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Dans Comarch ERP Enterprise, les factures fournisseurs peuvent être comptabilisées sans avoir été préalablement attribuées aux entrées de marchandises. Afin d’attribuer ultérieurement les entrées de marchandises, il est possible d’utiliser l’attribution automatique des factures fournisseurs.

À cet effet, il est possible d’utiliser l’option d’attribution des entrées de marchandises. Les applications Attribuer les entrées de marchandises et Attribuer factures fournisseurs sont disponibles pour les entrées de marchandises qui ne peuvent pas être attribuées automatiquement ainsi que lorsque l’attribution automatique n’est pas requise.

S’il n’est pas non plus possible d’attribuer manuellement, par ex. dans le cas de positions avec des composants définis, les positions peuvent être modifiées manuellement. Pour cela, l’action [Liquider manuellement attribution] est disponible dans l’application Attribuer factures fournisseurs.

L’application Attribuer factures fournisseurs est décrite ci-dessous.

Définitions des termes

• Facture fournisseur – la facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour les positions livrées ou restant à livrer. La facture fournisseur est un document externe, qui peut également être une note de crédit.
• Entrée de marchandises – une livraison entrante est saisie dans le système avec l’article, la quantité et la date d’entrée de marchandises dans l’article d’entrée de marchandises. Les confirmations d’entrée de marchandises contiennent toujours un numéro de commande.

Description de l’application

L’application Attribuer factures fournisseurs peut être utilisée pour attribuer des factures fournisseurs à des entrées de marchandises comptabilisées, si la facture fournisseur a été auparavant comptabilisée sans attribution à une entrée de marchandises. Dans la facture, les positions attribuées de cette manière sont marquées comme attribuées ultérieurement. Il est également possible de marquer l’attribution de factures fournisseurs à une position d’entrée de marchandises comme terminée malgré une attribution incomplète.

L’application se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

En-tête

Les champs de requête sont enregistrés dans l’en-tête de l’application. En règle générale, les champs de requête les plus importants y sont déjà disponibles. Toutefois, le nombre de champs de requête et leur disposition peuvent varier.

La zone de requête est enregistrée pour chaque vue. Il est possible de définir quels champs de requête doivent être affichés. Pour cela, les champs de requête souhaités doivent être sélectionnés dans la liste des champs. La description des champs de requête se trouve généralement dans l’aide contextuelle.

Certains champs de requête sont documentés ci-dessous. Si d’autres champs sont ajoutés, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application concernée.

La vue standard de l’en-tête de l’application se compose des champs de recherche suivants :

• Type d’entrée de marchandises – dans ce champ, le type d’entrée de marchandises doit être saisi comme caractéristique de requête. Pour qu’une position de facture puisse être attribuée à une entrée de marchandises, l’entrée doit se rapporter à un processus d’achat.
• Numéro d’entrée de marchandises – dans ce champ, le numéro d’entrée de marchandises doit être saisi comme caractéristique de requête.
• Type de commande d’achat – dans ce champ, le type de la commande attribuée doit être saisi comme caractéristique de requête.
• Numéro de commande d’achat – dans ce champ, le numéro de la commande attribuée doit être saisi comme caractéristique de requête.
• Partenaire de livraison – dans ce champ, l’identifiant du partenaire de livraison doit être saisi.
• Date d’entrée de marchandises – dans ce champ, la date de réception des marchandises doit être saisie comme caractéristique de requête.
• Date de la commande d’achat – dans ce champ, la date de saisie de la commande d’achat attribuée doit être saisie comme caractéristique de requête.
• Article – comme caractéristique de requête, l’identifiant de l’article utilisé dans la position d’entrée de marchandises doit être saisi. Les positions d’entrée de marchandises pour des positions avec un ensemble de composants et des ensembles incomplets ne peuvent pas être attribuées.
• Statut entrée de marchandises – dans ce champ, le statut de l’entrée de marchandises doit être sélectionné comme caractéristique de requête.
• Statut commande d’achat – dans ce champ, le statut de la commande attribuée doit être sélectionné comme caractéristique de requête.

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, dans lequel les positions de facture fournisseur faisant l’objet de la requête sont affichées. Il est possible de définir quelles informations doivent être affichées pour les positions de facture.

Afin d’afficher les positions de factures fournisseurs de différentes manières avec diverses informations, plusieurs vues peuvent être créées.

Toutes les colonnes principales du tableau de cette vue sont décrites ci-dessous.

Si des colonnes supplémentaires ont été ajoutées, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application concernée.

• Date d’entrée de marchandises – dans cette colonne, la date d’entrée de marchandises est affichée.
• Type d’entrée de marchandises – dans cette colonne, le type d’entrée de marchandises est affiché. Le type et le numéro d’entrée de marchandises ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position d’entrée de marchandises.
• Numéro d’entrée de marchandises – dans cette colonne, le numéro d’entrée de marchandises est affiché. Le type et le numéro d’entrée de marchandises ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position d’entrée de marchandises.
• Position entrée de marchandises – dans cette colonne, le numéro de position d’entrée de marchandises est affiché. Le type, le numéro d’entrée de marchandises et le numéro de position identifient de manière unique la position d’entrée de marchandises.
• Numéro position détaillée d’entrée de marchandises – dans cette colonne, le numéro de la position détaillée d’entrée de marchandises est affiché. S’il s’agit de la position principale, 0 est affiché.
• Article – dans cette colonne, l’identifiant de l’article utilisé dans la position d’entrée de marchandises est affiché.
• Quantité entrée – dans cette colonne, la quantité reçue conformément à la position d’entrée de marchandises est affichée.
• Quantité parallèle facturée 1 – dans cette colonne, la quantité entrante déjà facturée est affichée.
• Quantité attribuée – dans cette colonne, la quantité de la facture fournisseur déjà attribuée à la position d’entrée de marchandises est affichée. Cela inclut les quantités de factures fournisseurs comptabilisées ainsi que les quantités de factures fournisseurs non comptabilisées.
• Date de la commande d’achat – dans cette colonne, la date de saisie de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises est affichée.
• Type de commande d’achat – dans cette colonne, le type de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises est affiché.
• Numéro de commande d’achat – dans cette colonne, le numéro de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises est affiché.
• Numéro de position de commande d’achat – dans cette colonne, le numéro de position de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises est affiché.
• Numéro de position détaillée – dans cette colonne, le numéro de la position détaillée de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises est affiché.
• Fournisseur – cette colonne affiche l’identifiant du fournisseur conformément à la commande attribuée.
• Partenaire de livraison – dans cette colonne, l’identifiant du partenaire de livraison est affiché.
• Statut entrée de marchandises – dans cette colonne, le statut global, le statut d’entrée en stock, le statut de facturation et le statut d’emballage de l’entrée de marchandises sont affichés.
• Statut commande d’achat – dans cette colonne, le statut de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises est affiché au moyen d’icônes d’état.

Actions liées à l’application

Attribuer des positions de facture fournisseur

L’action [Attribuer position facture fournisseur] peut être utilisée afin d’attribuer manuellement une position de facture à la position d’entrée de marchandises sélectionnée. Les positions attribuées de cette manière sont marquées comme attribuées ultérieurement dans la facture fournisseur.

La condition est que la position d’entrée de marchandises ait le statut Réalisé, ne contienne aucun ensemble incomplet et ne soit pas encore entièrement facturée.

Pour sélectionner la position de facture fournisseur appropriée, une boîte de dialogue est ouverte, dans laquelle les champs de requête sont disponibles et les positions possibles de facture fournisseur sont affichées dans la liste des résultats.

Elles sont déterminées sur la base de la position de commande et du statut de la commande attribuée à la position d’entrée de marchandises sélectionnée. Seules des positions issues de factures fournisseurs de type Facture fournisseur peuvent être attribuées.

Les champs de requête sont disponibles dans l’en-tête de la boîte de dialogue.

Les colonnes de la liste des résultats contiennent des informations détaillées :

• Type de facture fournisseur – le type et le numéro de facture fournisseur ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position de facture fournisseur.
• Numéro de facture entrante – le type et le numéro de facture fournisseur ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position de facture fournisseur.
• Position de facture fournisseur – le type et le numéro de facture fournisseur ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position de facture fournisseur.
• Quantité totale facturée – la quantité déjà facturée avec la position de facture fournisseur est affichée.
  Pour attribuer une position de facture fournisseur, elle doit être sélectionnée dans la liste et le bouton [OK] doit être choisi.

Les positions de factures fournisseurs sont marquées par une icône d’attribution ultérieure dans l’application Factures fournisseurs et se distinguent donc des positions qui ont été attribuées automatiquement aux entrées de marchandises.

Liquider manuellement l’attribution

L’action [Liquider manuellement attribution] peut être utilisée afin de marquer l’attribution d’une position de facture à une position d’entrée de marchandises comme terminée, même si la quantité entrante totale n’a pas été attribuée à la facture fournisseur.

La position d’entrée de marchandises reçoit le statut Entièrement facturé et l’option de fin d’attribution manuelle de la facture fournisseur.

L’action peut être utilisée, par exemple, s’il n’est pas possible d’attribuer une position automatiquement et manuellement, par ex. dans le cas de positions avec des composants définis.

Annuler la liquidation manuelle de l’attribution

L’action [Annuler la liquidation manuelle de l’attribution] peut être utilisée afin de supprimer l’indicateur de fin d’attribution réglé manuellement pour l’affectation de positions d’entrées de marchandises à la facture. La position d’entrée de marchandises reçoit le statut Partiellement facturé ou Non facturé.

Paramètres de base

Aucun paramètre ne doit être défini dans l’application Paramètres de base pour l’application Attribuer factures fournisseurs.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Attribuer factures fournisseurs, utilisée par exemple pour :

• attribuer des autorisations
• configurer des définitions d’activités
• importer et exporter des données
  Facture fournisseur :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées aussi bien au moyen de rôles d’autorisations que par l’attribution d’organisations. Le concept d’autorisations se trouve dans l’article technique Autorisations.

Autorisations spéciales

Il n’existe pas de fonctions spéciales pour l’application Attribuer factures fournisseurs.

Attributions organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. Pour cela, la fonction Autorisations liées au contenu doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Attribuer factures fournisseurs soit affichée à une personne dans le menu utilisateur, elle doit être attribuée à une organisation incluse dans l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achats
• Logistique d’entrepôt

Pour qu’une personne puisse interroger des positions d’entrées de marchandises, l’une des organisations attribuées doit être saisie dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs.

Des informations supplémentaires sur le tableau Autorisations et un aperçu détaillé des autorisations liées au contenu se trouvent dans l’article Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

Outre la vérification des autorisations pour l’envoi de requêtes concernant des positions d’entrées de marchandises, la fonction spéciale suivante s’applique : pour qu’une personne puisse envoyer des requêtes concernant des positions de factures fournisseurs en vue de l’attribution, l’une de ses organisations attribuées doit être inscrite dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs.

Autorisations pour les partenaires métiers

L’application Attribuer factures fournisseurs n’est pas mise à disposition des partenaires métiers.