Introduction

Depuis le 1er janvier 2002, les règles d’accès aux données et de contrôle des documents numériques (GDPdU) s’appliquent en République fédérale d’Allemagne aux contrôles fiscaux effectués par les administrations fiscales.

Les nouvelles réglementations définissent l’accès aux données des applications pour les autorités fiscales ainsi que l’obligation d’archiver les documents numériques.

Les exigences du GDPdU incluent, mais ne se limitent pas à, la possibilité de fournir à l’auditeur les données pertinentes pour la fiscalité d’une entreprise sur un support de données. L’auditeur peut charger et analyser les données transmises en Allemagne à l’aide du logiciel d’audit IDEA (version 2006) de la société Audicon ou avec un logiciel approprié pour l’Autriche.

Les données sont fiscalement pertinentes dès qu’elles peuvent avoir un impact sur l’imposition du contribuable. Cela inclut notamment les transactions, les soldes et les données de base de la comptabilité financière et de la comptabilité des actifs. L’utilisateur décide de ce qui doit être classé comme fiscalement pertinent. Bien entendu, l’auditeur peut également demander la lecture de données provenant de zones spécifiques. Actuellement, seules les données de base pertinentes sont exportées.

Pour le transfert des données, les informations suivantes sont exportées :

• Partenaire principal

• Adresses des fournisseurs et clients

• Compte principal du grand livre

• Opérations bancaires marquées comme préférées

• Adresses ponctuelles

• Banques ponctuelles liées aux règlements

• Conditions de paiement

• Code fiscal avec codes pays DE et AT

• Soldes périodiques des comptes du grand livre et des partenaires avec décimales

• Positions ouvertes

• Écritures comptables de comptes

Si la fonction Immobilisations est activée dans l’application Paramètres de base, les données suivantes peuvent être exportées pour le transfert :

• Écritures principales

• Méthodes d’amortissement

• Montants des transactions relatives aux actifs

Lors de la création du support de données, seules les données des exercices fiscaux et périodes comptables clôturés sont prises en compte.

Paramètres

Pour l’exportation des données dans le cadre du transfert GDPdU, les paramètres suivants doivent être appliqués :

Paramètres de base

Si la fonction Immobilisations est active, il faut définir un dossier (répertoire) pour l’exportation GDPdU dans l’application Paramètres de base, dans la fonction principale. En plus du répertoire (kstore), des panneaux de travail (chemins réseau) peuvent également être spécifiés. Pour plus d’informations sur les panneaux de travail, consulter la documentation Panel System, type Espace de travail. L’entrée dans le champ Dossier pour l’émission des GDPdU sert de dossier d’exportation par défaut pour l’application en arrière-plan Comptabilité des immobilisations GDPdU.

Dans la fonction principale Comptabilité financière, le dossier (répertoire) pour l’exportation GDPdU des données comptables financières doit être défini dans la fonction Messages. Comme mentionné précédemment, en plus du répertoire (kstore), des panneaux de travail (chemins réseau) peuvent être définis. L’entrée dans le champ Dossier pour l’émission des GDPdU sert de dossier d’exportation par défaut pour l’application batch Comptabilité générale GDPdU.

Filtres

L’exportation des données pour le transfert se fait à l’aide de filtres attribués aux données exportées (objets d’exportation) dans l’application Configurer l’exportation des données pour le contrôle d’exploitation. Ils doivent d’abord être téléchargés, puis importés.

Pour télécharger les filtres :

1. Ouvrir l’application de demande de packages d’installation via le système de support NINUS.

2. Saisir la valeur Importfile dans le champ Désignation de l’en-tête de l’application.

3. Cliquer sur le bouton [Mettre à jour].

4. Toutes les livraisons répondant aux critères de recherche s’affichent.

5. Utiliser le bouton [Télécharger mises à jour du logiciel sélectionnées] pour obtenir les fichiers d’import correspondant à la version logicielle actuelle (ex. Comarch Financials Enterprise Version 12.6, Release 6.4 …).

6. Les filtres sont importés via l’application Importer les données. La procédure d’import est décrite dans l’article Import de données.

Pour chaque objet d’exportation, un filtre distinct doit être importé, correspondant à l’unité commerciale associée à l’objet. Le filtre détermine quelles données doivent être exportées de l’objet de données.

La table ci-dessous présente les objets d’exportation et leurs unités commerciales correspondantes.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’ajuster le filtre. Par exemple, une dimension optionnelle définie dans une écriture comptable peut être facultativement exportée pour la transaction correspondante. Pour cela, activer le(s) champ(s) approprié(s) dans le filtre Montant du compte de l’écriture (généralement filtre T1_PostingAccountAmount).

Pour les données des écritures, toutes les transactions avec le même numéro de document (PostingAccount.PostingItem.PostingHeader.voucherNumber) et le même numéro d’enregistrement (PostingAccount.PostingItem.PostingHeader.number) appartiennent au même document. Les deux champs du filtre Montant du compte doivent donc être activés. Ces informations doivent être transmises aux autorités fiscales pour, par exemple, l’analyse des données.

Pour régler le filtre :

1. Ouvrir l’application Configurer l’exportation des données pour le contrôle d’exploitation.

2. Aller avec la souris sur le champ Filtre dans l’en-tête et cliquer droit pour ouvrir l’application Exporter les données pour l’objet d’exportation Montant du compte comptable.

3. Dans cette application, activer les champs nécessaires en les sélectionnant.

Configurer l’exportation des données pour le contrôle d’exploitation

Dans cette application, les objets d’exportation et filtres à utiliser sont créés automatiquement par la configuration. Sinon, ils doivent être créés manuellement. Une description détaillée se trouve dans le document Configurer l’exportation des données pour le contrôle d’exploitation.

Fourniture des données

Une fois tous les paramètres définis, l’export des données peut être réalisé. Les données sont exportées de la Comptabilité financière et des immobilisations via des applications batch distinctes.

Immobilisations GDPdU

L’application batch Comptabilité générale GDPdU est disponible uniquement si la fonction Immobilisations est active dans l’application Paramètres de base.

L’application batch permet d’extraire les données des immobilisations. Les données à prendre en compte peuvent être définies en les sélectionnant dans le champ Objet d’export.

Application batch Comptabilité des immobilisations GDPdU

1. Première étape : ouvrir l’application GDPdU Immobilisations.
2. Spécifier les valeurs suivantes pour les paramètres à titre informatif :

• Dossier d’exportation : ce champ est initialisé par l’application Paramètres de base. Sélectionner le répertoire (kstore) pour l’export des données GDPdU via l’assistant de valeurs. En plus de kstore, des panneaux de travail (chemins réseau) peuvent être définis. Voir la documentation Panel System, type Espace de travail.

• Objet d’exportation : choisir les données des immobilisations à prendre en compte pour GDPdU

• Organisation : saisir l’organisation dont les données doivent être traitées

• Début de période : saisir la période jusqu’à laquelle les données doivent être fournies (seules les périodes clôturées peuvent être saisies)

3. Si nécessaire, les paramètres peuvent être modifiés.

4. Pour lancer l’export, cliquer sur le bouton [En batch].

Comptabilité générale GDPdU

L’application batch Comptabilité générale GDPdU sert à exporter les données de la comptabilité financière pour le transfert GDPdU. Les données à prendre en compte peuvent être définies en remplissant le champ Objet d’exportation.

Application batch Comptabilité générale GDPdU

1. Première étape : ouvrir l’application Comptabilité générale GDPdU.
2. Spécifier les valeurs suivantes pour les paramètres :

• Dossier d’exportation : initialisé par l’application Paramètres de base. Sélectionner le répertoire (kstore) pour l’export GDPdU. Des panneaux de travail peuvent être définis en complément.

• Objet d’exportation : choisir les données comptables à prendre en compte pour GDPdU

• Organisation : saisir l’organisation dont les données doivent être traitées

• Exercice comptable : saisir l’année fiscale pour laquelle les données doivent être fournies (année clôturée ou ouverte). Si l’année ouverte est saisie, au moins une période doit être clôturée

• Période de : saisir la période à partir de laquelle les données doivent être fournies (seules les périodes clôturées sont autorisées). Si les écritures réelles d’ouverture sont actives, et que GDPdU doit être exporté pour toute l’année, saisir la période 00.xx (xx = année).

• Début de période : saisir la période jusqu’à laquelle les données doivent être fournies. Des périodes supplémentaires peuvent également être incluses, par ex. si l’écriture se fait jusqu’à la période 14.2018 mais GDPdU doit être exporté jusqu’à 13.2018. Seules les périodes clôturées sont autorisées.

• Plage d’établissement du bilan : saisir la norme comptable à appliquer pour l’export des données. Ce champ est prérempli avec la norme par défaut de l’application Paramètres de base.

3. Si nécessaire, les paramètres peuvent être modifiés.

4. Pour lancer l’exportation, cliquer sur [En batch].

Sortie des fichiers

Lors du traitement batch, un répertoire pour les données de sortie est créé dans le dossier d’export défini. Le nom du répertoire est attribué automatiquement en fonction de l’organisation et de la date (organization_yyyymmdd).

Les données des objets d’export spécifiés dans l’application batch sont exportées dans ce répertoire. Pour chaque objet, un fichier CSV est généré. Les données sont exportées selon le filtre défini dans l’application Configurer l’exportation des données pour le contrôle d’exploitation, séparées par des virgules.

En même temps, un fichier de description « Index.xml » est généré. Ce fichier sert uniquement à vérifier les fichiers et leurs champs, mais ne décrit pas le contenu pour l’auditeur. Cela peut nécessiter des explications détaillées à l’auditeur sur le contenu ou la logique d’enregistrement.

Le fichier « gdpdu-01-09-2004.dtd », également nécessaire, n’est pas généré. Il doit être placé manuellement dans le dossier d’export. Le logiciel Audicon utilise ce fichier pour vérifier la validité des fichiers générés. Il peut être téléchargé depuis le site d’Audicon sous le nom « GDPdU-Beschreibungsstandard » et consulté avec un éditeur de texte.

Un fichier journal est créé automatiquement lors de la génération du support de données GDPdU. Il contient des informations sur les opérations réalisées et leur contenu. La revue affiche tous les enregistrements, triés par répertoire de sortie. L’utilisateur doit assurer la diligence requise dans la gestion des ensembles de données, c’est-à-dire savoir si et quand les répertoires de sortie sont archivés ou supprimés.

La génération du support de données (par exemple CD/DVD) n’est pas gérée par Comarch Financials Enterprise et n’est donc pas traitée dans ce document.