Introduction
Cet article décrit le fonctionnement de l’outil Comarch e-Facture, ainsi que les paramètres nécessaires à son utilisation dans le système ERP.
Comarch e-Facture permet de recevoir et d’envoyer des factures électroniques. Cet outil est connecté au système ERP via une interface.
Les factures de vente sont émises par le système ERP et transmises à l’outil. Sur cette base, l’outil génère des factures électroniques et les envoie aux destinataires indiqués. Les factures électroniques d’achat sont quant à elles reçues par l’outil. L’outil crée des fichiers d’importation à partir des factures électroniques et les envoie à l’application Comarch e-Facture. L’application Comarch e-Facture importe les factures fournisseur dans le système ERP.
Définitions des termes
Comarch e- facture
Grâce à Comarch e-Facture, les factures peuvent être envoyées et reçues par voie électronique. Outre l’application Comarch e- Facture, un outil de conversion relié au système ERP via une interface est nécessaire.
Facture électronique
Une facture électronique est une facture de vente ou d’achat qui peut être envoyée par voie électronique. La facture électronique est générée par des outils externes, par exemple l’outil de conversion Comarch e-Facture outil central.
Outil de conversion
L’outil de conversion convertit les factures de vente du système ERP en factures électroniques et les envoie aux destinataires indiqués. Les factures électroniques d’achat sont reçues par l’outil de conversion et converties en un fichier d’importation pour le système ERP. L’outil Comarch e-Facture est connecté au système ERP via une interface.
ZUGFeRD
ZUGFeRD est un format de facture utilisé pour l’envoi de factures électroniques en Allemagne et permettant un échange simple de données entre le facturier et le destinataire de la facture. Ce processus s’effectue à l’aide de données structurées dans des fichiers PDF.
Processus
Ce chapitre décrit les processus d’envoi des e-factures client et de réception des e-factures fournisseur.
Facture client
Envoi électronique des e-factures client
L’envoi des e-factures client via Comarch e-Facture s’effectue automatiquement lors de l’impression de la facture dans le système ERP. La facture client générée dans le système ERP est transmise à l’outil de conversion Comarch e-facture via une interface. La facture client reçoit le statut Validé dans l’application Comarch e-factures, qui se trouve dans le système ERP. L’outil de conversion convertit la facture client en une e-facture dans le format cible (par exemple ZUGFeRD) et envoie l’e-facture au destinataire de la facture. La transmission réussie de l’e-facture est signalée au système ERP et la facture de vente reçoit le statut Réussite dans le système ERP. L’e-facture est ensuite transférée vers le système de gestion des documents conformément aux paramètres du modèle de document et associée à la facture client.
Correction et renvoi d’une facture de vente qui a été envoyée de manière incorrecte
Si la facture client n’a pas pu être envoyée correctement, elle reçoit le statut Incorrect dans le système ERP. L’analyse des erreurs est effectuée dans l’outil de conversion. Si nécessaire, il faut vérifier également les paramètres de Comarch e-facture dans le système ERP. Une fois l’erreur corrigée, la facture client peut être renvoyée à l’outil de conversion dans le système ERP dans l’application Cockpit : Factures client ou dans l’application Requête de factures clients. Pour ce faire, il convient de sélectionnez l’action [Renvoyer la facture par Comarch e-facture].
Impression des factures client qui ne peuvent pas être envoyées par voie électronique
Les factures client avec le statut Incorrect, pour lesquelles la cause de l’erreur ne peut être corrigée lors de l’envoi, peuvent être imprimées à l’aide de l’application Cockpit : Factures client ou dans l’application Requête de factures clients à l’aide de l’action [Émettre facture sans transmission par e-facture Comarch]. La facture client n’est alors pas envoyée par voie électronique au destinataire de la facture, mais est créée conformément au modèle de document. Dans ce cas, la facture de vente reçoit le statut Sans transmission.
Factures fournisseur
Réception des factures fournisseur par voie électronique
Les e-factures sont envoyées par le service de facturation à l’adresse e-mail indiquée. L’outil de conversion accède à votre compte e-mail et crée un fichier d’importation à partir de la e-facture reçue. Si le fichier d’importation peut être généré avec succès par l’outil de conversion, il est envoyé à l’application Comarch e-facture avec la facture électronique reçue et les métadonnées relatives au message électronique reçu (expéditeur, objet, etc.). L’application Comarch e-facture crée une facture d’achat à partir du fichier d’importation. Si la facture fournisseur peut être importée avec succès dans le système ERP, l’e-facture est stockée par l’application Comarch e-Facture dans la gestion des documents et associée à la facture fournisseur. Cela déclenche un événement lié au flux de travail de l’Importation de factures électroniques Comarch.
Correction en cas de réception d’une facture fournisseur erronée
Si l’outil de conversion reçoit une e-facture fournisseur incorrecte, il en informe la personne désignée par e-mail. De plus, un événement lié au flux de travail Erreur dans Comarch e-facture sera déclenché. L’erreur doit ensuite être analysée dans l’outil de conversion ou dans le compte e-mail pour les factures d’achat et corrigée dans la mesure du possible. Une fois l’erreur corrigée, l’e-facture peut être mise à disposition dans l’outil de conversion. L’outil de conversion créera un fichier d’importation pour le système ERP à partir de l’e-facture.
Correction et importation manuelle d’une facture fournisseur importée de manière erronée
En cas d’erreur lors de l’importation d’une facture fournisseur depuis l’application Comarch e-facture vers le système ERP, l’événement Importation depuis Comarch e-facture est déclenché.
Les erreurs suivantes peuvent se produire lors de l’importation incorrecte des factures fournisseur :
- La facture fournisseur ne peut pas être importée
Dans ce cas, le fichier d’importation doit être vérifié et corrigé dans la gestion des documents. Une fois le fichier d’importation corrigé, la facture fournisseur peut être importée manuellement à l’aide de l’application Importer données. Lors de l’importation manuelle, la facture fournisseur importée n’est pas automatiquement associée à l’e-facture. Si nécessaire, l’e-facture fournisseur doit être saisie dans le système de gestion des documents. La facture d’achat doit être associée manuellement à l’e-facture électronique dans l’application Factures fournisseur.
- La facture fournisseur n’a été importée que partiellement
Si la facture fournisseur n’a été importée que partiellement, le fichier d’importation peut être corrigé dans la gestion des documents et réimporté à l’aide de l’application Importer données. Une facture d’achat partiellement importée peut également être corrigée, par exemple en saisissant à nouveau les éléments manquants dans la facture fournisseur. Une facture d’achat incomplète peut également être supprimée et réintroduite dans le système ERP. Si nécessaire, le lien vers l’e-facture doit être créé manuellement.
- La facture fournisseur a été importée dans son intégralité, mais avec un type de facture d’achat incorrect
Si la facture fournisseur a été importée avec un type de facture fournisseur incorrect, il est possible de modifier le type de facture fournisseur dans le fichier d’importation et importer manuellement la facture à l’aide de l’application Importer données. Si nécessaire, on peut associer manuellement la facture fournisseur à la e-facture. La facture fournisseur techniquement incorrecte doit alors être supprimée.
Paramètres
Pour utiliser les e-factures Comarch, il convient de configurer les paramètres suivants dans les applications ERP suivantes.
Paramètres de base : Comarch e-factures
Pour pouvoir utiliser les e-factures, il faut activer la fonction Comarch e-facture, qui se trouve dans l’application Paramètres de base. Pour les factures client, le type de document pour les e-factures envoyées est défini dans l’application Paramètres de base.
Pour les factures fournisseur, il faut définir le répertoire dans lequel les factures électroniques reçues et les autres documents reçus sont temporairement stockés. Il est également nécessaire de définir le type de document pour lequel les factures fournisseurseront archivées dans le cadre de la gestion des documents. Pour l’importation des factures fournisseur, il faut définir un filtre d’importation dans l’application Paramètres de base, à l’aide duquel les factures d’achat seront importées.
Paramètres de base: Base, fonction Échange de données
Le type de codage nécessaire à la conversion des pays, régions et unités est enregistré dans l’application Paramètres de base. Si nécessaire, il faut saisir le type de codage pour le transfert des e-factures et le définir comme type de codage utilisé. Cela facilite l’affectation des unités du système ERP dans l’outil de conversion. Des informations détaillées sur le codage se trouvent dans l’article Types de codage.
Importation/exportation de données
Pour l’importation des factures fournisseur reçues par voie électronique et l’exportation des e-factures client, il convient de définir un filtre d’importation et d’exportation. On peut définir un filtre d’importation ou d’exportation dans les applications Importer données et Exporter données. Le fichier SupplierInvoice généré à partir de k-store doit être affecté au filtre d’importation. De plus amples informations sur les attributs minimaux requis et les attributs pris en charge pour l’importation des factures fournisseur se touvent dans l’article Importation des factures fournisseur.
Le fichier de traitement CustomerInvoice fourni par k-store doit être attribué au filtre d’exportation. Les attributs suivants constituent le minimum requis pour l’exportation des e-factures client :
sprzedaży:
| Attribut | Signification |
| Currency/isoCode | Devise |
| number | Numéro de facture |
| grossAmount/amount | Montant brut (TVA incluse) |
| typeCode | Type de facture |
| lastPaymentDate | Date d’échéance |
| date | Date du document |
| copiesPrinted | Nombre de copies |
| Texts/text/text | Texte |
| invoicingPartyName | Nom de l’organisation de vente |
| invoicingPartyAddressData/street | Rue de l’organisation de vente |
| invoicingPartyAddressData/city | Ville de l’organisation de vente |
| invoicingPartyAddressData/postalCode | Code postal de l’organisation de vente |
| invoicingPartyAddressData/Country/isoCode | Pays de l’organisation de vente |
| invoicingPartyTaxIdentificationNumber | N° TVA intracommunautaire de l’organisation de vente |
| invoicingPartyLocalTaxIdentificationNumber | N° fiscal de l’organisation de vente |
| customerName | Nom du client (destinataire de la facture) |
| customerAddressData/street | Rue du client |
| customerAddressData/city | Ville du client |
| customerAddressData/postalCode | Code postal du client |
| customerAddressData/Country/isoCode | Pays du client |
| customerTaxIdentificationNumber | N° TVA intracommunautaire du client |
| customerLocalTaxIdentificationNumber | N° fiscal du client |
| OrderInfos/orderDate | Date de la commande |
| OrderInfos/orderNumber | Numéro de la commande |
| OrderInfos/orderType | Type de commande |
| taxDate | Date de réalisation du service |
| DocumentRecipient/name | Nom du destinataire du document |
| documentRecipientAddressData/street | Rue du destinataire du document |
| documentRecipientAddressData/city | Ville du destinataire du document |
| documentRecipientAddressData/postalCode | Code postal du destinataire du document |
| documentRecipientAddressData/Country/isoCode | Pays du destinataire du document |
| PaymentMethod/code | Mode de paiement |
| PaymentMethod/description | Mode de paiement – description |
| Sem_Fin_PartnerMandate/mandateReference | Selon autorisation |
| Sem_Fin_PartnerMandate/cin | Numéro d’identification du créancier |
| taxInfo/netAmount/amount> | Montant net (hors TVA) par clé fiscale |
| taxInfo/taxAmount/amount> | Montant de la taxe par clé fiscale |
| taxInfo/taxPercent> | Taux de taxe par clé fiscale |
| taxInfo/TaxCode/code> | Clé fiscale |
| PaymentTerms/description | Conditions de paiement |
| netAmount/amount | Montant net (hors TVA) |
| grossAmount/amount | Montant brut (TVA incluse) |
| Details/number | Position de la facture de vente |
| Details/subNumber | Position détaillée |
| Details/detailType | Type de position |
| Details/itemNumber | Numéro d’article |
| Details/itemDescription | Désignation de l’article |
| Details/itemLongDescription | Nom complet de l’article |
| Details/netPrice/amount | Prix net (hors TVA) |
| Details/netValue/amount | Montant net (hors TVA) |
| Details/TaxCode/percent | Clé fiscale (pourcentage) |
| Details/TaxCode/code | Clé fiscale |
| Details/quantity/amount | Quantité |
| Details/quantity/Uom/code | Unité de quantité |
| Details/Texts/text/text | Texte |
Modèles de documents
Pour envoyer des e-factures, il convient de créer ou personnaliser un modèle de document pour les factures client dans l’application Modèles de documents. Pour ce faire, il faut remplir les champs suivants :
Dans l’onglet Émission, dans le champ Support d’émission, sélectionner la valeur Imprimante et dans le champ Redirection du rapport, sélectionnez la valeur Vers un fichier (Oui). Dans l’onglet Archiver, dans le champ Mode d’exportation, sélectionner la valeur Exporter et dans le champ Filtre d’exportation, sélectionner le filtre approprié qui a été créé dans l’application Exporter/Importer données pour l’exportation de l’e-facture client.
Partenaires, vue Client
Pour chaque partenaire auquel l’utilisateur souhaite envoyer des e-factures ou duquel il souhaite recevoir des e-factures, il convient de définir le format de facture pour les e-factures. Cela s’effectue dans l’application Partenaires dans la vue Client.
Dans la vue Client, dans la section Modèles de documents, il convient également d’attribuer le modèle de document saisi pour l’envoi d’e-factures de vente aux partenaires.
Types de factures client
Si, pour certains types de factures client, aucune e-facture ne doit être envoyée, il faut désactiver la fonction Ne pas envoyer par e-Facture Comarch dans l’application Types de factures clients. Ce type de facture client est nécessaire, par exemple, pour émettre des factures clients pour les ventes effectuées à l’aide d’une caisse (Point of Sale).
Éléments textuels
Les e-factures client peuvent être complétées par des textes supplémentaires. À cette fin, on utilise des textes dits « qualifiés ». Ceux-ci peuvent être enregistrés à l’aide de différents types de texte. Le type de texte AAK, par exemple, est un type de texte nécessaire pour saisir les conditions de prix, qui est utilisé dans le format ZUGFeRD pour fournir des informations sur les réductions de frais.
Les textes qualifiés sont créés dans l’application Modules de texte. Pour créer un texte qualifié, il faut d’abord créer un texte en mode Texte uniquement. Dans la balise <p>, il faut spécifier le type de texte pour le texte qualifié à l’aide de l’attribut data-cei-texttype. Ensuite, saisir le texte qualifié et définir le mode du module de texte sur HTML. Enfin, il convient d’enregistrer l’élément de texte.
En mode Texte uniquement, pour le type de texte, saisir le texte qualifié ci-dessous afin de définir les conditions tarifaires AAK :<p data-cei-texttype=”AAK”>. Les conditions des contrats bonus et de remise s’appliquent.
Après avoir changé le mode en HTML, le texte s’affiche sous la forme suivante :
Les conditions des contrats bonus et d’escompte s’appliquent.
L’élément textuel enregistré avec un texte qualifié pour les e-factures de vente peut être stocké à différents endroits dans le système ERP, par exemple dans l’application Paramètres de base, dans l’application Partenaires pour un client donné ou dans une commande de vente. Tous les textes qualifiés, ainsi que tous les textes enregistrés pour la facture client, sont exportés avec la facture client lors de son émission dans le système ERP et affichés sur l’e-facture client.
Élément textuel obligatoire pour les contrats avec escompte
Si un délai de paiement avec escompte a été défini pour une commande, il convient d’enregistrer le texte qualifié pour cette commande afin que l’e-facture soit correctement identifiée. Le texte qualifié doit avoir le type de texte AKK défini dans la balise P pour l’attribut data-cei-texttype, et la phrase suivante doit être enregistrée comme contenu : Les conditions des contrats de bonus et de remise s’appliquent. Dans l’application Modules de texte, le texte qualifié en mode Texte uniquement doit donc se présenter comme suit :
<p data-cei-texttype=”AAK”>Les conditions des contrats bonus et de remise s’appliquent.
Cockpit : Factures client
Dans l’application Cockpit : Factures client, il est possible d’envoyer des factures électroniques ou les émettre/imprimer sans les envoyer. Dans la vue e-Facture de l’espace de travail, des colonnes contenant des informations sur les factures électroniques s’affichent, par exemple le statut de la facture électronique Comarch ou le fichier d’exportation.
Si nécessaire, il faut configurer les champs dans lesquels l’utilisatuer souhaite saisir les informations relatives aux factures électroniques de vente, par exemple pour pouvoir rechercher des factures de vente avec un statut de e-facture spécifique.
Cockpit : Factures fournisseur
Dans l’application Cockpit : Factures fournisseur, la vue e-Facture affiche des colonnes contenant des informations sur les factures électroniques d’achat reçues. Si nécessaire, les colonnes de cette application peuvent être étendues avec des informations supplémentaires concernant les e-factures fournisseur. Si nécessaire, il faut configurer les champs dans lesquels l’utilisateur souhaite saisir les informations relatives aux e-factures d’achat, par exemple pour pouvoir rechercher des factures client en fonction de l’adresse e-mail indiquée.
Importation de factures externes
L’application en arrière-plan Importation de factures externes permet d’importer des factures électroniques fournisseeur dans le système ERP à l’aide de l’application Comarch e-Facture. Pour ce faire, il est nécessaire de créer une commande de traitement temporisée sous forme de série pour l’importation standard, puis utiliser le modèle de série.
Événements liés au flux de travail (workflow)
Les événements liés au flux de travail sont disponibles pour Comarch e-Facture. Les définitions des activités ne sont pas fournies pour les événements liés au flux de travail et doivent être saisies. Les événements liés au flux de travail suivants sont disponibles pour Comarch e-Facture :
Importation d’une facture électronique Comarch
com.sem.ext.app.einvoice.InvoiceImported
L’événement d’importation depuis Comarch e-facture est déclenché lorsqu’une facture fournisseur a été importée avec succès dans le système ERP ou lorsque l’importation d’une facture fournisseur a échoué. Le paramètre imported indique si l’importation a réussi.
Erreur dans Comarch e-Facture
com.sem.ext.app.einvoice.IncomingInvoice
L’événement d’erreur dans Comarch e-facture est déclenché lorsque l’outil de conversion ne génère pas de fichiers d’importation à partir de la facture électronique créée. L’événement comporte un paramètre d’identification unique de la facture d’achat dans l’outil central, ainsi qu’un paramètre de code d’erreur et un paramètre d’informations et de remarques concernant le type et la cause de l’erreur.
Importation des données effectuée
com.cisag.pgm.bi.ImportRunCompleted
L’événement d’importation des données effectuée peut être utilisé pour générer une notification en cas de réussite ou d’échec du processus d’importation.
Suppression des fichiers temporaires pour les factures électroniques
Application en arrière-plan Suppression des fichiers temporaires pour e-factures permet de supprimer les fichiers temporaires ainsi que les fichiers et objets inutiles qui se trouvent dans l’interface de l’outil Comarch e-Facture. L’application prend en compte les factures fournisseur importées et enregistrées avec succès provenant des destinataires de factures d’une entreprise ou d’une organisation d’achat spécifique attribuée à une entreprise spécifique.