Aperçu du sujet

La description ci-dessous présente l’application Cockpit : Factures fournisseurs. Cette application est utilisée pour rechercher des factures fournisseurs à l’aide de leurs informations de base, telles que le type et le numéro de facture. Grâce à cette application, il est possible d’obtenir un aperçu des factures fournisseurs saisies.

De plus, depuis l’application, il est possible d’exécuter d’autres actions pour un ou plusieurs documents, telles que le transfert de factures ou l’émission de duplicatas de factures.

Définitions des termes

• Facture fournisseur – la facture fournisseur contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou encore non livrés. Cette facture est un document tiers, qui peut également être une note de crédit.
• Calcul des coûts supplémentaires – les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes du fournisseur pour des coûts additionnels liés à la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des produits individuels. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Cependant, elle ne doit pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Description de l’application

L’application Cockpit : Factures fournisseurs peut être utilisée pour obtenir un aperçu de toutes les factures fournisseurs ou d’une sélection d’entre elles. Des options de traitement supplémentaires sont également disponibles :

• Affichage de la chaîne de documents liés pour un document individuel.
• Accès à l’application Factures fournisseurs via le numéro du document pour un traitement ultérieur de celui-ci.
• Exécution d’actions liées à l’application.

L’application se compose d’un espace de requête et d’un espace de travail.

Espace de requête

L’espace de requête se compose de champs de recherche dans lesquels il est possible de définir les données selon lesquelles les factures fournisseurs seront filtrées. En règle générale, les champs de recherche les plus importants sont déjà présents. Cependant, le nombre et la disposition de ces champs peuvent varier.

La zone de requête peut être enregistrée en créant une nouvelle vue dans l’application. Il est possible de déterminer quels champs de recherche seront affichés. Pour cela, il faut sélectionner l’option Mode design, choisir les champs de recherche souhaités et enregistrer la vue.

Une description générale de la zone de requête se trouve dans la documentation Cockpit.

Certains champs de requête sont documentés ci-dessous. Si d’autres champs sont ajoutés, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application Factures fournisseurs.

• Date de réception – dans ce champ, il est possible de saisir une heure ou une période comme critère de recherche correspondant au moment où la facture fournisseur a été saisie.
• Type de facture fournisseur – dans ce champ, il est possible de sélectionner un ou plusieurs types de factures fournisseurs servant de critère de recherche.
• Numéro de facture fournisseur – il est possible d’utiliser un ou plusieurs numéros de facture pour restreindre la recherche.
• Statut – il est possible de sélectionner le statut du document recherché. Comme caractéristique de recherche, il est possible de choisir un, plusieurs ou tous les statuts suivants :
  • (Tous entrées)
  • Statut général
    • Libéré
    • Liquidé
    • Annulé
    • Non valable
  • Statut postes ouvertes
    • Non transmis
    • Transmis
    • Partiellement payé
    • Entièrement payé
    • Annulé

• Organisation commerciale – il est possible de sélectionner l’émetteur de la facture comme critère de recherche. Pour cela, il faut utiliser l’identifiant de l’émetteur de la facture.
  La partie facturante est un partenaire dans la fonction partenaire Fournisseur et en même temps un fournisseur pour la comptabilité financière.
• Employé responsable – il est possible de choisir le collaborateur responsable de la facture fournisseur comme critère de recherche.
• Condition de paiement – il est possible de sélectionner les conditions de paiement afin de restreindre la recherche. Les conditions de paiement sont principalement utilisées pour la comptabilisation des créances et des dettes. Les données les plus importantes concernant les conditions de paiement sont :
  • délai de paiement net de la facture,
  • périodes d’escompte,
  • taux d’escompte.
    Les conditions de paiement sont enregistrées dans l’application du même nom.
• Type de paiement – l’un des critères peut également être le mode de paiement. La méthode de paiement est convenue avec le partenaire, qui détermine la manière dont les paiements pour les services rendus seront effectués, par exemple en espèces ou par prélèvement automatique. Les types de paiement sont enregistrés dans l’application du même nom.
• Pièce justificative externe – dans ce champ de recherche, il est possible de choisir un document externe comme caractéristique de recherche. Il est également possible d’utiliser une requête de recherche pour définir plusieurs documents externes, par exemple à l’aide des numéros de factures fournisseurs.

Lors de la réception de documents externes d’un partenaire commercial, ceux-ci peuvent être utilisés comme base pour une transaction commerciale. Le document externe contient un numéro et une date de document externe pour identification.

• Date de la pièce justificative externe – il est possible d’utiliser la fonction calendrier pour sélectionner la date du document externe comme fonction de recherche. La date du document externe fait partie du document externe.
• Montant total (devise de la pièce justificative) – si nécessaire, il est possible de saisir un ou plusieurs montants totaux comme critères de recherche dans ce champ. Il est également possible de spécifier la devise.
• Montant global (devise principale) – si nécessaire, il est possible de saisir un ou plusieurs montants totaux comme critères de recherche dans ce champ. La devise de référence s’affiche automatiquement.
• Firme – il est possible de saisir le numéro de la société partenaire pour restreindre la recherche.
• Code de suppression – il est possible de restreindre la recherche des factures fournisseurs en précisant si elles comportent un indicateur de suppression. Il est possible de choisir l’une des options suivantes :
  • (Tout)
  • Marqué pour suppression
  • Sans marque de suppression
• Date d’enregistrement – dans ce champ, il est possible de saisir la date de comptabilisation ou la période de sélection des factures entrantes.
  Le moment ou la période peuvent être définis à l’aide du modèle de saisie pour ce champ.

Après avoir saisi les critères de recherche, il est possible d’effectuer la recherche à l’aide du bouton [Mettre à jour] ou d’appuyer sur la touche [Entrée] du clavier. Le système affiche alors toutes les factures qui répondent aux critères de recherche.

Détails de la recherche

Outre la recherche principale avec les caractéristiques de requête dans la zone de requête, il est également possible d’utiliser la recherche détaillée. Les recherches détaillées peuvent être combinées avec la recherche principale, de sorte que les caractéristiques de requête de la zone de requête et celles de la recherche détaillée soient analysées selon une combinaison logique AND. Dans la ligne de la section de recherche détaillée, une case à cocher est disponible pour permettre la combinaison. Pour chaque recherche détaillée, un bouton séparé est disponible, grâce auquel les résultats correspondants peuvent également être affichés dans l’espace de travail. Si ce bouton est activé, une ligne d’en-tête supplémentaire avec les informations détaillées correspondantes apparaît dans l’espace de travail.

Les recherches détaillées suivantes sont disponibles :

• Informations sur la réception des marchandises
• Informations sur la commande d’achat
• Informations sur l’ordre de distribution
• Informations sur l’ordre de vente
• Informations sur la notification de sortie de consignation

Espace de travail, Vue standard

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, dans lequel les factures fournisseurs sont affichées. L’utilisateur peut définir lui-même quelles informations seront affichées pour la facture. Il est possible de créer plusieurs vues afin d’afficher les factures entrantes de différentes manières et avec des informations variées.

Toutes les principales colonnes du tableau de cette vue sont décrites ci-dessous. Si des colonnes supplémentaires ont été ajoutées, leur description peut être trouvée dans le document d’aide de l’application Factures fournisseurs.

• Type de facture fournisseur – le type de facture fournisseur avec le numéro de facture fournisseur sert à identifier la facture fournisseur.
• Numéro de facture fournisseur – le numéro de la facture fournisseur est utilisé avec le type de facture fournisseur pour identifier la facture.
• Organisation commerciale – dans cette colonne, la partie facturante est affichée conformément à la facture fournisseur.
• Employé responsable – dans cette colonne, le collaborateur responsable de la facture fournisseur est affiché.
• Date de réception – la date de la facture est affichée conformément à la facture fournisseur.
• Date d’enregisterment – la date dans cette colonne indique la date d’enregistrement du virement de la facture.
• Condition de paiement – le délai de paiement correspondant à la facture fournisseur est affiché.
• Type de paiement – la méthode de paiement correspondant à la facture fournisseur est affichée.
• Montant total (devise de la pièce justificative) – le montant total de la facture fournisseur est affiché dans la devise du document. La valeur totale dans la devise du document est calculée sur la base de la somme des valeurs nettes des postes de la facture.
• Montant impôts (devise de la pièce justificative) – le montant de la taxe figurant sur la facture fournisseur est affiché dans la devise du document. La valeur totale est calculée sur la base de la somme des montants de taxe des postes correspondants de la facture.
• Montant global (devise principale) – le montant total de la facture fournisseur est affiché ici dans la devise de référence. La valeur totale est la somme des valeurs nettes des postes de la facture.
• Montant impôts (devise principale) – le montant de la taxe de la facture fournisseur est affiché dans la devise de référence. La valeur totale est la somme des montants de taxe correspondant aux postes de la facture.
• Statut – le statut des factures est affiché dans cette colonne.
• Code de suppression – si la base de documents contient un indicateur de suppression pour la réorganisation, celui-ci est affiché.

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la réception de marchandises

Après activation du bouton Informations entrée de marchandises, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la réception de marchandises sont affichées :

• Date d’entrée de marchandises – dans cette colonne est affichée la date de réception de marchandises
  Valeur totale
• Partenaire de livraison – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur
• Nom du partenaire de livraison – à cet endroit est affiché le nom du partenaire de livraison
• Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable
• Type d’entrée de marchandises – dans cette colonne figure le type de réception de marchandises recherché
• Numéro d’entrée de marchandises – dans cette colonne figure le numéro de réception de marchandises recherché
• Employé responsable – à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la commande d’achat

Après activation du bouton Informations sur la commande d’achat, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la commande sont affichées :

• Type de commande d’achat – dans cette colonne figure le type de commande d’achat recherché
• Numéro de commande d’achat – dans cette colonne figure le numéro de commande d’achat recherché
• Date de création – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de la commande
• Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de la commande affichée
• Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de la commande affichée
• Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable qui s’occupe de la commande affichée
• Montant total net (devise de la pièce justificative) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise du document
• Montant total net (devise principale) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise principale
• Employé responsable– à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé qui gère la commande affichée

Colonnes de recherche détaillée Informations sur l’ordre de distribution

Après activation du bouton Informations sur l’ordre de distribution, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur l’ordre de distribution sont affichées :

• Date de création – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de l’ordre
• Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de l’ordre affiché
• Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de l’ordre affiché
• Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable qui s’occupe de l’ordre affiché
• Montant total net (devise de la pièce justificative) – à cet endroit est affiché le montant total de l’ordre dans la devise du document
• Montant total net (devise principale) – à cet endroit est affiché le montant total de l’ordre dans la devise principale
• Type d’ordre de distribution – dans cette colonne figure le type d’ordre de distribution recherché
• Numéro d’ordre de distribution – dans cette colonne figure le numéro d’ordre de distribution recherché
• Employé responsable – à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé qui gère l’ordre affiché

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la commande de vente

Après activation du bouton Informations sur la commande de vente, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la commande de vente sont affichées :

• Date de création – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de la commande
• Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de la commande affichée
• Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de la commande affichée
• Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable qui s’occupe de la commande affichée
• Montant total net (devise de la pièce justificative) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise du document
• Montant total net (devise principale) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise principale
• Type de commande de vente – dans cette colonne figure le type de commande de vente recherché
• Numéro de commande de vente – dans cette colonne figure le numéro de commande de vente recherché
• Employé responsable – à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé qui gère la commande affichée

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la déclaration de sortie de consignation

Après activation du bouton Informations sur la déclaration de sortie de consignation, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la sortie de consignation sont affichées :

• Date – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de la déclaration affichée
• Type de décl. de prélèv. d’articles en cons. – dans cette colonne figure le type de déclaration recherché
• Numéro décl. prélèvement articles en consignation – dans cette colonne figure le numéro de déclaration recherché
• Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de la déclaration affichée
• Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de la déclaration affichée

Actions liées à l’application

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, les actions suivantes liées à l’application sont disponibles :

Application dans le domaine Achat :

• Action [Emettre factures fournisseurs]
• Action [Translettre factures]

Application dans le domaine Comptabilité :

• Action [Emettre factures fournisseurs]
• Action [Translettre factures]

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, il est possible de sélectionner les factures affichées et de les exporter à l’aide de cette action.

Action [Translettre factures]

Pour envoyer les factures à la comptabilité financière, l’action [Translettre factures] peut être utilisée. Après avoir sélectionné l’action, une boîte de dialogue s’ouvre, permettant de choisir la date à utiliser comme date de comptabilisation et de définir si le transfert doit être effectué en traitement en arrière-plan.

Les factures entrantes doivent avoir le statut suivant lors de leur transfert à la comptabilité financière :

• Statut général
  • Prêtes
• Statut de transfert
  • Non transmis

Statut

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, les statuts des factures entrantes sont affichés dans la liste de l’espace de travail. Les informations sur le statut des factures constituent un élément d’information supplémentaire. Le statut permet d’obtenir des informations sur l’état actuel du traitement des factures.

Chaque bon a son propre statut. En plus de ce statut, chaque position a également son propre statut. Le statut du document résume les statuts des positions individuelles, le cas échéant.

Informations sur le statut dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs

Les statuts dans cette application peuvent être utilisés dans le champ portant le même nom dans la zone de requêtes comme fonction de recherche. Après avoir sélectionné un statut spécifique, les factures entrantes correspondant au statut choisi sont affichées dans l’espace de travail.

Les statuts des factures entrantes suivants sont affichés :

Statut général :

• Liquidé
• Validé
• Annulé
• Non valable

Statut des règlements :

• Non transmis
• Transmis
• Partiellement payé
• Enitièrement payé
• Annulé

Personnalisation

Il n’est pas nécessaire de définir des paramètres pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs dans l’application Paramètres de base.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs, utilisée par exemple pour :

• Autorisations
• Configuration les définitions d’activités
• Importation ou exporter des données

Facture fournisseur :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

L’unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois via les rôles d’autorisation et par l’attribution à une organisation. Le concept d’autorisation est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Fonctionnalités spéciales

Il n’y a pas de fonctionnalités spéciales pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs.

Tâches organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. Pour cela, la fonction Autorisations liées au contenu doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le domaine Commandes soit affichée à une personne dans le menu utilisateur, elle doit être assignée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Marchés publics

Pour que l’application Cockpit : Factures fournisseurs soit affichée à une personne dans la structure Comptabilité dans le menu utilisateur, elle doit être assignée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Entreprise

Pour qu’une personne puisse rechercher et traiter des données dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, il faut que :

• l’organisation qui lui est assignée soit entrée dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs,
• via le rôle d’autorisation, l’option Ouvrir soit autorisée pour l’application Factures fournisseurs,
• la possibilité pour l’unité métier Facture fournisseur soit autorisée.

Plus d’informations sur le tableau Autorisations et un aperçu des autorisations liées au contenu sont disponibles dans la documentation Autorisations.

Fonctions spéciales

Il n’existe aucune fonction spéciale pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le domaine Achat est disponible pour les partenaires commerciaux de type Fournisseur.

L’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le domaine Comptabilité n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.