la position en tant que sous-position.

Tout modification éventuelle de la quantité doit être apportée au niveau de l’ordre de production. Les modifications apportées à l’ordre de production sont ensuite mises à jour sur l’ordre d’achat.

Les positions d’une phase de travail fabrication externe sont transférées d’ordres d’achat différents à un ordre d’achat et les liaisons documents existant sont mises à jour respectivement dans la chaîne des liaisons documents et dans les ordres.

S’il n’y a pas d’autres positions dans un ordre duquel la position donnée a été transférée, alors cet ordre est supprimé.

La liaison entre les positions de fabrication externe et les matériaux de fabrication externe assignés est toujours gardée. Les positions sont toujours réceptionnées directement, c’est-à-dire, il est impossible de les transférer avec l’éditeur des positions.

Pour plus d’information consultez le document Ordres d’achat.

Application Cockpit : Commandes d’achat

Dans la vue Commandes d’achat, pour l’option Positions sont affichées uniquement les positions de l’article de fabrication externe. Les sous-positions contenant des matériaux de fabrication externe ne sont pas affichés.

Application Entrées de marchandises

Créer et réaliser une pièce justificative entrée de marchandises pour un article de fabrication externe est identique à créer une pièce justificative entrée de marchandises de l’ordre d’achat qui ne contient pas d’articles de fabrication externe. L’article dont l’entrée de marchandises est validée est l’article de fabrication externe.

Dans le cas des entrées des articles de fabrication externe, dans la boîte de dialogue d’attribution manuelle des positions, ainsi que dans la boîte de dialogue de la référence à l’ordre sont disponibles les critères de recherche suivantes : type d’ordre de production et numéro d’ordre de production. Pour les positions de fabrication externe entrées et attribuées, il est possible de dérouler une ligne de la liste des positions en appuyant sur le bouton Ordres de production disponible dans la barre des tâches de la liste. Cette ligne indique l’ordre de production auquel la position a été attribuée.

Après l’enregistrement de l’entrée de marchandises, une mise à jour du statut de l’ordre de production est effectuée en arrière-plan, ainsi qu’un enregistrement approprié de la phase de travail de fabrication externe. L’enregistrement des entrées de marchandises peut influencer l’état interne et externe de la phase de travail fabrication externe dans les ordres de production. Si le statut externe n’a pas été signalé dans l’application Enregistrements de phase de travail fabrication externe, il est automatiquement défini comme :

Terminé

Si l’entrée des marchandises a été annulée, le statut Terminé est changé en statut Partiellement annulé ou Annulé, si la quantité totale a été affectée.

Si l’option Traitement par le fabricant externe ou Réception par le fabricant externe est sélectionnée dans le champ Déclencheur pour sorties de production (à trouver dans l’application Paramètres de base, zone Fabrication externe, section Production), le mouvement vers l’entrepôt de transit est enregistré une fois les articles de fabrication externe et le matériau de fabrication externe ont été livrés au fabricant externe.

Lorsque l’option Traitement par le fabricant externe a été sélectionnée et l’action Réalisé par le fabricant externe n’a pas été effectuée dans l’application Enregistrements de phase de travail fabrication externe, l’entrée de marchandises déclenchera l’enregistrement du déboursement du matériau original de l’entrepôt de transit.

Si l’option Réception par le fabricant externe a été sélectionnée, l’entrée de l’article de fabrication externe déclenchera à chaque fois l’enregistrement du déboursement du matériau original de l’entrepôt de transit.

Application Enregistrements de phase de travail fabrication externe

L’utilisateur peut définir dans l’application le statut de réalisation de la phase de travail fabrication externe. En outre, les ordres de livraison du matériau de fabrication externe et de l’article de fabrication externe sont générés dans l’application par le biais de l’action Expédier à fabricant externe. Lorsque cette action est sélectionnée, les ordres de livraison sont générés sur la base de la quantité indiquée dans le champ Quantité annoncée et une liaison document est créée pour l’ordre d’achat correspondant. Les quantités du matériau de fabrication externe existant sont corrigées en proportion à la quantité totale et arrondies en cas de besoin.

Dans l’application, il est possible de modifier les statuts externes et internes des phases de travail fabrication externe dans l’ordre de production. Les statuts externes reflètent le statut de réalisation chez fabricant externe. Il est également possible de surveiller :

• les articles reçus par le fabricant externe
• le statut de traitement de ces articles
• les articles déjà renvoyés

Le statut interne informe quels articles :

• doivent être traités et s’ils sont déjà prêts à l’expédition
• ont été déjà traités et envoyés au fabricant externe suivant
• ont été traités et reçus de retour

Une description détaillée des phases de travail et des champs disponibles dans l’application peut être consulté dans le document Enregistrements de phase de travail fabrication externe.

Si l’option Traitement par le fabricant externe ou Réception par le fabricant externe est sélectionnée dans le champ Déclencheur pour sorties de production (à trouver dans l’application Paramètres de base, zone Fabrication externe, section Production), le mouvement vers l’entrepôt de transit est enregistré une fois les articles de fabrication externe et le matériau de fabrication externe ont été livrés au fabricant externe.

Application Ordres de production

Les phases de travail fabrication externe et le matériau de fabrication externe sont également démarrés après le démarrage de l’ordre de production. L’ordre d’achat pour les positions Article de fabrication externe et Matériau de fabrication externe est généré en arrière-plan.

Dans l’éditeur des positions sont disponibles des champs supplémentaires pour une position de la phase de travail fabrication externe.

• Article de fabrication externe – est automatiquement indiqué dans l’ordre d’achat au moment du démarrage de l’ordre de production
• Fournisseur – le fournisseur qui doit être inclut dans l’ordre d’achat automatiquement généré.

Les phases de travail fabrication externe peut avoir le statut de réalisation interne ou externe. Le statut interne fournit l’information sur :

• l’état de préparation à l’expédition au fabricant externe
• l’expédition au fabricant externe
• l’entrée de l’article traité

Le paramètre Livraison de retour en fonction du traitement sert à déterminer si une autre phase de travail doit être effectuée après la phase de travail fabrication externe.

Le statut externe fournit l’information sur :

• la réception du produit ou du matériau de fabrication externe destiné à traitement
• le progrès de la réalisation
• le retour de l’article traité à l’entreprise propre

D’autres champs d’éditeur des positions correspondent aux champs d’une position standarde de l’ordre de production. Une description détaillée de ces champs peut être consultée dans le document Ordres de production.

Application Cockpit : Ordres de production/positions de matériel

Dans la vue Cockpit : Ordres de production/positions de matériel de l’application, il est possible de rechercher par le matériau de fabrication externe.
Dans la vue Cockpit : Ordres de production/positions de travail, il est possible de rechercher par la phase de travail fabrication externe. Le fournisseur de l’ordre de production assigné et le statut de la fabrication externe sont affichés dans la liste des résultats.
Des enregistrements spécifiques peuvent être trouvés dans la vue Cockpit : Enregistrement phases de travail fabrication externe.

Fonctions spéciales pour la gestion des matériaux de fabrication externe avec les identificateurs

L’article de production traité par un fabricant externe, ainsi que les matériaux de fabrication externe inclus dans une livraison peuvent être traités par les identificateurs.
Le fait que les articles de production soient ou non traités par la spécification n’est pas important pour le processus de la fabrication externe.
En revanche, dans le cas des matériaux de fabrication externe il existe des rapports particuliers décrits ci-dessous.

Suivi de l’identificateur dans le processus de la fabrication externe

Il n’y a aucun enregistrement direct des sorties à la production au moment du livraison du matériau de fabrication externe traité par un identificateur du matériau de fabrication externe (par rapport à l’article de production). Le suivi de l’identificateur est terminé au moment du livraison du matériau au fournisseur.

Il est nécessaire de déterminer quelles spécifications des articles fournis au fournisseur ont été utilisés dans la fabrication externe de l’ordre donné. Certaines informations sont disponible de côté de la fabrication interne. C’est par exemple le numéro du document de livraison attaché aux articles reçus par le fournisseur ou les articles et les numéros d’identification reçus par le fournisseur, ainsi que le nom du fournisseur. Le fournisseur possède les informations sur les identifications et ses quantités utilisées dans le traitement de l’article de l’ordre actuel/de la quantité de l’ordre.
Toutes ces informations peuvent être importées, y compris la vérification de l’authenticité en tant qu’enregistrement du suivi de l’identification.

Pour plusieurs informations sur l’importation du suivi de la spécification veuillez consulter le document Importation du suivi de la spécification.

Dans le cas de la fabrication externe, on vérifie si :

• l’article avec un identificateur spécifique a été fourni au fournisseur (conformité de la livraison avec l’ordre n’est pas important ici)
• un document de livraison spécifique existe pour le fournisseur donné
  (si oui, l’ordre de production affilié y sera défini)

Annonce automatique dans le processus de la fabrication externe

Afin d’enregistrer les articles desservis par les identificateurs il est nécessaire de les assigner. Les identificateurs sont assignés lors de la livraison du matériau de fabrication externe par le biais de la commande de préparation de commande (réalisé dans l’application Préparations de commande). Si une livraison s’effectue en deux étapes, c’est-à-dire par un entrepôt de transit d’où la marchandise sort lors de sa réception du fabricant externe, cette assignation est impossible. Dans un tel cas, la sortie de production doit être faite manuellement avec les mouvements de stock avec référence à l’ordre. Le statut de l’ordre de production est mis à jour conformément à l’étape du traitement de l’ordre.

Le matériau de fabrication externe desservi par les numéros de série.

Une livraison des articles à traiter et du matériau de fabrication externe s’effectue grâce aux ordres de livraison qui sont générés des commandes d’achat. Toutes les positions du matériau de fabrication externe sont également transférées aux commandes d’achat. Une exception sont les articles desservis par les numéros de serie qui ont été introduits ou envoyés dans l’ordre de production avec la quantité 1. Dans ce cas, le numéro de série ne peut pas être indiqué sur l’ordre de production. Sinon, l’ordre d’achat ne pourra pas être généré.

Description des sujets

La comptabilité assure l’enregistrement des événements et des opérations commerciales et financières, ce qui permet de représenter la situation financière de l’entité. La comptabilité fournit non seulement les données fiscales, mais également les informations pour les parties prenantes internes et externes et permet d’évaluer l’efficacité de la gestion d’entreprise.

Dans le système Comarch ERP Enterprise, le module intégré Comarch Financials Enterprise prend en charge la gestion complète de la comptabilité. Afin de profiter pleinement des possibilités liées à la gestion de la comptabilité dans le système, il faut configurer la fonction Comptabilité, disponible dans le module Gestion du système → Paramètres de base → bouton [Fonctions]  → Comptabilité. Pour plus d’informations cliquez ici.

Les données concernant la comptabilité sont liées, entre autres, aux questions des impôts et au module Comptabilité générale.

Le présent document contient une revue des applications liées à la gestion de la comptabilité dans CEE. Vu que cette gestion concerne plusieurs applications, les références aux documents décrivant en détail ces applications ont été inclus dans le contenu du présent article.

Applications liées au module Comptabilité

Dans le cadre du module Comptabilité sont utilisées directement les applications pour l’enregistrement des opérations commerciales et financières, comme :

• Banques
• Comptes
• Attributions de comptes
• Types de coûts
• Centres de coûts
• Garants
• Types de prestations
• Clés fiscales
• Conditions de paiement

Le module Comptabilité met également à la disposition de l’utilisateur les applications du type Cockpit qui facilitent une revue des éléments ajoutés dans le système, par exemple :

• Cockpit : Factures fournisseurs
• Cockpit : Factures clients
• Tableau de bord : Attributions de comptes
• Tableau de bord : Attributions fiscales

Paramètres de base

Les fonctions liées à la gestion de la comptabilité dans le système Comarch ERP Enterprise sont disponibles dans l’application Paramètres de base. Une attention particulière doit être portée à deux fonctions :

• Comptabilité – la fonction est configurée dans le but de profiter pleinement des possibilités liées à la gestion de la comptabilité. Dans le champ Connecteur de comptabilité il faut sélectionner Comarch Financials Enterprise. Pour plus d’informations cliquez ici.
• Contrôle de gestion – dans la fonction il est possible de définir les paramètres liés au centre de coûts.

Description des sujets

Une facture fournisseur est un document contenant un aperçu des montants dûs pour les articles fournis.

Enregistrer la facture fournisseur dans le système est égal à terminer le processus d’achat. Conformément à la commande d’achat, le fournisseur est obligé de réaliser la commande et de fournir les marchandises. Les articles sont livrés au destinateur et l’entrée de marchandises est indiquée dans le système. Par conséquent, le stock est agrandi. Après l’entrée de marchandises, le fournisseur envoie une facture fournisseur où le montant dû pour le livraison des articles est indiqué.

La facture fournisseur peut être aussi reçu avant l’entrée de marchandises. En outre, le commandeur peut également recevoir d’autres factures du même fournisseur ou d’un autre, qui concerneraient le même livraison ou la même commande. Dans les factures peuvent être inclus des coûts supplémentaires, par exemple les coûts liés aux coûts de transport.

L’application Factures fournisseurs sert à entrer, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs, ainsi qu’à transmettre les informactions concernant le paiement à la comptabilité. Dans l’application, il est avant tout vérifié si les prix indiqués pour les articles fournis et les coûts supplémentaires correspondent aux transactions antérieures à la facture, comme la commande d’achat ou l’entrée de marchandises.

Dans les entreprises multi-sites les factures fournisseurs sont également générées pour les compensations internes, ces factures sont donc des compensations du type interne. Si les livraisons internes entre les organisations entraînent des coûts supplémentaires, comme coûts de transport, il est possible de générer non seulement les factures fournisseurs internes, mais également les factures fournisseurs du type Factures des coûts supplémentaires pour la distribution. Ces factures fournisseurs contiennent une référence à l’entrée de marchandises résultant de la distribution. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez les documents Introduction : Multi-Site et Introduction : Compensation interne.

S’il existe une différence entre la facture fournisseur et les valeurs indiquées dans la commande d’achat, l’utilisateur peut générer une facture fournisseur de correction. Cette facture peut être ensuite envoyée au fornisseur pour qu’il soit informé de la nécessité de payer.

Il est également possible de convenir avec le fournisseur que la procédure de note de crédit serait utilisée. Dans un tel cas, la facture fournisseur est générée automatiquement au moment d’enregistrement de l’entrée de marchandises et, si les paramètres permettent, elle est instantanément enregistrée. Pour plus d’informations à ce sujet consultez le document Procédures : Note de crédit.

L’article présent décrit comment les factures fournisseurs sont présentées dans le système Comarch ERP Enterprise pour les articles commandés ou les articles provenant d’un entrepôt de consignation. Le document contient également les informations sur les relations possibles entre une facture fournisseur, d’autres applications et des entités métiers, ainsi que sur la façon d’inclure la facture fournisseur dans les processus métiers.

Chaque champ de l’application Factures fournisseurs a été décrit dans l’article Factures fournisseurs.

Processus et chaîne de pièces justificatives

Ci-dessous se trouve une description des processus métiers concernant les factures fournisseurs, ainsi que les liaisons avec d’autres applications et entités métiers qui peuvent y résulter.

Les factures fournisseurs internes sont enregistrées automatiquement après leur génération, elles ne sont donc pas modifiables. Les étapes particulières des processus et la possibilité de la modification concernent uniquement les factures fournisseurs entrants.

Pour plus d’informations sur les factures fournisseurs internes consultez le document Compensation interne.

Schéma du processus

Description du processus

Le processus de l’émission d’une facture fournisseur débute par une commande d’achat. Celle-ci est la base des entrées de marchandises et des factures fournisseurs. Les entrées de marchandises et les factures fournisseurs peuvent se rapporter à plusieurs commandes d’achat et les commandes d’achat peuvent concerner plusieurs entrées de marchandises et factures fournisseurs. C’est par exemple le cas lorsque les quantités partielles des positions de la commande sont livrées et comptées. Une exception sont les factures qui n’ont pas de liaisons avec autres documents et les factures de prélèvement d’articles en consignation. Ces documents ne font référence à aucune commande d’achat.

Dans l’application Factures fournisseurs, la vue Facture fournisseur permet de saisir le montant facturé pour les achats livrés. Les positions particulières dans la facture fournisseur peuvent donc faire référence aux différentes commandes d’achat ou positions d’entrée de marchandises.

L’enregistrement des entrées de marchandises et de la facture fournisseur est la dernière étape du processus d’achat. Le règlement de la facture est assuré par la comptabilité.

Attention

Attention

Si le paramètre Créer statistiques OLTP est activé dans la fonction Data Warehouse et statistiques de l’application Paramètres de base, les données saisies dans la facture fournisseur sont également utilisées dans les statistiques d’achat aux fins de contrôle et d’analyse.

Pour plus d’informations sur les statistiques d’achat consultez les documents : Data Warehouse et statistiques et Statistiques d’achat.

Chaîne de pièces justificatives

La chaîne de pièces justificatives permet de faire une revue de toutes les pièces justificatives. Lorsq’une position de la facture fournisseur est sélectionnée, le système affiche les liaisons entre les documents particuliers et les quantités concernant cette position. La chaîne de pièces justificatives est activée à l’aide du bouton .

Dans les relations entre les documents liés aux factures fournisseurs on distingue :

• Factures fournisseurs externes
• Factures fournisseurs internes

Pour plus d’informations sur la chaîne de pièces justificatives consultez le document Chaîne de pièces justificatives.

Facture fournisseur externe

Les documents suivants, créés au préalable à la génération de la facture, sont affichés dans la chaîne de pièces justificatives comme liés à la facture fournisseur externe :

Une fois la facture fournisseur enregistrée, il est possible d’exécuter l’action Annuler facture fournisseur. En cas d’annulation, le document suivant s’affiche dans la chaîne de pièces justificatives de la facture fournisseur :

Facture fournisseur interne

Les documents suivants, créés au préalable à la génération de la facture, sont affichés dans la chaîne de pièces justificatives comme liés à la facture fournisseur interne :

Types de factures fournisseurs

Les types de factures fournisseurs suivants sont disponibles dans le système Comarch ERP Enterprise :

• Facture fournisseur
• Facture de coûts supplémentaires
• Facture fournisseur sans relation justificative
• Facture fournisseur de correction
• Facture de coûts supplémentaires pour la distribution
• Facture de prélèvement d’articles en consignation

Facture fournisseur

La facture fournisseur est un document par lequel le fournisseur facture les montants des marchandises et prestations fournies. Elle répose toujours, directement ou indirectement, sur une commande d’achat assignée à l’entrée de marchandises.

Pour plus d’informations à ce sujet consultez le document Factures fournisseurs.

Facture de coûts supplémentaires

Facture de coûts supplémentaires est un document à part émis par le fournisseur où sont facturés les coûts supplémentaires générés dans le cadre de livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat d’un seul produit. Contrairement à la facture fournisseur ordinaire qui concerne une livraison de marchandises de l’entrepôt, la facture de coûts supplémentaires facture les marchandises uniquement dans le cadre d’une compensation. Ces articles de compensation permet par exemple de facturer les coûts de transport, d’assurance ou de douanes.

Si les coûts supplémentaires sont facturés à part, l’utilisateur peut alors l’entrer dans la vue Facture de coûts supplémentaires dans l’application Factures fournisseurs. Dans le cas de la facture de coûts supplémentaires, l’émetteur de la facture peut être différent de l’émetteur de la facture fournisseur correspondante.

Dans les deux cas les coûts supplémentaires sont répartis en positions des factures existantes, c’est-à-dire qu’ils sont répartis en positions y correspondantes. L’utilisateur peut définir sur quels calculs doit reposer le système suggérant cette répartition des coûts. La répartition des coûts dépend de la quantité, du montant, du poids, du volume ou d’une autre facture saisie manuellement. De cette façon, les coûts supplémentaires peuvent être répartis selon leur cause.

Pour plus d’informations à ce sujet consultez le document Factures de coûts supplémentaires.

Facture fournisseur sans relation justificative

Les factures fournisseurs du type Facture fournisseur sans relation justificative n’ont aucune référence à la commande d’achat ou aux entrées de marchandises existant dans le système. Ce type de factures peut être utilisé par exemple lors de l’enregistrement des factures provenant d’autres systèmes. Ces factures sont ensuite trransmises à la comptabilité en tant que factures fournisseurs et factures de coûts supplémentaires. En outre, la base permet d’ajouter des notes à ces factures.

Pour plus d’informations au sujet des factures fournisseurs sans relation justificative consultez le document Factures fournisseurs sans relation justificative.

Facture fournisseur de correction

Il est possible de vérifier par le système des montants dans les factures fournisseurs et commandes d’achat en exécutant dans l’application Factures fournisseurs les actions Vérifier facture fournisseur et Créer facture fournisseur de correction. Si une différence entre, par exemple, les montants et les quantités est constatée, alors il est possible de générer la facture fournisseur de correction afin de recomponser cette différence.

Pour plus d’informations au sujet des factures fournisseurs de correction consultez le document Facture fournisseur de correction.

Facture des coûts supplémentaires pour la distribution

Si la distribution des marchandises entre des entreprises différentes du même groupe génère des coûts supplémentaires, ces coûts peuvent être saisis séparément dans la vue Facture des coûts supplémentaires pour la distribution dans l’application Factures fournisseurs.

Facture de prélèvement d’articles en consignation

Le type de facture fournisseur Facture de prélèvement d’articles en consignation est disponible pour les factures fournisseurs concernant le prélèvement d’articles en consignation. Ces factures sont générées à partir des demandes de mouvement de marchandises exécutées dans le cadre de la consignation ou saisies manuellement et ensuite assignées aux déclarations de prélèvement appropriées.

Dans le cas de consignation, les marchandises du fournisseur (consignateur) sont directement mises à la disposition de son client (consignataire) dans l’entrepôt de consignation. La transaction et le transfert de propriété ont lieu uniquement au moment où les marchandises sortent de l’entrepôt de consignation, c’est-à-dire lorsqu’elles sont utilisées ou revendues par client. Une telle sortie de marchandises équivaut au mouvement d’articles dans le cadre de consignation. Au moment juste, le client informe le fournisseur du mouvement d’articles effectué dans le cadre de consignation par le biais des délcaration de prélèvement d’articles en consignation. Les factures sont émises sur la base de ces déclarations.

Étapes du traitement des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs et les factures de coûts supplémentaires sont enregistrées avec une référence à la commande d’achat. Dans ce but, les positions dans la facture doivent faire référence à au moins une position de la commande d’achat ou de l’entrée de marchandises. Dans le cas des factures fournisseurs, une telle référence est obligatoire, alors que pour les factures de coûts supplémentaires elle est facultative. Les factures de prélèvement d’article en consignation doivent faire référence aux déclarations.

Dans un premier temps, il faut saisir manuellement les données de base de la facture. Ensuite, il faut saisir ou générer une ou plusieurs positions de la facture et les attribuer aux positions de la commande d’achat ou de l’entrée de marchandises existantes. Les positions de la facture de prélèvement d’articles en consignation doivent être attribuées aux positions de la déclaration.

Il est possible d’attribuer à une position de la facture plusieurs positions de la commande d’achat, de l’entrée de marchandises et/ou de la déclaration de prélèvement, jusqu’à ce que le montant total de la position soit attribué.  En outre, la position de la commande d’achat, de l’entrée de marchandises ou de la déclaration de prélèvement peut être assignée à plusieurs factures.

L’exemple ci-dessous illustre des possibilités différentes d’attribution des positions dans la facture fournisseur.

Dans cet exemple, l’article xy de la commande d’achat 1 est livré partiellement en deux entrées de marchandises :

• 5 unités dans l’entrée 1
• 5 unités dans l’entrée 2
• 5 unités n’ont pas été encore livrées

Dans l’entrée 1, 60 unités différentes de l’article xy de la commande d’achat 2 ont été livrées. De cette façon, cette position de la commande a été livrée entièrement.

30 unités de l’article ba ont été livrées dans le cadre de l’entrée de marchandises 2. 10 de ces unités proviennent de la commande d’achat 1 et 20 unités de la commande d’achat 2. 10 unités de l’article ba de la commande d’achat 1 n’ont pas été encore livrées.

65 unités de l’article xy est facturées dans la facture fournisseur. 60 de ces unités correspondent aux unités commandées dans la commande d’achat 2 et livrées dans l’entrée de marchandises 1. La position 10 de la commande d’achat 2 a donc été livrée entièrement. Les 5 unités facturées qui restent correspondent à la commande d’achat 1. Elles ont été assignées directement à la commande et non à l’entrée de marchandises. De cette façon, dans le cas de la position 10 de la commande 1 (15 unités), 5 unités ont été facturées et 10 ont été livrées. Les positions de cette commande sont donc partiellement livrées et enregistrées.

La facture fournisseur a été émise pour 20 unités de l’article ba qui proviennent de la commande d’achat 2. Elles ont été attribuées directement à la commande et non à l’entrée de marchandises. La position 20 de la commande d’achat 2 a été donc entièrement livrée et enregistrée. En revanche, la position 20 de la commande 1 n’a pas encore été enregistrée.

Étapes du traitement des factures fournisseurs

En règle générale, il existe deux possibilités de lier une ou plusieurs positions de la commande d’achat à une position de la facture fournisseur :

• génération de la position dans la facture fournisseur avec référence à la position de la commande d’achat :

• • dans ce cas, les positions dans la facture fournisseur et leurs références aux positions dans la commande d’achat sont saisies simultanément. Si les positions dans la facture fournisseur sont générées sur la base des positions dans l’entrée de marchandises, la référence est gardée.
• saisi manuelle des positions dans la facture fournisseur :
  • dans ce cas, il faut créer une lien entre la position dans la facture fournisseur et au moins une position dans la commande d’achat. L’utilisateur peut choisir lui-même l’assignation ou permettre au système de les définir. Si l’attribution s’effectue à l’aide de la position de l’entrée de marchandises, alors la référence à cette position est enregistrée avec la référence à la commande d’achat.

Étapes du traitement des factures de coûts supplémentaires

Le traitement d’une Facture de coûts supplémentaires s’effectue selon les étapes suivantes :

• il faut saisir les données de base de la facture de coûts supplémentaires, ainsi qu’une ou plusieurs positions dans la facture de coûts supplémentaires.
• ensuite, il faut répartir ces positions dans la facture en positions existantes de la commande d’achat. Dans cette fin, il faut attribuer manuellement une ou plusieurs positions existantes de la commande d’achat aux positions dans la facture de coûts supplémentaires. Il est également possible d’attribuer des positions particulières des positions dans la facture de coûts supplémentaires par les positions de l’entrée de marchandises. Vu que chaque position dans l’entrée contient une référence à la position de la commande, la référence est gardée. Le montant net des positions dans la facture de coûts supplémentaires est donc réparti entre les positions attribuées de la commande d’achat.
• enregistrement de la facture de coûts supplémentaires peut être terminé uniquement lorsque le montant net de toutes les positions ont été entièrement réparties entre les positions attribuées de la commande d’achat.

Étapes du traitement des factures de prélèvement d’articles en consignation

Les références obligatoies entre les factures de prélèvement d’articles en consignation et les déclarations de prélèvement d’articles en consignation peuvent être déterminées de façon suivante :

• les facture de prélèvement d’articles en consignation sont saisies manuellement à partir des déclarations de prélèvement d’articles en consignation. Les factures générées dans cette façon contiennent déjà les positions qui font référence aux positions dans la délcaration de prélèvement.
• dans le cas des factures saisies manuellement, l’utilisateur peut ajouter les positions lui-même ou permettre au système de le faire. Les factures générées dans cette façon contiennent déjà les positions qui font référence aux positions dans la délcaration de prélèvement.
• il est possible d’attribuer les positions de la facture aux positions dans la déclaration de prélèvement d’articles en consignation manuellement.

Il n’est pas possible d’entrer ou de répartir aucuns coûts supplémentaires pour les factures de prélèvement d’articles en consignation.

Statut et changement du statut

Le statut de la facture est un autre élément informatif grâce auquel l’utilisateur peut rapidement décider quelles étapes du traitement ont été déjà exécutées et quelles doivent être entreprises pour réaliser la facture.

Les statuts sont affichés au niveau de la facture fournisseur ou au niveau des positions particulières de cette facture. Ainsi, le statut général de la facture fournisseur résume le statut de ses positions. Le symbole du statut de document est à côté du champ Numéro de cet application et lorsqu’on le survole avec la souris, les statuts du document sont affichés.

La facture fournisseur utilise les statuts suivants :

• Statut général – statut du document entier, on distingue :

• • Validé – statut attribué automatiquement à la facture fournisseur par le système au moment du saisi et de l’enregistrement de ses données de base
  • Liquidé – statut attribué automatiquement au moment où toutes les positions dans la facture ont été réglées et ne sont plus modifiables ; les champs sont affichés, mais il est impossible de les modifier
  • Annulé – statut attribué à la facture fournisseur au moment où la facture enregistrée est annulée par l’action Annuler facture fournisseur
  • Non valable – les factures fournisseurs sont enregistrées en blocs et il arrive que la première étape/le premier bloc est enregistré, mais le système affiche un message d’erreur qui ne permet pas de l’enregistrer entièrement. La facture ne peut pas être modifiée, mais il est possible de l’annuler et enregistrer à nouveau en incluant la raison de l’erreur.

• Statut postes ouvertes – statut concernant position dans la facture qui indique si la facture fournisseur a déjà été transmise à la comptabilité et si elle a été déjà partiellement ou entièrement payée. Le paiement doit être enregistré pour que le statut postes ouvertes s’affiche correctement. On distingue :

• • Non transmis – statut affiché jusqu’à ce que la facture soit transmise à la comptabilité appropriée
  • Transmis – statut affiché au moment du transfert de la facture à la comptabilité appropriée
  • Partiellement payé – statut attribué uniquement à la facture partiellement payée
  • Entièrement payé – statut attribué uniquement à la facture entièrement payée
  • Annulé – statut affiché au moment de l’annulation d’une position dans la facture

Exonérations d’impôts

Il y a des pays où il faut remplir certaines conditions pour bénéficier d’une exonération d’impôts. Avant d’utiliser la fonctionnalité du système Comarch ERP Enterprise traitant l’exonération d’impôts, il faut vérifier si elle est conforme aux règles en vigueur dans le pays donné.

L’application de l’exonération d’impôts permet d’enregistrer pour chaque entreprise les informations suivantes :

• date et seuil d’exonération
• catégorie d’exonération d’impôts (date ou date et montant)
• classification fiscale de partenaire utilisée pour l’exonération d’impôts

Le montant cumulé des factures fournisseurs saisies est surveillé selon la limite maximale du seuil d’exonération.

Le processus du traitement de la facture avec l’exonération d’impôts de la catégorie date et montant :

• lors de l’enregistrement de la facture fournisseur ou de l’ajout de nouvelles positions à la facture fournisseur existante, le système vérifie instantanément si la date ou le montant défini pour l’exonération d’impôts donnée n’ont pas été dépassés. Si oui, le code fiscal est défini d’une manière qui n’inclut pas l’exonération d’impôts. Lorsque ni la date, ni le montant ne sont pas encore dépassés, la classification fiscale du destinateur de la facture est remplacée par la classification fiscale du partenaire, indiquée dans l’application Exoneration d’impôts. Cela concerne aussi les cas où le montant pour cette facture est dépassé. Le montant saisi de la facture est mis à jour à chaque enregistrement. Si le montant pour cette facture a été dépassé, alors l’événement du traitement de l’opération permet d’émettre l’information (cisag.app.financials.TaxExemptionExceeded). Pour la catégorie d’exonération d’impôts Date, le traitement est limité à la vérification de la date de facturation. Le code fiscal défini peut être ensuite modifié manuellement.

Particularités du pays à l’exemple de la Suisse

La fonction Particularités du pays dans l’application Paramètres de base permet d’appliquer des solutions individuelles qui seraient en conformité avec la loi de différents pays, comme : la Suisse, l’Italie, la République tchèque, la Pologne, la France.

En Suisse, les montants sont arrondis commercialement avec une précision de l’ordre de 5 rappens. Si le paramètre Utiliser arrond à 5 centimes est activé, le montant net, ainsi que la somme de montants d’impôt, sont arrondis conformément au code fiscal et au signe (plus/moins). Arrondi au niveau des positions n’est pas fait.

Le champ Numéro BVR est affiché dans la base et sert à saisir le numéro de référence du bulletin de versement. Une fois ce numéro saisi, le montant indiqué dans le document est entré dans le champ montant brut, à condition que le montant équivaille à 0.

Lorsque le numéro est indiqué dans le champ Numéro ESR, le système vérifie l’exactitude du format. Le montant inclut dans le numéro du bulletin doit correspondre au montant brut. Si ces montants ne sont pas identiques, un avertissement est affiché et le mode de paiement facultatif, défini dans l’application Paramètres de base, est utilisé. Un avertissement est également affiché lorsque le format du numéro est incorrect ou obsolète.

Paramètres de base

Ci-dessous sont présentés les paramètres de la fonction Achat dans l’application Paramètres de base qui sont pertinents pour l’application Factures fournisseurs :

Ci-dessous sont présentés les paramètres de la fonction Général dans la fonction Base de l’application Paramètres de base qui sont pertinents pour l’application Factures fournisseurs :

Ci-dessous sont présentés les paramètres de la fonction Particularité du pays dans la fonction Base de l’application Paramètres de base qui sont pertinents pour l’application Factures fournisseurs :

Ci-dessous sont présentés les paramètres de la fonction Site multiple de la fonction Base dans l’application Paramètres de base. Le tableau Ordres de distribution fait référence à la compensation interne :

Entité métier

L’entité métier suivante est pertinente pour l’application Factures fournisseurs, car elle est utilisée surtout à :

• accorder les autorisation
• créer les définitions d’activités
• importer ou exporter les données.

Facture fournisseur

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

Cette entité métier appartient au groupe d’entités métiers suivants :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être accordées à l’aide des groupes de droits d’utilisateur ou assignation de l’organisation. Pour plus d’informations au sujet des autorisations consultez le document Autorisations

Autorisations spéciales

L’autorisation spéciale suivant concerne uniquement l’exécution des actions de l’application Factures fournisseurs. Les autorisations spéciales peuvent être définies à l’aide de l’application Groupes de droits d’utilisateur.

Modification des données fiscales

com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.EditTaxData

Cette autorisation permet de modifier les montants d’impôts dans le tableau d’impôts situé dans l’onglet Taxes de l’application Factures fournisseurs. Il est avant tout nécessaire dans le cas où le montant fiscal défini à l’aide de la clé fiscale est différent de la montant indiqué dans la facture.

Assignation d’organisation

Les structures d’organisations servent à définir quelles données seront affichées, utilisables et modifiables. Dans ce but, il faut activer le paramètre Autorisations liées au contenu dans la fonction Base de l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Factures fournisseurs soit disponible dans le menu d’utilisateur et pour qu’il soit possible de l’ouvrir, l’utilisateur doit être assigné à l’organisation du type Achat. Dans un premier temps, il faut assigner l’organisation sélectionnée à la structure d’organisation du type Achat dans l’application Organisations.

Ensuite, il faut assigner l’utilisateur directement à l’organisation dans l’application Partenaires.

Pour que l’utilisateur puisse ouvrir et modifier une facture fournisseur, l’une des organisations à lesquelles il est assigné dans l’application Partenaires, doit être saisie dans le tableau Autorisations dans l’application Types de factures fournisseurs.

Pour plus d’informations sur le tableau Autorisations et les autorisations liées à son contenu consultez le document Autorisations liées au contenu.

Caractéristiques particulières

L’application Factures fournisseurs n’est pas dotée de fonctions spéciales.

Autorisations pour partenaires commerciaux

L’application Factures fournisseurs n’est pas mis à disposition des partenaires commerciaux.

Description des sujets

Le document présent décrit les possibilités de l’utilisation des données de production dans différents processus. La description du processus de fabrication externe et des données de base nécessaire peut être consultée dans le document Fabrication externe.

Général

Les données de base de configuration pour la production sont utilisées dans les articles de production, des nomenclatures, des plans de travail ainsi que des programmes de production.

Les informations incluses dans ces objets renseignent sur :

• ce qui va être produit
• les ressources, composants, nomenclature et matériaux nécessaires
• les phases de travail et leur ordre
• modes de production peuvent être définis au début du processus

Le programme de production est la base des fonctions différentes comme :

• contrôle de production qui s’effectue à partir d’un ordre de production spécifique avec les réservations de matériel, phase de travail et ressources générées.
• planification des besoins en matériel
• possibilité de la génération de sortie de marchandises sur la base de confirmation de production
• calcul des coûts de produit incluant une évaluation de chaque position de matériaux et de ressources. Cela réflète le processus de production sous forme des étapes de production obligatoires (sans limites), ainsi que de l’ordre de l’exploitation de matériel et des phases de travail et ses ressources.

Le programme de production décrit le processus de production sous forme des niveaux de production obligatoires (sans limites) et dans l’ordre de l’exploitation de matériel, ainsi que des phases de travail et des ressources. Pour le processus de fabrication externe avec les matériaux livrés au fournisseur, le programme de production est obligatoire si l’ordre de production n’a pas été créé (avec toutes les réservations et tous les matériaux livrés au fournisseur). Grâce à l’élasticité dans la création de structure de données de base, il est possible de représenter plusieurs industries selon des processus variés.

Les fonctions décrites dans la documentation sont énumérées
ci-dessous :

• Phases de travail
• Plans de travail
• Nomenclatures
• Programmes de production
• Ressources
• Listes de ressources
• Modes de production
• Période transitoire, durée du transport, temps d’arrêt
• Quantités et temps variables
• Durée de cycles de production
• Fabrication externe
• Phase de travail fabrication externe
• Niveau d’efficacité
• Paramètres, fonctions et conditions
• Fonctions de substitution

Définitions

• Phases de travail – activités effectuées dans le processus de production. Les phases de travail sont groupées dans plans de travail.
• Plans de travail contiennent toutes les phases de travail qui doivent être effectuées afin de produire un article. L’ordre des phases de travail dans un plan de travail, ainsi que toutes les interdépendances entre elles sont pris en compte lors du démarrage de l’ordre de production.
• Coproduit – produit qui est automatiquement produit lors du processus de production d’un autre produit (principal).
• Programme de production est un élément commun de la nomenclature et du plan de travail. Le programme de production présente l’ordre chronologique du processus de production.
• Plan de travail fictif – plan de travail spécifié dans une position d’un autre plan de travail. Il regroupe les phases de travail effectuées toujours de la même manière dans la production. Grâce à l’emploi des plans de travail existants dans autres plans de travail, il n’est pas nécessaire de créer des phases de travail. En cas d’un emploi spécifique du plan de travail subordonné, les phases de travail sont affichées individuellement. Elles ne constituent pas un niveau en soi dans un plan de travail
• Nomenclature fictive – nomenclature spécifiée dans une position d’une autre nomenclature. La nomenclature fictive regroupe des articles utilisés toujours de la même manière dans la production. Aucun ordre de production propre n’est créé pour elles.
• Les ressources sont des moyens de production et des gens engagés dans le processus de production qui ont des capacités de production définies. Les ressources similaires peuvent être jointes en groupes de ressources. Les ressources peuvent être attribuées aux centres de coûts.
• Listes de ressources contiennent des ressources liées ou des groupes de ressources. Elles servent à grouper des ressources indispensables à effectuer certaines phases de travail comme une machine ou un employé. Les listes de ressources peuvent être attribuées aux phases de travail ce qui permet de réduire le charge de travail lors de la définition des structures de production.
• Les nomenclatures sont des relevés systématiques de tous les éléments nécessaires pour la production d’articles. Les articles (par exemples les matières premières, les composants etc.) ou d’autres nomenclatures peuvent constituer les éléments de nomenclature. Il est également possible, par le biais des modes de production, d’attribuer une ou plusieurs nomenclatures à l’article de production.

Processus

Le programme de production est constitué de quelques éléments. Leur description détaillée se trouve ci-dessous, ainsi que la description de différents paramètres des données de base.

Nomenclatures

En cas du saisi manuel des ordres de production
et de l’attribution manuelle des matériaux nécessaires, il faut créer une nomenclature
qui contiendrait toutes les positions matériel et l’utiliser pour tous les articles
de production. Au moins une nomenclature doit exister obligatoirement dans le processus de production. Cette nomenclature constitue alors une référence d’un pour un par rapport à l’article.

L’image ci-dessous présente une attribution exemplaire des nomenclatures.

Nomenclature et plan de travail

Il est possible d’utiliser dans le processus de production une nomenclature et un plan de travail.
Les positions matériaux sont démarrées de sorte que leur disponibilité soit assurée au moment du démarrage de la première phase de travail.

L’image ci-dessous présent une attribution exemplaire des nomenclatures et des plans de travail.

Nomenclature et plan de travail (usage multiple)

Les nomenclatures ainsi que les plans de travail peuvent être utilisés pour plusieurs articles.

L’image ci-dessous présente une attribution exemplaire d’une nomenclature et d’un plan de travail.

Programme de production

Dans le processus de production, une nomenclature et un plan de travail sont joints
en un programme de production. Ce processus sert à produire plusieurs articles.

L’image ci-dessous présente une structure de programmes de production exemplaire.

Mode de production

Grâce aux modes de production il est possible de définir des moyens de production alternatifs. Les variantes de production peuvent être également définies à l’aide des fonctions et des conditions de nomenclature, de plan de travail ou de programme de production.

L’image ci-dessous présente une structure de mode de production exemplaire

En cas du travail sans modes de production, la nomenclature et les plans de travail peuvent être librement utilisés dans l’ordre de production et dans le calcul des coûts de produit. Les combinaisons admissibles peuvent être définies dans l’article de production.

Programme de production

L’image ci-dessous présent un cas complexe d’un programme de production utilisant
toutes les fonctions.

Ordre de production

Lors du démarrage d’un ordre de production, le système génère :

• les réservations de matériel pour toutes les positions matériels actuelles
• réservations phases de travail pour toutes les phases de travail actuelles
• commandes d’achat pour la phase de travail fabrication externe
• réservations ressources

Le module Ventes multicanal est une solution du système Comarch ERP Enterprise pour commerce digital. Il permet de gérer plusieurs systèmes externes (boutiques en ligne, applications, platéformes de vente) par le biais des connecteurs.

Dans le module sont, entre autres, mises à disposition des applications qui permettent de :

• gérer la connexion au canal de vente
• assigner les modèles des partenaires grâce auxquels certaines données dans le fiche de client seront remplises automatiquement lors de l’importation
• exporter des données (entre autres, articles, médias, tarifs, quantité de marchandises disponible, leur caractéristiques) au canal de vente par le biais de l’application en arrière-plan
• importer des données (par exemple, clients, commandes de vente) au système par le biais de l’application en arrière-plan
• supprimer les donnnées non utilisées  (par exemple Réorganiser les réservations)
• réserver des articles pour les canaux de vente ou le système Comarch ERP Enterprise
• afficher et vérifier les données : des partenaires du canal de vente, des articles, des commandes
• gérer les clients B2B et B2C

Définitions :

Connecteur – module coordonnant le travail entre le secteur de la vente multicanal et un système externe (par exemple boutique en ligne, vente par téléphone), responsable pour la transformation des données. Un connecteur peut se connecter à plusieurs instances d’un système externe donné. Connecteurs disponibles :

• Amazon
• Cloud
• Comarch ERP Webshop
• Comarch POS
• OXID eSales
• Magento
• IBUS
• Shopware

Applications en arrière-plan – application permettant de synchroniser les données entre le système Comarch ERP Enterprise et un système externe. Les applications sont mis à dispostion en forme d’une boîte de dialogue, de sorte que lors de la synchronisation des données, l’utilisateur peut toujours utiliser le système. Le fonctionnement de l’application peut être suivi dans l’application Traitements en arrière-plan.

B2B/B2C – types de clients pris en charge par le système :

• B2B (business-to-business) – organisation. Ce type permet, entre autres, de réaliser les commandes placées par les employés de la part de leur organisation.
• B2C (business-to-customer) – personne physique qui n’est liée à aucune organisation, ainsi qu’un client non enregistré

Canal de vente – en fonction du contexte, ce terme peut signifier une des deux choses :

• système externe par le biais duquel la vente de marchandises est effectué (par exemple boutique en ligne, vente par téléphone).
• entité métier du système (créée dans l’application Canaux de vente) permettant de se connecter à un système externe

Support PIM (Product Information Management) – permet d’enrichir les informations sur l’article grâce aux médias (par exemple images, fichiers audio, liens), liaisons des produits (par exemple variantes, substitutions) ou caractéristiques (par exemple taille, couleur) pour tous les canaux de vente ou uniquement ceux qui ont été sélectionnés.

Hiérarchie des canaux de vente

L’application Canaux de vente permet de créer des canaux principaux, canaux subordonnés ou monocanaux. Dans le cas de la hiérarchie des canaux, les canaux subordonnés héritent certains paramètres du canal principal. Ce sont les valeurs indiquées dans les champs/onglets :

• Catégorie de client
• Modèle d’article
• Classification de caractéristiques d’article pour variantes
• Paramètres dans l’onglet Gestion des stocks (outre les champs Méthode de sélection pour entrepôt d’expédition et Entrepôt d’expédition, si ce champ a été activé)
• Paramètres dans l’onglet Groupes de caractéristiques d’articles PIM
• Paramètres dans l’onglet Réglages de caractéristiques d’articles PIM
• Paramètres dans l’onglet Autres champs

Le tableau ci-dessous présente les différences des possibilités entre les canaux principaux et les canaux subordonnés dans le contexte de l’utilisation des applications en arrière-plan :

✓ – démarrage de l’application en arrière-plan est illimité

✗ – démarrage de l’application en arrière-plan est limité

Ordre standard d’exportations et importations

Afin que la synchronisation avec le système externe se déroule correctement, il faut respecter l’ordre récommandé de l’exportation des éléments de canal de vente.

Pour qu’il soit possible de gérer la commande placée dans une boutique externe, il faut effectuer les importations selon l’ordre standard récommandé.

Application en arrière-plan – erreurs, avertissements, informations

Le fonctionnement d’application en arrière-plan peut être vérifié dans l’application Traitements en arrière-plan. L’application est par défaut comprise de la liste des applications en arrière-plan démarrées par l’utilisateur actuellement connecté. Après avoir sélectionné l’application de la liste, l’utilisateur doit appuyer sur le bouton [Journaux des messages] pour ouvrir une liste des messages concernant l’ordre concret qui inclut tous les messages, erreurs et avertissements concernant la synchronisation des données. Cette fonction permet de surveiller les erreurs possibles qui rendraient la synchronisation impossible.

Calcul des disponibilités d’articles de canal de vente

Pour que l’article soit disponible à vendre dans le système externe, il faut calculer sa quantité disponible et la transmettre par le biais de l’application Exporter la disponibilité d’articles au système externe correspondant.

Les application suivantes affectuant le calcul de la disponibilité d’article sont mis à disposition dans le système Comarch ERP Enterprise :

• Quantités de réserve par canal de vente – permet de réserver un article aux besoins d’un canal de vente
• Stocks de réserve ERP – permet de réserver un article aux besoins du système ERP, en réduisant en même temps la quantité disponible de l’article aux canaux de vente.

Calcul des prix

Dans le système Comarch ERP Enterprise, les prix sont assignés aux articles particuliers dans l’application Listes de prix de vente. Après l’exportation d’une liste de prix de vente assigné au canal de vente approprié, les prix seront affichés dans le système externe à côté des articles auxquels ils ont été assigné.  Chaque exportation de la liste de prix de vente suivante entraîne une mise à jour des prix au canal de vente pour tous les articles ou uniquement ceux qui ont été sélectionnés.

Pour les canaux de vente qui prennent en charge les processus B2B ainsi que les processus B2C il est possible d’ajouter des listes de prix de vente séparées pour chaque type de client.

Généralement, chaque prix et chaque remise indiqué dans la liste de prix de vente du canal de vente sont calculé pour l’article lors du transfert de cette liste au canal de vente.

Le secteur Vente multicanal permet également de créer des listes de prix de vente personnalisées pour les groupes de clients.

Configuration de base de canal de vente

Afin de configurer correctement un canal de vente, il faut :

1. S’assurer que la fonction Vente multicanal est activée dans l’application Paramètres de base, et que tous les champs obligatoires ont été remplis pour la fonction Base (appartenant au module Vente multicanal).
2. S’assurer que le connecteur sélectionné est installé et qu’il a été activé dans l’application Paramètres de base.

1. Ouvrir l’application Canaux de vente qui permet de configurer la connexion au système externe. Une description de l’application et de ses paramètres est disponible dans l’article Canaux de vente. En fonction du connecteur sélectionné dans l’en-tête de l’application Canaux de vente, un autre onglet dédié au connecteur sera mis à disposition, permettant de configurer la connexion à la boutique en ligne sélectionnée. Les paramètres disponibles dans les onglets ont été décrits dans les articles consacrés aux extensions des connecteurs donnés dans le cadre de l’application Canaux de vente.
2. Afin de synchroniser les données entre le système Comarch ERP Enterprise et un système externe, il faut démarrer la première exportation (par exemple Exporter les classifications d’articles). Dans le cas du connecteur Comarch ERP Webshop il sera nécessaire de démarrer l’application Activer synchronisation Comarch Webshop. Le premier démarrage de l’application en arrière-plan entraîne la création d’un canal de vente entre le système Comarch ERP Enterprise et un système externe. Ce canal permet de transmettre les données entre les systèmes (par exemple les données des articles ou des prix).

Le module Vente multicanal met à disposition des applications permettant de configurer davantage la connexion au canal de vente, comme l’application Attributions des partenaires par canal de vente permet d’attribuer les partenaires de Comarch ERP Enterprise au canal de vente ce qui rend possible leur exportation ultérieure au système externe. Une description de chaque application et de ses possibilités est disponible dans le module Vente multicanal.

En fonction des connecteurs, il peut être nécessaire de configurer des paramètres supplémentaires dans leurs applications dédiées. Pour le connecteur Shopware il est nécessaire de définir les attributions des unités (forme de paiement, pays) dans l’application Attribution Shopware. Les paramètres nécessaires pour chaque connecteur peuvent être consultés dans la documentation concernant ce connecteur.

Description des sujets

Le système met à disposition les calculs des coûts suivants :

• de produit
• commerciaux

La structure et les règles des calculs des coûts de produit et des coûts commerciaux sont définies dans des schémas de calcul des coûts librement définissables.

Définitions

Calculs des coûts de produit – sont utilisés à définir les coûts cibles (coût des marchandises produites, coût des marchandises vendues etc.) de produit sur base de ses structures de production cibles. Le calcul des coûts de produit est effectué d’un point de vue de la production et de la comptabilité des coûts.

Les calculs commerciaux incluent un calcul de prix :

• de vente d’un article offert sur base du prix de la liste de prix de vente.
• d’achat d’un article offert sur base du prix de la liste de prix de vente.

Schémas de calcul – servent à définir la procédure de calcul en attribuant librement des coûts aux positions dans le calcul et en alignant librement les positions dans le calcul. Dans le cadre d’un schéma de calcul il est possible de créer une structure complèxe des calculs basée sur les relations entre les formules. De cette façon, il est possible de définir, par exemple, n’importe quelle remise ou supplément sous forme des taux de pourcentage ou des montants.

Processus

Calculs des coûts de produit

Les calculs des coûts de produit peuvent être divisés en :

• Calculs préliminaries.
• Calculs des ordres de production – servent à définir les quantités/charges de temps cibles et par conséquent les coûts cibles (coûts de production, de fabrication etc.) de production d’article. Ces valeurs sont définies sur base des structures d’ordres de production cibles actuelles de l’article de production donné, compte tenu une configuration libre.
• Calcul cible d’ordre de production – dépend des valeurs réelles de l’ordre de production transmis – sert à définir les quantités/charges de temps réellement déclarés et par conséquent les coûts réels de l’article produit. Ces valeurs sont définies sur base des structures d’ordres de production cibles actuelles de l’article de production donné, compte tenu une configuration libre. Ainsi, il est possible de comparer sur base de l’article donné le calcul préliminaire des valeurs cibles de l’ordre de production actuelles et les valeurs réelles du calcul final de l’ordre de production.
• Comparaison des calculs des coûts de produit

Calculs préliminaries

Les coûts cibles (par exemple coûts de production, frais propres etc.) de la production d’article sont définis par le biais d’un calcul préliminaire existant et sur base des structures d’ordres de production cibles définies. Le calcul peut être effectué d’un point de vue des comptes de production et de coûts.

Ces calculs incluent :

• Calcul préliminaire – contient l’article de production (position de production) basé sur ses structures de production cibles comme nomenclatures, plans de travail, programmes de production ou procédures de production.

• Calcul préliminaire en fonction de l’offre de vente – contient uniquement les articles de production configurés qui ont été traités dans l’offre de vente.
• Calcul préliminaire en fonction de la commande de vente – contient uniquement les articles de production configurés qui ont été traités pour la commande de vente dans le cadre de l’offre de vente.

Ci-dessous se trouve les moyens d’applcation du calcul préliminaire :

• Une fois le calcul préliminaire effectué, il est possible de définir quels prix de matériaux et taux unitaires seront pris en compte dans le futur.
• Des calculs alternatifs sont possible, comme les calculs des modes de production alternatifs.
• Les résultats du calcul peuvent être utilisées à mettre à jour les prix estimés dans le statut de l’article.
• Les prix de vente bruts individuels et les coûts des marchandises font également l’objet des calculs pour les articles configurés dans les vues de Vente et Production. Le calcul sera lié par exemple à une position dans la commande de vente ou dans l’ordre de production par le biais d’un garant spécial.
• Le calcul préliminaire peut être effectué pour tous les articles de production en tant que calcul des articles et pour les articles configurables en tant que calcul de l’offre et de la commande. Les calculs préliminaires concernent les offres et les commandes qui ont des liaisons aux offres et commandes.

Les calculs des offres ou des commandes pour les articles configurables de côté de la vente sont générés automatiquement et la liaison est effectuée entre une offre/commande et le calcul.

Calculs des ordres de production

Les calculs des ordres de production suivants sont mis à disposition :

• Calcul de l’ordre de production.
• Calcul final de l’ordre de production – dépend des valeurs réelles de l’ordre de production démarré.

Comparaison des calculs des coûts de produit

Dans l’application Comparaison des calculs des coûts de produit sont comparés jusqu’à quatre calculs de produit à fabriquer, sur la base de ses structures d’ordres de production actuelles, y compris la configuration. Ainsi, il est possible de comparer un calcul préliminaire effectué sur base d’un article avec les valeurs cibles réelles de l’ordre de production et des valeurs réelles de l’ordre de production.

Calculs commerciaux

Grâce aux calculs commerciaux il est possible de calculer les prix de vente sur base des prix dans une liste de prix de vente. Il est également possible de calculer sur base d’un prix dans une liste de prix de vente un prix d’achat.

Les informations ci-dessous sont applicables aux calculs commerciaux :

• Les prix de vente peuvent être calculés sur base des prix d’achat. Ils peuvent être utilisés à mettre à jour les listes de prix de vente.
• Les prix d’achat peuvent être définis sur base des prix de vente. Ainsi, il est possible de définir le coût d’article, si le prix de vente et par exemple la marge nette sont indiqués.
• Le système met à disposition des variables qui permettent d’accéder aux informations supplémentaires comme la marge nette, les coûts d’achat ou taux monétaires d’actualisation dans les schémas de calculs.

Simulation

La simulation est une partie du calcul des coûts commerciaux. Il existe un autre ensemble des données parallèle au calcul destiné à ce but, qui est réalisé par le calcul effectué pour la première fois. Pour chaque calcul suivant, les valeurs de départ sont générées à nouveau pour les valeurs utilisées dans la simulation.
Dans toutes les positions du calcul les valeurs des données de simulation peuvent être librement modifiées. La simulation peuvent être effectuée sur base des valeurs modifiées à chaque moment. Elle s’effectue selon le même schéma que le calcul. Les valeurs fixes et les valeurs calculées peuvent être modifiées. Le nouveau calcul remet aux valeurs de départ toutes les valeurs simulées.
Sur base des positions simulées dans le calcul il est possible de mettre à jour les listes de prix de vente.

Application : Cockpit : calculs

Le calcul peut être effectué :

• directement pour l’article donné.
• pour tous les articles à partir de l’application Cockpit : Calcul des coûts de produit et Cockpit : Calcul des coûts commerciaux.
• pour une marchandise à partir des zones sélectionnées (par exemple de la classification d’articles).

Les calculs commerciaux et les calculs des coûts de produit sont effectués des applications Cockpit : Calcul des coûts de produit et Cockpit : Calcul des coûts commerciaux.

Schémas des calculs

Les schémas des calculs permettent de :

• attribuer librement une partie de coûts (types de coûts) à la position du calcul.
• attribuer et répartir au hasard les positions dans le calcul.
• créer un système de calcul complexe par le biais des lisaisons des formules, par exemple pour toutes les remises et charges en tant que taux d’intérêt d’une autre position dans le calcul ou en tant que montant absolu.

Les schémas des calculs sont nécessaires pour les calculs des coûts commerciaux et les calculs des coûts de produit. Les schémas des calculs des coûts commerciaux et des coûts de produit sont définis à l’aide du type de schéma. La construction d’un schéma et la syntaxe des positions dépendent du type de schéma.

Résultats de calcul

Tous les résultats des calculs sont enregistrés et disponibles pours les analyses particulières :

• affichage des résultats des calculs, par exemple des coûts de chaque position dans le calcul ;
• affichage des détails du calcul ;
• répartition des coûts en produits parallèles et coproduits du niveau des Calculs des coûts de produit ;
• acceptation des résultats des calculs des coûts de produit dans les prix d’évaluation des données de base de l’article.
• acceptation des résultats des calculs (le prix brut individuel et les coûts des marchandises) des coûts de produit des articles configurés avec le prix brut individuel et les coûts des marchandises dans l’offre de vente ou dans une position de la commande.
• acceptation automatique des résultats des calculs commerciaux
  dans une liste de prix de vente. mise à jour des prix de vente en incluant les dimensions de prix, l’importance et l’échelle quantitative.

Il n’est pas possible d’utiliser les résultats des calculs de produit directement en tant que paramètre de départ des calculs commerciaux. Le calcul de produit n’a pas (à l’exception du prix de l’article de fabrication externe) d’accès aux listes de prix de vente. Le calcul commercial a l’accès aux prix d’évaluation (prix de transfert de -1 à -5, prix d’inventaire, dernière prix d’achat, ou prix moyen) disponibles du niveau de la vue principale/financière de position.