Introduction

La fonction Gestion documents, disponible à partir du module Paramètres de base, est utilisée pour gérer les fichiers générés dans ou en dehors du système. Les documents confirmant une commande ou factures client sont des exemples des fichiers générés dans le système. Suite à la configuration appropriée ils sont joints automatiquement
avec les objets dans le système et ensuite emplacés dans la Base de connaissances.

Il est possible de créer une liaison dans l’application Documents entre un fichier et le système ERP pour que ce fichier apparaisse automatiquement dans le système. Grâce à cela les graphiques comme logo ou dessin technique peuvent être assignées à un partenaire ou un article.

Fichier de document

Un fichier de document est enregistré dans la Base de connaissances. Les fichiers peuvent être enregistrés au format du type MIME ce qui permet de stocker dans la Base de connaissances par exemple un texte, une graphique ou des fichiers audio.

Modèle de document

Un modèle de document sert à standariser l’opération d’enregistrement ou de création des documents et des notes. Le modèle est un document qui peut être lié à un fichier de document.

Genres de liaisons document

Les genres de liaisons document sert à classifier les documents.
Les genres de liaisons prédéfinis suivants sont disponibles dans le système :

• Genres de liaisons pour les graphiques comme logo de partenaire ou article,
• Genres de liaisons pour les informations de marketing utilisées dans la gestion des liaisons.

Les nouvelles liaisons document peuvent être définies dans l’application Documents pour les documents pour les partenaires, les ordres et d’autres documents concernant la vente, l’achat, la production, la logistique d’entrepôt ou l’expédition. Ils sont téléchargés au moment de l’enregistrement des fichiers générés par le système par le biais de la fonction Gestion documents.

Documents et notes

Les fichiers stockés dans Knowledge store qui sont liés au système ERP sont appelés fichiers de document.

Ce sont des fichiers générés dans et en dehors du système. En outre, dans l’application Documents il est possible de créer des liens entre les documents et les objets dans le système comme les partenaires ou les articles.
Par notes on comprend des textes HTML simples générés dans le système.

Knowledge store

Il est possible de stocker dans la Base de connaissances des documents différents importants pour l’entreprise (comme, entre autres, les documents de production, comptabilité, ainsi que des rappels de paiement, des prévisions financiers et des fichiers d’image). L’utilisateur peut emplacer dans la Base de connaissances tout type de fichier.

La base de connaissances est divisée en zones d’activité. La structure d’une zone d’activité correspond aux dossiers contenant des sous-dossiers.

Une zone d’activité contient des dossiers Documents et Notes. Les fichiers de document correspondant aux documents du système sont enregistrés uniquement dans le dossier Documents. Ces dossiers peuvent contenir un nombre illimité de sous-dossiers. Les fichiers de document peuvent être enregistrés directement dans ce dossier ou dans une autre localisation avec l’aide de l’explorateur de fichiers Windows ou de l’application Office.

Les notes sont stocker dans le dossier Notes ou dans le dossier Documents. Une fonctionnalité liée aux droits attribuées dans le système ERP permet de modifier l’accès aux données stockées dans la Base de connaissances au niveau des dossiers. Cela permet de gérer l’utilisation des notes
et des documents.

Description des sujets et définitions

La fonction Gestion documents permet de retrouver dans un endroit toutes les métadonnées et de créer des liaisons entre des objets particuliers ainsi que de classifier les fichiers de document. Le schéma en-dessous présente une révue des traits influençant le caractéristique d’un document ainsi que ses éléments indispensables et supplémentaires.

Notes

Les notes sont des documents simples qui possèdent son propre fichier de document et des liaisons. Les notes sont générés uniquement par le système ERP, elles ne contiennent que le texte et leurs fichiers de document sont des fichiers de texte HTML.

Si les paramètres des notes n’ont pas été définies dans la fonction Gestion documents, leur génération est possible uniquement dans les applications Opportunités commerciales et Campagnes. Leurs fichiers de document seront enregistrés dans le dossier Notes dans la Base de connaissances.

Si la fonction Gestion documents a été activé dans le module Paramètres de base, les notes peuvent être enregistrées dans le dossier NotesGestion documents ou dans le dossier Documents.

Enregistrement des notes avec la fonction Gestion documents inactive

Si la fonction Gestion documents n’a pas été activée, les notes peuvent être utilisées uniquement dans les applications Opportunités commerciales et Campagnes.

En outre, seul le dossier Notes sera disponible dans la zone d’activité de la Base de connaissances.

Lorsqu’une note est définie dans le système pour la première fois, le type de document Note est automatiquement généré et il sera utilisé pour chaque note suivante. Toutes les notes sont enregistrées dans le dossier Notes dans la Base de connaissances comme fichier de document séparé avec le nom NOTE_numéro.html.

Enregistrement des notes avec la fonction Gestion documents active

Si la fonction Gestion documents est activé, il est possible de créer dans l’application Documents un document ou une note simplement en appuyant sur le bouton [Nouveau document] dans le ruban d’outils standard. Cette activité ouvre une fenêtre de dialogue où il est possible de définir le type de document.

Lors de la création des notes dans l’application Documents, le genre de liaisons documents est vérifié.

Documents

Contrairement aux notes, les documents peuvent être générés ou crées seulement après l’activation de la fonction Gestion documents. Il est possible de lier un document avec un fichier de document de plusieurs façons :

• en liant manuellement le document avec le fichier de document directement dans l’application Documents ;
• en générant un nouveau fichier de document dans l’application Documents. À cette fin, il est nécessaire d’utiliser un modèle déjà existant. La liaison est créée automatiquement ;
• en important le document par le biais de l’application Importer documents. Le document est généré et automatiquement lié au fichier de document.

La liaison entre un fichier de document et un document permet de gérer des fichiers.

Si le processus de l’archivisation des documents est démarré, les fichiers de la Base de connaissances peuvent être transmis au système d’archive par le biais de l’application en arrière-plan Archiver des documents. Une référence au fichier archival est également enregistrée dans le document. En outre, lors de la création d’un document, les fichiers archivés existant peuvent être indiqués directement dans le document, même si aucun fichier de document n’existe pas dans la Base de connaissances.

Liaisons avec des objets dans le système

Chaque document peut être lié à un objet sélectionné dans le système (par exemple un article, un partenaire). De cette façon, un dessin technique peut être lié à un article ou plusieurs documents peuvent être liés à un partenaire indiqué. Une liaison entre un document et une entité métier est créée dans l’onglet Liens dans l’application Documents.

En cas de connexion au système d’archive, certaines données des liaisons documents peuvent servir comme mots clés dans ce système, surtout pour le documents du type Pièce justificative. Pour en savoir plus, veuillez consulter le document Paramètre d’archive.

Autorisations liées à la fonction Gestion documents

L’attribution des autorisations définit si l’utilisateur est autorisé à utiliser les données des types de documents.

Si les autorisations liées au contenu de l’application ont été activées, elles sont également en vigueur dans l’application Genres de documents. Il est possible d’afficher un tableau dans l’onglet Autorisations, qui sert à attribuer les autorisations de lecture et d’enregistrement des données selon le genre du document. De ce fait, la vérification des autorisations liées au contenu de l’application attribuées à une organisation sélectionnée doit être démarrée dans l’application Organisations. Pour plus d’informations sur ces autorisations, veuillez consulter le document Autorisations liées au contenu de l’application.