Onglet Taxes

Dans l’onglet Taxes, les conditions de calcul des taxes et différentes valeurs calculées sont affichées dans un tableau. Il y a une ligne pour chaque clé fiscale utilisée dans le décompte des coûts supplémentaires. Chaque clé fiscale est listée séparément selon les montants de ligne positifs et négatifs. Si le calcul des coûts supplémentaires utilise plus d’une clé fiscale, une ligne supplémentaire est affichée sous les lignes des différentes clés fiscales ; elle contient les totaux des valeurs des clés fiscales mentionnées ci-dessus.

Si les fonctions pays spécifiques pour la Suisse et l’arrondi à 5 centimes sont activés dans l’application Configuration, le montant net dans la ligne de total est arrondi. Les montants nets par clé fiscale ne sont toutefois pas arrondis ; la somme des montants nets peut donc ne pas être exacte dans certains cas.

Le bouton [Modifier/ne pas modifier les données fiscales] contrôle la possibilité de modifier les montants de taxe affichés dans le tableau. Si le bouton est actif, les totaux des différents taux de taxe issus des lignes peuvent être modifiés. Cela s’applique également lorsqu’il n’existe qu’une seule ligne, c’est-à-dire lorsque la facture ne contient que des lignes avec la même clé fiscale. Les montants de taxe dans la facture fournisseur ne peuvent être modifiés qu’à cet endroit de l’en-tête de la facture fournisseur. Les modifications des valeurs calculées par le système ne sont pas enregistrées pour chaque ligne de facture fournisseur, mais dans l’enregistrement de total dans l’en-tête de la facture fournisseur, dans le champ Montant impôts. Si, après une modification dans la facture fournisseur, plus d’un taux de taxe apparaît et que l’action Vérifier ou Enregistrer est appelée, la ligne de total est recalculée.

• Clé fiscale – tous les codes fiscaux figurant dans les lignes sont affichés ligne par ligne. Chaque clé fiscale est affichée séparément pour les montants de ligne positifs et négatifs. La clé fiscale ne peut plus être modifiée dans le tableau. De plus amples informations figurent dans le chapitre Éditeur de lignes, champ Clé fiscale.
• Type de composants fiscaux – ce champ affiche le type de composant fiscal déterminé.
• Montant net – le montant net est calculé et affiché dans la ligne comme la somme des montants nets des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Les montants de ligne positifs et négatifs sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture de coûts supplémentaires, la somme des montants nets est calculée dans la dernière ligne en utilisant toutes les clés fiscales affichées ci-dessus.
• Montant impôts – le montant de taxe est calculé et affiché dans chaque ligne comme la somme des montants de taxe des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Le montant de taxe est calculé sur la base de la clé fiscale avec le taux de taxe qui y est défini. Les montants de taxe positifs et négatifs sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Si, dans l’application Paramètres de base, les fonctions pays spécifiques pour la Suisse et l’arrondi à 5 centimes sont activés, le montant de taxe est arrondi. À l’aide du bouton [Modifier/ne pas modifier les données fiscales], on peut définir si les montants de taxe affichés dans les lignes du tableau peuvent être modifiés. Si le bouton est actif, il est possible de modifier les totaux des différents taux de taxe issus des lignes. La modification des montants de taxe dans la facture de coûts supplémentaires n’est possible qu’à cet endroit de l’en-tête des factures fournisseurs. Si, après une modification dans la facture de coûts supplémentaires, plus d’un taux de taxe apparaît et que l’action Vérifier ou Enregistrer est appelée, la ligne de total est recalculée. Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture de coûts supplémentaires, la somme des montants de taxe est calculée dans la dernière ligne en utilisant toutes les clés fiscales affichées.
• Montant brut – le montant brut est calculé et affiché dans chaque ligne comme la somme des montants bruts des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Les montants bruts positifs et négatifs sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Le montant brut résulte du montant net augmenté du montant de taxe. Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture de coûts supplémentaires, la somme des montants bruts est calculée dans la dernière ligne en utilisant toutes les clés fiscales affichées ci-dessus. Avant la comptabilisation de la facture de coûts supplémentaires, le montant brut calculé pour l’ensemble de la facture de coûts supplémentaires doit être égal au montant brut saisi manuellement dans la section Généralités. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés, il s’agit du montant brut dans la ligne de total. Le système vérifie que les deux montants bruts sont identiques. Si nécessaire, un message d’erreur s’affiche.

Onglet Cours

Les taux de change et la date de valeur sont affichés dans l’onglet Cours.

• Cours – le taux de change est le taux de conversion de la devise utilisée dans le décompte des coûts supplémentaires vers la devise de référence. La devise utilisée est reprise de l’émetteur de la facture et peut être modifiée pour chaque calcul de coûts supplémentaires. Si la devise diffère de la devise de référence, le taux de change peut être modifié individuellement pour chaque calcul de coûts supplémentaires si nécessaire, par exemple pour utiliser des valeurs mises à jour quotidiennement. Les paramètres de conversion des devises dans le cadre des commandes sont définis dans la fonction Achat de l’application Paramètres de base.
  Si la devise de référence est utilisée dans la facture de coûts supplémentaires, la valeur 1 est affichée.
  Si une devise autre que la devise de référence est utilisée dans la facture de coûts supplémentaires, le taux de change de la devise du document vers la devise de référence est affiché. Le taux de change de la devise déterminée à la date du document externe est affiché comme valeur par défaut, car il résulte de l’utilisation du taux de change et du type de taux de change enregistrés. Les taux de change sont saisis dans l’application du même nom.

• Date de valeur – la date de valeur détermine la date d’entrée en vigueur de la condition de paiement définie dans l’en-tête de la facture fournisseur. Si aucune date de valeur n’est définie, la date de valeur est déterminée au moment de la comptabilisation de la facture fournisseur sur la base des dates de valeur des conditions de paiement. Si une date de valeur peut être définie, elle est transmise à l’interface de comptabilité financière. Si le champ est vide dans la facture fournisseur, la date du document externe est transmise à l’interface de comptabilité financière comme date de valeur.

Onglet Adresse

L’onglet Adresse contient le nom et les données d’adresse de la partie émettrice de la facture.

• Nom
• Adresse

Le nom et les données d’adresse de l’émetteur de la facture sont affichés tels qu’ils ont été saisis dans les données de base de l’émetteur de facture affecté. Ces données ne peuvent être modifiées que pour les pseudo-partenaires.

Onglet Organisation d’achat

L’onglet Organisation d’achat n’est pertinent que pour les systèmes avec autorisations métier. Il contient le nom et les données d’adresse de l’organisation d’achat.

L’onglet se compose des champs suivants :

• Organisation d’achat
• Nom
• Adresse

L’organisation d’achat ne peut pas être modifiée.

Les données d’identification ainsi que le nom et l’adresse du destinataire de la facture sont affichés tels qu’ils ont été saisis dans les données de base du destinataire de la facture affecté. Ces données ne peuvent pas être modifiées.

Espace de travail

La zone de travail contient des lignes. Elles contiennent toutes les informations pertinentes sur les coûts supplémentaires facturés, c’est-à-dire sur les lignes individuelles de la facture de coûts supplémentaires reçue de l’émetteur de la facture, telles que les données d’article, les montants nets et les références aux lignes de commande ou une référence supplémentaire aux lignes de réception des marchandises si l’affectation a été effectuée via des réceptions de marchandises.

Tableau des lignes de facture et éditeur de lignes

Les informations sur les lignes sont affichées à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. L’éditeur de lignes sert principalement à la saisie manuelle des lignes individuelles. Certaines données de ligne de facture n’y sont qu’affichées et ne peuvent être modifiées ou complétées qu’en cas de besoin.

Après le transfert d’une ligne de facture dans le tableau des lignes, les champs correspondants sont remplis avec les mêmes données que les champs de l’éditeur de lignes. Le tableau des lignes fournit une vue d’ensemble de toutes les lignes de facture. L’affectation aux lignes de commande ou de réception des marchandises, et donc la répartition des coûts supplémentaires, s’effectue via des actions dans le tableau des lignes.

Les colonnes du tableau des lignes et les champs de l’éditeur de lignes sont décrits ci-dessous. Les valeurs par défaut possibles et les options d’édition sont expliquées pour chaque champ.

Solde du montant brut

Sous le tableau des lignes, sur la barre d’outils standard de l’éditeur de lignes, le solde du montant brut est calculé et affiché par le système à droite. Le solde se base sur la valeur brute totale de la facture saisie manuellement par l’utilisateur auparavant dans le champ Montant brut de l’onglet Généralités de l’en-tête de l’application. De cette valeur brute, on soustrait la somme des montants nets des lignes de facture enregistrées plus les taxes dues pour les lignes de facture. Le solde est une valeur de contrôle et sert à vérifier si les chiffres du document externe correspondent aux chiffres saisis dans le système. Il indique également quel montant (partiel) de la facture doit encore être réparti sur des lignes de commande existantes. Le solde doit être nul pour pouvoir comptabiliser la facture de coûts supplémentaires.

Tableau des lignes

Les lignes individuelles de la facture sont répertoriées dans le tableau des lignes. La liste est triée par lignes de facture et contient au moins une ligne par ligne de facture avec les données les plus importantes pour cette ligne de facture.

Les données des lignes de commande affectées sont affichées dans une ou plusieurs lignes directement sous la ligne de chaque ligne de facture. Si plusieurs lignes de commande sont affectées à une ligne de facture, les lignes contenant les données de la ligne de commande affectée sont répétées si nécessaire, une fois pour chaque ligne de commande affectée.

Le tableau des lignes contient plusieurs champs dans lesquels les données peuvent être modifiées :

• Montant brut (ligne de coûts supplémentaires)
• Répartition
• Montant brut (ligne de facture)

Dans ces champs, l’utilisateur saisit les montants pour la ligne facturée avec la ligne supplémentaire de facture de coûts supplémentaires et répartit le montant sur les lignes de commande affectées. Si la somme des montants nets des lignes de commande affectées diffère du montant net de la ligne supplémentaire de facture de coûts supplémentaires, les montants différents sont mis en évidence par une couleur (rouge).

Tableau des lignes : Lignes de facture de coûts supplémentaires

Les données suivantes sont affichées pour chaque ligne de facture de coûts supplémentaires sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Position de pièce justificative… – dans cette colonne, le numéro est affiché pour identifier clairement la ligne. Il ne peut plus être modifié. Lors de la saisie manuelle d’une ligne de facture fournisseur, il peut être saisi manuellement si nécessaire. De plus amples informations figurent dans la description de ce champ au chapitre Éditeur de lignes.
• Article – l’article de la ligne de facture est affiché. La ligne est saisie manuellement dans l’éditeur de lignes et ne peut plus être modifiée dans le tableau. De plus amples informations figurent dans la description de ce champ au chapitre Éditeur de lignes.
• Clé fiscale – le code fiscal affecté est affiché. Il ne peut plus être modifié dans le tableau des lignes. Le code fiscal est saisi manuellement dans l’éditeur de lignes ou déterminé automatiquement par le système. Si le code fiscal doit encore être modifié, cela ne peut se faire que dans l’éditeur de lignes. La modification n’est possible que pour les factures fournisseurs qui ne sont pas encore comptabilisées.
• Montant total des positions liées – à des fins de contrôle et de vue d’ensemble, la somme des lignes de commande actuellement affectées est calculée et affichée dans le champ Montant total des positions liées. Le montant réparti ne peut pas être modifié dans le tableau.
• Montant net – dans cette colonne, on peut, si nécessaire, modifier le montant net facturé pour cette ligne de facture de coûts supplémentaires. Il peut également être modifié dans le champ Valeur nette après remise de l’éditeur de lignes. La facture de coûts supplémentaires ne peut être finalisée que si la somme des montants nets des lignes de commande affectées est égale au montant net calculé de cette ligne de facture de coûts supplémentaires.

Tableau des lignes : Données de comptabilité analytique

Les données de comptabilité analytique peuvent être affichées sous les données de la ligne de facture de coûts supplémentaires. Pour cela, il faut activer la fonction Contrôle de gestion dans l’application Paramètres de base. En outre, il faut saisir les données correspondantes de comptabilisation des coûts afin d’afficher une ou plusieurs lignes de données de comptabilité analytique.

Les données de comptabilité analytique suivantes sont affichées sous des en-têtes de colonne spécifiques. Si des répartitions vers plusieurs centres de coûts ou objets de coûts sont enregistrées pour la ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées.

• Centre de coûts – sélectionner le centre de coûts de la zone ou du service pour lequel la ligne a été achetée ou la quantité partielle correspondante de la ligne pour laquelle des coûts supplémentaires ont été encourus dans cette ligne. Le centre de coûts est transmis à la comptabilité financière lors du transfert des factures. Il peut ensuite être utilisé pour diverses analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Garant – sélectionner l’objet de coûts approprié, par exemple une ligne, un groupe ou une hiérarchie de lignes, ou un projet. L’objet de coûts est transmis à l’interface de comptabilité financière lors du transfert des factures. Il peut ensuite être utilisé pour diverses analyses dans le cadre du contrôle des coûts.
• Quantité – ce champ n’a aucune fonction pour les factures de coûts supplémentaires.
  Montant des coûts – saisir un montant net partiel de la ligne de facture à affecter au centre de coûts ou à l’objet de coûts dans cette ligne. La somme des montants des coûts des lignes de comptabilisation des coûts ne doit pas dépasser le montant net de la ligne de facture.

Tableau des lignes : Attribution de commande

Les données et les quantités des lignes de commande affectées sont affichées sous les données de chaque ligne. Si une ligne de facture fournisseur a été affectée à une ligne de commande via une ligne de réception des marchandises, certaines données de la ligne de réception des marchandises sont également affichées.

Ces données proviennent principalement de la commande ou de la réception des marchandises enregistrée. Elles ne peuvent pas être modifiées, à l’exception des quantités et montants facturés. Si nécessaire, les données peuvent être modifiées dans l’application correspondante.

Les données suivantes de la ligne de commande affectée sont affichées sous des en-têtes de colonne spécifiques. Si plusieurs lignes de commande sont affectées à une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées, une ligne pour chaque ligne de commande affectée.

• Position de commande – la référence de document à une ligne de commande spécifique est affichée sous l’en-tête Ligne de commande. La référence de document est générée par le système et ne peut pas être modifiée. Elle se compose du type et du numéro de la commande ainsi que du numéro de la ligne de commande. Les références de document aux lignes de commande peuvent provenir de la ligne de réception des marchandises à laquelle ces lignes de commande ont été affectées dans la réception. Une ligne de commande déjà affectée à une ligne de facture de coûts supplémentaires peut être supprimée du calcul de coûts supplémentaires. Pour ce faire, il faut la sélectionner puis choisir le bouton [Supprimer] dans le menu d’en-tête. Alternativement, on peut ouvrir le menu contextuel de cette ligne avec le bouton droit de la souris, lequel contient également l’élément [Supprimer]. Lors du prochain enregistrement, la ligne de commande affectée sera supprimée.
• Article – l’article commandé selon la ligne de commande affectée est affiché. Après exécution de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], la répartition en pourcentage avec laquelle le montant net de la ligne de facture de coûts supplémentaires a été réparti sur les lignes de commande affectées est affichée dans le champ Répartition. La clé de répartition utilisée à cet effet est saisie au préalable dans le champ Répartition de l’éditeur de lignes. L’utilisateur peut modifier manuellement la répartition en pourcentage proposée par le système. Alternativement, l’utilisateur peut également modifier le montant absolu à affecter à cette ligne de facture dans la colonne Montant brut. Il peut aussi modifier la clé de répartition dans l’éditeur de lignes puis relancer l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] dans le tableau des lignes.
• Montant brut – dans cette colonne, on peut, si nécessaire, modifier le montant net affecté à cette ligne de commande. Après exécution de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], le montant net (partiel) affecté à cette ligne de commande est affiché. À cet effet, le système a réparti le montant net de la ligne de facture de coûts supplémentaires sur toutes les lignes de commande affectées selon la clé de répartition enregistrée. La clé de répartition utilisée à cet effet est saisie au préalable dans le champ Répartition de l’éditeur de lignes. L’utilisateur peut modifier manuellement la répartition proposée par le système en modifiant le montant absolu à affecter à cette ligne de commande. La somme des montants nets répartis doit toutefois être égale au montant net de la ligne de facture de coûts supplémentaires afin que la facture de coûts supplémentaires puisse être comptabilisée. Alternativement, on peut également saisir une valeur en pourcentage dans la colonne Répartition. Il peut aussi modifier la clé de répartition dans l’éditeur de lignes puis relancer l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] dans le tableau des lignes.

Éditeur de lignes

L’indicateur Solde est calculé et affiché par le système à droite de la barre d’outils de l’éditeur de lignes. Le solde se rapporte aux données du tableau des lignes.

Si la case à cocher Contrôler en cas d’acceptation est active, le système vérifie que tous les champs obligatoires ont été renseignés et que toutes les données saisies sont autorisées lorsque la ligne de facture est transférée dans le tableau des lignes. Sinon, cela est vérifié lors de l’enregistrement de la facture de coûts supplémentaires.

Les champs suivants des lignes de facture de coûts supplémentaires sont affichés dans l’éditeur de lignes :

• Position – le numéro de ligne sert à identifier précisément les lignes individuelles. Le numéro de ligne est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de document utilisé. Le numéro de ligne peut être modifié manuellement dans l’en-tête de l’éditeur de lignes lors de sa première saisie. Après le transfert de la ligne dans le tableau, le numéro de ligne ne peut plus être modifié.
• Position de pièce justificative externe – si nécessaire, saisir le numéro de ligne correspondant de la facture de coûts supplémentaires qui apparaît sur le document externe comme information supplémentaire. La ligne du document externe ne peut être modifiée que dans l’éditeur de lignes.
• Article – dans la facture de coûts supplémentaires, un seul article de règlement est utilisé comme ligne facturée pour chaque ligne de règlement. Un seul article de type article de règlement est autorisé ; d’autres types d’articles ne peuvent pas être utilisés. Un article de règlement peut être saisi par article. Après le transfert de la ligne dans le tableau des lignes et son enregistrement, l’article ne peut plus être modifié. La condition préalable d’utilisation est que les données de commande aient été saisies dans les données de base de l’article et que le statut d’utilisation des données de commande de l’article soit Validé. Le statut Remplacé n’est pas pris en compte lors du calcul des coûts supplémentaires, car des factures peuvent encore être saisies sur la base de livraisons antérieures, même après remplacement de l’article.
• Quantité totale – ce champ est inactif pour la facture de coûts supplémentaires. Aucune quantité n’est affectée aux articles de règlement.
• Montant net – saisir le montant net pour l’article facturé dans cette ligne. La devise utilisée est la devise définie dans le champ du montant brut de l’en-tête de la facture de coûts supplémentaires. Les devises pouvant y être saisies figurent dans la description du champ Montant net. Après le transfert de la ligne dans le tableau des lignes, le montant net peut être modifié à la fois dans le tableau des lignes sous Montant net et dans l’éditeur de lignes. La devise ne peut plus être modifiée.
• Clé fiscale – le code fiscal peut être saisi manuellement dans ce champ ou déterminé automatiquement par le système. Si ce champ est laissé vide lors de la saisie manuelle de la ligne, le code fiscal est déterminé automatiquement en fonction de la date de prestation. Si aucune date de prestation n’a été saisie, la date courante est utilisée. Le code fiscal déterminé peut être modifié manuellement. Les règles selon lesquelles le code fiscal est déterminé automatiquement par le système figurent dans la documentation relative à l’affectation fiscale.
• Distribution – dans ce champ, on peut définir la clé de répartition qui sera utilisée pour répartir la ligne saisie sur les lignes de commande affectées. On peut choisir parmi les méthodes de répartition suivantes :
  • (aucune)
  • Quantité
  • Valeur
  • Poids
  • Volume
  • Autre facteur – si cette clé de répartition est sélectionnée, la répartition entre les lignes individuelles doit être saisie manuellement pour chaque ligne affectée.
• Origine du compte – le compte est déterminé en fonction de l’origine du compte. Les paramètres suivants sont possibles :
  • À partir de l’attribution de compte – si cette valeur est sélectionnée, le champ Compte est un champ d’affichage et montre le compte déterminé automatiquement sur la base de l’affectation des comptes. Si une ligne de commande a déjà été affectée à la ligne de facture de coûts supplémentaires, l’origine du compte ne peut être modifiée que sur À partir de la facture des coûts supplémentairess.
  • À partir de la facture des coûts supplémentaires – si cette valeur est sélectionnée, le champ Compte est un champ de saisie vide dans lequel un compte doit être saisi. Le compte peut être modifié jusqu’à la comptabilisation. L’origine du compte ne peut plus être modifiée si une ligne de document a été affectée à la ligne.

• Compte – selon le paramétrage de l’origine du compte, le compte est affiché ou doit être saisi.
• Base de calcul escompte – ce champ contient la valeur pertinente pour le calcul de l’escompte. Si le bouton de bascule [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] est actif, le montant peut être saisi librement. Dans le cas contraire, la valeur est déterminée automatiquement sur la base des lignes de commande attribuées. L’état de ce bouton est enregistré pour chaque ligne. Ce champ n’est pas affiché pour une facture de type Facture de coûts supplémentaires liés à la distribution. Dans ce cas, la base de calcul de l’escompte correspond au montant net.

Actions liées à la vue

Boîte de dialogue : Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…

Après la sélection de l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…], une boîte de dialogue s’ouvre. Dans cette boîte de dialogue, il est possible de rechercher des lignes de réception de marchandises comptabilisées. Les lignes de commande attribuées à une ligne de réception de marchandises peuvent ensuite être sélectionnées afin d’être attribuées à la ligne de la facture de frais supplémentaires.

La boîte de dialogue se compose d’un en-tête avec plusieurs champs de saisie pour les critères de recherche ainsi que d’un espace de travail dans lequel le résultat de la recherche est affiché.

En-tête : Fonctions de recherche

Dans l’en-tête de l’application, il est possible d’utiliser les fonctions de recherche afin d’influencer la liste des résultats des réceptions de marchandises. Le système détermine toutes les lignes de réception de marchandises correspondant aux critères de recherche saisis.

La signification des données est expliquée dans la documentation de l’application Entrée de marchandises. Des informations complémentaires se trouvent dans la documentation Entrée de marchandises du processus d’achat.

• Transporteur – si nécessaire, le transitaire requis doit être sélectionné à l’aide de l’identifiant de son partenaire. Il est possible de sélectionner des partenaires marqués comme transitaires dans leurs données de base.
• Partenaire de livraison – si nécessaire, le partenaire de livraison requis doit être sélectionné à l’aide de son identifiant partenaire.
• Fournisseur – si nécessaire, le fournisseur requis doit être sélectionné à l’aide de son identifiant partenaire.
• Statut de facturation – si nécessaire, le statut de facturation requis doit être sélectionné comme critère de recherche. Un, plusieurs ou l’ensemble des statuts suivants peuvent être sélectionnés comme critères de recherche :
  • (tous)
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé
• Numéro du bon de livraison – si nécessaire, le numéro du bon de livraison requis, tel qu’il a été saisi dans la confirmation de réception de marchandises, doit être saisi.
• Date du document de livraison – si nécessaire, la date du document externe requis (bon de livraison) doit être saisie.
• Type – si nécessaire, le type du bon de livraison requis doit être sélectionné comme critère de recherche.
• Numéro – si nécessaire, le numéro du bon de livraison requis doit être sélectionné comme critère de recherche.
• Article – si nécessaire, l’identifiant de l’article requis doit être sélectionné.
• Description – si nécessaire, une brève description de l’article requis doit être saisie.
• Numéro d’article fournisseur – si nécessaire, le numéro d’article du fournisseur pour l’article requis doit être saisi.
• Désignation de l’article fournisseur – si nécessaire, la désignation de l’article du fournisseur pour l’article requis doit être saisie.
• Date de création – si nécessaire, la date de réception des marchandises recherchées doit être saisie comme critère de recherche. Toute date est affichée comme valeur par défaut.
• Entrepôt – si nécessaire, l’identifiant de l’entrepôt dans lequel les articles ont été livrés doit être saisi comme critère de recherche.
• Poids brut – si nécessaire, le poids brut de la quantité livrée de la ligne de réception de marchandises doit être saisi comme critère de recherche.
• Volume brut – si nécessaire, le volume brut de la quantité livrée de la ligne de réception de marchandises doit être saisi comme critère de recherche.
• Valeur – si nécessaire, la valeur de la quantité livrée de la ligne de réception de marchandises doit être saisie comme critère de recherche.
• Émetteur de la facture – si nécessaire, l’émetteur de facture requis doit être indiqué à l’aide de l’identifiant partenaire. Dans le règlement supplémentaire des coûts, l’émetteur de la facture de la ligne n’a pas besoin d’être identique à l’émetteur de facture saisi dans la ligne de commande (contenue dans la ligne de réception de marchandises attribuée).
• Type de commande d’achat – si nécessaire, le type de commande d’achat contenu dans la réception de marchandises requise doit être saisi.
• Commande d’achat – si nécessaire, le numéro de la commande contenu dans la réception de marchandises recherchée doit être saisi.

Après la saisie des paramètres de recherche, la recherche doit être lancée en sélectionnant le bouton [Démarrer]. Le système détermine alors toutes les lignes de réception de marchandises répondant aux critères de recherche. La recherche peut être répétée aussi souvent que nécessaire, par exemple afin de réduire le nombre de lignes trouvées en ajoutant des critères de recherche supplémentaires.

Espace de travail : Données des lignes de réception de marchandises

À l’issue de la recherche, toutes les lignes de réception de marchandises correspondant aux critères de recherche sont affichées. Si le système ne peut déterminer aucune ligne de réception de marchandises correspondant aux critères recherchés, un message est affiché. Les lignes de réception de marchandises trouvées sont triées par le système selon les critères suivants et affichées dans la liste :

1. Date du bon de livraison par ordre décroissant
2. Numéro du bon de livraison du fournisseur par ordre décroissant
3. Numéro de ligne du bon de livraison

Pour chaque réception de marchandises contenant des lignes correspondantes, certaines données de base de la réception de marchandises sont affichées. En dessous, les données des lignes de cette réception de marchandises sont affichées les unes sous les autres, avec les données des lignes de commande attribuées.

À l’aide du bouton [Informations articles fournisseurs], une ligne supplémentaire peut être affichée pour chaque ligne de réception de marchandises affichée. Cette ligne apparaît si des données spécifiques à la livraison (numéro d’article du fournisseur et description) ont été saisies.

Les vues Poids et Volume doivent être utilisées afin de contrôler si le poids ou le volume des lignes trouvées est affiché dans la liste.

Les données de base suivantes des réceptions de marchandises sont affichées pour les lignes de réception de marchandises trouvées. Elles ne peuvent pas être modifiées.

• N° et date de pièce justificative externe – le numéro du bon de livraison conformément au document externe est affiché tel qu’il a été saisi dans la confirmation de réception de marchandises.
• Date du document de livraison – la date du bon de livraison conformément au document externe, saisie dans la confirmation de réception de marchandises, est affichée.
• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison conformément à la confirmation de réception de marchandises enregistrée est affiché dans ce champ. Le partenaire de livraison est responsable de la livraison ou de l’expédition des lignes commandées.
• Statut – le statut de la confirmation de réception de marchandises est affiché.
• Réception de marchandises – le type et le numéro de la réception de marchandises identifiant précisément cette réception.
• Date de réception de marchandises – la date de réception de marchandises correspond à la date d’enregistrement de la réception de marchandises. Elle est affichée conformément à l’en-tête des réceptions de marchandises.
• Transporteur – le transitaire indiqué dans la réception de marchandises est affiché conformément aux données saisies dans la réception de marchandises.

Les données suivantes des lignes de réception de marchandises sont affichées dans la ligne sous les en-têtes de colonnes correspondants, en dessous des données de base de la réception de marchandises concernée. La ligne peut être affichée plusieurs fois, une fois pour chaque ligne de réception.

• Position – le numéro de la ligne de réception de marchandises identifiant précisément cette ligne.
• Position du document de livraison – le numéro de la ligne du document externe (bon de livraison) est affiché s’il a été saisi dans la confirmation de réception de marchandises.
• Article – l’article livré conformément à la ligne de réception de marchandises est affiché avec le numéro d’article et la description.
• Poids/Volume – le poids ou le volume des articles livrés conformément à la confirmation de réception de marchandises est affiché si plusieurs lignes de commande sont attribuées à la ligne de confirmation de réception de marchandises. Il est possible d’utiliser la liste déroulante dans l’en-tête de la liste des articles afin de basculer de l’affichage du poids à l’affichage du volume.
• Quantité livrée – la quantité livrée conformément à la réception de marchandises pour la ligne de réception de marchandises affichée dans cette colonne est déterminée et affichée si plusieurs lignes de commande sont attribuées à la ligne de réception de marchandises.
• Valeur – la valeur est affichée uniquement pour les lignes de commande et non dans la ligne contenant les données de la ligne de réception de marchandises.
• Statut – le statut de la ligne de réception de marchandises est affiché.

Les données spécifiques suivantes au fournisseur pour la ligne sont affichées dans la ligne située sous les données de la ligne de réception de marchandises liée, le cas échéant. En outre, la ligne est affichée à l’aide du bouton [Informations articles fournisseurs] si des données spécifiques au fournisseur (numéro d’article du fournisseur et description) ont été saisies pour l’article dans la ligne de réception de marchandises.

• Numéro d’article fournisseur – le numéro d’article du fournisseur pour l’article de cette ligne est affiché s’il a été saisi dans les données fournisseur de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire contenant des informations sur l’article du fournisseur peut également être affichée.
• Désignation de l’article fournisseur – la désignation de l’article du fournisseur pour l’article de cette ligne est affichée si elle a été saisie dans les données de commande de l’article pour ce fournisseur.
  Une ligne supplémentaire contenant des informations sur l’article du fournisseur peut également être affichée.

Les données des lignes de commande attribuées aux lignes de réception de marchandises trouvées sont affichées sous les données de la ligne de réception de marchandises, le cas échéant pour plusieurs lignes de commande.

À l’exception de la case à cocher située à la fin de la ligne pour chaque ligne de commande, les données ne peuvent pas être modifiées. Les lignes de commande peuvent être sélectionnées à l’aide de la case à cocher afin de les attribuer à la ligne de facture. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées à attribuer simultanément en utilisant la case à cocher dans l’en-tête de la liste.

La signification des données est expliquée dans la documentation de l’application Entrée de marchandises. Des informations complémentaires se trouvent dans la documentation Entrée de marchandises du processus d’achat.

Les données suivantes sont affichées pour chaque ligne de commande sous les en-têtes de colonnes correspondants :

• Position de commande – le type et le numéro de la commande ainsi que le numéro de ligne identifient précisément la ligne de commande attribuée à la ligne de réception de marchandises affichée.
• Fournisseur – le fournisseur conformément à la ligne de commande est affiché.
• Entrepôt – le magasin dans lequel les marchandises ont été livrées est affiché.
• Poids/Volume – le poids ou le volume des articles livrés conformément à la ligne de commande est affiché. Il est possible d’utiliser la liste déroulante dans l’en-tête de la liste des lignes afin de basculer de l’affichage du poids à l’affichage du volume.
• Quantité livrée – la quantité livrée conformément à la commande pour la ligne de commande affichée est déterminée et affichée.
• Valeur – le montant net de la quantité déjà livrée conformément à la commande pour la ligne de commande affichée dans cette colonne est déterminé et affiché par le système comme valeur.
• Sélection – la case à cocher située à la fin de la ligne contenant les données de la ligne de commande est le seul champ modifiable dans la liste. Elle peut être utilisée afin de sélectionner cette ligne de commande. La sélection peut ensuite être validée afin d’attribuer la ligne de commande à la ligne de facture. Si plusieurs lignes de commande sont attribuées à une ligne de réception de marchandises dans l’application Entrée de marchandises, plusieurs cases à cocher sont affichées, une case à cocher pour chaque ligne de commande, afin de sélectionner cette ligne de commande.

Actions : Accepter tout/Accepter individuellement

Les boutons [Accepter tout] et [Accepter individuellement] sont disponibles dans la boîte de dialogue de sélection des lignes de réception de marchandises. L’action déclenchée à l’aide de ces boutons sert à attribuer les lignes de commande précédemment sélectionnées aux lignes de facture.

Effets

Les lignes de commande sélectionnées sont attribuées aux lignes déjà saisies des factures de frais supplémentaires. Le système génère des références de documents entre les lignes de commande et la facture de frais supplémentaires précédemment sélectionnée. Les données des lignes de commande attribuées sont affichées dans le tableau des lignes et peuvent toujours être ajoutées.

L’étape de traitement suivante consiste à répartir le montant de la ligne de la facture de frais supplémentaires sur les lignes de commande attribuées à l’aide de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires].

Boîte de dialogue : Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] n’est pas disponible pour les factures de frais supplémentaires de type Facture de coûts supplémentaires liés à la distribution. Après la sélection de l’action, une boîte de dialogue s’ouvre. Dans cette boîte de dialogue, il est possible de rechercher des lignes de commande enregistrées. Les différentes lignes de commande peuvent ensuite être attribuées à la ligne de facture.

La boîte de dialogue se compose d’un en-tête avec plusieurs champs de saisie pour les fonctions de recherche ainsi que d’un espace de travail dans lequel le résultat de la recherche est affiché.

En-tête : Critères de recherche

Dans l’en-tête de l’application, les critères de recherche peuvent être utilisés afin de limiter les commandes dans lesquelles le système doit rechercher des lignes. Le système détermine et affiche ensuite toutes les lignes de commande répondant aux critères de recherche saisis.

• Transporteur – si nécessaire, le transitaire requis doit être sélectionné à l’aide de l’identifiant de son partenaire. Il est possible de sélectionner des partenaires marqués comme transitaires dans leurs données de base.
• Partenaire de livraison – si nécessaire, le partenaire de livraison requis doit être sélectionné à l’aide de son identifiant partenaire.
• Fournisseur – si nécessaire, le fournisseur requis doit être sélectionné à l’aide de son identifiant partenaire.
• Date de livraison – si nécessaire, la date de commande de la ligne doit être saisie sur la base de la commande d’achat.
• Type – si nécessaire, le type de la commande d’achat requise doit être sélectionné comme critère de recherche.
• Numéro – si nécessaire, le numéro de la commande d’achat requise doit être sélectionné comme critère de recherche.
• Article – si nécessaire, l’identifiant de l’article requis doit être sélectionné.
• Description – si nécessaire, une brève description de l’article requis doit être saisie.
• Numéro d’article fournisseur – si nécessaire, le numéro d’article du fournisseur pour l’article requis doit être saisi.
• Désignation de l’article fournisseur – si nécessaire, la désignation de l’article du fournisseur pour l’article requis doit être saisie.
• Entrepôt – si nécessaire, l’identifiant du magasin dans lequel les articles ont été livrés doit être saisi comme critère de recherche.
• Poids brut – si nécessaire, le poids brut de la ligne de commande d’achat doit être saisi comme critère de recherche.
• Volume brut – si nécessaire, le volume brut de la ligne de commande d’achat doit être saisi comme critère de recherche.
• Valeur – si nécessaire, la valeur de la ligne de commande d’achat doit être saisie comme critère de recherche.
• Émetteur de la facture – si nécessaire, l’émetteur de facture requis doit être indiqué à l’aide de l’identifiant partenaire. Dans le règlement supplémentaire des coûts, l’émetteur de la facture de la ligne n’a pas besoin d’être identique à l’émetteur de facture saisi dans la ligne de commande.
• Statut général – si nécessaire, le statut des commandes recherchées doit être sélectionné. Un, plusieurs ou l’ensemble des statuts suivants peuvent être sélectionnés comme critères de recherche. Tous les statuts sont sélectionnés comme valeurs par défaut. Ils peuvent toutefois être modifiés. Le champ permet de sélectionner les valeurs suivantes :
  • (tous)
  • Statut général
    • En cours de traitement
    • Validé
    • Bloqué
    • Réalisé
  • Statut de livraison
    • Non livré
    • Partiellement livré
    • Entièrement livré
  • Statut de facturation
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Entièrement facturé

Après la saisie des critères de recherche, la recherche doit être lancée en sélectionnant le bouton [Démarrer]. Le système détermine alors toutes les lignes de commande répondant aux critères de recherche. La recherche peut être répétée aussi souvent que nécessaire, par exemple afin de réduire le nombre de lignes trouvées en ajoutant des fonctions de recherche supplémentaires.

Espace de travail : Données des lignes de commande

En résultat, toutes les lignes de commande correspondant aux critères de recherche sont affichées dans la liste, chaque ligne de commande individuelle étant affichée sur plusieurs lignes successives. La liste est triée par numéro d’article puis par date de livraison conformément à la commande. Si le système ne peut déterminer aucune ligne de commande correspondant aux critères recherchés, un message est affiché.

Le bouton [Informations articles fournisseurs] peut afficher une ligne supplémentaire pour chaque ligne de commande affichée. Cette ligne apparaît si des données spécifiques au fournisseur (numéro d’article du fournisseur et description) ont été saisies.

Les vues Poids et Volume doivent être utilisées afin de déterminer si le poids ou le volume des lignes trouvées doit être affiché dans la liste.

Les données des lignes de commande trouvées sont affichées sur plusieurs lignes successives. À l’exception de la case à cocher située à la fin des lignes, les données ne peuvent pas être modifiées. Les lignes de commande peuvent être sélectionnées à l’aide de la case à cocher afin de les attribuer à la ligne déjà saisie de la facture de frais supplémentaires. Il est également possible d’utiliser la case à cocher globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner simultanément toutes les lignes de commande trouvées pour l’attribution.

Les données suivantes sont affichées dans la première ligne pour chaque ligne de commande sous les en-têtes de colonnes correspondants :

• Position de commande – le type et le numéro de la commande d’achat ainsi que le numéro de ligne identifient de manière univoque la ligne de commande.
• Article – l’article de la ligne de commande est identifié par le numéro d’article.
• Date de livraison – la date de livraison de cette ligne de commande est affichée.
• Entrepôt – l’emplacement du magasin de réception conformément à la ligne de commande est affiché.
• Statut – le statut de la ligne de commande est affiché.
• Sélection – la case à cocher située à la fin de la ligne de la liste est le seul élément modifiable de la liste. Elle peut être utilisée afin de sélectionner cette ligne de commande. L’utilisateur peut ensuite utiliser les boutons [Accepter tout] ou [Accepter individuellement] afin d’attribuer la ligne de commande à la ligne de facture saisie manuellement.

Les données spécifiques suivantes au fournisseur de l’article sont affichées dans la ligne située sous les données de la ligne de commande liée. Cette ligne est affichée à l’aide du bouton [Information sur l’article du fournisseur] si les données fournisseur (numéro d’article du fournisseur et description) ont été saisies pour l’article dans la ligne de commande.

• Numéro d’article fournisseur – le numéro d’article du fournisseur pour l’article de cette ligne de commande est affiché s’il a été saisi dans les données fournisseur de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire contenant des informations sur l’article du fournisseur peut également être affichée.
• Désignation de l’article fournisseur – la désignation de l’article du fournisseur pour l’article de cette ligne de commande est affichée si elle a été saisie dans les données fournisseur de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire contenant des informations sur l’article du fournisseur peut également être affichée.

Les données suivantes sont affichées dans la ligne suivante pour chaque ligne de commande sous les en-têtes de colonnes correspondants :

• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison conformément à la ligne de commande est affiché comme partenaire de livraison.
• Fournisseur – le fournisseur conformément à la commande est affiché.
• Poids/Volume – si la vue Poids est sélectionnée, le poids brut de la quantité commandée conformément à cette ligne de commande est affiché. Si la vue Volume est sélectionnée, le volume brut est affiché.
• Quantité – la quantité de marchandises livrées conformément à la ligne de commande est affichée.
• Valeur – le montant net pour la quantité livrée de cette ligne de commande déterminé par le système est affiché dans la colonne.

Actions : Accepter tout/Accepter individuellement

Les boutons [Accepter tout] et [Accepter individuellement] sont disponibles dans la boîte de dialogue de sélection des lignes de commande d’achat. L’action déclenchée à l’aide de ces boutons sert à attribuer les lignes de commande précédemment sélectionnées aux lignes de facture.

Effets

Les lignes de commande sélectionnées sont attribuées aux lignes déjà saisies des factures de frais supplémentaires. Le système génère des références de documents entre les lignes de commande et la facture de frais supplémentaires précédemment sélectionnée. Les données des lignes de commande attribuées sont affichées dans le tableau des lignes et peuvent toujours être ajoutées.

Paramètres de base

Les paramètres de configuration nécessaires pour l’application Factures fournisseurs, vue Facture de coûts supplémentaires, se trouvent dans la documentation Introduction : Factures fournisseurs.

Unités métiers

Les informations relatives aux unités métiers pour l’application Factures fournisseurs, vue Facture de coûts supplémentaires, se trouvent dans la documentation Introduction : Factures fournisseurs.

Autorisations

Les informations relatives aux autorisations pour l’application Factures fournisseurs, vue Facture de coûts supplémentaires, se trouvent dans la documentation Introduction : Factures fournisseurs.