Description des sujets

La gestion de plusieurs entreprises permet de mettre en œuvre des processus commerciaux du groupe d’entreprises
dans une base de données. Toutes les données de base et les données liées aux mouvements sont gérées dans la société mère et permettent de contrôler des processus réalisés entre les entreprises du groupe donné.

Les entreprises peuvent juridiquement dépendre ou non les unes des autres. Les organisations peuvent être situées dans différents pays relevant de juridictions et fuseaux horaires différents.

Il est possible de créer séparément des structures organisationnelles pour différents secteurs d’activité : Ventes, Achats, Gestion d’entrepôt (y compris la Production). Grâce à cette architecture, le système Comarch ERP Enterprise peut être utilisé dans les petites et moyennes entreprises ayant soit un seul emplacement (un seul site) soit plusieurs emplacements et succursales (environnement multi-sites), comme c’est le cas des entreprises internationales (groupes, de holding) avec des structures compliquées et sociétés juridiquement indépendantes.

Le présent document présente des informations de base sur les structures organisationnelles et sur les données stockées dans un
environnement multi-sociétés. Vous y trouverez des exemples d’utilisation de la gestion de plusieurs entreprises
dans différentes structures organisationnelles et des indices relatifs aux procédures nécessaires permettant de mettre en place le système multi-sites. Dans un système multi-sociétés, de nouveaux champs et fonctionnalités apparaissent dans plusieurs extensions.

Définitions des notions

Organisation d’achat – c’est l’organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Achat
et constitue un nœud dans cette structure.

Entreprise – l’organisation assignée à la comptabilité dans la structure organisationnelle est définie en tant qu’entreprise étant une personne morale et son bilan est établi séparément. Dans l’application Paramètres de base, vous pouvez définir une entreprise comptable propriétaire des écritures comptables envoyées par la base de données OLTP. Dans la base de données générale de la comptabilité financière, vous pouvez gérer le nombre infini d’entreprises.

Droits liés au contenu des applications – ce sont des autorisations pour les partenaires externes et internes. Ils sont responsables de la lecture, de l’enregistrement des données et de l’utilisation de différentes fonctions. Ils sont déterminés sur la base des organisations assignées.

Comptabilité interne – concerne le règlement des transactions commerciales entre les organisations du groupe d’entreprises donné. Les règlements entre les différentes organisations sont réalisés sur la base des entreprises assignées dans la comptabilisé.

Organisation de gestion d’entrepôt – c’est l’organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Gestion d’entrepôt et constitue un nœud dans cette structure.

Multi-sociétés – permet l’utilisation commune des données collectées dans la base
dans le cadre d’un groupe d’entreprises et le règlement des processus commerciaux incluant plusieurs organisations. Pour cela, il faut créer des structures organisationnelles pour les zones telles que Achats, Gestion d’entrepôt (y compris la production), Comptabilité et Ventes. L’organisation fonctionnelle du groupe d’entreprises et la structure d’une entreprise trouvent son reflet dans ces structures.

Organisation – c’est le type de partenaire qui permet d’enregistrer des entreprises, des filiales et services etc. L’organisation peut faire partie d’une structure organisationnelle dans les domaines fonctionnels Achats, Gestion d’entrepôt, Comptabilité ou Vente. En tant qu’élément de la structure, l’organisation est appelée en fonction de la plage fonctionnelle une organisation d’achat, organisation de vente ou une entreprise dans la comptabilité financière.

La structure organisationnelle reflète en général la structure du fonctionnement et partiellement le schéma organisationnel du groupe d’entreprises. Afin d’accorder des droits relatifs aux zones concrètes et de refléter les processus commerciaux du groupe d’entreprises, vous devez disposer des structures organisationnelles qui sont créées pour les zones suivantes : achat, gestion d’entrepôt, comptabilité, vente.

Site unique
Il reflète un environnement où seulement le commanditaire est présenté comme entreprise juridiquement indépendante. Cette entreprise est à la fois une organisation de stockage, logistique et une organisation de vente dans le cadre de toutes les structures organisationnelles et également une entreprise qui s’occupe de la comptabilité. En cas d’activation des droits liés au contenu de l’application, il est possible d’assigner plusieurs organisations faisant partie de l’entreprise comme filiales, départements etc., aux structures organisationnelles appartenant à cet environnement d’entreprise unique.

Le siège est une organisation séparée de la gestion d’entrepôt. Dans la structure organisationnelle, la Logistique de stockage est un nœud auquel les entrepôts sont assignés. Un seul siège peut être présent dans un chemin de structure. Cela signifie qu’aucun autre siège supérieur et inférieur n’y peut exister. Outre cela, il permet de définir une entreprise responsable des entrepôts. La fabrication et la logistique de stockage se réfèrent toujours à un siège.

Organisation de vente est une organisation qui fait partie de la structure organisationnelle Vente et constitue un nœud dans cette structure.

Structures organisationnelles

Chacun des secteurs d’activité ci-dessous peut avoir sa propre présentation des structures organisationnelles du groupe d’entreprises :

• Achat
• Logistique de stockage (y compris la Production).
• Vente
• Comptabilité

Les secteurs d’activité Achat, Logistique de stockage et Vente peuvent avoir une hiérarchie de structure et complexité quelconque. En cas de Comptabilité, les entreprises ne sont pas structurées de manière hiérarchique et elles sont organisées parallèlement.

Les structures organisationnelles de tous les secteurs d’activité sont définies dans l’application Organisations. Pour cela, un partenaire de type Organisation est utilisé. Après l’assignation du partenaire à un secteur d’activité, celui-là représente un nœud dans la structure organisationnelle correspondante. Sur la base de cette affectation, le partenaire est intégré à la structure organisationnelle du secteur de responsabilité respectif.

Une organisation peut jouer un rôle d’un nœud dans plusieurs secteurs d’activité. Pourtant, elle ne peut être présente qu’une seule fois dans le même secteur.

Si l’organisation donnée est utilisée comme nœud dans la structure organisationnelle Vente, elle est alors appelée une organisation de vente. De manière similaire, l’organisation peut devenir une organisation d’achat et/ou une organisation de logistique de stockage.

Les structures organisationnelles reflètent les attributions d’organisation et les attributions importantes pour les processus. L’organisation structurelle est aussi une organisation fonctionnelle de l’entreprise donnée.

Structure organisationnelle de la logistique de stockage

La structure organisationnelle de la logistique de stockage sert à représenter les sites actuels où les marchandises sont stockées et fabriquées. La situation géographique des objets peut être pris en compte de façon à ce que les régions et pays soient mis en correspondance correctement. Cela permet de créer des requêtes spécifiques et de procéder à une analyse concrète.

Exemple de la structure organisationnelle pour la logistique de stockage

Structure
Le groupe est toujours le niveau le plus élevé dans la structure organisationnelle de la logistique de stockage et constitue sa base de cette manière. Dans les niveaux plus bas, on trouve par exemple des structures qui servent à représenter les sites, les entrepôts, les filiales ou les groupes.

Les entrepôts peuvent recevoir les marchandises de différents propriétaires alors de différentes entreprises car le propriétaire de l’article donné est indiqué dans le processus. Il existe aussi la possibilité de représenter un achat centralisé et ensuite la distribution des articles à plusieurs emplacements.

Détails relatifs à la structure organisationnelle de la logistique de stockage
Le client est le niveau le plus élevé de la structure organisationnelle de la logistique de stockage. Chaque siège doit disposer d’un chemin unique. Un seul siège peut se trouver dans chaque chemin.

Les données partagées relatives aux unités commerciales proviennent toujours du client. Pourtant, les sièges sont autorisés à avoir leurs propres données concernant ces unités commerciales.

Chaque organisation de la logistique de stockage devrait être assignée uniquement à une entreprise.

Structure organisationnelle de l’achat

La structure organisationnelle de l’achat est orientée vers les stratégies d’achat de tout le groupe. Un large éventail de perspectives peut être pris en compte pendant la création de la hiérarchie.

Exemple de la structure organisationnelle de l’achat

Structure
Le groupe constitue toujours la racine. Les niveaux de structure suivants peuvent être configurés selon les besoins. Le nœud de cette structure peut être responsable d’un ou plus d’emplacements faisant partie de la structure organisationnelle de la logistique de stockage. Si aucun des nœuds de la structure organisationnelle de l’achat n’a été assigné à un article d’achat pour le site, celui-ci ne peut pas acheter cet article. Par défaut, le nœud de la structure organisationnelle de l’achat est assigné à chaque article indépendamment du site. Il est important aussi que chaque nœud de la structure organisationnelle des achats soit assigné uniquement à une entreprise. Par contre, l’entreprise peut être assignée au nombre quelconque de nœuds.

Détails relatifs à la structure organisationnelle de l’achat
Le client est une organisation au niveau le plus haut dans la structure organisationnelle de l’achat. Chaque article d’achat possède une assignation unique à une organisation magasin. C’est seulement ainsi que l’organisation magasin peut acheter cet article.

Les informations relatives à l’organisation magasin sont transmises aux Données d’entrepôt à des fins statistiques. Cela permet de réaliser des analyses et consolidations presque illimitées.

Structure organisationnelle de la vente

La structure organisationnelle de la vente peut être créée sur la base de la structure de vente du groupe. Comme dans le cas de la structure organisationnelle de l’achat, un large éventail de perspectives est possible pour la hiérarchie.

Exemple de la structure organisationnelle de la vente

Structure
La structure de vente est très similaire à la structure organisationnelle de l’achat : le groupe constitue toujours la racine. Les niveaux suivants peuvent être configurés selon les besoins. Vous pouvez définir quels articles peuvent être vendus pour chaque nœud de la structure de vente. Plusieurs nœuds peuvent vendre le même produit.

Le client se situe en haut dans la structure organisationnelle de la vente. Chaque article de vente possède une assignation unique à une organisation de vente. C’est alors seulement que l’organisation de vente peut vendre l’article donné.

Les informations relatives à l’organisation de vente sont transmises aux Données d’entrepôt à des fins statistiques. Cela permet de réaliser des analyses et consolidations presque illimitées.

Comptabilité financière

La structure de la comptabilité résulte des exigences légales de différents pays. Une entreprise au minimum est requise par pays. Les fonctions du système ERP caractéristiques pour les différents pays sont liées aux entreprises respectives. Il est impossible de créer une structure hiérarchique dans les structures de comptabilité.

Enregistrement et utilisation des données

Utilisation
Ces données peuvent être utilisées par toutes les organisations. Les autorisations liées au contenu de l’application ne s’y appliquent alors pas. Dans le cadre des processus multi-sites, les différents types de données de base sont distingués. Les différences principales relatives au stockage de ces données ont été mentionnées ci-dessous. Les autorisations liées au contenu des différentes applications permettent de contrôler encore mieux leur utilisation.

Données de base à utiliser dans les organisations

Les données de base sont appliquées pour tous les groupes mais vous pouvez définir les organisations qui seront autorisées à les utiliser. Les données de base à utiliser dans les organisations sont saisies avant tout dans les applications de type Types (types de commandes client, types d’ordres de livraison, types d’opportunités commerciales etc.) ou dans les applications Règles de disponibilité, Listings de prix de vente et Modèles horaires.

Enregistrement
Ces données sont enregistrées au niveau du client.

Utilisation
Vous pouvez spécifier pour chaque organisation si les autorisations liées au contenu des applications doivent être prises en considération ou non. Vous pouvez définir aussi des autorisations liées au contenu.

L’application Organisations permet à l’utilisateur de spécifier s’il faut définir les autorisations liées au contenu pour chaque organisation.

Si l’utilisateur a défini que les autorisations liées au contenu doivent être utilisées dans l’organisation donnée, il peut les configurer dans l’application de l’unité commerciale donnée. Ces définitions auront une influence sur toutes les applications qui utilisent ces données (par exemple les commandes client). Les paramètres spécifient quelles organisations ont la possibilité de consulter ou modifier les données. De façon similaire, l’assignation de l’utilisateur à une organisation dans les données de base des partenaires spécifie quelles données de cet utilisateur peuvent être consultées ou modifiées.

Données de base relatives à l’organisation

Dans le cas de certaines données relatives à la comptabilité, il est possible de définir quelles organisations peuvent utiliser ces données. En ce qui concerne d’autres zones, il est possible de permettre à une organisation d’utiliser ses propres données de base ou les données du client. Il en résulte qu’il existe toujours une organisation responsable de la modification de ces données de base. Cela concerne les données complétées par les informations sur l’organisation.

Conditions de paiement et classifications

Stockage
Les données sont stockées au niveau du client ou de l’organisation.

Utilisation
Ces données peuvent être utilisées par le client ou par les organisations définies. Les autorisations liées au contenu de l’application ne s’y appliquent alors pas.

Les types d’organisations autorisés à modifier ces données sont définis séparément pour chaque application. À titre d’exemple, les années fiscales peuvent être modifiées uniquement par les entreprises et les prix de vente uniquement par les organisations de vente. La possibilité de modification des données dépend aussi du type d’organisation à laquelle un utilisateur doit être assigné.

L’application permet de définir une organisation autorisée à utiliser les données de base et si elle est responsable de la modification de ces données. Pour cela, il faut définir si vos propres données de base sont autorisées ou non. Si vos propres données de base sont autorisées pour une organisation, vous pouvez aussi la rendre responsable de la modification des unités commerciales respectives.

Combinaison des données de base valables pour tout le groupe et des données de base relatives à l’organisation

Certaines données de base se composant de plusieurs unités commerciales contiennent aussi bien les données relatives à l’organisation que les données valables pour tout le groupe. Ce type de situation a lieu surtout dans les applications Articles, Partenaires et Classifications.

Enregistrement
Les données sont stockées au niveau du client ou de l’organisation.

Utilisation

• Les données relatives à l’organisation peuvent être utilisées uniquement par l’organisation concernée.
• Les données modifiées au niveau du client peuvent être utilisées par toutes les organisations qui n’ont pas de leurs propres données.

Utilisation des données dans les documents

Dans un environnement multi-sociétés, les documents (par exemple les commandes client) sont référés toujours à une organisation. Le système spécifie les données qui peuvent être utilisées à l’intermédiaire de l’organisation donnée. Cela a un rapport avec l’utilisation des données se référant aux types de commandes, partenaires ou articles.

Stockage
Les données sont stockées au niveau de l’organisation.

Utilisation
Les données sont utilisées par une organisation. Les autorisations éventuelles liées au contenu des applications peuvent avoir une influence sur les données saisies dans les documents.

Les différentes unités commerciales qui doivent avoir des associations à la même organisation sont utilisées dans les documents.

Le tableau ci-dessous présente un exemple de données indispensables pour une commande client. L’organisation sélectionnée pour la commande client est pertinente. À titre d’exemple, le commanditaire utilisé doit être client de l’organisation de vente pour laquelle la commande client a été créée.

Le tableau ci-dessous présente les dépendances entre les données requises du partenaire pour les zones particulières (vues dans l’application Partenaires : par exemple Base ou Employé) et l’utilisation du partenaire dans les rôles et organisations correspondantes.

Employés internes

Pour qu’un employé appartenant au groupe alors un employé interne puisse exécuter des activités pour une ou plusieurs organisations, les assignations suivantes sont nécessaires :

• l’utilisateur qui se connecte au système devrait être assigné au partenaire saisi dans le système en tant qu’employé interne par exemple à l’aide de l’application Employés dans la vue Base, l’onglet Comptes d’utilisateurs.
• l’employé interne auquel l’utilisateur est assigné doit être assigné à au moins une organisation au nom de laquelle il est habilité à agir. Les organisations sont entrées dans les données.

Après l’assignation d’un employé à une organisation, les relations partenaires de type Organisation assignée sont générées. Les relations dépendent du moment où les processus sont réalisés. C’est pourquoi, elles peuvent être modifiées dans les versions futures des données de base des employés.

Lors de la détermination des organisations auxquelles l’utilisateur a des autorisations, on prend en considération uniquement des organisations qui lui sont directement assignées.

Règlements internes

Les opérations commerciales entre les organisations assignées à différentes entreprises nécessitent quant à la comptabilité un règlement interne au sein du groupe. Tous les règlements internes sont effectués automatiquement.

• la vente d’un article qui en raison de la structure organisationnelle appartient à une autre entreprise
• la mise à disposition du matériel pour la fabrication qui en raison de la structure organisationnelle appartient à une autre entreprise

Devises

Exemple de la structure du groupe d’entreprises avec une définition des devises différente

Exemples de problèmes organisationnels résolus à l’aide du système multi-sociétés

Le système multi-sociétés fournit différentes opportunités pour présenter la structure organisationnelle de la société transnationale. Cependant, les différentes réglementations fiscales de chaque pays forcent un entrepreneur à observer certaines règles dans la structure. Ce chapitre montre à titre d’exemple des opérations commerciales à prendre en considération durant la configuration du système multi-sites. En outre, n’oubliez pas que les règlementations en vigueur font l’objet de modifications constantes.

Exemple : Succursale à l’étranger

Une entreprise située en Allemagne souhaite vendre ses marchandises à l’intermédiaire d’un entrepôt externe en Autriche. La vente des marchandises à partir de cet entrepôt situé en Autriche à un client qui habite en Autriche est considérée comme transaction nationale et elle est soumise aux taxes en Autriche.

Vu que l’entreprise étant en Allemagne doit être imposée en Allemagne, cette vente à l’intermédiaire d’un entrepôt externe ne peut pas se produire. Pour qu’elle soit possible, le groupe a besoin d’une entreprise située en Autriche qui pourra payer des taxes dues à l’état autrichien. L’entreprise allemande peut alors vendre les articles à une entreprise autrichienne et réaliser l’opération d’exportation conformément aux règles mises en œuvre pour l’importation des marchandises (impôt sur le chiffre d’affaires à l’importation). Comme ça, les articles seront vendus aux clients selon le droit fiscal applicable en Autriche.

Exemple : Seuils de livraison pour l’importation

Certains pays utilisent une limite de valeur des articles (seuil de livraison) pour les clients particuliers et une fois dépassée, la taxe doit être payée à l’étranger. Si par exemple l’entreprise est située en Allemagne et fournit à ses clients en Belgique les marchandises de valeur totale dépassant 35 000 EUR au cours d’une année, cette entreprise doit régulièrement payer les taxes en Belgique. Si cette valeur ne dépasse pas la limite, l’entreprise fait ses taxes en Allemagne.

Pour qu’il soit possible de payer des taxes en Belgique, le groupe doit posséder une entreprise située en Belgique qui remplira ses obligations fiscales à l’égard de l’état belgique. Uniquement les entreprises qui possèdent un site dans le pays donné y peuvent payer des taxes. Si les clients ont été assignés au début à l’entreprise allemande, après avoir dépassé le seuil, ils devraient être bloqués par l’entreprise allemande et entrés au système par l’entreprise belge où ils sont ensuite assignés.

Pour évider des complications, il est mieux d’abord de vérifier à l’étape de configuration du système multi-sites si une entreprise donnée devrait être représentée dans le pays donné. Si les livraisons à l’étranger se passent souvent, il est recommandé de créer une entreprise dans le pays donné et d’organiser des livraisons de marchandises entre les entreprises dans le cadre d’un règlement interne.

Exemple : Consignation internationale

La consignation a lieu lorsqu’un article ne devient disponible en stock du vendeur qu’au moment de le vendre au client.

Si une entreprise située en Autriche fournit ses marchandises dans le cadre de la consignation à une entreprise située en Allemagne, l’entreprise allemande est responsable de leur importation alors des taxes concernées ce qui rend impossible le processus de consignation car les articles passeraient directement aux stocks de l’entreprise allemande. La consignation est possible uniquement lorsque l’entreprise autrichienne fonde une entreprise en Allemagne. En conséquence, les deux entreprises seront soumises au même droit fiscal. L’entreprise autrichienne fournit de cette manière les marchandises à son entreprise en Allemagne et s’occupe de leur importation. La consignation est possible lorsqu’elle se passe entre deux entreprises en Allemagne.

Pour que la consignation soit possible, deux entreprises sont toujours nécessaires. Si ces deux entreprises sont situées au même pays, elles sont soumises uniquement au droit fiscal du pays donné. Cela facilite de se conformer à la loi et la réalisation des opérations commerciales indépendamment du fait si c’est la consignation ou non.

La consignation internationale est aussi possible mais elle doit être conforme au droit fiscal de deux pays et alors soumise à la vérification plus scrupuleuse.

Paramètres de base

La fonctionnalité de gestion de plusieurs entreprises peut être activée dans l’application Paramètres de base. Ici, vous pouvez également activer les Autorisations liées au contenu.

Voici les paramètres appropriés pour les processus de multi-société :

Autorisations

Dans un environnement multi-sites, la définition des autorisations requises se trouve au niveau de l’Utilisateur et Organisation. En outre, vous pouvez prendre en considération tous les nœuds lors de l’octroi des autorisations.

Droits liés au contenu des applications
Les autorisations liées au contenu des applications sont disponibles pour les employés internes et pour les partenaires commerciaux. Les autorisations liées au contenu permettent de limiter l’accès à certaines données et de permettre l’accès à certaines fonctions.