Description générale

Les factures d’achat peuvent être numérisées ou envoyées par voie électronique. Les factures ainsi reçues sont appelées « e-factures ». L’application e-Factures fournisseur permet d’intégrer correctement les e-factures dans le système ERP. Dans un premier temps, les factures électroniques sont mises à disposition pour être traitées à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch. L’application convertit les factures aux formats ZUGFeRD, XRechnung ou FatturaPA.

Les e-factures ainsi traitées peuvent ensuite être importées dans le système ERP, où elles servent de base à la génération de factures d’achat avec les identifiants appropriés pour la suite du traitement.

Le présent document décrit la préparation des factures électroniques d’achat pour l’importation et l’opération d’importation elle-même.

Instructions relatives au traitement des factures électroniques d’achat : Instructions : e-factures fournisseur

Définitions des termes

Les factures électroniques d’achat sont des factures externes reçues sous forme électronique, par exemple au format ZUGFeRD ou FatturaPA, qui, après conversion, sont transférées vers le système ERP pour vérification et traitement ultérieur.

Description de l’application

L’application e- Factures fournisseur sert à modifier et compléter les données pertinentes sur les factures d’achat reçues via l’application e-Facture Comarch et converties dans l’application Conversion des e-factures Comarch, afin d’importer les données dans le système ERP et de générer des factures d’achat.

Les e-factures d’achat/fournisseur sont des factures externes reçues sous forme électronique, par exemple au format ZUGFeRD ou FatturaPA, qui, après conversion, sont transférées vers le système ERP pour vérification et traitement ultérieur.

Les e-factures d’achat ont initialement le statut Reçues. Après l’ouverture des factures dans l’application e-Factures fournisseur, l’action [Utiliser données converties] est automatiquement lancée, qui récupère les données du fichier d’importation.

Le transfert des données transmises comprend à la fois les données de la facture électronique reçue et les valeurs par défaut définies dans l’application Conversion des e-factures Comarch.

L’application se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

En-tête

L’en-tête de l’application contient, entre autres, les données d’identification de la facture fournisseur, converties à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch. Il s’agit principalement des données suivantes :

• e-Facture fournisseur

numéro de facture externe et horodatage du traitement dans l’application Conversion des e-factures Comarch.

• Format

Format dans lequel le document étranger a été reçu et informations supplémentaires sur le format.

L’en-tête contient également plusieurs onglets avec un récapitulatif des autres données converties de la facture fournisseur ou les paramètres pour le processus de génération de la facture fournisseur dans le système ERP. Ces données et paramètres sont décrits dans les chapitres suivants :

• Onglet Général
• Onglet Données de la pièce justificative
• Onglet Paiement
• Onglet Critères de recherche de la référence à la pièce justificative
• Onglet Paramètres de la facture
• Onglet Adresses
• Onglet Fichiers de documents

Champs d’en-tête

Description des champs individuels :

• e-Facture fournisseur – dans ce champ, il faut sélectionner le numéro de la facture fournisseur. Le numéro de la facture fournisseur ne peut pas être attribué manuellement, mais est généré par l’application Conversion des e-factures Comarch. Le numéro se compose d’un identifiant du document externe et d’un horodatage. L’horodatage correspond à la date et à l’heure de traitement du document dans l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Statut – présente le statut général et le statut de modification du signe. Des informations détaillées sont disponibles dans le document : Statut de l’en-tête de la facture
• Facture fournisseur – si la facture électronique a été importée avec succès dans le système ERP, ce champ affiche le numéro de la facture fournisseur générée dans l’ERP.
• Format – format dans lequel la facture fournisseur a été reçue. Exemples de formats :
  • FATTURAPA13
  • ZUGFERD21
• Information supplémentaire sur le format – données supplémentaires concernant le format en question. Il peut s’agir, par exemple, de la version du format ou d’une indication pour l’interprétation des données reçues.

Onglet Général

Cet onglet contient les données obtenues à la suite de la conversion et les données générales de la facture, notamment le montant brut et la devise du document.

Description des différents champs :

• Organisation d’achat – organisation qui a été déterminée par l’application Conversion des e-factures Comarch sur la base des informations relatives au donneur d’ordre figurant sur l’e-facture.
• Émetteur de la facture – identifiant du partenaire qui a été défini par l’application Conversion des e-factures Comarch comme émetteur de la facture sur la base des informations relatives au fournisseur figurant sur l’e-facture.
• Type de facture fournisseur – dans ce champ, il convient d’indiquer le type de facture fournisseur à utiliser lors de l’importation de la facture électronique afin de générer une facture fournisseur dans le système ERP. Le type de facture fournisseur détermine l’ensemble des valeurs disponibles dans la fonction Aide valeurs pour les articles en fonction des paramètres définis pour les caractéristiques de recherche avec référence au document. Par exemple, pour le type de facture fournisseur « Facture fournisseurs sans relation justificative », la recherche d’articles d’achat est définie par défaut sur « Article d’achat ». Le type de facture fournisseur peut être modifié jusqu’au début de l’importation. Une fois la modification effectuée, les informations sur le statut du document dans les positions ne seront pas mises à jour.
• Type de facture fournisseur (par défaut) -type de facture fournisseur qui a été défini comme type par défaut pour le format concerné dans l’application Conversion des e-factures Comarch lors de la conversion des e-factures Comarch de la version du document. Le meilleur résultat possible sera proposé dans l’application. Le système vérifie, par exemple, le montant positif et négatif de la facture électronique d’achat ou le type de document, puis propose le type de facture fournisseur pour la facture ou la note de crédit.
• Montant brut – provenant de la facture électronique d’achat.
• Devise – provenant de la facture électronique d’achat.
• Fournisseur – dans ce champ, il est possible de saisir l’identifiant du fournisseur s’il est différent de l’émetteur de la facture. Les numéros d’identification du partenaire saisis dans ce champ sont utilisés lors des actions suivantes :
  • détermination des articles à l’aide des articles du fournisseur
  • génération des articles du fournisseur
  • définition des critères de recherche avec référence au document dans l’aide à la recherche de valeurs
  • détermination des clés fiscales en l’absence de partenaire de livraison

Si aucun identifiant de partenaire n’est saisi pour le fournisseur, le système utilise l’émetteur de la facture comme critère de recherche pour le fournisseur.

L’aide à la recherche de valeurs pour ce champ affiche uniquement les identifiants des fournisseurs auxquels l’émetteur de la facture est affecté comme émetteur de la facture dans les données de base du partenaire.

• Partenaire de livraison – utilisé lors de la détermination des clés fiscales pour les articles conformément à l’affectation fiscale. En l’absence de partenaire de livraison, le fournisseur est utilisé comme partenaire de livraison. L’identifiant du partenaire de livraison utilisé est ajouté à la position si une clé fiscale défini a été utilisé. De plus, le partenaire de livraison est proposé comme critère de recherche par défaut pour les positions avec référence à des commandes d’achat ou à des réceptions de marchandises.

Onglet Données de la pièce justificative

Cet onglet contient un récapitulatif des données relatives à la pièce externe.

Description des champs :

• Numéro et date de la pièce justificative externe – ce champ est divisé en deux parties contenant le numéro et la date de la pièce externe, qui ont été déterminés sur la base de la facture électronique d’achat dans l’application Conversion des e-factures Comarch. Il n’est pas possible de modifier la date de la pièce externe.
• Date de la pièce justificative externe (original) – date de la pièce étrangère déterminée sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Date de traitement – date de conversion de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application CConversion des e-factures Comarch.
• Date de prestation – date qui a été convertie en date de prestation du service à partir de la facture fournisseur envoyée à l’aide de l’application de conversion des factures électroniques Comarch. Utilisée comme date de prestation pour la facture fournisseur générée dans le système ERP. La clé fiscale de l’article du document est déterminé sur la base de la date de prestation.

Onglet Paiement

Cet onglet contient un récapitulatif des données converties relatives aux conditions de paiement.

Description des  champs :

• Type de paiement – mode de paiement par défaut pour la facture fournisseur générée. La valeur par défaut peut provenir des sources suivantes :
  • l’application Conversion des e-factures Comarch, dans laquelle il est possible de définir la valeur par défaut pour un format donné lors de la conversion
  • données de base du partenaire pour l’émetteur de la facture

• Mode de paiement (émetteur de la facture) – mode de paiement défini sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Mode de paiement (pièce justificative externe) – mode de paiement sous forme de texte, défini sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Condition de paiement – dans ce champ, la condition de paiement à appliquer lors de l’importation des données converties et sur la facture fournisseur générée dans le système ERP doit être saisie. La condition de paiement définit les règles applicables au paiement de la facture : les délais et les pourcentages de remise peuvent être enregistrés dans les conditions de paiement.Si le destinataire de la facture ou le partenaire de paiement effectue le paiement dans les délais spécifiés, il peut réduire le montant de la facture d’un escompte déterminé. Pour plus de détails, consultez le document Conditions de paiement.
• Condition de paiement (pièce justificative externe) – conditions de paiement définies sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.

Onglet Critères de recherche de la référence à la pièce justificative

L’utilisateur a la possibilité de définir ses valeurs préférées lors de la recherche d’articles à l’aide de la fonction Aide valeurs. Options disponibles :

• Recherche d’articles achetés
• Recherche d’articles dans les commandes d’achat
• Recherche d’articles dans les réceptions de marchandises

Pour une recherche définie, les paramètres de statut ainsi que, si nécessaire, les fournisseurs et les partenaires de livraison sont également pris en compte comme critères de recherche. Les paramètres par défaut proviennent de l’application Paramètres de base. Si le type Facture fournisseurs sans relation justificative est défini lors de la génération de la facture fournisseur, la recherche d’articles achetés est toujours utilisée.

En outre, les critères de recherche sont utilisés pour vérifier si une référence à des documents liés est requise ou disponible pour les postes de la facture. Le statut de référence aux documents associés est également influencé par les paramètres de critères de recherche lors de l’exécution de l’action [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur]. La modification des paramètres des critères de recherche n’a aucune incidence sur les postes pour lesquels le statut de référence aux documents a déjà été défini.

Description des champs :

• Paramètres de recherche d’article – ce champ permet de définir la recherche principale lors de la recherche d’articles achetés afin de les attribuer à des positions de la facture électronique d’achat.Pour le type de facture Facture fournisseur, le paramètre approprié défini dans l’application Paramètres de base sera utilisé. Pour les autres types de factures, la recherche Articles d’achat est définie, car aucune référence au document n’est alors requise. Valeurs disponibles :
  • Article d’achat
  • Articles de la commande d’achat
  • Articles de la réception de marchandises

• Statut général de la commande d’achat – ce champ permet de définir la valeur par défaut du statut général comme critère de recherche dans le champ de requête correspondant pour la recherche Articles de commande d’achat. Valeurs disponibles :
  • En cours de traitement
  • Validé
  • Bloqué
  • Terminé

• Proposer un fournisseur (case à cocher) – paramètre indiquant si le fournisseur doit être la valeur proposée dans la recherche d’articles d’achat. Si ce paramètre est activé, l’identifiant du partenaire défini dans le champ Fournisseur est proposé comme critère de recherche dans le champ de requête Fournisseur. Si aucun identifiant de fournisseur n’est défini, la valeur par défaut du critère de recherche sera l’identifiant de l’émetteur de la facture.
• Statut de livraison de la commande fournisseur – ce champ permet de définir la valeur par défaut du statut de livraison comme critère de recherche dans le champ de requête correspondant pour la recherche Articles de la commande fournisseur. Valeurs disponibles :
  • Non livré
  • Partiellement livré
  • Entièrement livré

• Statut de facturation de la commande fournisseur – dans ce champ, la valeur par défaut du statut de facturation doit être définie comme critère de recherche dans le champ de requête correspondant pour la recherche des postes de commande fournisseur. Valeurs disponibles :
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé
• Statut de facturation de l’entrée des marchandises – ce champ permet de définir la valeur par défaut du statut de facturation comme critère de recherche dans le champ de requête correspondant pour la recherche Articles de l’entrée des marchandises. Valeurs disponibles :
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé

Onglet Paramètres de la facture

Cet onglet contient les paramètres applicables lors de la génération d’une facture fournisseur .

Description détaillée :

• Distribution – définit la clé de distribution pour les articles comptables qui doit être utilisée pour la facture fournisseur générée. Valeurs disponibles :
  • Quantité
  • Valeur
  • Poids
  • Volume
  • Autre facteur

• Paramètre dùattribution de la clé fiscale – détermine si une clé fiscale doit être définie et, si oui, comment elle doit être attribuée à l’article de la facture électronique en fonction des attributions fiscales. La valeur par défaut de ce champ provient de l’application Attributions des formats d’e-factures fournisseur, où il est possible de définir la valeur pour le fichier de transformation correspondant. Le paramètre est toujours appliqué en cas de modification d’un article ou d’ajout d’un nouvel article. Valeurs disponibles :
  • Jamais

Pas de vérification de la clé fiscale

• • Avec modification automatique de la clé fiscale

La vérification de la clé fiscale est toujours effectuée et la clé fiscale déterminé est attribué à l’article. Si le système ne trouve pas de clé appropriée, la clé fiscale de l’article n’est pas modifié et un message d’erreur peut apparaître lors du traitement ultérieur.

• • Avec modification de clé fiscale éventuelle

La vérification de la clé fiscale est toujours effectuée. Si la clé fiscale de l’article n’est pas disponible dans le système, il est déterminé et attribué à l’article. Ce paramètre peut être modifié à tout moment. Cela n’a aucune incidence sur les attributions de clés fiscales existantes.

• Langue de traitement – le champ propose par défaut la langue utilisée lors du téléchargement des données à convertir et lors de la détermination des unités de quantité des articles. Le système détermine la langue à utiliser lors de la conversion de la facture électronique dans l’ordre suivant. La langue utilisée est celle qui a été définie en premier :

1. Définition de la langue indiquée dans le fichier d’importation pour l’attribut codeLanguage. Le fichier d’importation est disponible sous forme de fichier xml neutre converti.
2. Détermination de la langue qui a été définie dans l’application Attributions des formats d’e–facture fournisseur pour le fichier de transformation correspondant dans la colonne Langue de traitement.
3. Détermination de la langue qui a été définie comme langue de correspondance dans les données de base du partenaire pour le fournisseur correspondant.
4. Détermination de la langue qui était définie dans les paramètres utilisateur comme langue du contenu au moment de la détermination.

Les identifications des unités de quantité d’article sur la facture électronique sont déterminées dans la langue définie. Cette langue est également utilisée pour la vérification et l’importation des données.

Si le champ est vide, la langue de contenu définie au moment de la détermination des unités de quantité de l’article dans les paramètres de l’utilisateur qui a lancé le téléchargement des données de la facture électronique d’achat converties est utilisée.

• Autoriser modification des unités – détermine si les unités définies par le système peuvent être modifiées. Si ce paramètre est activé, les colonnes correspondantes sont en mode édition. Si ce paramètre n’est pas activé, les unités définies sont affichées.

Onglet Adresses

Cet onglet contient les noms et adresses des organisations et des émetteurs de factures provenant de la facture électronique convertie.

Description des champs :

• Nom de l’organisation d’achat – nom de l’organisation sous forme de texte, déterminé sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Nom de l’émetteur de la facture – nom de l’émetteur de la facture sous forme de texte, déterminé sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Adresse de l’organisation d’achat – adresse de l’organisation acheteuse sous forme de texte, déterminée sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.
• Adresse de l’émetteur de la facture – adresse de l’émetteur de la facture sous forme de texte, déterminée sur la base de la facture électronique d’achat à l’aide de l’application Conversion des e-factures Comarch.

Onglet Fichiers de documents

Cet onglet contient les emplacements où les fichiers disponibles sont enregistrés.

Description des champs :

• Fichier d’importation – lien hypertexte vers le fichier d’importation généré par l’application Conversion des e-factures Comarch. Le fichier d’importation est un fichier XML à partir duquel les données sont transférées vers la base de données du système ERP afin d’être traitées, puis de générer une facture fournisseur dans le système ERP.
• Facture transmise – hyperlien vers le fichier original de la facture fournisseur qui a été convertie par l’application Conversion des e-factures Comarch. Selon le format de la facture, il peut s’agir d’un fichier pfd avec des données xml imbriquées ou d’un fichier xml.
• e-Facture lisible – lien hypertexte vers un fichier lisible généré par l’application Conversion des e-factures Comarch sur la base de la facture reçue. Il peut s’agir, par exemple, d’un fichier html. La facture lisible est fournie à titre informatif et ne peut être générée que si la technique de conversion pour le format de la facture reçue est disponible.

Espace de travail

L’espace de travail se compose d’un tableau contenant les positions de la facture électronique. Outre les positions relatives, par exemple, aux livraisons, la facture peut également comporter des positions supplémentaires concernant les frais de transport, les services ainsi que les suppléments et les remises.

Dans le tableau, l’utilisateur complète les données permettant d’affecter les positions à ses propres articles.

Tableau des éléments

Description des colonnes :

• Article – identifiant de l’article propre à utiliser pour l’élément généré dans la facture fournisseur . À l’aide de l’action [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur], disponible dans la barre d’outils standard, l’utilisateur peut rechercher et ajouter des articles sur la base des articles du fournisseur.
• Clé fiscale – identifiant de la clé fiscale, s’il a pu être déterminé à partir de la facture fournisseur électronique. Si nécessaire, on peut modifier la clé fiscale à utiliser lors de la création d’une position de facture fournisseur . En cas de modification de l’identifiant de l’article, il faut prêter attention à la valeur définie dans le champ du paramètre d’affectation de la clé fiscale et à toute modification de l’affectation.

• Quantité totale – la valeur par défaut est la quantité totale provenant de la facture électronique. Si nécessaire, vous pouvez modifier la quantité totale à récupérer lors de la génération des postes de la facture fournisseur . Il faut noter que l’attribution d’un article de décompte entraînera automatiquement l’insertion de la valeur zéro (0) pour la quantité totale.
• Unité – cette colonne contient l’unité extraite de la facture électronique. Cette unité et l’unité de base de l’article attribué doivent être identiques. Selon le paramètre Autoriser modification des unités, il est possible de modifier l’unité.
• Montant net – cette colonne contient le montant net extrait de la facture électronique.
• Distribution – si l’article a un article de facturation attribué, la valeur par défaut dans cette colonne est la distribution conformément aux paramètres de l’en-tête.
• Statut – cette colonne contient les statuts et informations suivants :
  • Informations sur l’article indiquant si l’identifiant de l’article a été inclus dans le document externe
  • Statut de référence aux documents avec des informations sur les références existantes ou non requises
  • Marquage Ensemble, indiquant l’affectation de l’ensemble
  • Informations sur l’affectation automatique ou manuelle de l’article
  • Marquage Article de compensation, indiquant l’affectation de l’article de compensation
  • Refus d’affectation si l’affectation de l’article serait possible, mais impossible en raison des paramètres de recherche de référence aux documents dans l’en-tête

• Ne pas importer (case à cocher) – détermine si l’article doit être inclus dans la facture fournisseur générée en tant qu’article du document. Cette fonction est particulièrement utile pour les kits, car des articles détaillés seront automatiquement créés dans la facture fournisseur générée si le système établit une référence à la réception des marchandises ou à la commande d’achat. Si l’importation incluait également les composants du kit, ceux-ci seraient alors enregistrés deux fois sur la facture fournisseur .
• Position de pièce justificative externe – cette colonne contient le numéro de position de la pièce justificative externe
• Numéro d’article fournisseur – numéro d’article du fournisseur figurant sur la facture électronique. Ce numéro est utilisé pour rechercher l’article propre dans la base OLTP. Si aucun numéro d’article du fournisseur n’est attribué à l’article propre, le numéro d’article du fournisseur est utilisé lors de la génération des données de base de l’article pour le fournisseur.
• Clé fiscale (convertie) – cette colonne contient la clé fiscale récupéré dans la facture électronique. Il est déterminé par l’application Conversion des e-factures Comarch sur la base du taux d’imposition et d’autres données.
• Quantité totale (pièce justificative externe) – cette colonne contient la quantité totale extraite de la facture électronique reçue.
• Désignation article fournisseur – référence du numéro d’article du fournisseur figurant sur la facture électronique. Si aucune référence d’article du fournisseur n’est attribuée à un article propre, la référence de l’article du fournisseur est attribuée.
• Montant net pour assortiment (calculé) – en cas d’attribution d’un assortiment, la colonne affiche le montant net calculé pour l’ensemble si la valeur zéro (0) est indiquée pour le montant net de cet article. Il s’agit généralement d’un article de base, tandis que les montants nets sont indiqués pour les articles détaillés.Pour calculer le montant net du lot, il faut d’abord marquer les positions des composants du lot, situées sous le lot, comme non importables. Pour ce faire, utilisez le bouton d’action [Sélectionner positions détaillées d’assortiments comme non soumises à l’importation]. Après avoir marqué les positions correspondantes des composants, on peut calculer les montants nets en effectuant l’action : [Calculer le montant net de l’ensemble].

• Identifiant propre de l’article sur la facture – si l’identifiant propre de l’article figure sur la facture fournisseur du fournisseur (par exemple, recopié de la commande d’achat), il est affiché dans cette colonne.
• Information – si la colonne Identifiant propre de l’article sur la facture contient un article qui ne fait pas partie des articles achetés par l’organisation d’achat concernée, une information correspondante apparaît dans cette colonne.
• Origine du compte – l’origine du compte est déterminée automatiquement lors de la vérification pour l’importation. L’origine du compte peut également être saisie manuellement.
• Compte – le compte est déterminé automatiquement lors de la vérification pour l’importation. Si l’origine du compte a été saisie manuellement par l’utilisateur, le compte peut alors être défini en fonction de l’origine du compte définie.
• Partenaire de livraison associé – si la clé fiscale de l’article a été déterminée automatiquement, l’identifiant du partenaire de livraison utilisé est affiché dans la colonne. Si le type Facture fournisseurs sans relation justificative est défini pour la facture fournisseur , le partenaire de livraison utilisé sera repris pour les postes de la facture fournisseur . Il est possible de modifier le partenaire de livraison utilisé. Veuillez noter qu’en cas d’attribution automatique de la clé fiscale et de modification de l’article par l’utilisateur, le partenaire de livraison sera supprimé et redéfini en fonction des données de base de l’article.

Barre d’outils pour le tableau des postes

La barre d’outils pour le tableau des éléments contient les boutons d’action suivants :

• Action [Génération des données de base pour l’article sélectionné dans la vue Fournisseurs et pour l’article fournisseur]

Cette action permet de créer les données de base pour l’article du fournisseur indiqué dans la position de la facture pour l’organisation d’achat et le fournisseur correspondants. En l’absence de fournisseur, les données de base de l’article sont générées pour l’émetteur de la facture.

Pour modifier les données de base de l’article, il faut passer à l’application Articles à l’aide de l’action : [Aller à l’application Articles, vue Fournisseurs]

• Action [Aller à l’application Articles, vue Fournisseurs]

Bouton d’action ouvrant l’application Articles, vue Fournisseur. L’utilisateur est redirigé vers les données de l’article du fournisseur pour la position de facture sélectionnée.

Actions de l’application

Dans l’application e-Factures, il est possible d’effectuer les actions décrites dans les chapitres suivants : e-Factures fournisseur

• Utiliser données converties
• Supprimer les données converties
• Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur
• Générer données de base de l’article pour fournisseur
• Modifier le signe principal
• Calculer le montant net pour assortiments
• Vérifier les attributions des cleés fiscales
• Sélectionner positions détaillées d’assortiments comme non soumises à l’importation
• Supprimer les marquers Ne pas importer
• Autoriser l’importation/Annuler l’autorisation pour l’importation
• Valider avant l’importation
• Importer les données et générer une facture fournisseur

Utiliser données converties

Cette action permet de télécharger les données converties de la facture électronique reçue vers l’application Factures électroniques d’achat et de les rendre disponibles pour modification. L’action est exécutée automatiquement lors de l’ouverture de la facture électronique.

Si l’utilisateur a modifié les données, mais souhaite les supprimer à nouveau, il peut exécuter l’action [Supprimer les données converties], puis relire les données de la facture fournisseur convertie à l’aide de l’action [Utiliser données converties].

Supprimer les données converties

Cette action supprime toutes les données de la facture électronique ouverte, y compris toutes les modifications enregistrées pour les articles ou les paramètres de base pour l’importation des factures électroniques.

Si des données de base ont déjà été créées pour les articles du fournisseur, elles sont conservées et peuvent être modifiées ou supprimées si nécessaire dans l’application Articles.

L’action [ Utiliser données converties] rouvre la facture électronique d’achat et récupère les données converties de la facture d’origine.

Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur

L’action recherche les articles correspondant aux articles du fournisseur. Cela ne concerne que les articles pour lesquels aucun article n’a été spécifié ou auxquels un pseudo-article a été attribué. La recherche tient compte de l’organisation d’achat, du fournisseur et, le cas échéant, de l’émetteur de la facture. Les critères de recherche relatifs aux références aux documents sont également pris en compte. Il est donc possible qu’un article correspondant soit trouvé, mais qu’il ne soit pas ajouté.

Générer données de base de l’article pour fournisseur

Cette action sert à créer les données de base pour l’article du fournisseur indiqué dans la position de la facture pour l’organisation d’achat et le fournisseur correspondants. Les données de base sont créées pour toutes les positions de la facture auxquelles des articles ont été affectés. En l’absence de fournisseur, les données de base de l’article sont générées pour l’émetteur de la facture.

Pour modifier les données de base d’un article, accédez à l’application Articles, par exemple à l’aide de l’action [Aller à l’application Articles, vue Fournisseurs], disponible dans la barre d’outils de la table des postes.

Modifier le signe principal

Cette action modifie le signe du montant brut. En même temps, les montants nets des postes et les montants invisibles de la taxe sont corrigés.

Cette action est particulièrement utile dans le cas des factures d’achat transmises qui constituent une note de crédit et sur lesquelles un signe positif apparaît après leur émission. (Exemple : factures FatturaPA de type TD04). Les factures d’achat générées qui sont des notes de crédit doivent avoir des montants bruts avec un signe moins.

Le statut Changement de signe +/- dans l’en-tête indique le changement de signe principal.

Calculer le montant net pour assortiments

Cette action sert à déterminer les positions contenant des ensembles et un montant net nul (0) afin de calculer le montant net sur la base des positions associées aux composants de l’ensemble détaillés ci-dessous dans le tableau des positions. Les positions contenant des composants de l’ensemble doivent être préalablement marquées comme non importables. Pour ce faire, il faut effectuer l’action suivante : [Sélectionner positions détaillées d’assortiments comme non soumises à l’importation]

Le montant net calculé apparaîtra dans la colonne : Montant net pour l’ensemble (calculé)

Vérifier les attributions des cleés fiscales

Cette action sert à vérifier si les clés fiscales attribuées dans la facture électronique correspondent aux clés fiscales existantes dans la base de données OLTP. Toutes les positions qui remplissent les conditions suivantes sont soumises à vérification :

• L’identifiant de l’article existe dans la base de données OLTP.
• Le statut de l’article autorise l’importation.

La vérification des clés fiscales n’est pas affectée par le paramètre défini dans le champ Paramètres d’attribution de la clé fiscale.

Sélectionner positions détaillées d’assortiments comme non soumises à l’importation

Après avoir lancé cette action, le système identifie toutes les positions détaillées existantes pour les ensembles attribués en tant que composants de l’ensemble et les marque comme non importables. Cela permet d’éviter la duplication des positions détaillées sur la facture fournisseur générée.

Après avoir exécuté l’action, vérifiez toujours les cases cochées automatiquement dans la colonne Ne pas importer.

Supprimer les marquers Ne pas importer

Cette action désactive toutes les cases cochées dans la colonne Ne pas importer. Ainsi, lors de la création d’une facture fournisseur , tous les articles seront générés en tant qu’articles de facture fournisseur .

Autoriser l’importation/Annuler l’autorisation pour l’importation

Avec cette action, l’utilisateur autorise l’importation de la facture électronique afin que l’action d’importation puisse être lancée ou empêche l’importation afin que le traitement de la facture électronique puisse se poursuivre.
La mise à disposition pour l’importation ne vérifie pas la facture électronique d’achat. La vérification n’a lieu que lors du processus d’importation.

Valider avant l’importation

Cette action sert à vérifier les données de la facture électronique afin de garantir une importation correcte. Si les données sont correctes, la facture électronique reçoit le statut Mise à disposition pour l’importation et l’utilisateur peut effectuer l’action Importer les données et générer une facture fournisseur. Pour vérifier la facture fournisseur générée, ce n’est pas le schéma de numérotation du type de facture fournisseur qui est utilisé, mais le schéma de numérotation défini dans le champ Plage de numérateurs pour validation d’importation dans l’application Paramètres de base, fonction Comarch e-Facture.

Importer les données et générer une facture fournisseur

Cette action permet à l’utilisateur d’importer les données d’une facture électronique, puis le système ERP génère une facture fournisseur sur cette base, conformément au type de facture défini.

Une fois les données importées, le numéro d’identification de la facture fournisseur générée apparaît dans le champ Facture fournisseur. Ce numéro peut être ouvert pour modification dans l’application Factures fournisseur.

Si la facture fournisseur générée est de type Facture fournisseurs sans relation justificative et que l’identifiant du partenaire de livraison diffère de celui de l’émetteur de la facture, l’identifiant du partenaire est importé à partir de l’attribut deliverySupplierPartner, qui se trouve dans le fichier d’importation pour l’entrée de la facture entrante. Pour les autres types de factures d’achat, cet attribut est ignoré.

Statut et modification du statut

Une facture électronique ouverte peut avoir les statuts suivants :

Pour l’en-tête :

• Statut général
• Statut du signe principal

Pour les éléments :

• Informations sur l’article
• Statut de référence aux pièces justificatives
• Informations sur l’assortiment
• Statut d’attribution de l’article
• Informations sur l’article de compensation
• Statut de rejet de l’attributionde l’article

Statuts d’en-tête

Statuts disponibles dans l’en-tête de la facture électronique :

Statuts des éléments

Différentes informations et différents statuts peuvent être affichés pour les éléments. Ceux-ci sont décrits dans les sections suivantes :

• Informations sur l’article
• Statut des références aux documents
• Informations sur l’assortiment
• Statut de l’attribution de l’article
• Informations sur l’article de consignation
• Statut de l’attribution rejetée de l’article

Informations sur l’article

• Informations sur l’article : non-défini – l’article ne contient aucune information sur l’article.
• Informations sur l’article : pseudo-article – un pseudo-article qui n’est pas un article acheté a été attribué à la position. L’attribution automatique d’un pseudo-article a toujours lieu lorsque, pour une clé fiscale donné, un pseudo-article est défini dans le processus de conversion et que, sur la facture fournisseur reçue, la référence du fournisseur est trouvée à la place du numéro d’article du fournisseur.
• Informations sur l’article : article fournisseur de pièce justificative externe – si l’identifiant propre de l’article figure sur la facture fournisseur du fournisseur (par exemple, recopié à partir de la commande d’achat), il est alors converti et attribué à la position. L’attribution de cet article acheté à partir d’un document externe est affichée avec cette information.
• Informations sur l’article : article d’achat incorrect – un article qui n’est pas un article d’achat dans l’organisation d’achat concernée ou qui n’existe pas dans le système ERP (numéro d’identification inconnu) a été attribué à la position.

Statut des références aux pièces justificatives

La référence aux documents est vérifiée sur la base des données fournies et est conservée même lors d’une nouvelle recherche de références selon des critères de recherche modifiés. Ainsi, une référence aux documents une fois établie est conservée même si aucune référence existante ne peut être trouvée sur la base des critères de recherche modifiés.

Les données suivantes sont utilisées pour déterminer les références aux documents :

• Type de facture fournisseur
• Paramètres dans l’onglet Critères de recherche de la référence à la pièce justificative

Descriptions des statuts :

• Référence à la pièce justificative : pas de vérification – pas de données permettant de déterminer la référence aux documents. En général, les données relatives à l’affectation de l’article sont manquantes.
• Référence à la pièce justificative : existe – sur la base des données de la position de la facture (article, fournisseur, organisation d’achat, type de facture fournisseur ), le système ERP a recherché la position correspondante dans la réception de marchandises ou dans la commande d’achat.Lors de la recherche, le système tient compte des paramètres définis sous l’onglet Critères de recherche de la référence à la pièce justificative. La référence aux documents est également recherchée lorsque le type de facture fournisseur spécifié nécessite une référence aux documents et que la valeur Article d’achat est définie pour la recherche d’un article.
• Référence à la pièce justificative : non requise – un article de décompte a été attribué à la position ou le type de facture fournisseur défini ne nécessite pas de référence aux documents.
• Référence à la pièce justificative : non-défini– sur la base des données de la position de la facture (article, fournisseur, organisation d’achat, type de facture fournisseur), aucune position correspondante n’a pu être trouvée dans la réception de marchandises ou dans la commande d’achat. Lors de la recherche, le système tient compte des paramètres définis sous l’onglet Critères de recherche de la référence à la pièce justificative.

Informations sur l’assortiment

Les articles auxquels un article de type ensemble a été attribué sont signalés par une icône supplémentaire. Cette information permet de vérifier rapidement les articles détaillés associés à l’ensemble.

• Assortiment – cette information concerne les articles auxquels un article de type ensemble a été attribué. Dans les autres cas, ce symbole de statut n’est pas visible.

Statut de l’attribution de l’article

Le statut de l’attribution d’un article indique si les données de base d’un article fournisseur associé existent pour cet article et comment cet article a été affecté. Le statut tient compte du fournisseur qui a été spécifié lors de la recherche.

Description détaillée des statuts :

• Attribution d’articles : Non-défini – aucun article n’a été attribué à la position.
• Attribution d’articles – automatique : sur la base du fournisseur et de l’article du fournisseur indiqués, le système ERP a recherché et ajouté l’article correspondant à l’aide de l’action [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur]. En l’absence de données sur le fournisseur, le système prend en compte les données de l’émetteur de la facture lors de la recherche.
• Attribution d’article : Pas d’attribution d’article/de fournisseur – sur la base du fournisseur et de l’article du fournisseur indiqués, le système ERP n’a pas trouvé d’article correspondant à l’aide de l’action [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur].En l’absence de données sur le fournisseur, le système prendra en compte les données de l’émetteur de la facture lors de la recherche. L’émetteur de la facture ne dispose pas non plus d’une attribution d’article/fournisseur d’article.
• Attribution d’articles – manuel – l’article a été ajouté à la position par l’utilisateur.

Informations sur l’article de consignation

Indique si l’article attribué est un article de consignation.

• Article de consignation : non – aucun article n’est attribué ou l’article attribué n’est pas un article de consignation.
• Article de consignation : oui – l’article attribué est un article de consignation.

Statut de l’attribution rejetée de l’article

Si l’article a été trouvé à partir d’un article fournisseur et d’un fournisseur à l’aide de l’action [Rechercher et ajouter un article à l’article fournisseur], il sera ajouté à la position de la facture si l’un des statuts de référence de document suivants s’applique également :

• Référence à la pièce justificative : non requise ou Référence à la pièce justificative : pas de vérification

C’est toujours le cas lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• concerne un article de décompte
• le type de facture fournisseur spécifié est défini sur Facture fournisseurs sans relation justificative
• la valeur Article d’achat est définie pour la recherche d’articles
• Référence à la pièce justificative : existe

En tenant compte des données spécifiées dans les critères de recherche

Dans tous les cas, l’article d’achat trouvé ne sera pas ajouté et l’affectation sera rejetée.

• L’article a été déterminé sur la base de l’article du fournisseur, mais n’a pas été ajouté en raison des critères de recherche de référence aux documents – sur la base du fournisseur et de l’article du fournisseur indiqués, le système ERP a recherché l’article d’achat correspondant à l’aide de l’action [Rechercher et ajouter l’article à l’article fournisseur]. L’article ne sera pas ajouté car la référence requise aux documents n’a pas pu être établie sur la base des critères de recherche de référence définis.
• L’article a été trouvé sur la base de son propre numéro d’identification sur la facture, mais n’a pas été ajouté en raison des critères de recherche de référence aux documents – sur la base du numéro d’identification de l’article figurant sur la facture électronique, le système ERP a recherché l’article d’achat correspondant à l’aide de l’action [Rechercher et ajouter l’article à l’article fournisseur]. L’article ne sera pas ajouté car la référence requise aux documents n’a pas pu être établie sur la base des critères de recherche de référence définis.

Paramètres de base

Pour l’application e-Factures fournisseur, les paramètres suivants sont disponibles dans la fonction e-Facture Comarch des Paramètres de base :

Domaine Facture fournisseur

• Type de document pour la facture électronique fournisseur – type de document pour l’enregistrement des factures électroniques provenant de e-Faktura Comarch dans la gestion des documents. Une fois les données converties importées avec succès, la facture électronique reçue (en utilisant ce type) est attribuée à la facture fournisseur dans le système ERP et, selon le format, également aux factures électroniques lisibles.
• Distribution – dans ce champ, il faut définir la valeur par défaut pour les e-factures qui contiennent des articles avec un article de compensation. Ce paramètre s’applique aux critères de distribution. Valeurs disponibles :
  • Quantité
  • Valeur
  • Poids
  • Volume
  • Autre facteur
• Origine du type de paiement – le type de paiement est déterminé dès la conversion de la facture électronique. Le type de paiement peut également être défini pour l’émetteur de la facture dans la vue Comptabilité. Il faut indiquer dans ce champ d’où le système ERP doit récupérer le type de paiement. Valeurs disponibles :
  • Pièce justificative externe préférée
  • Partenaire préféré
  • Partenaire
• Schéma de numérotation pour la vérification de l’importation – dans ce champ, il faut attribuer le schéma de numérotation de type Factures fournisseur qui doit être utilisé pour le contrôle de l’importation. Le schéma de numérotation défini dans ce champ est récupéré par le système afin de déterminer et d’attribuer automatiquement un numéro à la facture fournisseur potentielle générée. Des schémas de numérotation distincts évitent de surcharger les schémas de numérotation pour le type de facture fournisseur . De cette manière, le schéma de numérotation pour le type de facture fournisseur sera utilisé lors de la génération effective de la facture fournisseur .

Domaine Critères de recherche de la référence à la pièce justificative

Dans l’aide à la saisie des valeurs, les données suivantes sont utilisées comme critères de recherche :

• Paramètres de recherche d’article – dans ce champ, il convient de définir la recherche lors de la recherche d’articles d’achat dans l’application e-Factures fournisseur afin de les affecter à des positions de factures d’achat électroniques et d’établir une référence aux documents. Valeurs disponibles :
  • Articles achetés
  • Positions de la commande d’achat
  • Positions entrée de marchandises
• Statut général de la commande d’achat – dans ce champ, il convient de définir le statut général de la commande d’achat comme critère de recherche par défaut lors de la recherche d’articles d’achat dans l’application e-Factures fournisseur afin de les attribuer aux positions de la facture électronique d’achat et d’établir une référence aux documents. Valeurs disponibles :
  • En cours de traitement
  • Exempté
  • Bloqué
  • Terminé

• Statut de fournisseur de la commande d’achat : dans ce champ,il convient de définir le statut de livraison de la commande d’achat comme critère de recherche par défaut lors de la recherche d’articles d’achat dans l’application e-Factures d’achat afin de les affecter à des positions de la facture électronique d’achat et d’établir une référence aux documents. Valeurs disponibles :
  • Non livré
  • Partiellement livré
  • Entièrement livré
• Statut de facturation de la commande d’achat – dans ce champ, il convient de définir le statut de facturation de la commande d’achat comme critère de recherche par défaut lors de la recherche d’articles d’achat dans l’application e-Factures fournisseur afin de les affecter à des positions de facture fournisseur électronique et d’établir une référence aux documents. Valeurs disponibles :
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé
• Statut de facturation entrée des marchandises – dans ce champ, il convient de définir le statut de réception des marchandises comme critère de recherche par défaut lors de la recherche d’articles d’achat dans l’application e-Factures fournisseur, à l’aide de la fonction de recherche des positions de réception des marchandises, afin de les attribuer aux positions de la facture électronique d’achat et d’établir une référence aux documents.Valeurs disponibles :
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé

Unités métier

Pour l’application e-Factures fournisseur, l’unité métier indiquée ci-dessous est importante pour l’attribution des autorisations, la création de définitions d’actions ou l’importation/exportation de données.

e-Facture

com.sem.ext.app.einvoice.obj.Invoice

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à l’aide de rôles d’autorisation ou par le biais d’une affectation à une organisation. Pour plus de détails, voir l’article Autorisations.

Fonctions spéciales

Aucune fonction spéciale n’est disponible pour l’application e-Factures fournisseur.

Affectations d’organisations

Les structures organisationnelles servent à gérer la visibilité, l’utilisation et la modification des données. Pour cela, il convient d’activer la fonction Autorisations liées au contenu dans l’application Paramètres de base.

L’application ne sera disponible dans le menu utilisateur que si celui-ci est affecté à une organisation rattachée à au moins l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achats
• Entreprise principale

Pour qu’un utilisateur puisse ouvrir une facture électronique ou modifier les données qu’elle contient, il doit appartenir à l’une des organisations répertoriées dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs. En outre, ce type de facture fournisseur doit être défini comme type de facture dans le processus de conversion des factures. Il s’agit du type de facture fournisseur indiqué par défaut pour la conversion des factures. Si aucun type n’est spécifié, les autorisations ne seront pas vérifiées et la facture électronique ne pourra pas être modifiée.

Veuillez également noter que la vérification des autorisations pour générer des factures d’achat est basée sur le type de facture fournisseur défini pour la génération des factures d’achat.

De plus amples informations sur le tableau Autorisations et une liste détaillée des autorisations relatives au contenu se trouvent dans le document Autorisations relatives au contenu.

Particularités

Il n’existe aucune particularité pour l’application e-Factures fournisseur.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application e-Factures fournisseur n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.