Aperçu des thèmes

Le présent article décrit les instructions générales d’utilisation de l’application Factures fournisseurs. Les instructions contiennent, entre autres, des indications relatives à la saisie ou à la modification des factures fournisseurs. Les conditions préalables et les effets possibles sont également présentés. Des instructions spécifiques pour le type de facture fournisseurs, la facture de coûts supplémentaires et d’autres factures fournisseurs sont décrites dans les articles correspondants.

Si le système est utilisé dans un environnement multi-sociétés, des factures fournisseurs sont également générées pour les règlements internes. Ces factures fournisseurs ont alors un type de facturation interne. Elles sont comptabilisées automatiquement immédiatement après leur création et ne peuvent donc pas être traitées. Les explications figurant dans le présent article se rapportent donc exclusivement aux factures fournisseurs externes. De plus amples informations concernant le fonctionnement multi-sociétés et les règlements internes se trouvent dans la documentation correspondante consacrée à ces thèmes.

Le terme facture fournisseurs est utilisé comme terme générique pour trois types spéciaux de factures : la facture fournisseurs, la facture de coûts supplémentaires, la Facture fournisseur sans relation justificative, ainsi que les corrections de factures fournisseurs et les factures de coûts supplémentaires liées à la distribution. De plus amples informations sur le traitement des factures fournisseurs de l’un de ces types se trouvent dans les articles Instructions : Facture fournisseurs, Instructions : Facture de coûts supplémentaires, Instructions : Facture fournisseur sans relation justificative.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient une liste des montants à payer pour des produits livrés ou restant à livrer. La facture fournisseurs est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de droits de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à une livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Actions standard

Les factures de coûts supplémentaires peuvent également être comptabilisées sans relation avec des commandes. Il est toutefois recommandé de créer également cette relation pour les factures de coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, les valeurs de stock ne seront pas corrigées. En revanche, les factures de coûts supplémentaires liées à la distribution ne peuvent pas être comptabilisées sans relation avec une réception de marchandises. Les factures fournisseurs sans relation justificative n’ont pas de relation avec des réceptions de marchandises ni avec des commandes d’achat.

Chaque position de facture fournisseurs doit avoir une relation avec au moins une position de commande. Pour ce faire, l’en-tête de la facture fournisseurs doit être saisi manuellement. Ensuite, les positions de facture peuvent être insérées à partir des positions de réception de marchandises ou de commande, ou les positions de facture peuvent être saisies manuellement et l’une des autres actions peut être utilisée afin d’affecter les positions de facture à des positions existantes de réception de marchandises ou de commande.

Le présent article décrit les processus généraux de saisie et de traitement des factures fournisseurs.

D’autres actions standard sont décrites dans les articles Actions générales liées au traitement des documents et Instructions : Applications de documents.

Saisie de l’en-tête d’une nouvelle facture fournisseurs

Conditions préalables

Au moins un type de facture fournisseurs est disponible et l’émetteur de facture requis est saisi comme partenaire avec le rôle Fournisseur.

Instructions

Afin de saisir un nouvel en-tête de facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture fournisseurs, Facture de coûts supplémentaires ou Facture fournisseur sans relation justificative.
3. Si le champ de sélection de l’organisation est disponible dans la barre d’outils du flux de travail, sélectionner l’organisation d’achat pour laquelle la facture fournisseurs doit être saisie.
4. Saisir le type de facture fournisseurs correspondant à la vue sélectionnée.
5. Sélectionner le bouton [Nouveau] dans la barre d’outils standard. Une nouvelle facture fournisseurs est automatiquement créée et affichée. Le numéro de facture fournisseurs est attribué par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de facture fournisseurs. Si une facture fournisseurs est déjà affichée, une nouvelle facture fournisseurs est créée avec le même type de facture fournisseurs à l’aide du bouton [Nouveau]. Si, outre le type, un numéro de facture fournisseurs déjà comptabilisée est saisi puis le bouton [Mettre à jour] est sélectionné, les données de cette facture sont affichées. Elles ne peuvent plus être modifiées.
6. Saisir l’émetteur de la facture ainsi que le numéro et la date de la facture fournisseur, conformément au numéro externe.
7. Saisir le montant brut et, le cas échéant, l’échéance de paiement conformément au document externe.
8. Le cas échéant, saisir d’autres données de l’en-tête de la facture fournisseurs. Les conditions de paiement et la forme de paiement peuvent être reprises comme valeurs par défaut à partir des données de base de l’émetteur de la facture et peuvent être modifiées.
9. Enregistrer l’en-tête de la facture fournisseurs.

Modification de l’en-tête de la facture fournisseurs

Les données de l’en-tête de la facture fournisseurs peuvent être modifiées tant que la facture n’a pas encore été comptabilisée. Après la comptabilisation, les données de la facture fournisseurs peuvent uniquement être consultées et ne peuvent plus être modifiées. Le type et le numéro de la facture fournisseurs ne peuvent en aucun cas être modifiés. Après la saisie ou la génération des positions de facture fournisseurs, l’émetteur de la facture ne peut plus être modifié. La devise de la facture fournisseurs est définie dans le champ Montant brut. Elle ne peut être modifiée que tant qu’aucune position n’existe encore.

Saisie manuelle des positions de facture fournisseurs

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs a été saisi.

Instructions

Afin de saisir manuellement une position de facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs déjà saisie ou en saisir une nouvelle. Les données de base de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Saisir les données des différentes positions de facture fournisseurs dans l’éditeur de positions : position, quantité totale et montant net. L’unité de base de l’article est ajoutée par le système comme unité de mesure par défaut.
4. Le cas échéant, saisir également le numéro de position de la facture du document externe dans le champ Position de pièce justificative externe.
5. Transférer les données de la position de facture fournisseurs dans le tableau des positions. Des informations détaillées concernant la modification des positions et leur transfert dans le tableau des positions se trouvent dans les instructions d’utilisation.
6. Enregistrer la facture fournisseurs.

Modification des positions de facture fournisseurs

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs a été saisi. Les positions de facture ont ensuite été créées à partir des positions de commande ou de réception de marchandises ou saisies manuellement et affectées, si nécessaire, à des positions de commande ou de réception de marchandises. Les données des positions de facture peuvent être modifiées avant la comptabilisation de la facture fournisseurs.

Modifications possibles

La facture fournisseurs peut être modifiée tant qu’elle n’a pas encore été comptabilisée. Après la comptabilisation, les données de la facture fournisseurs peuvent uniquement être consultées et ne peuvent plus être modifiées.

Dans le cas des positions de facture fournisseurs transférées d’une commande ou d’une réception de marchandises dans le tableau des positions, la position ne peut plus être modifiée. Ces positions peuvent uniquement être supprimées et, si nécessaire, saisies à nouveau.

Avant la comptabilisation, certaines données des positions de facture fournisseurs peuvent être ajoutées ou modifiées. La position ne peut plus être modifiée après la création de la position de facture à partir d’une position de commande ou de réception de marchandises, ni après le transfert d’une position de facture fournisseurs saisie manuellement de l’éditeur de positions vers le tableau des positions.

Les modifications suivantes sont possibles :

• Après la création d’une position de facture fournisseurs à partir d’une position de commande ou de réception de marchandises, le numéro de position du document externe peut être ajouté en le saisissant dans l’éditeur de positions.
• Des coûts supplémentaires peuvent être saisis comme positions et répartis sur d’autres positions de facture fournisseurs. De plus amples informations à ce sujet se trouvent dans la description de l’instruction Saisie des coûts supplémentaires dans la facture fournisseurs.
  
  
  Attention

  Les factures distinctes de coûts supplémentaires sont saisies dans une vue spécifique de l’application Factures fournisseurs. Cette vue est décrite dans un article séparé.
• D’autres positions de facture peuvent être créées à partir de positions de commande ou de réception de marchandises ou de nouvelles positions peuvent être saisies manuellement puis affectées.
• Les quantités et les montants des positions de facture fournisseurs peuvent être modifiés.
• Les quantités et montants des positions de commande ou de réception de marchandises affectées peuvent être modifiés manuellement. Les positions de facture peuvent également être supprimées ou réaffectées à des positions de commande ou de réception de marchandises. Ces opérations sont décrites plus en détail ci-dessous.

Modification manuelle des quantités et des montants

Si nécessaire, les champs suivants peuvent être modifiés manuellement :

• Les champs Quantité totale et Montant net des positions de facture fournisseurs peuvent être librement modifiés dans le tableau des positions et dans l’éditeur. Les montants nets de toutes les positions, additionnés aux montants de taxe (c’est-à-dire le montant brut calculé), doivent ensuite correspondre à la valeur brute saisie manuellement dans l’en-tête de la facture dans le champ Montant net. Le montant brut calculé est affiché dans l’onglet Taxes. Les totaux des montants de taxe calculés par le système peuvent, si nécessaire, être modifiés dans l’onglet Taxes de l’en-tête de la facture fournisseurs.
  
  
  Attention

  Cela est utile, par exemple, si la quantité ou le montant de la position de facture selon le document externe diffère des quantités et montants déterminés ou transférés par le système à partir de la réception de marchandises ou de la commande.
• La Quantité totale et les Montants nets des positions de commande affectées peuvent être modifiées. La somme des quantités et montants nets affectés doit être égale à la quantité ou au montant net de la position de facture. Si la position de facture a été affectée via une position de réception de marchandises, la quantité affectée à la position de commande doit être inférieure ou égale à la quantité ouverte de la position de réception de marchandises. Cette restriction s’applique uniquement aux positions de réception de marchandises. Elle n’est pas vérifiée pour les positions de commande.
  
  
  Attention

  La modification des quantités et des montants nets est utile, par exemple, lorsque plusieurs positions de commande ou de réception de marchandises sont affectées à une position de facture fournisseurs, mais que la répartition souhaitée diffère de celle déterminée par le système.

Autres possibilités de modification :

• L’affectation automatique ou manuelle des positions de facture peut être répétée aussi souvent que nécessaire, en utilisant les deux méthodes, jusqu’à ce que le montant net total soit entièrement affecté à la position de facture.
• Si nécessaire, le montant, la quantité ou l’affectation peuvent également être supprimés, puis l’affectation automatique ou manuelle peut être répétée. Après une modification manuelle ou une affectation des quantités et des montants, le montant net de chaque position de facture fournisseurs doit correspondre à la somme des montants nets des positions de réception de marchandises et de commande affectées. De même, la quantité facturée doit être égale à la somme des quantités de toutes les positions de réception de marchandises et de commande affectées. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs ne peut pas être comptabilisée.

Saisie des coûts supplémentaires dans la facture fournisseurs

Les coûts supplémentaires sont des coûts engagés en lien avec la livraison qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de fret, d’assurance ou de droits de douane.

Les coûts supplémentaires peuvent également être facturés sur une facture distincte de coûts supplémentaires. Celle-ci peut avoir un autre émetteur de facture. Une facture distincte de coûts supplémentaires est saisie dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs.

Si des coûts supplémentaires ont également été facturés dans la facture fournisseurs réelle, ils sont saisis manuellement comme positions de facture. Les coûts supplémentaires doivent ensuite être affectés aux positions de facture existantes, c’est-à-dire répartis sur les positions de commande affectées.

La base de calcul selon laquelle le système effectue la répartition peut être définie. Les coûts peuvent être répartis selon la quantité, la valeur, le poids, le volume ou tout autre facteur pouvant être saisi manuellement. De cette manière, les coûts supplémentaires peuvent être répartis en fonction de leur cause.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs a été saisi et enregistré. Au moins une position de facture fournisseurs a déjà été saisie.

Instructions

Afin de saisir des coûts supplémentaires dans une facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs dans la vue Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs existante ou en saisir une nouvelle. Les données de l’en-tête de la facture fournisseurs et les positions saisies sont affichées.
3. Saisir les coûts supplémentaires comme position dans l’éditeur de positions en indiquant la position et le montant net. Une seule position de règlement est autorisée comme position. Aucune quantité n’est saisie pour les positions de règlement.
4. Le cas échéant, saisir également le numéro de position de la facture du document externe.
5. Dans le champ Distribution, sélectionner la base de calcul requise pour la répartition des coûts supplémentaires. L’une des clés de répartition suivantes peut être sélectionnée : Quantité, Valeur, Poids, Volume ou Autre facteur, auquel cas la répartition doit ensuite être saisie manuellement dans le tableau des positions.
6. Transférer les données de la position de coûts supplémentaires dans le tableau des positions. Des informations détaillées concernant la modification des données de la position de coûts supplémentaires dans l’éditeur de positions et leur transfert dans le tableau des positions se trouvent dans les instructions d’utilisation. Lors du transfert dans le tableau des positions, le système calcule les parts en pourcentage et les montants concrets selon lesquels les coûts supplémentaires sont affectés aux autres positions de la facture fournisseurs sur la base de la clé de répartition sélectionnée. À cet effet, les positions doivent déjà être affectées à des positions de commande.
7. Si nécessaire, activer l’affichage des coûts supplémentaires en sélectionnant le bouton du même nom dans l’en-tête de la liste des positions. Toutes les positions de commande affectées sont affichées dans la ligne de la position de coûts supplémentaires avec leur part en pourcentage et le montant qui leur est affecté.
8. Si nécessaire, modifier la valeur en pourcentage de la répartition ou les montants répartis manuellement. La somme des valeurs en pourcentage doit être égale à 100 %. Il est également possible de modifier le montant absolu à affecter à cette position de règlement dans la colonne Montant net. Dans les deux cas, les autres valeurs sont calculées par le système, c’est-à-dire que, par exemple, si les montants ont été modifiés, les valeurs en pourcentage sont déterminées par le système lors de la vérification ou de l’enregistrement de la facture fournisseurs. Une autre clé de répartition peut également être sélectionnée et l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] peut être exécutée. Après une répartition manuelle des coûts supplémentaires, la somme des pourcentages doit être égale à 100 % ou la somme des montants nets répartis doit être égale au montant net des coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs ne peut pas être comptabilisée.
9. Enregistrer la facture fournisseurs.

Suppression des factures fournisseurs

Une facture fournisseurs peut être supprimée directement tant qu’elle n’a pas été comptabilisée. Les factures fournisseurs déjà comptabilisées ne peuvent pas être supprimées ; elles doivent être annulées.

Lors de l’annulation, le système génère un document de compensation qui annule la facture fournisseurs d’origine. Le document de compensation est le reflet miroir de la facture fournisseurs annulée : il est identique, mais avec des signes inversés pour les quantités et les montants.

Actions liées à l’application

Les actions spéciales suivantes sont disponibles dans l’application Factures fournisseurs dans la barre d’outils standard :

• [Modifier cours ou date facture fournisseurs]
• [Emettre une facture fournisseurs]
• [Vérifier la facture fournisseurs]
• [Enregistrer la facture fournisseurs]
• [Annuler la facture fournisseurs]
• [Créer facture fournisseurs de correction]

Si la modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur n’a pas pu être achevée avec succès, cette action reste disponible afin de corriger la facture fournisseurs.

Dans l’application Factures fournisseurs, l’action suivante est également disponible dans l’en-tête des factures fournisseurs, dans l’onglet Taxes, dans l’en-tête du tableau :

• [Modifier/ne pas modifier les données fiscales]

Dans l’application Factures fournisseurs, les actions et fonctions suivantes sont également disponibles dans l’en-tête du tableau des positions :[

• [Redistribuer coûts supplémentaires]
• [Ajouter données de comptabilité analytique]

La comptabilisation de la facture fournisseurs clôt le processus d’achat effectif. Les données de la facture peuvent ensuite être transférées vers la comptabilité financière, où le paiement est généralement initié. Le transfert n’est pas effectué via une action dans l’application Factures fournisseurs, mais via l’application des listes financières et des commandes.

[Modifier cours ou date facture fournisseurs]

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseurs] est disponible dans la barre d’outils standard. Elle sert à modifier ultérieurement le taux de change et/ou la date de la facture définis par le système dans une facture fournisseurs avec des positions existantes, déjà saisie mais pas encore comptabilisée.

Instructions

Afin de modifier le taux de change ou la date de la facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs et ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie pour laquelle les modifications doivent être effectuées. Les données de l’en-tête et les positions de la facture fournisseurs sont affichées.
2. Ouvrir la boîte de dialogue de saisie des valeurs divergentes en sélectionnant l’action [Modifier cours ou date facture fournisseurs]  dans la barre d’outils standard. La boîte de dialogue Modifier cours ou date  facture fournisseurs s’ouvre. La date et le taux de change doivent y être saisis.
3. Sélectionner le bouton [Modifier]. La boîte de dialogue est fermée.

Effets

La modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur entraîne la modification correspondante des valeurs dans l’en-tête et les positions de la facture fournisseurs. Si la date de la facture est modifiée, le taux de change correspondant à la nouvelle date de facture est utilisé pour un nouveau calcul. Les montants dans la devise locale qui avaient été calculés précédemment à l’aide de l’ancien taux de change sont recalculés à l’aide du taux de change modifié. Ces champs ne sont pas visibles dans l’interface utilisateur, mais sont transférés à l’interface de la comptabilité financière. Si les deux valeurs sont ressaisies, le taux de change saisi manuellement est utilisé pour le calcul.

Si l’action rencontre une erreur lors de l’exécution et que certaines modifications, mais pas toutes, ont déjà été effectuées, la facture fournisseurs obtient le statut Non valide et une nouvelle action Corriger la facture fournisseurs apparaît sous le bouton [Exécuter]. Elle peut être utilisée afin de poursuivre le recalcul et de rétablir un statut cohérent de la facture fournisseurs.

[Emettre une facture fournisseurs]

L’action [Emettre une facture fournisseurs] peut être utilisée afin d’imprimer le document de facture fournisseurs.

Ces actions sont disponibles dans l’application Factures fournisseurs ainsi que dans la vue Facture fournisseurs dans les données de base des applications correspondantes de type cockpit.

La boîte de dialogue de sortie du document, les paramètres en arrière-plan et les options de modification des paramètres de sortie sont décrits en détail dans les instructions d’utilisation, dans la section Impression des documents.

Conditions préalables

Afin qu’une facture fournisseurs puisse être envoyée, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La facture fournisseurs doit être enregistrée.
• La somme des valeurs nettes des positions plus les taxes est égale à la valeur brute de la facture fournisseur saisie dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Cela est identifiable au fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.

Instructions

Afin d’imprimer le document de facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs pour laquelle le document doit être imprimé.
3. Sélectionner l’action Impression de la facture fournisseurs dans la barre d’outils standard sous le bouton [Exécuter]. Une boîte de dialogue s’ouvre en résultat de l’action. Si le bouton [Annuler] est sélectionné dans la boîte de dialogue, celle-ci est fermée sans émission du document.
4. Si les autorisations correspondantes sont disponibles, les paramètres de traitement en arrière-plan et les paramètres de sortie du document peuvent être modifiés selon les besoins.
5. Utiliser le bouton [En batch] afin d’imprimer la facture fournisseurs. Le système affiche le document.

Effets

À chaque exécution de cette action, le système génère un document de facture fournisseurs sur le support de sortie défini ou spécifié et dans un format conforme au modèle de document enregistré ou sélectionné.

[Enregistrer la facture fournisseurs]

L’action [Enregistrer la facture fournisseurs] est disponible dans la barre d’outils standard. Elle sert à comptabiliser une facture fournisseurs saisie. La comptabilisation de la facture fournisseurs signifie que toutes les affectations ont été effectuées et que les valeurs dans le système correspondent aux valeurs figurant sur la facture.

La comptabilisation de la facture fournisseurs clôt généralement le processus d’achat effectif. Les factures fournisseurs comptabilisées ne peuvent être annulées que par leur annulation.

Si des données de facture de coûts ont été saisies, la répartition proportionnelle automatique des coûts supplémentaires sur les données de facture de coûts saisies pour les positions normales est effectuée après l’exécution de la comptabilisation, mais avant le processus de comptabilisation effectif. Si les valeurs nettes de toutes les positions normales ont été entièrement réparties sur des centres de coûts et/ou des unités de coûts, l’ensemble des coûts supplémentaires est également entièrement réparti sur ces centres de coûts et/ou unités de coûts. Dans ce cas, les éventuelles différences d’arrondi intervenant lors du calcul sont ajoutées au montant individuel le plus élevé en valeur absolue.

La condition préalable à cette fonction est que les coûts supplémentaires n’aient pas été affectés manuellement auparavant aux données de comptabilité analytique.

Conditions préalables

Afin de comptabiliser une facture fournisseurs, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La facture fournisseurs doit être enregistrée.
• Toutes les positions de facture fournisseurs ont été affectées à des commandes d’achat ou à des positions de réception de marchandises comptabilisées (et donc indirectement aussi à des positions de commande). Les quantités et les montants nets des positions de facture fournisseurs doivent être entièrement affectés à des positions de commande d’achat ou de distribution.
  
  
  Attention

  Les factures fournisseurs de type Facture fournisseur sans relation justificative ne sont affectées ni à des réceptions de marchandises ni à des commandes ; cette exigence ne s’applique donc pas ici.
• En outre, toutes les positions de coûts supplémentaires ont été affectées à d’autres positions de facture fournisseurs. Le montant net de chaque position de coûts supplémentaires correspond à la somme des montants nets affectés aux positions de règlement qui lui sont affectées. Une exception à cette règle existe en cas de comptabilisation des coûts supplémentaires. Celle-ci peut également être comptabilisée si aucune position de réception de marchandises ni aucune position de commande n’est affectée à la position de facture. Cette procédure n’est toutefois pas recommandée d’un point de vue technique, car aucune comptabilisation de correction n’est alors déduite et le prix de revient n’est donc pas mis à jour.
• La somme des valeurs nettes des positions avec les taxes est égale à la valeur brute de la facture fournisseur saisie dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Cela est identifiable au fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.
• Si l’évaluation des stocks est activée pour la clé de comptabilisation enregistrée pour le type de facture fournisseurs, la période de comptabilisation dans laquelle tombe la date de la facture fournisseurs doit exister et avoir le statut Ouverte.

Instructions

Afin de comptabiliser la facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs et ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie qui doit être comptabilisée. Les données de base de la facture fournisseurs et ses positions sont affichées.
2. Comptabiliser la facture fournisseurs en sélectionnant l’action [Enregistrer la facture fournisseurs] dans la barre d’outils standard. Le système vérifie alors si la facture fournisseurs peut être comptabilisée. Si le résultat de ce contrôle est négatif, un message correspondant s’affiche. Si le résultat est positif, une boîte de dialogue s’affiche.
   Sélectionner l’action [En batch]. Le système comptabilise la facture fournisseurs et en informe l’utilisateur. Le statut de la facture est modifié en Terminée. Les données de la facture fournisseurs ne peuvent plus être modifiées.

Effets

La comptabilisation de la facture fournisseurs a les effets suivants :

• Modification des valeurs sous la forme d’une comptabilisation de correction vers la comptabilisation de matériel lors de la réception de marchandises en cas d’écart. Cela ne se produit toutefois que si l’évaluation des stocks a été sélectionnée dans la clé de comptabilisation utilisée. En cas d’évaluation finale avec réception de marchandises et de clés de comptabilisation configurées en conséquence, aucune comptabilisation de correction n’est effectuée.
• Mise à jour des quantités et des montants facturés et non encore facturés dans les commandes, les réceptions de marchandises et la comptabilisation des marchandises d’achat.
• Le cas échéant, mise à jour des informations de statut dans les commandes et sur la facture fournisseurs elle-même.
• Le cas échéant, mise à jour des informations de statut dans les réceptions de marchandises si les positions de facture ont été affectées via une position de réception de marchandises.
• Mise à jour de la chaîne de documents liés de la facture fournisseurs, de la commande d’achat et, le cas échéant, de la réception de marchandises.
• Après une comptabilisation réussie, une valeur est définie dans le champ Numéro d’enregistrement. Si un schéma de numérotation des comptabilisations a été défini dans le type de facture fournisseurs, le numéro de comptabilisation est repris de ce schéma de numérotation. Dans le cas contraire, le numéro du document est copié dans le numéro de comptabilisation.

Fonction spéciale pour les factures fournisseurs issues de livraisons directes

Pour les positions de factures fournisseurs issues de livraisons directes, c’est-à-dire lorsque, entre autres, une relation de document existe entre la position de commande d’achat et la position de commande de vente, le statut de livraison de la position de commande d’achat est défini sur Partiellement livré ou Livré intégralement selon la quantité comptabilisée, à condition que la valeur lors de la comptabilisation de la facture fournisseurs soit définie dans le champ de mise à jour du statut de livraison directe externe dans le type de commande d’achat.

L’événement de flux de travail com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced est déclenché et une relation réciproque de chaîne de documents liés vers la commande de vente est créée.

Mise à jour des informations de statut et de quantité

Après la comptabilisation de la facture fournisseurs, son statut est automatiquement défini sur Terminé. Si des factures fournisseurs déjà comptabilisées sont appelées, seules les données des factures fournisseurs peuvent être affichées, mais elles ne peuvent pas être modifiées.

Les informations de statut et de quantité suivantes des documents liés sont également mises à jour après la comptabilisation de la facture fournisseurs :

• Position de commande d’achat – la quantité facturée est cumulée. Le statut de facturation est modifié comme suit : si la quantité facturée par cette facture fournisseurs dans la position de commande est égale à la quantité livrée, le statut Facturé intégralement est défini dans la position de commande. Si la quantité facturée est inférieure à la quantité livrée, le statut Partiellement facturé est défini. Si la quantité facturée est supérieure à la quantité livrée, le statut Partiellement facturé est défini. Il est supposé qu’il s’agit d’une facturation anticipée. Partiellement facturé est alors utilisé comme surévalué.
• Position d’entrée de marchandises – la quantité facturée est cumulée. Le statut de facturation est modifié comme suit : si la quantité facturée est égale à la quantité livrée, le statut est défini sur Entièrement facturé. Si la quantité facturée est inférieure à la quantité livrée, le statut est défini sur Partiellement facturé.

Comptabilisation des matériaux

Après la comptabilisation de la facture fournisseurs, une comptabilisation de correction du processus de comptabilisation est générée si les valeurs de la facture fournisseurs diffèrent des valeurs saisies dans la commande. Cela ne se produit toutefois que si l’évaluation des stocks a été sélectionnée dans la clé de comptabilisation utilisée. En cas d’évaluation finale avec réception de marchandises et de clés de comptabilisation configurées en conséquence, aucune comptabilisation de correction n’est effectuée. Les conditions préalables à la création des comptabilisations de matériaux sont donc les suivantes :

• La facture n’est pas de type Facture fournisseur sans relation justificative
• La clé de comptabilisation doit être configurée pour l’évaluation des stocks et la réception de marchandises ne doit pas être définie sur l’évaluation finale.
• La date de la facture fournisseurs doit se situer dans une période de comptabilisation existante et ayant le statut Ouvert. Ce n’est qu’à cette condition que la facture fournisseurs peut être comptabilisée, car la date de la facture fournisseurs est transférée vers les comptabilisations de matériaux générées.

Si une comptabilisation de correction est nécessaire en raison d’un écart de prix par rapport à la commande, des enregistrements de comptabilisation sont générés pour toutes les positions de commande divergentes affectées aux positions de facture fournisseurs. Ces enregistrements de comptabilisation sont générés sur la base de la clé de comptabilisation de correction et ont le montant calculé affecté.

De plus amples informations sur la manière de calculer le montant se trouvent dans la documentation Évaluation des stocks.

Afin d’obtenir des informations détaillées sur les enregistrements de comptabilisation générés, il convient de se référer à la description de l’application Clés de comptabilisation.

[Annuler la facture fournisseurs]

L’action [Annuler la facture fournisseurs] est disponible dans la barre d’outils standard. Elle sert à annuler une facture fournisseurs comptabilisée.

Conditions préalables

L’action [Annuler la facture fournisseurs] ne peut être exécutée que pour des factures fournisseurs déjà comptabilisées et pas encore annulées.

Si l’évaluation des stocks est activée pour les clés de comptabilisation enregistrées pour le type de facture fournisseurs, la période de comptabilisation dans laquelle tombe la date d’annulation doit exister et avoir le statut Ouvert.

La facture fournisseurs ne peut pas être annulée si l’un de ses documents précédents, tels qu’une réception de marchandises, a été réorganisé.

Instructions

Afin d’annuler la facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs et ouvrir une facture fournisseurs existante, déjà comptabilisée, qui doit être annulée.
2. Sélectionner l’action [Annuler la facture fournisseurs] dans la barre d’outils standard. Le système vérifie si la facture fournisseurs peut être annulée. Si le résultat est négatif, un avertissement correspondant s’affiche. Si le résultat est positif, une boîte de dialogue s’affiche.
3. Dans la boîte de dialogue, définir la date du document d’annulation. La date actuelle est affichée comme valeur par défaut.
4. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système génère une facture d’annulation qui annule la facture fournisseurs d’origine.

Effets

Lors de l’annulation via l’action [Annuler la facture fournisseurs], le système génère un document de compensation qui annule la facture fournisseurs d’origine. Comme un reflet miroir, le document de compensation est une nouvelle facture fournisseurs identique à l’original, mais avec un signe inversé pour les quantités et les montants.

Toutes les mises à jour de statut et de quantité sont effectuées dans le sens inverse. Si nécessaire, le système crée également une comptabilisation de correction pour la comptabilisation de matériaux déjà créée, qui annule les enregistrements de comptabilisation des factures fournisseurs comptabilisées. Ainsi, les documents d’origine et annulés s’équilibrent mutuellement. Les deux documents obtiennent alors le statut d’annulation.

Si l’annulation de la facture fournisseurs échoue en raison de données non valides et que la facture fournisseurs obtient le statut Non valide, l’action [Annuler la facture fournisseurs] peut être exécutée à nouveau après correction des erreurs.

Fonction spéciale pour les factures fournisseurs issues d’une livraison directe

Pour les factures fournisseurs annulées issues d’une livraison directe, le statut de livraison de la position de commande est défini sur Partiellement livré ou Non livré, selon la quantité comptabilisée, à condition que la valeur lors de la comptabilisation de la facture fournisseurs soit définie dans le champ Mise à jour du statut de livraison directe externe dans le type de commande d’achat. Dans ce cas, l’événement de flux de travail com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced est déclenché. Les paramètres de cet événement indiquent qu’il s’agit d’une annulation de facture fournisseurs.

Si une position de retour client existe pour la position de commande de vente liée, la facture fournisseurs ne peut être annulée que si la quantité livrée restante sur la position de commande d’achat après annulation est supérieure à la quantité de la position de retour client.

Correction des factures fournisseurs

Le taux de change ou la date de la facture fournisseur dans les factures fournisseurs sont modifiés par blocs de 16 positions. Dans certaines circonstances, il peut arriver que, par exemple, les 16 premières positions soient modifiées et enregistrées, puis qu’une défaillance SAS rende la facture fournisseurs incohérente. Dans ce cas, la facture fournisseurs obtient le statut Non valide et ne peut plus être modifiée. C’est précisément dans ce cas que l’action Corriger la facture fournisseurs est disponible dans la barre d’outils standard. Elle peut être utilisée afin de poursuivre la modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur et de rétablir un statut cohérent de la facture fournisseurs.

Modification des données fiscales

L’action [Modifier/ne pas modifier les données fiscales] est disponible dans l’en-tête du tableau dans l’onglet Taxes de l’en-tête de la facture fournisseurs. Elle sert à modifier, si nécessaire, les sommes des montants de taxe déterminées par le système pour chaque clé de comptabilisation. Le montant total calculé ne peut pas être modifié si plusieurs clés fiscales différentes sont utilisées. Si le bouton est sélectionné à nouveau, les champs ne peuvent plus être modifiés.

Conditions préalables

L’action ne peut être appelée que pour des factures fournisseurs qui n’ont pas encore été comptabilisées ou annulées. Des positions doivent déjà se trouver dans le tableau des positions ; sinon, aucune taxe n’est déterminée et aucune entrée ne figure dans le tableau de l’onglet Taxes.

Instructions

Afin de modifier les données fiscales, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs existante qui contient déjà des positions ou saisir une nouvelle facture fournisseurs.
3. Utiliser le bouton [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] dans l’en-tête de l’application, dans l’onglet Taxes. Le système modifie la propriété du champ Montant de la taxe dans le tableau de l’onglet Taxes. Si plusieurs positions ont été saisies et qu’elles ont des clés fiscales différentes, plusieurs lignes sont affichées dans le tableau. La dernière ligne contient les totaux pour toutes les lignes et ne peut pas être modifiée. Le champ Montant de la taxe peut alors être modifié dans toutes les lignes situées au-dessus.
4. Saisir les modifications nécessaires.
5. Enregistrer les modifications. En résultat, le système met à jour la ligne de total, si elle existe.
6. Appuyer à nouveau sur le bouton afin de verrouiller la possibilité de modifier le montant de la taxe.

Effets

La facture fournisseurs est comptabilisée avec des montants de taxe différents.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à relancer la répartition automatique des coûts supplémentaires sur d’autres positions de commande affectées, par exemple après modification de la clé de répartition dans l’éditeur de positions. Alternativement, les valeurs en pourcentage de la répartition ou les montants répartis peuvent être modifiés manuellement, ou l’état initial peut être rétabli. Cette action est également utile si des positions supplémentaires de factures fournisseurs ont été saisies après la saisie des coûts supplémentaires. Après une nouvelle répartition, ces positions sont également prises en compte dans la répartition.

Après la sélection de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], le système redistribue le montant de la position de coûts supplémentaires vers les autres positions de facture. Cette action peut être répétée aussi souvent que nécessaire tant que la facture fournisseurs n’a pas été comptabilisée. Le montant est redistribué à chaque liaison.

Le système utilise la clé de répartition définie dans le champ Distribution pour la position de coûts supplémentaires.

Sur la base de la clé de répartition sélectionnée, le système calcule les parts en pourcentage et les montants concrets selon lesquels les coûts supplémentaires sont affectés aux autres positions de la facture fournisseurs. Si nécessaire, les détails peuvent être affichés à l’aide du bouton [Coûts supplémentaires].

Ajout de données de comptabilisation des coûts (tableau des positions)

Le bouton ou l’action [Ajouter données de comptabilité analytique] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Il sert à affecter les montants imputés à des centres de coûts et/ou à des unités de coûts.

Conditions préalables

Afin d’ajouter des données de comptabilisation des coûts aux positions de factures fournisseurs, la fonction Contrôle de gestion doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Instructions

Afin d’ajouter des données de comptabilité analytique, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs existante à modifier ou saisir une nouvelle facture fournisseurs.
3. Sélectionner une position de facture fournisseurs existante ou en saisir une nouvelle. Si la position n’a pas été insérée automatiquement avec une relation, la lier à une position de commande ou à une position de réception de marchandises. La position de commande est affichée avec l’affectation. Lors de l’affectation, le système reprend automatiquement le centre de coûts ou l’unité de coûts à partir de la position de commande liée.
4. Afin d’effectuer une répartition supplémentaire des données de facture de coûts (ou si aucune affectation n’a été effectuée dans la position de commande), sélectionner le bouton [Ajouter données de comptabilité analytique] dans l’en-tête du tableau des positions. Le système ajoute automatiquement une ou plusieurs lignes pour les données de facture de coûts dans la position sélectionnée.
5. Saisir le centre de coûts ou l’unité de coûts et la quantité dans chaque ligne. Un montant par ligne peut également être saisi. S’il n’est pas saisi, il est calculé sur la base des quantités saisies. La somme des quantités et des montants ne doit pas dépasser les valeurs correspondantes de la position.
6. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires ou faire générer de nouvelles positions de facture par le système à partir de positions de commande ou de réception de marchandises et saisir les données de facture de coûts comme décrit ci-dessus.
7. Enregistrer la facture fournisseurs si les positions ne doivent plus être traitées.

Effets

Les données de comptabilisation des coûts saisies sont transférées à l’interface de la comptabilité financière lors du transfert des factures.

Modification désignations pseudo-article (éditeur de positions)

Une description détaillée de l’action [Modifier désignations pseudo-article] se trouve dans la documentation Actions : Modifier désignations pseudo-articles.

Modification de la base de calcul de l’escompte (éditeur de positions)

Le bouton [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de positions peut être utilisé afin de contrôler la possibilité de modifier le champ Base de calcul escompte.

Si le mode est activé, le champ Base de calcul escompte peut être modifié manuellement. Si le mode n’est pas activé, le champ ne peut pas être modifié manuellement.