Afin de réduire la quantité de données, l’utilisateur peut générer des documents archivés lors de la réorganisation des documents et les stocker à la place des documents originaux. Dans le système ERP, il est possible de prévisualiser les documents archivés et de les utiliser lors de la création de nouveaux documents. Dans l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques, l’utilisateur définit les types et les genres de documents pour lesquels des données historiques seront générées lors de la réorganisation. Les données provenant des documents historiques peuvent également être réorganisées.

Les attributs d’un type de données qui seront enregistrés en tant que données historiques sont déterminés par la programmation de chaque type de document. Pour les commandes de vente, ces données sont présentées dans l’application Cockpit : Commandes client historiques.

Définitions des termes

Documents archivés – ce sont des copies de documents réalisés qui contiennent des données simplifiées et qui sont stockées à la place des documents originaux. Les documents archivés peuvent être générés lors de la réorganisation des documents ou créés par l’importation de données provenant des documents d’un système antérieur. En principe, ils ne sont disponibles qu’en mode prévisualisation.

Description de l’application

L’application sert à définir les valeurs des attributs fixes qui seront conservées comme données historiques lors de la réorganisation d’un document.  En même temps, l’utilisateur spécifie pour quels types et pour quels genres de documents ce paramétrage doit s’appliquer.

L’application se compose d’un secteur d’interrogation et d’un secteur de travail.

Secteur d’interrogation

Dans le secteur d’interrogation, l’utilisateur peut saisir des critères de recherche, puis effectuer une recherche à l’aide de l’action Mettre à jour et afficher dans le secteur de travail les paramètres de réorganisation du document définis dans le système.

Description des champs particuliers :

Catégorie de pièce justificative – dans ce champ, l’utilisateur peut sélectionner un ou plusieurs types de documents dont les paramètres pour la génération de données historiques seront présentés dans le secteur d’interrogation, avec la possibilité de les modifier.

Secteur de travail

Dans le secteur de l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques, l’utilisateur peut saisir de nouveaux paramètres de réorganisation des documents ou modifier ceux qui existent déjà. Le secteur de travail de l’application se présente sous la forme d’un tableau. Pour chaque paramètre de réorganisation du document, le tableau affiche une ligne contenant les données correspondantes sous les en-têtes de colonne suivants :

Catégorie de pièce justificative – sélectionnez dans la colonne la catégorie de pièce justificative à laquelle le type de stockage doit être attribué. La catégorie de pièce justificative peut être modifiée jusqu’au moment où les paramètres sont enregistrés pour la première fois.

Sélection du type de pièce justificative – grâce à cette option, l’utilisateur peut limiter la génération de données historiques à un ou plusieurs genres de documents sélectionnés. Voici les options disponibles :

• Tous les types de documents – les données historiques seront générées pour tous les genres de documents d’un type donné.

• Types de documents définis – les données historiques seront générées uniquement pour les genres de documents définis d’un type donné.

• Tous sauf pour les types de documents définis – des données historiques seront générées pour tous les genres de documents d’un type donné, à l’exception de ceux qui ont été définis.

Type de documents – la disponibilité du champ dépend de la valeur définie dans le champ Sélection du type de pièce justificative.

• Tous les types de documents – le champ Type de documents n’est pas disponible.

• Types de documents définis – les données historiques ne seront générées que pour les genres de documents d’un type particulier qui ont été saisis dans ce champ.

• Tous sauf pour les types de documents définis – des données historiques seront générées pour tous les genres de documents d’un type donné, à l’exception des genres saisis dans ce champ.

Les types de documents doivent être saisis à l’aide de la boîte de dialogue Attribution du type de document, qui s’ouvre par un clic sur une cellule du tableau.

Si l’utilisateur indique plusieurs genres de documents, leur nombre sera indiqué entre crochets dans la cellule du tableau avec les identifiants des genres de documents attribués. Dans ce cas, les identifiants et les liens avec les genres de documents sont disponibles seulement dans la boîte de dialogue.

Paramètres de base

Aucun paramètre n’est disponible dans l’application Paramètres de base pour l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques.

Entités métier

L’entité métier indiquée ci-dessous est essentielle pour l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques

• lors de l’octroi d’autorisations et
• lors de la création de définitions d’activités
• ou lors de l’importation ou de l’exportation de données

Paramètres de réorganisation des documents/données historiques : com.cisag.app.general.orderarchive.obj.DocumentReorganisationSettings

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribués à la fois par le biais de rôles d’autorisation et par le biais d’affectation d’organisation. Les règles relatives aux autorisations sont décrites dans la documentation technique Autorisations.

Fonctions spéciales

Il n’y a pas de fonctions spéciales pour l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques.

Affectations d’organisation

Aucune affectation d’organisation n’est requise pour l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques.

Particularités

Il n’y a pas de fonctions spéciales pour l’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Paramètres de réorganisation des documents/Données historiques n’est pas mise à la disposition des partenaires commerciaux.