Aperçu des thèmes

La saisie de la facture fournisseurs clôt le processus d’achat effectif. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter le service, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issues de la commande est enregistrée dans l’entrepôt. Avec la réception des marchandises dans l’entreprise, les marchandises sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises achetées, une facture fournisseurs est généralement reçue du fournisseur, laquelle contient la liste des montants à payer pour les marchandises livrées. La facture fournisseurs peut également être reçue avant la réception des marchandises.

D’autres factures du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture distincte contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport des marchandises, des frais d’assurance ou des frais de douane. Au lieu d’une facture séparée pour les coûts supplémentaires, ces coûts peuvent également être indiqués comme positions sur la facture fournisseurs des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs est utilisée pour la saisie, la vérification et la comptabilisation des factures entrantes ainsi que pour la transmission des informations au service de comptabilité financière afin de régler la facture. Le système vérifie si les frais indiqués pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale antérieure, c’est-à-dire à la commande ou à la réception des marchandises. Les données issues des factures entrantes peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des commandes.

Dans Comarch ERP Enterprise, les calculs distincts des coûts supplémentaires sont enregistrés dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs. Les aspects détaillés de cette vue ont été décrits dans des articles séparés.

Si le travail est effectué dans un système multi-entreprises, des factures fournisseurs sont également générées pour les règlements internes. Ces factures fournisseurs sont alors de type interne. Des informations complémentaires sur la multi-entreprise et la facturation interne sont disponibles dans la documentation correspondante relative à ces thèmes.

Le présent article décrit la manière de traiter les factures fournisseurs. Il est indiqué comment traiter les factures fournisseurs dans la vue Facture fournisseurs de correction de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type cockpit correspondantes, et quelles actions peuvent être utilisées pour affecter les positions de commande et de réception des marchandises à la facture fournisseurs.

Le traitement des factures de coûts supplémentaires est décrit dans la documentation Instructions : Factures de coûts supplémentaires.

Les champs de la facture fournisseurs sont décrits dans la documentation Factures fournisseurs.

Les types de factures fournisseurs servent à identifier les factures fournisseurs et contiennent des paramètres et des valeurs par défaut. Ils sont décrits séparément dans la documentation Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou non encore livrés. La facture fournisseurs est un article externe qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires encourus lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des positions individuelles. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs sont décrits dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseurs

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseur] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseurs

L’action [Emmettre une facture fournisseurs] peut être utilisée pour émettre le document de la facture fournisseurs sous forme de note de débit.

Cette action est disponible dans l’application Factures fournisseurs et dans la vue Facture fournisseurs, ainsi que dans les données de base des applications de type liste pour les factures fournisseurs.

La boîte de dialogue d’émission du document, les paramètres d’arrière-plan et les options de modification des paramètres de sortie sont décrits en détail dans le manuel d’utilisation, section Émission de pièce justificative.

Conditions préalables

Pour que la facture fournisseurs puisse être émise, les conditions suivantes doivent être remplies :

1. La facture fournisseurs doit être enregistrée.
2. La somme des valeurs nettes des positions plus les taxes est égale à la valeur brute saisie dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Cela peut être identifié par le fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.

Instructions

Pour imprimer une facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la correction de la facture fournisseurs pour laquelle le document doit être imprimé.
3. Sélectionner l’action [Émmettre une facture fournisseurs] sous le bouton [Exécuter] dans la barre d’outils standard. Cette action ouvre une boîte de dialogue.
4. Si les autorisations appropriées sont disponibles, les paramètres d’arrière-plan et les paramètres de sortie peuvent être modifiés selon les besoins.
5. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système affiche le document de la facture fournisseurs.

Effets

À chaque exécution de cette opération, le système génère le document final de la facture fournisseurs sur le support de sortie spécifié ou défini et dans un format conforme au modèle de document final enregistré ou sélectionné, sous forme de note de débit.

Enregistrement de la facture fournisseurs

L’action [Enregistrer facture fournisseurs] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseurs

L’action [Annuler facture fournisseurs] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de facture fournisseurs

L’action [Créer facture fournisseurs de correction] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Vérification de la facture fournisseurs

L’action [Vérifier la facture fournisseurs] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Création d’une correction de facture fournisseurs

L’action [Créer facture fournisseurs de correction] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Édition des données fiscales

L’action [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Liaison manuelle de la position sélectionnée avec une position de réception des marchandises (tableau des positions)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions pour les factures fournisseurs. Elle sert à sélectionner une ou plusieurs positions de réception des marchandises, puis à les affecter à une position spécifique de la facture fournisseurs. Étant donné que chaque position de réception des marchandises possède une référence à une position de commande d’achat ou de distribution, la référence à la position de commande est également transférée.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des positions de réception des marchandises. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures fournisseurs.

Un seul ensemble peut être affecté à un ensemble variable sur la facture fournisseurs. Plusieurs ensembles peuvent être affectés à un ensemble fixe sur la facture fournisseurs, mais ils doivent avoir la même structure. Si une position avec un ensemble d’articles a été saisie sur la facture fournisseurs, les composants sont créés automatiquement lors de leur affectation. La quantité de ces éléments d’ensemble est calculée sur la base de la quantité saisie pour la position principale et non sur la base de la somme des éléments d’ensemble affectés. Dans le cas des remises en nature, des positions détaillées sont également créées uniquement lors de l’affectation.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs et au moins une position de facture à affecter à une ou plusieurs positions de réception des marchandises ont été saisis et enregistrés manuellement. Pour ce faire, les positions de réception des marchandises peuvent être sélectionnées manuellement. Cette procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Afin de lier manuellement une position de facture à une position de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture fournisseurs de correction.
3. Ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie et à modifier. Les données de la facture ainsi que les positions sont affichées.
4. Sélectionner la position de la facture fournisseurs.
5. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…]. Cette action ouvre une boîte de dialogue, et le statut de la position de réception des marchandises n’est ensuite mis à jour que lorsqu’elle est affectée via la réception. Dans le cas contraire, seul le statut de la position de commande est mis à jour.
6. Saisir les critères de recherche des réceptions de marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de réception qui n’ont pas encore été facturées. Les critères de recherche Article et Émetteur de la facture sont repris de la facture et ne peuvent pas être modifiés. Les positions de réception des marchandises pour lesquelles un autre émetteur de facture a été saisi dans la commande de base sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de réception des marchandises correspondantes. Suite à cette action, le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de réception des marchandises trouvées avec les positions de commande affectées, qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
8. Sélectionner les positions de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne de la position de réception correspondante. Alternativement, la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste peut être utilisée afin de sélectionner toutes les positions trouvées. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
9. Affecter les positions de commande sélectionnées à la position de la facture fournisseurs en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des positions de commande sélectionnées vers la position de la facture fournisseurs. Il génère également les références aux documents. La boîte de dialogue est fermée. Les données des positions de commande transférées apparaissent dans le tableau des positions de la facture.
10. Si nécessaire, lier d’autres positions de facture aux positions de commande d’achat ou de réception des marchandises. Il reste possible d’éditer certaines données des positions de la facture fournisseurs, par exemple la saisie de coûts supplémentaires ou la modification de la répartition des montants.
11. Si la facture ne doit plus être modifiée, enregistrer la facture fournisseurs.

Liaison manuelle de la position sélectionnée avec une position de commande d’achat (tableau des positions)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions pour les factures fournisseurs. Elle sert à sélectionner une position de commande et à l’affecter à une position spécifique de la facture. Elle peut être utilisée, par exemple, pour affecter des positions de facturation pour lesquelles il n’existe pas (encore) de réception des marchandises ou pour lesquelles aucune réception n’a été trouvée. Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement des expéditions en livraison directe, une référence à la commande est toujours créée, car il n’existe pas de confirmation de réception des marchandises pour ce type de transaction.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des positions de commande. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures fournisseurs.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs et au moins une position de la facture fournisseurs à affecter maintenant à une ou plusieurs positions de commande ont été saisis et enregistrés manuellement. À cet effet, les positions de commande peuvent être sélectionnées manuellement. Cette procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Afin d’affecter manuellement une position de commande d’achat à une position de facture, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie et à modifier. Suite à cette action, les données de base et les positions de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Sélectionner la position de la facture fournisseurs.
4. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…], disponible dans la barre d’outils du tableau des positions. Pour cette action, seul le Statut du document est mis à jour. Suite à la sélection de l’action, une boîte de dialogue est ouverte.
5. Saisir les caractéristiques de recherche pour les commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de commande qui n’ont pas encore été prises en compte. Les caractéristiques de recherche Article et Émetteur de la facture sont reprises de la facture et ne peuvent pas être modifiées. Les positions de commande ayant un autre Émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux Émetteurs de facture doivent être enregistrés en tant qu’Émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
6. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de commande d’achat correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de commande trouvées qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
7. Sélectionner les positions de commande souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la ligne de la position de commande correspondante. Alternativement, la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste peut être utilisée afin de sélectionner toutes les positions trouvées. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
8. Transférer les positions de commande sélectionnées vers la facture fournisseurs en sélectionnant le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des positions de commande sélectionnées vers la position de la facture. La boîte de dialogue est fermée et le système affiche les données de la facture fournisseurs. Les données transférées des positions de commande sont affichées dans le tableau des positions de la facture.
9. Si nécessaire, répéter cette procédure jusqu’à ce que toutes les positions de la facture fournisseurs soient affectées à une ou plusieurs positions de commande. Alternativement, d’autres positions de facture peuvent être affectées manuellement à des positions de réception des marchandises existantes, ou le système peut être chargé d’affecter automatiquement les positions de la facture.
10. Si nécessaire, générer des positions supplémentaires de la facture fournisseurs à partir des positions de commande d’achat ou des positions de réception des marchandises. À ce stade, certains paramètres du tableau des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiés, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
11. Si la facture ne doit plus être modifiée, enregistrer la facture fournisseurs.

Affectation automatique des positions à la réception des marchandises ou à la commande d’achat (tableau des positions)

Les actions [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] et [Insérer positions automatiquement et relier aux positions de commande…] sont disponibles dans l’en-tête du tableau des positions. Elles servent à affecter automatiquement des positions ouvertes de réception des marchandises ou de commande à des positions de la facture fournisseurs saisies manuellement. Pour les positions de réception des marchandises, la référence aux positions de commande affectées dans la réception des marchandises est également transférée vers la position de la facture fournisseurs.

Instructions

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs et au moins une position de la facture fournisseurs à affecter maintenant à une ou plusieurs positions de commande ont été saisis et enregistrés manuellement. Le système peut être chargé de générer automatiquement cette affectation. Cela est décrit ci-dessous.

Instructions

Afin de lier automatiquement des positions de facture aux positions de réception des marchandises ou de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs saisie à modifier. Les données de base et les positions de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Si nécessaire, sélectionner une ou plusieurs positions de facture.
4. Sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] ou [Insérer positions automatiquement et relier aux positions de commande…], disponibles dans l’en-tête du tableau des positions. Le système détermine automatiquement, pour chaque position de facture, les positions de réception des marchandises et de commande correspondantes qui n’ont pas encore été facturées. Si des positions de facture ont été sélectionnées, seules les positions sélectionnées sont prises en compte pour l’affectation automatique. Dans le cas contraire, l’affectation automatique est effectuée pour toutes les positions de facture. Si le système ne trouve aucune position correspondante de réception des marchandises et de commande, un message correspondant apparaît. Le système affecte les positions de commande et de réception des marchandises déterminées aux positions de facture jusqu’à atteindre la valeur nette de la position de facture. Un message est affiché si le type de paiement ou l’état de la position de réception des marchandises ou de commande affectée diffère de ceux figurant dans l’en-tête des factures fournisseurs. Le système transfère également les données des positions de commande et de réception des marchandises trouvées avec l’affectation et les affiche dans la liste avec les positions de facture. À ce stade, certaines données de la liste des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiées, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
5. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires ou générer de nouvelles positions de facture à partir des positions de commande d’achat ou de réception des marchandises.
6. Si la facture ne doit plus être modifiée, enregistrer la facture fournisseurs.

Détermination et affectation des positions de commande ou de réception des marchandises

Le système détermine automatiquement les positions possibles de commande ou de réception des marchandises, puis les affecte conformément à un algorithme défini.

• Le système procède comme suit : en premier lieu, il vérifie si un numéro de commande ou un numéro de bon de livraison a été spécifié dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Si tel est le cas, ce numéro est utilisé comme valeur par défaut pour l’allocation. Si aucun numéro n’a été spécifié, le système recherche d’abord les bons de livraison (c’est-à-dire les réceptions des marchandises), puis les commandes.
• Ensuite, le système recherche toutes les positions de réception des marchandises qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’Émetteur de la facture fournisseurs est identique à l’Émetteur de la facture pour la position de commande sur laquelle la position de réception des marchandises est basée.
  • La devise de la facture fournisseurs est identique à la devise de la position de commande sur laquelle la position de réception des marchandises est basée.
  • L’article de la position de la facture fournisseurs est l’article de la position de réception des marchandises.
  • Le statut de facturation de la position de réception des marchandises indique qu’elles ne sont pas facturées ou qu’elles sont partiellement facturées.
  • La société de l’organisation d’achat de la commande est identique à la société de la facture fournisseurs.
• Ensuite, les réceptions des marchandises trouvées avec les statuts Non facturé et Partiellement facturé sont triées par ordre croissant selon la date de réception des marchandises.
• Ensuite, pour chaque réception des marchandises, le montant net des positions de réception correspondantes à compenser est déterminé, calculé comme le produit de la quantité restant à facturer et du prix net de la position. Ce montant net affecté est cumulé au niveau de la facture fournisseurs.
• Si plusieurs positions possibles de réception des marchandises sont trouvées, autant de positions sont affectées jusqu’à atteindre le montant net de la position de la facture. Pour chaque position de réception des marchandises, les éléments suivants sont vérifiés :
  • Si le montant net cumulé de cette position est inférieur au montant net de la position de la facture, cette position est affectée. Ensuite, la recherche est poursuivie parmi les positions de réception des marchandises trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette position est supérieur ou égal au montant net de la position de la facture, la position est affectée. La position de la facture a été entièrement affectée.
• La recherche des positions de réception des marchandises et leur allocation se poursuivent jusqu’à atteindre ou dépasser la valeur de la position de la facture ou jusqu’à ce qu’aucune autre position de réception des marchandises ne soit trouvée.
• Si, lors de l’allocation à l’aide des positions de réception des marchandises, aucune autre position n’est trouvée, le système poursuit la recherche dans les positions de commande. Dans ce cas, le système recherche toutes les positions de commande qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’Émetteur de la facture fournisseurs est identique à l’Émetteur de la facture de la position de commande.
  • La devise de la facture fournisseurs est identique à la devise de la position de commande.
  • L’article de la position de la facture fournisseurs est l’article de la position de commande.
  • Le statut de facturation de la position de commande est Non facturé ou Partiellement facturé.
  • La société de l’organisation d’achat est identique à la société de la facture fournisseurs.
• Si plusieurs positions possibles de commande sont trouvées, les positions de commande trouvées sont triées par ordre croissant selon la date de livraison.
• Ensuite, autant de positions de commande sont affectées jusqu’à atteindre la valeur de la position de la facture. Pour chaque position de commande, il est vérifié ce qui suit :
  • Si le montant net cumulé de cette position est inférieur au montant net de la position de la facture, la position est affectée. Ensuite, la recherche est poursuivie parmi les positions de commande trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette position est supérieur ou égal au montant net de la position de la facture, la position est affectée. La position de la facture a été entièrement affectée.
• La recherche des positions de commande se poursuit jusqu’à atteindre ou dépasser la valeur de la position de la facture ou jusqu’à ce qu’aucune autre position de commande ne soit trouvée.
• La procédure décrite est exécutée successivement pour toutes les positions ou pour toutes les positions sélectionnées.

Suite à l’affectation automatique, les positions de réception des marchandises ou de commande affectées aux positions de facture sont affichées dans la liste des positions. Si les conditions de paiement ou le type de paiement de la facture fournisseurs ne correspondent pas aux positions de réception des marchandises ou de commande affectées, un message correspondant apparaît.

Insertion automatique de positions avec références aux positions de réception des marchandises (tableau des positions)

L’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des positions ouvertes de réception des marchandises, puis à les transférer comme nouvelles positions de facture avec une référence de réception des marchandises vers la facture fournisseurs. Étant donné que chaque position de réception des marchandises doit contenir une référence à une position de commande, la référence à la position de commande est également transférée vers la position de la facture fournisseurs.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des positions de réception des marchandises. La structure et la fonction de l’action correspondent à l’action Lier manuellement la position sélectionnée à une position de réception des marchandises (tableau des positions), avec les exceptions suivantes :

• Depuis l’en-tête de la facture fournisseurs, seul l’Émetteur de la facture est préaffecté, et non la position recherchée.
• Le système recherche donc toutes les positions de réception des marchandises ouvertes qui correspondent aux autres caractéristiques de recherche.

La détermination s’effectue également selon le même schéma.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs à laquelle les positions de réception des marchandises doivent être affectées a été saisi et enregistré. À cet effet, le système peut être chargé de rechercher les positions de réception des marchandises correspondantes qui n’ont pas encore été entièrement facturées et de générer des positions de facture à partir de celles-ci.

Instructions

Afin d’insérer automatiquement des positions de facture à partir de la réception des marchandises, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs saisie à modifier. Les données de base de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Dans l’en-tête du tableau des positions, sélectionner l’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…]. Suite à cette action, une boîte de dialogue est ouverte.
4. Saisir les caractéristiques de recherche des réceptions des marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de réception des marchandises qui n’ont pas encore été entièrement facturées. Le critère de recherche de l’émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture et ne peut pas être modifié. Les positions de réception des marchandises sont également prises en compte si un autre Émetteur de facture a été saisi dans la commande de base. Toutefois, les deux Émetteurs de facture doivent être enregistrés comme Émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de réception correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de réception des marchandises trouvées avec les positions de réception affectées, qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
6. Sélectionner les positions de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne de la position correspondante. Alternativement, la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste peut être utilisée afin de sélectionner toutes les positions trouvées. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
7. Transférer les positions de réception des marchandises sélectionnées vers la facture fournisseurs. Le système transfère les données des positions de réception des marchandises sélectionnées, ainsi que les positions de commande affectées, vers les positions de facture. La boîte de dialogue est fermée et l’application Factures fournisseurs est rouverte. Les données transférées des positions de commande et de réception des marchandises apparaissent comme de nouvelles positions dans le tableau des positions. À ce stade, certaines données du tableau des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiées, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
8. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires, puis les affecter à des positions de commande ou de réception des marchandises.

Insertion automatique de positions avec référence à des positions de commande d’achat (tableau des positions)

L’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions de commande…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des positions ouvertes de commande, puis à les transférer comme nouvelles positions de la facture fournisseurs avec une référence de commande vers la facture fournisseurs.

Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement de la livraison directe, une référence à la commande est toujours créée, car, pour ce type de transaction, aucune réception des marchandises en entrepôt n’a lieu.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des positions de commande. Sur le plan de la structure et des fonctionnalités, cette action correspond à l’action Lier manuellement la position sélectionnée à une position de commande, avec les exceptions suivantes :

• Depuis l’en-tête de la facture fournisseurs, seul l’émetteur de facture recherché est préaffecté, et non la position recherchée.
• Par conséquent, le système recherche toutes les positions de commande ouvertes qui correspondent aux autres caractéristiques de recherche.

La recherche s’effectue également selon le même schéma, à l’exception du tri, où les positions de commande trouvées sont d’abord triées par article, puis par date de livraison, dans l’ordre décroissant.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs à laquelle les marchandises commandées doivent être affectées a été saisi et enregistré. À cet effet, le système peut être chargé de rechercher les positions de commande correspondantes qui n’ont pas encore été entièrement facturées et de générer des positions de facture à partir de celles-ci.

Instructions

Afin d’ajouter automatiquement des positions à la facture à partir de la commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs saisie à modifier. Les Données de base de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Sélectionner l’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions de commande…], disponible dans le tableau des positions sous le bouton [Exécuter]. Suite à cette action, une boîte de dialogue est ouverte.
4. Saisir les caractéristiques de recherche des commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de commande qui n’ont pas encore été prises en compte. Le critère de recherche de l’émetteur de facture est repris de la base de la facture fournisseurs et ne peut pas être modifié. Les positions de commande ayant un autre Émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de commande correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de commande trouvées qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
6. Sélectionner les positions de commande requises en activant la case à cocher à la fin de la ligne de la position de commande correspondante. Alternativement, toutes les positions trouvées peuvent être sélectionnées à l’aide de la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
7. Transférer les positions de commande sélectionnées vers la facture fournisseurs. Le système crée de nouvelles positions de la facture fournisseurs à partir des positions de commande sélectionnées. La boîte de dialogue est fermée et l’application Factures fournisseurs est rouverte. Les données transférées des positions de commande apparaissent comme de nouvelles positions dans le tableau des positions. À ce stade, certaines données du tableau des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiées, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
8. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires, puis les affecter à des positions de commande ou de réception des marchandises.
9. Enregistrer la facture fournisseurs.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout de données de comptabilité analytique (tableau des positions)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Coûts supplémentaires] est disponible sous forme de bouton dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à afficher la répartition des coûts supplémentaires. Le bouton peut être utilisé afin d’afficher ou de masquer des lignes supplémentaires montrant la répartition exacte des coûts supplémentaires sur les positions existantes de la facture fournisseurs.

Les conditions suivantes doivent être remplies :

• Au moins une position standard de la facture fournisseurs a été saisie.
• Au moins une position de coûts supplémentaires a été saisie dans la même position de la facture fournisseurs, puis transférée vers le tableau des positions.

Le système a déjà affecté les coûts supplémentaires conformément à la clé de répartition saisie, sauf si la clé

Autre facteur a été sélectionnée ou si une position avec des coûts supplémentaires a d’abord été saisie, puis une autre position. Sous la ligne de la position de coûts supplémentaires, toutes les positions de commande affectées sont répertoriées avec leur part en pourcentage et le montant qui leur est affecté.

La part en pourcentage ou les montants affectés peuvent être modifiés manuellement. Cette catégorisation manuelle remplace celle calculée par le système. Alternativement, une autre clé de répartition peut être sélectionnée et l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] peut être exécutée. Après la répartition manuelle des coûts supplémentaires, la somme des montants nets répartis doit être égale au montant net des coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs ne peut pas être comptabilisée.

Édition de la base d’escompte (éditeur de positions)

L’action [Modifier/Ne pas modifier base d’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de positions peut être utilisée afin de contrôler la possibilité d’éditer le champ Base de calcul escompte.

Si le mode Modifier base d’escompte est actif, le champ Base de calcul escompte peut être modifié manuellement. Si le mode Ne pas modifier base d’escompte est actif, ce champ ne peut pas être modifié manuellement.

Édition de la base de remise (éditeur de positions)

L’action [Modifier/Ne pas modifier base de remise] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.