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La saisie d’une facture d’achat met fin au processus d’achat effectif. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter une prestation, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issue de la commande est enregistrée dans le magasin. Avec la réception des marchandises dans l’entreprise, les marchandises sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises issues de l’achat, une facture d’achat du fournisseur est généralement reçue ; elle contient la liste des montants à payer pour les marchandises livrées. La facture fournisseur peut également être reçue avant la réception des marchandises.

D’autres factures du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture séparée contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport des marchandises, des frais d’assurance ou des frais de douane. Au lieu d’une facture séparée de coûts supplémentaires, les coûts supplémentaires peuvent également être indiqués comme des lignes sur la facture fournisseur des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs sert à saisir, contrôler et comptabiliser les factures entrantes ainsi qu’à transmettre les informations au service de comptabilité financière afin de payer la facture. Le système vérifie si les montants indiqués pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale précédente, c’est-à-dire à la commande ou à la réception de marchandises. Les données entrantes issues des factures peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité des coûts et le contrôle des commandes.

Dans cet article, le traitement d’une facture de coûts supplémentaires est décrit. Il sera indiqué de quelle manière les factures de coûts supplémentaires peuvent être traitées dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type liste correspondantes, et quelles actions peuvent être utilisées afin d’attribuer des lignes de commande d’achat/de distribution et de réception de marchandises à une facture de coûts supplémentaires.

Le traitement des factures fournisseur a été décrit dans l’article Instructions : Factures fournisseurs.

Les champs de la vue Facture de coûts supplémentaires dans l’application Factures fournisseurs ont été décrits dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

Les types de factures fournisseurs servent à identifier les factures d’achat et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils ont été décrits séparément dans l’article Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou pas encore livrés. La facture fournisseurs est un document externe qui peut également être un avoir.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures séparées émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires encourus lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes lignes. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Toutefois, elle n’est pas obligatoirement émise par le même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs ont été décrits dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du cours ou de la date de la facture fournisseurs

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseur] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseurs

L’action [Emettre la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Enregistrement de la facture fournisseurs

L’action [Enregistrer factures fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseurs

L’action [Annuler la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de la facture fournisseurs

L’action [Créer une correction de la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition des données fiscales

L’action [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Saisie des lignes de la facture de coûts supplémentaires

Les lignes de la facture de coûts supplémentaires doivent être saisies manuellement. Ensuite, une ou plusieurs commandes d’achat ou lignes de réception de marchandises peuvent être attribuées à chaque ligne.

Prérequis

L’en-tête de la facture de coûts supplémentaires a été saisi.

Instructions

Afin de saisir des lignes de facture de coûts supplémentaires, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture de coûts supplémentaires saisie ou saisir une nouvelle facture. Les données de la facture de coûts supplémentaires sont affichées.
3. Dans l’éditeur de lignes, saisir les données des différentes lignes de la facture de coûts supplémentaires : la ligne et la valeur nette. Une seule ligne de règlement est autorisée comme ligne. Aucune quantité n’est enregistrée pour les lignes de règlement.
4. Si nécessaire, saisir également le numéro de ligne de la facture du document externe.
5. Saisir la clé de distribution dans le champ Distribution. Celle-ci est facultative. Si une allocation a été effectuée, l’une des entrées suivantes peut être sélectionnée : Quantité, Valeur, Poids, Volume, Autre facteur. Dans le cas de la clé de distribution Autre facteur, la distribution doit ensuite être saisie manuellement dans la liste des lignes. Si aucune distribution n’est affectée, la facture de coûts supplémentaires peut être comptabilisée sans affectation à une commande. Ceci ne s’applique pas aux factures de coûts supplémentaires liées à la distribution.
6. Transférer les données des lignes de la facture de coûts supplémentaires vers le tableau des lignes. Il est possible de consulter en détail la manière de modifier les données des lignes dans l’éditeur de lignes, puis de les transférer à nouveau dans le tableau des lignes.
7. Enregistrer la facture de coûts supplémentaires.

Édition des lignes de la facture de coûts supplémentaires

Les données des lignes de la facture de coûts supplémentaires peuvent être modifiées tant que la facture de coûts supplémentaires n’a pas été comptabilisée. Après comptabilisation, seules les données de la facture de coûts supplémentaires peuvent être consultées, mais elles ne peuvent plus être modifiées. Si les lignes ont été transférées de l’éditeur de lignes vers le tableau des lignes, elles ne peuvent plus être modifiées.

Modifications possibles

Les modifications suivantes sont possibles :

• Le numéro de ligne du document externe peut être ajouté à tout moment. Il est saisi à l’aide de l’éditeur de lignes.
• Les lignes de facture de coûts supplémentaires peuvent être saisies et attribuées à des lignes de commande d’achat.
• L’allocation et la distribution des lignes de la facture de coûts supplémentaires vers des lignes de commande peuvent être modifiées. À cet effet, une autre clé de répartition peut être sélectionnée ou le montant net des lignes supplémentaires de calcul des coûts peut être réparti manuellement. Cela est décrit en détail ci-dessous.

Édition manuelle des montants

Si nécessaire, les champs suivants peuvent être modifiés manuellement :

• Le montant net de la ligne de la facture de coûts supplémentaires peut être modifié librement dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes.
• Le pourcentage de distribution et le montant net des lignes de commande attribuées peuvent être modifiés.

Autres possibilités de modification

• L’attribution manuelle des lignes de facture peut être répétée aussi souvent que nécessaire jusqu’à ce que l’intégralité du montant net soit attribuée à la ligne de facture.
• Si nécessaire, le montant ou l’allocation peut également être supprimé, puis l’allocation manuelle peut être répétée.

Liaison manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de réception de marchandises (tableau des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des lignes pour les factures de coûts supplémentaires. Elle permet de sélectionner une ou plusieurs lignes de réception de marchandises, puis de les attribuer à une ligne déterminée de la facture de coûts supplémentaires. Étant donné que chaque ligne de réception de marchandises possède une référence à une ligne de commande d’achat ou de distribution, la référence à la ligne de commande est également transférée.

Cette action appelle une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’attribuer des lignes de réception de marchandises. Cette boîte de dialogue a été décrite dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

Prérequis

La base de calcul des coûts supplémentaires et au moins une ligne de calcul des coûts supplémentaires à attribuer à une ou plusieurs lignes de réception de marchandises ont été saisies et enregistrées manuellement. Pour ce faire, les lignes de réception de marchandises peuvent être sélectionnées manuellement. Chaque ligne de réception de marchandises contient une référence à au moins une ligne de commande d’achat ou de distribution. Cette référence est transférée.

Instructions

Afin de lier manuellement une ligne de facture à une ligne de réception de marchandises, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture de coûts supplémentaires.
3. Ouvrir la facture de coûts supplémentaires déjà saisie et à modifier. Les données de calcul des coûts supplémentaires ainsi que les lignes sont affichées.
4. Sélectionner une ligne de facture de coûts supplémentaires.
5. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] dans la barre d’outils du tableau des lignes. La boîte de dialogue s’ouvre.
6. Saisir les critères de recherche pour la réception de marchandises, par exemple le type de réception de marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des lignes de réception de marchandises correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les lignes de réception trouvées répondant aux critères de recherche.
8. Sélectionner les lignes de réception souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la liste des lignes pour la ligne de réception de marchandises concernée. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées.
9. Attribuer les lignes de réception de marchandises sélectionnées à la ligne de la facture de coûts supplémentaires en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des lignes de réception de marchandises sélectionnées vers la ligne de la facture de coûts supplémentaires. Il génère également des références de documents. La boîte de dialogue est fermée. Les données transférées des lignes de réception de marchandises apparaissent comme une nouvelle ligne sous la ligne de coûts supplémentaires.
10. Si nécessaire, répéter ces instructions jusqu’à ce qu’au moins une ligne de réception de marchandises soit attribuée à toutes les lignes de la facture de coûts supplémentaires. Il est également possible d’attribuer des lignes supplémentaires de coûts au moyen de lignes de réception de marchandises.

Liaison manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de commande (tableau des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] est disponible dans l’en-tête du tableau des lignes pour les factures de coûts supplémentaires. Elle permet de sélectionner une ou plusieurs lignes de commande, puis de les attribuer à une ligne déterminée de la facture de coûts supplémentaires.

Cette action appelle une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’attribuer des lignes de commande. Cette boîte de dialogue a été décrite dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

Prérequis

Cette action est disponible uniquement pour les factures de coûts supplémentaires liées aux commandes d’achat. Elle n’est pas disponible pour les factures de coûts supplémentaires provenant de la distribution. La base de calcul des coûts supplémentaires et au moins une ligne de calcul des coûts supplémentaires à attribuer à une ou plusieurs lignes de commande ont été saisies et enregistrées manuellement. Pour ce faire, les lignes de commande peuvent être sélectionnées manuellement. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Afin de lier manuellement une ligne de facture à une ligne de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture de coûts supplémentaires.
3. Ouvrir la facture de coûts supplémentaires déjà saisie et à modifier. Les données de calcul des coûts supplémentaires ainsi que les lignes sont affichées.
4. Sélectionner une ligne de facture de coûts supplémentaires.
5. Sélectionner l’action Lier manuellement la ligne sélectionnée à une ligne de commande dans la barre d’outils du tableau des lignes. La boîte de dialogue s’ouvre.
6. Saisir les critères de recherche pour la commande d’achat, par exemple le type de commande que le système doit prendre en compte lors de la recherche.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des lignes de commande d’achat correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les lignes de commande trouvées répondant aux critères de recherche.
8. Sélectionner les lignes de commande souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la liste des lignes pour la ligne de commande concernée. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées.
   Attribuer les lignes de commande sélectionnées à la ligne de la facture de coûts supplémentaires en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des lignes de commande sélectionnées vers la ligne de la facture de coûts supplémentaires. Il génère également des références de documents. La boîte de dialogue est fermée. Les données transférées des lignes de commande apparaissent comme une nouvelle ligne sous la ligne de coûts supplémentaires.
9. Si nécessaire, répéter ces instructions jusqu’à ce qu’au moins une ligne de commande soit attribuée à toutes les lignes supplémentaires de la facture de coûts supplémentaires. Il est également possible d’attribuer des lignes supplémentaires de coûts au moyen de lignes de réception de marchandises.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des lignes)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout des données de la comptabilité des coûts (tableau des lignes)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition de la base de calcul de l’escompte (éditeur de lignes)

L’action [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.