Aperçu du sujet

Cet article décrit les procédures d’utilisation de l’application Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document. Les procédures contiennent des instructions, par exemple sur la manière d’attribuer une catégorie de stockage à une catégorie de documents. L’utilisateur va trouver ici également des informations sur les conditions et les conséquences possibles.

Saisir l’interrogation

Conditions préalables

Les catégories de stockage à attribuer sont déjà saisies. L’application Catégories de stockage est disponible à cet effet.

Instructions

1. Ouvrir l’application Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document.
2. Dans la barre d’outils standard, appuyer sur [Nouveau].

• Une nouvelle ligne est ajoutée au tableau de l’espace de travail.

3. Dans le champ Catégories de pièce justificative sélectionner le type de document pour la nouvelle affectation.
4. Dans le champ Catégorie de stockage indiquer une catégorie de stockage.
5. Si nécessaire, limiter l’attribution à un ou plusieurs types de documents. Pour ce faire, cliquer sur le champ de la colonne Type de pièce justificative.

• Une fenêtre de dialogue avec une liste s’ouvre.

6. Ajouter un ou plusieurs types de documents à la liste et fermez la boîte de dialogue en cliquant sur [OK].
7. Définir les paramètres souhaités dans les autres champs de la ligne.
8. Dans la barre d’outils standard, appuyez sur [Enregistrer].

Dupliquer l’attribution

1. Ouvrir l’application Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document.
2. Rechercher l’affectation souhaitée, par exemple en saisissant des caractéristiques de recherche dans les champs de la zone de requête de l’application, par exemple un type d’affectation.
3. Dans la barre d’outils standard, appuyez sur [Mettre à jour].

• Le tableau présente toutes les entrées qui correspondent aux caractéristiques de recherche.

4. Sélectionner les lignes à dupliquer à l’aide de la case à cocher en début de ligne.
5. Dans la barre d’outils standard, appuyer sur [Dupliquer].

• Les lignes contenant les données dupliquées sont ajoutées au tableau de l’espace de travail. Toutes les données sont dupliquées, sauf la catégorie de stockage.

6. Dans la cellule de la catégorie de stockage d’une nouvelle attribution indiquer une catégorie de stockage.
7. Modifier les données dupliquées si nécessaire.
8. Répéter les étapes 6 et 7 jusqu’à ce que vous ayez indiqué une catégorie de conservation pour toutes les lignes dupliquées.
9. Dans la barre d’outils standard, appuyer sur [Enregistrer].

Interroger et modifier une attribution

1. Ouvrir l’application Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document.
2. Rechercher la requête souhaitée en saisissant les caractéristiques de recherche pertinentes, par exemple le type de document, dans la zone d’en-tête.
3. Appuyez sur le bouton [Mettre à jour] de la barre d’outils standard.

• Toutes les entrées correspondant aux caractéristiques de la recherche sont affichées dans le tableau.

4. Dans le tableau, mettez l’accent sur la ligne à modifier.

5. Modifier les paramètres dans les champs de la ligne en question.

6. Sélectionnez le bouton [Enregistrer] dans la barre d’outils standard.

Supprimer l’attribution

Conditions préalables

Pour supprimer des documents, il faut disposer des droits d’administration pour l’unité commerciale Attribution de catégorie de stockage/Type de document.

Instructions

1. Ouvrir l’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document.
2. Rechercher la requête souhaitée en saisissant les caractéristiques de recherche pertinentes, par exemple le type de pièce justificative dans la zone d’en-tête.

• Le tableau présente toutes les entrées qui correspondent aux caractéristiques de recherche.

3. Sélectionner les lignes à supprimer à l’aide de la case à cocher située en début de ligne.
4. Dans la barre d’outils standard, appuyez sur [Supprimer].

• Une fenêtre de dialogue s’ouvre.

5. Répondre à la question de savoir si les objets doivent vraiment être supprimés en appuyant sur [Oui].

• Les lignes du tableau seront supprimées.
• Les modifications seront enregistrées.