Aperçu du sujet
Cet article décrit les procédures d’utilisation de l’application Déclarations. Les procédures contiennent des instructions, par exemple sur la manière de saisir ou de modifier une déclaration. On peut trouver ici également des informations sur les conditions et les conséquences possibles.
La description de l’application Déclarations qui contient entre autres des descriptions de champs et d’actions se trouve dans la documentation Déclarations.
Ajouter une déclaration
La déclaration est introduite dans le système dans l’application Déclarations à l’aide du bouton d’action [Nouveau] dans le menu de la barre d’outils standard.
Instructions
- Ouvrer l’application Déclarations .
- Si nécessaire, changer d’organisation dans la barre de titre du système ERP.
- Dans la barre d’outils standard, appoyer sur le bouton d’action [Nouveau].
- Une nouvelle déclaration est créée. L’organisation sélectionnée s’affiche dans le champ Firme.
4. Saisir un identifiant pour la nouvelle déclaration ou modifier la valeur par défaut.
5. Saisir l’identification du partenaire de la personne qui a fait une déclaration.
6. Si nécessaire, saisir des données supplémentaires dans les champs Classification, Date de soumission de la déclaration, Motif de la déclaration et Notice.
7. Dans le tableau de l’espace de travail, sélectionner une finalité de traitement dans la colonne Finalité de traitement pour laquelle la personne concernée souhaite autoriser ou interdire le traitement des données avec ce consentement.
8. Dans le tableau de l’espace de travail, sélectionner dans la colonne Référence l’une des références enregistrées pour le motif de traitement. Si une seule référence est enregistrée, elle est affichée. Si aucune référence n’est définie, aucune autre donnée ne peut être saisie.
9. Dans le tableau de l’espace de travail, saisir dans la colonne Données de référence les données correspondant à la référence sélectionnée ou affichée. La colonne ne peut pas être modifiée si aucune référence n’est définie pour le motif de traitement sélectionné.
10. Si nécessaire, modifier dans le tableau de l’espace de travail, dans les colonnes Valable du et Valable jusqu’au, les valeurs par défaut pour la durée de cette définition. La date de début de validité est proposée avec la date de la période de soumission de la déclaration, la date de fin de validité avec la date maximale (31.12.9999).
11. Dans le tableau de l’espace de travail, dans la colonne Droit de traitement, sélectionner l’autorisation de traitement Autorisé ou Interdit donnée par la personne pour la finalité de traitement sélectionnée.
12. Si nécessaire, répéter les étapes de 7 à 11 pour poursuivre le traitement des données.
13. Appuyer sur le bouton [Enregistrer] de la barre d’outils standard.
- La nouvelle déclaration est enregistrée. L’état de la déclaration est En cours de traitement.
14. Si la déclaration nécessite une signature ou une confirmation manuelle, exécuter l’action [Exécuter la demande de signature] ou [Faire la demande de confirmation] afin de pouvoir valider la déclaration.
15. Exécuter l’action [Valider] afin que la déclaration puisse être prise en compte dans les processus suivants.
Dupliquer la déclaration
La déclaration peut être dupliquée à l’aide de l’action [Dupliquer], qui apparaît au moment du développement de la liste de sélection des actions du bouton [Nouveau] de la barre d’outils standard.
Condition préalable
La déclaration est ouverte.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration à dupliquer.
- Dans la barre d’outils standard, sous le menu Nouveau, appuyer sur l’action [Dupliquer].
- Une nouvelle déclaration est générée.
- Saisir un identifiant pour la nouvelle déclaration ou modifier la valeur par défaut.
- Modifier les données dupliquées si nécessaire.
- Appuyer sur le bouton [Enregistrer] de la barre d’outils standard.
- La nouvelle déclaration est enregistrée. L’état de la déclaration est En cours de traitement.
- Si la déclaration nécessite une signature ou une confirmation manuelle, exécuter l’action [Exécuter la demande de signature] ou [Faire la demande de confirmation] afin de pouvoir valider la déclaration.
- Exécutez l’action [Valider] afin que la déclaration puisse être prise en compte dans les processus suivants.
Effectuer une demande de signature
Il est possible d’utiliser l’action [Exécuter la demande de signature] pour ajouter une heure de signature à la déclaration.
Condition préalable
L’heure de signature de la déclaration est vide et la fonction Autoriser « Exécuter la demande de confirmation » est activée.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration pour laquelle on souhaite ajouter l’heure de signature.
- Dans la barre d’outils standard, sous le menu Actions, appuyer sur l’action [Exécuter la demande de signature].
- Une fenêtre de dialogue s’ouvre.
4. Saisir la date et l’heure de la signature ou laisser l’heure proposée dans le champ, puis fermez la boîte de dialogue en cliquant sur le bouton [OK].
- La demande de signature est effectuée et le statut de la signature passe à Demande de signature effectuée manuellement.
Afficher l’image de la signature
Condition préalable
Une image de la signature est disponible pour le traitement.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration dont on souhaite afficher l’image de la signature.
- Dans la barre d’outils standard, sous le menu Actions, appuyer sur l’action [Afficher l’image de la signature].
- L’image de la signature s’affiche dans une fenêtre de dialogue.
4. Appuyez sur le bouton [Fermer] de la fenêtre de dialogue.
Faire une demande de confirmation
On peut ajouter l’heure de confirmation à la déclaration à l’aide de l’action [Faire une demande de confirmation].
Condition préalable
Le temps de confirmation de la déclaration est vide et la fonction d’autorisation Autoriser « Exécuter la demande de confirmation » est activée pour la déclaration.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration pour laquelle on souhaite ajouter une heure de confirmation.
- Dans la barre d’outils standard, sous le menu Actions, appuyer sur l’action [Faire une demande de confirmation].
- Une fenêtre de dialogue s’ouvre.
4. Saisir la date et l’heure du moment de confirmation ou laisser le moment proposé dans le champ, puis fermer la fenêtre de dialogue en appuyant sur le bouton [OK].
- La demande de confirmation est terminée et le statut de la confirmation passe à Demande de confirmation effectuée manuellement.
Valider la déclaration
L’action [Valider] dans la barre d’outils standard permet de valider une déclaration qui a le statut En cours de traitement. Une fois validée, la déclaration ne peut plus être modifiée. Seules les déclarations validées sont prises en compte dans les processus suivants. Veillez à ce que la validation ait lieu le plus rapidement possible après le dépôt d’une déclaration. Une déclaration validée peut uniquement être révoquée.
Condition préalable
La déclaration ouverte a le statut En cours de traitement.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration qui a le statut En cours de traitement qui est à valider.
- Appuyer sur l’action [Valider] sous le bouton Actions de la barre d’outils standard.
- La déclaration reçoit le statut Validé.
Révoquer la déclaration
En principe, seule une déclaration validée peut être révoquée à l’aide de l’action de révocation dans le menu du bouton Actions de la barre d’outils standard. Les finalités de traitement sélectionnées peuvent être révoquées.
Conditions préalables
L’action n’est active que si une déclaration validée est ouverte. Elle ne peut être exécutée que si au moins une finalité de traitement a été sélectionné.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration qui a le statut Validé et qui est à révoquer.
- Dans le tableau des finalités de traitement associées, sélectionner les finalités de traitement que l’on souhaite révoquer à l’aide des cases à cocher.
- Appuyer sur l’action [Révoquer] sous le bouton Actions de la barre d’outils standard.
- Une nouvelle déclaration est générée.
- La déclaration de révocation contient, dans le tableau des finalités de traitement attribuées, les finalités de traitement choisies dans le consentement.
- Si nécessaire, saisir des données supplémentaires pour la révocation dans les champs Classification, Date de soumission de la déclaration, Motif de la déclaration et Notice.
- Appuyer sur le bouton [Enregistrer] de la barre d’outils standard.
- La nouvelle déclaration est enregistrée.
- La date de début de validité proposée est celle de la date d’envoi de la déclaration. Veuillez noter que le traitement des données à caractère personnel n’est pas révoqué rétroactivement, mais que la révocation prend effet à la date de la déclaration de révocation. Dans le champ Date de soumission de la déclaration et Valable du, saisir la date à laquelle la déclaration a été envoyée par la personne concernée.
- Exécuter l’action [Valider] afin que la déclaration puisse être prise en compte dans les processus suivants.
Supprimer la déclaration
Les déclarations ayant le statut En cours de traitement peuvent être supprimées.
Condition préalable
La déclaration ouverte a le statut En cours de traitement.
Instructions
- Ouvrir l’application Déclarations.
- Ouvrir la déclaration qui a le statut En cours de traitement qui est à supprimer.
- Appuyer sur le bouton [Supprimer] dans la barre d’outils standard.
- La déclaration est supprimée.