Toutes les actions associées à l’acquisition des articles et services des partenaires externes sont réalisés dans le processus d’achat.

La commande fournisseur est un élément principal du processus d’achat. Les commandes fournisseur sont dirigées vers un fournisseur afin de fournir les biens corporels et incorporels obligatoires. Les commandes sont souvent précédées par les décisions qui ont pour but de préciser la demande. Vu cela, les demandes de devis fournisseur et les devis fournisseur sont créés. Le processus de prise de décision a pour objectif d’assurer un fournisseur optimal, la fourniture des articles appropriés dans une localisation souhaitée en quantité et temps demandés. Le plus souvent, ce sont des meilleures conditions et le meilleur prix qui jouent un rôle décisif dans ce processus.

La plage des services fournis dans le cadre de la commande est décrite dans le document concernant la commande fournisseur. Les détails relatifs à la commande peuvent être transmis au fournisseur en utilisant les documents de commande fournisseur et correctifs. La confirmation de la commande est une réponse du fournisseur qui valide ou rejette la commande.

Dans le processus de fourniture d’un article, l’utilisateur entre des quantités dans l’application Entrées de marchandises qui se trouve dans le module Logistique magasin. Après la validation de l’entrée de marchandises, les articles fournis sont pris en considération par les états de stock. Le contrôle des factures fournisseur et l’enregistrement des articles fournis sont effectués dans l’application Factures fournisseur.

Processus et chaîne des documents associés

Ce chapitre décrit les processus d’achat et les rapports obtenus avec d’autres applications et entités commerciales.

Revue du processus

Le schéma ci-dessous présente la revue des chemins possibles lors du déroulement du processus d’achat.

Chemins possibles de déroulement du processus d’achat

Commandes fournisseur

La commande fournisseur est une demande de fourniture du service/livraison adressée au fournisseur dans une période spécifiée. Elle contient les données des articles, le prix, la date de livraison, les conditions de livraison, les conditions de paiement et le lieu de livraison. La commande fournisseur peut être générée à partir du devis fournisseur et constituer un nouveau maillon dans la chaîne des documents associés du processus d’achat.

Les commandes fournisseur sont des documents principaux dans le processus d’achat. Elles peuvent être créées suite aux actions suivantes :

• création manuelle dans l’application Commandes fournisseur

• génération à partir du devis fournisseur après avoir déroulé la liste à côté du bouton [Ajouter]   dans l’application Commandes fournisseur ou dans l’application Comparer devis fournisseur à l’aide du bouton [Créer commandes d’achat] 
• importation à l’aide de l’application Importer données

• génération à partir de la proposition d’achat

Correctif de la commande fournisseur

Afin d’envoyer une commande fournisseur au fournisseur, vous pouvez générer et envoyer le document de commande fournisseur. Après avoir apporté des modifications nécessaires dans la commande fournisseur et dans le document de commande fournisseur qui en résulte, vous pouvez générer le document de commande fournisseur de type Correctif de la commande fournisseur. Les modifications peuvent consister à ajouter de nouvelles positions ou à modifier ou supprimer des positions déjà existantes dans la commande. Le correctif de la commande fournisseur permet de communiquer au fournisseur les positions modifiées de la commande.

Conformation de la commande fournisseur

Vous pouvez employer une commande fournisseur pour spécifier si la confirmation de la commande par le fournisseur est requise. Les documents de confirmation de la commande fournisseur donnent des informations relatives à la commande fournisseur générée ou au correctif de la commande fournisseur. Ce rapport peut inclure par exemple l’acceptation totale du document de commande fournisseur ou il peut contenir une autre date de livraison. La confirmation de la commande fournisseur transmise par le fournisseur dans l’application portant le même nom peut être créée manuellement ou générée à partir du document de commande fournisseur. Si la confirmation de la commande fournisseur est requise, vous pouvez établir et envoyer au fournisseur un rappel de confirmation.

L’utilisateur peut envoyer un rappel adressé au fournisseur quand la livraison est en retard.

Propositions d’achat

Les propositions d’achat peuvent être récupérées par le système et générées de manière suivante :

• dans l’application Calculer propositions d’achat du module Achat à l’aide du bouton [Calculer propositions d’achat]   vous pouvez générer une proposition d’achat (cette action est faite dans l’application en arrière-plan et le statut peut être consulté dans l’application Ordres de traitement). Si la proposition est générée correctement, passez alors à l’application Propositions d’achat et actualisez la liste.
• dans l’application Créer propositions d’achat

Sur la base des propositions d’achat, il est possible de générer des demandes de devis fournisseur pour des fournisseurs pour obtenir des devis fournisseur qui permettent de créer une commande fournisseur. Une autre option consiste à générer des commandes fournisseur directement à partir des propositions d’achat sans envoyer une demande de devis fournisseur et un devis fournisseur.

Contrats d’achat

Le contrat est un accord-cadre préliminaire fixant les livraisons des marchandises et services. C’est le contrat où le client consente à l’achat des articles en quantité ou valeur spécifiée et dans une date bien déterminée. En contrepartie, le fournisseur est obligé de fournir des articles en quantité ou valeur fixée et dans un délai convenu. Les prix et les conditions sont définis dans le contrat. Le contrat est favorable non seulement en raison de la possibilité de spécifier le prix pour un article mais aussi pour le suivi des conditions convenues dans le contrat.

L’assignation d’une position du contrat à la position de la commande fournisseur c’est un appel de contrat dans le système. L’attribution a une influence sur le statut de l’appel pour une position du contrat en fonction du type de contrat.

Pour en savoir plus sur les contrats d’achat, reportez-vous au document Contrats d’achat.

Demandes de devis fournisseur et devis fournisseur

Les demandes de devis fournisseur sont des appels de présenter des devis adressés à un ou plusieurs fournisseurs afin d’obtenir des informations s’il dispose des articles sélectionnés qui vous intéressent et s’il est capable de les fournir. Les documents constituent la première étape dans le processus d’achat complet. Ils contiennent entre autres les données relatives à l’article, à la quantité, à la date de livraison, le lieu de livraison et à la période de validité du devis.

Le processus de création de la demande de devis fournisseur commence par sélectionner des articles dont les informations sont demandées de la part des fournisseurs.

Suite à l’acceptation d’une demande par les fournisseurs, l’entreprise reçoit des offres qui restent liées à la demande passée.

Le devis fournisseur est une offre du fournisseur pour les articles dont le but est de présenter son assortiment et d’encourager à procéder à l’achat. C’est aussi une réponse à la demande de devis envoyée qui signale l’intérêt à acheter des articles concrets. Le devis fournisseur contient entre autres les informations relatives à l’article, au prix, à la quantité, à la date de livraison, aux conditions de livraison, conditions de paiement et au lieu de livraison. La période de validité de l’offre est fixée par la date d’expiration. Les devis fournisseur peuvent être liés à la demande de devis fournisseur dans le système ce qui les ajoute à la chaine des documents associés.

En utilisant l’application Comparer devis fournisseur dans le module Achat vous pouvez déterminer quel devis est plus favorable et générer à sa base une commande fournisseur.

Entrée d’articles et factures fournisseur

L’entrée des articles commandés avec l’affichage de la position se fait au niveau de la logistique magasin. Dans le processus, les deux documents : l’entrée de marchandise et facture fournisseur sont assignés à la commande fournisseur. La fin du processus d’achat a lieu suite à la comptabilisation de l’entrée de marchandise, de la facture fournisseur et éventuellement de l’ordre d’entrepôt.

Processus d’achat général

Processus d’achat général

Sur la base de la commande fournisseur, les articles sont achetés du fournisseur et livrés à l’entrepôt. La commande contient toutes les données détaillées relatives au fournisseur, partenaire du fournisseur, émetteur de la facture, contrats commerciaux liés aux conditions : de livraison, expédition, paiement, prix avec les remises et les articles et quantités.

Pour en savoir plus sur ces éléments, reportez-vous aux documents : Commandes client et Types de commandes client.

Consignation du fournisseur et commandes de consignation

La notion Consignation du fournisseur se réfère au processus logistique où le fournisseur stocke les articles dans l’entrepôt du client pour que celui-ci puisse récupérer directement ces articles. C’est seulement après la réception des articles de l’entrepôt de consignation par le client que la propriété est transférée et les factures sont établies.

Dans la consignation, les articles du fournisseur sont mis à disposition dans un entrepôt de consignation directement dans le site du client. La transaction commerciale et la transmission des droits de propriété ont lieu uniquement au moment de sortir des articles de l’entrepôt de consignation c’est à dire au moment de l’utilisation ou la revente des articles par le client. Une telle sortie est spécifiée comme sortie de consignation. Le client informe le fournisseur de la sortie de consignation dans les intervalles conclus à l’aide d’une déclaration de prélèvement d’articles en consignation. Les factures seront émises sur la base de telle déclaration de prélèvement. Du point de vue de l’achat, ce type d’activité est spécifié comme consignation du fournisseur et du point de vue de la vente comme consignation du client.

La commande fournisseur de type Commande de consignation est disponible pour appeler des articles de consignation depuis le fournisseur. Dans le cadre de cette activité de consignation, le client informe le fournisseur dans des intervalles conclus de la quantité d’articles récupérée par exemple lors de chaque livraison ou récapitulation d’un jour ou d’une période. Le client utilise pour cela des déclarations de prélèvement d’articles en consignation. Pour en savoir plus, reportez-vous au document Introduction : Consignation du fournisseur.

Chaîne des documents associés

Les documents présentés dans la séquence chronologique et logique sont visibles dans la chaîne des documents associés. Dans la plupart des cas, les positions sur les documents sont aussi liées mutuellement. Pour chaque document, tous les documents associés sont affichés. À titre d’exemple, le contrat d’achat associé est détaillé dans la chaine de documents associés de la commande fournisseur et cette commande est visible à son tour dans la chaine des documents associés du contrat d’achat.

Le progrès dans le processus d’achat est visible dans le statut du document. La commande fournisseur est un document essentiel qui montre le statut de tous les processus suivants au niveau de la position et dans l’en-tête.