Dans le système Comarch ERP Enterprise les articles peuvent être identifiés de plusieurs façons. La méthode d’identification la plus simple est une référence aux données d’identification d’article uniques. L’article peut être également identifié à l’aide d’autres données, par exemple du code EAN. Les données d’identification sont saisies dans les vues différentes (par exemple Vente, Comptabilité) de l’applicaction Articles.

Dans l’application Paramètres de base l’utilisateur peut définir les paramètres d’identification d’articles dans les zones Achat et Vente.

Paramètres dans l’application Paramètres de base

Les priorités de recherche des données d’identification d’article sont définies dans l’application Paramètres de base -> Fonctions -> Base -> Article, tant pour la zone Achat que pour la zone Vente.

La priorité de recherche peut être définie pour les deux zones dans le tableau Priorités de recherche pour articles d’achat/de vente pour les critères suivants :

• Identification d’article
• EAN
• Numéro d’article fournisseur/client

Options disponibles dans la colonne Priorité :

• 1 – priorité la plus haute
• 2 – priorité moyenne
• 3 – priorité la plus basse
• 0 – ignorer – la valeur 0 signifie que ce critère ne sera pas utilisé lors de la recherche des articles

Dans l’application Paramètres de base l’utilisateur peut activer le paramètre Convertir en majuscules. Ce paramètre définit si les majuscules seront utilisées lors de la saisie des données d’identification d’article. Les majuscules et les minuscules peuvent être définies à l’aide des propriétés du système Comarch ERP Enterprise.

Articles d’achat

Dans le cas des articles d’achat, à part de l’identification unique d’article et du numéro d’article chez le fournisseur, on utilise également les codes EAN suivants pour identifier les articles :

• EAN d’article (application Articles -> vue Base -> onglet Généralités)
• EAN d’unités de stock parallèles (application Articles -> vue Base -> onglet Généralités -> rubrique Unités de stock parallèle)
• EAN d’unités d’emballages (application Articles -> vue Base -> onglet Généralités -> rubrique Emballages)
• EAN d’article d’achat (application Articles -> vue Achat -> rubrique Données de livraison)
• EAN d’article fournisseur (application Articles -> vue Fournisseurs -> rubrique Données de livraison)

Dans la vue Fournisseurs l’utilisateur peut également saisir les numéros d’articles fournisseur dans la rubrique Données de livraison.

En général, le système utilise les données saisies dans la vue Base. Les données saisies dans les vues Achat et Fournisseurs dépendent de l’organisation sélectionnée dans un environnement multi site.

Articles de vente

Dans le cas des articles de vente, à part de l’identification unique d’article et du numéro d’article chez le fournisseur, on utilise également les codes EAN suivants pour identifier les articles :

• EAN d’article (application Articles -> vue Base -> onglet Généralités)
• EAN d’unités de stock parallèles (application Articles -> vue Base -> onglet Généralités -> rubrique Unités de stock parallèle)
• EAN d’unités d’emballages (application Articles -> vue Base -> onglet Généralités -> rubrique Emballages)

En général, le système utilise les données saisies dans la vue Base. Les données saisies dans les vues Clients et Classification clients dans l’application Articles dépendent de l’organisation sélectionnée dans un environnement multi site.

Les données des articles client s’appliquent uniquement aux clients sélectionnés. En revanche, les données d’articles de classification clients s’appliquent à la classification sélectionnée. Les données de client et de classification clients sont utilisées aux fins d’identification d’articles à l’aide du numéro d’article client.

Identification d’article

Description du processus d’identification d’article.

1. Dans l’application Paramètres de base il faut configurer les critères et l’ordre de recherche des articles.

2. Dans l’appliation Commandes de vente/Commandes d’achat il faut saisir un article dans l’édtieur de position comme une position de commande dans le champ Article. Pour saisir les données l’utilisateur peut utiliser tout données d’identification, par exemple l’identification interne d’article ou son code EAN.
Les critères de recherche définis sont traités selon leurs priorités. La recherche commence dès le critère avec la priorité la plus haute.

3. Si le système trouve un article approprié au niveau correspondant à la priorité, il est saisi dans le champ approprié (par exemple dans le champ Article dans une commande de vente).
Si plus qu’un article correspond aux données d’identifications saisies, une erreur est affichée et sous le bouton [Aide valeurs] est disponible une liste des articles avec les données d’identifications indiquées (par exemple avec le même code EAN) qui permet de sélectionner l’article correct.

4. Si le système ne peut pas trouver un article approprié au niveau correspondant à la priorité, le processus d’identification commence au niveau suivant selon la suivante priorité la plus haute.
Une fois la recherche réussite, dans le champ Article commandé dans l’éditeur de positions des applications Commandes de vente/Commandes d’achat seront affichées les données d’identification utilisées à rechercher l’article et son désignation.

5. Si à aucun niveau le système ne peut trouver un article approprié, le système affiche un message d’erreur.

Exemples

Dans ce chapitre sont décrits les exemples d’identification des articles à l’aide des données d’identification spécifiques. Aux fins des données d’achat dans un environnement multi site, l’hérédité de données doivent être activée. L’hérédité secrète doit être prise en charge en cas de données relatives aux fournisseurs, aux clients et aux classifications clients.

Achat : Identification d’article à l’aide du numéro d’article fournisseur

Dans les cas ci-dessous il est possible de sélectionner si les données seront recherchéess pour une organisation ou des organisation sélectionnée(s) en sélectionnant une ou plusieurs organisations.

Aux fins d’identification d’articles à l’aide du numéro d’article fournisseur, les articles suivants doivent être disponibles dans le système : A1, A2, A3, A4, A123, A456.

De plus, seules les organisations O1 et O2 doivent être disponibles, ainsi que les fournisseurs D1 et D2.

Données d’articles saisies chez le fournisseur :

Priorité la plus haute pour le numéro d’article fournisseur

Ci-dessous se trouvent les explications des résultats de recherche en contextes différents en utilisant les données énumérées ci-dessus.

Dans l’application Paramètres de base -> Fonctions -> Base -> Article dans la rubrique Article d’achat est défini l’ordre des priorités de recherche d’articles suivant :

• Numéro d’article fournisseur – 1 – priorité la plus haute
• EAN – 2 – priorité moyenne
• Identification d’article – 3 – priorité la plus basse

Avec les paramètres au dessus, le système vérifie dans un premier temps si l’entrée saisie par l’utilisateur correspond au numéro d’article fournisseur défini (Articles -> vue Fournisseurs). Ce processus doit également prendre en charge l’hérédité secrète des données d’article fournisseur (les informations détaillées se trouvent dans le document Articles, vue Fournisseurs). Dans le cas où aucun article n’est trouvé, l’étape suivante est la vérification si les critères de recherche correspondent aux codes EAN. Les numéros d’identification d’article sont vérifiés dans le cadre de la troisième étape. Le code EAN est d’habitude différent des numéros d’article de l’entreprise d’utilisateur ou du fournisseur. Afin de simplifier l’exemple, les codes EAN ont été omis.

Contexte : organisation O1 et fournisseur D1

Lorsque le numéro d’article fournisseur A123 est saisi dans le champ de recherche, il est remplacé avec l’article correspondant à l’article dans l’entreprise de l’utilisateur, c’est-à-dire l’article A1. Dans cet exemple n’existe aucun autre article fournisseur, donc l’entrée A123 sera toujours remplacée avec A1. Cette modification aura lieu malgré le fait qu’un article A123 existe dans l’entreprise de l’utilisateur, car selon les paramètres dans l’application Paramètres de base, la priorité des données d’article fournisseur est plus haute.

Des articles existent pour lesquels le code A456 a été saisi comme le numéro d’article fournisseur. Pourtant, cela ne s’applique pas au contexte actuel. Néanmoins, l’article A456 existe. Dans ce cas l’entrée est correcte, bien que le remplacement n’ait pas lieu en raison des paramètres définis dans l’application Paramètres de base.

Dans ce contexte, deux entrées correctes avec données d’article fournisseur ont été trouvées pour l’entrée A789. En outre, dans les entrées appropriées avec les données d’articles A3 et A4, le numéro d’article fournisseur attribué est A789. Dans un tel cas le système affiche un message d’erreur et la boîte de dialogue Aide valeurs permet de sélectionner l’article correct. Dans ce cas ce sont les articles A3 et A4.

Si l’utilisateur saisit les codes A1, A2, A3 et A4, le système recherchera les articles appropriés et affichera les résultats correctes sans besoin d’effectuer un remplacement.

Si les autres entrées sont saisies, la recherche échouera.

Contexte : organisation O1 et fournisseur D2

L’entrée A123 n’est pas remplacée. Bien qu’il existe les données d’article fournisseur avec le numéro A123, elles ne sont pas recherchées dans ce contexte. L’organisation reste la même dans les entrées appropriées avec les données, mais le fournisseur est différent. Néanmoins, l’article A123 existe. L’entrée est donc correcte.

Dans ce contexte, pour l’entrée A456 les entrées appropriées avec les données d’article fournisseur n’ont pas été trouvées. Néanmoins, l’article A456 existe. L’entrée est donc correcte.

L’entrée A789 ne peut pas être remplacée par un article correct. Bien qu’il existe les données d’article fournisseur avec le numéro A789, la conformité de l’organisation et du fournisseur n’est pas respectée. Un article avec ce numéro n’existe non plus.

Si l’utilisateur saisit les codes A1, A2, A3 et A4, le système recherchera les articles appropriés et affichera les résultats correctes sans besoin d’effectuer un remplacement.

Si les autres entrées sont saisies, la recherche échouera.

Contexte : organisation O2 et fournisseur D1

L’entrée A123 n’est pas remplacée. Bien qu’il existe les données d’article fournisseur avec le numéro A123, elles ne sont pas recherchées dans ce contexte. Le fournisseur est le même dans les entrées avec les données, mais l’organisation est différente. Néanmoins, l’article A123 existe. L’entrée est donc correcte.

Dans ce contexte existe exactement une entrée avec les données pour l’entrée A456, donc l’entrée est remplacée par l’article A2.

L’entrée A789 ne peut pas être remplacée par un article correct. Bien qu’il existe les données d’article fournisseur avec le numéro fournisseur A789, la conformité de l’organisation n’est pas respectée.

Si l’utilisateur saisit les codes A1, A2, A3 et A4, le système recherchera les articles appropriés et affichera les résultats correctes sans besoin d’effectuer un remplacement.

Si les autres entrées sont saisies, la recherche échouera.

Contexte : organisation O2 et fournisseur D2

L’entrée A123 n’est pas remplacée. Bien qu’il existe les données d’article fournisseur avec le numéro A123, elles ne sont pas recherchées dans ce contexte. Ni l’organisation, ni le fournisseur ne sont pas conformes aux données de l’entrée appropriée. Néanmoins, l’article A123 existe. L’entrée est donc correcte.

Dans ce contexte deux entrées correctes avec les données d’article fournisseur ont été trouvées pour l’entrée A456. En outre, dans les entrées appropriées avec les données d’articles A1 et A2, le numéro d’article fournisseur attribué est A456. Dans un tel cas, le systme affiche un messahe d’erreur et la fenêtre sous le bouton [Aide valeurs] permet de sélectionner l’article approprié. Dans ce cas ce sont les articles A1 et A2.

L’entrée A789 ne peut pas être remplacée par un article correct. Bien qu’il existe les données d’article fournisseur avec le numéro A789, la conformité de l’organisation et du fournisseur n’est pas respectée.

Priorité la plus haute pour le numéro d’article

Ci-dessous se trouvent les explications des résultats de recherche en contextes différents en utilisant les données énumérées ci-dessus.

Dans l’application Paramètres de base -> fonction Base -> Article dans la rubrique Achat est défini l’ordre des priorités de recherche d’articles suivant :

• Identification d’article – 1 – priorité la plus haute
• EAN – 2 – priorité moyenne
• Numéro d’article fournisseur – 3 – priorité la plus basse

Contrairement à l’exemple précédent, dans cet exemple la priorité pour l’identification d’article est plus haute que pour le numéro d’article fournisseur.

Les entrées A1, A2, A3 et A4 sont à chaque fois remplacées par un article approprié. Dans ce cas, les entrées A123 et A456 sont remplacées respectivement.

Seule l’entrée A789 n’est pas directement remplacée par un article. L’exception résulte du contexte. Dans le contexte de l’organisation O2 et du fournisseur D1 il existe deux articles appropriés. Dans ce contexte la boîte de dialogue sous le bouton [Aide valeurs] affiche les articles A3 et A4 comme les options à sélectionner.

Vente: Identification d’article à l’aide du numéro d’article client

Le contexte de l’organisation et du client est indispensable pour identifier l’article à l’aide du numéro d’article client. La procédure ressemble à celle d’identification à l’aide du numéro d’article fournisseur, mais les données existantes de classification clients doivent être également prises en charge.

Si le numéro client est disponible au niveau de l’identification d’articles dans l’application Paramètres de base, les entrées avec les données des clients et des classifications clients sont utilisées à identifier les articles à l’aide du numéro client. Chaque client est attribué à la classification clients appropriée. Si un article au niveau de la classification clients ne correspond pas à l’entrée de l’utilisateur, à l’étape suivant le système vérifiera si la classification clients est correcte.

En outre, dans ce cas l’hérédité secrète doit être prise en charge. Les informations détaillées se trouvent dans les documents Articles, vue Client et Articles, vue Classification clients.

Dans les cas suivants, la recherche des données s’effectuera uniquement pour l’organisation/les organisations sélectionnée(s). Afin de simplifier l’exemple, cette information n’est pas répétée pour chaque exemple.

Les articles suivants doivent être disponibles dans le système : A1, A2, A3, A4, A123, A456.

Seules les organisations O1 et O2 sont disponibles, ainsi que les clients K1, K2 et K3.

Les clients K1, K2 et K3 font partie de la classification clients X.

Données d’articles client saisies :

Données de classification client saisies :

Interaction entre client et articles de classification clients

L’exemple ci-dessus présente les résultats affichées pour des entrées différentes. L’accent principal est mis sur l’intercation entre client et articles de classification clients.

C’est pourquoi le contexte de l’organisation est toujours l’organisation O1.

Contexte : Client K1

Dans ce contexte deux entrées correctes avec les données d’article fournisseur ont été trouvées pour l’entrée A123. En outre, dans les entrées appropriées avec les données d’articles A1 et A2, le numéro d’article fournisseur attribué est A123. Dans un tel cas le système affiche un message d’erreur et la boîte de dialogue Aide valeurs permet de sélectionner l’article correct. Dans ce cas ce sont les articles A1 et A2.

Dans ce contexte, pour l’entrée A456 aucune entrée correcte avec les données d’article client n’a été trouvée, bien que le client K1 appartienne à la classification client X. Dans le système existe une entrée avec les données de l’article A2 pour cette classification clients. L’entrée A456 est alors remplacée par l’article A2.

Contexte : Client K2

Dans ce contexte existe exactement une entrée avec les données pour l’entrée A123, donc l’entrée est remplacée par l’article A2.

Dans ce contexte, pour l’entrée A456 aucune entrée correcte avec les données d’article client n’a été trouvée, bien que le client K2 appartienne à la classification client X. Dans le système existe une entrée avec les données de l’article A2 pour cette classification clients. L’entrée A456 est alors remplacée par l’article A2.

Contexte : Client K3

L’entrée A123 ne peut pas être remplacée par un article dans ce contexte, car les articles client appropriés ou de classification client n’existent pas.

Dans ce contexte, l’entrée A456 est remplacée par l’article A3. En outre, le client appartient à la classification clients X et il existe une entrée avec les données d’article de classification clients lié à l’article A2, mais l’entrée directe pour client est toujours considérée comme plus importante.

Identification d’article à l’aide du code EAN

L’identification d’article à l’aide du code EAN s’effectue de manière similaire pour le module Achat, ainsi que pour le module Vente. Pour chaque article existe un certain nombre de codes EAN. Ils ont la même valeur. La différence est quel code EAN sera utilisé.

Dans le module Vente sont utilisés les codes EAN des données de base d’article qui dépendent de l’organisation, du client et de la classification client.

En revanche, dans le module Achat, les codes EAN sont chargés de l’article d’achat, en fonction de l’organisation sélectionnée dans l’environnement multi site.

Les codes EAN des données d’article fournisseur dépendent également du contexte. La dépendance du contexte est néanmoins analogue, comme dans le cas des numéros d’article fournisseur.

Si l’un des codes EAN trouvés de cette façon correspond à l’entrée de l’utilisateur, l’article est alors considéré comme identifié à l’aide de ce code EAN. Si la fonction Code EAN univoque est activée dans l’application Paramètres de base, des articles différents peuvent avoir le même code EAN. Dans un tel cas, il peut arriver que lors de l’identification d’article à l’aide du code EAN l’utilisateur devra sélectionner l’article correct.

Fonctions spéciales Vente

Il est possible d’identifier les articles dans la zone Vente uniquement à l’aide des codes EAN. Dans un tel cas, les paramètres de l’application Paramètres de base sont ignorés. Vu que les codes EAN appropriés sont attribués à chaque unité dans le module Vente, ils sont affichés à l’aide de l’interface spéciale.

Hiérarchie de dépendance d’organisation lors de l’identification d’articles

Les articles fournisseur, client et de classification clients peuvent être utilisés non seulement aux besoins des organisations dans lesquelles ils ont été créés, mais, à certaines conditions, également aux besoins des organisations subordonnées.

La procédure de base est analogue dans les modules Achat et Vente. L’exemple ci-dessous présente cette procédure dans le contexte du module Achat, mais elle est identique dans le cas du module Vente.

Afin d’identifier l’article à l’aide du numéro d’article fournisseur, il faut saisir comme contexte l’organisation et le fournisseur. L’exemple ci-dessous présente la hiérarchie de dépendance des données de l’organisation.

Dans le système existent trois organisations d’achat : O1, O2 et O3. L’organisation O1 et l’organisation parent de l’organisation O2 qui est à son tour l’organisation parent de l’organisation O3. Les paramètres dans l’application Organisations permettent par défaut d’hériter les données d’achat (dans cet exemple il n’est pas important si les organisations gèrent les données d’achat ou les hèritent, ce qui compte c’est le fait qu’elles peuvent hériter les données).

Pour plus de facilité, dans cet exemple est énuméré seul le fournisseur D1.

Données d’articles fournisseur saisies :

Contexte : organisation O1

Dans cet exemple l’organisation O1 est l’organisation parent des organisations O2 et O3. De ce fait, seule l’entrée A123 peut être remplacée par un article – dans ce cas ça sera l’article A1.

Dans ce contexte les entrées A456 et A789 ne peuvent pas être remplacées par les articles.

Contexte : organisation O2

L’entrée A123 ne peut pas être remplacée par un article au niveau de l’organisation O2. En revanche, une entrée appropriée d’article fournisseur existe au niveau de l’organisation O1. Parce que l’organisation O2 peut hériter les données d’achat de l’organisation O1, cette entrée est utilisée et l’entrée A123 est remplacée par l’article A1.

Dans ce contexte l’entrée A456 ne peut pas être remplacée par un article. Lorsque cette entrée est saisie, le système affiche un message d’erreur approprié et permet à l’utilisateur de sélectionner un des articles disponibles – dans ce cas A1 et A2 – dans la boîte de dialogue Aide valeurs.

Dans ce contexte l’entrée A789 ne peut pas être remplacée par un article.

Contexte : organisation O3

L’entrée A123 ne peut pas être remplacée par un article au niveau de l’organisation O3. Une entrée appropriée d’article fournisseur n’existe non plus au niveau de l’organisation parent O2. Par contre, elle existe au niveau de l’organisation O1. Parce que l’organisation O3 peut hériter les données d’achat de l’organisation O1, cette entrée est utilisée et l’entrée A123 est remplacée par l’article A1.

L’entrée A456 peut être remplacée dans ce contexte par l’article A3, bien qu’il existe des entrées au niveau de l’organisation O2 – dans ce cas elles ne sont pas importantes pour l’organisation O3.

Dans ce contexte l’entrée A789 peut être remplacée par l’article A4.