L’article présent décrit la gestion de l’application Modèles de document justificatif. Pour plus d’information sur l’application Modèles de document justificatif et ses champs et boutons consultez l’article Modèles de document justificatif.

Créer un nouveau modèle de document justificatif

1. Ouvrez l’application Modèles de document justificatif.

2. Appuyez sur le bouton [Nouveau] → [Nouveau].

3. Définissez le nom dans le champ Modèle de document justificatif et la description supplémentaire dans le champ Désignation.

4. Dans le champ Rapport sélectionnez le rapport qui doit être assigné au document.

5. Dans la section Paramètres d’émission, champ Support d’émission, sélectionnez le support par défaut qui prendra en charge l’exportation du document.

6. Vérifiez les paramètres par défaut dans les sections Exportation pour échange de données électronique et Archivage dans gestion de documents de l’onglet Archivage. Si nécessaire, vous pouvez modifier les valeurs par défaut.

7. Dans les sections Exportation pour échange de données électronique et Archivage dans gestion de documents dans le champ Nom de fichier vérifiez les variables de la structure de nom de fichier.

8. En cas de besoin, assignez un autre modèle de document justificatif à une ou plusieurs personnes dans le tableau dans la section Modèles de documents justificatifs supplémentaires.

9. En cas de besoin, définissez des documents justificatifs supplémentaires dans l’onglet Modèles de documents justificatifs supplémentaires.

10. Enregistrez le nouveau modèle de document justificatif.

Dupliquer un modèle de document justificatif

1. Ouvrez l’application Modèles de document justificatif.
2. Sélectionnez le modèle que vous voulez dupliquer.
3. Appuyez sur le bouton [Mettre à jour] dans la barre d’outils standards.
   Les données du modèle sélectionné seront chargées.
4. Appuyez sur le bouton [Dupliquer] dans la barre d’outils standards.
   Le curseur apparaîtra dans le champ Modèle de document justificatif pour saisir le nouveau identifiant du modèle.
5. Renseignez dans ce champ le nouveau identifiant du modèle.
6. Vérifiez les paramètres de chaque section et modifiez-les en cas de besoin.
7. Enregistrez le nouveau modèle de document justificatif.

Supprimer un modèle de document justificatif

1. Ouvrez l’application Modèles de document justificatif.
2. Sélectionnez le modèle que vous voulez supprimer.
3. Appuyez sur le bouton [Mettre à jour] dans la barre d’outils standards.
   Les paramètres du modèle sélectionné s’afficheront dans les sections.
4. Appuyez sur le bouton [Supprimer] dans la barre d’outils standards.
   Les données seront supprimées dans chaque section et les champs deviendront gris. Le curseur apparaîtra dans le champ Modèle de document justificatif.

Attribuer un modèle de document justificatif de substitution

Cette fonction peut être utilisée dans le cas où un employé est censé imprimer les documents et l’autre les envoyer par mail.

1. Ouvrez l’application Modèles de document justificatif.
2. Sélectionnez le modèle que vous voulez adapter aux besoins de ces deux employés.
3. Appuyez sur le bouton [Mettre à jour] dans la barre d’outils standards.
   Les données du modèle sélectionné seront chargées.
4. Allez à l’onglet Modèles de documents justificatifs de substitution.
5. Appuyez sur le bouton [Nouveau] dans la barre d’outils du tableau.
   Dans l’entrée ajoutée dans le tableau renseignez le modèle de document justificatif de substitution dupliqué pour le premier employé.
6. Répétez l’action pour chaque employé sélectionné.
7. Enregistrez le modèle de document justificatif modifié.

Créer et attribuer un modèle de document justificatif supplémentaire

Cette fonction peut être utilisée dans le cas où un utilisateur veut utiliser des modèles supplémentaires lors de l’impression du document justificatif par le biais d’un autre support ou rapport.

1. Ouvrez l’application Modèles de document justificatif.
2. Sélectionnez le modèle auquel vous voulez assigner des modèles supplémentaires.
3. Appuyez sur le bouton [Mettre à jour] dans la barre d’outils standards.
   Les données du modèle sélectionné seront chargées.
4. Allez à l’onglet Modèles de documents justificatifs supplémentaires.
5. Appuyez sur le bouton [Nouveau] dans la barre d’outils du tableau.
   Dans l’entrée ajoutée dans le tableau renseignez l’ordre de tri et le modèle de document justificatif supplémentaire.
6. En cas de besoin répétez l’étape 5.
7. Enregistrez le modèle de document justificatif modifié.

Bouton [Tout contrôler]

1. Ouvrez l’application Modèles de document justificatif.
2. Si nécessaire, enregistrer les paramètres du modèle ouvert.
3. Appuyez sur le bouton [Tout contrôler] dans la barre d’outils standards.
   Le système vérifiera si tous les modèles de document existants sont complets. Si les paramètres sont corrects et complet, le système affichera le message approprié. En cas de données incorrectes dans les paramètres du modèle, le système affichera dans une boîte de dialogue où est le problème.
4. Remplissez les paramètres incorrects pour le modèle.
5. Enregistrez les données modifiées.