L’application Factures fournisseurs sert à la création, à la vérification et à la comptabilisation des factures fournisseurs ainsi qu’à la transmission des informations à la comptabilité financière en vue du paiement des factures. Les données de la facture fournisseurs peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des achats. La facture fournisseurs contient le récapitulatif des montants à payer pour les marchandises qui seront livrées ou qui ont déjà été livrées. Dans le cas d’une facture fournisseurs, il s’agit d’un document externe, qui peut également être une facture corrective.

L’article décrit la vue Factures fournisseurs sans relation justificative dans l’application Factures fournisseurs.

Les informations et instructions concernant des actions telles que l’édition des factures fournisseurs se trouvent dans l’article Instructions : Factures fournisseurs sans relation justificative.

Les types de factures fournisseurs font partie de l’identification des factures fournisseurs et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils sont décrits dans l’article Types de factures fournisseurs.

La description des différents processus de gestion de l’entreprise et de leurs références aux factures fournisseurs se trouve dans l’article Introduction : Factures fournisseurs.

Descriptions des autres vues de l’application :

• Factures fournisseurs
• Factures de coûts supplémentaires

Description de l’application

Les types de factures, créés dans l’application Types de factures fournisseurs, servent à l’identification et contiennent des informations importantes pour les requêtes et les rapports. Dans le type de facture fournisseurs, le type de facture applicable à toutes les factures est défini :

• Facture fournisseurs
• Facture de coûts supplémentaires
• Factures fournisseurs sans relation justificative
• Facture fournisseurs de correction
• Facture de coûts supplémentaires pour la distribution
• Facture de prélèvement d’articles en consignation

Dans le type de facture, des paramètres et des valeurs par défaut sont définis pour les factures fournisseurs.

Les factures de type Factures fournisseurs sans relation justificative sont utilisées, entre autres, pour le dépôt de factures créées dans d’autres systèmes. Ces factures sont transférées vers la comptabilité financière, au même titre que les factures fournisseurs et les Factures de coûts supplémentaires.

L’application Factures fournisseurs se compose d’un en-tête contenant la barre de boutons standard et d’un espace de travail.

En-tête

L’en-tête de l’application contient des champs qui identifient de manière univoque la facture fournisseurs ainsi que ses données de base. Les données de base de la facture fournisseurs ne peuvent être créées que manuellement.

L’en-tête est divisé en onglets suivants :

• Généralités
• Taxes
• Cours
• Adresse
• Organisation d’achat
• Emission de pièce justificative

Champs d’identification

Chaque facture est identifiée par son type et par le numéro attribué lors de la création. Les champs d’identification comprennent :

• Numéro de la facture fournisseurs – ce numéro se compose de deux champs. Dans le premier champ, le type de facture fournisseurs est sélectionné ; dans le second champ, le numéro de la facture fournisseurs est attribué. Le type de facture fournisseurs associé au numéro de la facture fournisseurs sert à identifier de manière univoque la facture fournisseurs.

• Émetteur de la facture – partenaire responsable de l’émission de la facture pour les articles livrés en vue de leur traitement ultérieur. L’émetteur est identifié et attribué de manière univoque au moyen du numéro de partenaire.

• Numéro d’enregistrement – après la comptabilisation, le numéro de comptabilisation apparaît dans ce champ.

Onglet Généralités

L’onglet Généralités contient les informations essentielles relatives à la facture reçue. Il se compose des champs suivants :

• Numéro et date externe de la pièce justificative – ce champ se compose de deux parties. Dans le premier champ figure le numéro de la facture du fournisseur, dans le second la date de la facture reçue. Les informations des deux champs sont spécifiques à chaque facture fournisseurs et doivent donc être saisies manuellement.
• Date de réception – la date de la facture correspond à la date de réception, c’est-à-dire au jour où la facture a été livrée. Le système saisit automatiquement la date actuelle comme valeur par défaut. Celle-ci peut être modifiée manuellement si la date de réception de la facture diffère de la date de sa création.
• Montant brut – montant pour l’ensemble de la facture figurant sur le document externe.
  Par défaut, la devise définie chez le fournisseur est utilisée. Avant la création de toute ligne, la devise peut être modifiée. Une devise existante avec un taux de change en vigueur peut être sélectionnée comme devise principale.

• Condition de paiement – ce champ décrit la condition applicable au paiement de la facture concernée. Des échéances et des taux d’escompte peuvent être définis dans les conditions de paiement. Si le destinataire de la facture respecte les délais de paiement définis, il peut déduire du montant de la facture le taux d’escompte correspondant à la période concernée.
  Après la création et l’enregistrement de l’émetteur de la facture, la condition de paiement est reprise par défaut à partir de ses données de base. Une autre condition de paiement peut également être sélectionnée. Toutes les informations se trouvent dans l’article Conditions de paiement.
• Date de la prestation – la date d’exécution de la prestation doit être saisie dans ce champ. La date de la prestation est utilisée pour déterminer la clé fiscale dans les lignes.
• Blocage des paiements – l’activation de ce paramètre informe la comptabilité financière qu’il ne faut pas (à ce moment-là) payer la facture fournisseurs. L’information indiquant si un blocage de paiement a été saisi est transmise à l’interface de la comptabilité financière.
  La valeur du paramètre est reprise par défaut à partir du type de facture fournisseurs.
• Type de paiement – la méthode de paiement de la facture doit être sélectionnée dans ce champ. Après la création et l’enregistrement de l’émetteur de la facture, le mode de paiement est repris par défaut à partir de ses données de base. Cette valeur peut être modifiée pour la facture fournisseurs en cours de création. Des informations complémentaires concernant les modes de paiement se trouvent dans l’article Modes de paiement.
• Employé responsable – ce champ contient des informations sur le collaborateur qui est la personne de contact au sein de l’organisation. Le collaborateur doit être créé comme partenaire interne avec le rôle Employé et être affecté à l’organisation correspondante. Détermination de la valeur par défaut : Le système vérifie si l’utilisateur traitant actuellement la commande d’achat est affecté à un employé. La base de données actuellement utilisée est déterminante à cet égard. Le système gère toutes les données de base et de transaction des applications ERP séparément pour chaque entreprise dans la base de données Online-Transaction-Processing (OLTP). Les employés des entreprises sont également créés dans ces bases de données OLTP en tant que données de base. Si, dans la base de données OLTP actuellement utilisée, le système trouve un employé auquel l’utilisateur actuel est affecté, celui-ci est proposé comme valeur par défaut dans ce champ. Le collaborateur peut être modifié.
• Firme – champ pertinent uniquement lors de l’utilisation d’un système multi-sociétés. Ce champ contient la société de l’organisation d’achat sélectionnée au moment de la création de la facture fournisseurs. Ce champ n’est pas modifiable.
• Date d’enregistrement – ce champ affiche la date indiquée lors de la transmission de la facture.
• Remarque – ce champ permet de saisir un texte comptable supplémentaire. Lors de la comptabilisation, la description est transmise à la comptabilité financière.

Dans l’application, des champs supplémentaires sont également disponibles ; ils sont affichés en fonction des valeurs définies dans l’application Paramètres de base, dans la fonction Particularités du pays, dans le champ du même nom.

Champs supplémentaires :

• Numéro BVR – champ visible après la sélection de l’option Suisse. Le numéro de référence BVR doit y être affecté.
• Registre fiscal – champ visible après la sélection de l’option Italie. Le registre fiscal doit y être affecté.

Onglet Taxes

L’onglet Taxes contient un tableau avec les conditions servant au calcul des taxes ainsi que les valeurs déterminées précédemment. Une ligne est prévue pour chaque clé fiscale utilisée dans la facture fournisseurs. En outre, chaque clé fiscale est présentée en distinguant les montants de ligne positifs et négatifs. Si plus d’une clé fiscale est utilisée, une ligne supplémentaire apparaît sous les lignes des différentes clés fiscales et présente le total des valeurs individuelles des clés fiscales mentionnées ci-dessus.

Si, dans l’application Paramètres de base, les Fonctions spécifiques au pays sont activées pour l’option Suisse et Arrondi à 5 rappen, le montant net est arrondi. Les montants nets par code fiscal ne sont toutefois pas arrondis ; par conséquent, le total du montant net peut ne pas être exact dans tous les cas.

Le bouton [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] permet de modifier les montants de taxe affichés dans le tableau. Lorsque le bouton est activé, les totaux des différents taux de taxe issus des lignes peuvent être modifiés dans les lignes. Cela s’applique également lorsqu’une seule ligne existe, c’est-à-dire lorsque la facture ne contient que des lignes avec la même clé fiscale. La modification des montants de taxe dans la facture fournisseurs n’est possible qu’à cet endroit dans les données de base de la facture fournisseurs. Les modifications des valeurs calculées par le système ne sont pas créées pour chaque ligne de la facture fournisseurs, mais dans le taux totalisé des données de base de la facture fournisseurs, dans le champ Montant de la taxe. Si une modification a été effectuée et qu’il existe plus d’un taux de taxe dans la facture fournisseurs, et si l’action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée.

Le tableau se compose des champs suivants :

• Clé fiscale – tous les codes fiscaux présents dans les lignes sont affichés sous forme de totaux dans les lignes correspondantes. En outre, chaque code fiscal est présenté séparément en distinguant les montants de ligne positifs et négatifs.
  Des informations complémentaires se trouvent dans la documentation du champ Clé fiscale, dans le chapitre Éditeur de lignes.
• Type composants fiscaux – information sur le type de composant fiscal défini.
• Montant net – la valeur nette est calculée et affichée dans chaque ligne comme la somme des montants nets de chaque ligne de facture pour laquelle la clé fiscale de la première colonne s’applique. Les montants de ligne positifs et négatifs sont listés séparément, même lorsque la clé fiscale est identique.
  Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture fournisseurs, un total des valeurs nettes de toutes les clés fiscales listées ci-dessus est créé dans la dernière ligne.
• Montant impôts – le montant de la taxe est calculé et affiché dans chaque ligne comme la somme des montants de taxe de chaque ligne de facture pour laquelle la clé fiscale de la première colonne s’applique. Le montant de la taxe est calculé sur la base de la clé fiscale avec le taux de taxe qui y est défini. Les montants de ligne positifs et négatifs sont listés séparément, même lorsque la clé fiscale est identique.
  Si, dans l’application Paramètres de base, les Particularités du pays, Suisse et Arrondi à 5 rappen sont activées, le montant de la taxe est arrondi.
  À l’aide du bouton [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales], il est possible de définir si les montants de taxe dans les lignes du tableau peuvent être modifiés. Lorsque le bouton est activé, les totaux des différents taux de taxe issus des lignes peuvent être modifiés. La modification des montants de taxe dans la facture fournisseurs n’est possible qu’à cet endroit dans les données de base de la facture fournisseurs. Si une modification a été effectuée et qu’il existe plus d’un taux de taxe dans la facture fournisseurs, et si l’action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée.
  Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture fournisseurs, un total des valeurs nettes de toutes les clés fiscales listées ci-dessus est créé dans la dernière ligne.
• Montant brut – la valeur nette est calculée et affichée dans chaque ligne comme la somme des montants nets de chaque ligne de facture pour laquelle la clé fiscale de la première colonne s’applique. Les montants de ligne positifs et négatifs sont listés séparément, même lorsque la clé fiscale est identique. La valeur nette avant remise se compose de la valeur nette et du montant de la remise (taxe).
  Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture fournisseurs, un total des valeurs nettes de toutes les clés fiscales listées ci-dessus est créé dans la dernière ligne. Avant la comptabilisation de la facture fournisseurs, le montant net avant remise calculé pour l’ensemble de la facture doit être égal au montant brut saisi manuellement dans la zone Base. En cas d’utilisation de plusieurs clés fiscales, il s’agit du montant net avant remise figurant dans la ligne de total. Le système vérifie que les deux montants nets avant remise sont identiques. En cas d’écart, un message d’erreur est affiché.

Onglet Cours

L’onglet Cours affiche les taux de change et les dates de valeur. Les champs suivants sont disponibles dans cet onglet :

• Cours – dans ce champ, le taux de change de la devise utilisée dans la facture fournisseurs en tant que devise principale doit être saisi. La devise utilisée est reprise à partir de l’émetteur de la facture et peut être modifiée pour chaque facture fournisseurs. Si la devise diffère de la devise principale, le taux de change peut être modifié individuellement si nécessaire.
  Si la facture fournisseurs utilise la devise principale, la valeur correspondante est affichée à cet endroit.
  Si une devise autre que la devise principale est utilisée dans la facture fournisseurs, ce champ affiche le taux de change de la devise de la facture vers la devise principale. Par défaut, le taux de la devise indiquée à la date du document externe est affiché, conformément à l’utilisation du taux et au type de taux définis. Les taux de change sont créés dans l’application Devises.
  Les paramètres de conversion des devises dans le module Achats sont définis dans l’application Paramètres de base, dans la fonction Achats.

• Date de valeur – ce champ détermine le moment à partir duquel les conditions de paiement définies dans les données de base de la facture fournisseurs s’appliquent. Si une date de valeur est définie, elle est transmise à l’interface de la comptabilité financière. Si le champ est vide dans la facture fournisseurs, la date du document externe est transmise comme date de valeur à la comptabilité financière.
• Facteur de change – ce paramètre détermine combien d’unités de la devise du document sont converties dans la devise clé. La valeur de ce paramètre est utilisée dans la facture entrante sans possibilité de modification.

Onglet Adresse

L’onglet Adresse contient les données d’adresse et le nom de l’émetteur de la facture. Ces deux informations sont créées dans les données de base de l’émetteur de facture affecté. Elles ne peuvent être modifiées que dans les données du pseudo-partenaire.

Onglet Organisation d’achat

Cet onglet n’est pertinent que lors de l’utilisation d’un système multi-sociétés. Il contient les données d’adresse et le nom de l’organisation d’achat. Dans un système mono-société, l’organisation d’achat contient toujours les données par défaut de l’organisation principale.
Les données d’adresse et le nom de l’organisation d’achat affichés sont ceux définis dans les données de base de l’organisation d’achat affectée. Ces données ne peuvent pas être modifiées.

Espace de travail

L’espace de travail contient les lignes qui comportent des informations pertinentes concernant les factures émises ou les articles livrés.

Liste des lignes de facture et éditeur de lignes

Les informations relatives aux lignes sont affichées à la fois dans la liste des lignes et dans l’éditeur de lignes. La liste des lignes sert à la visualisation globale de toutes les lignes de la facture. L’éditeur de lignes sert à la création manuelle de lignes individuelles. Sous les colonnes de la liste des lignes, les mêmes informations sont affichées que dans les champs correspondants de l’éditeur de lignes.

Solde par rapport au montant brut

Le solde par rapport au montant brut est affiché à droite, sous la liste des lignes, dans la barre d’outils standard de l’éditeur de lignes. Le solde est basé sur le montant brut total de la facture, saisi manuellement dans l’onglet Généralités des données de base de la facture, dans le champ Montant brut. À partir du montant brut, la somme des montants nets des lignes de facture, y compris la taxe due, est calculée. Le solde constitue une valeur de contrôle et sert à vérifier la concordance des montants figurant sur les documents externes avec ceux créés dans le système. Le solde doit être égal à zéro pour que la facture fournisseurs puisse être comptabilisée.

Liste des lignes

La liste des lignes contient les différentes lignes de la facture. La liste est triée par numéro de ligne de facture et chaque ligne comporte au moins une ligne affichant les données essentielles relatives à cette ligne de facture.

Dans les champs suivants de la liste des lignes, les données peuvent être modifiées :

• Quantité (ligne de facture fournisseurs)
• Montant net (facture fournisseurs)

Dans ces champs, la quantité et les montants relatifs à l’article doivent être saisis et seront enregistrés avec la ligne de la facture fournisseurs correspondante.

Les colonnes disponibles dans la liste des lignes peuvent être gérées à l’aide du bouton [Définir les propriétés de requête et de résultat]. Des informations complémentaires se trouvent dans l’article sur les paramètres des applications de type cockpit.

Liste des lignes : Données de comptabilité analytique
Sous les données de la ligne de la facture fournisseurs, les données de comptabilité analytique sont notamment affichées. Pour qu’elles puissent être créées et affichées, la fonction Contrôle de gestion doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Les données de comptabilité analytique suivantes sont affichées sous les colonnes décrites. Si plusieurs répartitions sur des centres de coûts ou des unités de coûts sont définies pour une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées.

• Centre de coûts – zones fonctionnelles de l’organisation constituant des unités spatiales et/ou organisationnelles, par exemple des domaines ou des services.
  Le centre de coûts du domaine ou du service pour lequel l’article, ou une partie des quantités de l’article, est acheté doit être sélectionné ici. Le centre de coûts créé est repris comme valeur par défaut dans la commande d’achat associée.
  Lors de la transmission de la facture à la comptabilité financière, le centre de coûts est repris et peut ensuite être utilisé pour des analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Unité de coûts – une unité de coûts appropriée doit être sélectionnée, par exemple un article ou un projet. L’unité de coûts créée est reprise comme valeur par défaut dans la commande d’achat associée.
  Lors de la transmission de la facture à la comptabilité financière, l’unité de coûts est reprise et peut ensuite être utilisée pour des analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Quantité – une quantité partielle de la quantité totale de la ligne de facture doit être saisie afin d’être affectée au centre de coûts ou à l’unité de coûts. La somme des quantités des lignes de comptabilité analytique ne peut pas dépasser la quantité totale de la ligne de facture.
• Montant des coûts – une partie du montant net de la ligne de facture doit être saisie afin d’être affectée au centre de coûts ou à l’unité de coûts. La somme des montants des lignes de comptabilité analytique ne peut pas dépasser le montant net de la ligne de facture.
  Après la saisie de la quantité, le montant des coûts est proposé proportionnellement à la quantité par rapport au montant net de la ligne.

Éditeur de lignes

Le solde par rapport au montant brut est calculé et affiché par le système à droite, dans la barre d’outils de l’éditeur de lignes. Le solde se réfère aux données figurant dans la liste des lignes.

Si le bouton [Contrôler en cas d’acceptation] est activé, le système vérifie, lors de la reprise d’une ligne de facture dans la liste des lignes, si tous les champs obligatoires ont été renseignés et si toutes les données saisies sont autorisées. Dans le cas contraire, cette vérification est effectuée au niveau de la facture fournisseurs.

Dans l’éditeur de lignes, les champs suivants des lignes de facture fournisseurs sont affichés :

• Position – le numéro de ligne sert à identifier plus précisément les lignes individuelles. Il est généré automatiquement par le système sur la base de la séquence de numérotation définie dans le type de facture fournisseurs.
  Le numéro de ligne de la facture fournisseurs peut être modifié manuellement lors de la première création dans la ligne d’en-tête de l’éditeur de lignes. Après la reprise de la ligne dans la liste, le numéro de ligne ne peut plus être modifié.
• Position de pièce justificative externe – le numéro de ligne correspondant de la facture fournisseurs peut être saisi.
  La ligne du document externe ne peut être modifiée que dans l’éditeur de lignes.
• Article – dans la facture fournisseurs, l’article figurant sur la facture est saisi dans la ligne de facture. Des informations détaillées se trouvent dans l’article Articles, vue Achats. Les articles saisis dans la facture doivent être créés dans l’éditeur de lignes pour chaque ligne. L’article ne peut plus être modifié après que la ligne a été reprise et enregistrée dans la liste des lignes.
  L’article doit disposer de données de base relatives aux achats et le statut d’utilisation des données d’achat de l’article doit être défini sur Validé. Le statut de remplacement n’est pas pris en compte dans la facture fournisseurs, car des factures peuvent encore être créées sur la base de livraisons antérieures après le remplacement de l’article.
• Quantité totale – correspond à la quantité d’articles saisie dans la facture.
  Les unités suivantes peuvent être sélectionnées :
  • l’unité de base de l’article, qui est également l’unité de stockage,
  • toutes les unités convertibles en unités de stockage avec un facteur de conversion fixe, telles que les unités d’achat pour ce fournisseur ou les unités d’emballage.
    Par défaut, le système affiche l’unité de base de l’article. Après la reprise dans la liste des lignes, la quantité totale et l’unité de quantité peuvent encore être modifiées aussi bien dans la liste des lignes, dans le champ Quantité, que dans l’éditeur de lignes, dans le champ Quantité totale.
• Montant net – dans ce champ, le montant net correspondant à la quantité totale de l’article calculée dans cette ligne doit être saisi. La devise utilisée est celle indiquée dans les données de base de la facture fournisseurs, dans le champ Montant brut. Des informations sur les devises pouvant être utilisées se trouvent dans la description du champ Montant brut.
  Après la reprise dans la liste des lignes, le montant net peut encore être modifié aussi bien dans la liste des lignes que dans l’éditeur de lignes, dans le champ Montant net.
• Clé fiscale – le code fiscal peut être saisi manuellement ou déterminé automatiquement par le système. Si le champ n’est pas renseigné manuellement, le code fiscal est déterminé automatiquement, en tenant compte de la date de la prestation. Si aucune date de prestation n’est indiquée, la date actuelle est utilisée.
  Le code fiscal déterminé peut être modifié.
  Des informations relatives aux règles selon lesquelles le code fiscal est déterminé se trouvent dans l’article Affectations fiscales.
• Distribution – champ disponible pour la facture fournisseurs du type Factures fournisseurs sans relation justificative.
• Origine du compte – le compte est déterminé sur la base de l’origine du compte.
  Les paramètres suivants sont possibles :
  • à partir de l’attribution de compte : si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ d’affichage et affiche le compte déterminé automatiquement sur la base de l’imputation des comptes.
  • à partir de la facture fournisseurs : si cette option est sélectionnée, un compte peut être saisi dans le champ Compte vide. Le compte peut être modifié jusqu’à la comptabilisation.

Si, dans la classification du compte de l’article, la valeur par défaut Selon les paramètres de l’article est sélectionnée pour l’origine du compte, les valeurs suivantes peuvent être choisies : à partir de l’attribution de compte ou à partir de la facture fournisseurs.

• Compte – selon le paramétrage de l’origine du compte, ce champ peut être renseigné automatiquement comme compte de charges ou de régularisation. Si aucune valeur n’est affectée, la valeur doit être saisie manuellement dans l’éditeur de lignes.
• Partenaire de livraison – dans ce champ, le partenaire de livraison peut être défini pour la ligne de la facture fournisseurs.
  Lorsque la ligne de commande est affectée à la ligne de la facture fournisseurs, le partenaire de livraison est repris comme valeur par défaut à partir de la ligne de commande.
• Base de calcul deescompte – ce champ affiche la valeur pertinente pour le calcul de l’escompte.
  Si le bouton de bascule [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] est actif, le montant peut être saisi. En outre, la valeur est automatiquement déterminée à partir des lignes de commande attribuées. L’état du bouton de bascule est enregistré séparément pour chaque ligne.
• Bonus – si la valeur totale de la ligne est pertinente pour le calcul du bonus, la case à cocher doit être activée. Si seule une partie de la valeur de la ligne est pertinente, deux lignes distinctes doivent être créées.