Aperçu du sujet
Cet article décrit l’application Catégories de stockage. Les catégories de stockage sont utilisées pour définir des règles de stockage des données. Les catégories de stockage peuvent être affectées à des données qui seront stockées dans d’autres applications.
Pour savoir comment utiliser les catégories de stockage, par exemple comment saisir ou modifier des catégories de stockage, voir le document Procédures : Catégories de stockage.
Description de l’application
L’application Catégories de stockage permet de créer des catégories pour stocker, par exemple, des reçus. Les règles de stockage sont définies en même temps que la catégorie. Une règle de conservation comprend, entre autres, la durée de stockage, le moment à partir duquel la période de stockage doit être calculée et le pays ou l’organisation auquel elle s’applique. Les données à conserver peuvent être classées par catégories dans l’application distincte Catégorie de stockage – Attributions/Catégories de documents.
L’application est divisée en un en-tête et un espace de travail.
Espace d’identification
L’espace d’identification contient les champs qui identifient clairement la catégorie de stockage.
Détails des champs :
Catégorie de stockage – dans ce champ, il convient de saisir l’identifiant de la catégorie de stockage. L’identifiant du type de stockage est unique dans la base de données OLTP. Il peut être composé de n’importe quel texte. L’identifiant ne peut être modifié que lorsqu’il est enregistré pour la première fois.
Lorsque vous utilisez des caractères spéciaux, veuillez noter que, pour des raisons techniques, ils sont convertis en symboles de substitution dans le champ de recherche :
- Astérisque (*) en trait de soulignement (_)
- Point d’interrogation ( ?) en signe de pourcentage (%)
L’utilisation d’un trait de soulignement dans le champ de recherche permet de rechercher n’importe quel caractère. De la même manière, on utilise le signe de pourcentage, qui correspond à un ou plusieurs caractères. L’utilisation de traits de soulignement et de signes de pourcentage dans les chaînes de caractères doit donc être évitée, car la recherche peut porter sur un plus grand nombre d’objets que prévu.
Désignation – la désignation est un élément d’identification supplémentaire. Il peut consister en un texte quelconque. Il convient d’indiquer un nom significatif et, si possible, sans ambiguïté, afin de faciliter la recherche.
Lorsque vous utilisez des caractères spéciaux, veuillez noter que, pour des raisons techniques, ils sont convertis en symboles de substitution dans le champ de recherche :
- Astérisque (*) en trait de soulignement (_)
- Point d’interrogation ( ?) en signe de pourcentage (%)
L’utilisation d’un trait de soulignement dans le champ de recherche permet de rechercher n’importe quel caractère. De la même manière, on utilise le signe de pourcentage, qui correspond à un ou plusieurs caractères. L’utilisation de traits de soulignement et de signes de pourcentage dans les chaînes de caractères doit donc être évitée, car la recherche peut porter sur un plus grand nombre d’objets que prévu.
Classification – si nécessaire, la classification des catégories de stockage peut être spécifiée. Les classifications sont enregistrées dans l’application Classifications. Si une classification est spécifiée, elle peut être incluse dans les requêtes et optimiser le résultat de la recherche. Par exemple, toutes les catégories de stockage relevant du droit fiscal ou du droit commercial peuvent être classées.
Longue description – si nécessaire, une description plus longue de la catégorie de stockage peut être saisie dans ce champ. Elle peut être utilisée pour indiquer les contextes dans lesquels la catégorie doit être utilisée.
Espace de travail
Dans l’espace de travail, on dispose d’un tableau dans lequel on eput saisir les règles de stockage d’une catégorie de stockage.
Si différents types de stockage avec des règles de stockage identiques ont été saisis parce que, par exemple, une date de calcul de délai différente doit être utilisée pour différents types de documents, il faut s’assurer que lors de la modification des règles de stockage des types de stockage, ces modifications sont également apportées aux autres types de stockage.
Pour savoir quels types de stockage et quelles règles de stockage sont affectés à quels types de documents, on peut utiliser l’application Cockpit : Catégories de stockage – Attributions / Catégories de documents.
Description détaillée des colonnes du tableau :
Règle de stockage – saisissez l’identifiant de la règle de stockage dans cette colonne. L’identification de la règle de stockage est unique au sein de la catégorie de stockage. Tant que seuls des identifiants numériques sont utilisés, l’identification est proposée par intervalles de 10. Aucune valeur n’est proposée après la première utilisation d’autres caractères dans l’identifiant. Une fois stocké, l’identifiant ne peut être modifié.
Délai de stockage – le délai de stockage est saisi dans cette colonne et sert à calculer la date de fin du délai de stockage. La colonne est divisée en deux parties afin de pouvoir spécifier à la fois un nombre à trois chiffres et une unité.
Date de début du délai – utilisez cette colonne pour spécifier la date de début du délai au plus tôt. Il faut sélectionner l’une des entrées disponibles. Il peut s’agir des entrées suivantes :
- Prochain jour calendaire
- Prochain jour ouvrable
- Premier jour du trimestre suivant
- Premier jour du mois suivant
- Premier jour de la période comptable suivante
- Premier jour du semestre suivant
- Premier jour de l’année suivante
Domaine de validité – cette colonne est utilisée pour spécifier la plage de validité de la règle de stockage. Les entrées suivantes peuvent être sélectionnées :
- Tout – si cette entrée est sélectionnée, la règle de stockage associée sera valable pour tous les pays et toutes les organisations.
- Pays/région – lorsque cette entrée est sélectionnée, la règle de stockage associée est valable pour l’entrée saisie dans le champ Pays. En outre, la zone de validité peut être limitée à une région si nécessaire.
- Organisation – si cette entrée est sélectionnée, la règle de stockage associée est valable pour l’organisation à enregistrer.
Pays – si l’option Pays/Région est sélectionnée dans la colonne Domaine de validité, il faut saisir dans cette colonne le pays pour lequel la règle doit être valable.
Région – si l’option Pays/Région est sélectionnée dans la colonne Domaine de validité et qu’un nom de pays est saisi dans la colonne Pays, une région peut être spécifiée dans cette colonne si nécessaire. Les spécifications des règles de stockage se réfèrent alors à la région spécifiée. Cela signifie que les spécifications relatives à d’autres régions de pays sont ignorées. Si les spécifications doivent s’appliquer à plusieurs régions, indiquez les spécifications pour chaque région. Si les spécifications doivent s’appliquer à l’ensemble du pays, la colonne Région doit être laissée vide.
Organisation – si la colonne Domaine de validité contient l’entrée Organisation, indiquez dans cette colonne l’organisation à laquelle la période de validité doit s’appliquer.
Valable du – la date de début de la période de validité de la spécification de la règle de stockage doit être indiquée dans cette colonne.
Valable jusqu’au – la date de fin de la période de validité de la spécification de la règle de stockage doit être indiquée dans cette colonne. Cette date doit être postérieure à la date de début.
Base juridique – dans cette colonne on peut indiquer la base juridique des catégories saisies. Il peut s’agir, par exemple, d’une citation d’un passage d’une loi spécifique ou d’une autre disposition légale.
Lien – si nécessaire, un lien peut être indiqué dans cette colonne comme source de la base juridique, par exemple vers une page Internet (http://…) ou vers un fichier stocké dans le Knowledge Store. Le chemin d’accès aux fichiers du Knowledge Store commence par « kstore:// ».
Bouton [Historique] – chaque règle de stockage est valable pour une certaine période de temps. Si le bouton [Historique] est actif, les règles de stockage qui ne sont plus valables sont également affichées. Si le bouton n’est pas actif, seules les règles de stockage actuellement valables sont affichées.
Paramètres de base
L’application Catégories de stockage ne nécessite pas de paramètres supplémentaires dans l’application Paramètres de base.
Unités métier
L’unité métier com.cisag.app.compliance.obj.RetentionCategory – est utilisée par l’application Catégories de stockage pour, entre autres :
- Attribuer des autorisations
- Définir des activités
- Importer et exporter des données
Cette unité fait partie d’un groupe d’unités métier.
Données de base de la conformité com.cisag.app.compliance.MasterData
Autorisations
Les autorisations peuvent être attribuées au moyen de rôles d’autorisation ainsi que par l’affectation à des organisations. Les règles de gestion des autorisations sont décrites dans la documentation technique sur les autorisations.
Autorisations spéciales
Il n’y a pas d’autorisations spéciales pour l’application Catégories de stockage.
Attributions aux organisations
Pour l’application Catégories de stockage, il n’est pas nécessaire de procéder à une attribution organisationnelle.
Fonctions spéciales
Aucune fonction spéciale n’est disponible pour l’application Catégories de stockage.
Autorisations des partenaires commerciaux
L’application Catégories de stockage n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.