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Dans Comarch ERP Enterprise, les factures fournisseurs peuvent être comptabilisées sans attribution préalable aux entrées de marchandises. Afin d’attribuer ultérieurement les factures fournisseurs aux entrées de marchandises, il est possible d’utiliser l’attribution automatique des factures fournisseurs aux entrées.

Les applications Attribuer les entrées de marchandises et Attribuer factures fournisseurs sont disponibles pour les entrées de marchandises qui ne peuvent pas être attribuées automatiquement ainsi que lorsque l’attribution automatique n’est pas requise.

S’il n’est pas non plus possible d’attribuer manuellement, par ex. dans le cas d’articles avec des composants définis, le statut de facturation des positions d’entrées de marchandises peut être modifié manuellement. Pour cela, l’action Terminer manuellement l’attribution est disponible dans l’application Attribuer factures fournisseurs.

L’application Attribuer les entrées de marchandises est décrite ci-dessous.

Définitions des termes

• Entrée de marchandises – une livraison entrante est enregistrée dans le système avec l’article, la quantité et la date d’entrée de marchandises dans l’article d’entrée de marchandises. Les articles d’entrée de marchandises contiennent toujours un numéro de commande.
• Facture fournisseur – la facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour les articles livrés ou restant à livrer. La facture fournisseur est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Description de l’application

L’application Attribuer les entrées de marchandises peut être utilisée afin d’attribuer des entrées de marchandises comptabilisées à des factures fournisseurs qui ont été comptabilisées sans attribution aux entrées de marchandises. Dans la facture fournisseur, les positions attribuées de cette manière sont marquées comme attribuées ultérieurement.

L’application se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

En-tête

Les champs de requête sont enregistrés dans l’en-tête de l’application. En règle générale, les champs de requête les plus importants sont déjà disponibles. Toutefois, le nombre de champs de requête et leur disposition peuvent varier.

La zone de requête est enregistrée pour chaque vue. Il est possible de définir individuellement quels champs de requête doivent être affichés. Pour cela, les champs de requête souhaités doivent être sélectionnés dans la liste des champs. La description des champs de requête se trouve généralement dans l’aide contextuelle.

Certains champs de requête sont documentés ci-dessous. Si d’autres champs sont ajoutés, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application concernée.

Champs de requête standard :

• Type de facture fournisseur – le type de facture fournisseur doit être saisi comme critère de recherche. Pour qu’une entrée de marchandises puisse être liée, le type de facture fournisseur doit avoir le type défini Facture fournisseur.
• Numéro de la facture fournisseur – le numéro de la facture fournisseur doit être saisi comme critère de recherche.
• Article – l’identifiant de l’article utilisé dans la position de facture fournisseur doit être saisi. Dans le cas de positions avec des composants définis, aucune position d’entrée de marchandises ne peut être attribuée.
• Organisation de vente – l’identifiant de l’émetteur de la facture doit être saisi comme critère de requête.
• Date de réception – la date de réception de la facture doit être saisie.
• Type de commande d’achat – le type de la commande attribuée doit être saisi comme critère de requête.
• Numéro de commande d’achat – le numéro de la commande attribuée doit être saisi comme critère de requête.
• Fournisseur – l’identifiant du fournisseur doit être saisi comme critère de requête.
• Date de la commande – la date de saisie de la commande attribuée doit être saisie comme critère de requête.
• Attribué – il est possible d’attribuer des positions de facture fournisseur sans attribution de positions d’entrées de marchandises ou avec attribution de positions d’entrées de marchandises. Pour qu’une position d’entrée de marchandises puisse être attribuée, elle ne doit pas déjà être attribuée à une position de facture fournisseur.
• Statut commande d’achat – le statut de la commande attribuée doit être sélectionné comme critère de requête.
• Statut de la facture fournisseur – le statut de la facture fournisseur doit être sélectionné comme critère de requête. Pour que les positions d’entrée de marchandises puissent être attribuées, la facture fournisseur doit avoir le statut général Traité.

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, dans lequel les positions de facture fournisseur interrogées sont affichées. Il est possible de définir quelles informations sont affichées pour les positions de facture.

Afin d’afficher les positions de factures fournisseurs de différentes manières avec diverses informations, plusieurs vues peuvent être créées.

Vue standard

Toutes les colonnes principales du tableau de cette vue sont décrites ci-dessous.

Si des colonnes supplémentaires sont ajoutées, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application concernée.

• Type de facture fournisseur – dans cette colonne, le type de facture fournisseur est affiché. Le type et le numéro de facture entrante identifient de manière unique la facture fournisseur.
• Numéro de facture fournisseur – dans cette colonne, le numéro de facture entrante est affiché. Le type et le numéro de facture entrante identifient de manière unique la facture fournisseur – dans cette colonne, le numéro de position de la facture fournisseur est affiché. Le type et le numéro de facture entrante ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la facture fournisseur.
• Position de facture fournisseur– dans cette colonne, le numéro de position détaillée est affiché. S’il s’agit de la position principale, 0 est affiché.
• Organisation de vente – dans cette colonne, l’identifiant du partenaire émetteur de la facture est affiché.
• Type de commande d’achat – dans cette colonne, le type de la commande attribuée à la position de facture fournisseur est affiché.
• Numéro de commande d’achat – dans cette colonne, le numéro de la commande attribuée à la position de facture fournisseur est affiché.
• Numéro de position de commande d’achat – dans cette colonne, le numéro de la position de commande attribuée à la position de facture fournisseur est affiché.
• Numéro de position détaillée – dans cette colonne, le numéro de la position détaillée de la commande attribuée à la position de facture fournisseur est affiché.
• Article – cette colonne affiche l’identifiant de l’article utilisé dans la position de facture fournisseur.
• Quantité facturée – dans cette colonne, la quantité facturée de la position de commande attribuée est affichée.
• Montant net – dans cette colonne, le montant net de la position de facture fournisseur ou de la position détaillée est affiché. Le montant net est la somme du montant brut calculé (prix * quantité) diminuée des remises accordées et des suppléments.
• Statut facture fournisseur – dans cette colonne, le statut général de la facture fournisseur ainsi que le statut des positions ouvertes sont affichés au moyen d’icônes d’état.
• Statut commande d’achat – dans cette colonne, le statut de la commande attribuée à la position de facture fournisseur est affiché au moyen d’icônes d’état. L’icône est affichée dans cette colonne si la position de facture fournisseur est déjà attribuée à une position d’entrée de marchandises. Peu importe si la position a été attribuée automatiquement à la position d’entrée ou attribuée ultérieurement manuellement. Pour qu’une position d’entrée de marchandises puisse être attribuée, elle ne doit pas déjà être attribuée à une position de facture fournisseur.

Attribution d’une position d’entrée de marchandises

L’action [Attribuer position entrée de marchandises] doit être utilisée afin d’attribuer manuellement une position d’entrée de marchandises à la position de facture fournisseur sélectionnée.

Dans la facture fournisseur, les positions attribuées de cette manière sont marquées comme attribuées ultérieurement.

La condition nécessaire est que la position de facture fournisseur ait le statut Terminée, ne contienne aucun composant de position d’ensemble et qu’aucune position d’entrée de marchandises ne lui ait encore été attribuée.

Pour sélectionner la position d’entrée de marchandises appropriée, une boîte de dialogue est ouverte, dans laquelle des champs de requête sont disponibles et les positions possibles d’entrées de marchandises sont affichées dans la liste des résultats. Elles sont déterminées sur la base de la position de commande et du statut de la commande attribuée à la position de facture fournisseur sélectionnée. Seules des positions issues d’entrées de marchandises provenant du processus d’achat peuvent être attribuées.

Le tableau se compose des colonnes suivantes :

• Type d’entrée de marchandises – le type et le numéro d’entrée de marchandises ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position d’entrée de marchandises.
• Numéro d’entrée de marchandises – le type et le numéro d’entrée de marchandises ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position d’entrée de marchandises.
• Position d’entrée de marchandises – le type et le numéro d’entrée de marchandises ainsi que le numéro de position identifient de manière unique la position d’entrée de marchandises.
• Numéro de position détaillée d’entrée de marchandises – le numéro de la position détaillée d’entrée de marchandises est affiché. S’il s’agit de la position principale, 0 est affiché.
• Quantité reçue – la quantité livrée conformément à la position d’entrée de marchandises est affichée.
• Quantité facturée – la quantité déjà facturée de la quantité entrante est affichée. La quantité de la facture entrante déjà attribuée à la position d’entrée de marchandises est affichée.
• Quantité attribuée – la quantité déjà attribuée est affichée.

Pour attribuer une position d’entrée de marchandises, elle doit être sélectionnée dans la liste et le bouton [OK] doit être choisi.

Les positions de factures fournisseurs sont marquées par l’icône Attribuées ultérieurement dans l’application Factures fournisseurs et sont différenciées en fonction de leur quantité.

Paramètres de base

Aucun paramètre ne doit être défini dans l’application Paramètres de base pour l’application Attribuer les entrées de marchandises.

Unités métiers

Les unités métiers suivantes sont pertinentes pour l’application Attribuer les entrées de marchandises, utilisées par exemple pour :

• attribuer des autorisations
• configurer des définitions d’activités
• importer ou exporter des données

Facture fournisseur :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées aussi bien au moyen de rôles d’autorisations que par l’attribution d’organisations. Le concept d’autorisations se trouve dans l’article technique Autorisations.

Fonctions spéciales

L’application Attribuer les entrées de marchandises ne possède pas de fonctions spéciales.

Attribution d’organisations

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. Pour cela, la fonction Autorisations liées au contenu doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Attribuer les entrées de marchandises soit affichée à une personne dans le menu utilisateur, elle doit être attribuée à une organisation appartenant à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achats
• Logistique d’entrepôt

Pour qu’une personne puisse interroger des positions de facture fournisseur, l’une des organisations qui lui sont attribuées doit être renseignée dans l’application Types de factures fournisseurs. L’organisation à laquelle l’utilisateur est attribué doit être saisie dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs.

Des informations supplémentaires sur le tableau Autorisations et un aperçu détaillé des autorisations liées au contenu se trouvent dans l’article Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

Outre le contrôle des autorisations pour la recherche de positions de factures fournisseurs, la fonction spéciale suivante s’applique : pour qu’une personne puisse rechercher des positions d’entrées de marchandises à des fins d’attribution, l’une des organisations qui lui sont attribuées doit être autorisée dans l’application Entrées de marchandises.

Les organisations qui leur sont attribuées doivent être inscrites dans le tableau Autorisations de l’application Types d’entrées de marchandises.

Autorisations pour les partenaires métiers

L’application Attribuer les entrées de marchandises n’est pas autorisée pour les partenaires métiers.