Aperçu du sujet

Par le biais d’une déclaration, une personne indique dans quelle mesure ses données personnelles peuvent être traitées. Différentes finalités de traitement sont assignées à la déclaration, dans laquelle la personne déclare si le traitement de ses données est autorisé ou interdit.

La déclaration peut être à la fois un consentement et une révocation. En donnant son consentement, on autorise le traitement de ses données à caractère personnel pour chaque finalité de traitement assignée. L’utilisateur peut à tout moment retirer son consentement pour une finalité spécifique. Pour ce faire, il faut créer une nouvelle déclaration en utilisant l’action [Nouveau] dans l’application Déclarations. Dans la nouvelle déclaration, la personne déclare que le traitement des données qui était autorisé pour la finalité de traitement sélectionnée est désormais interdit.

Cette documentation décrit la manière dont les déclarations sont mises en correspondance dans le système et la structure de l’application Déclarations. Le manuel explique comment les déclarations peuvent être reliées à d’autres applications et unités d’affaires et comment elles sont intégrées dans les processus d’affaires.

Des conseils sur l’utilisation de l’application Déclarations, par exemple sur la manière d’introduire ou d’éditer des déclarations, peuvent être trouvés dans la documentation Procédures : Déclarations.

Définition des termes

Déclarations

Une déclaration résume par écrit les souhaits d’un utilisateur donné concernant le traitement de ses données à caractère personnel. Les déclarations peuvent être des consentements ou des révocations.

Finalités de traitement

Les finalités de traitement précisent le but du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la protection des données. Dans l’application Finalités de traitement, une personne autorise ou interdit le traitement de ses données personnelles.

Consentement

Le consentement est une déclaration de traitement des données à caractère personnel.

Description de l’application

L’application Déclarations permet de saisir ou de modifier des déclarations. Des finalités de traitement sont assignées aux déclarations et il est déterminé si les déclarations sont interdites ou autorisées.

L’application Déclarations se compose d’un espace d’identification, d’un en-tête et d’un espace de travail.

Espace d’identification

L’espace d’identification contient des champs qui permettent d’identifier la déclaration de manière unique :

• Déclaration – dans ce champ il faut saisir l’identifiant de la déclaration. L’identifiant peut être attribué manuellement lors de la première saisie. À cette fin, des chiffres, des lettres ou une combinaison de chiffres et de lettres peuvent être sélectionnés. Le système peut également générer et suggérer un identifiant. La plage de numéros enregistrée dans la fonction de Gestion de la conformité de l’application Paramètres de base est utilisée pour la génération. A côté du champ Déclaration, le statut de la déclaration est visible et peut prendre les formes suivantes :
  • Statut général
    • En cours de traitemant – ce statut est automatiquement attribué par le système lorsque la déclaration est enregistrée pour la première fois.
    • Validé – ce statut est attribué lorsque l’action [Valider] est exécutée.
  • Statut de la signature (voir aussi le champ Statut de la signature)
    • La signature n’est pas requise
    • Non signé
    • Signé
    • Demande de signature effectuée manuellement
  • Statut de la confirmation (voir aussi le champ Statut de la confirmation)
    • La confirmation n’est pas requise
    • Non validé
    • Confirmé
    • Demande de confirmation effectuée manuellement
• Classification – si nécessaire, il faut indiquer la classification de la déclaration dans ce champ. Cette classification peut être utilisée pour distinguer les déclarations enregistrées des déclarations importées, par exemple pour analyser cette circonstance.
• Personne – il faut indiquer dans ce champ l’identifiant du partenaire auquel les données se rapportent et pour lequel la déclaration est enregistrée. L’identifiant du partenaire peut être modifié tant que la déclaration a le statut En cours de traitement. Si l’action [Valider] a déjà été effectuée, le champ n’est plus prêt pour la saisie des données.
• Firme – ce champ affiche l’identifiant de l’organisation pour laquelle la déclaration ouverte a été saisie. Avant d’exécuter une nouvelle action, l’entreprise doit être sélectionnée dans le champ organisation de la barre de titre, si nécessaire. Une fois l’action exécutée, l’entreprise ne peut plus être modifiée. Dans un environnement mono-poste sans droits liés au contenu, l’entreprise est toujours le gestionnaire.

Onglet Généralités

Cet onglet contient les données générales à compléter. Champs détaillés :

• Date de soumission de la déclaration – dans ce champ, il faut indiquer la date et l’heure auxquelles la déclaration a été soumise. Ce champ est accessible si la déclaration a le statut En cours de traitement. Si la déclaration a été validée, l’heure ne peut plus être modifiée.
• Validée le – ce champ affiche l’heure à laquelle la déclaration a été validée. La déclaration n’est pas incluse dans les processus ultérieurs tant qu’elle n’a pas été validée.
• Motif de la déclaration – si nécessaire, il convient de sélectionner le motif de la déclaration dans ce champ. Une fois la déclaration validée, le motif de la déclaration ne peut plus être modifié.
• Note – champ dans lequel un texte quelconque peut être saisi, par exemple pour indiquer des circonstances particulières. Ce champ est prêt à être rempli si la déclaration a le statut En cours de traitement. Si la déclaration a le statut Validé, le champ est bloqué pour la saisie.

Onglet Signature

Cet onglet contient les paramètres relatifs à la signature de la déclaration et au statut de la signature.

Description détaillée des champs :

• Paramètres Signature – ce champ permet de spécifier d’où proviennent les paramètres requis pour la signature. Les éléments suivants peuvent être sélectionnés :
  • Selon la classification – lorsque cet élément est sélectionné, les spécifications de signature d’une classification spécifique sont utilisées et affichées. Dans ce cas, il est nécessaire de spécifier la classification.
  • Manuellement – lorsque cet élément est sélectionné, les paramètres de la signature peuvent être définis dans la déclaration. Une classification n’est pas nécessaire dans ce cas. La valeur par défaut provient de l’application Paramètres de base (fonction Gestion de la conformité).
• Autoriser « Exécuter la demande de signature » – cette fonction permet de spécifier si l’action [Exécuter la demande de signature] est disponible pour l’utilisateur. Si l’option Selon la classification est sélectionnée dans le champ Paramètres Signature, les paramètres de la classification sélectionnée s’appliquent. Dans ce cas, l’action [Exécuter la demande de signature] est disponible si l’option Autoriser « Exécuter la demande de signature » est sélectionnée dans l’application Classifications.

• Image de signature disponible – cette fonction détermine si une image de signature est disponible.
• Signature requise – si cette fonction est active, la déclaration ne peut pas être validée en l’absence de signature. Si l’option Selon la classification est sélectionnée dans le champ Paramètres Signature, c’est le paramètre de la classification sélectionnée qui s’applique. Dans ce cas, la fonction Signature requise n’est disponible que lorsque l’application Classifications est sélectionnée.

• Date de signature – ce champ affiche la date et l’heure auxquelles la déclaration a été signée. Les données relatives à l’heure sont saisies automatiquement via un message de retour d’information après la signature de la déclaration, par exemple lors de l’importation de données ou via l’action [Exécuter la demande de signature].

• Statut de la signature – les statuts de la signature de la déclaration sont automatiquement attribués. Les statuts suivants peuvent être affichés :
  • La signature n’est pas requise – la fonction Signature requise est désactivée et la date de signature est manquante.
  • Non signé – la fonction de Signature requise est active et la date de signature est manquante.
  • Signé – la date de signature a été introduite par un message de retour d’information (par exemple, via l’importation de données).
  • Demande de signature effectuée manuellement – ce statut apparaît après l’action [Exécuter la demande de signature].

Onglet Confirmation

Dans cet onglet, on peut trouver les paramètres pour la confirmation de la déclaration et le statut de la confirmation. Description détaillée des champs :

• Paramètre Confirmation – un champ permettant de spécifier d’où proviennent les paramètres requis pour la confirmation. Les éléments suivants peuvent être sélectionnés :
  • Selon la classification – lorsque cet élément est sélectionné, les spécifications de confirmation d’une classification spécifique sont utilisées et affichées. Dans ce cas, il est nécessaire de spécifier la classification.
  • Manuellement – lorsque cet élément est sélectionné, les paramètres de confirmation peuvent être définis dans la déclaration. La classification n’est pas nécessaire dans ce cas.
• Confirmation requise – si cette fonction est active, la déclaration ne peut être validée en l’absence de confirmation. Les conditions suivantes déterminent si cette fonction peut être activée :
  • Si l’option Selon la classification est sélectionnée dans le champ Paramètre Confirmation, les paramètres de la classification sont adoptés et le champ Confirmation requise dans l’application Déclarations est inactif.
  • Si l’option Manuellement est sélectionnée dans le champ Paramétre Confirmation, la fonction Confirmation requise est active pour être sélectionnée.

• Autoriser « Exécuter la demande de confirmation » – cette fonction permet de déterminer si l’action [Exécuter la demande de confirmation] est disponible pour l’utilisateur. Les conditions suivantes déterminent si cette fonction peut être activée :
  • Si l’option Par classification est sélectionnée dans le champ Paramètre Confirmation, le paramétrage de la classification sera adopté, le champ Autoriser « Exécuter la demande de confirmation » dans l’application Déclarations sera désactivé.
  • Si l’option Manuellement est sélectionnée dans le champ Paramètre Confirmation, la fonction Autoriser « Exécuter la demande de confirmation » est active pour être sélectionnée.
  • Cette fonction peut être définie indépendamment du fait que l’option Confirmation requise soit active ou non.

• Date de confirmation – l’heure de confirmation est affichée dans ce champ. Elle est saisie automatiquement lors de la confirmation (par exemple via l’importation de données) ou via l’action [Exécuter la demande de confirmation].

• Remarque relative à la confirmation – si nécessaire, un texte peut être saisi dans ce champ en tant que remarque.
• Statut de confirmation – les statuts de confirmation de la déclaration sont automatiquement attribués. Les statuts suivants peuvent être affichés :
  • La confirmation n’est pas requise – la fonction Confirmation requise est inactive et l’heure de confirmation est manquante.
  • Non confirmée – la fonction Confirmation requise est active et l’heure de confirmation est manquante.
  • Confirmé – l’heure de confirmation a été saisie (par exemple, par l’importation de données). Ce statut est affiché après l’action [Exécuter la demande de confirmation].

Espace de travail

L’espace de travail contient un tableau dans lequel il est possible d’attribuer des objectifs de traitement et de définir l’autorisation de traitement et la période de validité de ces objectifs.

Description détaillée des colonnes du tableau :

• Finalité de traitement – cette colonne permet de sélectionner l’identifiant de la finalité de traitement pour lequel la personne concernée a fait la déclaration. Une fois enregistrée, cette sélection ne peut plus être modifiée.
• Référence – la référence qui peut être sélectionnée dans la déclaration est déterminée dans l’application Finalités de traitement. La référence peut être, par exemple, le canal de communication par courrier électronique.
• Données de référence – si nécessaire, les données de référence associées à l’objectif de traitement sélectionné peuvent être saisies. Si aucune donnée de référence n’a été définie pour un objectif de traitement, cette colonne ne peut pas être modifiée.
• Valable du – dans cette colonne on doit saisir la date d’expiration de l’objectif de traitement sélectionné à partir de laquelle la définition de l’autorisation associée doit être valable. Si le champ Date de soumission de la déclaration est rempli, la date en est extraite. Dans le cas contraire, la date actuelle est proposée. La date peut être modifiée si l’autorisation a le statut En cours de traitement.
• Valable jusqu’au – dans cette colonne on doit saisir la date d’expiration pour la finalité de traitement sélectionnée jusqu’à laquelle la définition de l’autorisation associée doit être valable. Une date maximale est suggérée (31.12.9999). La date peut être modifiée si l’autorisation a le statut En cours de traitement. La date ne peut pas être antérieure à la date Valable du.
• Droit de traitement – cette colonne peut être utilisée pour indiquer si la personne concernée a autorisé ou interdit le traitement de ses données à caractère personnel pour la finalité de traitement et la période d’enregistrement sélectionnées. Ce paramètre peut être modifié si le consentement a le statut En cours de traitement. Les paramètres suivants peuvent être sélectionnés:-
  • Autorisé,
  • Interdit

Boutons de la barre d’outils du tableau

Pour une description des boutons de la barre d’outils du tableau qui peuvent être utilisés pour définir les propriétés du tableau et les résultats, veuillez vous reporter au manuel de l’utilisateur.

Pour ajouter et supprimer des objectifs de traitement dans un tableau, on peut utiliser les boutons [Ajouter] et [Supprimer] de la barre d’outils du tableau.

• Ajouter – le bouton [Ajouter] permet d’ajouter des cibles de traitement au tableau pour les déclarations de type Consentement. Les objectifs de traitement ne peuvent être ajoutés que si le consentement ouvert a le statut En cours de traitement. Le bouton est inactif pour les consentements validés.

• Supprimer – le bouton [Supprimer] permet de supprimer les objectifs de traitement d’une déclaration si la déclaration ouverte a le statut En cours de traitement. Le bouton est inactif pour les déclarations exonérées.

Actions liées à l’application

Les actions suivantes liées à l’application sont disponibles :

• Exécuter la demande de signature – cette action permet d’ajouter une heure de signature à la déclaration. La demande de signature sera alors terminée et le statut de la signature deviendra Demande de signature terminée manuellement. Cette action n’est disponible que si l’heure de signature est vide et que cette fonction est active pour la déclaration : Autoriser « Compléter la demande de signature ».

• Afficher l’image de signature – cette action permet d’afficher l’image de la signature.
• Faire une demande de confirmation – cette action permet d’ajouter une heure de confirmation à la déclaration. La demande de confirmation sera alors complétée et le statut de la confirmation passera à Demande de signature effectuée manuellement. Cette action n’est disponible que si l’heure de confirmation n’est pas spécifiée et que la fonction Autoriser « Exécuter la demande de confirmation » est active.

• Valider – pour valider une déclaration dont le statut est En cours de traitement, on doit utiliser l’action [Valider] dans le menu des boutons d’action de la barre d’outils standard. Une fois qu’une déclaration est validée, elle ne peut plus être modifiée. Seules les déclarations validées sont incluses dans les processus ultérieurs. Il est possiblie de révoquer une déclaration validée.

• Révoquer – pour annuler les objectifs de traitement d’une déclaration validée, on doit utiliser l’action [Révoquer] dans le menu des boutons d’action de la barre d’outils standard. L’action n’est active que lorsque la déclaration validée est ouverte. Elle ne peut être exécutée que si au moins un objectif de traitement a été sélectionné.

Paramètres de base

Les champs suivants de la fonction Gestion de la conformité de l’application Paramètres de base sont pertinents pour l’application Déclarations.

• Paramètre Signature dans la déclaration – ce champ est utilisé pour spécifier la valeur par défaut du champ Paramètre Signature dans l’application Déclarations. Les éléments suivants peuvent être sélectionnés :
  • Selon la classification – lorsque cet élément est sélectionné, les paramètres de signature de la classification de déclaration spécifiée sont utilisés et affichés. Dans ce cas, il est nécessaire de spécifier la classification de la déclaration.
  • Manuellement – lorsque cette option est sélectionnée, les paramètres de signature peuvent être définis directement dans l’application Déclarations.
• Paramètre Validation de la déclaration – ce champ est utilisé pour spécifier la valeur par défaut du champ de Paramètre Confirmation dans l’application Déclarations. Les éléments suivants peuvent être sélectionnés :
  • Selon la classification – lorsque cet élément est sélectionné, les spécifications de confirmation de la classification de déclaration spécifiée sont utilisées et affichées. Dans ce cas, il est nécessaire de spécifier la classification de la déclaration.
  • Manuellement – lorsque ce point est sélectionné, les paramètres de confirmation peuvent être définis dans l’application Déclarations. La classification de la déclaration n’est pas nécessaire dans ce cas.
• Plage de numérotation des accords – champ utilisé pour définir le schéma de numérotation de la déclaration. Pour ajouter un nouveau schéma de numérotation, utilisez l’application Plages de numérateurs. La plage de numéros définie dans ce champ est utilisée par le système pour déterminer automatiquement le numéro de la déclaration pour toutes les nouvelles déclarations et l’attribuer comme valeur par défaut. Le numéro de déclaration est utilisé pour identifier la déclaration de manière unique.

Unités métier

L’unité métier Déclarations – com.cisag.app.compliance.obj.ConsentForm – est utilisée par l’application Déclarations pour, entre autres :

• Attribuer des autorisations
• Définir des activités
• Importer et exporter des données

Cette unité fait partie du groupe d’unités métier – com.cisag.app.compliance.MasterData.

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées au moyen de rôles d’autorisation ainsi que par l’affectation à des organisations. Les règles de gestion des autorisations sont décrites dans la documentation technique sur les autorisations.

Autorisations spéciales

Il n’y a pas d’autorisations spéciales pour l’application Déclarations.

Affectation aux organisations

Si le paramètre Autorisations liées au contenu est activé dans l’application Paramètres de base, l’application Déclarations ne sera accessible à l’utilisateur que si une organisation associée à au moins l’une des structures organisationnelles suivantes a été attribuée dans les données de base du partenaire :

• Client
• Comptabilité

Fonctions spéciales

Aucune fonction spéciale n’est disponible pour l’application Déclarations.

Autorisations des partenaires commerciaux

L’application Déclarations n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.