Aperçu du sujet

Les grands livres documentent les modifications de valeur dans l’entreprise. Ils sont tenus en comptabilité générale et générés sur la base des écritures d’inventaire.

Le présent article contient un aperçu des écritures du grand livre. Il contient notamment des informations sur la structure du grand livre, les fonctions pertinentes permettant de travailler avec les écritures du grand livre ainsi que la description du processus de leur création. Les champs à renseigner et les actions à effectuer pour les écritures du grand livre sont décrits dans les documentations des applications correspondantes. Ils ne sont pas inclus dans le présent article.

Définitions des termes

• Attribution de compte — les attributions de comptes sont requises pour déterminer automatiquement le compte à comptabiliser. Dans différents processus, le compte correct est trouvé sur la base de la combinaison de la classification de compte du type de transaction, de la classification de compte de l’article et de la classification de compte du partenaire, enregistrées dans Attributions de comptes. Une attribution de compte individuelle contient également la définition de l’utilisation cible de l’attribution, c.-à-d. s’il faut déterminer un compte de stock, de recettes ou de coûts.
• Écritures nominales — les modifications de valeur dans l’entreprise peuvent être documentées sous forme d’écritures du grand livre. Les écritures du grand livre sont générées en fonction des événements métiers à l’aide des données issues des écritures de matériel et sont suivies en comptabilité générale.
• Travail avec les écritures nominales — la fonction Écritures du grand livre peut être activée dans l’application Paramètres de base. Si la fonction est active, les écritures du grand livre sont générées automatiquement en fonction de la clé d’enregistrement utilisée dans l’écriture de stock. Le compte correspondant est déterminé selon l’événement métier. Le transfert vers la comptabilité générale s’effectue individuellement ou sous forme d’écriture composée.
• Activation de la fonction Écritures nominales — dans l’application Paramètres de base, il est possible d’activer la fonction Écritures du grand livre pour les organisations qui sont également gérées comme entreprises. Dans l’onglet Paramètres de cette fonction, il est possible de définir les comptes du grand livre à utiliser lorsqu’il manque des comptes appropriés dans l’application Attributions de comptes.

Les comptes du grand livre peuvent être créés pour les finalités suivantes :

 Si la fonction Écritures nominales a été activée pour le client et que l’entreprise utilise les paramètres d’adaptation de ce client, les comptes enregistrés pour le client doivent également être valables pour l’entreprise. Pour l’assurer, les comptes doivent être partagés par l’entreprise et le client. Pour chaque entreprise utilisant les données client, le client doit être enregistré pour l’unité métiers Compte dans l’onglet Comptabilité de l’application Organisations.

Si des comptes ont déjà été créés pour l’entreprise, le partage n’est plus possible. Dans ce cas, l’entreprise ne peut pas utiliser les données client. Par conséquent, les comptes correspondants doivent également être créés au niveau de l’entreprise.

Dans l’application Paramètres de base, il est également possible de définir le mode d’enregistrement pour le transfert vers la comptabilité générale. Les modes d’enregistrement possibles sont :

• Aucune transmission
• Enregistrement groupé par jour
• Enregistrement groupé par période
• Enregistrement unique

La description des champs et des actions se trouve dans l’article Paramètres de base : Comptabilité.

Configuration de la clé de comptabilisation

En plus des réglages de la fonction Écritures nominales, la génération des écritures nominales est déterminée par la clé d’enregistrement. Ce n’est que si la fonction Écritures nominales est active pour la clé d’enregistrement que l’écriture d’inventaire est utilisée dans les écritures nominales. Il convient donc de s’assurer que cette fonction est active pour les clés d’enregistrement qui doivent être utilisées pour les écritures nominales.

Des informations supplémentaires sont disponibles dans la documentation Clés de comptabilisation.

Création des comptes du grand livre

Les comptes du grand livre sont créés dans l’application Comptes. Si les écritures du grand livre sont transférées vers la comptabilité générale, les comptes doivent également y être créés et porter les mêmes noms. Les comptes ne sont ni signés dans Comarch ERP Enterprise, ni dans l’interface vers la comptabilité générale.

Des informations supplémentaires sont disponibles dans la documentation Comptes.

Enregistrement des comptes du grand livre dans les attributions de comptes

Dans l’application Attributions de comptes, pour la catégorie de compte Compte de stock, un onglet supplémentaire Écritures du grand livre est visible. Dans cet onglet, les comptes du grand livre qui doivent être utilisés pour différentes finalités peuvent être enregistrés si nécessaire.

Les comptes du grand livre peuvent être créés pour les finalités suivantes :

Si aucun compte de compensation n’est enregistré dans l’attribution de compte, les comptes du grand livre enregistrés dans l’application Paramètres de base seront utilisés. Ainsi, les formes organisationnelles pour lesquelles les comptes de compensation ne dépendent pas des comptes d’inventaire mais pour lesquelles un compte de compensation approprié suffit sont également prises en compte. Il n’est donc pas nécessaire de définir les mêmes comptes de compensation pour tous les comptes d’inventaire.

Des informations supplémentaires sont disponibles dans la documentation Attributions de comptes.

Base des écritures du grand livre : Écritures d’inventaire

Toutes les transactions quantitatives et de valeur sont documentées sous forme d’écritures d’inventaire. Une écriture d’inventaire contient, entre autres, les attributs suivants utilisés pour générer les écritures nominales :

• Origine de comptabilisation du grand livre (accountingScenario)
• Compte de stock (cogAccount)
• Compte de compensation (cogOffsetAccount)
• Valeur de compte non attribuable (unassignableAccount)
• Valeur de compte de compensation non attribuable (unassignableOffsetAccount)

Ces attributs sont affichés dans l’application Inventory Posting Query comme champs de requête et colonnes dans la liste des résultats (bouton Nominal ledger posting).

Des informations supplémentaires sont disponibles dans la documentation Inventory Posting Query.

Origine de comptabilisation du grand livre

L’événement métier correspondant est documenté dans l’attribut Origine de comptabilisation du grand livre de l’écriture d’inventaire. L’origine de comptabilisation du grand livre est utilisée pour déterminer le compte de grand livre correspondant. Si l’événement métier n’est pas pertinent pour les écritures du grand livre, l’origine de comptabilisation du grand livre est documentée dans l’écriture de stock comme Insignifiant.

Origine d’enregistrement nominale selon la finalité

Le tableau suivant contient la liste des origines possibles des écritures du grand livre selon la finalité :

Origine de l’écriture du grand livre pour l’enregistrement manuel de stock

Dans le cas de l’enregistrement manuel de stock, l’origine de l’écriture du grand livre est attribuée sur la base du processus de la clé d’enregistrement. Si une catégorie d’article et une référence d’ordre ont en plus été définies, l’origine de l’écriture nominale est déterminée sur la base de la pièce et de l’événement métier correspondant, comme présenté dans le tableau ci-dessous :

Pour déterminer l’origine de l’écriture nominale, dans un premier temps la combinaison du processus et de la catégorie d’article est prise en compte. Si cette détermination ne donne aucun résultat, dans un second temps l’origine de l’écriture nominale est déterminée uniquement sur la base du processus.

Le tableau suppose que le propriétaire du stock est une organisation interne, c.-à-d. l’entreprise. Dans le cas contraire, l’origine de l’écriture du grand livre Non applicable est attribuée à l’écriture de stock. L’origine de l’écriture du grand livre est également immédiatement définie sur Non obligatoire si la fonction Valorisation des stocks n’est pas activée dans la clé d’enregistrement.

Origine de l’écriture nominale dans les ordres de distribution

Les ordres de distribution constituent un cas particulier. Si, dans le contexte de la confirmation d’enregistrement de transfert, une écriture de correction supplémentaire est générée à partir de l’ordre de distribution, l’origine de l’écriture nominale est reprise de la confirmation d’enregistrement de transfert. En conséquence, l’attribution de compte pour l’écriture de correction ne diffère pas de l’attribution de compte pour la confirmation d’enregistrement de transfert.

Compte de charges pour les valeurs non attribuées

Des montants non attribués peuvent résulter de la valorisation des stocks dans différents processus, par exemple en cas d’entrées positives pour des quantités de stock négatives. Pour de tels montants, une écriture nominale est généralement générée sur un compte de charges. Cela signifie que les montants non attribués ne sont pas enregistrés sur un compte « lié au processus » défini, mais sont enregistrés indépendamment du processus sur un compte de la catégorie Écarts d’évaluation.

Les comptes de charges pour les montants non attribués sont déterminés sur la base des comptes d’inventaire.

Attribution de compte pour les lignes de facture

Factures clients

Aucune modification n’est appliquée pour les factures clients. Les lignes supplémentaires, telles que les frais de fret, ne sont pas attribuées à différents comptes même si les écritures nominales sont activées.

Factures fournisseurs

Si la fonction Écritures nominales est désactivée, les écritures nominales générées à partir d’une facture fournisseur sont attribuées aux comptes de charges. Les comptes de charges sont déterminés selon l’attribution de compte de la finalité Compte de charges.

Si les écritures du grand livre sont activées, l’écriture du grand livre est attribuée au compte de compensation de la catégorie Réception de marchandises/Facture fournisseur.

Pour certains processus, l’écriture du grand livre n’est pas attribuée au compte de la finalité Réception de marchandises/Facture fournisseur, mais au compte d’une autre finalité, comme présenté dans le tableau ci-dessous :

Sur une facture fournisseur, une ligne de facture peut être attribuée à la fois à une ligne d’achat (ou de réception de marchandises) et à une ligne de commande d’achat avec commande externe de tiers. Afin d’éviter qu’une situation se produise dans laquelle différents comptes de charges et de compensation sont utilisés pour les commandes tierces et les autres, le contrôle de facture fournisseur a été désactivé.

tended: Avec les écritures du grand livre activées, les lignes de facture fournisseur et les factures de frais supplémentaires ne peuvent pas avoir d’affectations mixtes des catégories de référence « Commande de tiers » ou « Achats centralisés » et « Sans commande de tiers ». En conséquence, les lignes de facture concernées doivent être scindées en deux lignes de facture ou plus.

Les frais supplémentaires sont attribués, pour les lignes inventoriées, aux comptes de ces lignes auxquelles ils ont été attribués. Pour les lignes non inventoriées, le compte de la ligne de frais supplémentaires est utilisé. Afin d’éviter qu’une situation se produise dans laquelle différents comptes de compensation sont utilisés pour les commandes tierces et les autres commandes, le contrôle de facture fournisseur a été étendu.

Écritures individuelles ou composées

Lorsque des écritures individuelles sont générées, une écriture du grand livre est généralement créée pour chaque écriture de stock correspondante. Le mode d’enregistrement enregistré dans l’application Paramètres de base détermine si les écritures du grand livre sont transférées dans la zone Comptabilité sans modification, ou sous forme de récapitulatif. Les modes d’enregistrement possibles sont :

• Sans transmission
• Compabilisation composée par jour
• Compabilisation composée par période
• Compabilisation individuelle

Les critères suivants sont appliqués pour le récapitulatif :

• Entreprise
• Date
• Compte
• Compte de compensation
• Clé de compabilisation
• Centre de coûts
• Unité de coûts
• Compteur

Pour la compabilisation composée par jour, la date d’écriture d’inventaire est utilisée comme date d’enregistrement. Pour la compabilisation composée par période, la date d’enregistrement dépend du moment du transfert de données et de la période pendant laquelle l’écriture d’inventaire a eu lieu :

• si le moment d’exécution est avant la fin de la période d’enregistrement, la date de transfert est utilisée comme date d’enregistrement.
• si le moment d’exécution est après la fin de la période d’enregistrement, la date de fin de la période d’enregistrement est toujours utilisée comme date d’enregistrement.

Le récapitulatif des écritures du grand livre pour les écritures composées est enregistré dans l’unité métiers :

Écriture du grand livre

com.cisag.app.financials.batch.obj.BatchOnhandTransactionSummary

après la valorisation. Lors de l’utilisation de Comptabilité, cette unité métiers est également utilisée pour les écritures nominales non récapitulées.

Transfert vers la comptabilité générale

Les écritures du grand livre sont transférées vers la Comptabilité au moyen de l’application en arrière-plan Transmettre écritures au grand livre vers comptabilité. L’application en arrière-plan peut être exécutée avec les paramètres habituels.

Le transfert prend en compte uniquement les écritures de stock auxquelles les règles suivantes s’appliquent :

• La fonction Evaluation des stocks est activée dans la clé d’enregistrement.
• La fonction Écritures nominales est activée dans la clé d’enregistrement.
• L’écriture de stock est pertinente pour les écritures du grand livre.
• Dans la section Paramètres de base, la fonction Écritures nominales est activée pour l’entreprise qui enregistre le stock.

La clé d’enregistrement de stock ainsi que, selon le mode d’enregistrement, les références aux pièces et aux commandes sont copiées dans les textes d’enregistrement des écritures du grand livre générées. Ainsi, il est possible de synchroniser la valorisation de stock et le comptage financier.

Selon le mode d’enregistrement, le transfert effectif des écritures du grand livre s’effectue directement dans les écritures d’inventaire (mode d’enregistrement Comptabilisation individuelle) ou au moyen de l’unité métiers

Écriture du grand livre

com.cisag.app.financials.batch.obj.BatchOnhandTransactionSummary

Dans le cas d’écritures composées, le transfert des écritures du grand livre s’effectue toujours dans l’unité métiers

Écriture du grand livre

Dans le cas de l’adaptateur Comptabilité générale, Autres systèmes financiers, les écritures du grand livre sont transférées vers l’unité métiers Écriture du grand livre indépendamment du mode d’enregistrement.

Cette procédure est analogue au transfert des écritures fournisseur et client.

Écritures nominales et calcul des coûts

La fonction Écritures nominales dans l’application Clés de comptabilisation détermine si des écritures nominales sont générées à partir des écritures d’inventaire. Si la fonction Transactions de calcul des coûts réels est également activée, les transactions de calcul des coûts réels sont en plus transférées au moyen de l’application batch Synchroniser données de la comptabilité. Si cette fonction n’est pas activée, les transactions réelles de calcul des coûts peuvent être transférées vers la comptabilité des coûts au moyen des écritures nominales. Si la transaction d’inventaire de base contient une attribution de compte à un centre de coûts ou à une unité de coûts, une telle attribution de compte est transférée avec l’écriture du grand livre.

Avec des paramètres appropriés définis dans la structure des comptes de la comptabilité générale, les transactions de calcul des coûts réels seront également créées en comptabilité générale. En particulier, dans le cas de transactions réelles de calcul des coûts issues de la production, cela peut conduire à la création de transactions réelles de calcul des coûts à la fois sur la base des écritures du grand livre et via l’application en arrière-plan Synchroniser données de la comptabilité.

Il convient également de noter que les écritures nominales et toutes les transactions réelles de calcul des coûts générées à partir d’une telle écriture utiliseront les prix de valorisation et les coûts des écritures de stock. Le transfert au moyen de l’application en arrière-plan Synchroniser données de la comptabilité permet toutefois de modifier les prix de règlement. Le paramétrage correct des écritures du grand livre et de la comptabilité des coûts relève de la responsabilité de l’utilisateur.