Solde débiteur est le montant qui a été comptabilisé sur le compte du destinataire, par exemple en raison d’un paiement effectué par le destinataire sur un compte bancaire. Le solde débiteur peut être compensé avec des créances futures, retourné au destinataire (virement bancaire) ou payé en espèces (caisse).

Le présent article décrit comment les soldes débiteurs sont utilisés dans le système et comment l’application du même nom est structurée. Dans le présent article, on peut trouver des informations, entre autres, sur le lien que le solde débiteur peut avoir avec d’autres applications et unités métiers, ainsi que sur la manière dont il est intégré aux processus métiers. Le présent article ne couvre pas la création des soldes de crédits client sur le compte client.

Le rôle des types de soldes débiteurs et la manière dont ils sont enregistrés sont décrits dans l’article Types de soldes débiteurs.

Les instructions concernant la gestion des soldes débiteurs clients, par exemple comment traiter les soldes débiteurs, se trouvent dans l’article Instructions : Solde débiteur.

Description de l’application

Cette application permet d’affecter un solde débiteur à un article de vente (par exemple une demande d’acompte). Cela réserve initialement le crédit pour la compensation avec le service à fournir. Si le service est facturé, le montant réservé est affecté à la facture de vente. Le solde débiteur encore disponible pour attribution est réduit du montant affecté. L’allocation doit être confirmée par comptabilisation par le service de comptabilité financière. Cela signifie que la créance issue de la facture émise est (partiellement) compensée à hauteur de l’allocation confirmée.

Les soldes débiteurs sont créés par comptabilisation sur les comptes des destinataires en comptabilité financière, par exemple dans Comarch ERP Enterprise, sans possibilité d’affecter directement ce crédit à un service. Les soldes débiteurs sont également créés à la caisse, par exemple après réception d’argent du client.

L’application Solde débiteur se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

En-tête

L’en-tête contient des champs qui identifient de manière unique le solde débiteur et les informations de base généralement pertinentes pour le solde débiteur. D’autres données se trouvent dans les onglets décrits dans les sections suivantes :

• Onglet Généralités
• Onglet Attribution de pièce justificative
• Onglet Firme
• Onglet Répartitions fiscales – Acomptes
• Onglet Emission de pièce justificative
• Onglet Fichiers joints/Textes

Champs d’identification

Dans l’en-tête de l’application, les champs suivants sont présents :

• Numéro — identifiant unique du solde débiteur, composé de deux parties : le type de solde débiteur dans le premier champ et le numéro de solde débiteur dans le second. Le type de solde débiteur utilisé avec le numéro de solde permet d’identifier de manière unique le crédit. Il faut noter qu’il n’est pas possible de créer de nouveaux comptes de solde débiteur, ceux-ci sont toujours générés par d’autres processus.
  • Type de solde débiteur – ce champ permet de sélectionner le type de solde débiteur
  • Numéro de solde débiteur – le numéro du solde débiteur est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans l’application Paramètres de base pour le type de crédit spécifique. Il n’est pas possible de créer de nouveaux soldes de crédit dans cette application.
• Statut — des icônes de statut peuvent être affichées pour les soldes débiteurs :
  • Statut général
  • Statut de sortie
  • Statut de réservation
  • Statut d’attribution

Plus d’informations se trouvent dans la section Statut et modification du statut.

• Débiteur — ce champ affiche l’identification du partenaire pour lequel le solde débiteur a été généré. Le partenaire doit être marqué comme client dans les données de base du partenaire. Dans un système multi-sociétés, le solde généré se rapporte à l’entreprise sélectionnée au moment de la génération.

Onglet Généralités

L’onglet Généralités affiche les informations relatives aux soldes et crédits des destinataires.

• Nom / Adresse — les champs Nom et Adresse sont remplis automatiquement par le système avec les données de base du partenaire. Si nécessaire, le nom et l’adresse de l’article ayant le statut En cours de traitement ou Émis peuvent être modifiés manuellement à l’aide de l’action de sélection ou de l’action de mise à jour.

• A l’attention de — ce champ contient la personne de contact du destinataire. Il est recommandé de saisir la personne de contact générale préférée, qui peut être définie dans les données de base du partenaire destinataire. Plus d’informations sur ce champ se trouvent dans l’article Champ « A l’attention de ».
• Date de génération — date de création de l’article du solde débiteur. La date se rapporte au fuseau horaire de l’entreprise à laquelle l’article du solde débiteur appartient.
• Date de la pièce justificative — ce champ affiche la date de l’article du solde débiteur. Cette date est déterminée sur la base de l’article qui a généré le crédit.

• Date d’émission — date de publication de l’article Solde débiteur en tant que confirmation du solde
• Catégorie de solde — ce champ affiche le type de solde. Les types de solde suivants sont distingués :
  • Acompte — nécessite une répartition fiscale du montant de l’avance selon au moins une clé fiscale (pourcentage d’impôt). Elle est calculée proportionnellement au montant effectivement prélevé lors de l’attribution de la réservation du solde.
  • Autre — ne fait pas l’objet d’une répartition fiscale. Aucune information fiscale n’est fournie.
• Solde débiteur de substitution— si le solde du client n’a pas été confirmé par la Comptabilité financière, parce qu’il a été généré à l’avance, cet article du solde débiteur reçoit le statut Incorrect. Un autre article de solde, comptabilisé par la Comptabilité financière, est généré en remplacement. Cet article de remplacement est affiché dans ce champ sur le coupon de solde débiteur invalide du client. Cela permet à l’utilisateur de modifier les réservations déjà saisies dans le coupon de solde débiteur invalide du client.
• Catégorie de pièce justificative de génération — ce champ affiche le type d’article à partir duquel le document du solde débiteur a été créé. Le type d’article approprié dépend du système.

• Relation de pièce justificative — ce champ affiche l’identification du document ou le numéro du document sur la base duquel le document Solde débiteur a été créé
  Montant de l’article — ce champ affiche le montant du solde dans la devise de l’article
• Solde réservable — ce champ affiche le montant encore réservable. Ce montant correspond donc à la différence entre le montant du document et le solde déjà réservé dans la devise de l’article. D’autres réservations d’articles (par exemple, commandes de vente, demandes d’avance) peuvent être saisies dans la limite du solde réservé.
• Solde réservé — ce champ affiche le montant réservé par le documentdans la devise de l’article
• Solde attribué — ce champ affiche le montant déjà attribué par l’article pour les créances dans la devise du document

Onglet Attribution de pièce justificative

Dans l’onglet Attribution de pièce justificative, l’identification du document de vente attribué au solde du client ainsi que d’autres informations provenant de la Comptabilité financière sont affichées, par exemple l’objet, qui peut provenir d’un document bancaire.

Description des champs disponibles dans l’onglet :

• Désignation — ce champ affiche l’objet initial d’utilisation, transmis par exemple par la banque. Il sert de référence pour l’attribution manuelle du solde débiteur à un article de vente.
• Suggestion d’attribution de pièce justificative — ce champ texte affiche les types et numéros des documents déterminés par la Comptabilité financière sur la base de l’objet du document Solde débiteur, utilisés pour tenter une attribution automatique de l’article. Ces informations servent à vérifier et améliorer les instructions définies (par exemple, le profil d’objet), qui convertissent automatiquement un objet de virement bancaire purement textuel en identification d’article. Elles aident également l’utilisateur à déterminer l’article (ou les articles) correct(s) pour lequel le solde client doit être réservé.
• Catégorie de pièce justificative d’attribution — ce champ affiche le type d’article auquel le ducument Solde débiteur a été attribué. Les types d’articles d’attribution dépendent du système. Il peut s’agir par exemple de :
  • Commande de vente
  • Demande d’avance
• Relation de pièce justificative d’attribution — ce champ affiche l’identification définie du document de vente. Si un article Solde débiteur a été créé directement pour la comptabilisation d’une demande d’avance, ce champ affiche la référence de l’article à la demande d’avance. Cette référence est utilisée pour réserver automatiquement le solde pour les articles auxquels la demande d’avance se rapporte. Si le paiement concerne une ou plusieurs commandes de vente sans demande d’avance, ce champ affiche le premier article de référence.

Onglet Firme

Dans cet onglet, les données d’identification de l’entreprise ayant prélevé le solde débiteur peuvent être consultées.

Description détaillée des champs disponibles :

• Firme — ce champ affiche l’identifiant du partenaire de l’entreprise ayant prélevé le solde du client. Il s’agit de l’entreprise pour laquelle l’article Solde débiteur a été créé.
• Nom / Adresse — les champs Nom et Adresse sont remplis automatiquement par le système sur la base des données de base du partenaire
• Employé responsable — ce champ permet de saisir l’identifiant du partenaire employé responsable de l’entreprise

Onglet Répartitions fiscales – Acomptes

Dans l’onglet Répartition fiscales — Acomptes, se trouvent des informations supplémentaires sur la répartition de la taxe, provenant du système de comptabilité financière connecté uniquement pour les soldes débiteurs des clients de type Acomptes.

Description détaillée des champs disponibles :

• Montant net— ce champ affiche la somme de toutes les valeurs nettes
• Montant impôts — ce champ affiche la somme de tous les montants de taxe
  Le tableau de répartition de la taxe contient les colonnes suivantes :
• Clé fiscale— cette colonne affiche le code fiscal utilisé lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière. Le code fiscal apparaît une seule fois dans le tableau.
• Taux d’imposition — cette colonne affiche le taux de taxe en pourcentage utilisé lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière.
  
  
  Attention

  Il faut garder à l’esprit que le taux de taxe en pourcentage peut être modifié dans le code fiscal, et que la comptabilité financière utilise le taux de taxe en pourcentage défini pour l’enregistrement du solde débiteur.

• Montant net — cette colonne affiche la valeur nette enregistrée pour le code fiscal affiché lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière
• Montant impôts — cette colonne affiche le montant de la taxe enregistré pour le code fiscal affiché lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière
• Montant brut — cette colonne affiche la valeur brut enregistrée pour le code fiscal affiché lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière

Onglet Emission de pièce justificative

Les paramètres de sortie des pièces justificatives disponibles sont affichés ou suggérés dans le tableau de l’onglet Emission de pièce justificative. Les paramètres de sortie proviennent du modèle de pièce justificative. Le modèle utilisé est celui enregistré dans les données de base du partenaire client. S’il manque dans les données de base du partenaire, le modèle utilisé est celui défini dans l’application Paramètres de base, fonction principale Comptabilité, sous-fonction Pièces justificatives.

Plus d’informations sur les paramètres de sortie peuvent être consultées dans le manuel d’utilisation. Il y est également expliqué quelles autres applications, paramètres système et paramètres utilisateur interviennent dans l’exportation des pièces justificatives et quand ces paramètres s’appliquent.

Colonnes :

• Catégorie de pièce justificative — cette colonne affiche le type de pièce pour lequel les paramètres de sortie sont affichés dans la ligne. Les types de pièces suivants sont disponibles dans cette application :
  • Confirmation du paiement de l’acompte
  • Confirmation du solde débiteur
• Support — le support de sortie sur lequel la pièce est imprimée selon le modèle est affiché. Les supports de sortie disponibles sont :
  • Imprimante (sortie vers un fichier également possible)
  • E-mail
  • Fax
    Si plusieurs modèles de pièce justificative existent pour la pièce de retour et qu’ils sont stockés dans les données de base du client ou dans l’application Paramètres de base pour plusieurs supports de sortie, il est possible de sélectionner un support de sortie spécifique.
• Ligne de communication — le système détermine le lien de communication (numéro de fax ou adresse e-mail) pour les supports Fax et E-mail et l’affiche. Il est possible de modifier ou d’ajouter le numéro de fax ou l’adresse e-mail affichés. Il est également possible d’entrer plusieurs destinataires pour les e-mails, en séparant leurs adresses par une virgule et un espace.

Onglet Fichiers joints / Textes

Les textes, modules de texte et pièces jointes aux fichiers peuvent être enregistrés dans l’onglet
Fichiers joints / Textes. Les textes et pièces jointes enregistrés sont signalés par l’icône de note.

Plus d’informations sur les textes et pièces jointes aux fichiers et leur utilisation peuvent être trouvées dans la documentation Fichiers joints / Textes.

Espace de travail

Dans l’espace de travail se trouve le tableau des positions avec l’éditeur de positions pour la réservation du solde débiteur. Les colonnes et champs sont décrits dans les sections suivantes :

• Tableau des positions
• Éditeur de positions

Il faut garder à l’esprit que le solde débiteur peut être réservé, attribué et que l’attribution peut être annulée pour différentes catégories de positions. Les chapitres suivants décrivent les catégories de positions :

• Type de position Réservation
• Catégorie de position Attribution
• Catégorie de position Annulation d’attribution

Type de position Réservation

Le type de position Réservation sert à réserver le solde débiteur pour une pièce de vente. Les positions de réservation sont saisies ou créées via une action. Il s’agit toujours d’une position de base pour laquelle le solde débiteur réservé est affiché.

Catégorie de position Attribution

La catégorie sert à attribuer une pièce justificative de créance, telle qu’une facture de vente, à une ligne de réservation (par ex. une ligne de commande de vente). Cette catégorie de ligne est donc toujours une ligne détaillée pour la ligne principale. Cette ligne détaillée ne peut pas être saisie manuellement. Elle est créée lors de la création de la pièce justificative de créance pour la pièce de vente associée. Pour une ligne d’attribution, le solde attribué à la ligne est affiché.

Catégorie de position Annulation d’attribution

La catégorie sert à annuler une ligne d’attribution. Si une facture de vente a été générée pour une pièce de vente avec un solde débiteur réservé, une ligne d’attribution est créée. Si la facture émise générée est à nouveau annulée, un élément d’annulation d’attribution est automatiquement créé pour libérer à nouveau le montant attribué.

Cette catégorie de ligne est toujours une ligne détaillée pour la ligne principale. Pour une ligne d’annulation d’attribution, le solde attribué à la ligne est affiché avec un signe négatif. De plus, l’identification de la ligne d’attribution (attribution initiale) annulée par la ligne d’annulation d’attribution est affichée.

Tableau des positions

Il contient un aperçu clair des données enregistrées dans l’éditeur de lignes. Certaines données peuvent également être modifiées directement dans la table. Les descriptions de colonnes correspondent aux descriptions des champs dans l’éditeur d’articles.

Des informations supplémentaires sont disponibles dans le chapitre Éditeur de positions.

Actions de la barre d’outils du tableau

En plus des boutons habituels pour les tables, le bouton [Réservation manuelle du solde débiteur] est également disponible. Ce bouton ouvre une fenêtre de dialogue permettant de rechercher des bons ou des lignes afin de réserver un solde pour eux. Les documents et lignes pouvant être recherchés dépendent du système.

Les éléments de la fenêtre de dialogue sont décrits ci-dessous comme exemples de recherche de commandes de vente :

• Pièce justificative de génération — ce champ permet de choisir si les recherches doivent porter sur des commandes de vente ou sur des lignes de commandes de vente. Ce paramètre est utilisé comme caractéristique de recherche.
• Firme— ce champ indique l’entreprise qui a utilisé le solde débiteur. La recherche utilise cette entrée comme critère de recherche, et le résultat renvoie les pièces appartenant à cette entreprise.
• Débiteur — ce champ affiche le client pour lequel le solde client a été comptabilisé. La recherche utilise cette entrée comme fonction de recherche, et le résultat renvoie les pièces dans lesquelles le client a été utilisé comme destinataire de la facture ou partenaire de paiement.
• Devise — ce champ affiche la devise dans laquelle le solde client a été comptabilisé.

Pour la commande de vente, les champs suivants sont disponibles :

• Type de commande de vente — le type de commande de vente peut être saisi comme critère de recherche
• Numéro de commande de vente — le numéro de commande de vente peut être saisi comme critère de recherche
• Client — l’identifiant du client de la commande de vente peut être saisi comme critère de recherche
• Destinataire de la facture — l’identifiant du partenaire pour le destinataire de la facture de la commande de vente peut être sélectionné comme critère de recherche
• Payeur — l’identifiant du partenaire de paiement de la commande de vente peut être sélectionné comme caractéristique de recherche
• Date de création — la date de création de la commande de vente peut être saisie comme critère de recherche
• Statut — le statut de la commande de vente peut être sélectionné comme critère de recherche

La liste des résultats contient les données de la pièce justificative selon les paramètres de recherche saisis. Il convient de noter que les colonnes varient selon le document source sélectionné. Le document ou les lignes souhaités doivent être sélectionnés pour les transférer vers la table des lignes ou l’éditeur de lignes.

Sous la liste des résultats se trouve la fonction Suggérer solde réservable.

Cette fonction sert à proposer le solde pouvant être réservé pour la ligne de réservation à créer. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, la première ligne reçoit le montant total possible et nécessaire du solde. Le solde restant éventuel est proposé pour la ligne suivante, et ainsi de suite. Si le solde est épuisé, toutes les lignes suivantes reçoivent la valeur par défaut zéro.

Boutons dans le pied de la fenêtre de dialogue :

• [Transférer individuellement] — chaque ligne sélectionnée est transférée individuellement vers l’éditeur de lignes comme nouvelle ligne via l’action. Les données peuvent être modifiées dans l’éditeur de lignes. Ensuite, la ligne doit être transférée vers la liste des lignes.
• [Transférer tout] — cette action permet de transférer toutes les lignes du document vers la liste des lignes comme nouvelles lignes en une seule étape. La pièce de solde sera alors immédiatement enregistrée. Si une erreur survient lors du transfert, le système passe automatiquement en mode [Transférer individuellement].

Éditeur de positions

L’éditeur de lignes est utilisé pour saisir les lignes de solde débiteur. L’éditeur de lignes se compose d’une barre d’outils et d’un onglet, décrits dans les chapitres suivants :

• Barre d’outils
• Onglet Généralités

Barre d’outils

La barre d’outils contient les actions standard, dont les explications se trouvent dans le mode d’emploi. La barre d’outils contient également les éléments suivants :

• Position/élément — le numéro de position sert à identifier précisément chaque ligne de solde débiteur. Ce numéro peut être utilisé pour relier des lignes spécifiques dans différents documents via la référence à la pièce justificative. Le numéro est généré automatiquement par le système selon le schéma de numérotation défini pour le type de solde débiteur utilisé. Dans le cas des positions de type Réservation, le numéro peut être attribué manuellement dans l’éditeur. Une fois la position transférée dans le tableau, le numéro ne peut plus être modifié. Il n’est pas possible de saisir des positions détaillées pour l’allocation et l’annulation d’allocation. Celles-ci sont créées après la création de la pièce justificative de créances pour la ligne de réservation, telle qu’une facture de vente pour la position de commande de vente correspondante. Les positions sont triées automatiquement par le système en fonction du numéro de position. L’utilisateur ne peut pas modifier directement ce tri. Le tri ne peut être influencé que par l’attribution manuelle des numéros d’articles.

En raison de la numérotation et du tri automatiques, les nouvelles positions peuvent être insérées, mais elles ne peuvent pas être placées entre deux lignes existantes. Les nouvelles positions sont toujours initialement attribuées au numéro suivant et sont triées à la fin des lignes. Il est donc judicieux de définir, dans la plage de numéros, que les éléments sont numérotés par incréments de 5 ou 10. Il est ensuite possible d’ajouter un élément et de lui attribuer manuellement un numéro situé entre les numéros des éléments existants. Résultat : le nouvel élément est trié dans la liste à la position souhaitée entre les éléments existants.

Onglet Généralités

Une description détaillée des champs de l’onglet Généralités est donnée ci-dessous.

• Type — le type d’élément est affiché à la fois dans le tableau des éléments et dans l’éditeur d’éléments. Les types d’éléments suivants sont distingués :
  • Réservation — la catégorie de ligne Réservation est toujours une ligne principale, utilisée pour réserver le solde client pour une pièce justificative de vente
  • Attribution — la catégorie de ligne Attribution est toujours une ligne détaillée pour une ligne de réservation. Cette catégorie concerne les pièces justificatives auxquelles les fonds réservés dans la ligne principale ont été attribués.
  • Annulation d’attribution — la catégorie de ligne Annulation d’attribution est toujours une ligne détaillée pour une ligne de réservation. Cette catégorie concerne les pièces justificatives pour lesquelles les fonds initialement attribués dans la ligne principale ont ensuite été annulés.
• Statut — un des statuts suivants est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes :
  • Statut général :
    • Libéré — la ligne a le statut d’allocation Non attribué ou Partiellement attribué
    • Prêt — la ligne a le statut d’allocation Entièrement attribué
  • Statut d’allocation :
    • Non attribué — des réservations peuvent exister. Le solde n’a pas été attribué.
    • Partiellement attribué — les fonds ont déjà été attribués à au moins une réservation
    • Entièrement attribué — le solde a été entièrement attribué
• Date et heure de création — l’heure de création de la réservation, de l’attribution ou de l’annulation d’attribution est affichée à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes
• Catégorie de pièce justificative — le type de pièce justificative pour lequel le solde a été réservé ou attribué est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. Le type de pièce justificative dépend du système et de la catégorie de ligne. Les types de pièce justificative suivants peuvent apparaître :
  • Commande de vente
  • Facture sortante
• Référence à la pièce justificative — la pièce justificative ou la ligne de pièce justificative pour laquelle des fonds ont été réservés ou attribués est saisie ou affichée à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. La référence à la pièce justificative peut être modifiée selon la catégorie de ligne si aucun montant n’a été attribué.
• Solde réservé — un montant positif doit être saisi pour une ligne de type Réservation dans le tableau des lignes ou dans l’éditeur de lignes, qui doit être réservé à partir du solde client. Le montant maximal à réserver correspond au montant encore disponible pour réservation. Le montant disponible pour réservation est calculé sur la base du solde débiteur diminué des soldes débiteurs déjà réservés. Le montant est enregistré dans la devise du solde client.

• Solde réservé ouvert — pour les lignes de type Réservation, le montant réservé mais non attribué pour la pièce justificative est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes.
• Solde attribué — le montant déjà attribué à une ou plusieurs pièces justificatives selon le montant réservé est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. Le montant de ligne correspondant est affiché pour les lignes de type Attribution et Annulation d’attribution. Pour le type Réservation, la somme de toutes les attributions diminuée des annulations d’attribution est affichée. La création des lignes d’attribution dépend du système. Par exemple, la ligne d’attribution est créée sur la base de la facture sortante générée pour la commande de vente pour laquelle le solde débiteur a été réservé.

Actions liées à l’application

L’utilisateur connecté a accès aux actions liées à l’application dans l’application Solde débiteur, qui sont décrites dans les chapitres suivants :

• Créer et imprimer une confirmation de paiement d’acompte
• Émettre la copie de confirmation de paiement d’acompte
• Créer et imprimer une confirmation de solde
• Imprimer une copie du certificat de solde
• Réservation automatique
• Diminuer les réserves de ressources non attribuées

Créer et imprimer une confirmation de paiement d’acompte

Cette action sert à créer et imprimer la pièce justificative Confirmation de paiement d’acompte pour un solde débiteur de type Acompte. Les paramètres de base de la date d’émission et de date d’émission sont disponibles dans la boîte de dialogue pour exécuter cette action. Cette action n’est proposée que lorsque le solde débiteur de type Acompte a à la fois le statut Libéré et le statut Non émis.

Émettre la copie de confirmation de paiement d’acompte

Cette action sert à émettre une copie du certificat d’acompte pour un solde débiteur de type Acompte pour lequel la pièce justificative Confirmation de paiement d’acompte a déjà été générée et émise. Cette action n’est proposée que lorsque le solde débiteur de type Acompte a le statut Émis.

Créer et imprimer une confirmation de solde

Cette action sert à générer et imprimer la pièce justificative Confirmation du solde pour un solde débiteur de type Autre. Les paramètres de base de la date d’émission et de date d’émission sont disponibles dans la boîte de dialogue pour exécuter cette action. Cette action n’est disponible que lorsque le solde débiteur de type Autre a à la fois le statut Libéré et le statut Non émis.

Imprimer une copie de la confirmation de solde

Cette action sert à émettre une copie du certificat de solde pour un solde débiteur de type Autre pour lequel la pièce justificative Confirmation du solde a déjà été créée et émise. Cette action n’est proposée que lorsque le solde débiteur de type Autre a le statut Émis.

Réservation automatique

L’action [Réservation automatique] peut être utilisée pour créer automatiquement des réservations pour un solde débiteur ayant le statut Partiellement réservé ou Libéré et pour lequel aucune réservation n’existe encore. La condition préalable est de se référer à la commande de vente ou à l’élément généré à partir d’une demande d’acompte ou d’une pièce justificative en espèces. Le montant total du solde débiteur est alors réservé.

Diminuer les réserves de ressources non attribuées

L’action [Diminuer les réserves de ressources non attribuées] peut être utilisée pour réduire le solde débiteur réservé qui n’a pas été attribué. Le système vérifie à l’avance si la pièce justificative assignée, par exemple une commande de vente, a le statut Libéré. Seul dans ce cas, l’action suivante est exécutée :

• le solde réservé du crédit sera réduit au solde crédit attribué si celui-ci est supérieur

• le solde réservé du crédit est réduit à zéro si rien n’a été attribué

Si la fonction Suppression des réservations de ressources est également active, la réservation du crédit sera supprimée sous les conditions suivantes :

• le solde réservé du crédit a été réduit à zéro ou était déjà nul

• le solde des fonds réservés ne comprend ni attribution ni annulation d’attribution

Statut et changements de statut

Les soldes débiteurs et les positions de crédit des débiteurs peuvent avoir différents statuts, décrits dans les sections suivantes :

• Statut général
• Statut de sortie
• Statut de réservation
• Statut d’attribution

Statut général

Le solde débiteur ainsi que la position de crédit du débiteur ont un statut général, décrit dans les sections suivantes.

Solde débiteur

Les statuts suivants sont associés au statut général du solde débiteur :

• En cous de traitement — tant que le paiement n’a pas été enregistré dans la comptabilité financière, le solde débiteur a le statut En cours de traitement.

• Libéré — si la position ouverte correspondante a été enregistrée dans la comptabilité financière, le statut du solde débiteur est changé en Libéré.

• Incorrect — si le paiement provenant du système comptable ne peut pas être enregistré de la même manière que le solde débiteur a été généré, par exemple si la devise diffère de celle à enregistrer ou si des écarts de montant existent, le statut est défini sur Incorrect. Dans ce cas, le nouveau solde débiteur généré par la comptabilité est utilisé comme référence pour le solde débiteur incorrect.

• Terminé — le statut Terminé est obtenu lorsque le solde débiteur a été entièrement réservé par une ou plusieurs réservations et que toutes les réservations ont été entièrement attribuées, c’est-à-dire que le montant total du solde a été utilisé.

• Réorganisation commencée — le statut est disponible si une réorganisation a été commencée mais que la pièce justificative n’a pas encore été entièrement réorganisée.

Position de solde débiteur

Le statut général de la position de solde du client montre les statuts suivants :

• Libéré — la position du solde débiteur a le statut initial Libéré. Dans le cas des positions de réservation, le statut change avec l’allocation des pièces justificatives des créances. Pour les positions d’allocation et d’annulation d’allocation, ce statut ne change qu’après comptabilisation et confirmation par la comptabilité financière.
  
  
  Attention

  Ce statut n’est pas pris en compte lors de la détermination du statut général du solde du débiteur et n’empêche donc pas le règlement.

• Terminé — si le solde réservé de la position de réservation a été entièrement utilisé par les pièces justificatives des positions d’allocation liées, la position de réservation reçoit le statut Terminé. Si une position d’allocation ou d’annulation d’allocation a été confirmée par la comptabilité et ainsi comptabilisée, elle reçoit le statut Terminé.

Statut de sortie

Le statut d’émission du solde du débiteur montre les statuts suivants :

• Non émis — selon le type de solde, aucune confirmation du solde débiteur ou confirmation de versement d’acompte n’a été générée ou émise
• Émis — selon le type de solde, la confirmation du solde débiteur ou la confirmation de versement d’acompte a été générée et émise

Statut de réservation

Le statut de réservation du solde du client montre les statuts suivants :

• Non réservé — le solde n’a pas été réservé
• Partiellement réservé — le solde a été partiellement réservé
• Entièrement réservé — le solde a été réservé

Statut d’attribution

Tant le solde du débiteur que la position de solde du débiteur ont un statut d’attribution :

Solde débiteur

Le statut d’allocation du solde du débiteur montre les statuts suivants :

• Non attribué — des réservations peuvent exister, mais elles manquent d’allocation
• Partiellement attribué — des fonds ont déjà été attribués pour au moins une réservation. Aucune allocation supplémentaire n’a été effectuée.
• Entièrement attribué — l’intégralité du solde du débiteur a été attribuée

Position de solde du débiteur

Le statut d’allocation de la position de solde du débiteur montre les statuts suivants :

• Non attribué — des réservations peuvent exister, mais il manque des allocations
• Partiellement attribué — des fonds ont déjà été attribués pour au moins une réservation. Aucune allocation supplémentaire n’a été effectuée.
• Entièrement attribué — l’intégralité du solde réservé a été attribuée

Personnalisation

Pour l’application Solde débiteur, les paramètres suivants dans la fonction principale Compabilité sont pertinents.

Fonction Solde débiteur

• Solde débiteur — après activation de cette fonction, les soldes des comptes clients sont mis à disposition dans l’application Solde débiteur, ce qui permet de les réserver pour des pièces justificatives de vente. Ces soldes mis à disposition incluent à la fois les acomptes conformément aux exigences en matière d’acomptes et les paiements anticipés. Dans l’application Solde débiteur, il est possible de réserver le solde pour des pièces justificatives de vente. Après activation de cette fonction, les allocations de paiements précédentes effectuées via l’application Paramètres de base sont également remplacées par des réservations et mises à disposition dans l’application Solde débiteur.
• Catégorie de solde débiteur — dans ce champ, il faut saisir le type de solde débiteur que le système utilisera lors de la génération du solde client, pouvant être réservé par exemple pour une demande d’acompte ou une autre pièce justificative de vente

Fonction Documents

• Documents — si la fonction de solde client est active, la fonction Documents peut également être utilisée pour stocker les paramètres du type de pièce justificative Confirmation du solde débiteur, tels que le modèle de pièce justificative ou les fichiers/textes joints

Unités métiers

Pour l’application Solde débiteur, l’unité métier suivante est pertinente et peut être utilisée par exemple pour :

• Autorisations
• Configurations des définitions d’activités
• Importations ou exportations des données.

Solde débiteur

com.cisag.app.financials.debtorcredit.obj.DebtorCredit

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois à l’aide de rôles d’autorisations et via l’affectation à une organisation. Le concept d’autorisation est décrit dans la pièce justificative technique Autorisations.

Compétences spéciales

Pour l’application Solde débiteur, les fonctions spéciales suivantes sont liées aux activités. Les autorisations pour ces fonctions peuvent être attribuées dans l’application Rôles d’autorisations.

• Substitution des modèles de pièce justificative
  com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions

Cette fonction permet de modifier à tout moment les paramètres de sortie définis dans le modèle de pièce justificative dans la boîte de dialogue de sortie lors de l’impression de la pièce justificative.

• Utiliser un autre expéditeur d’e-mail
  com.cisag.sys.services.output.UseDifferentMailFrom

Cette fonction permet de changer l’adresse e-mail de l’expéditeur dans la boîte de dialogue de sortie lors de l’impression des pièces justificatives.

• Utiliser un autre expéditeur de fax
  com.cisag.sys.services.output.UseDifferentFaxSender

Cette fonction permet de changer le numéro de fax de l’expéditeur dans la boîte de dialogue de sortie lors de l’envoi des pièces justificatives.

Tâches organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, exploitables ou modifiables. Pour cela, il faut activer la fonction Autorisations liées au contenu dans l’application Paramètres de base.

Pour qu’une personne puisse utiliser Solde débiteur, elle doit être affectée à une organisation intégrée dans l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Client
• Comptabilité

Pour qu’une personne puisse ouvrir le solde débiteur ou modifier les données qu’il contient, l’une des organisations qui lui est assignée doit être saisie dans le tableau Autorisations de l’application Types de solde débiteur.

Plus d’informations sur le tableau Autorisations et un aperçu complet des autorisations liées au contenu se trouvent dans la pièce justificative Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

Pour l’application Solde débiteur, il n’y a aucune fonction spéciale.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Solde débiteur n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.