Aperçu du sujet

Les catégories de conservation permettent de définir des règles de stockage des données. Les catégories de stockage sont associées aux données à conserver, c’est-à-dire à des types de documents spécifiques tels que les factures de vente. Cet article décrit l’application Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document.

Les instructions relatives à l’utilisation de l’application, par exemple l’affectation de catégories de stockage à un type de document, peuvent être consultées dans la documentation Procédures : Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document.

Description de l’application

L’application Catégorie de stockage – Attributions/Catégorie de document permet d’affecter une catégorie de stockage aux types de documents sélectionnés. Cela permet de déterminer quels documents doivent être stockés et pendant combien de temps. Lors de la suppression et de la réorganisation des documents, les catégories de stockage affectées sont évaluées en fonction d’autres paramètres d’affectation.

L’application se compose d’un en-tête et un espace de travail.

En-tête

Si nécessaire, il est possible de saisir ici des critères de recherche dans la zone d’en-tête, puis d’utiliser l’action [Mettre à jour] pour que le système recherche les affectations de type de magasin pertinentes et les affiche dans l’espace de travail.

Description détaillée des champs :

Catégorie de pièce justificative – permet de sélectionner un ou plusieurs types de pièces justificatives en tant qu’éléments de recherche pour lesquels les affectations de catégories de stockage doivent être affichées ou modifiées dans la table de l’espace de travail.

Catégorie de stockage – il faut saisir un identifiant comme caractéristique de recherche pour une ou plusieurs catégories de stockage dont les affectations de catégorie de document doivent être affichées ou modifiées dans la table de l’espace de travail.

Document historique – spécifier si les affectations de catégories de stockage pour les nouveaux documents ou les documents historiques seront affichées dans le tableau de l’espace de travail.

Espace de travail

Dans l’espace de travail de l’application, on peut saisir de nouvelles affectations de catégories de stockage aux types de documents ou modifier les affectations existantes. L’espace de travail de l’application est constitué d’un tableau. Pour chaque affectation dans le tableau, une ligne est affichée avec les données pertinentes sous les en-têtes de colonne suivants :

Catégorie de pièce justificative – dans cette colonne, il faut sélectionner le type de document auquel le type de stockagedoit être affecté. Une fois les options sauvegardées, le type de document ne peut plus être modifié.

Catégorie de stockage – dans cette colonne, il faut sélectionner la catégorie de stockage à affecter au type de document et, le cas échéant, au type de document associé. Une fois sauvegardée pour la première fois, cette affectation ne peut plus être modifiée.

Veuillez noter que la catégorie de stockage ne peut être affecté qu’une seule fois à un type de document. Si, par exemple, une date de calcul différente doit être utilisée pour différents types de documents d’un même type, mais que les mêmes règles de stockage s’appliquent, des types de stockage distincts avec des règles de conservation identiques doivent être saisis et attribués aux différents types de documents.

Type de document – si nécessaire, il est possible de limiter l’affectation à un ou plusieurs types de documents. Pour ce faire, la boîte de dialogue Affectation du type de document est disponible et peut être ouverte en cliquant dans cette cellule du tableau.

Si plusieurs types de documents sont spécifiés, leur numéro est affiché entre crochets au début de la cellule, suivi des identifiants des types de documents affectés. Dans ce cas, les noms et les liens vers les types de documents ne sont disponibles que dans la boîte de dialogue.

Organisation compétente – cette colonne indique les organisations pour lesquelles l’attribution doit être prise en compte. Différentes organisations sont disponibles pour chaque type de document et plusieurs organisations peuvent être sélectionnées si nécessaire.

Date de validité appropriée – différentes dates sont disponibles pour chaque type de document. L’une de ces dates doit être la date à utiliser pour déterminer si le document entre dans la période de validité de la règle de stockage du niveau de stockage attribué.

Par exemple, pour le type de document Ordre de distribution, la date d’entrée peut être définie comme la date à laquelle le type de stockage affecté détermine si la règle de stockage doit être prise en compte pour l’ordre de distribution en fonction des dates de à dans celui-ci.

Les éléments suivants peuvent être sélectionnés :

• Date de création
• Date d’enregistrement
• Date de modification

Il convient de noter que les trois points dans le temps sont alignés sur la date de l’organisation concernée. Les dates qui sont déjà normalisées pour un fuseau horaire sont déplacées vers le fuseau horaire de l’organisation concernée (s’il est différent). Si l’enregistrement de données n’a pas été modifié, la Date de modification correspond à la Date de création.

Date appropriée du calcul du délai – pour chaque type de document, il faut définir une date qui sera utilisée pour calculer le délai de stockage.

Par exemple, pour le type de document Facture sortante, la date du document peut être définie comme la date à laquelle le délai de conservation doit être calculé.

Si nécessaire, plusieurs dates peuvent être définies pour le calcul du délai de conservation. Le délai de stockage le plus long résultant du calcul est pris en compte.

Les éléments suivants peuvent être sélectionnés :

• Date de création
• Date d’enregistrement
• Date de modification

Notons que les trois points dans le temps sont alignés sur la date de l’organisation concernée. Les dates qui sont déjà normalisées pour un fuseau horaire sont déplacées vers le fuseau horaire de l’organisation concernée (s’il est différent). Si l’enregistrement de données n’a pas été modifié, la Date de modification correspond à la Date de création.

Vérification de suppression – dans cette colonne, on peut indiquer si la catégorie de stockage attribuée doit être prise en compte lors de la suppression du type de document sélectionné et quel message doit être utilisé pour informer l’utilisateur que la catégorie de stockage a été sélectionnée.

L’un des éléments suivants doit être sélectionné :

• Aucun – si cet élément est sélectionné, la catégorie de stockage attribuée au type de document et, le cas échéant, le type de document ne sont pas pris en compte lors de la suppression du document.

• Avertissement – si l’élément Avertissement est sélectionné, le type de stockage attribué au type de document et, le cas échéant, le type de document seront appliqués lorsque le document est supprimé ou qu’un code de suppression est attribué. Si le délai de stockage n’est pas encore atteint, l’utilisateur en est informé par un message d’avertissement. Une fois que l’utilisateur a accusé réception du message d’avertissement, le document peut être supprimé en référence au délai de stockage ou marqué d’un indicateur de suppression.
• Message d’erreur – si l’option Message d’erreur est sélectionnée, la catégorie de stockage attribuée au type de document et, le cas échéant, le type de document sont appliqués lorsque le document est supprimé ou lorsque le code de suppression est activé. Si le délai de stockage n’est pas encore atteint, l’utilisateur en est informé par un message d’erreur et le document ne peut pas être supprimé.

Vérification de réorganisation – cette colonne indique si la catégorie de stockage attribuée doit être vérifiée lors de la vérification de la réorganisation pour le document du type sélectionné et quel message est utilisé pour informer l’utilisateur du résultat de la vérification. Selon le type de message sélectionné, le document peut également être réorganisé si la date de conservation calculée n’a pas encore été atteinte. Veuillez noter que d’autres contrôles de réorganisation peuvent empêcher la réorganisation dans certaines circonstances.

L’un des éléments suivants doit être sélectionné :

• Aucun – si Aucun est sélectionné, le contrôle de la réorganisation d’un document doit utiliser la catégorie de stockage attribuée au type de document.
• Avertissement – si l’option Avertissement est sélectionnée, le contrôle de réorganisation d’un document utilisera la catégorie de stockage attribuée au type de document et, le cas échéant, le type de document. Si le délai de stockage n’a pas encore été atteint, l’utilisateur en est informé par un message d’avertissement. Une fois le message d’avertissement acquitté, le document peut être réorganisé en vue de son stockage.
• Message d’erreur – si l’option Message d’erreur est sélectionnée lors du contrôle de la réorganisation d’un document, la catégorie de stockage attribuée au type de document et, le cas échéant, le type de document seront appliqués. Si le délai de conservation n’est pas encore atteint, l’utilisateur en est informé par un message d’erreur et le document ne peut pas être réorganisé.

Paramètres de base

L’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document ne nécessite pas de paramètres supplémentaires dans l’application Paramètres de base.

Unités métier

Unité métier com.cisag.app.compliance.obj.OrderTypeRetentionCategoryAssignment – est utilisée par l’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document pour, entre autres :

• Attribuer des autorisations
• Définir les actions
• Importer et exporter les données

Cette unité fait partie du groupe d’entités commerciales Données de conformité de base  – com.cisag.app.compliance.MasterData.

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées au moyen de rôles d’autorisation ainsi que par l’affectation à des organisations. Les règles de gestion des autorisations sont décrites dans la documentation technique sur les autorisations.

Autorisations spéciales

Il n’y a pas d’autorisations spéciales pour l’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document.

Attributions aux organisations

Pour l’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document, il n’est pas nécessaire de procéder à une attribution organisationnelle.

Fonctions spéciales

Aucune fonction spéciale n’est disponible pour l’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document.

Autorisations des partenaires commerciaux

L’application Attribution de catégorie de stockage/Type de document n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.