Aperçu des thèmes

La saisie d’une facture fournisseur met fin au processus d’achat effectif. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter la prestation, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issues de la commande est enregistrée dans l’entrepôt. Avec la réception des marchandises au sein de l’entreprise, celles-ci sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises issues de l’achat, une facture fournisseur du fournisseur est généralement reçue ; elle contient la liste des paiements à effectuer pour les marchandises livrées. La facture fournisseur peut également être reçue avant la réception des marchandises.

D’autres factures du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture distincte contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport, des frais d’assurance ou des droits de douane. Au lieu d’une facture distincte de coûts supplémentaires, les coûts supplémentaires peuvent également être indiqués comme des lignes sur la facture fournisseur des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs sert à la saisie, au contrôle et à la comptabilisation des factures entrantes ainsi qu’à la transmission des informations au service de comptabilité financière afin de régler la facture. Le système vérifie que les frais indiqués pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale précédente, c’est-à-dire à la commande ou à la réception des marchandises. Les données issues des factures entrantes peuvent ensuite être utilisées en comptabilité financière, en comptabilité analytique et dans le contrôle des commandes.

Dans Comarch ERP Enterprise, les calculs distincts des coûts supplémentaires sont enregistrés dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs. Les aspects détaillés de cette vue sont décrits dans des articles distincts.

Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sociétés, des factures fournisseurs sont également générées pour les règlements internes. Ces factures fournisseurs sont alors de type interne. Des informations complémentaires concernant la gestion multi-sociétés et la facturation interne figurent dans la documentation correspondante.

Le présent article décrit la manière de traiter les factures fournisseurs. Il explique comment les factures fournisseurs peuvent être traitées dans la vue Facture fournisseur de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type liste pour les factures fournisseurs, et quelles actions peuvent être utilisées afin d’affecter des lignes de commande et de réception des marchandises à la facture fournisseur.

Le traitement des factures de coûts supplémentaires est décrit dans l’article Instructions : Factures de coûts supplémentaires.

Les champs de la vue Facture fournisseur sont décrits dans l’article Factures fournisseurs.

Les Types de factures fournisseurs servent à identifier les factures fournisseurs et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils sont décrits séparément dans l’article Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseur

Une facture fournisseur contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou restant à livrer. La facture fournisseur est un article externe qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts additionnels supportés lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des lignes individuelles. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de droits de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs sont décrits dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur

L’action [Modifier cours ou date de la facture fournisseur] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseur

L’action [Emettre facture fournisseur] peut être utilisée pour émettre le document de facture fournisseur sous forme de note de débit.

Cette action est disponible dans l’application Factures fournisseurs, dans la vue Facture fournisseur ainsi que dans les données de base des applications de type liste pour les factures fournisseurs.

La boîte de dialogue d’édition du document, les paramètres d’arrière-plan et les options de modification des paramètres de sortie sont décrits en détail dans le manuel d’utilisation, section Édition de documents.

Conditions préalables

Pour qu’une facture fournisseur puisse être émise, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La facture fournisseur doit être enregistrée.
• La somme des valeurs nettes des lignes plus les taxes est égale à la valeur brute saisie dans l’en-tête de la facture fournisseur. Cela peut être vérifié lorsque le solde du montant brut est égal à 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de lignes.

Instructions

Pour imprimer une facture fournisseur, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la correction de facture fournisseur pour laquelle le document doit être imprimé.
3. Sélectionner l’action d’impression de la facture fournisseur sous le bouton [Exécuter] dans la barre d’outils standard. Une boîte de dialogue s’ouvre alors.
4. Si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées, les paramètres d’arrière-plan et de sortie peuvent être modifiés selon les besoins.
5. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système affiche le document de facture fournisseur.

Effets

À chaque exécution de cette action, le système génère le document final de la facture fournisseur sur le support de sortie défini ou sélectionné, et dans le format correspondant au modèle de document final enregistré ou sélectionné, sous forme de note de débit.

Enregistrement de la facture fournisseur

L’action [Enregistrer facture fournisseurs] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseur

L’action [Annuler facture fournisseur] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de facture fournisseur

L’action [Créer correction de facture fournisseur] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Vérification de la facture fournisseur

L’action [Vérifiier la facture fournisseur] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Création d’une correction de facture fournisseur

L’action [Créer une correction de facture fournisseur] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Modification des données fiscales

L’action [Modifier / ne pas modifier les données fiscales] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Affectation manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de réception des marchandises (table des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête de la table des lignes pour les factures fournisseurs. Elle permet de sélectionner une ou plusieurs lignes de réception des marchandises et de les affecter ensuite à une ligne spécifique de la facture fournisseur. Étant donné que chaque ligne de réception des marchandises comporte une référence à une ligne de commande d’achat ou de distribution, la référence à la ligne de commande est également reprise.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des lignes de réception des marchandises. Cette boîte de dialogue est décrite dans l’article Factures fournisseurs.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur et au moins une ligne de facture ont été saisis manuellement et enregistrés ; cette ligne doit être affectée à une ou plusieurs lignes de réception des marchandises. Pour ce faire, il est possible de sélectionner manuellement des lignes de réception des marchandises. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Pour affecter manuellement une ligne de facture à une ligne de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture fournisseur de correction.
3. Ouvrir la facture fournisseur déjà saisie et à modifier. Les données de la facture ainsi que les lignes seront affichées.
4. Sélectionner une ligne de la facture fournisseur.
5. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…]. Une boîte de dialogue s’ouvre ; le statut de la ligne de réception des marchandises n’est ensuite mis à jour que si elle est affectée via une réception. Dans le cas contraire, seul le statut de la ligne de commande est mis à jour.
6. Saisir les critères de recherche des réceptions des marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de réception non encore facturées. Les critères de recherche Article et Émetteur de la facture sont repris de la facture et ne peuvent pas être modifiés. Les lignes de réception des marchandises pour lesquelles un autre émetteur de facture a été saisi dans la commande de base sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de réception des marchandises correspondantes. Le système affichera alors, dans la zone de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les lignes de réception trouvées avec les lignes de commande affectées, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
8. Sélectionner les lignes de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne correspondante. Il est également possible d’utiliser la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner toutes les lignes trouvées. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
9. Affecter les lignes de commande sélectionnées à la ligne de la facture fournisseur en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transférera les données des lignes de commande sélectionnées vers la ligne de la facture fournisseur. Il générera également des références de documents. La boîte de dialogue sera fermée. Les données de lignes de commande transférées apparaîtront dans la table des lignes de facture.
10. Le cas échéant, affecter d’autres lignes de facture à des lignes de commande d’achat ou à des lignes de réception des marchandises. Il est toujours possible de modifier certaines données de la ligne de facture fournisseur, par exemple de saisir des coûts supplémentaires ou de modifier la répartition des montants.
11. Si la facture ne doit pas être modifiée davantage, enregistrer la facture fournisseur.

Affectation manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de commande d’achat (table des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] est disponible dans l’en-tête de la table des lignes pour les factures fournisseurs. Elle permet de sélectionner une ligne de commande et de l’affecter à une ligne spécifique de la facture. Elle peut être utilisée, par exemple, pour affecter des lignes de facturation pour lesquelles il n’existe pas (encore) de réception des marchandises ou pour lesquelles aucune réception n’a été trouvée. Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement des livraisons directes, une référence à la commande est toujours créée, car il n’existe pas de confirmation de réception des marchandises pour ce type de transaction.

L’action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des lignes de commande. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures fournisseurs.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur et au moins une ligne de facture fournisseur ont été saisis manuellement et enregistrés ; cette ligne doit maintenant être affectée à une ou plusieurs lignes de commande. Pour ce faire, il est possible de sélectionner manuellement des lignes de commande. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Pour affecter manuellement des lignes de commande d’achat à une ligne de facture, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur déjà saisie et à modifier. Les données de base et les lignes de la facture fournisseur seront affichées.
3. Sélectionner une ligne de la facture fournisseur.
4. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…], disponible dans la barre d’outils de la table des lignes. Pour cette action, seul le statut du document est mis à jour. La sélection de l’action ouvre une boîte de dialogue.
5. Saisir les critères de recherche des commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de commande non encore prises en compte. Les critères de recherche Article et Émetteur de la facture sont repris de la facture et ne peuvent pas être modifiés. Les lignes de commande ayant un autre émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
6. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de commande d’achat correspondantes. Le système affichera la liste de toutes les lignes de commande trouvées dans la zone de travail de la boîte de dialogue, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
7. Sélectionner les lignes de commande souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne correspondante. Il est également possible d’utiliser la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner toutes les lignes trouvées. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
   Transférer les lignes de commande sélectionnées dans la facture fournisseur en sélectionnant le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transférera les données des lignes de commande sélectionnées vers la ligne de facture. La boîte de dialogue sera fermée et le système affichera les données de la facture fournisseur. Les données de lignes de commande transférées seront affichées dans la table des lignes de facture.
8. Répéter cette procédure si nécessaire jusqu’à ce que toutes les lignes de la facture fournisseur soient affectées à une ou plusieurs lignes de commande. Il est également possible d’affecter manuellement d’autres lignes de facture à des lignes de réception des marchandises existantes ou de demander au système d’effectuer une affectation automatique des lignes de facture.
9. Le cas échéant, générer des lignes supplémentaires de facture fournisseur à partir des lignes de commande d’achat ou des lignes de réception des marchandises. À ce stade, il est toujours possible de modifier certains paramètres dans la table des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
10. Si la facture ne doit pas être modifiée davantage, enregistrer la facture fournisseur.

Affectation automatique des lignes à une réception des marchandises ou à une commande d’achat (tableau des positions)

Les actions [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] et [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’ordre] sont disponibles dans l’en-tête du tableau des positions. Elles servent à affecter automatiquement des lignes ouvertes de réception des marchandises ou de commande à des lignes saisies manuellement de la facture fournisseur. Dans le cas des lignes de réception des marchandises, la référence aux lignes de commande affectées dans la réception des marchandises est également transférée vers la ligne de la facture fournisseur.

Instructions

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur et au moins une ligne de facture fournisseur ont été saisis manuellement et enregistrés ; cette ligne doit maintenant être affectée à une ou plusieurs lignes de commande. Il est possible de demander au système de générer automatiquement cette affectation. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Pour affecter automatiquement une ligne de facture aux lignes de réception des marchandises ou de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur saisie qui doit être modifiée. Les données de base et les lignes de la facture fournisseur seront affichées.
3. Le cas échéant, sélectionner une ou plusieurs lignes de facture.
   Sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] ou [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’ordre] du tableau des positions. Le système déterminera automatiquement, pour chaque ligne de facture, les lignes de réception des marchandises et de commande correspondantes non encore facturées. Si des lignes de facture ont été sélectionnées, le système ne prend en compte que les lignes sélectionnées pour l’affectation automatique. Sinon, le système effectue l’affectation automatique pour toutes les lignes de facture. Si le système ne trouve aucune ligne de réception des marchandises ou de commande correspondante, un message approprié s’affichera. Le système affecte les lignes de commande et de réception des marchandises déterminées aux lignes de facture jusqu’à atteindre la valeur nette de la ligne de facture. Un message est affiché si le type de paiement ou l’état de la ligne de réception des marchandises ou de commande affectée diffère de ceux figurant dans l’en-tête de la facture fournisseur. Le système transfère également les données des lignes de commande et de réception des marchandises trouvées avec l’affectation et les affiche dans la liste avec les lignes de facture. À ce stade, il est toujours possible de modifier certaines données dans la liste des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
4. Le cas échéant, saisir manuellement d’autres lignes de facture ou générer de nouvelles lignes de facture à partir de lignes de commande d’achat ou de lignes de réception des marchandises.
5. Si la facture ne doit pas être modifiée davantage, enregistrer la facture fournisseur.

Détermination et affectation des positions de commande ou de réception des marchandises

Le système détermine automatiquement les positions de commande ou de réception des marchandises possibles, puis les affecte selon un algorithme défini.

• Le système procède comme suit : il vérifie d’abord si un numéro de commande ou un numéro de bon de livraison a été renseigné dans l’en-tête de la facture fournisseur. Si c’est le cas, ce numéro est utilisé comme valeur par défaut pour l’affectation. Si aucun numéro n’a été renseigné, le système recherche d’abord des bons de livraison (c’est-à-dire des réceptions des marchandises), puis des commandes.
• Le système recherche ensuite toutes les lignes de réception des marchandises qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de facture de la ligne de commande sur laquelle repose la ligne de réception des marchandises.
  • La devise de la facture fournisseur est identique à la devise de la ligne de commande sur laquelle repose la ligne de réception des marchandises.
  • L’article de la ligne de facture fournisseur est l’article de la ligne de réception des marchandises.
  • Le statut de facturation de la ligne de réception des marchandises indique qu’elle est non facturée ou partiellement facturée.
  • La société de l’organisation d’achat de la commande est identique à la société de la facture fournisseur.
• Les réceptions des marchandises trouvées avec les statuts Non facturé et Partiellement facturé sont ensuite triées par ordre croissant selon la date de réception des marchandises.
• Ensuite, pour chaque réception des marchandises, le montant net des lignes de réception concernées à compenser est déterminé comme le produit de la quantité restant à facturer et du prix net de la ligne. Ce montant net affecté est cumulé au niveau de la facture fournisseur.
• Si plusieurs lignes possibles de réception des marchandises sont trouvées, autant de lignes sont affectées jusqu’à ce que le montant net de la ligne de facture soit atteint. Pour chaque ligne de réception des marchandises, les éléments suivants sont vérifiés :
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est inférieur au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La recherche se poursuit ensuite parmi les lignes de réception des marchandises trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est supérieur ou égal au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La ligne de facture est entièrement affectée.
• La recherche des lignes de réception des marchandises et leur affectation se poursuivent jusqu’à ce que la valeur de la ligne de facture soit atteinte ou dépassée, ou jusqu’à ce qu’aucune autre ligne de réception des marchandises ne soit trouvée.
• Si, lors de l’affectation via des lignes de réception des marchandises, aucune autre ligne n’est trouvée, le système poursuit la recherche dans les lignes de commande. Dans ce cas, le système recherche toutes les lignes de commande qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de facture de la ligne de commande.
  • La devise de la facture fournisseur est identique à la devise de la ligne de commande.
  • L’article de la ligne de facture fournisseur est l’article de la ligne de commande.
  • Le statut de facturation de la ligne de commande est Non facturé ou Partiellement facturé.
  • La société de l’organisation d’achat est identique à la société de la facture fournisseur.
• Si plusieurs lignes possibles de commande sont trouvées, les lignes de commande trouvées sont triées par ordre croissant selon la date de livraison.
• Ensuite, autant de lignes de commande sont affectées jusqu’à ce que la valeur de la ligne de facture soit atteinte. Pour chaque ligne de commande, les éléments suivants sont vérifiés :
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est inférieur au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La recherche se poursuit ensuite parmi les lignes de commande trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est supérieur ou égal au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La ligne de facture est entièrement affectée.
• La recherche des lignes de commande se poursuit jusqu’à ce que la valeur de la ligne de facture soit atteinte ou dépassée, ou jusqu’à ce qu’aucune autre ligne de commande ne soit trouvée.
• La procédure décrite est exécutée successivement pour toutes les lignes ou pour toutes les lignes sélectionnées.

À l’issue de l’affectation automatique, les lignes de réception des marchandises ou de commande affectées aux lignes de facture sont affichées dans la liste des lignes. Si les conditions de paiement ou le type de paiement de la facture fournisseur ne correspondent pas à ceux des lignes de réception des marchandises ou de commande affectées, un message approprié s’affiche.

Insertion automatique de lignes avec références à des lignes de réception des marchandises (tableau des positions)

L’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des lignes ouvertes de réception des marchandises, puis à les transférer vers la facture fournisseur en tant que nouvelles lignes de facture avec une référence à la réception des marchandises. Étant donné que chaque ligne de réception des marchandises doit contenir une référence à une ligne de commande, la référence à la ligne de commande est également transférée vers la ligne de la facture fournisseur.

L’action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des lignes de réception des marchandises. La structure et le fonctionnement correspondent à l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] (tableau des positions), avec les exceptions suivantes :

• Seul l’émetteur de la facture est préaffecté à partir de l’en-tête de la facture fournisseur, et non la ligne recherchée.
• Le système recherche donc toutes les lignes de réception des marchandises ouvertes et correspondant aux autres critères de recherche.

La détermination s’effectue également selon le même schéma.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur à laquelle des lignes de réception des marchandises doivent être affectées a été saisi et enregistré. Pour ce faire, il est possible de demander au système de rechercher des lignes de réception des marchandises appropriées non encore entièrement facturées et d’en générer des lignes de facture.

Instructions

Pour insérer automatiquement des lignes de facture à partir d’une réception des marchandises, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur saisie qui doit être modifiée. Les données de base de la facture fournisseur seront affichées.
3. Dans l’en-tête de la table des lignes, sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…]. Une boîte de dialogue s’ouvre alors.
4. Saisir les critères de recherche des réceptions des marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de réception des marchandises non encore entièrement facturées. Le critère de recherche Émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture et ne peut pas être modifié. Les lignes de réception des marchandises sont également prises en compte si un autre émetteur de facture a été saisi dans la commande de base. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de réception correspondantes. Le système affichera la liste de toutes les lignes de réception des marchandises trouvées dans la zone de travail de la boîte de dialogue, avec les lignes de réception affectées, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
6. Sélectionner les lignes de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne concernée. Il est également possible d’utiliser la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner toutes les lignes trouvées. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
7. Transférer les lignes de réception des marchandises sélectionnées vers la facture fournisseur. Le système transférera les données des lignes de réception des marchandises sélectionnées, ainsi que les lignes de commande affectées, vers les lignes de facture. La boîte de dialogue se ferme et l’application Factures fournisseurs s’ouvre à nouveau. Les données des lignes de commande et de réception des marchandises transférées apparaissent comme de nouvelles lignes dans la table des lignes. À ce stade, il est toujours possible de modifier certaines données dans la table des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
8. Le cas échéant, saisir manuellement d’autres lignes de facture, puis les affecter à des lignes de commande ou à des lignes de réception des marchandises.

Insertion automatique de lignes avec référence à des lignes de commande d’achat (table des lignes)

L’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’ordre] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des lignes ouvertes de commande, puis à les transférer vers la facture fournisseur en tant que nouvelles lignes de facture avec une référence à la commande.

Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement des livraisons directes, une référence à la commande est toujours créée, car il n’y a pas de réception des marchandises en stock pour ce type de transaction.

L’action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des lignes de commande. En termes de structure et de fonctionnalité, cette action correspond à l’action [Relier manuellement la position sélectionnée à la position de commande], avec les exceptions suivantes :

• Seul l’émetteur de la facture est préaffecté à partir de l’en-tête de la facture fournisseur, et non la ligne recherchée.
• Le système recherche donc toutes les lignes de commande ouvertes et correspondant aux autres critères de recherche.

La recherche suit également le même schéma, à l’exception du tri : les lignes de commande trouvées sont triées d’abord par article, puis par date de livraison par ordre décroissant.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur à laquelle des marchandises commandées doivent être affectées a été saisi et enregistré. Pour ce faire, il est possible de demander au système de rechercher des lignes de commande appropriées non encore entièrement facturées et d’en générer des lignes de facture.

Instructions

Pour ajouter automatiquement des lignes à la facture à partir de la commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur saisie qui doit être modifiée. Les données de base de la facture fournisseur seront affichées.
3. Sélectionner l’action Insérer automatiquement des lignes et les lier aux lignes de commande, disponible dans la table des lignes sous le bouton [Exécuter l’action]. Une boîte de dialogue s’ouvre alors.
4. Saisir les critères de recherche des commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de commande non encore prises en compte. Le critère de recherche Émetteur de la facture est repris de la base de la facture fournisseur et ne peut pas être modifié. Les lignes de commande ayant un autre émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de commande correspondantes. Le système affichera la liste de toutes les lignes de commande trouvées dans la zone de travail de la boîte de dialogue, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
6. Sélectionner les lignes de commande requises en cochant la case à la fin de la ligne correspondante. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées via la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
7. Transférer les lignes de commande sélectionnées vers la facture fournisseur. Le système créera de nouvelles lignes de facture fournisseur à partir des lignes de commande sélectionnées. La boîte de dialogue se ferme et l’application Factures fournisseurs s’ouvre à nouveau. Les données des lignes de commande transférées apparaissent comme de nouvelles lignes dans la table des lignes. À ce stade, il est toujours possible de modifier certaines données dans la table des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
8. Le cas échéant, saisir manuellement d’autres lignes de facture, puis les affecter à des lignes de commande ou à des lignes de réception des marchandises.
9. Enregistrer la facture fournisseur.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout de données de comptabilité analytique (tableau des positions)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Coûts supplémentaires] est disponible sous forme de bouton dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à afficher la répartition des coûts supplémentaires. L’utilisateur peut utiliser ce bouton pour afficher ou masquer des lignes supplémentaires qui montrent la répartition détaillée des coûts supplémentaires sur les lignes existantes de la facture fournisseur.

Les conditions suivantes doivent être remplies

• Au moins une ligne standard de facture fournisseur a été saisie.
• Au moins une ligne de coûts supplémentaires a été saisie dans la même facture fournisseur, puis transférée vers la table des lignes.

Le système a déjà réparti les coûts supplémentaires selon la clé de répartition saisie, sauf si l’utilisateur a sélectionné la clé Autre facteur ou s’il a d’abord saisi une ligne avec des coûts supplémentaires puis une autre ligne. Sous la ligne de coûts supplémentaires sont listées toutes les lignes de commande affectées avec leur part en pourcentage et le montant qui leur est affecté.

L’utilisateur peut modifier manuellement la part en pourcentage ou les montants affectés. Cette répartition manuelle remplace celle calculée par le système. Il est également possible de sélectionner une autre clé de répartition et d’exécuter l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] . Après une répartition manuelle des coûts supplémentaires, la somme des montants nets répartis doit être égale au montant net des coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, la facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée.

Modification de la base de calcul de l’escompte (éditeur de lignes)

L’action [Modifier / ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de lignes peut être utilisée pour contrôler la possibilité de modifier le champ Base de calcul de l’escompte.

Si le mode Modifier la base de calcul de l’escompte est actif, le champ Base de calcul de l’escompte peut être modifié manuellement. Si le mode Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte est actif, ce champ ne peut pas être modifié manuellement.

Modification de la base de calcul de la remise (éditeur de lignes)

L’action [Modifier / ne pas modifier la base de calcul de la remise] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.