Introduction

Cet article présente les instructions d’utilisation de l’application E-Factures fournisseur. Il contient notamment des informations sur la manière de modifier une e-facture fournisseur afin d’obtenir une facture fournisseur dans le système ERP. Il contient également des informations sur les hypothèses et les conséquences possibles de certaines actions.

La description de l’application E-Factures fournisseur, comprenant la description des différents champs et actions, se trouve dans l’article E-Factures fournisseur .

Procédure générale de traitement des données

Une fois les données envoyées, il est recommandé de suivre la procédure suivante :

1. Vérifier le type de facture fournisseur.
2. Ajouter d’autres fournisseurs.
3. Définir le critère de recherche pour la référence au document.
4. Rechercher et ajouter l’article du fournisseur, puis ajouter manuellement les articles manquants.
5. Marquer les éléments détaillés de l’ensemble comme non soumis à l’importation.
6. Calculer les prix nets pour les ensembles.
7. Vérifier les codes fiscaux.
8. Vérifier les données à importer.
9. Exécuter l’importation.

L’action [Supprimer les données converties] permet de rétablir le statut Reçu de l’e-facture fournisseur, et donc son état initial. Après avoir exécuté l’action [Utiliser données converties] ou rouvert l’e-facture fournisseur, le système applique à nouveau les données de l’e-facture non traitée et lui attribue le statut En cours de préparation.

Si le montant brut de la facture fournisseurne comporte pas le signe attendu (par exemple dans le cas des notes de crédit), il est possible de modifier le signe du montant brut et des montants nets dans les postes à l’aide de l’action [Modifier le signe principal].

Si la e-facture fournisseur ne doit pas être reprise comme facture fournisseur, il est possible de lui attribuer le statut [Ne pas importer] à l’aide de l’application Cockpit : e-factures fournisseur.

Utiliser ou supprimer les données converties

Lors de l’ouverture d’une e-facture fournisseur non traitée, l’action [Utiliser données converties] est exécutée automatiquement. En cas d’exécution de l’action [Supprimer les données converties], l’état non traité de l’e-facture fournisseur est rétabli, de sorte qu’après l’exécution de l’action [Mettre à jour] sur la barre d’outils standard ou après la réouverture de l’application, les données converties soient automatiquement appliquées à nouveau.

Utiliser les données converties

En principe, l’action [Utiliser données converties] ne peut être exécutée qu’après suppression préalable des données. Dans le cas contraire, l’action est exécutée automatiquement lors de l’ouverture d’une e-facture d’achat non traitée ou après l’exécution de l’action [Mettre à jour].

Supprimer les données converties

L’action [Supprimer les données converties] peut être exécutée plusieurs fois afin de supprimer les données modifiées.

Principes

• La e-facture fournisseur possède le statut [En cours de préparation]

• La e-facture fournisseur est déjà ouverte dans l’application E-factures fournisseur et contient des données converties

Instruction

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] → [Supprimer les données converties]

• Les données de la e-facture fournisseur convertie seront supprimées
• La e-facture d’achat sera enregistrée

Ajouter un article

Pour ajouter des articles aux articles du fournisseur mentionnés dans la facture d’achat reçue et convertie, il faut d’abord rechercher et ajouter cet article à l’aide de l’action [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur], puis ajouter manuellement les articles manquants. Les critères de recherche définis pour le document concerné seront pris en compte.

Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut En cours de traitement a été ouverte. Ainsi, les données relatives aux postes de la facture ont été converties, mais l’e-facture fournisseur n’est pas encore attribuée à un article.

Instructions

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] -> [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur].

• Le système ERP recherchera les articles manquants pour l’article du fournisseur en fonction des critères de recherche et des références au document, du type de facture fournisseur créé, ainsi que des données existantes sur le fournisseur, le partenaire de livraison ou l’émetteur de la facture, puis ajoutera les articles trouvés si les conditions requises sont remplies. Pour plus d’informations, consulter le chapitre Conséquences

En ce qui concerne les partenaires, les règles suivantes doivent être respectées si l’utilisateur ne recherche pas d’articles d’achat :

1. Si un partenaire de livraison a été spécifié, il est toujours pris en compte.
2. Si la fonction Proposer un fournisseur a été activée comme critère de recherche, le système propose en outre un fournisseur. Si les données du fournisseur sont manquantes, le système indique la personne qui a émis la facture.
   • L’e-facture fournisseur sera enregistrée.

Conséquences

Le système ERP recherche les articles manquants pour les articles du fournisseur dans l’ordre suivant, puis les ajoute s’ils remplissent les conditions suivantes :
1. Sur la base de la facture d’achat reçue pour l’article, il est possible de déterminer sa propre identification, et cet article est un article d’achat et apparaît dans le document conformément aux caractéristiques de recherche définies pour le document associé ou est un article de décompte.
2. Dans la facture d’achat reçue, l’article n’a pas son propre identifiant, mais il est possible de spécifier l’article du fournisseur ou la description de l’article du fournisseur. Pour l’article du fournisseur, un article avec les données de base correspondantes pour l’article du fournisseur ou sa description a été trouvé, et cet article est un article d’achat et apparaît dans le document conformément aux caractéristiques de recherche définies pour la référence au document ou est un article de décompte.

Si un article a été trouvé, mais qu’il ne correspond pas aux caractéristiques de recherche pour la référence au document, le statut suivant s’affiche : Articles trouvés selon les articles des fournisseurs, mais non attribués en raison des caractéristiques de recherche pour la référence au document. Si nécessaire, il faut ajuster les caractéristiques de recherche et répéter l’opération.

Si, dans le cadre de la recherche d’un document,l’utilisateur a défini la recherche d’un article de type Article fournisseur et que le type de facture d’achat nécessite une référence au document, le système vérifie s’il existe une référence à une commande fournisseur ou à un poste de réception en entrepôt et vous en informe à l’aide du statut approprié.

Ajouter un article

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut En cours de traitement a été ouverte. Ainsi, les données relatives aux articles de la facture d’achat ont été converties, mais l’article n’a pas encore été attribué.

Instruction

1. Appuyer sur l’icône [Aide valeurs], située dans la colonne Article. Sélectionner la ligne avec l’article manquant pour la position de la facture.
2. Une boîte de dialogue permettant la recherche d’articles s’ouvre.
3. Pour rechercher le document, l’option de recherche d’article est sélectionnée et les valeurs par défaut des critères de recherche sont définies.
4. Le cas échéant, modifier la recherche d’articles et les valeurs par défaut, puis saisir les critères de recherche.
5. Appuyer sur le bouton de démarrage.
6. La recherche commence. Dans la liste des résultats de recherche, tous les articles correspondant aux critères saisis sont affichés.
7. Sélectionner un article dans la liste des résultats, puis appuyer sur le bouton [Enregistrer].
8. Les articles sont appliqués.
9. Le système vérifie la référence au document pour l’article appliqué. Si le type de facture d’achat exige une référence au document, le système vérifie l’existence d’une référence à la ligne de commande d’achat ou à la réception de marchandises, conformément aux paramètres des critères de recherche de référence au document définis pour la e-facture d’achat. Le système en informe au moyen d’un statut approprié.

10. Appuyer sur le bouton de démarrage situé dans la barre d’outils. La e-facture d’achat sera enregistrée.

Générer les données de base pour les fournisseurs

Si les articles du fournisseur sont manquants pour un article, il est possible de générer les données de base correspondantes. Cette action peut être effectuée pour tous les articles ou pour un seul article de la facture.

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut En cours de traitement a été ouverte. Ainsi, l’e-facture fournisseur contient les données converties relatives aux postes de la facture, mais il manque les données de base de l’article correspondant du fournisseur qui a été ajouté au poste de la facture.

Instructions

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] -> [Générer données de base de l’article pour fournisseur] afin de vérifier l’absence des données de base nécessaires pour tous les postes de la facture et de les générer si nécessaire.

On peut également sélectionner un élément de facture dans le tableau des éléments et, à l’aide du bouton [Générer données de base de l’articles pour fournisseur] situé dans la barre d’outils du tableau des éléments, vérifier les données de base correspondantes uniquement pour l’élément sélectionné et les générer si nécessaire.

• Le système ERP vérifie les articles dans les postes de facture pour voir si les données de base pour les articles fournisseurs existent pour l’organisation d’achat concernée et les génère si elles sont manquantes.

Sélectionner les éléments détaillés de l’ensemble comme non importables

Dans l’application Factures fournisseur, les composants de l’ensemble sont transférés vers la facture fournisseur en tant que positions distinctes lors de la liaison avec les positions de réception des marchandises ou de commande fournisseur. Pour éviter la duplication de ces positions, il faut les marquer comme Ne pas importer dans la facture fournisseur électronique.

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur électronique avec le statut En cours de traitement a été ouverte. De cette manière, les données relatives aux articles de la facture ont été converties dans la facture fournisseur électronique.

Instruction

1. Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] → [Sélectionner les éléments détaillés d’assortiments comme non soumis à l’importation].
2. Le système ERP recherche dans les lignes de la facture les ensembles et marque comme non soumis à l’importation les lignes de facture listées ci-dessous, si elles sont reconnues comme des éléments probables d’un ensemble. Le marquage est enregistré. Pour plus d’informations, consulter le chapitre Conséquences.
3. Vérifier le résultat du marquage automatique et l’adapter si nécessaire. L’ensemble dans le tableau peut être reconnu à partir de son statut Ensemble ou éventuellement par la numérotation de la ligne du document externe.
4. Appuyer sur le bouton [Enregistrer] situé dans la barre d’outils, si le marquage de l’article a été modifié.
5. La e-facture d’achat est enregistrée.

Conséquences

Si le système ERP reconnaît un élément d’ensemble dans une ligne de facture, il accepte les lignes de facture suivantes comme éléments de l’ensemble lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :

• L’article créé fait partie de l’ensemble.

• L’article est manquant, la ligne du document externe contient un caractère non numérique et la ligne du document externe commence par le numéro de ligne du document externe de l’ensemble associé.

• L’article est manquant et le montant net de la ligne est égal à zéro (0).

Dans ce cas, le système ERP marque ces lignes comme non destinées à l’importation. Le marquage est interrompu lorsque :

• les conditions permettant de reconnaître un élément comme faisant partie de l’ensemble ne s’appliquent pas,

• la ligne fait référence à un article appartenant déjà à l’ensemble,

• la ligne a déjà été marquée.

Une fois le marquage de l’ensemble terminé, le système recherche dans les lignes de facture l’ensemble suivant et continue le marquage jusqu’à ce que toutes les lignes de la facture aient été vérifiées.

Calculer le montant net pour l’ensemble

Si les éléments d’un ensemble sont marqués comme non soumis à l’importation, le montant net de l’ensemble peut être calculé comme la somme de tous les montants des éléments associés de l’ensemble.

Hypothèses

• Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture d’achat au statut En cours de préparation est ouverte.

• L’e-facture fournisseur contient donc des données converties concernant les lignes de facture.

• Dans le tableau se trouvent des positions contenant des ensembles avec un montant net égal à zéro (0).

• Les éléments associés, définis comme éléments de l’ensemble, sont marqués comme non soumis à l’importation.

Instruction

• Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] → [Calculer montant net pour assortiments].

• Le montant net de l’ensemble est calculé sur la base des composants qui le constituent (lignes successives marquées comme non soumises à l’importation) et affiché dans la colonne Montant net calculé pour assortiment concerné.

• La e-facture fournisseur est enregistrée.

Définir le processus d’attribution des clés fiscales et vérifier l’attribution des clés fiscales

Pour l’e-facture fournisseur , il est possible de définir si et comment l’attribution de la clé fiscale doit être effectuée. En outre, il est possible de vérifier si les clés fiscales attribuées peuvent être importées.

Définir l’attribution des clés fiscales

Le champ Paramètres d’attribution de la clé fiscale se trouve dans l’application E-Factures fournisseur, dans l’onglet Paramètres de la facture.

Dans ce champ, il convient de définir si une clé fiscale doit être spécifiée et, si oui, comment elle doit être attribuée à l’article dans la facture électronique fournisseur sur la base des attributions fiscales.

La valeur par défaut de ce champ est récupérée dans l’application Attributions des formats des e-factures fournisseur, dans laquelle une valeur pertinente pour le fichier de conversion concerné peut être spécifiée. Ces paramètres seront toujours utilisés lorsque l’article sera modifié ou ajouté à nouveau. Il faut choisir entre les options suivantes :

• Jamais

Pas de vérification de la clé fiscale

• Avec modification automatique de la clé fiscale

La vérification de la clé fiscale est toujours effectuée et la clé fiscale spécifiée est transférée à la position. Si la clé fiscale appropriée n’existe pas dans le système, elle ne sera pas modifiée dans la position, ce qui entraînera l’affichage d’un message d’erreur lors du traitement.

• Avec modification de clé fiscale éventuelle

La vérification de la clé fiscale est toujours effectuée. Sil a clé fiscale d’un poste donné est absent du système, elle sera déterminée et transférée au poste.

Les paramètres peuvent être modifiés à volonté. Cela ne modifiera pas les attributions existantes des clés fiscales.

Principes

• La e-facture fournisseur possède le statut [En cours de préparation].

• La e-facture fournisseur est déjà ouverte dans l’application E-factures fournisseur et contient des données converties.

Instruction

1. Sélectionner l’option appropriée dans le champ Paramètres d’attribution de la clé fiscale.
2. Supprimer les données de l’article dans la cellule de la ligne.
3. Supprimer les affectations de clés fiscales attribuées.
4. Saisir à nouveau les données de l’article dans la cellule correspondante de la ligne.
5. En fonction des paramètres sélectionnés et selon que le partenaire de livraison ou le fournisseur a été indiqué, le système génère et attribue une clé fiscale.
6. Appuyer sur le bouton de démarrage situé dans la barre d’outils.
7. La e-facture fournisseur est enregistrée.

Conséquences

Les données d’identification du partenaire de livraison conformément à l’attribution de la clé fiscale (si nécessaire, voir l’article : Attributions fiscales) sont utilisées comme partenaire pour déterminer les clés fiscales. Si aucun partenaire de livraison n’est spécifié, le système utilise les données du partenaire du fournisseur. Si la clé fiscale a été définie et ajoutée à la position, les données d’identification du partenaire qui ont été utilisées seront enregistrées avec la position dans la colonne Partenaire de livraison associé.

Vérifier les clés fiscales

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] -> [Vérifier les attributions des clés fiscales].

Cette action permet de vérifier si les clés fiscales attribuées dans l’e-facture fournisseur correspondent aux clés fiscales existantes dans la base de données OLTP. De plus, tous les articles pour lesquels les conditions suivantes sont remplies sont vérifiés :

• Les données d’identification de l’article existent dans la base de données OLTP.
• Le statut de l’article autorise l’importation.

La vérification de la clé fiscale s’effectue indépendamment du paramètre défini dans le champ Paramètre d’afttribution de la clé fiscale.

Principes

L’e-facture fournisseur a le statut En cours de préparation. L’e-facture est déjà ouverte dans l’application E-factures fournisseur et contient les données converties.

Instructions

1. Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] -> [Vérifier les attributions des clés fiscales].
   • Le système vérifie les attributions des clés fiscale.
   • Pour les attributions de clés fiscale non importables, le système affiche les messages correspondants.
2. Corriger les attributions des clés fiscale.
3. Appuyer sur le bouton de démarrage situé dans la barre d’outils.
   • La e-facture fournisseur est enregistrée.

Répéter l’opération si nécessaire.

Vérifier et libérer l’importation, puis annuler la libération de l’importation

Le système permet de vérifier la validité des données en vue d’un import réussi et de la création correcte d’une facture fournisseur, ou bien de mettre ces données à disposition sans vérification.

Si la vérification est effectuée avec succès, le statut de la e-facture d’achat passe à Libérée pour importation. Les données avec ce statut ne peuvent plus être modifiées. Dans ce cas, il est uniquement possible d’exécuter l’action [Autoriser l’importation/Annuler l’autorisation de l’importation]. L’exécution répétée de cette action fait passer le statut de la e-facture d’achat de Libérée pour importation à En cours de préparation.

La vérification de l’importation comprend en particulier l’origine du compte ainsi que le compte. Si le système ne trouve aucune donnée ni aucune erreur, ces informations sont définies automatiquement.

Instructions : importation avec vérification

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut En cours de traitement a été ouverte. De cette manière, les données relatives aux postes de la facture ont été converties dans l’e-facture fournisseur.

Instructions

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Vérifier les données à importer].

• Toutes les données de la facture fournisseur électronique sont vérifiées afin de garantir le bon import et la création de la facture fournisseur. À cette fin, la facture fournisseur à vérifier reçoit un numéro de facture fournisseur distinct, conformément au schéma de numérotation enregistré dans l’application Paramètres de base-> Fonction Comarch e-facture -> champ Schéma de numérotation de la vérification de l’import.
• Si la vérification est réussie, l’e-facture d’achat ne peut plus être traitée. Cette e-facture reçoit le statut Autorisé à l’importation. Si la vérification a révélé des erreurs, l’e-facture conservera le statut En cours de traitement. Les messages d’erreur s’affichent dans la fenêtre ancrable Messages.

Instructions : importation sans vérification

Il convient de noter que cette procédure n’est pas recommandée, car l’importation peut ne pas être effectuée du tout ou être effectuée partiellement avec des erreurs, et lors de l’importation, le numéro de facture d’achat est déjà attribué afin de créer une facture d’achat, ce qui peut entraîner par la suite une lacune dans la numérotation des factures d’achat.

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut En cours de traitement a été ouverte. De cette manière, les données relatives aux postes de la facture ont été converties dans l’e-facture fournisseur .

Instructions

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner action] -> [Autoriser l’importation/Annuler l’autorisation de l’importation].

• L’e-facture fournisseur ne peut plus être traitée. Une telle e-facture recevra le statut Autorisé à l’importation.

Instructions : annulation de l’autorisation d’importation

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut Autorisée à l’importation a été ouverte.

Instructions

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Sélectionner  action] -> [Autoriser l’importation/Annuler l’autorisation de l’importation].

L’e-facture fournisseur peut à nouveau être modifiée. Une telle e-facture recevra le statut En cours de traitement.

Importer les données et générer une facture fournisseur

Avant l’importation, il est recommandé de vérifier la possibilité d’importer correctement les données. Voir également le chapitre : Instructions : importation avec vérification.

On peut éviter d’attribuer plusieurs fois les mêmes éléments à plusieurs factures en important les données converties immédiatement après leur traitement.

Principes

Dans l’application E-Factures fournisseur, une e-facture fournisseur avec le statut Autorisée à l’importation a été ouverte.

Instructions

Dans la barre d’outils, sélectionner le bouton [Importer données et générer facture fournisseur].

• Les données de l’e-facture fournisseur seront importées. Le système générera une facture fournisseur
• Dans le cas d’une e-facture fournisseur, les données d’identification de la facture fournisseur générée s’affichent dans le champ Facture fournisseur

Les erreurs lors de l’importation peuvent avoir les conséquences suivantes :

• le statut Autorisée à l’importation ne sera pas modifié
• les messages d’erreur s’afficheront dans la fenêtre ancrée Messages, ainsi que dans le registre des messages