Aperçu des sujets

Les factures fournisseurs finalisent le processus d’achat réel. Le fournisseur a été sollicité, dans le cadre de la commande d’achat, pour fournir une prestation en livrant les marchandises matérielles ou immatérielles commandées. En règle générale, les produits sont ensuite livrés et la réception des marchandises issues des achats est saisie dans l’entrepôt. Si de telles marchandises sont réceptionnées au sein de l’entreprise, les positions sont comptabilisées en stock.

Si le fournisseur participe à la procédure de note de crédit, il n’envoie pas de facture. À la place, l’entreprise recevant les produits est responsable de la comptabilité. Dans ce cas, la facture fournisseurs est calculée à partir des données de la réception des marchandises et de la commande d’achat et est générée dans le système du destinataire de la facture. La facture fournisseurs est ensuite envoyée au fournisseur (émetteur de la facture).

Si, en plus de la facture fournisseurs, une facture de coûts supplémentaire est nécessaire, elle doit être créée manuellement.

Le présent article décrit le processus de génération des factures fournisseurs dans le cadre de la méthode de la note de crédit.

Définitions des termes

Commande d’achat

Une commande d’achat est une demande adressée au fournisseur afin d’exécuter des prestations ou de livrer des marchandises à un moment déterminé. Une commande d’achat peut contenir des informations sur la position, le prix, la quantité, la date de livraison, les conditions de paiement et de livraison ainsi que l’adresse de livraison. Les commandes d’achat peuvent être liées à des demandes d’offre relatives à l’achat dans le système et peuvent, de ce fait, faire partie de la chaîne de documents liés.

Facture fournisseurs

Une facture fournisseurs contient une liste des montants à payer pour les positions livrées ou pas encore livrées. Une facture fournisseurs est un document externe ; elle peut également être une note de crédit.

Entrée des marchandises

Une livraison entrante est enregistrée dans le système dans un document de réception des marchandises, dans lequel la position, la quantité et la date de réception des marchandises sont définies. Les réceptions des marchandises ont toujours une référence à une commande.

Factures de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés lors de la livraison, mais qui ne sont pas inclus directement dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas provenir du même fournisseur.

Processus

Le présent chapitre décrit le processus de la méthode de la note de crédit.

Description du processus

Lors de la comptabilisation de la réception des marchandises, la facture fournisseurs est générée automatiquement selon la méthode de la note de crédit après la comptabilisation réussie de l’ensemble de la réception des marchandises. La facture comprend toutes les positions de réception des marchandises dont les positions de commande d’achat affectées sont déclarées pour la méthode de la note de crédit.

Ce processus peut également être exécuté manuellement. Cela peut être nécessaire, par exemple, si une facture fournisseurs générée selon la méthode de la note de crédit a été supprimée ou annulée par erreur.

Étapes du processus :

1. La position de réception des marchandises et la commande d’achat qui y est affectée sont déterminées.
2. Les positions de commande affectées sont vérifiées : si la position de commande d’achat affectée relève de la méthode de la note de crédit, cette position est traitée ultérieurement. Dans le cas contraire, la position est ignorée et l’affectation de commande suivante est vérifiée à cet égard.
3. La quantité ouverte non facturée est vérifiée : si la position de commande déterminée présente une quantité ouverte non facturée, elle est traitée ultérieurement. Dans le cas contraire, elle est ignorée et l’affectation de commande suivante est vérifiée à cet égard. Des informations supplémentaires figurent dans le chapitre Détermination de la quantité non facturée.
4. Les factures fournisseurs impayées sont vérifiées : si une facture fournisseurs a déjà été ouverte dans ce processus, une position de facture fournisseurs est générée et créée pour la facture fournisseurs existante. Des informations supplémentaires à ce sujet figurent dans le chapitre Critères de distribution. Dans le cas contraire, une nouvelle facture fournisseurs est ouverte et une position de facture fournisseurs est générée et créée pour cette nouvelle facture. Des informations supplémentaires à ce sujet figurent dans le chapitre Génération d’une nouvelle facture fournisseurs.
5. La vérification d’autres positions de commande d’achat affectées et d’autres positions de réception des marchandises est effectuée : si la liste contient d’autres positions de commande d’achat, elles sont vérifiées (en reprenant à l’étape 2 du processus). Si la liste contient d’autres positions de réception des marchandises, elles sont vérifiées (en reprenant à l’étape 1 du processus). Dans le cas contraire, le montant brut des factures fournisseurs ouvertes est calculé.
6. Si la fonction de comptabilisation automatique est activée pour le type de facture fournisseurs utilisé, la facture est comptabilisée automatiquement. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs doit être comptabilisée manuellement.
7. Si la comptabilisation de la facture fournisseurs a réussi, la facture fournisseurs comptabilisée est imprimée selon les paramètres de sortie définis. Des informations supplémentaires figurent dans le chapitre Impression de la facture fournisseurs.

Conditions de la méthode de la note de crédit

Le présent chapitre décrit les conditions selon lesquelles les positions de réception des marchandises et/ou les positions de commande d’achat affectées sont, en principe, déclarées pour la méthode de la note de crédit ou en sont exclues.

Activation et désactivation

La décision de savoir si une réception des marchandises est déclarée pour la méthode de la note de crédit, c’est-à-dire si une ou plusieurs factures fournisseurs résultent de la réception des marchandises, repose exclusivement sur les positions de commande d’achat affectées.

Une position de commande d’achat peut être déclarée pour la méthode de la note de crédit si l’émetteur de la facture participe à la procédure de la note de crédit au moment de la création de la commande d’achat.

Si une position de commande d’achat peut être déclarée pour la méthode de la note de crédit en raison du paramétrage correspondant dans les données de base du partenaire pour l’émetteur de la facture, il est possible de décider si la position doit effectivement être livrée pour cette méthode. Cette décision est effectuée dans le champ Méthode de note de crédit dans l’éditeur de positions de la commande, dans l’onglet Partenaire de livraison. La valeur de ce champ provient des données de base de la position créée.

Exceptions

En ce qui concerne une position de lot, elle n’est prise en compte qu’à condition que le lot ait été entièrement créé dans la réception des marchandises au niveau de la structure. Cela signifie que la position de réception des marchandises doit être créée dans une structure identique à celle de la position de commande d’achat, c’est-à-dire une position principale et tous les composants en tant que positions détaillées. Si, par exemple, un composant du lot est créé en tant que position principale, cette position de réception des marchandises ne peut pas être prise en compte dans la méthode de la note de crédit.

Une exception supplémentaire peut se produire dans un cas particulier :

• La position de réception des marchandises entraîne un dépassement de livraison de la position de commande d’achat affectée.
• Des factures distinctes sont nécessaires en cas de livraisons en excédent.
• Une facture fournisseurs (partielle) correspondante existe déjà.

Dans ce cas, le système ne peut pas décider si la quantité déjà affectée à la facture fournisseurs doit être affectée à la quantité de dépassement de livraison ou à la quantité normale. Une telle position n’est pas prise en compte dans la méthode de la note de crédit.

Cela ne peut être obtenu que par une intervention manuelle préalable. Par exemple, si une facture générée précédemment est supprimée manuellement. Dans ce cas, le processus doit également être poursuivi manuellement.

Génération de la facture fournisseurs

Le présent chapitre décrit la manière dont la facture fournisseurs et les positions de facture fournisseurs sont générées.

Détermination de la quantité non facturée

Si une position est déclarée pour la méthode de la note de crédit, la quantité non facturée doit être déterminée. Une telle détermination de la quantité à prendre en compte, à partir de l’affectation de commande d’achat dans la position de réception des marchandises, est effectuée en deux étapes :

1. Premièrement, il est vérifié, du point de vue de la position du document, si elle a déjà été affectée à une ou plusieurs factures fournisseurs. Seule la quantité non encore affectée est prise en compte.
2. Ensuite, il est vérifié, du point de vue de la position de commande d’achat, si la quantité réceptionnée pour cette position de commande a déjà été entièrement affectée à une ou plusieurs factures fournisseurs. Ce n’est que s’il existe une quantité ouverte non encore facturée que l’affectation actuelle doit être prise en compte.
   
   
   Attention

   Il peut exister différentes réceptions des marchandises pour la même position de commande. De même, des factures fournisseurs peuvent déjà exister pour cette position de commande d’achat.

Si une quantité non facturée peut être déterminée pour la position de commande d’achat, elle peut être réglée dans une nouvelle facture fournisseurs à hauteur de la quantité affectée dans la position de réception des marchandises qui n’a pas encore été prise en compte dans une facture fournisseurs.

Dépassement de la quantité livrée

Un cas particulier est la situation dans laquelle une position de réception des marchandises entraîne un dépassement de la quantité livrée de la position de commande d’achat. Selon les paramètres dans les données du fournisseur et/ou dans l’application Paramètres de base, la quantité non facturée est répartie sur différentes factures. Les cas suivants sont distingués pour les factures de livraison en excédent :

• Absence de facture distincte – lors de l’émission de la facture, le fait que la réception des marchandises entraîne une livraison en excédent n’est pas pris en compte
• Facture distincte pour chaque position de réception des marchandises en excédent
• Facture supplémentaire selon d’autres critères de distribution – facture fournisseurs supplémentaire qui récapitule les positions livrées en excédent. Des informations supplémentaires figurent dans le chapitre Critères de distribution.

Il est possible d’enregistrer des types de factures fournisseurs distincts pour les factures dues aux dépassements de livraison dans l’application Paramètres de base ainsi que dans les données du fournisseur de l’émetteur de la facture. Dans ce type de facture fournisseurs, des blocages de paiement peuvent être définis, la comptabilisation automatique peut être interdite, etc.

Critères de distribution

Dans le cadre de la méthode de la note de crédit, il n’y a aucun problème à ouvrir plusieurs factures fournisseurs en même temps. Lorsqu’une nouvelle position de facture fournisseurs est générée, le système vérifie si cette position peut être intégrée à une facture fournisseurs déjà générée dans ce processus ou s’il convient de générer une nouvelle facture fournisseurs.

Les positions sont regroupées sur la facture fournisseurs si les conditions suivantes sont remplies.

• L’organisation d’achat est identique
• L’émetteur de la facture est identique.
• L’échéance de paiement est identique

Dans tous les autres cas, une nouvelle facture fournisseurs est ouverte.

Génération d’une nouvelle facture fournisseurs

Afin de générer une facture fournisseurs sur la base de la méthode de la note de crédit, deux informations supplémentaires sont nécessaires :

• Type de facture fournisseurs – pour chaque facture fournisseurs devant être identifiée, un type de facture fournisseurs est requis. Sur la base du type, les paramètres et les valeurs par défaut de la facture fournisseurs sont repris.
• Numéro de la pièce justifucative externe – le numéro du document externe est utilisé comme référence du bénéficiaire du paiement pour une instruction de paiement spécifique en comptabilité financière afin de déterminer quelle facture a été payée. En règle générale, le numéro du document externe est le numéro de facture indiqué sur la facture envoyée. Toutefois, dans le cadre de la méthode de la note de crédit, aucune facture interne n’est envoyée.

Pour la position de commande d’achat, il est déterminé si elle est réglée selon la méthode de la note de crédit ou non. Cela inclut les données du fournisseur de l’émetteur de la facture. La réception des marchandises intervient généralement un certain temps après la création de la position de commande d’achat. Si l’émetteur de la facture participe à la procédure de la note de crédit au moment de la génération de la facture fournisseurs sur la base de la position de commande d’achat, le type de facture fournisseurs et le schéma de numérotation des documents externes sont déterminés à partir des données de base du partenaire fournisseur et utilisés pour générer la facture fournisseurs. Dans le cas contraire, ils sont repris des paramètres dans l’application Paramètres de base. Il en va de même pour d’éventuelles factures distinctes en raison de livraisons en excédent.

En plus du type de facture fournisseurs et du numéro du document externe, certains champs doivent être renseignés avec des données afin de comptabiliser la facture fournisseurs. Ces données sont généralement créées sur la base de la facture envoyée par le fournisseur et saisies automatiquement dans la procédure de la note de crédit :

• La date du document externe correspond à la date courante correspondante
• L’échéance de paiement est déterminée à partir des données de base du partenaire (données financières) de l’émetteur de la facture concerné
• La date de la prestation correspond à la date de réception des marchandises
• Le montant brut est calculé à partir du montant net majoré des taxes

Génération des positions de facture

Chaque affectation d’une commande d’achat à une position de réception des marchandises devant être prise en compte entraîne une position de facture fournisseurs. Si la position de commande d’achat est affectée à plusieurs positions, plusieurs positions de facture fournisseurs sont également créées.

La devise de la facture fournisseurs est déterminée à partir de la devise de l’émetteur de la facture. Si elle ne correspond pas à la devise indiquée dans la commande d’achat, la devise est convertie sur la base de la date courante.

En outre, le système génère des positions de facture fournisseurs avec les données suivantes :

• Les numéros de position sont déterminés sur la base du schéma de numérotation de la facture fournisseurs.
• Les descriptions des pseudo-articles, qui peuvent déjà exister pour les positions de réception des marchandises, sont reprises pour les positions de facture fournisseurs.
• Tous les calculs pour les positions de facture, tels que, par exemple, le calcul du montant net, sont basés sur la quantité à facturer.

Contrôle

Si un centre de coûts ou une unité de coûts a été défini(e) dans la position de commande d’achat liée, un enregistrement de contrôle est enregistré.

Cas particuliers

La méthode de la note de crédit couvre les cas particuliers suivants.

Remises en nature

Dans la commande d’achat, une position de remise en nature ne peut être créée que comme position détaillée d’une position principale ou générée via la définition d’un prix.

Si la facture fournisseurs contient une position de remise en nature, elle ne peut être comptabilisée que si la position de remise en nature a été créée comme position détaillée d’une position principale. Il est toutefois possible de créer une position de remise en nature comme position principale dans la réception des marchandises. Afin de générer une facture fournisseurs qui puisse être comptabilisée, une position principale supplémentaire est générée pour une telle position de remise en nature, dont la quantité est égale à zéro. La position de la position principale est identique à celle de la commande d’achat, et la quantité est définie à zéro. La position de remise en nature est générée comme position détaillée de cette position principale supplémentaire.

Lots

Le prix net des différents composants est calculé à partir du rapport de valeur entre les composants, lequel est défini dans la position de commande d’achat. La position principale du lot définit le prix total, lequel est ensuite affecté aux positions détaillées sur la base du rapport correspondant.

Il en va de même pour le calcul de la prime et de l’escompte, c’est-à-dire que le rapport défini dans la commande d’achat détermine la manière dont la valeur de la position principale doit être affectée aux positions détaillées.

Sortie de la facture fournisseurs

Si la facture fournisseurs générée via la méthode de la note de crédit a été comptabilisée avec succès, cette facture fournisseurs est alors envoyée. Deux cas doivent être distingués :

• Si la facture fournisseurs est générée via l’action [Créer une facture fournisseurs], les paramètres de la boîte de dialogue ouverte correspondante sont repris dans le processus et la sortie est conforme à ces paramètres.
• Si la facture fournisseurs est générée automatiquement via l’action [Enregistrer entrée de marchandises], les paramètres correspondants pour son impression sont déterminés.

Afin d’émettre la facture fournisseurs, un modèle de document final marqué comme pré-différé est repris des données du fournisseur de l’émetteur de la facture.

Par exemple, le paramètre suivant entraîne l’envoi par courrier électronique au fournisseur de la facture fournisseurs générée :

• Les données du fournisseur émetteur indiquent que, en tant que modèle de document final préféré pour la facture fournisseurs, le support e-mail a été sélectionné.
• L’adresse du destinataire est indiquée comme E-mail, professionnel.
• L’adresse électronique préférée a été définie dans le champ E-mail, professionnel dans les données de base du partenaire.
• Dans le cas du paramètre Destinataire dans le modèle de document final, la reprise automatique de la valeur s’applique.

Si les autres paramètres du modèle de document final sont corrects et si la facture fournisseurs peut être générée et comptabilisée, la facture fournisseurs est envoyée au fournisseur par courrier électronique.