Aperçu des sujets

La présente documentation décrit les instructions liées à l’application Factures fournisseurs dans la vue Factures de prélèvement d’articles en consignation. Les instructions contiennent des consignes, par exemple sur la manière de saisir ou de modifier une facture de consignation. Les conditions préalables possibles et les effets sont également indiqués.

La description de la vue Factures de prélèvement d’articles en consignation de l’application Factures fournisseurs, qui contient également les descriptions des champs et des actions, est disponible dans la documentation Factures de prélèvement d’articles en consignation.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs ont été décrits dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseurs

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseur] permet de modifier le taux de change et la date de la facture saisie. Cette action a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseurs

L’action [Emettre la facture fournisseurs] permet d’émettre le document de la facture fournisseurs. Cette action a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Enregistrement de la facture fournisseurs

L’action [Enregistrer factures fournisseurs] peut être utilisée afin de comptabiliser la factures de prélèvement d’articles en consignation et de clôturer ainsi le processus d’achat dans le cadre de l’achat auprès du fournisseur.

Conditions préalables

Afin de pouvoir comptabiliser la Factures de prélèvement d’articles en consignation :

• Toutes les positions de facture sont affectées aux positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation. Les quantités et les montants nets des positions de facture doivent être entièrement affectés aux positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation.
• Les coûts supplémentaires doivent être affectés manuellement aux données de comptabilité analytique avant la comptabilisation. Lors de la comptabilisation des Factures de prélèvement d’articles en consignation, les coûts supplémentaires saisis ne sont pas affectés automatiquement aux données de comptabilité analytique saisies pour les positions de facture, le cas échéant.
• La somme des montants nets et des taxes est égale au montant brut du document externe saisi dans l’en-tête de l’application. Cela peut être identifié par le fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.
• Si la valorisation des stocks est activée pour la clé de comptabilisation enregistrée pour le type de facture fournisseurs, la période de comptabilisation correspondant à la date de la facture doit exister et avoir le statut ouvert.

Instructions

Afin de comptabiliser la factures de prélèvement d’articles en consignation, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la factures de prélèvement d’articles en consignation saisie à comptabiliser.
3. Sélectionner l’action [Enregistrer factures fournisseurs] dans la barre d’outils standard sous le bouton [Exécuter]. Le système vérifie si la facture fournisseurs peut être comptabilisée. Si la facture peut être comptabilisée, une boîte de dialogue s’affiche, dans laquelle des paramètres de traitement en arrière-plan peuvent être saisis.
4. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système comptabilise la facture fournisseurs. Le statut de la facture fournisseurs est modifié en Réalisé. À partir de ce moment, les données de cette facture fournisseurs ne peuvent plus être modifiées. Si nécessaire, la facture fournisseurs peut être annulée.

Effets

Suite à l’exécution de l’action :

• Une comptabilisation de correction est potentiellement générée pour chaque prélèvement en consignation.
• La quantité facturée est reportée sur la position affectée de l’avis de prélèvement d’articles en consignation et sur le prélèvement lié. Pour chaque position affectée de l’avis de prélèvement d’articles en consignation, le système recherche les prélèvements liés qui n’ont pas été entièrement facturés, jusqu’à atteindre la quantité d’affectation.
• En premier lieu, le système recherche les prélèvements en consignation avec une quantité négative.
• Le statut des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation et des prélèvements liés est mis à jour.
• Un numéro de comptabilisation est affecté. Si un schéma de numérotation de comptabilisation a été défini dans le type de facture fournisseurs, le numéro de comptabilisation est généré à partir de ce schéma de numérotation. Dans le cas contraire, le numéro du document est utilisé comme numéro de comptabilisation.

Annulation de la facture fournisseurs

L’action [Annuler la facture fournisseurs] peut être utilisée afin d’annuler une facture déjà comptabilisée. Les positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation affectées aux positions de facture sont à nouveau libérées et peuvent être utilisées pour une nouvelle facturation. Le statut de facturation des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation est mis à jour en conséquence.

Conditions préalables

La factures de prélèvement d’articles en consignation a été comptabilisée et les positions d’avis de prélèvement d’articles en consignation qui y sont affectées n’ont pas été réorganisées.

Instructions

Afin d’annuler la factures de prélèvement d’articles en consignation, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la factures de prélèvement d’articles en consignation déjà comptabilisée à annuler.
3. Sélectionner l’action [Annuler la facture fournisseurs] disponible dans la barre d’outils standard sous le bouton [Exécuter]. Le système vérifie si la facture peut être annulée. Si la facture ne peut pas être annulée, un message est affiché. Si la facture peut être annulée, une boîte de dialogue s’ouvre.
4. Saisir la date du document d’annulation dans la boîte de dialogue.
5. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système génère une facture d’annulation qui annule la factures de prélèvement d’articles en consignation d’origine.

Effets

Lors de l’annulation au moyen de l’action [Annuler la facture fournisseurs]. le système génère un document de compensation qui annule la factures de prélèvement d’articles en consignation d’origine. À l’instar d’une image miroir, le document de compensation est une nouvelle factures de prélèvement d’articles en consignation identique à l’originale, mais avec un signe inversé pour les quantités et les montants.

Toutes les mises à jour de statut et de quantités sont effectuées dans le sens inverse. Si nécessaire, le système crée également une écriture de correction pour l’écriture de stock déjà créée, laquelle annule les enregistrements de comptabilisation de la factures de prélèvement d’articles en consignation comptabilisée. Ainsi, les documents d’origine et d’annulation s’équilibrent mutuellement. Les deux documents reçoivent le statut Annulé.

Si l’annulation de la factures de prélèvement d’articles en consignation échoue en raison de données incorrectes et que la facture fournisseurs obtient le statut Incorrect, l’action Annuler la facture fournisseurs peut être exécutée à nouveau après correction des données incorrectes.

Vérification de la facture fournisseurs

L’action [Vérifer la facture fournisseurs] n’est pas disponible pour les factures de prélèvement d’articles en consignation.

Création d’une correction de facture fournisseurs

L’action [Créer une correction de facture fournisseurs] n’est pas disponible pour les factures de prélèvement d’articles en consignation.

Édition des données fiscales

L’action [Modifier/Ne pas modifier données fiscales] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Liaison automatique des positions sélectionnées ou de toutes les positions avec une position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation (tableau des positions)

L’action [Insérer positions automatiquement et les relier à la position de déclaration de prélèvement d’article…] peut être utilisée afin que le système affecte automatiquement des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation aux positions de facture saisies manuellement.

Conditions préalables

L’en-tête de la factures de prélèvement d’articles en consignation et au moins une position de facture à lier maintenant à au moins une position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation ont été saisis et enregistrés manuellement.

Instructions

Afin de lier des positions à une position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la factures de prélèvement d’articles en consignation avec laquelle des positions doivent être liées.
3. Si nécessaire, sélectionner une ou plusieurs positions de facture. Si aucune position n’est sélectionnée, l’opération est exécutée pour toutes les positions qui ne sont pas encore entièrement affectées.
4. Sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et les relier à la position de déclaration de prélèvement d’article…] disponible sous le bouton [Sélectionner action] dans le tableau des positions. Pour chaque position de facture, le système détermine automatiquement les positions correspondantes de l’avis de prélèvement d’articles en consignation qui n’ont pas encore été facturées et les lie à la position de facture jusqu’à atteindre leur valeur nette. Les données des positions d’avis de prélèvement liées sont ajoutées comme positions détaillées sous la position de facture. Le statut de facturation des positions liées de l’avis de prélèvement est mis à jour.
5. Si nécessaire, modifier les données dans la liste du tableau, par exemple modifier les montants.
6. Enregistrer la factures de prélèvement d’articles en consignation. Une fois toutes les positions de facture entièrement affectées, la Factures de prélèvement d’articles en consignation peut être comptabilisée.

Détermination et affectation des positions de l’avis de prélèvement

Le système détermine automatiquement les positions possibles des avis de prélèvement d’articles en consignation, puis les affecte conformément à un algorithme défini. Le système procède comme suit :

• Le système vérifie d’abord si un numéro d’avis de prélèvement a été spécifié dans l’en-tête de la facture de prélèvement d’articles en consignation. Si tel est le cas, ce numéro est utilisé comme valeur par défaut pour l’affectation.
• Le système recherche toutes les positions des avis de prélèvement qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’émetteur de la facture est identique à l’émetteur de la facture de prélèvement d’articles en consignation.
  • La devise de la facture est identique à la devise de l’avis de prélèvement d’articles en consignation.
  • L’article de la position de facture est l’article de la position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation.
  • Le statut de facturation de la position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation est non facturé ou partiellement facturé.
  • Le destinataire de la facture de l’avis de prélèvement est identique à l’organisation d’achat de la facture de prélèvement d’articles en consignation.
• Les positions trouvées de l’avis de prélèvement d’articles en consignation avec le statut Non facturé et Partiellement facturé sont triées par ordre croissant selon la date de l’avis de prélèvement, le numéro de prélèvement et le numéro de position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation.
• La quantité restant à facturer est déterminée pour chaque position de l’avis de prélèvement d’articles en consignation. Si elle est supérieure à 0, la position correspondante de l’avis de prélèvement est affectée.
• La recherche des positions de l’avis de prélèvement est poursuivie jusqu’à atteindre ou dépasser la quantité de la position de facturation, ou jusqu’à ce qu’aucune autre position de l’avis de prélèvement ne soit trouvée.

La procédure décrite est exécutée successivement pour toutes les positions ou pour les positions sélectionnées.

Suite à l’affectation automatique, les positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation affectées aux positions de facture sont affichées dans la liste des positions. Si la date d’échéance ou le type de paiement de la facture ne correspondent pas aux positions affectées de l’avis de prélèvement, un message correspondant est affiché.

Liaison manuelle des positions sélectionnées avec des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation (tableau des positions)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée à la position de déclaration de prélèvement…] peut être utilisée afin de rechercher des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation et de les affecter aux positions de facture saisies manuellement.

Après l’exécution de l’action, une boîte de dialogue permettant de sélectionner des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation est ouverte. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures de prélèvement d’articles en consignation.

Conditions préalables

La facture de prélèvement d’articles en consignation et au moins une position de facture à lier maintenant à au moins une position de l’avis de prélèvement ont été saisies et enregistrées manuellement.

Instructions

Afin de lier manuellement les positions sélectionnées aux positions de l’avis de prélèvement, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture de prélèvement d’articles en consignation avec laquelle des positions doivent être liées,
3. Sélectionner les positions de facture.
4. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée à la position de déclaration de prélèvement…] disponible sous le bouton [Sélectionner action] dans la barre d’outils du tableau des positions. Suite à cette action, une boîte de dialogue est ouverte.
5. Saisir les critères de recherche que le système doit utiliser lors de la recherche des positions de l’avis de prélèvement qui ne sont pas encore entièrement vérifiées. Les fonctions de recherche Article et Émetteur de la facture sont reprises de la facture et ne peuvent pas être modifiées. Les positions de l’avis de prélèvement avec un autre Émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, cette partie facturante doit être saisie comme Émetteur de facture pour le fournisseur de la commande.
6. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin de rechercher les positions correspondantes de l’avis de prélèvement. Dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, les positions de l’avis de prélèvement qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer sont affichées.
7. Sélectionner les positions souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la ligne correspondante.
   Transférer les positions sélectionnées vers la facture de prélèvement d’articles en consignation. La boîte de dialogue est fermée. Les données des positions d’avis de prélèvement liées sont ajoutées comme positions détaillées sous la position de facture. Le statut de facturation des positions liées de l’avis de prélèvement est mis à jour.
8. Si nécessaire, modifier les données dans le tableau des positions, par exemple modifier les montants.
9. Enregistrer la facture de prélèvement d’articles en consignation.
   Une fois toutes les positions de facture entièrement affectées, la facture de prélèvement d’articles en consignation peut être comptabilisée.

Liaison automatique des positions sélectionnées avec des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation (tableau des positions)

L’action [Relier automatiquement les positions sélectionnées ou toutes les positions à la position de déclaration de prélèvement d’article] peut être utilisée afin que le système recherche des positions de l’avis de prélèvement non encore facturées et les reprenne comme nouvelles positions de facture. Les positions de facture ajoutées de cette manière sont déjà liées aux positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation.

Après l’exécution de l’action, la boîte de dialogue de sélection des positions de l’avis de prélèvement d’articles en consignation est ouverte. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures de prélèvement d’articles en consignation.

Conditions préalables

Une facture fournisseurs basée sur la facture de prélèvement d’articles en consignation a été saisie et enregistrée.

Instructions

Afin d’insérer automatiquement des positions dans la Factures de prélèvement d’articles en consignation, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture de prélèvement d’articles en consignation dans laquelle des positions doivent être insérées.
3. Sélectionner l’action [Relier automatiquement les positions sélectionnées ou toutes les positions à la position de déclaration de prélèvement d’article] disponible sous le bouton [Exécuter action] dans la barre d’outils du tableau des positions. Suite à cette action, une boîte de dialogue est ouverte.
4. Saisir les caractéristiques de recherche que le système doit utiliser lors de la recherche des positions de l’avis de prélèvement qui ne sont pas encore entièrement facturées. La fonction de recherche Émetteur de la facture est reprise de la facture et ne peut pas être modifiée. Les positions de l’avis de prélèvement avec un autre Émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, cette partie facturante doit être saisie comme Émetteur de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin de rechercher les positions correspondantes de l’avis de prélèvement. Dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, les positions de l’avis de prélèvement qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer sont affichées.
6. Sélectionner les positions souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la ligne correspondante.
7. Transférer les positions sélectionnées vers la facture de prélèvement d’articles en consignation. La boîte de dialogue est fermée. Les positions sélectionnées de l’avis de prélèvement d’articles en consignation sont reprises comme positions de facture. Les données des positions d’avis de prélèvement liées sont ajoutées comme positions détaillées sous la position de facture. Le statut de facturation des positions liées de l’avis de prélèvement est mis à jour.
8. Si nécessaire, modifier les données dans le tableau des positions, par exemple modifier les montants.
9. Enregistrer la facture de prélèvement d’articles en consignation. Si les autres positions de facture ont également été entièrement affectées, la facture de prélèvement d’articles en consignation peut être comptabilisée.

Ajout de données de comptabilité analytique (tableau des positions)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition de la base d’escompte (éditeur de positions)

L’action [Modifier/Ne pas modifier la base d’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de positions est utilisée afin de permettre l’édition du champ Base de calcul escompte.

Si l’action [Modifier/Ne pas modifier la base d’escompte] est active, le champ Base de calcul escompte peut être édité. Si l’action n’a pas été activée, le champ ne peut pas être édité manuellement.

Édition de la base de bonus (éditeur de positions)

L’action [Modifier/Ne pas modifier la base de bonus] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.