Aperçu du sujet

L’application Cockpit : Factures clients permet de rechercher des factures sortantes à l’aide de leurs informations de base, telles que le type et le numéro de la facture sortante. Grâce à cette application, il est possible d’obtenir un aperçu des factures sortantes enregistrées. En outre, depuis l’application, il est possible d’exécuter d’autres actions pour un ou plusieurs pièces justificatives, telles que le transfert des factures vers la comptabilité financière.

La description générale principale de l’application, qui comprend l’utilisation standard de la requête et de l’espace de travail, se trouve dans la documentation du Cockpit. Les sujets ci-dessous se rapportent spécifiquement à l’application Cockpit : Factures clients.

Description de l’application

Grâce à l’application Cockpit : Factures clients, il est possible d’obtenir un aperçu de toutes les factures sortantes ou de certaines d’entre elles. Des options de traitement supplémentaires sont également disponibles :

• Affichage de la chaîne de pièces justificatives pour une pièce justificative unique
• Accès à l’application Requête de factures clients via le numéro de pièce justificative
• Transfert des factures vers la comptabilité financièr
• Création, suppression et exportation de listes de factures
• Les actions supplémentaires sont décrites dans le chapitre Actions liées à l’application

L’application se compose d’un espace de requêtes et d’un espace de travail.

Espace de requêtes

Les champs de requêtes sont enregistrés dans l’espace de requêtes. En règle générale, les champs de requêtes les plus importants sont déjà disponibles. Toutefois, le nombre de champs de requêtes et leur disposition peuvent être adaptés aux besoins individuels de l’utilisateur.

L’espace de requêtes peut être enregistrée en créant une nouvelle vue dans l’application. Il est possible de définir quels champs de requêtes seront affichés. À cet effet, il convient de sélectionner l’option Mode design, de choisir les champs de requêtes souhaités et d’enregistrer la vue.

La description générale de la zone de requêtes se trouve dans la documentation du Cockpit.

Pour obtenir des informations sur la signification des champs, se référer aux explications figurant dans l’article Requête de factures clients.

Détails de la recherche

En plus de la recherche principale avec les fonctions de requête dans la zone de requêtes, il est également possible d’utiliser la recherche détaillée. Les recherches détaillées peuvent être combinées avec la recherche principale de manière à ce que les caractéristiques de requêtes provenant de la zone de requêtes et celles de la recherche détaillée soient évaluées comme une combinaison AND. Dans la ligne de la section de recherche détaillée, un champ de sélection permet d’effectuer cette combinaison. Pour afficher les résultats correspondants dans la section,

Chaque recherche détaillée dispose d’un bouton distinct. Si ce bouton est activé, une ligne d’en-tête supplémentaire avec les informations détaillées correspondantes apparaît dans l’espace de travail.

Les recherches détaillées suivantes sont disponibles :

• Informations sur la livraison
• Informations sur la commande
• Informations sur l’ordre de distribution
• Informations sur la commande client

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, dans lequel sont affichées les factures clients concernées par la requête. L’utilisateur peut définir quelles informations doivent être affichées pour la facture sortante. Il est possible de créer plusieurs vues afin d’afficher la facture sortante de différentes manières avec des informations variées.

Si le bouton de recherche détaillée est également activé, le tableau contient une ligne d’en-tête supplémentaire et des informations détaillées.

La description générale de l’espace de travail se trouve dans la documentation du Cockpit.

Pour obtenir des informations sur la signification des colonnes, se référer aux explications figurant dans l’article Requête de factures clients.

Actions liées à l’application

L’application se trouve aussi bien dans la structure Vente que dans la structure Comptabilité. Les actions disponibles diffèrent.

Les actions liées à l’application sont disponibles dans l’application Cockpit : Factures clients au sein de la structure Vente, et sont décrites dans les chapitres suivants :

• Action [Emettre des copies de factures]
• Action [Annuler et émettre la facture]
• Action [Finaliser et émettre facture incorrecte]

Les chapitres suivants décrivent les actions liées à l’application, qui sont proposées dans l’application aussi bien dans la structure Vente que dans la structure Comptabilité :

• Action [Transmettre factures]
• Actions pour les listes de factures

Action [Emettre des copies de factures]

Cette action doit être utilisée pour imprimer une copie de chacune des factures sélectionnées.

Les conditions préalables et les effets de l’action sont décrits dans la pièce justificative Requête de factures clients.

Action [Annuler et imprimer la facture]

Cette action permet de générer et d’envoyer des pièces justificatives d’annulation pour les factures sélectionnées. L’action n’est disponible que si la fonction Autoriser l’annulation en masse des reçus via les autorisations est attribuée à l’utilisateur.

Les autres exigences et effets, ainsi que les paramètres de la fenêtre de dialogue pour cette action, sont décrits dans la documentation Requête de factures clients.

Action [Finaliser et émettre facture incorrecte]

Cette action attribue des numéros de facture aux factures sélectionnées et effectue les calculs finaux. Aucun poste supplémentaire n’est ajouté à la facture. Ensuite, les factures sont envoyées.

Pour pouvoir utiliser l’action, des autorisations administratives pour les factures sortantes sont nécessaires.

Les factures sortantes invalides, qui peuvent être complétées à l’aide de cette action, doivent remplir les conditions suivantes :

• Le statut général de la facture est Invalide
• La facture n’a pas de numéro
• La facture n’est pas une facture annulée

Action [Transmettre factures]

Cette action permet de transférer les factures vers la comptabilité financière.

Les factures clients doivent avoir les statuts suivants lorsqu’elles sont transférées vers la comptabilité financière :

• Statut général :
  • Non annulé
  • Annulé
• Statut de transmission :
  • Non transmis
    Après exécution de l’action, une fenêtre de dialogue s’ouvre, dans laquelle des paramètres sont proposés pour l’exécution.

Paramètres détaillés :

• Diminuer des réservations de solde non attribuées – si l’option Diminuer les réservations de solde non attribuées est activée, les réservations de solde du client concerné sont réduites des réservations non attribuées pour les factures clients sélectionnées. Les factures clients sont ensuite transmises.

• Choix de la date de réservation – dans ce champ, il convient d’indiquer la date de comptabilisation. Les options suivantes sont disponibles :
  • Comme indiqué – ce paramètre permet de saisir une date de réservation
  • Identique à la date du bon – la date de la facture client est utilisée comme date de comptabilisation
• Date de réservation – dans ce champ, il convient de saisir la date de réservation souhaitée. Le champ est prêt à la saisie si l’option Sélectionner la date de réservation a été définie sur Selon la spécification.
  
  
  Attention

  Si le système Varial est utilisé comme système de comptabilité financière, les factures dont le montant brut est de 0,00 ne sont pas transmises. Les informations relatives au centre de coûts et à l’unité de coûts ne sont donc pas disponibles dans Varial.

Actions pour les listes de factures

Lors du travail avec des associations, les listes de factures sont requises dans le processus métier. Dans la liste des factures, toutes les factures individuelles et/ou collectives créées en relation avec les livraisons de marchandises aux membres de l’association sont périodiquement mises à disposition de manière transparente pour l’association.

La liste des factures est envoyée à l’association via EDIFACT et/ou sous forme papier.

Dans le sujet Listes de factures, les actions suivantes sont disponibles et décrites dans les chapitres suivants :

• Action [Créer listes de factures]
• Action [Supprimer listes de factures]
• Action [Emettre listes de factures]

Action [Créer listes de factures]

L’action [Créer listes de factures] sert à générer une liste de factures pour les factures clients sélectionnées, pour lesquelles un partenaire de paiement a été saisi et pour lesquelles aucune liste de factures n’a encore été générée.

Les fonctions suivantes s’appliquent au regroupement des factures clients dans les listes de factures :

• Entreprise
• Partenaire de paiement
• Devise
  
  
  Attention

  L’intervalle de numéros enregistré dans l’application Paramètres de base est utilisé pour générer la liste des factures et attribuer le numéro de la liste de factures.

Action [Supprimer listes de factures]

L’action [Supprimer listes de factures] permet de supprimer les listes de factures qui ont été générées pour les factures clients sélectionnées.

Une liste de factures ne peut être supprimée que si elle n’a pas encore été émise.

Action [Emettre listes de factures]

L’action [Emettre listes de factures] permet d’éditer les listes de factures qui ont été générées pour les factures clients sélectionnées.

Personnalisation

Dans l’application Cockpit : Factures clients, les éléments suivants de l’application Paramètres de base sont disponibles ; les réglages suivants sont pertinents dans la fonction Vente, fonction Génération de facture :

• Fonction Génération de facture, champ Plage de numérateurs listes de factures – il convient d’indiquer le schéma de numérotation de type Listes de factures préalablement créé lors de la génération d’une liste de factures pour les factures clients.L’intervalle de numéros enregistré dans ce champ est utilisé par le système pour déterminer et attribuer automatiquement le numéro de la liste de factures pour toutes les nouvelles listes de factures. Le numéro de la liste de factures sert à identifier de manière unique la liste de factures.
  Pour l’application Cockpit : Factures clients, les éléments suivants sont disponibles dans l’application Paramètres de base dans la fonction Comptabilité :
• Solde débiteur – le champ Diminuer les réservations de solde non attribuées n’est affiché que si la fonction Solde débiteur est active pour au moins une société.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Cockpit : Factures clients, qui peut être utilisée, par exemple, pour :

• les autorisations,
• la configuration des définitions d’activités,
• l’importation ou l’exportation de données.
  Facture client :

com.cisag.app.sales.obj.CustomerInvoice

L’unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

Données de pièce justificative de vente com.cisag.app.sales.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois à l’aide de rôles d’autorisation et par l’attribution d’organisations. Le concept d’autorisation est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Possibilités spéciales

Pour l’action [Annuler et émettre factures] dans l’application Cockpit : Factures clients, la fonction cross-framework suivante est utilisée :

Permettre l’annulation en masse des coupons :

com.cisag.app.general.order.DocumentCancellation

Les autorisations pour cette fonction peuvent être attribuées dans l’application Rôles d’autorisations.

Tâches organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. À cette fin, il faut activer la fonction Autorisations liées au contenu dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Cockpit : Factures clients soit affichée à une personne dans la zone Vente du menu utilisateur, celle-ci doit être affectée à une organisation intégrée dans la structure organisationnelle Vente.

Pour que l’application Cockpit : Factures clients soit affichée à une personne dans la zone Comptabilité du menu utilisateur, celle-ci doit être affectée à une organisation intégrée dans la structure organisationnelle Comptabilité.

Pour qu’une personne puisse interroger les factures sortantes, l’une des organisations qui lui sont attribuées doit être inscrite dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures clients.

Pour plus d’informations sur le tableau Autorisations ainsi qu’un aperçu complet des autorisations liées au contenu, consulter la pièce justificative Autorisations.

Fonctions spéciales

Il n’existe aucune fonction spéciale pour l’application Cockpit : Factures clients.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Cockpit : Factures clients dans le cadre de la structure Ventes est disponible pour les types de partenaires commerciaux suivants :

• Clients
• Représentant

L’application Cockpit : Factures clients dans le cadre de la structure Comptabilité n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.