Aperçu des thèmes

Le présent article contient un aperçu des processus suivants :

• retour de marchandises déjà payées avec note de crédit ultérieure,
• retour de marchandises qui n’ont pas encore été payées et qui ne sont pas encore stockées (pour des emplacements d’entrepôt subdivisés)
• notes de crédit de valeur sans retour de marchandises.

Les retours de marchandises sont effectués via l’application Commandes d’achat. Il convient de se référer à l’article Commandes d’achat afin de savoir comment les quantités appropriées sont définies et quelles actions sont nécessaires à cet effet.

Deux formes de notes de crédit sont prises en charge : les notes de crédit de valeur pure et les notes de crédit avec référence à des quantités, qui se rapportent généralement à un retour. Les factures fournisseurs avec positions mixtes, c.-à-d. des positions de note de crédit et des positions de facture, sont également prises en charge.

Retour de marchandises

Les retours servent à renvoyer au fournisseur des marchandises livrées.

Le retour de marchandises est effectué au moyen des actions :

• Créer une ordres de livraison pour le retour de marchandises
• Créer ordre de livraison et émettre document justificatif de retour de la marchandise avec enregistrement de matériel
• Créer ordre de livraison sans enregistrement de matériel et émettre bordereau de retour de la marchandise

Dans la commande ou dans les applications de type cockpit pour les commandes, peuvent être utilisées afin de générer le bon de livraison. Les deux premières actions peuvent également être utilisées pour déduire du stock les marchandises à retourner. Les positions gérées par caractéristiques peuvent également être retournées de cette manière. Les stocks stockés dans des emplacements d’entrepôt subdivisés ou des contenants de stockage constituent une exception : ils doivent être comptabilisés au moyen d’une transaction de stock manuelle ou traités au moyen de l’action [Créer un ordre de livraison pour retour de marchandises] et du processus de préparation ultérieur. Si un bon de livraison est requis lors du traitement via une transaction de stock manuelle, la troisième action peut être utilisée, c.-à-d. [Créer ordre de livraison sans enregistrement de matériel et émettre bordereau de retour de la marchandise].

Si l’entrée de marchandises a eu lieu et a déjà été comptabilisée dans le système, mais qu’aucune facture fournisseur n’a été saisie et qu’aucune commande d’entrepôt n’a été confirmée, l’entrée de marchandises peut également être annulée. Si nécessaire, une note de retour de marchandises peut aussi être émise. Pour ce faire, les quantités du besoin matériel pour l’action [Créer ordre de livraison sans enregistrement de matériel et émettre bordereau de retour de la marchandise] sont saisies dans la commande et l’action est exécutée.

Des informations supplémentaires et des instructions concernant le retour de marchandises se trouvent dans l’article Commandes d’achat.

Note de crédit

La note de crédit ou la facture fournisseur avec positions de note de crédit reçue du fournisseur doit être saisie de la même manière qu’une facture fournisseur ordinaire. Les valeurs et, s’il s’agit d’une note de crédit avec référence à des quantités, également les quantités des positions de note de crédit, doivent être saisies avec un signe négatif.

Une note de crédit avec référence à des quantités devrait être attribuée directement aux positions de commande correspondantes, et non aux positions d’entrées de marchandises. Le matériel est retourné via la commande ; c’est le seul moyen d’actualiser correctement les quantités ouvertes et les statuts. Dans ce cas, la quantité facturée dans la commande est réduite de la quantité de la note de crédit et ajoutée à nouveau à la quantité à facturer.

Contrairement aux autres positions de factures fournisseurs, une référence à des positions de commande clôturées peut également être créée pour les positions de note de crédit. Toutefois, les positions de facture fournisseur doivent avoir une quantité égale à zéro ou une quantité négative afin qu’une position de commande clôturée puisse leur être attribuée. Dans ce cas, il convient de tenir compte des paramètres de la fonction de recherche Statut dans les boîtes de dialogue d’attribution de l’action utilisée. Le paramètre par défaut ne prend pas en compte les positions clôturées lors de la recherche de positions de commande à attribuer. Si nécessaire, ce paramètre doit être modifié.

En cas d’écart de valeur, et si la case à cocher Evaluation des stocks a été activée dans la clé de comptabilisation utilisée, une transaction de stock de type Correction est créée, qui influence également la valeur du stock. L’écriture de correction n’est effectuée que dans ce cas.

Si la case à cocher Evaluation des stocks est activée dans la clé de comptabilisation utilisée pour la facture fournisseur, il convient de s’assurer que la clé de comptabilisation utilisée pour les entrées de marchandises ne correspond pas au type de valorisation Définitif ; dans ce cas, le type de valorisation Provisoire doit être sélectionné dans la clé de comptabilisation des entrées de marchandises liées.

Les notes de crédit pour des factures de coûts supplémentaires sont saisies avec un montant négatif, comme toutes les autres notes de crédit. Il convient de noter que le montant de l’écriture de correction se rapporte toujours à la quantité de commande et non à la quantité d’entrée de marchandises qui a éventuellement été attribuée.

Comme les factures fournisseurs et les factures de coûts supplémentaires, les notes de crédit peuvent être annulées au moyen de l’action Annuler facture fournisseur dans l’application Factures fournisseurs. Pour les notes de crédit, la même clé de comptabilisation que pour la facture fournisseur doit toujours être utilisée, ou au moins une clé paramétrée de manière identique pour les catégories de valorisation.

Il est possible de voir quelles écritures de correction sont déduites des factures fournisseurs, des factures de coûts supplémentaires et des notes de crédit correspondantes dans l’article sur la valorisation des stocks.

Exemples

Ci-dessous se trouvent de brefs exemples de deux variantes de processus contenant des notes de crédit.

Retour partiel et note de crédit

Le premier exemple décrit le cas où les positions d’une commande sont livrées et facturées intégralement, qu’une quantité partielle des positions livrées et déjà facturées est retournée au fournisseur, puis que le fournisseur émet une note de crédit pour les positions retournées.

La première partie de ce cas, c.-à-d. jusqu’au retour, est décrite dans les articles sur les commandes, les entrées de marchandises et les factures fournisseurs. Si la marchandise n’a pas été stockée dans un emplacement d’entrepôt subdivisé, elle est retournée via l’action [Créer ordre de livraison et émettre document justificatif de retour de la marchandise avec enregistrement de matériel] dans l’application Commandes d’achat ou dans l’application de type liste pour les commandes. La quantité à retourner doit d’abord être saisie dans l’application Commandes d’achat comme quantité de disposition pour le bon de livraison de retour dans la vue Retour de marchandises avec mouvement de stock. Après exécution de l’action, un ordre de livraison est généré, une réservation de matériel comme entrée négative est créée et un bon de livraison est établi.

Si l’article a été stocké dans un entrepôt subdivisé, la comptabilisation de la quantité retournée de l’article s’effectue dans un processus sans traitement d’expédition via l’application Movements de stock. La clé de comptabilisation de l’entrée doit être utilisée et la quantité négative correspondante doit être saisie. Le paramètre à sélectionner dans le champ Type de valorisation de la clé de comptabilisation dépend du fait qu’une valorisation définitive avec entrées de marchandises est effectuée et doit donc être cohérent avec ce paramètre.

Ensuite, le partenaire approprié, le type de commande (commande d’achat) et la position de commande doivent être sélectionnés, puis la transaction de stock doit être enregistrée. Des informations supplémentaires se trouvent dans l’article concernant les réservations de matériel. Si un bon de livraison est requis dans ce cas, il peut être établi via l’action [Créer ordre de livraison sans enregistrement de matériel et émettre bordereau de retour de la marchandise] dans l’application Commandes d’achat ou dans l’application de type liste pour les commandes. La quantité doit d’abord être saisie comme quantité de disposition pour le bon de livraison de retour dans la vue Retour de l’application Commandes d’achat.

Si, dans ce cas, l’action [Créer un ordre de livraison pour retour de marchandises] est utilisée, la clé de comptabilisation nécessaire n’est pas déterminée sur la base du type d’ordre de livraison. La clé de comptabilisation enregistrée dans l’application Paramètres de base dans la fonction Retours de marchandises est utilisée. Une transaction de stock est générée lorsque l’ordre de livraison est livré avec les relations correspondantes à la commande d’achat.

Si la commande n’a pas été livrée auparavant, le retour crée une nouvelle quantité ouverte à livrer. Si la quantité ouverte ne doit plus être livrée ultérieurement par le fournisseur, le statut de livraison de la commande d’achat doit être défini sur Entièrement livré via l’action de fin manuelle de livraison.

À la fin de ce processus, la note de crédit entrante est saisie dans l’application Factures fournisseurs. Les montants et les quantités sont saisis avec un signe négatif. Il est également possible qu’une facture fournisseur contienne à la fois des positions de note de crédit et des positions de facture. Les positions de note de crédit saisies ou insérées automatiquement doivent toujours être attribuées à la commande et non à l’entrée de marchandises. Cela est important, car le retour précédent contient aussi une référence à la commande. Si une attribution à l’entrée de marchandises est créée, le statut de facturation de l’entrée de marchandises ne sera pas mis à jour correctement, c.-à-d. qu’il passera à Partiellement facturé en raison de la mise à jour de la quantité facturée. Dans ce cas, la quantité facturée dans la commande est réduite de la quantité de la note de crédit et ajoutée à nouveau à la quantité à facturer. Le statut de facturation est déterminé et affiché en conséquence.

Les coûts supplémentaires peuvent également être saisis et répartis avec une quantité négative et un montant négatif. Il convient de noter que la valeur de l’écriture de correction résultante se rapporte à la quantité totale de la position de commande.

Si une position de commande clôturée doit être attribuée à une position de note de crédit, la case à cocher Entièrement facturé doit également être activée dans le champ Statut des boîtes de dialogue d’attribution de la facture fournisseur, afin que les positions clôturées soient également affichées et puissent être sélectionnées.

Note de crédit de valeur

Le deuxième exemple décrit le cas où une note de crédit de valeur est reçue rétrospectivement, c.-à-d. après la réception et la facturation des positions livrées. Cela peut avoir différentes causes, par ex. un prix incorrect ou une réduction de prix ultérieure. Dans ce cas, aucun mouvement de marchandises n’a lieu dans le cadre de la note de crédit. Toutefois, si la case à cocher Evaluation des stocks est activée dans la clé de comptabilisation correspondante, une écriture de correction est effectuée.

Pour saisir une note de crédit de valeur, une quantité zéro et un montant négatif doivent être saisis dans la position de facture fournisseur.

Si une position de commande clôturée doit être attribuée à une position de note de crédit, la case à cocher Entièrement facturé doit également être activée dans le champ Statut des boîtes de dialogue d’attribution de la facture fournisseur, afin que les positions clôturées soient également affichées et puissent être sélectionnées.