Chaîne de pièces justificatives

La chaîne de pièces justificatives montre les liens logiques entre les pièces justificatives, ce qui en fait une sorte d’outil de visualisation. En même temps, elle contient des affectations précises, en particulier dans le cas des relations N:M. La chaîne de documents est une ressource de données distincte.  Les corrélations de documents sont accessibles à partir du niveau de l’en-tête et du niveau de l’élément du document. Les requêtes sur les relations entre documents peuvent être effectuées aux deux niveaux. Les données sont continuellement mises à jour au fur et à mesure que la réalisation du document en question progresse.

Définitions des termes

Chaîne de pièces justificatives – présente les liens logiques entre les pièces justificatives. Elle permet à l’utilisateur de retracer toutes les pièces justificatives qui composent une transaction commerciale unique.  La chaîne de pièces justificatives présente d’abord les liens logiques des pièces justificatives individuelles, puis leur ordre chronologique. Une chaîne de pièces justificatives typique illustre la séquence des activités au cours d’une transaction, par exemple le devis client, la commande clients, la préparation des commandes, la livraison et la facture.

Références des pièces justificatives – fournit un lien entre la pièce justificative suivante et la pièce justificative d’origine. Si une telle référence existe, les deux pièces justificatives seront affichées dans la chaîne de documents.  Le type et le numéro de la pièce justificative d’origine, ainsi que son numéro d’article, sont utilisés comme références dans la pièce justificative suivante. Cette référence est générée par le système et est accessible au niveau de l’en-tête et des éléments particuliers Les pièces échangées dans la chaîne sont déterminées par les actions effectuées par l’utilisateur, par exemple en créant une préparation de commande, ou en créant manuellement des liens lorsqu’un poste de contrat est affecté à un poste de commande.

Structure des données

Au niveau de l’en-tête, des informations telles que le numéro et la date de la pièce, le statut et le partenaire principal sont généralement disponibles.

Les informations concernant le numéro du poste de la pièce, la date, l’article, le statut et la quantité de l’article sont généralement disponibles au niveau des données du poste.

Les liens entre les pièces avec un type de pièce d’origine et cible définis sont enregistrés dans la base de données une seule fois.  Le sens inverse est créé en inversant ce lien, et comme il n’est pas requis, il n’est pas sauvegardé dans la base de données pour des raisons d’économie d’espace.

Présentation

La chaîne de pièces justificatives fait partie de l’espace de navigation. La chaîne de pièces justificatives pour la pièce actuellement affichée ou sélectionnée dans l’application de type liste est présentée ici.

Remarque
 Veuillez noter que les entrées individuelles de la chaîne de pièces justificatives sont présentées sur la base des données actuellement sauvegardées. 

La chaîne de pièces justificatives peut être mise à jour manuellement à l’aide de l’action de mise à jour. L’utilisateur peut l’effectuer soit pour l’en-tête (par défaut), soit pour l’élément sélectionné, la dernière sélection étant conservée pour chaque instance de l’application et immédiatement disponible dès son ouverture.

Remarque
 Lorsque l’application est lancée avec un élément particulier, la chaîne de pièces justificatives de cet élément est automatiquement affichée, mais la sélection de l’action pour la mise à jour manuelle ne sera pas modifiée. 

Le document ou l’élément de document actuellement affiché est mis en évidence en couleur.

En cliquant sur une entrée particulière de la chaîne de pièces justificatives, l’utilisateur peut naviguer vers une application qui lui permettra de visualiser et éventuellement d’éditer cette pièce justificative cible ou cet élément de pièce justificative cible.

Remarque
 Pour les documents après réorganisation, la redirection vers l’application n’est pas possible. Si des données historiques existent pour les documents réorganisés, en cliquant sur une entrée de la chaîne de documents, l’utilisateur sera redirigé vers une application de type liste où les données historiques seront affichées, par exemple Liste : Commandes client historiques. Commandes client historiques.

Relations de documents possibles

Voici une liste des relations possibles entre les pièces justificatives avec le type de document d’origine sauvegardé et le type de document cible.  Le sens inverse peut être déterminé en inversant les valeurs enregistrées dans la base de données. Dans la plupart des cas, il existe des relations entre l’en-tête et les éléments associés, à condition que le modèle de données approprié soit disponible.

L’affectation à des espaces (frameworks) n’est pas toujours évidente Il est possible de vérifier dans ce chapitre si une relation de documents est prévue pour un autre domaine.

Gestion des relations

Type de pièce justificative d’origineType de pièce justificative cibleRemarques
Campagne de ventePerspective de vente
Perspective de venteDevis client
Commande de vente

Logistique d’entrepôt

Type de pièce justificative d’origineType de pièce justificative cibleRemarques
Demande de stockOrdre d'entrepôt
Ordre de livraisonOrdre d'entrepôt
Chargement
Préparation des commandesDemande de stock
Ordre d'entrepôt
Ordre de livraison
Entrée de marchandisesOrdre d'entrepôt
Entrée de marchandisesAnnulation
Retour client
Commande de venteRéférence au retour et l'ordre de la note de crédit

Production

Type de pièce justificative d’origineType de pièce justificative cibleRemarques
Ordre de productionPréparation des commandes
Commande d’achatProduction étrangère
Ordre de production
Calcul des coûts de produit
Ordre de production

Achat

Type de pièce justificative d’origineType de pièce justificative cibleRemarques
Contrat d'approvisionnementCommande d’achat
Demande de devis fournisseurDevis fournisseur
Devis fournisseurCommande d’achat
Commande d’achatBon de commande
Confirmation du bon de commande
Entrée de marchandises
Facture fournisseurs
Ordre de livraisonRetour fournisseur
Fabrication externe
Livraison externe (p. ex. réception)
Préparation des commandesRetour fournisseur
Fabrication externe
Commande d’achatFacture clientsCompensation interne (p. ex. multi-site)
Bon de commandeBon de commandeChangements de commande
Confirmation du bon de commande
Entrée de marchandisesFacture fournisseurs
Facture fournisseursFacture fournisseursAnnulation
La déclaration de prélèvement d'articles en consignationFacture fournisseurs
Remarque
 Si les factures fournisseurs sont traitées avant l’entrée de marchandises associée, ou si l’utilisateur utilise la référence d’un poste de commande lors de l’affectation d’un poste de facture fournisseur, aucune référence au document d’entrée de marchandises ne sera créée. 

Ventes

Type de pièce justificative d’origineType de pièce justificative cibleRemarques
Contrat de venteCommande de vente
Demandes de devis clientDevis client
Devis clientCommande de vente
Calcul des coûts de produit
Demande de devis fournisseurChercher et ajouter positions
Devis fournisseurChercher et ajouter positions
Commande d’achatChercher et ajouter positions
Commande de venteConfirmation du bon de commande
Demande d’acompte
Ordre de livraison
Préparation des commandes
Facture pro forma
Facture clients
Solde débiteur
Correctif de la factureSpécificité du pays
La Pologne
Retour client
Calcul des coûts de produit
Ordre de production
Demande de devis fournisseurChercher et ajouter positions
Devis fournisseurChercher et ajouter positions
Commande d’achatChercher et ajouter positions
Commande de venteFacture fournisseursCompensation interne (dans les systèmes multi-site)
Préparation des commandesFacture clients
Ordre de livraisonFacture clients
Ordre de livraisonAnnulation
Facture clientsFacture clientsAnnulation
Correctif de la factureSpécificité du pays
La Pologne
Facture clientsFacture fournisseursCompensation interne
Ordre de distribution
(dans les systèmes multi-site)
Entrée de marchandisesCommande de venteRéférence au retour et l'ordre de la note de crédit
Retour clientCommande de venteRéférence au retour et l'ordre de la note de crédit
Ordre de livraison
Facture clients
Entrée de marchandisesÉgalement les documents annulés

Ordre de distribution

Les associations de documents suivantes ne sont possibles que pour les multi-sites.

Type de pièce justificative d’origineType de pièce justificative cibleRemarques
Demande de distributionOrdre de distribution
Ordre de distributionOrdre de livraison
Préparation des commandes
Facture clients
Facture pro forma
Entrée de marchandises
Facture fournisseurs
Ordre de livraisonEntrée de marchandises

 

 

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