Aperçu des sujets

Les types de factures fournisseur servent à identifier les factures fournisseur. Ils enregistrent également les paramètres et les valeurs par défaut pour les factures fournisseur pour lesquelles ils sont utilisés.

Les types de factures fournisseur suivants sont distingués :

• Facture fournisseur (entrante)
• Facture de coûts supplémentaires
• Facture fournisseur sans relation justificative
• Facture fournisseur de correction
• Facture de coûts supplémentaires pour la distribution
• Facture de prélèvement d’articles en consignation

Si l’utilisateur travaille dans un système site-multiple, les types de factures fournisseur contiennent également des informations sur le type d’allocation de la facture fournisseur, c’est-à-dire s’il s’agit d’une facture fournisseur provenant d’un fournisseur externe ou d’une facture relevant d’une allocation interne.

Définitions des termes

Facture fournisseur

La facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour des produits livrés ou non encore livrés. La facture fournisseur est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Types de factures

Les types de factures servent à identifier les factures fournisseur ou les factures de coûts supplémentaires. Ils enregistrent également les paramètres et les valeurs par défaut pour les factures fournisseur ou les factures de coûts supplémentaires pour lesquelles ils sont utilisés.

Description de l’application

L’application Types de factures fournisseurs n’est pas divisée en en-tête et espace de travail. Elle ne comporte qu’une seule zone contenant les champs de saisie du type de facture fournisseur.

Le type de facture identifie de manière univoque le type de facture entrante. En outre, une désignation pour la facture fournisseur est saisie. Les données sont enregistrées en tant que paramètres ou valeurs par défaut dans d’autres champs du type de facture fournisseur. Les paramètres s’appliquent à tous les traitements d’entrée utilisant ce type. Ils contrôlent notamment le traitement ultérieur de la facture fournisseur, tel que la clé de comptabilisation pour la comptabilisation ultérieure des matériaux dans le cas d’une facture de type Facture fournisseur. Les valeurs par défaut sont reprises dans toutes les factures utilisant ce type. Elles peuvent généralement y être modifiées. Si des données manquent dans le type de facture fournisseur, elles peuvent être reprises dans la facture fournisseur, par exemple à partir des données de base de l’émetteur de la facture.

L’application se compose des champs suivants :

• Type – dans ce champ est enregistrée l’identification unique du type de facture fournisseur. En principe, elle peut être choisie librement. Cela est toutefois particulièrement utile dans les systèmes comportant plusieurs organisations, lorsqu’un schéma de numérotation pour les types de factures fournisseur a été défini dans la sous-fonction Schémas de numérotation de la fonction Achat de l’application Paramètres de base. Si un schéma de numérotation est enregistré pour l’organisation d’achat sélectionnée dans la barre d’outils du flux de travail, le numéro suivant qui en résulte est proposé lors de la création d’un nouveau type. L’identification du type sert à trouver le type de facture fournisseur correct dans les applications ultérieures, par exemple afin d’affecter le type approprié à une facture entrante et d’appliquer ainsi certaines valeurs par défaut et certains paramètres.
• Désignation – la désignation sert de fonction d’identification supplémentaire. Elle peut se composer d’un texte librement choisi. Il convient de saisir dans ce champ une désignation significative et, si possible, univoque afin de faciliter la recherche.
• Plage de numérateurs – comme pour tous les documents, un schéma de numérotation est sélectionné dans le type de facture fournisseur, à l’aide duquel le système génère automatiquement un numéro pour les nouvelles factures entrantes ou les factures de coûts supplémentaires selon un modèle défini. À cet effet, au moins un schéma de numérotation pour les factures fournisseur ou les factures de coûts supplémentaires doit avoir été défini au préalable.
• Plage de numérateurs d’enregistrement – le schéma de numérotation des écritures sert à attribuer un numéro d’écriture après la comptabilisation réussie de la facture fournisseur.

• Type de facture – dans ce champ, il convient d’indiquer le type de facture pour lequel le type de facture fournisseur doit être défini. Les types suivants sont disponibles :
  • Facture fournisseur – la facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour des lignes livrées ou restant à livrer.
  • Facture de coûts supplémentaires – les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés dans le cadre de la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des lignes individuelles.
  • Facture fournisseur sans relation justificative – ce type est disponible pour la saisie de factures créées dans d’autres systèmes, c’est-à-dire pour lesquelles il n’existe ni commandes ni réceptions de marchandises dans le système.
  • Facture fournisseur de correction – les factures de correction d’achat sont des factures générées par le système qui compensent des quantités et des coûts d’achat divergents.
  • Facture de coûts supplémentaires pour la distribution – ce type de facture est disponible pour les coûts supplémentaires générés lorsque des articles sont distribués à différentes sociétés au sein d’un groupe.
  • Facture de prélèvement d’articles en consignation – ce type de facture est disponible pour la saisie de factures résultant de notifications de sortie de marchandises vers le fournisseur dans le cadre de commandes en consignation.
• Clé de comptabilisation – les clés de comptabilisation contrôlent le traitement des écritures de stock. Elles sont requises pour tous les mouvements de marchandises entraînant des modifications de valeur ou de quantité des lignes gérées en stock. Il convient de sélectionner la clé de comptabilisation à utiliser pour la comptabilisation des factures de type Facture fournisseur utilisant ce type. Les clés de comptabilisation existantes avec une transaction de comptabilisation de correction, pour laquelle aucun mouvement de quantité n’est activé et qui appartient à la catégorie d’évaluation de cumul de valeurs, sont autorisées. La clé de comptabilisation ne peut plus être modifiée dans la facture.

• Blocage de paiement – le blocage de paiement constitue une information pour le système financier indiquant que la facture ne doit pas être payée (pour le moment). Il convient d’activer cette case à cocher afin de reprendre le blocage de paiement comme valeur par défaut dans les nouvelles factures fournisseur ou factures de coûts supplémentaires utilisant ce type.
• Clé de comptabilisation pour les coûts supplémentaires – les clés de comptabilisation contrôlent le traitement des écritures de stock. Elles sont requises pour tous les mouvements de marchandises entraînant des modifications de valeur ou de quantité des lignes gérées en stock. Dans ce champ, il convient de sélectionner la clé de comptabilisation à utiliser pour la comptabilisation des factures de coûts supplémentaires utilisant ce type. Les clés de comptabilisation existantes avec une transaction de comptabilisation de correction, pour laquelle aucun mouvement de quantité n’est activé et qui appartient à la catégorie d’évaluation cumulant les coûts, sont autorisées. La clé de comptabilisation ne peut plus être modifiée dans la facture.

• Type de règlement – le type de règlement détermine si des factures fournisseur internes ou externes doivent être enregistrées avec ce type de facture fournisseur. Dans les systèmes multi-sociétés, les factures fournisseur internes couvrent les règlements de livraisons de marchandises entre différentes sociétés. Le type d’allocation ne peut être modifié que si aucune facture fournisseur ou facture de coûts supplémentaires existante n’utilise ce type.

• Comptabilisation automatique dans notes de crédit (case à cocher) – si cette fonction est activée, la comptabilisation est automatiquement lancée pour la facture fournisseur générée par la procédure de note de crédit.
• Registre fiscal – dans ce champ, il convient de définir le registre fiscal à utiliser pour les factures fournisseur de ce type. Le registre fiscal défini est utilisé dans la facture fournisseur à la place du registre fiscal provenant des données de base du partenaire. Si ce champ est laissé vide, le registre fiscal des données de base du partenaire est utilisé comme valeur par défaut dans la facture fournisseur.

• Compenser en interne la position de compensation – uniquement pour les types de factures Facture fournisseur et Facture de coûts supplémentaires pour lesquels un type de règlement externe est défini, il est possible de déterminer si et comment les lignes de règlement doivent être réglées en interne. Il convient de choisir parmi les paramètres suivants :
  • Non
  • Oui, avec valeur – les prix et valeurs correspondants de la facture fournisseur sont utilisés pour le règlement interne, l’origine du prix est définie sur Manuel et le prix est défini comme valeur par défaut. Les lignes sont enregistrées avec des signes inversés lors de l’annulation.
  • Oui, sans valeur – la ligne est utilisée comme information de comptabilisation pour le règlement interne du document, et l’identification de la facture fournisseur est utilisée pour la commande.

Paramètres de base

Dans l’application Paramètres de base, il est possible de définir un schéma de numérotation pour les types de factures fournisseur dans la sous-fonction Plage de numérateurs de la fonction Achat. Si le schéma de numérotation est enregistré pour l’organisation d’achat sélectionnée dans la barre d’outils du flux de travail, le numéro suivant qui en résulte est proposé lors de la création d’un nouveau type.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Types de factures fournisseurs, utilisée par exemple pour :

• l’attribution des autorisations
• la configuration des définitions d’activités
• l’importation et l’exportation de données

Type de facture fournisseur :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceType

Cette unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées aussi bien à l’aide de rôles d’autorisation que par l’affectation d’organisations. Le concept des autorisations est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Fonctions spéciales

L’application Types de factures fournisseurs ne dispose d’aucune fonction spéciale.

Affectation d’organisation

Si la fonction Autorisations liées au contenu est activée dans l’application Paramètres de base, l’application Types de factures fournisseurs n’est affichée à une personne que si une organisation lui est affectée dans les données de base du partenaire et que cette organisation est intégrée dans au moins l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achat

L’application Types de factures fournisseurs contient un tableau Autorisations. Pour pouvoir utiliser les types de factures fournisseur, une personne doit être affectée à au moins une organisation dans les données de base du partenaire, laquelle a été saisie dans le tableau Autorisations pour le type de facture fournisseur concerné.

De plus amples informations sur le tableau Autorisations ainsi qu’un aperçu complet des autorisations liées au contenu se trouvent dans la documentation Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

L’application Types de factures fournisseurs ne dispose d’aucune fonction spéciale.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Types de factures fournisseurs n’est pas autorisée pour les partenaires commerciaux.

Aperçu des sujets

L’enregistrement d’une facture fournisseur met fin au processus d’achat proprement dit. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter une prestation, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issue de la commande est enregistrée en stock. Avec la réception des marchandises dans la propre société, les marchandises sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises issues de l’achat, une facture entrante du fournisseur est généralement reçue ; elle contient les informations relatives au paiement des marchandises livrées. La facture entrante peut également être reçue avant la réception des marchandises.

Des factures supplémentaires du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture distincte contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport des marchandises, des frais d’assurance ou des frais de douane. Au lieu d’une facture distincte de coûts supplémentaires, les coûts supplémentaires peuvent également être indiqués comme lignes sur la facture entrante des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs est utilisée pour saisir, vérifier et comptabiliser les factures entrantes ainsi que pour transmettre les informations au service de comptabilité financière afin de payer la facture. Le système vérifie si les frais détaillés pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale précédente, c’est-à-dire à la commande ou à la réception des marchandises. Les données issues de la facture entrante peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des commandes.

Le présent article décrit la structure de l’application dans la vue Facture fournisseur. Les zones de l’application et les champs de saisie y sont décrits en détail. Il est expliqué, entre autres, ce que signifie chaque champ, quelles valeurs ou données peuvent être saisies, ainsi que l’origine des valeurs par défaut affichées automatiquement et des paramètres standard. Les boîtes de dialogue permettant d’affecter des lignes de réception des marchandises ou des lignes de commande sont également décrites.

Les actions permettant de traiter une facture fournisseur ainsi que les instructions relatives au traitement des factures entrantes se trouvent dans l’article Instructions : Factures fournisseurs.

Les Types de factures fournisseurs font partie de l’identification des factures entrantes et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils sont décrits dans l’article Types de factures fournisseurs.

Un aperçu des différents processus métiers et de leurs liens avec les factures entrantes est décrit dans l’article Introduction : Factures fournisseurs.

La vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs est décrite dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

La vue Facture fournisseur sans relation justificative de l’application Factures fournisseurs est décrite dans l’article Facture fournisseur sans relation justificative.

Définitions des termes

Facture fournisseur

La facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour des lignes livrées ou restant à livrer. La facture entrante est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés dans le cadre de la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des lignes individuelles. Il peut s’agir par exemple de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Description de l’application

Les types de factures fournisseur servent à identifier les factures entrantes. En particulier, le type de facture est défini dans le type de facture fournisseur, qui doit s’appliquer à toutes les factures utilisant ce type :

• Facture fournisseur
• Facture de coûts supplémentaires
• Facture fournisseur sans relation justificative

Ils contiennent également des paramètres et des valeurs par défaut pour les factures entrantes pour lesquelles ils sont utilisés. Les types de factures entrantes contiennent d’autres informations pertinentes pour les requêtes et les rapports.

Les factures fournisseur relatives aux marchandises sont des factures reçues du fournisseur pour les prestations fournies : livraisons de marchandises et services. La saisie et la comptabilisation des factures entrantes relatives aux marchandises dans le système servent à vérifier et comparer les montants facturés par l’émetteur de la facture avec les montants précédemment définis dans les commandes d’achat pour les lignes commandées.

La facture entrante se compose d’un en-tête avec la base de la facture fournisseur et d’un espace de travail avec les lignes de la facture fournisseur.

En-tête

L’en-tête contient des champs qui identifient de manière univoque les traitements d’entrée et la base des traitements d’entrée. La base de la facture entrante ne peut être saisie que manuellement. Elle contient toutes les informations pertinentes sur la facture entrante dans les onglets suivants :

• Onglet Généralités
• Onglet Taxes
• Onglet Cours
• Onglet Adresse
• Onglet Organisation d’achat

Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sites, il n’est pas possible de saisir des factures entrantes issues de règlements internes. Celles-ci sont générées automatiquement par le système. Les factures entrantes provenant de fournisseurs externes ne peuvent être saisies que manuellement, y compris dans les systèmes multi-sites.

Le contenu des champs et des onglets est décrit en détail ci-dessous.

Valeurs par défaut

Dans certains champs, aussi bien dans l’en-tête que dans les lignes, des données reprises comme valeurs par défaut depuis les données de base d’autres domaines sont affichées et peuvent généralement être modifiées. Ces champs sont listés et décrits individuellement ci-dessous. Les sources possibles des valeurs par défaut sont également indiquées.

Champs d’identification

Le type de facture entrante et le numéro de facture entrante servent à l’identification. En plus de cette identification, le statut de la facture fournisseur et l’émetteur de la facture sont également affichés.

Champs en détail :

• Numéro de facture fournisseurs – l’identifiant unique de la facture entrante est affiché dans le champ Numéro. Il se compose de deux saisies : le type de facture entrante dans le premier champ de saisie et le numéro de facture entrante dans le second champ de saisie. Le type utilisé, associé au numéro de facture fournisseur, sert à identifier la facture entrante.
  • Type de facture – dans les systèmes site-multiples, le type de facture est également utilisé pour définir le type de facture. Le type de règlement détermine si les factures proviennent de fournisseurs externes ou d’organisations liées, c’est-à-dire de règlements internes. Après la création d’une nouvelle facture entrante, le type de facture affecté ne peut plus être modifié.
  • Numéro de facture – le numéro de facture entrante est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de facture entrante. Il ne peut pas être attribué manuellement. Si nécessaire, le numéro de la facture entrante à modifier doit être saisi comme élément de sélection.
• Statut – des informations sur le statut de la facture entrante concernée sont affichées. Ceci est décrit dans l’article Introduction : Factures fournisseurs.
• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture est responsable de l’émission de la facture pour les produits livrés et, si nécessaire, de son suivi. Il est clairement identifié et affecté au moyen de son numéro de partenaire. Seuls les partenaires ayant le rôle Fournisseur peuvent être considérés comme émetteurs de facture. Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sites et qu’il s’agit d’une facture entrante issue d’une facturation interne, l’organisation correspondante de la société liée est affichée dans ce champ. De plus amples informations sur les thèmes multi-sociétés et règlements internes se trouvent dans la documentation correspondante.
• Numéro d’enregistrement – ce champ contient le numéro d’écriture après sa création.

Onglet Généralités

L’onglet Généralités contient toutes les informations pertinentes sur la facture entrante, telles que la partie facturante, le numéro et la date de facture, le montant brut et les informations de paiement.

Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sites et qu’il s’agit d’une facture entrante issue d’un règlement interne, les données de la facture sortante correspondante sont affichées dans les champs. De plus amples informations sur les thèmes multi-sociétés et règlements internes se trouvent dans la documentation correspondante.

• Numéro et date du externe… – l’identification de la facture du fournisseur est affichée dans le champ Numéro et date du document externe. Il se compose de deux saisies : le numéro de facture du fournisseur dans le premier champ de saisie et la date d’émission de la facture dans le second champ de saisie. Le numéro et la date de la facture du fournisseur doivent être saisis manuellement, car ils sont spécifiques à la facture. Le numéro et la date doivent être saisis sous la forme figurant sur le document externe.
• Date de réception – la date de réception est la date de réception de la facture, c’est-à-dire le jour où la facture a été reçue. Le système saisit automatiquement la date courante comme valeur par défaut. Elle peut être remplacée si, par exemple, la date de réception diffère de la date de saisie.
• Montant brut – il convient de saisir ici le montant brut de l’ensemble de la facture, tel qu’indiqué sur le document externe. La devise par défaut est la devise enregistrée chez le fournisseur. Tant qu’aucune ligne n’a été saisie, la devise peut être modifiée. À cet effet, une devise existante avec un taux de change valide dans la devise principale peut être sélectionnée. Lorsque la facture est comptabilisée, le montant brut doit correspondre à la somme de tous les montants nets et de la taxe. Cela sert à vérifier que la facture entrante a été saisie correctement.
• Condition de paiement – les conditions de paiement décrivent les délais applicables au paiement de la facture : des délais et des taux de remise en espèces peuvent être enregistrés dans les conditions de paiement. Si le destinataire de la facture (dans ce cas, généralement la propre société) respecte l’un des délais de paiement définis, un taux de remise en espèces enregistré pour cette période peut être déduit du montant de la facture. Les conditions de paiement sont reprises comme valeur par défaut depuis les données de base du payeur immédiatement après sa saisie et son enregistrement. Un autre délai de paiement peut être sélectionné. De plus amples informations se trouvent dans l’article Condition de paiement.
• Date de la prestation – dans ce champ, la date d’exécution de la prestation doit être saisie. La date de prestation sert à déterminer la clé fiscale dans les lignes.
• Type de paiement – le mode de paiement décrit la manière dont la facture doit être payée, par exemple par prélèvement automatique ou contre remboursement. Dans ce cas, le mode de paiement est repris comme valeur par défaut depuis les données de base du payeur immédiatement après sa saisie et son enregistrement. Un autre mode de paiement peut être sélectionné. De plus amples informations se trouvent dans l’article Modes de paiement.
• Blocage de paiement (case à cocher) – le blocage de paiement constitue une information pour la comptabilité financière afin de ne pas payer la facture entrante (pour le moment). L’information indiquant si le blocage de paiement est défini ou non est transmise à l’interface de comptabilité financière. Ce choix peut être repris comme valeur par défaut à partir du type de facture entrante.
• Employé responsable – dans ce champ, un employé interne peut être saisi comme personne de contact dans l’entreprise. L’employé doit être saisi comme partenaire interne avec le rôle Employé et ainsi être affecté à l’entreprise. L’utilisateur est proposé par défaut en fonction de l’affectation de l’utilisateur courant à un employé. La base de données actuellement utilisée est déterminante. Le système gère toutes les données de base et transactionnelles des applications métiers pour chaque société dans la base OLTP (traitement des transactions en ligne). Les employés de la société y sont également enregistrés comme données de base. Si le système trouve, dans la base OLTP, l’employé actuellement utilisé auquel l’utilisateur courant est affecté, cet employé est affiché dans ce champ comme valeur par défaut. Cette valeur peut être modifiée.
• Firme – ce champ n’est pertinent que si l’utilisateur travaille dans un système multi-sociétés. Le champ contient la société de l’organisation d’achat sélectionnée au moment de la création de la facture entrante. Il ne peut pas être modifié.
• Date d’enregistrement – ce champ affiche la date définie lors de la transmission de la facture.
• Ordre d’achat – il est possible d’indiquer ici la commande à laquelle la facture entrante doit se référer. La commande est clairement identifiée par son type et son numéro. Si nécessaire, les données requises doivent être sélectionnées. Suite à l’affectation de la commande à la facture, seule cette commande est prise en compte lors de l’affectation automatique des lignes de facture.

• Numéro de bon de livraison – il est possible de saisir ici un ou plusieurs numéros de documents de livraison auxquels la facture entrante doit se référer. Si nécessaire, les numéros de bons de livraison doivent être saisis sous la forme dans laquelle ils figurent sur les documents externes et sous laquelle ils ont été saisis lors de la réception des marchandises dans la logistique d’entrepôt. En conséquence, lors de l’affectation automatique des lignes de facture, seules les réceptions des marchandises portant ces numéros de bons de livraison sont prises en compte. Pour des informations sur les numéros de bons de livraison, il convient de consulter l’article Réceptions des marchandises.

Onglet Taxes

Dans l’onglet Taxes, les conditions de calcul des taxes et différentes valeurs calculées sont affichées dans un tableau. Une ligne existe pour chaque clé fiscale utilisée dans la facture entrante. Chaque clé fiscale est listée séparément pour les montants positifs et négatifs des lignes. Si la facture entrante utilise plus d’un code fiscal, une ligne supplémentaire est affichée sous les lignes des codes fiscaux individuels ; elle contient les totaux des valeurs des codes fiscaux listés ci-dessus.

Le bouton [Modifier/ne pas modifier données fiscales] contrôle la possibilité de modifier les montants de taxe affichés dans le tableau. Si le bouton est actif, les totaux des différentes taxes des lignes peuvent être modifiés dans les lignes du tableau. Cela s’applique également lorsqu’il n’existe qu’une seule ligne, c’est-à-dire lorsque la facture ne contient que des lignes avec la même clé fiscale. Les montants de taxe dans la facture entrante ne peuvent être modifiés qu’à cet endroit de l’en-tête de la facture entrante. Les modifications des valeurs calculées par le système ne sont pas enregistrées pour chaque ligne de facture, mais dans l’enregistrement de total de la base des factures, dans le champ de montant de taxe. Si, après une modification sur la facture, plus d’un taux de taxe apparaît et qu’une action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée.

• Clé fiscale – dans les champs du code fiscal, tous les codes fiscaux présents dans les lignes sont affichés ligne par ligne sous forme de lignes de total. Chaque clé fiscale est affichée séparément pour les montants positifs et négatifs des lignes. De plus amples informations se trouvent dans la documentation du champ Clés fiscales de l’éditeur de lignes.
• Type composants fiscaux – le type de composant de prix de taxe défini est affiché.
• Montant net – la valeur nette est calculée et affichée dans chaque ligne comme la somme des montants nets des lignes de facture auxquelles s’applique le code fiscal selon la première colonne. Les montants positifs et négatifs des lignes sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés dans la facture entrante, la somme des valeurs nettes est calculée dans la dernière ligne en utilisant tous les codes fiscaux affichés ci-dessus.
• Montant impôts – le montant de taxe est calculé et affiché dans chaque ligne comme la somme des montants de taxe des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Le montant de taxe est calculé sur la base de la clé fiscale avec le taux de taxe qui y est défini. Les montants de taxe positifs et négatifs sont listés séparément, même si la clé fiscale est identique. À l’aide du bouton [Modifier/ne pas modifier données fiscales], il est possible de définir si les montants de taxe affichés dans les lignes du tableau peuvent être modifiés. Si le bouton est actif, les totaux des différentes taxes des lignes peuvent être modifiés. Les montants de taxe dans la facture entrante ne peuvent être modifiés qu’à cet endroit de l’en-tête de la facture entrante. Si, après une modification sur la facture entrante, plus d’un taux de taxe apparaît et qu’une action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés dans la facture entrante, la somme des montants de taxe est calculée dans la dernière ligne en utilisant tous les codes fiscaux affichés au-dessus.
• Montant brut – le montant brut est calculé et affiché ici, par ligne, comme la somme des montants bruts des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Les montants bruts positifs et négatifs sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Le montant brut résulte du montant net augmenté du montant de taxe. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés dans la facture entrante, la somme des montants bruts est calculée dans la dernière ligne en utilisant tous les codes fiscaux affichés ci-dessus. Avant la comptabilisation de la facture entrante, le montant brut calculé pour l’ensemble de la facture entrante doit être égal au montant brut saisi manuellement dans la section Généralités. Si plusieurs clés fiscales sont utilisées, il s’agit du montant brut de la ligne de total. Le système vérifie si les deux montants bruts sont identiques ; le cas échéant, un message d’erreur s’affiche.

Spécificités du pays Suisse

Si les fonctions spécifiques à la Suisse et l’arrondi à 5 centimes sont activés dans l’application Paramètres de base, le montant net dans la ligne de total est arrondi. Les montants nets par clé fiscale ne sont toutefois pas arrondis, de sorte que la somme des montants nets ne doit pas nécessairement être exacte dans tous les cas.

Spécificités du pays Pologne et Tchéquie

Si les fonctions spéciales pour la Tchéquie ou la Pologne sont activées dans l’application Paramètres de base, les champs de saisie suivants sont également affichés :

• Date fiscale – la date fiscale doit être saisie ici. La date fiscale sert à déterminer l’échéance de paiement de la taxe déductible.
• Mois fiscal – le mois fiscal doit être saisi dans ce champ. L’échéance de paiement de la taxe déductible est déterminée par la saisie du mois fiscal. Aucune détermination supplémentaire sur la base de la date fiscale n’a lieu.

Onglet Cours

Les taux de change et la date de devise sont affichés dans l’onglet Cours.

• Cours – il s’agit du taux de change de la devise utilisée dans la facture entrante vers la devise principale. La devise utilisée est reprise de la partie facturante et peut être modifiée pour chaque facture entrante. Si la devise diffère de la devise principale, le taux de change peut, si nécessaire, être modifié individuellement pour chaque facture entrante, par exemple vers des valeurs mises à jour quotidiennement. Si la devise principale est utilisée dans les traitements d’entrée, la valeur 1 est affichée ici. Si une devise autre que la devise principale est utilisée dans les traitements d’entrée, le taux de change de la devise utilisée pour les calculs vers la devise principale est affiché ici. Le taux de change de la devise définie à la date du document externe est affiché comme valeur par défaut, car il résulte de l’application enregistrée du taux de change et du type de taux de change. Les taux de change sont saisis dans l’application du même nom. Le taux de change est affiché en tenant compte du coefficient de taux de change. Les paramètres de conversion des devises dans le système de commandes sont définis dans l’application Paramètres de base dans la fonction Achat. Le taux de change ne peut être modifié dans ce champ que si aucune ligne n’a été enregistrée. Ensuite, le taux peut être modifié via l’élément de menu sous le bouton [Actions].

• Valeur de change – ce coefficient (par exemple 1 ou 100) détermine combien d’unités de la devise du document sont converties dans la devise principale. Ce coefficient est repris de la devise utilisée dans la facture entrante et ne peut pas être modifié.
• Date de valeur – la date de devise détermine la date d’entrée en vigueur de la condition de paiement définie dans la base des factures fournisseur. Si aucune date de devise n’a été définie, la date de devise est déterminée lors de la comptabilisation de la facture entrante sur la base de la date de devise de la condition de paiement. Si une date de devise peut être déterminée, elle est transmise à l’interface de comptabilité financière. Si le champ de la facture entrante est vide, la date du document externe est transmise à l’interface de comptabilité financière comme date de valeur.

Onglet Adresse

L’onglet Adresse contient le nom et les données d’adresse de la partie facturante.

Il se compose des champs suivants :

• Nom
• Adresse

Le nom et les données d’adresse de l’émetteur de la facture sont affichés ici sous la forme dans laquelle ils ont été saisis dans les données de base de l’entité facturante affectée. Ces données ne peuvent être modifiées que pour les pseudo-partenaires.

Onglet Organisation d’achat

L’onglet Organisation d’achat n’est pertinent que dans les systèmes multi-sociétés. Il contient le nom et les données d’adresse de l’organisation d’achat. Dans les systèmes mono-société, l’organisation d’achat est toujours préaffectée au client.

Il se compose des champs suivants :

• Organisation d’achat – ce champ n’est pertinent que dans les systèmes multi-sites. L’organisation d’achat ne peut pas être modifiée.
• Nom/Adresses – les données d’identification, le nom et l’adresse de l’organisation d’achat sont affichés ici, car elles ont été saisies dans les données de base de l’organisation d’achat affectée. Ces données ne peuvent pas être modifiées.

Espace de travail

L’espace de travail contient des lignes. Elles contiennent toutes les informations pertinentes sur les lignes facturées et, le cas échéant, livrées, c’est-à-dire sur les lignes individuelles de la facture reçue de l’émetteur de la facture :

• Lignes
• Montants nets
• Quantités
• Références aux lignes de commande
• Références aux lignes de réception des marchandises
• Données de comptabilisation des coûts

Tableau des lignes de facture et éditeur de lignes

Les informations sur les lignes sont affichées à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. L’éditeur de lignes sert principalement à la saisie manuelle des lignes individuelles. Le tableau des lignes permet de consulter l’ensemble des lignes de facture et de les comparer aux données des lignes de commande affectées.

Dans les colonnes du tableau des lignes, les mêmes données sont affichées que dans les champs correspondants de l’éditeur de lignes. Les possibilités de modification des données diffèrent toutefois selon la méthode sélectionnée. Les données de certains champs ou de certaines colonnes ne peuvent être modifiées qu’au niveau du tableau ou uniquement dans l’éditeur de lignes à un moment précis du traitement.

Les colonnes du tableau des lignes et les champs de l’éditeur de lignes sont décrits en détail ci-dessous. Les valeurs par défaut possibles pour les champs et les options de modification sont expliquées pour chaque champ.

Solde

Sous la liste des lignes, dans la barre d’outils standard de l’éditeur de lignes, le solde du montant brut est calculé et affiché par le système sur la droite. Le solde est basé sur la valeur brute saisie manuellement pour l’ensemble de la facture, saisie auparavant dans le champ Montant brut de l’onglet Généralités de l’en-tête. À partir de cette valeur brute, la somme des montants nets des lignes de facture enregistrées, plus les taxes dues sur les lignes de facture, est soustraite. Le solde est une valeur de contrôle et sert à vérifier que les montants figurant sur le document externe correspondent aux montants saisis dans le système. Le solde doit être nul pour que la facture entrante puisse être comptabilisée.

Tableau des lignes

Les lignes individuelles de la facture sont listées dans le tableau des lignes. La liste est triée par lignes de facture et comporte au moins une ligne pour chaque ligne de facture, contenant les données les plus importantes pour cette ligne.

Les données des lignes de commande affectées sont affichées sur une ou plusieurs lignes directement sous la ligne de chaque ligne de facture. Si plusieurs lignes de commande sont affectées à une ligne de facture, les lignes contenant les données de la ligne de commande affectée sont répétées si nécessaire, une fois pour chaque ligne de commande affectée.

La liste des lignes contient plusieurs champs dans lesquels des données peuvent être modifiées :

• Quantité (ligne de facture entrante)
• Montant net (ligne de facture entrante)
• Quantité (affectée) (ligne de commande affectée)
• Montant net (affecté) (ligne de commande affectée)

Dans ces champs, les quantités et les montants de la ligne facturée par la ligne de la facture entrante en cours doivent être saisis. Si la somme des quantités ou des montants nets des lignes de commande ou de réception des marchandises affectées diffère de la quantité ou du montant net de la ligne de facture, les montants différents sont surlignés en rouge. Cela s’applique de la même manière aux lignes de coûts supplémentaires.

Les colonnes de la liste et les champs sont décrits plus en détail ci-dessous.

Tableau des lignes (lignes de facture)

Les données suivantes sont affichées pour chaque ligne de facture sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Position – le numéro identifiant de manière univoque la ligne est affiché ici. Il ne peut pas être modifié dans la liste. Il peut être saisi manuellement lors de la saisie manuelle des lignes de facture. De plus amples informations sur le numéro de ligne se trouvent dans la description correspondante dans l’éditeur de lignes.
• Article – l’article figurant dans la ligne de facture est affiché. Il ne peut plus être modifié dans le tableau. L’article est saisi manuellement dans l’éditeur de lignes ou repris par le système si la ligne de facture entrante a été générée automatiquement à partir de la commande ou des lignes de réception des marchandises.
• Clé fiscale – la clé fiscale affectée est affichée. Elle ne peut plus être modifiée dans la liste. Le code fiscal est saisi manuellement dans l’éditeur de lignes ou déterminé par le système si la ligne de facture entrante a été générée automatiquement à partir de la commande ou des lignes de réception des marchandises. Le code fiscal ne peut être modifié que dans l’éditeur de lignes.
• Quantité totale – la quantité facturée dans cette ligne de la facture entrante doit être saisie ici. La facture entrante ne peut être comptabilisée définitivement que lorsque la somme des quantités des lignes de commande affectées est égale à la quantité de cette ligne. Lors de la création à partir d’une ligne de commande/réception des marchandises, la quantité non encore facturée de la ligne de commande est reprise comme valeur par défaut. La quantité calculée peut ensuite être modifiée à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes, dans le champ Quantité totale.
• Montant total des positions liées – à des fins de contrôle et de consultation, la somme des lignes de commande ou de réception des marchandises actuellement affectées est calculée et affichée dans le champ Montant total des positions liées. Le montant réparti ne peut pas être modifié dans la liste. Ce champ n’est pas affiché dans l’éditeur de lignes. Sous ce champ, les montants calculés à partir de la commande affectée sont affichés dans le champ Montant des coûts. Cela permet de vérifier rapidement quelles (parties de) commandes de cette ligne de facturation ont été affectées à quelle commande ou à quelle ligne de réception des marchandises, et si les montants facturés correspondent aux montants de la propre commande. Si, pour une ligne de facturation, une ligne de facturation a été sélectionnée afin d’enregistrer des coûts supplémentaires, le montant net de cette ligne de coûts supplémentaires est affecté à d’autres lignes de facturation.
• Montant net – si nécessaire, le montant net facturé pour cette ligne de la facture entrante peut être modifié ici. La facture entrante ne peut être comptabilisée définitivement que lorsque la somme des montants nets des lignes de commande affectées est égale au montant net facturé de cette ligne de facture entrante. Lors de la génération à partir d’une ligne de commande ou d’une ligne de réception des marchandises, le montant net pour la quantité de la ligne de commande non encore facturée est déterminé et repris comme valeur par défaut. Le montant net calculé de la ligne de facture peut ensuite être modifié à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes, dans le champ Montant net.

Tableau des lignes (données de comptabilisation des coûts)

Les données de comptabilisation des coûts peuvent être affichées sous les données de la ligne de la facture entrante. Pour pouvoir les saisir et les afficher, la fonction Contrôle de gestion doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Les données suivantes de comptabilisation des coûts sont affichées sous des en-têtes de colonne spécifiques. Si des répartitions vers plusieurs centres de coûts ou objets de coûts sont enregistrées pour une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées.

• Centre de coûts – les centres de coûts sont des domaines fonctionnels de l’entreprise constituant une unité du point de vue spatial et/ou organisationnel, par exemple des services, départements, etc. Ils déterminent où les coûts sont générés. Le centre de coûts du domaine ou du service pour lequel la ligne ou la quantité partielle correspondante a été commandée dans cette ligne doit être sélectionné. Le centre de coûts saisi dans la commande associée est utilisé comme valeur par défaut. Si les données de coûts de la commande ont été réparties entre plusieurs centres de coûts, cette répartition est reprise dans la facture entrante. Le centre de coûts est transmis à l’interface de comptabilité financière lors de la transmission des factures. Il peut ensuite être utilisé pour différentes analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Ventilation de coûts – les objets de coûts sont des éléments produits ou des processus (par exemple des projets). Ils définissent la raison de la génération des coûts. L’objet de coûts approprié doit être sélectionné, par exemple une opération ou un projet. La valeur par défaut est l’objet de coûts saisi dans la commande associée, le cas échéant. Si les données de coûts de la commande ont été réparties entre plusieurs objets de coûts, cette répartition est reprise dans la facture entrante. L’objet de coûts est transmis à l’interface de comptabilité financière lors de la transmission des factures. Il peut ensuite être utilisé pour différentes analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Quantité – la quantité partielle de la quantité totale de la ligne de facture qui doit être affectée au centre de coûts ou à l’objet de coûts dans cette ligne doit être saisie. La somme des quantités des lignes de comptabilisation des coûts ne peut pas dépasser la quantité totale de la ligne de facture.
• Montant des coûts – la partie du montant net de la ligne de facture qui doit être affectée au centre de coûts ou à l’objet de coûts dans cette ligne doit être saisie. La somme des montants des coûts des lignes de comptabilisation des coûts ne peut pas dépasser le montant net de la ligne de facture. Si une quantité a été saisie, le montant des coûts issu du montant net de la ligne est proposé proportionnellement à la quantité.

Tableau des lignes (coûts supplémentaires)

La répartition des coûts supplémentaires sur les différentes lignes de commande peut être affichée ou masquée à l’aide du bouton [Coûts supplémentaires].

La répartition en pourcentage et en valeur absolue des coûts supplémentaires sur d’autres lignes de commande également affectées à cette facture entrante est affichée sous les données de la ligne de facture entrante comportant une ligne de règlement.

• Article – l’article commandé de la ligne de commande affectée est affiché.
• Ventilation des coûts – après exécution de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], la répartition en pourcentage avec laquelle le montant net de la ligne de coûts supplémentaires a été réparti sur les lignes de commande affectées est affichée dans le champ Ventilation. La clé de répartition utilisée à cet effet est saisie au préalable dans le champ Ventilation de l’éditeur de lignes. La répartition en pourcentage proposée par le système peut être modifiée manuellement. Alternativement, le montant absolu à affecter à cette ligne de facture peut également être modifié dans la colonne Montant net. La clé de répartition peut également être modifiée dans l’éditeur de lignes, puis l’action [Redistribuer coûts supplémentaires]  peut être déclenchée dans le tableau des lignes.
• Montant global des positions reliées – si nécessaire, le montant net affecté à cette ligne de commande peut être modifié ici. Après exécution de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], le montant net (partiel) affecté à cette ligne de commande est affiché ici. À cet effet, le système a réparti le montant net de la ligne de facture fournisseur comportant une ligne de règlement sur toutes les lignes de commande affectées conformément à la clé de répartition saisie. La clé de répartition utilisée est saisie au préalable dans le champ Ventilation de l’éditeur de lignes. La répartition proposée par le système peut être modifiée manuellement en modifiant le montant absolu à affecter à cette ligne de commande. La somme des montants nets répartis doit toutefois être égale au montant net de la ligne de la facture fournisseur avec l’article de règlement afin que la facture fournisseur puisse être comptabilisée. Alternativement, une valeur en pourcentage peut également être saisie dans la colonne Ventilation. La clé de répartition peut également être modifiée dans l’éditeur de lignes, puis l’action [Redistribuer coûts supplémentaires]  peut être déclenchée dans le tableau des lignes.

Tableau des lignes : Affectation d’ordres/de commande

Les données et les quantités des lignes de commande affectées sont affichées sous les données de chaque ligne. Si une ligne de facture fournisseur a été affectée à une ligne de commande via une ligne de réception des marchandises, certaines données de la ligne de réception des marchandises sont également affichées.

Ces données proviennent principalement de la commande ou de la réception des marchandises enregistrée dans la logistique d’entrepôt. Elles ne peuvent pas être modifiées ici, à l’exception des quantités et montants facturés. Le cas échéant, les données peuvent être modifiées dans l’application correspondante.

De plus amples informations se trouvent dans la documentation des applications Commandes d’achat et Entrées des marchandises.

Les données suivantes de la ligne de commande affectée sont affichées sous des en-têtes de colonne spécifiques. Si plusieurs lignes de commande sont affectées à une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées, une ligne par ligne de commande affectée.

• Affecté ultérieurement (icône) – si une ligne de réception des marchandises a été affectée à une ligne de facture fournisseur après le traitement de la facture fournisseur, cela est signalé par l’icône Affecté ultérieurement au début de la ligne de commande. Les affectations ultérieures peuvent être effectuées dans l’application Affectations des réceptions des marchandises au moyen de l’action Affecter une ligne de réception des marchandises. De plus amples informations se trouvent dans la documentation Affectation des lignes de réception des marchandises.
• Position de commande – la référence du document à une ligne de commande spécifique est affichée dans la colonne Position de commande. La référence du document est générée par le système et ne peut pas être modifiée. Elle se compose du type et du numéro de la commande ainsi que du numéro de la ligne de commande. Le cas échéant, les références de document aux lignes de commande sont reprises avec la référence de document à la ligne de réception des marchandises à laquelle ces lignes de commande ont été affectées lors de la réception des marchandises. Une ligne de commande déjà affectée à une ligne de facture fournisseur peut être supprimée de la facture fournisseur. Pour ce faire, elle doit être sélectionnée, puis le bouton [Supprimer] doit être choisi dans le menu de l’en-tête. Alternativement, le menu contextuel de cette ligne peut être ouvert à l’aide du bouton droit de la souris, lequel contient également l’option [Supprimer]. Lors de l’enregistrement suivant, la ligne de commande affectée sera supprimée.
• Position d’entrée – la référence du document à une ligne de réception des marchandises spécifique est affichée dans la colonne Position d’entrée. Le numéro de référence du document est généré par le système et ne peut pas être modifié. Il se compose du type et du numéro de la réception des marchandises ainsi que du numéro de la ligne de réception des marchandises. Avec la référence de document à la ligne de réception des marchandises, les références de document aux lignes de commande affectées à cette ligne de réception des marchandises lors de la réception sont également reprises. Si la référence de document a été créée par une affectation ultérieure d’une ligne de réception des marchandises, cela est indiqué par l’icône Affecté ultérieurement au début de la ligne de commande. Une ligne de réception des marchandises déjà affectée à une ligne de facture fournisseur peut être supprimée de la facture fournisseur tant que la facture fournisseur n’a pas encore été réglée. Si l’affectation n’a pas été ajoutée avec le numéro de référence de la réception des marchandises, mais avec le numéro de référence de la commande, ce champ reste vide.
• Quantité facturée – dans cette ligne, la quantité de la ligne de commande affectée à la ligne de facture peut être modifiée. Si la ligne de facture se réfère, par exemple, à plusieurs lignes de commande, la quantité doit être répartie conformément à la ligne de facture sur toutes les lignes de commande affectées. Dans ce cas, la quantité non encore facturée avec l’unité de mesure issue de la ligne de commande est utilisée comme valeur par défaut. La quantité affectée peut toujours être modifiée dans le tableau des lignes. En cas de références à des lignes de réception des marchandises, la quantité à facturer ne peut pas être supérieure à la quantité de la ligne de réception des marchandises à facturer. Pour les lignes de commande, aucun contrôle de quantité n’est effectué, car il peut s’agir de factures d’acompte. Si au moins l’une des deux unités de mesure est une unité de stock parallèle, le coefficient est calculé pour la ligne de réception des marchandises sur la base de la quantité de la ligne de réception. Pour les lignes de commande, le coefficient théorique issu des données de base de la ligne est utilisé. La facture fournisseur ne peut être comptabilisée définitivement que si la somme des quantités des lignes de commande affectées est égale à la quantité totale de cette ligne de facture fournisseur. Une exception concerne la ligne de coûts supplémentaires, pour laquelle le montant imputé peut être modifié manuellement si la ligne de facture est une ligne de coûts supplémentaires affectée à d’autres lignes de facture. Le système a réparti le montant net de la ligne de coûts supplémentaires sur les autres lignes de la facture fournisseur selon la clé de répartition saisie. De plus amples informations se trouvent dans la description du champ Ventilation dans la section Éditeur de lignes.

Le bouton [Coûts supplémentaires] doit être sélectionné pour afficher la répartition. Sous la ligne de coûts supplémentaires, une nouvelle ligne est affichée pour chaque ligne de commande affectée.

La répartition en pourcentage proposée par le système peut être modifiée manuellement. La somme des valeurs en pourcentage doit être égale à 100 %. Alternativement, le montant absolu à affecter à cette ligne de facture peut également être modifié dans la colonne Montant net. Dans les deux cas, les autres valeurs sont calculées par le système, c’est-à-dire que, par exemple, si les montants sont modifiés, les valeurs en pourcentage sont calculées par le système lors de l’exécution de l’action [Vérifier] ou lors de l’enregistrement de la facture fournisseur.

• Montant prévu – le montant cible correspond au montant dû pour la quantité affectée de la ligne de commande. Ce montant est calculé par le système et affiché dans ce champ. Le montant cible est calculé sur la base du prix de la ligne de commande multiplié par la quantité affectée à la ligne de commande.
• Montant net – le montant net facturé pour la ligne de commande affectée à cette ligne de facture fournisseur est affiché ici.

Par défaut, le montant net pour la quantité de la ligne de commande qui n’a pas encore été facturée est déterminé en multipliant le prix de la ligne de commande par la quantité de l’article. Le montant est également calculé sur la base du prix de la ligne de commande pour les lignes créées par référence à une réception des marchandises. Le montant net facturé affiché peut toujours être modifié pour chaque ligne de commande. Une modification manuelle du montant net a priorité sur le calcul automatique. Si, par exemple, une ligne de facture se réfère à plusieurs lignes de commande, le montant net de la ligne de facture peut être réparti différemment sur les lignes de commande affectées par rapport à la proposition du système. La quantité affectée de la ligne de commande peut également être modifiée. Le montant net est alors recalculé. La facture fournisseur ne peut être comptabilisée définitivement que si la somme des montants nets facturés des lignes de commande affectées est égale au montant net de cette ligne de facture fournisseur.

Ligne de coûts supplémentaires

Dans le cas d’une ligne de coûts supplémentaires, le montant net (partiel) affecté à l’une des autres lignes de facture est affiché.

Le système a réparti le montant net de la ligne de coûts supplémentaires sur les autres lignes de la facture fournisseur selon la clé de répartition.

De plus amples informations se trouvent dans la description du champ Ventilation dans la section Éditeur de lignes.

Le bouton [Coûts supplémentaires] doit être sélectionné pour afficher la répartition des coûts. Sous la ligne de coûts supplémentaires, une nouvelle ligne est affichée pour chaque ligne de commande affectée.

La répartition proposée par le système peut être modifiée manuellement en modifiant le montant absolu à affecter à cette ligne de facture. La somme des montants répartis doit toutefois être égale au montant net de la ligne de coûts supplémentaires. Alternativement, une valeur en pourcentage peut également être saisie dans la colonne de montant des coûts.

Dans les deux cas, les autres valeurs sont calculées par le système, c’est-à-dire que, par exemple, si les montants sont modifiés, les valeurs en pourcentage sont déterminées par le système lors de l’exécution de l’action [Vérifier] ou lors de l’enregistrement de la facture fournisseur.

Éditeur de lignes

Le solde est calculé et affiché par le système sur la droite de la barre d’outils de l’éditeur de lignes. Le solde se rapporte aux données du tableau des lignes.

Si la case à cocher [Contrôler en cas d’acceptation] est activée, le système vérifie que tous les champs obligatoires ont été renseignés et que toutes les données saisies sont autorisées lorsque la ligne de facture est transférée dans le tableau des lignes. Dans le cas contraire, cette vérification est effectuée lors de l’enregistrement de la facture entrante.

Les champs de saisie suivants des lignes de calcul sont affichés dans l’éditeur de lignes :

• Position de commande – le numéro de ligne sert à identifier précisément les lignes individuelles. Le numéro de ligne est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de facture entrante utilisé. Le numéro de ligne de la facture entrante peut être modifié manuellement dans l’en-tête de l’éditeur de lignes lors de la première saisie. Une fois la ligne transférée dans le tableau, le numéro de ligne ne peut plus être modifié. Lors de la création à partir d’une commande ou d’une réception des marchandises, le numéro de ligne est généré automatiquement et ne peut pas être modifié.
• Position de pièce justificative externe – le cas échéant, le numéro de ligne correspondant de la facture entrante figurant sur le document externe peut être saisi ici à titre d’information supplémentaire. La ligne du document externe ne peut être modifiée que dans l’éditeur de lignes.
• Article – dans la facture fournisseur, une ligne correspond à un article. De plus amples informations se trouvent dans la description de l’application Articles, vue Achat. En cas de saisie manuelle, un article facturé doit être saisi dans l’éditeur de lignes. Une fois la ligne transférée dans le tableau des lignes et enregistrée, l’article ne peut plus être modifié. La condition préalable à l’utilisation est que les données de base relatives à la commande de l’article aient été saisies et que le statut d’utilisation des données de commande de l’article soit Validé. Le statut Remplacé n’est pas pris en compte pour la facture fournisseur, car des factures basées sur des livraisons antérieures peuvent encore être saisies même après le remplacement de l’article. Si des coûts supplémentaires doivent être saisis dans la facture fournisseur, un article de type Article de règlement doit être sélectionné. Dans ce cas, aucune quantité n’a besoin d’être saisie, seule la valeur nette à répartir doit l’être. Dans le champ Ventilation, la clé de répartition des coûts supplémentaires doit être indiquée. Lors de la création à partir d’une commande ou d’une réception des marchandises, si la ligne de facture fournisseur a été créée à partir d’une ligne de commande ou d’une ligne de réception des marchandises, l’article est repris et ne peut plus être modifié.
• Quantité totale – la quantité totale correspond à la quantité facturée de la ligne. Si des coûts supplémentaires sont saisis dans cette ligne de facture entrante, la quantité totale doit rester vide. Les saisies sont ignorées par le système, car les lignes de coûts supplémentaires n’ont pas de quantité. En cas de saisie manuelle des lignes de facture, la quantité doit être saisie. Les unités de l’article et les unités de stock parallèles sont autorisées, c’est-à-dire toutes les unités pouvant être converties en une unité de stock au moyen d’un coefficient de conversion fixe, telles que les unités d’approvisionnement pour ce fournisseur ou les unités d’emballage. Le système vérifie l’admissibilité de l’unité de mesure. L’unité de base de l’article est affichée par défaut. Après le transfert dans le tableau des lignes, la quantité totale et l’unité de mesure peuvent encore être modifiées aussi bien dans le tableau des lignes que dans l’éditeur de lignes, dans le champ Quantité totale. Si la ligne à facturer a été créée à partir d’une ligne de commande ou d’une ligne de réception des marchandises, la quantité à facturer est reprise dans le tableau des lignes avec l’unité de mesure. La quantité totale et l’unité de mesure peuvent ensuite être modifiées aussi bien dans le tableau des lignes que dans le champ Quantité totale de l’éditeur de lignes. De plus amples informations se trouvent dans la description du champ Quantité facturée.
• Montant net – le montant net correspondant à la quantité totale de l’article facturé dans cette ligne doit être saisi dans ce champ. La devise utilisée est celle définie dans le champ Montant brut de la base de la facture. Il convient de se référer à la description du champ Montant brut pour connaître les devises pouvant être saisies. Après le transfert de la ligne dans le tableau des lignes, le montant net peut encore être modifié aussi bien dans le tableau des lignes, dans le champ Montant net, que dans l’éditeur de lignes. Lors de la création à partir d’une commande ou d’une réception des marchandises, la valeur nette est reprise de la ligne de commande ou du document de réception avec devise. Le montant net peut ensuite être modifié aussi bien dans le tableau des lignes que dans l’éditeur de lignes. La devise ne peut plus être modifiée.
• Clé fiscale – le code fiscal peut être saisi manuellement dans ce champ ou déterminé automatiquement par le système. Si la ligne de facture entrante est générée automatiquement à partir d’une commande ou d’une ligne de réception des marchandises, il est déterminé automatiquement. Si ce champ reste vide lors de la saisie manuelle d’une ligne, le code fiscal est déterminé automatiquement en tenant compte de la date de prestation. Si aucune date de prestation n’a été définie, la date courante est utilisée. Le code fiscal déterminé peut être modifié manuellement. Les règles selon lesquelles le code fiscal est déterminé automatiquement par le système se trouvent dans la documentation relative à l’affectation des taxes.
• Distribution – ce champ permet de définir la clé de répartition utilisée pour répartir les coûts supplémentaires saisis manuellement sur d’autres lignes de factures entrantes. Le champ reste vide pour les autres lignes de facture. Les options de répartition suivantes peuvent être sélectionnées :
  • (aucune)
  • Quantité
  • Valeur
  • Poids
  • Volume
  • Autre facteur – ajouté manuellement au tableau des lignes pour chaque ligne affectée
• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison peut être défini dans ce champ pour la ligne de facture. Si une ligne de commande est affectée à la ligne de facture, le partenaire de livraison de la ligne de commande est repris comme valeur par défaut.
• Origine du compte – le compte est déterminé sur la base de l’origine du compte. La valeur par défaut de ce paramètre provient de la classification de compte de la ligne. Les paramètres suivants sont possibles :
  • À partir de l’affectation de compte – si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ d’affichage et montre le compte déterminé automatiquement sur la base de l’affectation de compte. Si une ligne de commande a déjà été affectée à la ligne de facture entrante, l’origine du compte ne peut être modifiée qu’en À partir de la facture fournisseur.
  • À partir de la facture fournisseur – si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ de saisie vide dans lequel un compte peut être saisi. Le compte peut être modifié jusqu’à sa comptabilisation. L’origine du compte ne peut plus être modifiée si une ligne a été affectée à la ligne.
  • À partir de la commande – si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ de saisie affichant le compte déterminé automatiquement à partir de la ligne de commande affectée. L’origine du compte peut être modifiée en À partir de la facture fournisseur, l’entrée existante dans le champ Compte étant conservée.

Si, pour l’origine du compte dans la classification de compte de la ligne, la valeur par défaut Selon le réglage du justificatif est sélectionnée, le choix entre les origines de compte À partir de l’affectation de compte, À partir de la commande et À partir de la facture fournisseur est libre.

• Compte – selon le paramétrage de l’origine du compte, le compte de charges/règlement est affiché ou doit être saisi.
• Base de calcul escompte – ce champ contient la valeur pertinente pour le calcul de l’escompte. Si le bouton bascule [Modifier/ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] est actif, la valeur peut être saisie librement. Dans le cas contraire, la valeur est déterminée automatiquement sur la base des lignes de commande affectées. L’état de ce bouton est enregistré pour chaque ligne.
• Base de calcul bonus – ce champ contient la valeur pertinente pour le calcul de la remise en espèces. Si le bouton bascule [Modifier/ne pas modifier la base de calcul de la remise] est actif, la valeur peut être saisie librement. Dans le cas contraire, la valeur est déterminée automatiquement sur la base des lignes de commande affectées. L’état de ce bouton est enregistré pour chaque ligne.

Actions liées à l’application

Boîtes de dialogue de sélection des lignes de réception des marchandises

Après la sélection de l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises] ou de l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises], la boîte de dialogue de calcul des réceptions des marchandises s’ouvre. Dans cette application de requête, les lignes de réception des marchandises ouvertes peuvent être sélectionnées pour être reprises ou affectées. Ouvert signifie ici que les quantités de marchandises livrées dans les lignes de réception des marchandises n’ont pas encore été entièrement prises en compte. Les notes de crédit constituent une exception. Elles sont affectées avec une quantité de 0 pour les notes de crédit en valeur ou avec une quantité négative. Par conséquent, des lignes clôturées ou entièrement facturées peuvent également être affectées. De plus amples informations se trouvent dans la documentation Notes de crédit et retours de marchandises.

En principe, seules les lignes de réception des marchandises issues de réceptions des marchandises comptabilisées peuvent être affectées.

La boîte de dialogue de calcul des réceptions des marchandises se compose d’un en-tête contenant plusieurs champs de saisie pour les caractéristiques de recherche et d’un espace de travail dans lequel le résultat de la recherche est affiché.

En-tête : caractéristiques de recherche

Dans l’en-tête de l’application, les entrées de marchandises peuvent être limitées au moyen de caractéristiques de recherche selon lesquelles le système doit rechercher les quantités non encore facturées. Le système détermine ensuite et affiche toutes les lignes de réception des marchandises correspondant aux caractéristiques de recherche saisies.

La signification des données est expliquée en détail dans la documentation Réceptions des marchandises dans le processus d’achat.

Les champs de recherche suivants sont affichés :

• Numéro de bon de livraison – le cas échéant, les numéros ou descriptions requis des bons de livraison doivent être saisis ici tels qu’ils ont été précédemment saisis dans la confirmation de réception des marchandises.
• Type – le cas échéant, le type requis du bon de livraison doit être saisi ici.
• Date de livraison – le cas échéant, la date de réception des marchandises enregistrée dans la confirmation de réception des marchandises doit être saisie comme critère de recherche. Une date quelconque est affichée par défaut, mais peut être modifiée.
• Statut de facturation – le cas échéant, le ou les statuts requis des réceptions des marchandises doivent être sélectionnés. Un, plusieurs ou tous les statuts suivants peuvent être sélectionnés comme caractéristiques de recherche. Les valeurs possibles sont :
  • (tous)
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé
• Article – le cas échéant, le numéro de l’article requis doit être saisi ici. Si des lignes de facture fournisseur ont déjà été saisies auxquelles les lignes de réception des marchandises doivent maintenant être affectées manuellement, l’article est uniquement affiché et ne peut pas être modifié ici.
• Désignation – le cas échéant, une brève description de l’article recherché doit être saisie ici.
• Numéro d’article du fournisseur – le cas échéant, le numéro d’article du fournisseur doit être saisi ici.
• Désignation de l’article fournisseur – le cas échéant, la désignation spécifique fournisseur de l’article doit être saisie ici.
• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture fournisseur et identifié ici par son numéro de partenaire. Il est affiché et ne peut pas être modifié.
• Partenaire de livraison – le cas échéant, le partenaire de livraison requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.
• Fournisseur – le cas échéant, le fournisseur requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.
• Numéro – le cas échéant, le numéro requis de la confirmation de réception des marchandises doit être saisi ici.
• Type de commande d’achat – le cas échéant, le type de commande d’achat contenu dans la réception des marchandises doit être saisi ici.
• Commande d’achat – le cas échéant, le numéro de la commande figurant dans la réception des marchandises doit être saisi ici.

Après la saisie des critères de recherche, la recherche doit être lancée en sélectionnant le bouton [Démarrer]. Le système détermine alors toutes les lignes de réception des marchandises correspondant aux critères de recherche. La recherche peut être répétée aussi souvent que nécessaire, par exemple afin de réduire le nombre de lignes trouvées en ajoutant d’autres critères de recherche.

Détermination des lignes de réception des marchandises possibles

Le système détermine toutes les lignes de réception des marchandises répondant aux critères suivants :

• La commande d’achat figurant dans la ligne de réception des marchandises n’est pas du type Commande de consignation. Le type de facture Facture de consignation est disponible pour les commandes de consignation.
• L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de la facture du fournisseur de la commande d’achat.
• La devise de la facture fournisseur correspond à la devise de la ligne de commande d’achat liée à la ligne de réception des marchandises.
• L’article de la ligne de facture fournisseur correspond à l’article de la ligne de réception des marchandises, si la ligne de réception des marchandises doit être affectée à une ligne de facture fournisseur existante.
• La société de l’organisation d’achat correspond à la société de la facture fournisseur.
• Les autres détails correspondent aux caractéristiques de recherche actuelles.

Si le système ne peut déterminer aucune ligne de réception des marchandises correspondant aux conditions et aux caractéristiques de recherche, un message est affiché.

Les lignes de réception des marchandises trouvées sont triées par le système selon les critères suivants et affichées dans la liste :

• Date du bon de livraison par ordre décroissant
• Numéro du bon de livraison par ordre décroissant
• Numéro de la ligne du document de livraison

Espace de travail : données des lignes de réception des marchandises

En résultat de la recherche, toutes les lignes de réception des marchandises correspondant aux caractéristiques recherchées sont affichées. Pour chaque réception des marchandises contenant des lignes correspondantes, certaines données de l’en-tête de la réception des marchandises sont affichées. En dessous, les données des lignes de réception des marchandises de cette réception sont affichées les unes sous les autres, avec les données des lignes de commande affectées.

Le bouton [Informations articles fournisseurs] permet d’afficher une ligne supplémentaire pour chaque ligne de réception des marchandises affichée. Cette ligne apparaît si des données spécifiques au fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies.

Le bouton [Composants de sets] permet d’afficher des informations sur les composants de la ligne de base de la nomenclature de la réception des marchandises. Des lignes supplémentaires sont affichées pour chaque composant.

Les données d’en-tête suivantes de la réception des marchandises sont toujours affichées pour les lignes de réception des marchandises trouvées. Elles ne peuvent pas être modifiées.

La signification des données est expliquée en détail dans la documentation des vues de l’application Entrée de marchandises.

• Numéro et date de pièce justificative externe – le numéro du bon de livraison selon le document externe est affiché sous la forme dans laquelle il a été saisi dans la confirmation de réception des marchandises.
• Date du document de livraison – la date du bon de livraison selon le document externe, saisie dans la confirmation de réception des marchandises, est affichée.
• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison conformément à la confirmation de réception des marchandises est affiché ici. Le partenaire de livraison est responsable de la livraison ou de l’expédition des lignes commandées.
• Statut – le statut de la confirmation de réception des marchandises est affiché.
• Entrée de marchandises – le type et le numéro de la réception des marchandises identifient celle-ci de manière univoque.
• Date d’entrée de marchandises – la date de réception des marchandises correspond à la date d’enregistrement de la réception des marchandises. Elle est affichée conformément à la base de la réception des marchandises.

Les données suivantes des lignes de réception des marchandises sont affichées dans la ligne située sous les en-têtes de colonne correspondants, sous les données de la base de réception des marchandises liée. La ligne est affichée plusieurs fois, une fois pour chaque ligne de réception des marchandises.

La signification des données est décrite en détail dans la documentation Entrée de marchandises dans le processus d’achat.

• Position – le numéro de ligne de la réception des marchandises identifie précisément la ligne.
• Position du document de livraison – le numéro de ligne du document externe (bon de livraison), s’il a été saisi dans la confirmation de réception des marchandises.
• Article – la ligne livrée selon la ligne de réception des marchandises est affichée avec le numéro d’article et la désignation.
• Quantité affectée – la quantité de marchandises affectée à la ligne de réception des marchandises est affichée uniquement si la ligne de réception des marchandises se réfère à plusieurs lignes de commande.
• Quantité non facturée – la quantité de la ligne de réception des marchandises à facturer est déterminée et affichée uniquement si la ligne de réception des marchandises se réfère à plusieurs lignes de commande. La quantité à facturer correspond à la quantité commandée et livrée diminuée des quantités déjà facturées.
• Statut – le statut de la ligne de réception des marchandises est affiché.

Les données suivantes spécifiques au fournisseur pour les lignes sont affichées dans la ligne située sous les données de la ligne de réception des marchandises liée, le cas échéant. La ligne est affichée au moyen du bouton [Informations articles fournisseurs] si des données fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies pour l’article dans la ligne de réception des marchandises.

• Numéro d’article fournisseur – le numéro d’article du fournisseur pour l’article de cette ligne est affiché s’il a été saisi dans les données fournisseur de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.
• Désignation de l’article fournisseur – la désignation de l’article spécifique fournisseur pour l’article de cette ligne est affichée si elle a été saisie dans les données de commande de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.

Les données des lignes de commande affectées aux lignes de réception des marchandises trouvées sont affichées sous les données des lignes de réception des marchandises, le cas échéant pour plusieurs lignes de commande.

À l’exception de la case à cocher située à la fin de la ligne pour chaque ligne de commande, les données ne peuvent pas être modifiées ici. Les lignes de commande à affecter ou à reprendre dans la facture fournisseur peuvent être sélectionnées au moyen de la case à cocher. Il est également possible d’utiliser la case à cocher méta dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner simultanément toutes les lignes de réception des marchandises trouvées pour l’affectation ou la reprise.

La signification des données est expliquée en détail dans la description de l’application Commandes d’achat.

Les données suivantes sont affichées pour chaque ligne de commande sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Position de commande – le type et le numéro de la commande ainsi que le numéro de ligne identifient précisément la ligne de commande affectée à la ligne de réception des marchandises affichée.
• Fournisseur – le fournisseur conformément à la ligne de commande est affiché.
• Prix net après remise – le prix net de la marchandise commandée dans cette ligne de commande est affiché conformément à la commande.
• Montant net après remise facturée – la valeur nette à facturer pour cette ligne de commande est déterminée et affichée. La valeur nette à facturer résulte de la quantité multipliée par le prix net de la ligne commandée, diminuée des quantités déjà facturées.
• Quantité affectée – la quantité de la ligne de commande affectée à cette ligne de réception des marchandises est affichée.
• Quantité livrée – la quantité déjà livrée de la ligne de commande est affichée.
• Quantité non facturée – la quantité à facturer pour cette ligne de commande est déterminée et affichée. La quantité restante à facturer correspond à la quantité totale commandée diminuée des quantités déjà facturées.
• Sélection – la case à cocher située à la fin de la ligne pour chaque ligne de commande affectée est le seul champ modifiable. La ligne de commande peut être sélectionnée ici. Ensuite, les boutons [Tout accepter] ou [Accepter individuellement] peuvent être utilisés afin de reprendre la ligne de commande comme nouvelle ligne de facture avec réception des marchandises et référence à la commande ou afin d’affecter la ligne de réception des marchandises avec la ligne de commande à une ligne de facture saisie manuellement.
  Si plusieurs lignes de commande ont été affectées à une ligne de réception des marchandises dans l’application Entrées de marchandises, plusieurs cases à cocher sont affichées ici, une par ligne de commande, afin de sélectionner la ligne de commande correspondante.

Actions : Tout accepter/Accepter individuellement

Ces actions sont disponibles sous forme de boutons dans la boîte de dialogue de sélection des lignes de réception des marchandises. L’action déclenchée par ce bouton sert à affecter les lignes de réception des marchandises sélectionnées précédemment aux lignes de facture ou à les insérer et les affecter simultanément.

Effets

Les lignes de réception des marchandises sélectionnées sont reprises comme nouvelles lignes de facture fournisseur ou affectées à des lignes de facture déjà saisies. Les données des (nouvelles) lignes de facture ainsi que des lignes de réception des marchandises et de commande affectées sont affichées dans le tableau des lignes et peuvent, dans certains cas, être complétées.

Le système génère des références de documents entre les lignes de réception des marchandises ou de commande et les lignes de facture. En conséquence, les réceptions des marchandises et commandes liées apparaissent dans la chaîne des documents liés de la facture fournisseur, et la facture fournisseur liée apparaît dans la chaîne des documents des réceptions des marchandises et des commandes.

Boîtes de dialogue de sélection des lignes de commande

Après la sélection de l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions de commande] ou de l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande], la boîte de dialogue de la facture fournisseur s’ouvre. Dans cette boîte de dialogue, les lignes de commande ouvertes peuvent être sélectionnées pour être reprises ou affectées. Ouvert signifie ici que les quantités d’articles commandées dans les lignes de commande n’ont pas encore été entièrement facturées. Les notes de crédit constituent une exception. Elles sont affectées avec une quantité de 0 pour les notes de crédit en valeur ou avec une quantité négative. Par conséquent, des lignes clôturées ou entièrement facturées peuvent également être affectées. De plus amples informations se trouvent dans la documentation Méthode des notes de crédit fournisseur.

La boîte de dialogue se compose d’un en-tête avec plusieurs champs de saisie pour les caractéristiques de recherche et d’un espace de travail dans lequel le résultat de la recherche est affiché.

En-tête : caractéristiques de recherche

Dans l’en-tête de l’application, les caractéristiques de recherche peuvent être utilisées afin de limiter les commandes dans lesquelles le système doit rechercher des lignes. Le système détermine ensuite et affiche toutes les lignes de commande correspondant aux caractéristiques de recherche saisies.

• Type – le cas échéant, le type de la commande d’achat recherchée doit être saisi.
• Numéro – le cas échéant, le numéro de la commande d’achat recherchée doit être saisi.
• Date de livraison – le cas échéant, la date de livraison à laquelle les lignes ont été commandées dans la commande recherchée doit être saisie. Une valeur par défaut est affichée, mais peut être modifiée.
  Statut général – le cas échéant, le ou les statuts requis de la ou des commandes doivent être sélectionnés. Un, plusieurs ou tous les statuts suivants peuvent être sélectionnés comme caractéristiques de recherche. Le statut de livraison n’est pas sélectionné par défaut et n’est donc pas pris en compte comme caractéristique de sélection. Les valeurs suivantes sont disponibles :
  • (tous)
  • Statut général
    • En cours de traitement
    • Validé
    • Bloqué
    • Réalisé
  • Statut de livraison
    • Non livré
    • Partiellement livré
    • Entièrement livré
  • Statut de facturation
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Entièrement facturé
• Article – le cas échéant, l’identifiant de l’article requis doit être saisi. Si une ligne de facture fournisseur a déjà été saisie à laquelle les lignes de commande doivent maintenant être affectées manuellement, cette ligne est affichée et ne peut pas être modifiée.
• Description – le cas échéant, une brève description de la ligne recherchée doit être saisie ici.
• Numéro d’article fournisseur – le cas échéant, le numéro de l’article du fournisseur requis doit être saisi ici.
• Désignation de l’article fournisseur – le cas échéant, la désignation de l’article du fournisseur requis doit être saisie ici.
• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture fournisseur et identifié ici par son numéro de partenaire. Il est affiché et ne peut pas être modifié.
• Partenaire de livraison – le cas échéant, le partenaire de livraison requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.
• Fournisseur – le cas échéant, le fournisseur requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.

Après la saisie des critères de recherche, la recherche est lancée au moyen du bouton [Démarrer]. Le système détermine alors toutes les lignes de commande correspondant aux critères de recherche. La recherche peut être répétée aussi souvent que nécessaire, par exemple afin de réduire le nombre de lignes trouvées en ajoutant d’autres critères de recherche.

Détermination des lignes de commande possibles

Le système détermine toutes les lignes de commande répondant aux conditions suivantes :

• La commande n’est pas du type Commande de consignation. Le type de facture Facture de sortie de consignation est disponible pour les commandes de consignation.
• L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de la facture du fournisseur de la commande d’achat.
• La devise de la facture fournisseur correspond à la devise de la ligne de commande d’achat.
• L’article de la ligne de facture fournisseur correspond à l’article de la ligne de commande si la ligne de commande doit être affectée à une ligne de facture fournisseur existante.
• La société de l’organisation d’achat correspond à la société de la facture fournisseur.
• Les autres détails correspondent aux caractéristiques de recherche actuelles.

Si le système ne peut déterminer aucune ligne de commande correspondant aux conditions et aux caractéristiques de recherche, un message est affiché.

Les lignes de commande trouvées sont triées par le système selon les critères suivants et affichées dans la liste :

• Article (aucune fonction dans le cadre de l’action Lier manuellement la ligne sélectionnée à une ligne de commande, car l’article est fixe)
• Date de livraison décroissante

Espace de travail : données des positions de commande

En résultat, toutes les lignes de commande correspondant aux caractéristiques recherchées sont affichées dans le tableau, chaque ligne de commande étant présentée sur plusieurs lignes successives. La liste est triée par article et par date de livraison selon l’ordre.

Le bouton [Information article fournisseur] permet d’afficher une ligne supplémentaire pour chaque ligne de commande affichée. Cette ligne apparaît si des données spécifiques au fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies.

Le bouton [Composants de sets] permet d’afficher des informations sur les composants de la nomenclature de base de la ligne de commande. Des lignes supplémentaires sont affichées pour chaque composant.

Les données suivantes des lignes de commande trouvées sont affichées sur plusieurs lignes successives. À l’exception de la case à cocher située à la fin des lignes, les données ne peuvent pas être modifiées ici. Les lignes de commande à affecter ou à reprendre dans la facture fournisseur peuvent être sélectionnées au moyen de la case à cocher. Alternativement, la case à cocher méta dans l’en-tête du tableau peut être utilisée afin de sélectionner simultanément toutes les lignes de commande trouvées pour l’affectation ou la reprise.

Les données suivantes sont affichées dans la première ligne pour chaque ligne de commande sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Commande – le type et le numéro de la commande ainsi que le numéro de ligne identifient précisément la ligne de commande.
• Article – l’article de la ligne de commande est identifié par le numéro d’article.
• Date de livraison – la date de livraison de cette ligne de commande est affichée.
• Entrepôt – l’emplacement de l’entrepôt de réception est affiché conformément à la ligne de commande.
• Quantité non facturée – la quantité non encore facturée pour cette ligne de commande est déterminée et affichée. La quantité non encore facturée correspond à la quantité totale commandée diminuée des quantités déjà facturées.
• Statut – des informations sur le statut de cette ligne de commande sont affichées.
• Sélection – la case à cocher située à la fin de la ligne de la liste est le seul champ modifiable. Cette ligne de commande peut être sélectionnée ici. Ensuite, les boutons [Tout accepter] ou [Accepter individuellement] peuvent être utilisés afin de reprendre la ligne de commande comme nouvelle ligne de réception des marchandises avec numéro de référence de la commande ou afin d’affecter la ligne de commande à une ligne de facture fournisseur saisie manuellement.

Les données suivantes relatives au fournisseur de l’article sont affichées dans la ligne située sous les données de la ligne de commande associée. La ligne est affichée au moyen du bouton [Information article fournisseur] si des données fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies pour l’article dans la ligne de commande.

• Numéro d’article fournisseur – le numéro d’article du fournisseur pour l’article de cette ligne de commande est affiché s’il a été saisi dans les données de commande de l’article pour le fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.
• Désignation de l’article fournisseur – la désignation de l’article spécifique fournisseur pour l’article de cette ligne de commande est affichée si elle a été saisie dans les données de commande de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.

Les données suivantes sont affichées dans la ligne suivante pour chaque ligne de commande sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture conformément à l’en-tête de la commande est affiché.
• Quantité totale – la quantité totale commandée de cette ligne de commande est affichée.
• Quantité entrée – la quantité d’article déjà livrée est affichée.
• Quantité facturée – la quantité d’article déjà facturée est affichée.

Actions : Tout accepter/Accepter individuellement

Les actions sont disponibles sous forme de boutons dans la boîte de dialogue de sélection des lignes de commande. L’action déclenchée par ce bouton sert à affecter les lignes de commande précédemment sélectionnées aux lignes de facturation ou à les insérer et les affecter simultanément.

Effets

Les lignes de commande sélectionnées sont reprises comme nouvelles lignes de facture fournisseur ou affectées à des lignes de facture déjà saisies. Les données des (nouvelles) lignes de facture et des lignes de commande affectées sont affichées dans le tableau des lignes et peuvent, dans certains cas, être complétées.

Le système génère des références de documents entre les lignes de commande et les lignes de facture fournisseur. En conséquence, les commandes liées apparaissent dans la chaîne des documents liés de la facture fournisseur, et la facture fournisseur liée apparaît dans la chaîne des documents liés de la commande d’achat.

L’application Cockpit : Factures fournisseurs permet de rechercher et de consulter des factures fournisseurs.

L’application permet également l’export des résultats de recherche vers un fichier (p. ex. Excel).

L’application se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

La description des boutons standard figurant dans l’en-tête de l’application se trouve dans l’article Cockpit, qui décrit également les possibilités des applications de type Cockpit.

L’application permet d’afficher et de masquer de nombreux champs de recherche dans l’en-tête ainsi que des colonnes dans l’espace de travail à l’aide du bouton [Définir les propriétés de requête et de résultat] dans la barre de l’espace de travail, selon les besoins.

Définitions des termes

• Facture fournisseurs – la facture fournisseurs contient une liste des montants à payer pour des articles livrés ou restant à livrer. La facture fournisseurs est un document externe, qui peut également être une note de crédit.
• Factures de coûts supplémentaires – factures séparées du fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés en lien avec la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différents articles. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de droits de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à une livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

En-tête

Dans l’en-tête, en plus des boutons standard, se trouve le bouton :

• [Sélectionner action] → [Emettre des factures fournisseurs] – permet d’imprimer plusieurs factures fournisseurs sélectionnées dans l’espace de travail
• [Sélectionner action] → [Transmettre factures] – permet de transférer les factures fournisseurs sélectionnées vers la comptabilisation

Dans l’en-tête, les champs de recherche par défaut suivants sont disponibles :

• Type de facture fournisseurs – permet de sélectionner un type spécifique de factures fournisseurs au moyen duquel les factures recherchées ont été créées
• Numéro de la facture fournisseurs – permet de saisir des numéros précis de factures fournisseurs, séparés par des virgules
• Date de réception – au moyen de l’icône de calendrier, permet d’indiquer la date de réception correspondant aux factures à afficher dans l’espace de travail
• Statut – permet de restreindre les éléments recherchés à ceux ayant un statut précis. Les statuts disponibles se divisent en statuts généraux ou de règlements :
  • (Toutes entrées)
  • Statut général
    • Validé
    • Liquidé
    • Annulé
    • Non valable
  • Statut postes ouvertes
    • Non transmis
    • Transmis
    • Partiellement payé
    • Entièrement payé
    • Annulé

• Organisation de vente – permet de rechercher des factures selon leur émetteur
• Employé responsable – recherche des factures gérées par des collaborateurs spécifiques
• Condition de paiement – permet d’afficher des factures fournisseurs ayant une forme de paiement déterminée
• Type de paiement – recherche des factures fournisseurs avec une forme de paiement spécifique
• Pièce justificative externe – permet de rechercher une facture selon le numéro du document externe
• Date pièce justificative externe – recherche des factures selon la date d’émission du document externe
• Montant total (devise de la pièce justificative) – permet de rechercher selon le montant total dans la devise du document
• Montant total (devise principale) – recherche des factures selon le montant total dans la devise principale du système
• Firme – permet de rechercher des factures selon la société
• Marque de suppression – permet de restreindre la recherche aux factures marquées par un marqueur de suppression

L’application Cockpit : Factures fournisseurs, en plus de la zone principale de requête, met également à disposition des recherches détaillées. Afin de lier une recherche détaillée sélectionnée à la requête principale, il convient de sélectionner le bouton [Relier à l’interrogation principale] dans la section de la recherche détaillée choisie. Les recherches détaillées fournissent des champs supplémentaires pour la recherche d’informations.

Espace de travail

Dans l’espace de travail sont affichés les résultats de recherche conformément aux critères définis dans l’en-tête. En l’absence de critères définis, après sélection du bouton [Actualiser], toutes les factures fournisseurs disponibles dans le système sont affichées.

Paramètres de base

Pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs, aucun paramétrage supplémentaire n’est nécessaire dans l’application Paramètres de base.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

Elle permet :

• l’attribution des autorisations,
• la configuration des définitions d’activités,
• l’import ou l’export de données.

L’unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées aussi bien à l’aide de rôles d’autorisations que par l’attribution d’organisations. Le concept d’autorisation est décrit dans l’article Autorisations.

Fonctionnalités spéciales

Il n’existe pas de fonctionnalités spéciales pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs.

Affectations aux organisations

Les structures organisationnelles permettent de définir quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. Afin de gérer de telles données, il convient d’activer la fonction Autorisations liées au contenu dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Cockpit : Factures fournisseurs soit visible pour l’utilisateur, elle doit être affectée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achat

Pour que l’application Cockpit : Factures fournisseurs soit visible pour l’utilisateur dans le domaine Comptabilité, elle doit être affectée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Comptabilité

Fonctions spéciales

Il n’existe pas de fonctions spéciales pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs.

Autorisations pour les partenaires métiers

L’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le cadre du domaine Achats est autorisée pour les partenaires métiers de type Fournisseur.

L’application Factures fournisseurs sert à la création, à la vérification et à la comptabilisation des factures fournisseurs ainsi qu’à la transmission des informations à la comptabilité financière en vue du paiement des factures. Les données de la facture fournisseurs peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des achats. La facture fournisseurs contient le récapitulatif des montants à payer pour les marchandises qui seront livrées ou qui ont déjà été livrées. Dans le cas d’une facture fournisseurs, il s’agit d’un document externe, qui peut également être une facture corrective.

L’article décrit la vue Factures fournisseurs sans relation justificative dans l’application Factures fournisseurs.

Les informations et instructions concernant des actions telles que l’édition des factures fournisseurs se trouvent dans l’article Instructions : Factures fournisseurs sans relation justificative.

Les types de factures fournisseurs font partie de l’identification des factures fournisseurs et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils sont décrits dans l’article Types de factures fournisseurs.

La description des différents processus de gestion de l’entreprise et de leurs références aux factures fournisseurs se trouve dans l’article Introduction : Factures fournisseurs.

Descriptions des autres vues de l’application :

• Factures fournisseurs
• Factures de coûts supplémentaires

Description de l’application

Les types de factures, créés dans l’application Types de factures fournisseurs, servent à l’identification et contiennent des informations importantes pour les requêtes et les rapports. Dans le type de facture fournisseurs, le type de facture applicable à toutes les factures est défini :

• Facture fournisseurs
• Facture de coûts supplémentaires
• Factures fournisseurs sans relation justificative
• Facture fournisseurs de correction
• Facture de coûts supplémentaires pour la distribution
• Facture de prélèvement d’articles en consignation

Dans le type de facture, des paramètres et des valeurs par défaut sont définis pour les factures fournisseurs.

Les factures de type Factures fournisseurs sans relation justificative sont utilisées, entre autres, pour le dépôt de factures créées dans d’autres systèmes. Ces factures sont transférées vers la comptabilité financière, au même titre que les factures fournisseurs et les Factures de coûts supplémentaires.

L’application Factures fournisseurs se compose d’un en-tête contenant la barre de boutons standard et d’un espace de travail.

En-tête

L’en-tête de l’application contient des champs qui identifient de manière univoque la facture fournisseurs ainsi que ses données de base. Les données de base de la facture fournisseurs ne peuvent être créées que manuellement.

L’en-tête est divisé en onglets suivants :

• Généralités
• Taxes
• Cours
• Adresse
• Organisation d’achat
• Emission de pièce justificative

Champs d’identification

Chaque facture est identifiée par son type et par le numéro attribué lors de la création. Les champs d’identification comprennent :

• Numéro de la facture fournisseurs – ce numéro se compose de deux champs. Dans le premier champ, le type de facture fournisseurs est sélectionné ; dans le second champ, le numéro de la facture fournisseurs est attribué. Le type de facture fournisseurs associé au numéro de la facture fournisseurs sert à identifier de manière univoque la facture fournisseurs.

• Émetteur de la facture – partenaire responsable de l’émission de la facture pour les articles livrés en vue de leur traitement ultérieur. L’émetteur est identifié et attribué de manière univoque au moyen du numéro de partenaire.

• Numéro d’enregistrement – après la comptabilisation, le numéro de comptabilisation apparaît dans ce champ.

Onglet Généralités

L’onglet Généralités contient les informations essentielles relatives à la facture reçue. Il se compose des champs suivants :

• Numéro et date externe de la pièce justificative – ce champ se compose de deux parties. Dans le premier champ figure le numéro de la facture du fournisseur, dans le second la date de la facture reçue. Les informations des deux champs sont spécifiques à chaque facture fournisseurs et doivent donc être saisies manuellement.
• Date de réception – la date de la facture correspond à la date de réception, c’est-à-dire au jour où la facture a été livrée. Le système saisit automatiquement la date actuelle comme valeur par défaut. Celle-ci peut être modifiée manuellement si la date de réception de la facture diffère de la date de sa création.
• Montant brut – montant pour l’ensemble de la facture figurant sur le document externe.
  Par défaut, la devise définie chez le fournisseur est utilisée. Avant la création de toute ligne, la devise peut être modifiée. Une devise existante avec un taux de change en vigueur peut être sélectionnée comme devise principale.

• Condition de paiement – ce champ décrit la condition applicable au paiement de la facture concernée. Des échéances et des taux d’escompte peuvent être définis dans les conditions de paiement. Si le destinataire de la facture respecte les délais de paiement définis, il peut déduire du montant de la facture le taux d’escompte correspondant à la période concernée.
  Après la création et l’enregistrement de l’émetteur de la facture, la condition de paiement est reprise par défaut à partir de ses données de base. Une autre condition de paiement peut également être sélectionnée. Toutes les informations se trouvent dans l’article Conditions de paiement.
• Date de la prestation – la date d’exécution de la prestation doit être saisie dans ce champ. La date de la prestation est utilisée pour déterminer la clé fiscale dans les lignes.
• Blocage des paiements – l’activation de ce paramètre informe la comptabilité financière qu’il ne faut pas (à ce moment-là) payer la facture fournisseurs. L’information indiquant si un blocage de paiement a été saisi est transmise à l’interface de la comptabilité financière.
  La valeur du paramètre est reprise par défaut à partir du type de facture fournisseurs.
• Type de paiement – la méthode de paiement de la facture doit être sélectionnée dans ce champ. Après la création et l’enregistrement de l’émetteur de la facture, le mode de paiement est repris par défaut à partir de ses données de base. Cette valeur peut être modifiée pour la facture fournisseurs en cours de création. Des informations complémentaires concernant les modes de paiement se trouvent dans l’article Modes de paiement.
• Employé responsable – ce champ contient des informations sur le collaborateur qui est la personne de contact au sein de l’organisation. Le collaborateur doit être créé comme partenaire interne avec le rôle Employé et être affecté à l’organisation correspondante. Détermination de la valeur par défaut : Le système vérifie si l’utilisateur traitant actuellement la commande d’achat est affecté à un employé. La base de données actuellement utilisée est déterminante à cet égard. Le système gère toutes les données de base et de transaction des applications ERP séparément pour chaque entreprise dans la base de données Online-Transaction-Processing (OLTP). Les employés des entreprises sont également créés dans ces bases de données OLTP en tant que données de base. Si, dans la base de données OLTP actuellement utilisée, le système trouve un employé auquel l’utilisateur actuel est affecté, celui-ci est proposé comme valeur par défaut dans ce champ. Le collaborateur peut être modifié.
• Firme – champ pertinent uniquement lors de l’utilisation d’un système multi-sociétés. Ce champ contient la société de l’organisation d’achat sélectionnée au moment de la création de la facture fournisseurs. Ce champ n’est pas modifiable.
• Date d’enregistrement – ce champ affiche la date indiquée lors de la transmission de la facture.
• Remarque – ce champ permet de saisir un texte comptable supplémentaire. Lors de la comptabilisation, la description est transmise à la comptabilité financière.

Dans l’application, des champs supplémentaires sont également disponibles ; ils sont affichés en fonction des valeurs définies dans l’application Paramètres de base, dans la fonction Particularités du pays, dans le champ du même nom.

Champs supplémentaires :

• Numéro BVR – champ visible après la sélection de l’option Suisse. Le numéro de référence BVR doit y être affecté.
• Registre fiscal – champ visible après la sélection de l’option Italie. Le registre fiscal doit y être affecté.

Onglet Taxes

L’onglet Taxes contient un tableau avec les conditions servant au calcul des taxes ainsi que les valeurs déterminées précédemment. Une ligne est prévue pour chaque clé fiscale utilisée dans la facture fournisseurs. En outre, chaque clé fiscale est présentée en distinguant les montants de ligne positifs et négatifs. Si plus d’une clé fiscale est utilisée, une ligne supplémentaire apparaît sous les lignes des différentes clés fiscales et présente le total des valeurs individuelles des clés fiscales mentionnées ci-dessus.

Si, dans l’application Paramètres de base, les Fonctions spécifiques au pays sont activées pour l’option Suisse et Arrondi à 5 rappen, le montant net est arrondi. Les montants nets par code fiscal ne sont toutefois pas arrondis ; par conséquent, le total du montant net peut ne pas être exact dans tous les cas.

Le bouton [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] permet de modifier les montants de taxe affichés dans le tableau. Lorsque le bouton est activé, les totaux des différents taux de taxe issus des lignes peuvent être modifiés dans les lignes. Cela s’applique également lorsqu’une seule ligne existe, c’est-à-dire lorsque la facture ne contient que des lignes avec la même clé fiscale. La modification des montants de taxe dans la facture fournisseurs n’est possible qu’à cet endroit dans les données de base de la facture fournisseurs. Les modifications des valeurs calculées par le système ne sont pas créées pour chaque ligne de la facture fournisseurs, mais dans le taux totalisé des données de base de la facture fournisseurs, dans le champ Montant de la taxe. Si une modification a été effectuée et qu’il existe plus d’un taux de taxe dans la facture fournisseurs, et si l’action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée.

Le tableau se compose des champs suivants :

• Clé fiscale – tous les codes fiscaux présents dans les lignes sont affichés sous forme de totaux dans les lignes correspondantes. En outre, chaque code fiscal est présenté séparément en distinguant les montants de ligne positifs et négatifs.
  Des informations complémentaires se trouvent dans la documentation du champ Clé fiscale, dans le chapitre Éditeur de lignes.
• Type composants fiscaux – information sur le type de composant fiscal défini.
• Montant net – la valeur nette est calculée et affichée dans chaque ligne comme la somme des montants nets de chaque ligne de facture pour laquelle la clé fiscale de la première colonne s’applique. Les montants de ligne positifs et négatifs sont listés séparément, même lorsque la clé fiscale est identique.
  Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture fournisseurs, un total des valeurs nettes de toutes les clés fiscales listées ci-dessus est créé dans la dernière ligne.
• Montant impôts – le montant de la taxe est calculé et affiché dans chaque ligne comme la somme des montants de taxe de chaque ligne de facture pour laquelle la clé fiscale de la première colonne s’applique. Le montant de la taxe est calculé sur la base de la clé fiscale avec le taux de taxe qui y est défini. Les montants de ligne positifs et négatifs sont listés séparément, même lorsque la clé fiscale est identique.
  Si, dans l’application Paramètres de base, les Particularités du pays, Suisse et Arrondi à 5 rappen sont activées, le montant de la taxe est arrondi.
  À l’aide du bouton [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales], il est possible de définir si les montants de taxe dans les lignes du tableau peuvent être modifiés. Lorsque le bouton est activé, les totaux des différents taux de taxe issus des lignes peuvent être modifiés. La modification des montants de taxe dans la facture fournisseurs n’est possible qu’à cet endroit dans les données de base de la facture fournisseurs. Si une modification a été effectuée et qu’il existe plus d’un taux de taxe dans la facture fournisseurs, et si l’action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée.
  Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture fournisseurs, un total des valeurs nettes de toutes les clés fiscales listées ci-dessus est créé dans la dernière ligne.
• Montant brut – la valeur nette est calculée et affichée dans chaque ligne comme la somme des montants nets de chaque ligne de facture pour laquelle la clé fiscale de la première colonne s’applique. Les montants de ligne positifs et négatifs sont listés séparément, même lorsque la clé fiscale est identique. La valeur nette avant remise se compose de la valeur nette et du montant de la remise (taxe).
  Si plusieurs clés fiscales sont utilisées dans la facture fournisseurs, un total des valeurs nettes de toutes les clés fiscales listées ci-dessus est créé dans la dernière ligne. Avant la comptabilisation de la facture fournisseurs, le montant net avant remise calculé pour l’ensemble de la facture doit être égal au montant brut saisi manuellement dans la zone Base. En cas d’utilisation de plusieurs clés fiscales, il s’agit du montant net avant remise figurant dans la ligne de total. Le système vérifie que les deux montants nets avant remise sont identiques. En cas d’écart, un message d’erreur est affiché.

Onglet Cours

L’onglet Cours affiche les taux de change et les dates de valeur. Les champs suivants sont disponibles dans cet onglet :

• Cours – dans ce champ, le taux de change de la devise utilisée dans la facture fournisseurs en tant que devise principale doit être saisi. La devise utilisée est reprise à partir de l’émetteur de la facture et peut être modifiée pour chaque facture fournisseurs. Si la devise diffère de la devise principale, le taux de change peut être modifié individuellement si nécessaire.
  Si la facture fournisseurs utilise la devise principale, la valeur correspondante est affichée à cet endroit.
  Si une devise autre que la devise principale est utilisée dans la facture fournisseurs, ce champ affiche le taux de change de la devise de la facture vers la devise principale. Par défaut, le taux de la devise indiquée à la date du document externe est affiché, conformément à l’utilisation du taux et au type de taux définis. Les taux de change sont créés dans l’application Devises.
  Les paramètres de conversion des devises dans le module Achats sont définis dans l’application Paramètres de base, dans la fonction Achats.

• Date de valeur – ce champ détermine le moment à partir duquel les conditions de paiement définies dans les données de base de la facture fournisseurs s’appliquent. Si une date de valeur est définie, elle est transmise à l’interface de la comptabilité financière. Si le champ est vide dans la facture fournisseurs, la date du document externe est transmise comme date de valeur à la comptabilité financière.
• Facteur de change – ce paramètre détermine combien d’unités de la devise du document sont converties dans la devise clé. La valeur de ce paramètre est utilisée dans la facture entrante sans possibilité de modification.

Onglet Adresse

L’onglet Adresse contient les données d’adresse et le nom de l’émetteur de la facture. Ces deux informations sont créées dans les données de base de l’émetteur de facture affecté. Elles ne peuvent être modifiées que dans les données du pseudo-partenaire.

Onglet Organisation d’achat

Cet onglet n’est pertinent que lors de l’utilisation d’un système multi-sociétés. Il contient les données d’adresse et le nom de l’organisation d’achat. Dans un système mono-société, l’organisation d’achat contient toujours les données par défaut de l’organisation principale.
Les données d’adresse et le nom de l’organisation d’achat affichés sont ceux définis dans les données de base de l’organisation d’achat affectée. Ces données ne peuvent pas être modifiées.

Espace de travail

L’espace de travail contient les lignes qui comportent des informations pertinentes concernant les factures émises ou les articles livrés.

Liste des lignes de facture et éditeur de lignes

Les informations relatives aux lignes sont affichées à la fois dans la liste des lignes et dans l’éditeur de lignes. La liste des lignes sert à la visualisation globale de toutes les lignes de la facture. L’éditeur de lignes sert à la création manuelle de lignes individuelles. Sous les colonnes de la liste des lignes, les mêmes informations sont affichées que dans les champs correspondants de l’éditeur de lignes.

Solde par rapport au montant brut

Le solde par rapport au montant brut est affiché à droite, sous la liste des lignes, dans la barre d’outils standard de l’éditeur de lignes. Le solde est basé sur le montant brut total de la facture, saisi manuellement dans l’onglet Généralités des données de base de la facture, dans le champ Montant brut. À partir du montant brut, la somme des montants nets des lignes de facture, y compris la taxe due, est calculée. Le solde constitue une valeur de contrôle et sert à vérifier la concordance des montants figurant sur les documents externes avec ceux créés dans le système. Le solde doit être égal à zéro pour que la facture fournisseurs puisse être comptabilisée.

Liste des lignes

La liste des lignes contient les différentes lignes de la facture. La liste est triée par numéro de ligne de facture et chaque ligne comporte au moins une ligne affichant les données essentielles relatives à cette ligne de facture.

Dans les champs suivants de la liste des lignes, les données peuvent être modifiées :

• Quantité (ligne de facture fournisseurs)
• Montant net (facture fournisseurs)

Dans ces champs, la quantité et les montants relatifs à l’article doivent être saisis et seront enregistrés avec la ligne de la facture fournisseurs correspondante.

Les colonnes disponibles dans la liste des lignes peuvent être gérées à l’aide du bouton [Définir les propriétés de requête et de résultat]. Des informations complémentaires se trouvent dans l’article sur les paramètres des applications de type cockpit.

Liste des lignes : Données de comptabilité analytique
Sous les données de la ligne de la facture fournisseurs, les données de comptabilité analytique sont notamment affichées. Pour qu’elles puissent être créées et affichées, la fonction Contrôle de gestion doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Les données de comptabilité analytique suivantes sont affichées sous les colonnes décrites. Si plusieurs répartitions sur des centres de coûts ou des unités de coûts sont définies pour une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées.

• Centre de coûts – zones fonctionnelles de l’organisation constituant des unités spatiales et/ou organisationnelles, par exemple des domaines ou des services.
  Le centre de coûts du domaine ou du service pour lequel l’article, ou une partie des quantités de l’article, est acheté doit être sélectionné ici. Le centre de coûts créé est repris comme valeur par défaut dans la commande d’achat associée.
  Lors de la transmission de la facture à la comptabilité financière, le centre de coûts est repris et peut ensuite être utilisé pour des analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Unité de coûts – une unité de coûts appropriée doit être sélectionnée, par exemple un article ou un projet. L’unité de coûts créée est reprise comme valeur par défaut dans la commande d’achat associée.
  Lors de la transmission de la facture à la comptabilité financière, l’unité de coûts est reprise et peut ensuite être utilisée pour des analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Quantité – une quantité partielle de la quantité totale de la ligne de facture doit être saisie afin d’être affectée au centre de coûts ou à l’unité de coûts. La somme des quantités des lignes de comptabilité analytique ne peut pas dépasser la quantité totale de la ligne de facture.
• Montant des coûts – une partie du montant net de la ligne de facture doit être saisie afin d’être affectée au centre de coûts ou à l’unité de coûts. La somme des montants des lignes de comptabilité analytique ne peut pas dépasser le montant net de la ligne de facture.
  Après la saisie de la quantité, le montant des coûts est proposé proportionnellement à la quantité par rapport au montant net de la ligne.

Éditeur de lignes

Le solde par rapport au montant brut est calculé et affiché par le système à droite, dans la barre d’outils de l’éditeur de lignes. Le solde se réfère aux données figurant dans la liste des lignes.

Si le bouton [Contrôler en cas d’acceptation] est activé, le système vérifie, lors de la reprise d’une ligne de facture dans la liste des lignes, si tous les champs obligatoires ont été renseignés et si toutes les données saisies sont autorisées. Dans le cas contraire, cette vérification est effectuée au niveau de la facture fournisseurs.

Dans l’éditeur de lignes, les champs suivants des lignes de facture fournisseurs sont affichés :

• Position – le numéro de ligne sert à identifier plus précisément les lignes individuelles. Il est généré automatiquement par le système sur la base de la séquence de numérotation définie dans le type de facture fournisseurs.
  Le numéro de ligne de la facture fournisseurs peut être modifié manuellement lors de la première création dans la ligne d’en-tête de l’éditeur de lignes. Après la reprise de la ligne dans la liste, le numéro de ligne ne peut plus être modifié.
• Position de pièce justificative externe – le numéro de ligne correspondant de la facture fournisseurs peut être saisi.
  La ligne du document externe ne peut être modifiée que dans l’éditeur de lignes.
• Article – dans la facture fournisseurs, l’article figurant sur la facture est saisi dans la ligne de facture. Des informations détaillées se trouvent dans l’article Articles, vue Achats. Les articles saisis dans la facture doivent être créés dans l’éditeur de lignes pour chaque ligne. L’article ne peut plus être modifié après que la ligne a été reprise et enregistrée dans la liste des lignes.
  L’article doit disposer de données de base relatives aux achats et le statut d’utilisation des données d’achat de l’article doit être défini sur Validé. Le statut de remplacement n’est pas pris en compte dans la facture fournisseurs, car des factures peuvent encore être créées sur la base de livraisons antérieures après le remplacement de l’article.
• Quantité totale – correspond à la quantité d’articles saisie dans la facture.
  Les unités suivantes peuvent être sélectionnées :
  • l’unité de base de l’article, qui est également l’unité de stockage,
  • toutes les unités convertibles en unités de stockage avec un facteur de conversion fixe, telles que les unités d’achat pour ce fournisseur ou les unités d’emballage.
    Par défaut, le système affiche l’unité de base de l’article. Après la reprise dans la liste des lignes, la quantité totale et l’unité de quantité peuvent encore être modifiées aussi bien dans la liste des lignes, dans le champ Quantité, que dans l’éditeur de lignes, dans le champ Quantité totale.
• Montant net – dans ce champ, le montant net correspondant à la quantité totale de l’article calculée dans cette ligne doit être saisi. La devise utilisée est celle indiquée dans les données de base de la facture fournisseurs, dans le champ Montant brut. Des informations sur les devises pouvant être utilisées se trouvent dans la description du champ Montant brut.
  Après la reprise dans la liste des lignes, le montant net peut encore être modifié aussi bien dans la liste des lignes que dans l’éditeur de lignes, dans le champ Montant net.
• Clé fiscale – le code fiscal peut être saisi manuellement ou déterminé automatiquement par le système. Si le champ n’est pas renseigné manuellement, le code fiscal est déterminé automatiquement, en tenant compte de la date de la prestation. Si aucune date de prestation n’est indiquée, la date actuelle est utilisée.
  Le code fiscal déterminé peut être modifié.
  Des informations relatives aux règles selon lesquelles le code fiscal est déterminé se trouvent dans l’article Affectations fiscales.
• Distribution – champ disponible pour la facture fournisseurs du type Factures fournisseurs sans relation justificative.
• Origine du compte – le compte est déterminé sur la base de l’origine du compte.
  Les paramètres suivants sont possibles :
  • à partir de l’attribution de compte : si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ d’affichage et affiche le compte déterminé automatiquement sur la base de l’imputation des comptes.
  • à partir de la facture fournisseurs : si cette option est sélectionnée, un compte peut être saisi dans le champ Compte vide. Le compte peut être modifié jusqu’à la comptabilisation.

Si, dans la classification du compte de l’article, la valeur par défaut Selon les paramètres de l’article est sélectionnée pour l’origine du compte, les valeurs suivantes peuvent être choisies : à partir de l’attribution de compte ou à partir de la facture fournisseurs.

• Compte – selon le paramétrage de l’origine du compte, ce champ peut être renseigné automatiquement comme compte de charges ou de régularisation. Si aucune valeur n’est affectée, la valeur doit être saisie manuellement dans l’éditeur de lignes.
• Partenaire de livraison – dans ce champ, le partenaire de livraison peut être défini pour la ligne de la facture fournisseurs.
  Lorsque la ligne de commande est affectée à la ligne de la facture fournisseurs, le partenaire de livraison est repris comme valeur par défaut à partir de la ligne de commande.
• Base de calcul deescompte – ce champ affiche la valeur pertinente pour le calcul de l’escompte.
  Si le bouton de bascule [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] est actif, le montant peut être saisi. En outre, la valeur est automatiquement déterminée à partir des lignes de commande attribuées. L’état du bouton de bascule est enregistré séparément pour chaque ligne.
• Bonus – si la valeur totale de la ligne est pertinente pour le calcul du bonus, la case à cocher doit être activée. Si seule une partie de la valeur de la ligne est pertinente, deux lignes distinctes doivent être créées.

Aperçu des thèmes

Aperçu des thèmes

Le présent article décrit les instructions générales d’utilisation de l’application Factures fournisseurs. Les instructions contiennent, entre autres, des indications relatives à la saisie ou à la modification des factures fournisseurs. Les conditions préalables et les effets possibles sont également présentés. Des instructions spécifiques pour le type de facture fournisseurs, la facture de coûts supplémentaires et d’autres factures fournisseurs sont décrites dans les articles correspondants.

Si le système est utilisé dans un environnement multi-sociétés, des factures fournisseurs sont également générées pour les règlements internes. Ces factures fournisseurs ont alors un type de facturation interne. Elles sont comptabilisées automatiquement immédiatement après leur création et ne peuvent donc pas être traitées. Les explications figurant dans le présent article se rapportent donc exclusivement aux factures fournisseurs externes. De plus amples informations concernant le fonctionnement multi-sociétés et les règlements internes se trouvent dans la documentation correspondante consacrée à ces thèmes.

Le terme facture fournisseurs est utilisé comme terme générique pour trois types spéciaux de factures : la facture fournisseurs, la facture de coûts supplémentaires, la Facture fournisseur sans relation justificative, ainsi que les corrections de factures fournisseurs et les factures de coûts supplémentaires liées à la distribution. De plus amples informations sur le traitement des factures fournisseurs de l’un de ces types se trouvent dans les articles Instructions : Facture fournisseurs, Instructions : Facture de coûts supplémentaires, Instructions : Facture fournisseur sans relation justificative.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient une liste des montants à payer pour des produits livrés ou restant à livrer. La facture fournisseurs est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de droits de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à une livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Actions standard

Les factures de coûts supplémentaires peuvent également être comptabilisées sans relation avec des commandes. Il est toutefois recommandé de créer également cette relation pour les factures de coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, les valeurs de stock ne seront pas corrigées. En revanche, les factures de coûts supplémentaires liées à la distribution ne peuvent pas être comptabilisées sans relation avec une réception de marchandises. Les factures fournisseurs sans relation justificative n’ont pas de relation avec des réceptions de marchandises ni avec des commandes d’achat.

Chaque position de facture fournisseurs doit avoir une relation avec au moins une position de commande. Pour ce faire, l’en-tête de la facture fournisseurs doit être saisi manuellement. Ensuite, les positions de facture peuvent être insérées à partir des positions de réception de marchandises ou de commande, ou les positions de facture peuvent être saisies manuellement et l’une des autres actions peut être utilisée afin d’affecter les positions de facture à des positions existantes de réception de marchandises ou de commande.

Le présent article décrit les processus généraux de saisie et de traitement des factures fournisseurs.

D’autres actions standard sont décrites dans les articles Actions générales liées au traitement des documents et Instructions : Applications de documents.

Saisie de l’en-tête d’une nouvelle facture fournisseurs

Conditions préalables

Au moins un type de facture fournisseurs est disponible et l’émetteur de facture requis est saisi comme partenaire avec le rôle Fournisseur.

Instructions

Afin de saisir un nouvel en-tête de facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture fournisseurs, Facture de coûts supplémentaires ou Facture fournisseur sans relation justificative.
3. Si le champ de sélection de l’organisation est disponible dans la barre d’outils du flux de travail, sélectionner l’organisation d’achat pour laquelle la facture fournisseurs doit être saisie.
4. Saisir le type de facture fournisseurs correspondant à la vue sélectionnée.
5. Sélectionner le bouton [Nouveau] dans la barre d’outils standard. Une nouvelle facture fournisseurs est automatiquement créée et affichée. Le numéro de facture fournisseurs est attribué par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de facture fournisseurs. Si une facture fournisseurs est déjà affichée, une nouvelle facture fournisseurs est créée avec le même type de facture fournisseurs à l’aide du bouton [Nouveau]. Si, outre le type, un numéro de facture fournisseurs déjà comptabilisée est saisi puis le bouton [Mettre à jour] est sélectionné, les données de cette facture sont affichées. Elles ne peuvent plus être modifiées.
6. Saisir l’émetteur de la facture ainsi que le numéro et la date de la facture fournisseur, conformément au numéro externe.
7. Saisir le montant brut et, le cas échéant, l’échéance de paiement conformément au document externe.
8. Le cas échéant, saisir d’autres données de l’en-tête de la facture fournisseurs. Les conditions de paiement et la forme de paiement peuvent être reprises comme valeurs par défaut à partir des données de base de l’émetteur de la facture et peuvent être modifiées.
9. Enregistrer l’en-tête de la facture fournisseurs.

Modification de l’en-tête de la facture fournisseurs

Les données de l’en-tête de la facture fournisseurs peuvent être modifiées tant que la facture n’a pas encore été comptabilisée. Après la comptabilisation, les données de la facture fournisseurs peuvent uniquement être consultées et ne peuvent plus être modifiées. Le type et le numéro de la facture fournisseurs ne peuvent en aucun cas être modifiés. Après la saisie ou la génération des positions de facture fournisseurs, l’émetteur de la facture ne peut plus être modifié. La devise de la facture fournisseurs est définie dans le champ Montant brut. Elle ne peut être modifiée que tant qu’aucune position n’existe encore.

Saisie manuelle des positions de facture fournisseurs

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs a été saisi.

Instructions

Afin de saisir manuellement une position de facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs déjà saisie ou en saisir une nouvelle. Les données de base de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Saisir les données des différentes positions de facture fournisseurs dans l’éditeur de positions : position, quantité totale et montant net. L’unité de base de l’article est ajoutée par le système comme unité de mesure par défaut.
4. Le cas échéant, saisir également le numéro de position de la facture du document externe dans le champ Position de pièce justificative externe.
5. Transférer les données de la position de facture fournisseurs dans le tableau des positions. Des informations détaillées concernant la modification des positions et leur transfert dans le tableau des positions se trouvent dans les instructions d’utilisation.
6. Enregistrer la facture fournisseurs.

Modification des positions de facture fournisseurs

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs a été saisi. Les positions de facture ont ensuite été créées à partir des positions de commande ou de réception de marchandises ou saisies manuellement et affectées, si nécessaire, à des positions de commande ou de réception de marchandises. Les données des positions de facture peuvent être modifiées avant la comptabilisation de la facture fournisseurs.

Modifications possibles

La facture fournisseurs peut être modifiée tant qu’elle n’a pas encore été comptabilisée. Après la comptabilisation, les données de la facture fournisseurs peuvent uniquement être consultées et ne peuvent plus être modifiées.

Dans le cas des positions de facture fournisseurs transférées d’une commande ou d’une réception de marchandises dans le tableau des positions, la position ne peut plus être modifiée. Ces positions peuvent uniquement être supprimées et, si nécessaire, saisies à nouveau.

Avant la comptabilisation, certaines données des positions de facture fournisseurs peuvent être ajoutées ou modifiées. La position ne peut plus être modifiée après la création de la position de facture à partir d’une position de commande ou de réception de marchandises, ni après le transfert d’une position de facture fournisseurs saisie manuellement de l’éditeur de positions vers le tableau des positions.

Les modifications suivantes sont possibles :

• Après la création d’une position de facture fournisseurs à partir d’une position de commande ou de réception de marchandises, le numéro de position du document externe peut être ajouté en le saisissant dans l’éditeur de positions.
• Des coûts supplémentaires peuvent être saisis comme positions et répartis sur d’autres positions de facture fournisseurs. De plus amples informations à ce sujet se trouvent dans la description de l’instruction Saisie des coûts supplémentaires dans la facture fournisseurs.
  
  
  Attention

  Les factures distinctes de coûts supplémentaires sont saisies dans une vue spécifique de l’application Factures fournisseurs. Cette vue est décrite dans un article séparé.
• D’autres positions de facture peuvent être créées à partir de positions de commande ou de réception de marchandises ou de nouvelles positions peuvent être saisies manuellement puis affectées.
• Les quantités et les montants des positions de facture fournisseurs peuvent être modifiés.
• Les quantités et montants des positions de commande ou de réception de marchandises affectées peuvent être modifiés manuellement. Les positions de facture peuvent également être supprimées ou réaffectées à des positions de commande ou de réception de marchandises. Ces opérations sont décrites plus en détail ci-dessous.

Modification manuelle des quantités et des montants

Si nécessaire, les champs suivants peuvent être modifiés manuellement :

• Les champs Quantité totale et Montant net des positions de facture fournisseurs peuvent être librement modifiés dans le tableau des positions et dans l’éditeur. Les montants nets de toutes les positions, additionnés aux montants de taxe (c’est-à-dire le montant brut calculé), doivent ensuite correspondre à la valeur brute saisie manuellement dans l’en-tête de la facture dans le champ Montant net. Le montant brut calculé est affiché dans l’onglet Taxes. Les totaux des montants de taxe calculés par le système peuvent, si nécessaire, être modifiés dans l’onglet Taxes de l’en-tête de la facture fournisseurs.
  
  
  Attention

  Cela est utile, par exemple, si la quantité ou le montant de la position de facture selon le document externe diffère des quantités et montants déterminés ou transférés par le système à partir de la réception de marchandises ou de la commande.
• La Quantité totale et les Montants nets des positions de commande affectées peuvent être modifiées. La somme des quantités et montants nets affectés doit être égale à la quantité ou au montant net de la position de facture. Si la position de facture a été affectée via une position de réception de marchandises, la quantité affectée à la position de commande doit être inférieure ou égale à la quantité ouverte de la position de réception de marchandises. Cette restriction s’applique uniquement aux positions de réception de marchandises. Elle n’est pas vérifiée pour les positions de commande.
  
  
  Attention

  La modification des quantités et des montants nets est utile, par exemple, lorsque plusieurs positions de commande ou de réception de marchandises sont affectées à une position de facture fournisseurs, mais que la répartition souhaitée diffère de celle déterminée par le système.

Autres possibilités de modification :

• L’affectation automatique ou manuelle des positions de facture peut être répétée aussi souvent que nécessaire, en utilisant les deux méthodes, jusqu’à ce que le montant net total soit entièrement affecté à la position de facture.
• Si nécessaire, le montant, la quantité ou l’affectation peuvent également être supprimés, puis l’affectation automatique ou manuelle peut être répétée. Après une modification manuelle ou une affectation des quantités et des montants, le montant net de chaque position de facture fournisseurs doit correspondre à la somme des montants nets des positions de réception de marchandises et de commande affectées. De même, la quantité facturée doit être égale à la somme des quantités de toutes les positions de réception de marchandises et de commande affectées. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs ne peut pas être comptabilisée.

Saisie des coûts supplémentaires dans la facture fournisseurs

Les coûts supplémentaires sont des coûts engagés en lien avec la livraison qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de fret, d’assurance ou de droits de douane.

Les coûts supplémentaires peuvent également être facturés sur une facture distincte de coûts supplémentaires. Celle-ci peut avoir un autre émetteur de facture. Une facture distincte de coûts supplémentaires est saisie dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs.

Si des coûts supplémentaires ont également été facturés dans la facture fournisseurs réelle, ils sont saisis manuellement comme positions de facture. Les coûts supplémentaires doivent ensuite être affectés aux positions de facture existantes, c’est-à-dire répartis sur les positions de commande affectées.

La base de calcul selon laquelle le système effectue la répartition peut être définie. Les coûts peuvent être répartis selon la quantité, la valeur, le poids, le volume ou tout autre facteur pouvant être saisi manuellement. De cette manière, les coûts supplémentaires peuvent être répartis en fonction de leur cause.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs a été saisi et enregistré. Au moins une position de facture fournisseurs a déjà été saisie.

Instructions

Afin de saisir des coûts supplémentaires dans une facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs dans la vue Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs existante ou en saisir une nouvelle. Les données de l’en-tête de la facture fournisseurs et les positions saisies sont affichées.
3. Saisir les coûts supplémentaires comme position dans l’éditeur de positions en indiquant la position et le montant net. Une seule position de règlement est autorisée comme position. Aucune quantité n’est saisie pour les positions de règlement.
4. Le cas échéant, saisir également le numéro de position de la facture du document externe.
5. Dans le champ Distribution, sélectionner la base de calcul requise pour la répartition des coûts supplémentaires. L’une des clés de répartition suivantes peut être sélectionnée : Quantité, Valeur, Poids, Volume ou Autre facteur, auquel cas la répartition doit ensuite être saisie manuellement dans le tableau des positions.
6. Transférer les données de la position de coûts supplémentaires dans le tableau des positions. Des informations détaillées concernant la modification des données de la position de coûts supplémentaires dans l’éditeur de positions et leur transfert dans le tableau des positions se trouvent dans les instructions d’utilisation. Lors du transfert dans le tableau des positions, le système calcule les parts en pourcentage et les montants concrets selon lesquels les coûts supplémentaires sont affectés aux autres positions de la facture fournisseurs sur la base de la clé de répartition sélectionnée. À cet effet, les positions doivent déjà être affectées à des positions de commande.
7. Si nécessaire, activer l’affichage des coûts supplémentaires en sélectionnant le bouton du même nom dans l’en-tête de la liste des positions. Toutes les positions de commande affectées sont affichées dans la ligne de la position de coûts supplémentaires avec leur part en pourcentage et le montant qui leur est affecté.
8. Si nécessaire, modifier la valeur en pourcentage de la répartition ou les montants répartis manuellement. La somme des valeurs en pourcentage doit être égale à 100 %. Il est également possible de modifier le montant absolu à affecter à cette position de règlement dans la colonne Montant net. Dans les deux cas, les autres valeurs sont calculées par le système, c’est-à-dire que, par exemple, si les montants ont été modifiés, les valeurs en pourcentage sont déterminées par le système lors de la vérification ou de l’enregistrement de la facture fournisseurs. Une autre clé de répartition peut également être sélectionnée et l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] peut être exécutée. Après une répartition manuelle des coûts supplémentaires, la somme des pourcentages doit être égale à 100 % ou la somme des montants nets répartis doit être égale au montant net des coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs ne peut pas être comptabilisée.
9. Enregistrer la facture fournisseurs.

Suppression des factures fournisseurs

Une facture fournisseurs peut être supprimée directement tant qu’elle n’a pas été comptabilisée. Les factures fournisseurs déjà comptabilisées ne peuvent pas être supprimées ; elles doivent être annulées.

Lors de l’annulation, le système génère un document de compensation qui annule la facture fournisseurs d’origine. Le document de compensation est le reflet miroir de la facture fournisseurs annulée : il est identique, mais avec des signes inversés pour les quantités et les montants.

Actions liées à l’application

Les actions spéciales suivantes sont disponibles dans l’application Factures fournisseurs dans la barre d’outils standard :

• [Modifier cours ou date facture fournisseurs]
• [Emettre une facture fournisseurs]
• [Vérifier la facture fournisseurs]
• [Enregistrer la facture fournisseurs]
• [Annuler la facture fournisseurs]
• [Créer facture fournisseurs de correction]

Si la modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur n’a pas pu être achevée avec succès, cette action reste disponible afin de corriger la facture fournisseurs.

Dans l’application Factures fournisseurs, l’action suivante est également disponible dans l’en-tête des factures fournisseurs, dans l’onglet Taxes, dans l’en-tête du tableau :

• [Modifier/ne pas modifier les données fiscales]

Dans l’application Factures fournisseurs, les actions et fonctions suivantes sont également disponibles dans l’en-tête du tableau des positions :[

• [Redistribuer coûts supplémentaires]
• [Ajouter données de comptabilité analytique]

La comptabilisation de la facture fournisseurs clôt le processus d’achat effectif. Les données de la facture peuvent ensuite être transférées vers la comptabilité financière, où le paiement est généralement initié. Le transfert n’est pas effectué via une action dans l’application Factures fournisseurs, mais via l’application des listes financières et des commandes.

[Modifier cours ou date facture fournisseurs]

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseurs] est disponible dans la barre d’outils standard. Elle sert à modifier ultérieurement le taux de change et/ou la date de la facture définis par le système dans une facture fournisseurs avec des positions existantes, déjà saisie mais pas encore comptabilisée.

Instructions

Afin de modifier le taux de change ou la date de la facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs et ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie pour laquelle les modifications doivent être effectuées. Les données de l’en-tête et les positions de la facture fournisseurs sont affichées.
2. Ouvrir la boîte de dialogue de saisie des valeurs divergentes en sélectionnant l’action [Modifier cours ou date facture fournisseurs]  dans la barre d’outils standard. La boîte de dialogue Modifier cours ou date  facture fournisseurs s’ouvre. La date et le taux de change doivent y être saisis.
3. Sélectionner le bouton [Modifier]. La boîte de dialogue est fermée.

Effets

La modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur entraîne la modification correspondante des valeurs dans l’en-tête et les positions de la facture fournisseurs. Si la date de la facture est modifiée, le taux de change correspondant à la nouvelle date de facture est utilisé pour un nouveau calcul. Les montants dans la devise locale qui avaient été calculés précédemment à l’aide de l’ancien taux de change sont recalculés à l’aide du taux de change modifié. Ces champs ne sont pas visibles dans l’interface utilisateur, mais sont transférés à l’interface de la comptabilité financière. Si les deux valeurs sont ressaisies, le taux de change saisi manuellement est utilisé pour le calcul.

Si l’action rencontre une erreur lors de l’exécution et que certaines modifications, mais pas toutes, ont déjà été effectuées, la facture fournisseurs obtient le statut Non valide et une nouvelle action Corriger la facture fournisseurs apparaît sous le bouton [Exécuter]. Elle peut être utilisée afin de poursuivre le recalcul et de rétablir un statut cohérent de la facture fournisseurs.

[Emettre une facture fournisseurs]

L’action [Emettre une facture fournisseurs] peut être utilisée afin d’imprimer le document de facture fournisseurs.

Ces actions sont disponibles dans l’application Factures fournisseurs ainsi que dans la vue Facture fournisseurs dans les données de base des applications correspondantes de type cockpit.

La boîte de dialogue de sortie du document, les paramètres en arrière-plan et les options de modification des paramètres de sortie sont décrits en détail dans les instructions d’utilisation, dans la section Impression des documents.

Conditions préalables

Afin qu’une facture fournisseurs puisse être envoyée, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La facture fournisseurs doit être enregistrée.
• La somme des valeurs nettes des positions plus les taxes est égale à la valeur brute de la facture fournisseur saisie dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Cela est identifiable au fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.

Instructions

Afin d’imprimer le document de facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs pour laquelle le document doit être imprimé.
3. Sélectionner l’action Impression de la facture fournisseurs dans la barre d’outils standard sous le bouton [Exécuter]. Une boîte de dialogue s’ouvre en résultat de l’action. Si le bouton [Annuler] est sélectionné dans la boîte de dialogue, celle-ci est fermée sans émission du document.
4. Si les autorisations correspondantes sont disponibles, les paramètres de traitement en arrière-plan et les paramètres de sortie du document peuvent être modifiés selon les besoins.
5. Utiliser le bouton [En batch] afin d’imprimer la facture fournisseurs. Le système affiche le document.

Effets

À chaque exécution de cette action, le système génère un document de facture fournisseurs sur le support de sortie défini ou spécifié et dans un format conforme au modèle de document enregistré ou sélectionné.

[Enregistrer la facture fournisseurs]

L’action [Enregistrer la facture fournisseurs] est disponible dans la barre d’outils standard. Elle sert à comptabiliser une facture fournisseurs saisie. La comptabilisation de la facture fournisseurs signifie que toutes les affectations ont été effectuées et que les valeurs dans le système correspondent aux valeurs figurant sur la facture.

La comptabilisation de la facture fournisseurs clôt généralement le processus d’achat effectif. Les factures fournisseurs comptabilisées ne peuvent être annulées que par leur annulation.

Si des données de facture de coûts ont été saisies, la répartition proportionnelle automatique des coûts supplémentaires sur les données de facture de coûts saisies pour les positions normales est effectuée après l’exécution de la comptabilisation, mais avant le processus de comptabilisation effectif. Si les valeurs nettes de toutes les positions normales ont été entièrement réparties sur des centres de coûts et/ou des unités de coûts, l’ensemble des coûts supplémentaires est également entièrement réparti sur ces centres de coûts et/ou unités de coûts. Dans ce cas, les éventuelles différences d’arrondi intervenant lors du calcul sont ajoutées au montant individuel le plus élevé en valeur absolue.

La condition préalable à cette fonction est que les coûts supplémentaires n’aient pas été affectés manuellement auparavant aux données de comptabilité analytique.

Conditions préalables

Afin de comptabiliser une facture fournisseurs, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La facture fournisseurs doit être enregistrée.
• Toutes les positions de facture fournisseurs ont été affectées à des commandes d’achat ou à des positions de réception de marchandises comptabilisées (et donc indirectement aussi à des positions de commande). Les quantités et les montants nets des positions de facture fournisseurs doivent être entièrement affectés à des positions de commande d’achat ou de distribution.
  
  
  Attention

  Les factures fournisseurs de type Facture fournisseur sans relation justificative ne sont affectées ni à des réceptions de marchandises ni à des commandes ; cette exigence ne s’applique donc pas ici.
• En outre, toutes les positions de coûts supplémentaires ont été affectées à d’autres positions de facture fournisseurs. Le montant net de chaque position de coûts supplémentaires correspond à la somme des montants nets affectés aux positions de règlement qui lui sont affectées. Une exception à cette règle existe en cas de comptabilisation des coûts supplémentaires. Celle-ci peut également être comptabilisée si aucune position de réception de marchandises ni aucune position de commande n’est affectée à la position de facture. Cette procédure n’est toutefois pas recommandée d’un point de vue technique, car aucune comptabilisation de correction n’est alors déduite et le prix de revient n’est donc pas mis à jour.
• La somme des valeurs nettes des positions avec les taxes est égale à la valeur brute de la facture fournisseur saisie dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Cela est identifiable au fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.
• Si l’évaluation des stocks est activée pour la clé de comptabilisation enregistrée pour le type de facture fournisseurs, la période de comptabilisation dans laquelle tombe la date de la facture fournisseurs doit exister et avoir le statut Ouverte.

Instructions

Afin de comptabiliser la facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs et ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie qui doit être comptabilisée. Les données de base de la facture fournisseurs et ses positions sont affichées.
2. Comptabiliser la facture fournisseurs en sélectionnant l’action [Enregistrer la facture fournisseurs] dans la barre d’outils standard. Le système vérifie alors si la facture fournisseurs peut être comptabilisée. Si le résultat de ce contrôle est négatif, un message correspondant s’affiche. Si le résultat est positif, une boîte de dialogue s’affiche.
   Sélectionner l’action [En batch]. Le système comptabilise la facture fournisseurs et en informe l’utilisateur. Le statut de la facture est modifié en Terminée. Les données de la facture fournisseurs ne peuvent plus être modifiées.

Effets

La comptabilisation de la facture fournisseurs a les effets suivants :

• Modification des valeurs sous la forme d’une comptabilisation de correction vers la comptabilisation de matériel lors de la réception de marchandises en cas d’écart. Cela ne se produit toutefois que si l’évaluation des stocks a été sélectionnée dans la clé de comptabilisation utilisée. En cas d’évaluation finale avec réception de marchandises et de clés de comptabilisation configurées en conséquence, aucune comptabilisation de correction n’est effectuée.
• Mise à jour des quantités et des montants facturés et non encore facturés dans les commandes, les réceptions de marchandises et la comptabilisation des marchandises d’achat.
• Le cas échéant, mise à jour des informations de statut dans les commandes et sur la facture fournisseurs elle-même.
• Le cas échéant, mise à jour des informations de statut dans les réceptions de marchandises si les positions de facture ont été affectées via une position de réception de marchandises.
• Mise à jour de la chaîne de documents liés de la facture fournisseurs, de la commande d’achat et, le cas échéant, de la réception de marchandises.
• Après une comptabilisation réussie, une valeur est définie dans le champ Numéro d’enregistrement. Si un schéma de numérotation des comptabilisations a été défini dans le type de facture fournisseurs, le numéro de comptabilisation est repris de ce schéma de numérotation. Dans le cas contraire, le numéro du document est copié dans le numéro de comptabilisation.

Fonction spéciale pour les factures fournisseurs issues de livraisons directes

Pour les positions de factures fournisseurs issues de livraisons directes, c’est-à-dire lorsque, entre autres, une relation de document existe entre la position de commande d’achat et la position de commande de vente, le statut de livraison de la position de commande d’achat est défini sur Partiellement livré ou Livré intégralement selon la quantité comptabilisée, à condition que la valeur lors de la comptabilisation de la facture fournisseurs soit définie dans le champ de mise à jour du statut de livraison directe externe dans le type de commande d’achat.

L’événement de flux de travail com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced est déclenché et une relation réciproque de chaîne de documents liés vers la commande de vente est créée.

Mise à jour des informations de statut et de quantité

Après la comptabilisation de la facture fournisseurs, son statut est automatiquement défini sur Terminé. Si des factures fournisseurs déjà comptabilisées sont appelées, seules les données des factures fournisseurs peuvent être affichées, mais elles ne peuvent pas être modifiées.

Les informations de statut et de quantité suivantes des documents liés sont également mises à jour après la comptabilisation de la facture fournisseurs :

• Position de commande d’achat – la quantité facturée est cumulée. Le statut de facturation est modifié comme suit : si la quantité facturée par cette facture fournisseurs dans la position de commande est égale à la quantité livrée, le statut Facturé intégralement est défini dans la position de commande. Si la quantité facturée est inférieure à la quantité livrée, le statut Partiellement facturé est défini. Si la quantité facturée est supérieure à la quantité livrée, le statut Partiellement facturé est défini. Il est supposé qu’il s’agit d’une facturation anticipée. Partiellement facturé est alors utilisé comme surévalué.
• Position d’entrée de marchandises – la quantité facturée est cumulée. Le statut de facturation est modifié comme suit : si la quantité facturée est égale à la quantité livrée, le statut est défini sur Entièrement facturé. Si la quantité facturée est inférieure à la quantité livrée, le statut est défini sur Partiellement facturé.

Comptabilisation des matériaux

Après la comptabilisation de la facture fournisseurs, une comptabilisation de correction du processus de comptabilisation est générée si les valeurs de la facture fournisseurs diffèrent des valeurs saisies dans la commande. Cela ne se produit toutefois que si l’évaluation des stocks a été sélectionnée dans la clé de comptabilisation utilisée. En cas d’évaluation finale avec réception de marchandises et de clés de comptabilisation configurées en conséquence, aucune comptabilisation de correction n’est effectuée. Les conditions préalables à la création des comptabilisations de matériaux sont donc les suivantes :

• La facture n’est pas de type Facture fournisseur sans relation justificative
• La clé de comptabilisation doit être configurée pour l’évaluation des stocks et la réception de marchandises ne doit pas être définie sur l’évaluation finale.
• La date de la facture fournisseurs doit se situer dans une période de comptabilisation existante et ayant le statut Ouvert. Ce n’est qu’à cette condition que la facture fournisseurs peut être comptabilisée, car la date de la facture fournisseurs est transférée vers les comptabilisations de matériaux générées.

Si une comptabilisation de correction est nécessaire en raison d’un écart de prix par rapport à la commande, des enregistrements de comptabilisation sont générés pour toutes les positions de commande divergentes affectées aux positions de facture fournisseurs. Ces enregistrements de comptabilisation sont générés sur la base de la clé de comptabilisation de correction et ont le montant calculé affecté.

De plus amples informations sur la manière de calculer le montant se trouvent dans la documentation Évaluation des stocks.

Afin d’obtenir des informations détaillées sur les enregistrements de comptabilisation générés, il convient de se référer à la description de l’application Clés de comptabilisation.

[Annuler la facture fournisseurs]

L’action [Annuler la facture fournisseurs] est disponible dans la barre d’outils standard. Elle sert à annuler une facture fournisseurs comptabilisée.

Conditions préalables

L’action [Annuler la facture fournisseurs] ne peut être exécutée que pour des factures fournisseurs déjà comptabilisées et pas encore annulées.

Si l’évaluation des stocks est activée pour les clés de comptabilisation enregistrées pour le type de facture fournisseurs, la période de comptabilisation dans laquelle tombe la date d’annulation doit exister et avoir le statut Ouvert.

La facture fournisseurs ne peut pas être annulée si l’un de ses documents précédents, tels qu’une réception de marchandises, a été réorganisé.

Instructions

Afin d’annuler la facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs et ouvrir une facture fournisseurs existante, déjà comptabilisée, qui doit être annulée.
2. Sélectionner l’action [Annuler la facture fournisseurs] dans la barre d’outils standard. Le système vérifie si la facture fournisseurs peut être annulée. Si le résultat est négatif, un avertissement correspondant s’affiche. Si le résultat est positif, une boîte de dialogue s’affiche.
3. Dans la boîte de dialogue, définir la date du document d’annulation. La date actuelle est affichée comme valeur par défaut.
4. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système génère une facture d’annulation qui annule la facture fournisseurs d’origine.

Effets

Lors de l’annulation via l’action [Annuler la facture fournisseurs], le système génère un document de compensation qui annule la facture fournisseurs d’origine. Comme un reflet miroir, le document de compensation est une nouvelle facture fournisseurs identique à l’original, mais avec un signe inversé pour les quantités et les montants.

Toutes les mises à jour de statut et de quantité sont effectuées dans le sens inverse. Si nécessaire, le système crée également une comptabilisation de correction pour la comptabilisation de matériaux déjà créée, qui annule les enregistrements de comptabilisation des factures fournisseurs comptabilisées. Ainsi, les documents d’origine et annulés s’équilibrent mutuellement. Les deux documents obtiennent alors le statut d’annulation.

Si l’annulation de la facture fournisseurs échoue en raison de données non valides et que la facture fournisseurs obtient le statut Non valide, l’action [Annuler la facture fournisseurs] peut être exécutée à nouveau après correction des erreurs.

Fonction spéciale pour les factures fournisseurs issues d’une livraison directe

Pour les factures fournisseurs annulées issues d’une livraison directe, le statut de livraison de la position de commande est défini sur Partiellement livré ou Non livré, selon la quantité comptabilisée, à condition que la valeur lors de la comptabilisation de la facture fournisseurs soit définie dans le champ Mise à jour du statut de livraison directe externe dans le type de commande d’achat. Dans ce cas, l’événement de flux de travail com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced est déclenché. Les paramètres de cet événement indiquent qu’il s’agit d’une annulation de facture fournisseurs.

Si une position de retour client existe pour la position de commande de vente liée, la facture fournisseurs ne peut être annulée que si la quantité livrée restante sur la position de commande d’achat après annulation est supérieure à la quantité de la position de retour client.

Correction des factures fournisseurs

Le taux de change ou la date de la facture fournisseur dans les factures fournisseurs sont modifiés par blocs de 16 positions. Dans certaines circonstances, il peut arriver que, par exemple, les 16 premières positions soient modifiées et enregistrées, puis qu’une défaillance SAS rende la facture fournisseurs incohérente. Dans ce cas, la facture fournisseurs obtient le statut Non valide et ne peut plus être modifiée. C’est précisément dans ce cas que l’action Corriger la facture fournisseurs est disponible dans la barre d’outils standard. Elle peut être utilisée afin de poursuivre la modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur et de rétablir un statut cohérent de la facture fournisseurs.

Modification des données fiscales

L’action [Modifier/ne pas modifier les données fiscales] est disponible dans l’en-tête du tableau dans l’onglet Taxes de l’en-tête de la facture fournisseurs. Elle sert à modifier, si nécessaire, les sommes des montants de taxe déterminées par le système pour chaque clé de comptabilisation. Le montant total calculé ne peut pas être modifié si plusieurs clés fiscales différentes sont utilisées. Si le bouton est sélectionné à nouveau, les champs ne peuvent plus être modifiés.

Conditions préalables

L’action ne peut être appelée que pour des factures fournisseurs qui n’ont pas encore été comptabilisées ou annulées. Des positions doivent déjà se trouver dans le tableau des positions ; sinon, aucune taxe n’est déterminée et aucune entrée ne figure dans le tableau de l’onglet Taxes.

Instructions

Afin de modifier les données fiscales, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs existante qui contient déjà des positions ou saisir une nouvelle facture fournisseurs.
3. Utiliser le bouton [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] dans l’en-tête de l’application, dans l’onglet Taxes. Le système modifie la propriété du champ Montant de la taxe dans le tableau de l’onglet Taxes. Si plusieurs positions ont été saisies et qu’elles ont des clés fiscales différentes, plusieurs lignes sont affichées dans le tableau. La dernière ligne contient les totaux pour toutes les lignes et ne peut pas être modifiée. Le champ Montant de la taxe peut alors être modifié dans toutes les lignes situées au-dessus.
4. Saisir les modifications nécessaires.
5. Enregistrer les modifications. En résultat, le système met à jour la ligne de total, si elle existe.
6. Appuyer à nouveau sur le bouton afin de verrouiller la possibilité de modifier le montant de la taxe.

Effets

La facture fournisseurs est comptabilisée avec des montants de taxe différents.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à relancer la répartition automatique des coûts supplémentaires sur d’autres positions de commande affectées, par exemple après modification de la clé de répartition dans l’éditeur de positions. Alternativement, les valeurs en pourcentage de la répartition ou les montants répartis peuvent être modifiés manuellement, ou l’état initial peut être rétabli. Cette action est également utile si des positions supplémentaires de factures fournisseurs ont été saisies après la saisie des coûts supplémentaires. Après une nouvelle répartition, ces positions sont également prises en compte dans la répartition.

Après la sélection de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], le système redistribue le montant de la position de coûts supplémentaires vers les autres positions de facture. Cette action peut être répétée aussi souvent que nécessaire tant que la facture fournisseurs n’a pas été comptabilisée. Le montant est redistribué à chaque liaison.

Le système utilise la clé de répartition définie dans le champ Distribution pour la position de coûts supplémentaires.

Sur la base de la clé de répartition sélectionnée, le système calcule les parts en pourcentage et les montants concrets selon lesquels les coûts supplémentaires sont affectés aux autres positions de la facture fournisseurs. Si nécessaire, les détails peuvent être affichés à l’aide du bouton [Coûts supplémentaires].

Ajout de données de comptabilisation des coûts (tableau des positions)

Le bouton ou l’action [Ajouter données de comptabilité analytique] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Il sert à affecter les montants imputés à des centres de coûts et/ou à des unités de coûts.

Conditions préalables

Afin d’ajouter des données de comptabilisation des coûts aux positions de factures fournisseurs, la fonction Contrôle de gestion doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Instructions

Afin d’ajouter des données de comptabilité analytique, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir une facture fournisseurs existante à modifier ou saisir une nouvelle facture fournisseurs.
3. Sélectionner une position de facture fournisseurs existante ou en saisir une nouvelle. Si la position n’a pas été insérée automatiquement avec une relation, la lier à une position de commande ou à une position de réception de marchandises. La position de commande est affichée avec l’affectation. Lors de l’affectation, le système reprend automatiquement le centre de coûts ou l’unité de coûts à partir de la position de commande liée.
4. Afin d’effectuer une répartition supplémentaire des données de facture de coûts (ou si aucune affectation n’a été effectuée dans la position de commande), sélectionner le bouton [Ajouter données de comptabilité analytique] dans l’en-tête du tableau des positions. Le système ajoute automatiquement une ou plusieurs lignes pour les données de facture de coûts dans la position sélectionnée.
5. Saisir le centre de coûts ou l’unité de coûts et la quantité dans chaque ligne. Un montant par ligne peut également être saisi. S’il n’est pas saisi, il est calculé sur la base des quantités saisies. La somme des quantités et des montants ne doit pas dépasser les valeurs correspondantes de la position.
6. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires ou faire générer de nouvelles positions de facture par le système à partir de positions de commande ou de réception de marchandises et saisir les données de facture de coûts comme décrit ci-dessus.
7. Enregistrer la facture fournisseurs si les positions ne doivent plus être traitées.

Effets

Les données de comptabilisation des coûts saisies sont transférées à l’interface de la comptabilité financière lors du transfert des factures.

Modification désignations pseudo-article (éditeur de positions)

Une description détaillée de l’action [Modifier désignations pseudo-article] se trouve dans la documentation Actions : Modifier désignations pseudo-articles.

Modification de la base de calcul de l’escompte (éditeur de positions)

Le bouton [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de positions peut être utilisé afin de contrôler la possibilité de modifier le champ Base de calcul escompte.

Si le mode est activé, le champ Base de calcul escompte peut être modifié manuellement. Si le mode n’est pas activé, le champ ne peut pas être modifié manuellement.

Aperçu des thèmes

La saisie d’une facture fournisseur met fin au processus d’achat effectif. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter la prestation, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issues de la commande est enregistrée dans l’entrepôt. Avec la réception des marchandises au sein de l’entreprise, celles-ci sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises issues de l’achat, une facture fournisseur du fournisseur est généralement reçue ; elle contient la liste des paiements à effectuer pour les marchandises livrées. La facture fournisseur peut également être reçue avant la réception des marchandises.

D’autres factures du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture distincte contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport, des frais d’assurance ou des droits de douane. Au lieu d’une facture distincte de coûts supplémentaires, les coûts supplémentaires peuvent également être indiqués comme des lignes sur la facture fournisseur des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs sert à la saisie, au contrôle et à la comptabilisation des factures entrantes ainsi qu’à la transmission des informations au service de comptabilité financière afin de régler la facture. Le système vérifie que les frais indiqués pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale précédente, c’est-à-dire à la commande ou à la réception des marchandises. Les données issues des factures entrantes peuvent ensuite être utilisées en comptabilité financière, en comptabilité analytique et dans le contrôle des commandes.

Dans Comarch ERP Enterprise, les calculs distincts des coûts supplémentaires sont enregistrés dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs. Les aspects détaillés de cette vue sont décrits dans des articles distincts.

Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sociétés, des factures fournisseurs sont également générées pour les règlements internes. Ces factures fournisseurs sont alors de type interne. Des informations complémentaires concernant la gestion multi-sociétés et la facturation interne figurent dans la documentation correspondante.

Le présent article décrit la manière de traiter les factures fournisseurs. Il explique comment les factures fournisseurs peuvent être traitées dans la vue Facture fournisseur de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type liste pour les factures fournisseurs, et quelles actions peuvent être utilisées afin d’affecter des lignes de commande et de réception des marchandises à la facture fournisseur.

Le traitement des factures de coûts supplémentaires est décrit dans l’article Instructions : Factures de coûts supplémentaires.

Les champs de la vue Facture fournisseur sont décrits dans l’article Factures fournisseurs.

Les Types de factures fournisseurs servent à identifier les factures fournisseurs et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils sont décrits séparément dans l’article Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseur

Une facture fournisseur contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou restant à livrer. La facture fournisseur est un article externe qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts additionnels supportés lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des lignes individuelles. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de droits de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs sont décrits dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseur

L’action [Modifier cours ou date de la facture fournisseur] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseur

L’action [Emettre facture fournisseur] peut être utilisée pour émettre le document de facture fournisseur sous forme de note de débit.

Cette action est disponible dans l’application Factures fournisseurs, dans la vue Facture fournisseur ainsi que dans les données de base des applications de type liste pour les factures fournisseurs.

La boîte de dialogue d’édition du document, les paramètres d’arrière-plan et les options de modification des paramètres de sortie sont décrits en détail dans le manuel d’utilisation, section Édition de documents.

Conditions préalables

Pour qu’une facture fournisseur puisse être émise, les conditions suivantes doivent être remplies :

• La facture fournisseur doit être enregistrée.
• La somme des valeurs nettes des lignes plus les taxes est égale à la valeur brute saisie dans l’en-tête de la facture fournisseur. Cela peut être vérifié lorsque le solde du montant brut est égal à 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de lignes.

Instructions

Pour imprimer une facture fournisseur, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la correction de facture fournisseur pour laquelle le document doit être imprimé.
3. Sélectionner l’action d’impression de la facture fournisseur sous le bouton [Exécuter] dans la barre d’outils standard. Une boîte de dialogue s’ouvre alors.
4. Si l’utilisateur dispose des autorisations appropriées, les paramètres d’arrière-plan et de sortie peuvent être modifiés selon les besoins.
5. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système affiche le document de facture fournisseur.

Effets

À chaque exécution de cette action, le système génère le document final de la facture fournisseur sur le support de sortie défini ou sélectionné, et dans le format correspondant au modèle de document final enregistré ou sélectionné, sous forme de note de débit.

Enregistrement de la facture fournisseur

L’action [Enregistrer facture fournisseurs] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseur

L’action [Annuler facture fournisseur] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de facture fournisseur

L’action [Créer correction de facture fournisseur] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Vérification de la facture fournisseur

L’action [Vérifiier la facture fournisseur] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Création d’une correction de facture fournisseur

L’action [Créer une correction de facture fournisseur] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Modification des données fiscales

L’action [Modifier / ne pas modifier les données fiscales] est décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Affectation manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de réception des marchandises (table des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête de la table des lignes pour les factures fournisseurs. Elle permet de sélectionner une ou plusieurs lignes de réception des marchandises et de les affecter ensuite à une ligne spécifique de la facture fournisseur. Étant donné que chaque ligne de réception des marchandises comporte une référence à une ligne de commande d’achat ou de distribution, la référence à la ligne de commande est également reprise.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des lignes de réception des marchandises. Cette boîte de dialogue est décrite dans l’article Factures fournisseurs.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur et au moins une ligne de facture ont été saisis manuellement et enregistrés ; cette ligne doit être affectée à une ou plusieurs lignes de réception des marchandises. Pour ce faire, il est possible de sélectionner manuellement des lignes de réception des marchandises. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Pour affecter manuellement une ligne de facture à une ligne de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture fournisseur de correction.
3. Ouvrir la facture fournisseur déjà saisie et à modifier. Les données de la facture ainsi que les lignes seront affichées.
4. Sélectionner une ligne de la facture fournisseur.
5. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…]. Une boîte de dialogue s’ouvre ; le statut de la ligne de réception des marchandises n’est ensuite mis à jour que si elle est affectée via une réception. Dans le cas contraire, seul le statut de la ligne de commande est mis à jour.
6. Saisir les critères de recherche des réceptions des marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de réception non encore facturées. Les critères de recherche Article et Émetteur de la facture sont repris de la facture et ne peuvent pas être modifiés. Les lignes de réception des marchandises pour lesquelles un autre émetteur de facture a été saisi dans la commande de base sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de réception des marchandises correspondantes. Le système affichera alors, dans la zone de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les lignes de réception trouvées avec les lignes de commande affectées, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
8. Sélectionner les lignes de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne correspondante. Il est également possible d’utiliser la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner toutes les lignes trouvées. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
9. Affecter les lignes de commande sélectionnées à la ligne de la facture fournisseur en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transférera les données des lignes de commande sélectionnées vers la ligne de la facture fournisseur. Il générera également des références de documents. La boîte de dialogue sera fermée. Les données de lignes de commande transférées apparaîtront dans la table des lignes de facture.
10. Le cas échéant, affecter d’autres lignes de facture à des lignes de commande d’achat ou à des lignes de réception des marchandises. Il est toujours possible de modifier certaines données de la ligne de facture fournisseur, par exemple de saisir des coûts supplémentaires ou de modifier la répartition des montants.
11. Si la facture ne doit pas être modifiée davantage, enregistrer la facture fournisseur.

Affectation manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de commande d’achat (table des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] est disponible dans l’en-tête de la table des lignes pour les factures fournisseurs. Elle permet de sélectionner une ligne de commande et de l’affecter à une ligne spécifique de la facture. Elle peut être utilisée, par exemple, pour affecter des lignes de facturation pour lesquelles il n’existe pas (encore) de réception des marchandises ou pour lesquelles aucune réception n’a été trouvée. Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement des livraisons directes, une référence à la commande est toujours créée, car il n’existe pas de confirmation de réception des marchandises pour ce type de transaction.

L’action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des lignes de commande. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures fournisseurs.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur et au moins une ligne de facture fournisseur ont été saisis manuellement et enregistrés ; cette ligne doit maintenant être affectée à une ou plusieurs lignes de commande. Pour ce faire, il est possible de sélectionner manuellement des lignes de commande. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Pour affecter manuellement des lignes de commande d’achat à une ligne de facture, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur déjà saisie et à modifier. Les données de base et les lignes de la facture fournisseur seront affichées.
3. Sélectionner une ligne de la facture fournisseur.
4. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…], disponible dans la barre d’outils de la table des lignes. Pour cette action, seul le statut du document est mis à jour. La sélection de l’action ouvre une boîte de dialogue.
5. Saisir les critères de recherche des commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de commande non encore prises en compte. Les critères de recherche Article et Émetteur de la facture sont repris de la facture et ne peuvent pas être modifiés. Les lignes de commande ayant un autre émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
6. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de commande d’achat correspondantes. Le système affichera la liste de toutes les lignes de commande trouvées dans la zone de travail de la boîte de dialogue, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
7. Sélectionner les lignes de commande souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne correspondante. Il est également possible d’utiliser la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner toutes les lignes trouvées. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
   Transférer les lignes de commande sélectionnées dans la facture fournisseur en sélectionnant le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transférera les données des lignes de commande sélectionnées vers la ligne de facture. La boîte de dialogue sera fermée et le système affichera les données de la facture fournisseur. Les données de lignes de commande transférées seront affichées dans la table des lignes de facture.
8. Répéter cette procédure si nécessaire jusqu’à ce que toutes les lignes de la facture fournisseur soient affectées à une ou plusieurs lignes de commande. Il est également possible d’affecter manuellement d’autres lignes de facture à des lignes de réception des marchandises existantes ou de demander au système d’effectuer une affectation automatique des lignes de facture.
9. Le cas échéant, générer des lignes supplémentaires de facture fournisseur à partir des lignes de commande d’achat ou des lignes de réception des marchandises. À ce stade, il est toujours possible de modifier certains paramètres dans la table des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
10. Si la facture ne doit pas être modifiée davantage, enregistrer la facture fournisseur.

Affectation automatique des lignes à une réception des marchandises ou à une commande d’achat (tableau des positions)

Les actions [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] et [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’ordre] sont disponibles dans l’en-tête du tableau des positions. Elles servent à affecter automatiquement des lignes ouvertes de réception des marchandises ou de commande à des lignes saisies manuellement de la facture fournisseur. Dans le cas des lignes de réception des marchandises, la référence aux lignes de commande affectées dans la réception des marchandises est également transférée vers la ligne de la facture fournisseur.

Instructions

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur et au moins une ligne de facture fournisseur ont été saisis manuellement et enregistrés ; cette ligne doit maintenant être affectée à une ou plusieurs lignes de commande. Il est possible de demander au système de générer automatiquement cette affectation. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Pour affecter automatiquement une ligne de facture aux lignes de réception des marchandises ou de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur saisie qui doit être modifiée. Les données de base et les lignes de la facture fournisseur seront affichées.
3. Le cas échéant, sélectionner une ou plusieurs lignes de facture.
   Sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] ou [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’ordre] du tableau des positions. Le système déterminera automatiquement, pour chaque ligne de facture, les lignes de réception des marchandises et de commande correspondantes non encore facturées. Si des lignes de facture ont été sélectionnées, le système ne prend en compte que les lignes sélectionnées pour l’affectation automatique. Sinon, le système effectue l’affectation automatique pour toutes les lignes de facture. Si le système ne trouve aucune ligne de réception des marchandises ou de commande correspondante, un message approprié s’affichera. Le système affecte les lignes de commande et de réception des marchandises déterminées aux lignes de facture jusqu’à atteindre la valeur nette de la ligne de facture. Un message est affiché si le type de paiement ou l’état de la ligne de réception des marchandises ou de commande affectée diffère de ceux figurant dans l’en-tête de la facture fournisseur. Le système transfère également les données des lignes de commande et de réception des marchandises trouvées avec l’affectation et les affiche dans la liste avec les lignes de facture. À ce stade, il est toujours possible de modifier certaines données dans la liste des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
4. Le cas échéant, saisir manuellement d’autres lignes de facture ou générer de nouvelles lignes de facture à partir de lignes de commande d’achat ou de lignes de réception des marchandises.
5. Si la facture ne doit pas être modifiée davantage, enregistrer la facture fournisseur.

Détermination et affectation des positions de commande ou de réception des marchandises

Le système détermine automatiquement les positions de commande ou de réception des marchandises possibles, puis les affecte selon un algorithme défini.

• Le système procède comme suit : il vérifie d’abord si un numéro de commande ou un numéro de bon de livraison a été renseigné dans l’en-tête de la facture fournisseur. Si c’est le cas, ce numéro est utilisé comme valeur par défaut pour l’affectation. Si aucun numéro n’a été renseigné, le système recherche d’abord des bons de livraison (c’est-à-dire des réceptions des marchandises), puis des commandes.
• Le système recherche ensuite toutes les lignes de réception des marchandises qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de facture de la ligne de commande sur laquelle repose la ligne de réception des marchandises.
  • La devise de la facture fournisseur est identique à la devise de la ligne de commande sur laquelle repose la ligne de réception des marchandises.
  • L’article de la ligne de facture fournisseur est l’article de la ligne de réception des marchandises.
  • Le statut de facturation de la ligne de réception des marchandises indique qu’elle est non facturée ou partiellement facturée.
  • La société de l’organisation d’achat de la commande est identique à la société de la facture fournisseur.
• Les réceptions des marchandises trouvées avec les statuts Non facturé et Partiellement facturé sont ensuite triées par ordre croissant selon la date de réception des marchandises.
• Ensuite, pour chaque réception des marchandises, le montant net des lignes de réception concernées à compenser est déterminé comme le produit de la quantité restant à facturer et du prix net de la ligne. Ce montant net affecté est cumulé au niveau de la facture fournisseur.
• Si plusieurs lignes possibles de réception des marchandises sont trouvées, autant de lignes sont affectées jusqu’à ce que le montant net de la ligne de facture soit atteint. Pour chaque ligne de réception des marchandises, les éléments suivants sont vérifiés :
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est inférieur au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La recherche se poursuit ensuite parmi les lignes de réception des marchandises trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est supérieur ou égal au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La ligne de facture est entièrement affectée.
• La recherche des lignes de réception des marchandises et leur affectation se poursuivent jusqu’à ce que la valeur de la ligne de facture soit atteinte ou dépassée, ou jusqu’à ce qu’aucune autre ligne de réception des marchandises ne soit trouvée.
• Si, lors de l’affectation via des lignes de réception des marchandises, aucune autre ligne n’est trouvée, le système poursuit la recherche dans les lignes de commande. Dans ce cas, le système recherche toutes les lignes de commande qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de facture de la ligne de commande.
  • La devise de la facture fournisseur est identique à la devise de la ligne de commande.
  • L’article de la ligne de facture fournisseur est l’article de la ligne de commande.
  • Le statut de facturation de la ligne de commande est Non facturé ou Partiellement facturé.
  • La société de l’organisation d’achat est identique à la société de la facture fournisseur.
• Si plusieurs lignes possibles de commande sont trouvées, les lignes de commande trouvées sont triées par ordre croissant selon la date de livraison.
• Ensuite, autant de lignes de commande sont affectées jusqu’à ce que la valeur de la ligne de facture soit atteinte. Pour chaque ligne de commande, les éléments suivants sont vérifiés :
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est inférieur au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La recherche se poursuit ensuite parmi les lignes de commande trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette ligne est supérieur ou égal au montant net de la ligne de facture, la ligne est affectée. La ligne de facture est entièrement affectée.
• La recherche des lignes de commande se poursuit jusqu’à ce que la valeur de la ligne de facture soit atteinte ou dépassée, ou jusqu’à ce qu’aucune autre ligne de commande ne soit trouvée.
• La procédure décrite est exécutée successivement pour toutes les lignes ou pour toutes les lignes sélectionnées.

À l’issue de l’affectation automatique, les lignes de réception des marchandises ou de commande affectées aux lignes de facture sont affichées dans la liste des lignes. Si les conditions de paiement ou le type de paiement de la facture fournisseur ne correspondent pas à ceux des lignes de réception des marchandises ou de commande affectées, un message approprié s’affiche.

Insertion automatique de lignes avec références à des lignes de réception des marchandises (tableau des positions)

L’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des lignes ouvertes de réception des marchandises, puis à les transférer vers la facture fournisseur en tant que nouvelles lignes de facture avec une référence à la réception des marchandises. Étant donné que chaque ligne de réception des marchandises doit contenir une référence à une ligne de commande, la référence à la ligne de commande est également transférée vers la ligne de la facture fournisseur.

L’action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des lignes de réception des marchandises. La structure et le fonctionnement correspondent à l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] (tableau des positions), avec les exceptions suivantes :

• Seul l’émetteur de la facture est préaffecté à partir de l’en-tête de la facture fournisseur, et non la ligne recherchée.
• Le système recherche donc toutes les lignes de réception des marchandises ouvertes et correspondant aux autres critères de recherche.

La détermination s’effectue également selon le même schéma.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur à laquelle des lignes de réception des marchandises doivent être affectées a été saisi et enregistré. Pour ce faire, il est possible de demander au système de rechercher des lignes de réception des marchandises appropriées non encore entièrement facturées et d’en générer des lignes de facture.

Instructions

Pour insérer automatiquement des lignes de facture à partir d’une réception des marchandises, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur saisie qui doit être modifiée. Les données de base de la facture fournisseur seront affichées.
3. Dans l’en-tête de la table des lignes, sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…]. Une boîte de dialogue s’ouvre alors.
4. Saisir les critères de recherche des réceptions des marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de réception des marchandises non encore entièrement facturées. Le critère de recherche Émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture et ne peut pas être modifié. Les lignes de réception des marchandises sont également prises en compte si un autre émetteur de facture a été saisi dans la commande de base. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de réception correspondantes. Le système affichera la liste de toutes les lignes de réception des marchandises trouvées dans la zone de travail de la boîte de dialogue, avec les lignes de réception affectées, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
6. Sélectionner les lignes de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne concernée. Il est également possible d’utiliser la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner toutes les lignes trouvées. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
7. Transférer les lignes de réception des marchandises sélectionnées vers la facture fournisseur. Le système transférera les données des lignes de réception des marchandises sélectionnées, ainsi que les lignes de commande affectées, vers les lignes de facture. La boîte de dialogue se ferme et l’application Factures fournisseurs s’ouvre à nouveau. Les données des lignes de commande et de réception des marchandises transférées apparaissent comme de nouvelles lignes dans la table des lignes. À ce stade, il est toujours possible de modifier certaines données dans la table des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
8. Le cas échéant, saisir manuellement d’autres lignes de facture, puis les affecter à des lignes de commande ou à des lignes de réception des marchandises.

Insertion automatique de lignes avec référence à des lignes de commande d’achat (table des lignes)

L’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’ordre] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des lignes ouvertes de commande, puis à les transférer vers la facture fournisseur en tant que nouvelles lignes de facture avec une référence à la commande.

Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement des livraisons directes, une référence à la commande est toujours créée, car il n’y a pas de réception des marchandises en stock pour ce type de transaction.

L’action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des lignes de commande. En termes de structure et de fonctionnalité, cette action correspond à l’action [Relier manuellement la position sélectionnée à la position de commande], avec les exceptions suivantes :

• Seul l’émetteur de la facture est préaffecté à partir de l’en-tête de la facture fournisseur, et non la ligne recherchée.
• Le système recherche donc toutes les lignes de commande ouvertes et correspondant aux autres critères de recherche.

La recherche suit également le même schéma, à l’exception du tri : les lignes de commande trouvées sont triées d’abord par article, puis par date de livraison par ordre décroissant.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseur à laquelle des marchandises commandées doivent être affectées a été saisi et enregistré. Pour ce faire, il est possible de demander au système de rechercher des lignes de commande appropriées non encore entièrement facturées et d’en générer des lignes de facture.

Instructions

Pour ajouter automatiquement des lignes à la facture à partir de la commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseur saisie qui doit être modifiée. Les données de base de la facture fournisseur seront affichées.
3. Sélectionner l’action Insérer automatiquement des lignes et les lier aux lignes de commande, disponible dans la table des lignes sous le bouton [Exécuter l’action]. Une boîte de dialogue s’ouvre alors.
4. Saisir les critères de recherche des commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des lignes de commande non encore prises en compte. Le critère de recherche Émetteur de la facture est repris de la base de la facture fournisseur et ne peut pas être modifié. Les lignes de commande ayant un autre émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] pour lancer la recherche des lignes de commande correspondantes. Le système affichera la liste de toutes les lignes de commande trouvées dans la zone de travail de la boîte de dialogue, qui correspondent aux critères de recherche et présentent encore des montants à facturer.
6. Sélectionner les lignes de commande requises en cochant la case à la fin de la ligne correspondante. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées via la case de sélection globale dans l’en-tête de la liste. Le cas échéant, il est possible de décocher certaines lignes.
7. Transférer les lignes de commande sélectionnées vers la facture fournisseur. Le système créera de nouvelles lignes de facture fournisseur à partir des lignes de commande sélectionnées. La boîte de dialogue se ferme et l’application Factures fournisseurs s’ouvre à nouveau. Les données des lignes de commande transférées apparaissent comme de nouvelles lignes dans la table des lignes. À ce stade, il est toujours possible de modifier certaines données dans la table des lignes de la facture fournisseur, par exemple de saisir et de répartir des coûts supplémentaires, ou de modifier et de répartir des montants.
8. Le cas échéant, saisir manuellement d’autres lignes de facture, puis les affecter à des lignes de commande ou à des lignes de réception des marchandises.
9. Enregistrer la facture fournisseur.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout de données de comptabilité analytique (tableau des positions)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Coûts supplémentaires] est disponible sous forme de bouton dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à afficher la répartition des coûts supplémentaires. L’utilisateur peut utiliser ce bouton pour afficher ou masquer des lignes supplémentaires qui montrent la répartition détaillée des coûts supplémentaires sur les lignes existantes de la facture fournisseur.

Les conditions suivantes doivent être remplies

• Au moins une ligne standard de facture fournisseur a été saisie.
• Au moins une ligne de coûts supplémentaires a été saisie dans la même facture fournisseur, puis transférée vers la table des lignes.

Le système a déjà réparti les coûts supplémentaires selon la clé de répartition saisie, sauf si l’utilisateur a sélectionné la clé Autre facteur ou s’il a d’abord saisi une ligne avec des coûts supplémentaires puis une autre ligne. Sous la ligne de coûts supplémentaires sont listées toutes les lignes de commande affectées avec leur part en pourcentage et le montant qui leur est affecté.

L’utilisateur peut modifier manuellement la part en pourcentage ou les montants affectés. Cette répartition manuelle remplace celle calculée par le système. Il est également possible de sélectionner une autre clé de répartition et d’exécuter l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] . Après une répartition manuelle des coûts supplémentaires, la somme des montants nets répartis doit être égale au montant net des coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, la facture fournisseur ne peut pas être comptabilisée.

Modification de la base de calcul de l’escompte (éditeur de lignes)

L’action [Modifier / ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de lignes peut être utilisée pour contrôler la possibilité de modifier le champ Base de calcul de l’escompte.

Si le mode Modifier la base de calcul de l’escompte est actif, le champ Base de calcul de l’escompte peut être modifié manuellement. Si le mode Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte est actif, ce champ ne peut pas être modifié manuellement.

Modification de la base de calcul de la remise (éditeur de lignes)

L’action [Modifier / ne pas modifier la base de calcul de la remise] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Aperçu des thèmes

La saisie d’une facture d’achat met fin au processus d’achat effectif. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter une prestation, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issue de la commande est enregistrée dans le magasin. Avec la réception des marchandises dans l’entreprise, les marchandises sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises issues de l’achat, une facture d’achat du fournisseur est généralement reçue ; elle contient la liste des montants à payer pour les marchandises livrées. La facture fournisseur peut également être reçue avant la réception des marchandises.

D’autres factures du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture séparée contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport des marchandises, des frais d’assurance ou des frais de douane. Au lieu d’une facture séparée de coûts supplémentaires, les coûts supplémentaires peuvent également être indiqués comme des lignes sur la facture fournisseur des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs sert à saisir, contrôler et comptabiliser les factures entrantes ainsi qu’à transmettre les informations au service de comptabilité financière afin de payer la facture. Le système vérifie si les montants indiqués pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale précédente, c’est-à-dire à la commande ou à la réception de marchandises. Les données entrantes issues des factures peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité des coûts et le contrôle des commandes.

Dans cet article, le traitement d’une facture de coûts supplémentaires est décrit. Il sera indiqué de quelle manière les factures de coûts supplémentaires peuvent être traitées dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type liste correspondantes, et quelles actions peuvent être utilisées afin d’attribuer des lignes de commande d’achat/de distribution et de réception de marchandises à une facture de coûts supplémentaires.

Le traitement des factures fournisseur a été décrit dans l’article Instructions : Factures fournisseurs.

Les champs de la vue Facture de coûts supplémentaires dans l’application Factures fournisseurs ont été décrits dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

Les types de factures fournisseurs servent à identifier les factures d’achat et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils ont été décrits séparément dans l’article Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou pas encore livrés. La facture fournisseurs est un document externe qui peut également être un avoir.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures séparées émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires encourus lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes lignes. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Toutefois, elle n’est pas obligatoirement émise par le même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs ont été décrits dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du cours ou de la date de la facture fournisseurs

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseur] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseurs

L’action [Emettre la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Enregistrement de la facture fournisseurs

L’action [Enregistrer factures fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseurs

L’action [Annuler la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de la facture fournisseurs

L’action [Créer une correction de la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition des données fiscales

L’action [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Saisie des lignes de la facture de coûts supplémentaires

Les lignes de la facture de coûts supplémentaires doivent être saisies manuellement. Ensuite, une ou plusieurs commandes d’achat ou lignes de réception de marchandises peuvent être attribuées à chaque ligne.

Prérequis

L’en-tête de la facture de coûts supplémentaires a été saisi.

Instructions

Afin de saisir des lignes de facture de coûts supplémentaires, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture de coûts supplémentaires saisie ou saisir une nouvelle facture. Les données de la facture de coûts supplémentaires sont affichées.
3. Dans l’éditeur de lignes, saisir les données des différentes lignes de la facture de coûts supplémentaires : la ligne et la valeur nette. Une seule ligne de règlement est autorisée comme ligne. Aucune quantité n’est enregistrée pour les lignes de règlement.
4. Si nécessaire, saisir également le numéro de ligne de la facture du document externe.
5. Saisir la clé de distribution dans le champ Distribution. Celle-ci est facultative. Si une allocation a été effectuée, l’une des entrées suivantes peut être sélectionnée : Quantité, Valeur, Poids, Volume, Autre facteur. Dans le cas de la clé de distribution Autre facteur, la distribution doit ensuite être saisie manuellement dans la liste des lignes. Si aucune distribution n’est affectée, la facture de coûts supplémentaires peut être comptabilisée sans affectation à une commande. Ceci ne s’applique pas aux factures de coûts supplémentaires liées à la distribution.
6. Transférer les données des lignes de la facture de coûts supplémentaires vers le tableau des lignes. Il est possible de consulter en détail la manière de modifier les données des lignes dans l’éditeur de lignes, puis de les transférer à nouveau dans le tableau des lignes.
7. Enregistrer la facture de coûts supplémentaires.

Édition des lignes de la facture de coûts supplémentaires

Les données des lignes de la facture de coûts supplémentaires peuvent être modifiées tant que la facture de coûts supplémentaires n’a pas été comptabilisée. Après comptabilisation, seules les données de la facture de coûts supplémentaires peuvent être consultées, mais elles ne peuvent plus être modifiées. Si les lignes ont été transférées de l’éditeur de lignes vers le tableau des lignes, elles ne peuvent plus être modifiées.

Modifications possibles

Les modifications suivantes sont possibles :

• Le numéro de ligne du document externe peut être ajouté à tout moment. Il est saisi à l’aide de l’éditeur de lignes.
• Les lignes de facture de coûts supplémentaires peuvent être saisies et attribuées à des lignes de commande d’achat.
• L’allocation et la distribution des lignes de la facture de coûts supplémentaires vers des lignes de commande peuvent être modifiées. À cet effet, une autre clé de répartition peut être sélectionnée ou le montant net des lignes supplémentaires de calcul des coûts peut être réparti manuellement. Cela est décrit en détail ci-dessous.

Édition manuelle des montants

Si nécessaire, les champs suivants peuvent être modifiés manuellement :

• Le montant net de la ligne de la facture de coûts supplémentaires peut être modifié librement dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes.
• Le pourcentage de distribution et le montant net des lignes de commande attribuées peuvent être modifiés.

Autres possibilités de modification

• L’attribution manuelle des lignes de facture peut être répétée aussi souvent que nécessaire jusqu’à ce que l’intégralité du montant net soit attribuée à la ligne de facture.
• Si nécessaire, le montant ou l’allocation peut également être supprimé, puis l’allocation manuelle peut être répétée.

Liaison manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de réception de marchandises (tableau des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des lignes pour les factures de coûts supplémentaires. Elle permet de sélectionner une ou plusieurs lignes de réception de marchandises, puis de les attribuer à une ligne déterminée de la facture de coûts supplémentaires. Étant donné que chaque ligne de réception de marchandises possède une référence à une ligne de commande d’achat ou de distribution, la référence à la ligne de commande est également transférée.

Cette action appelle une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’attribuer des lignes de réception de marchandises. Cette boîte de dialogue a été décrite dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

Prérequis

La base de calcul des coûts supplémentaires et au moins une ligne de calcul des coûts supplémentaires à attribuer à une ou plusieurs lignes de réception de marchandises ont été saisies et enregistrées manuellement. Pour ce faire, les lignes de réception de marchandises peuvent être sélectionnées manuellement. Chaque ligne de réception de marchandises contient une référence à au moins une ligne de commande d’achat ou de distribution. Cette référence est transférée.

Instructions

Afin de lier manuellement une ligne de facture à une ligne de réception de marchandises, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture de coûts supplémentaires.
3. Ouvrir la facture de coûts supplémentaires déjà saisie et à modifier. Les données de calcul des coûts supplémentaires ainsi que les lignes sont affichées.
4. Sélectionner une ligne de facture de coûts supplémentaires.
5. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] dans la barre d’outils du tableau des lignes. La boîte de dialogue s’ouvre.
6. Saisir les critères de recherche pour la réception de marchandises, par exemple le type de réception de marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des lignes de réception de marchandises correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les lignes de réception trouvées répondant aux critères de recherche.
8. Sélectionner les lignes de réception souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la liste des lignes pour la ligne de réception de marchandises concernée. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées.
9. Attribuer les lignes de réception de marchandises sélectionnées à la ligne de la facture de coûts supplémentaires en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des lignes de réception de marchandises sélectionnées vers la ligne de la facture de coûts supplémentaires. Il génère également des références de documents. La boîte de dialogue est fermée. Les données transférées des lignes de réception de marchandises apparaissent comme une nouvelle ligne sous la ligne de coûts supplémentaires.
10. Si nécessaire, répéter ces instructions jusqu’à ce qu’au moins une ligne de réception de marchandises soit attribuée à toutes les lignes de la facture de coûts supplémentaires. Il est également possible d’attribuer des lignes supplémentaires de coûts au moyen de lignes de réception de marchandises.

Liaison manuelle de la ligne sélectionnée à une ligne de commande (tableau des lignes)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] est disponible dans l’en-tête du tableau des lignes pour les factures de coûts supplémentaires. Elle permet de sélectionner une ou plusieurs lignes de commande, puis de les attribuer à une ligne déterminée de la facture de coûts supplémentaires.

Cette action appelle une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’attribuer des lignes de commande. Cette boîte de dialogue a été décrite dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

Prérequis

Cette action est disponible uniquement pour les factures de coûts supplémentaires liées aux commandes d’achat. Elle n’est pas disponible pour les factures de coûts supplémentaires provenant de la distribution. La base de calcul des coûts supplémentaires et au moins une ligne de calcul des coûts supplémentaires à attribuer à une ou plusieurs lignes de commande ont été saisies et enregistrées manuellement. Pour ce faire, les lignes de commande peuvent être sélectionnées manuellement. La procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Afin de lier manuellement une ligne de facture à une ligne de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture de coûts supplémentaires.
3. Ouvrir la facture de coûts supplémentaires déjà saisie et à modifier. Les données de calcul des coûts supplémentaires ainsi que les lignes sont affichées.
4. Sélectionner une ligne de facture de coûts supplémentaires.
5. Sélectionner l’action Lier manuellement la ligne sélectionnée à une ligne de commande dans la barre d’outils du tableau des lignes. La boîte de dialogue s’ouvre.
6. Saisir les critères de recherche pour la commande d’achat, par exemple le type de commande que le système doit prendre en compte lors de la recherche.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des lignes de commande d’achat correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les lignes de commande trouvées répondant aux critères de recherche.
8. Sélectionner les lignes de commande souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la liste des lignes pour la ligne de commande concernée. Il est également possible de sélectionner toutes les lignes trouvées.
   Attribuer les lignes de commande sélectionnées à la ligne de la facture de coûts supplémentaires en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des lignes de commande sélectionnées vers la ligne de la facture de coûts supplémentaires. Il génère également des références de documents. La boîte de dialogue est fermée. Les données transférées des lignes de commande apparaissent comme une nouvelle ligne sous la ligne de coûts supplémentaires.
9. Si nécessaire, répéter ces instructions jusqu’à ce qu’au moins une ligne de commande soit attribuée à toutes les lignes supplémentaires de la facture de coûts supplémentaires. Il est également possible d’attribuer des lignes supplémentaires de coûts au moyen de lignes de réception de marchandises.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des lignes)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout des données de la comptabilité des coûts (tableau des lignes)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition de la base de calcul de l’escompte (éditeur de lignes)

L’action [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Aperçu des thèmes

L’application Factures fournisseurs sert à saisir, contrôler et comptabiliser les factures fournisseurs ainsi qu’à transmettre les informations au service de comptabilité financière afin de payer la facture. Les données issues des factures fournisseurs peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des commandes.

Dans cet article, le traitement d’une facture fournisseurs du type Factures fournisseurs sans relation justificative est décrit. Il sera indiqué de quelle manière les factures fournisseurs peuvent être traitées dans la vue Factures fournisseurs sans relation justificative de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type liste correspondantes.

Les champs de la vue Factures fournisseurs sans relation justificative ont été décrits dans l’article Factures fournisseurs sans relation justificative.

Les types de factures fournisseurs servent à identifier les factures fournisseurs et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils ont été décrits séparément dans l’article Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou pas encore livrés. La facture fournisseurs est un document externe qui peut également être un avoir.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures séparées émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires encourus lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des différentes lignes. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Toutefois, elle n’est pas obligatoirement émise par le même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs ont été décrits dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du cours ou de la date de la facture fournisseurs

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseur] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseurs

L’action [Emettre la facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Comptabilisation de la facture fournisseurs

L’action [Enregistrer facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseurs

L’action [Annuler facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de la facture fournisseurs

L’action [Créer une correction de facture fournisseurs] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition des données fiscales

L’action [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout des données de comptabilité analytique (tableau des lignes)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Édition de la base de calcul de l’escompte (éditeur de lignes)

L’action [Modifier/Ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] a été décrite dans l’article Instructions : Factures fournisseurs générales.

Aperçu des thèmes

La saisie de la facture fournisseurs clôt le processus d’achat effectif. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter le service, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issues de la commande est enregistrée dans l’entrepôt. Avec la réception des marchandises dans l’entreprise, les marchandises sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises achetées, une facture fournisseurs est généralement reçue du fournisseur, laquelle contient la liste des montants à payer pour les marchandises livrées. La facture fournisseurs peut également être reçue avant la réception des marchandises.

D’autres factures du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture distincte contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport des marchandises, des frais d’assurance ou des frais de douane. Au lieu d’une facture séparée pour les coûts supplémentaires, ces coûts peuvent également être indiqués comme positions sur la facture fournisseurs des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs est utilisée pour la saisie, la vérification et la comptabilisation des factures entrantes ainsi que pour la transmission des informations au service de comptabilité financière afin de régler la facture. Le système vérifie si les frais indiqués pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale antérieure, c’est-à-dire à la commande ou à la réception des marchandises. Les données issues des factures entrantes peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des commandes.

Dans Comarch ERP Enterprise, les calculs distincts des coûts supplémentaires sont enregistrés dans la vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs. Les aspects détaillés de cette vue ont été décrits dans des articles séparés.

Si le travail est effectué dans un système multi-entreprises, des factures fournisseurs sont également générées pour les règlements internes. Ces factures fournisseurs sont alors de type interne. Des informations complémentaires sur la multi-entreprise et la facturation interne sont disponibles dans la documentation correspondante relative à ces thèmes.

Le présent article décrit la manière de traiter les factures fournisseurs. Il est indiqué comment traiter les factures fournisseurs dans la vue Facture fournisseurs de correction de l’application Factures fournisseurs ainsi que dans les applications de type cockpit correspondantes, et quelles actions peuvent être utilisées pour affecter les positions de commande et de réception des marchandises à la facture fournisseurs.

Le traitement des factures de coûts supplémentaires est décrit dans la documentation Instructions : Factures de coûts supplémentaires.

Les champs de la facture fournisseurs sont décrits dans la documentation Factures fournisseurs.

Les types de factures fournisseurs servent à identifier les factures fournisseurs et contiennent des paramètres et des valeurs par défaut. Ils sont décrits séparément dans la documentation Types de factures fournisseurs.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou non encore livrés. La facture fournisseurs est un article externe qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires encourus lors de la livraison, mais qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des positions individuelles. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Actions standard

La saisie, le traitement et la suppression des factures fournisseurs sont décrits dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Actions liées à l’application

Modification du taux de change ou de la date de la facture fournisseurs

L’action [Modifier cours ou date facture fournisseur] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Impression de la facture fournisseurs

L’action [Emmettre une facture fournisseurs] peut être utilisée pour émettre le document de la facture fournisseurs sous forme de note de débit.

Cette action est disponible dans l’application Factures fournisseurs et dans la vue Facture fournisseurs, ainsi que dans les données de base des applications de type liste pour les factures fournisseurs.

La boîte de dialogue d’émission du document, les paramètres d’arrière-plan et les options de modification des paramètres de sortie sont décrits en détail dans le manuel d’utilisation, section Émission de pièce justificative.

Conditions préalables

Pour que la facture fournisseurs puisse être émise, les conditions suivantes doivent être remplies :

1. La facture fournisseurs doit être enregistrée.
2. La somme des valeurs nettes des positions plus les taxes est égale à la valeur brute saisie dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Cela peut être identifié par le fait que le solde du montant brut a la valeur 0. Le solde du montant brut est affiché dans l’en-tête de l’éditeur de positions.

Instructions

Pour imprimer une facture fournisseurs, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la correction de la facture fournisseurs pour laquelle le document doit être imprimé.
3. Sélectionner l’action [Émmettre une facture fournisseurs] sous le bouton [Exécuter] dans la barre d’outils standard. Cette action ouvre une boîte de dialogue.
4. Si les autorisations appropriées sont disponibles, les paramètres d’arrière-plan et les paramètres de sortie peuvent être modifiés selon les besoins.
5. Sélectionner le bouton [En batch]. Le système affiche le document de la facture fournisseurs.

Effets

À chaque exécution de cette opération, le système génère le document final de la facture fournisseurs sur le support de sortie spécifié ou défini et dans un format conforme au modèle de document final enregistré ou sélectionné, sous forme de note de débit.

Enregistrement de la facture fournisseurs

L’action [Enregistrer facture fournisseurs] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Annulation de la facture fournisseurs

L’action [Annuler facture fournisseurs] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Création d’une correction de facture fournisseurs

L’action [Créer facture fournisseurs de correction] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Vérification de la facture fournisseurs

L’action [Vérifier la facture fournisseurs] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Création d’une correction de facture fournisseurs

L’action [Créer facture fournisseurs de correction] n’est pas disponible dans la barre d’outils standard pour les corrections de factures fournisseurs.

Édition des données fiscales

L’action [Modifier/Ne pas modifier les données fiscales] est décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Liaison manuelle de la position sélectionnée avec une position de réception des marchandises (tableau des positions)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions pour les factures fournisseurs. Elle sert à sélectionner une ou plusieurs positions de réception des marchandises, puis à les affecter à une position spécifique de la facture fournisseurs. Étant donné que chaque position de réception des marchandises possède une référence à une position de commande d’achat ou de distribution, la référence à la position de commande est également transférée.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des positions de réception des marchandises. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures fournisseurs.

Un seul ensemble peut être affecté à un ensemble variable sur la facture fournisseurs. Plusieurs ensembles peuvent être affectés à un ensemble fixe sur la facture fournisseurs, mais ils doivent avoir la même structure. Si une position avec un ensemble d’articles a été saisie sur la facture fournisseurs, les composants sont créés automatiquement lors de leur affectation. La quantité de ces éléments d’ensemble est calculée sur la base de la quantité saisie pour la position principale et non sur la base de la somme des éléments d’ensemble affectés. Dans le cas des remises en nature, des positions détaillées sont également créées uniquement lors de l’affectation.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs et au moins une position de facture à affecter à une ou plusieurs positions de réception des marchandises ont été saisis et enregistrés manuellement. Pour ce faire, les positions de réception des marchandises peuvent être sélectionnées manuellement. Cette procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Afin de lier manuellement une position de facture à une position de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Sélectionner la vue Facture fournisseurs de correction.
3. Ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie et à modifier. Les données de la facture ainsi que les positions sont affichées.
4. Sélectionner la position de la facture fournisseurs.
5. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises…]. Cette action ouvre une boîte de dialogue, et le statut de la position de réception des marchandises n’est ensuite mis à jour que lorsqu’elle est affectée via la réception. Dans le cas contraire, seul le statut de la position de commande est mis à jour.
6. Saisir les critères de recherche des réceptions de marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de réception qui n’ont pas encore été facturées. Les critères de recherche Article et Émetteur de la facture sont repris de la facture et ne peuvent pas être modifiés. Les positions de réception des marchandises pour lesquelles un autre émetteur de facture a été saisi dans la commande de base sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
7. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de réception des marchandises correspondantes. Suite à cette action, le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de réception des marchandises trouvées avec les positions de commande affectées, qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
8. Sélectionner les positions de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne de la position de réception correspondante. Alternativement, la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste peut être utilisée afin de sélectionner toutes les positions trouvées. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
9. Affecter les positions de commande sélectionnées à la position de la facture fournisseurs en appuyant sur le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des positions de commande sélectionnées vers la position de la facture fournisseurs. Il génère également les références aux documents. La boîte de dialogue est fermée. Les données des positions de commande transférées apparaissent dans le tableau des positions de la facture.
10. Si nécessaire, lier d’autres positions de facture aux positions de commande d’achat ou de réception des marchandises. Il reste possible d’éditer certaines données des positions de la facture fournisseurs, par exemple la saisie de coûts supplémentaires ou la modification de la répartition des montants.
11. Si la facture ne doit plus être modifiée, enregistrer la facture fournisseurs.

Liaison manuelle de la position sélectionnée avec une position de commande d’achat (tableau des positions)

L’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions pour les factures fournisseurs. Elle sert à sélectionner une position de commande et à l’affecter à une position spécifique de la facture. Elle peut être utilisée, par exemple, pour affecter des positions de facturation pour lesquelles il n’existe pas (encore) de réception des marchandises ou pour lesquelles aucune réception n’a été trouvée. Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement des expéditions en livraison directe, une référence à la commande est toujours créée, car il n’existe pas de confirmation de réception des marchandises pour ce type de transaction.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner et d’affecter des positions de commande. Cette boîte de dialogue est décrite dans la documentation Factures fournisseurs.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs et au moins une position de la facture fournisseurs à affecter maintenant à une ou plusieurs positions de commande ont été saisis et enregistrés manuellement. À cet effet, les positions de commande peuvent être sélectionnées manuellement. Cette procédure est décrite ci-dessous.

Instructions

Afin d’affecter manuellement une position de commande d’achat à une position de facture, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs déjà saisie et à modifier. Suite à cette action, les données de base et les positions de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Sélectionner la position de la facture fournisseurs.
4. Sélectionner l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande…], disponible dans la barre d’outils du tableau des positions. Pour cette action, seul le Statut du document est mis à jour. Suite à la sélection de l’action, une boîte de dialogue est ouverte.
5. Saisir les caractéristiques de recherche pour les commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de commande qui n’ont pas encore été prises en compte. Les caractéristiques de recherche Article et Émetteur de la facture sont reprises de la facture et ne peuvent pas être modifiées. Les positions de commande ayant un autre Émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux Émetteurs de facture doivent être enregistrés en tant qu’Émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
6. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de commande d’achat correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de commande trouvées qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
7. Sélectionner les positions de commande souhaitées en activant la case à cocher à la fin de la ligne de la position de commande correspondante. Alternativement, la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste peut être utilisée afin de sélectionner toutes les positions trouvées. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
8. Transférer les positions de commande sélectionnées vers la facture fournisseurs en sélectionnant le bouton [Accepter tout] ou [Accepter individuellement]. Le système transfère les données des positions de commande sélectionnées vers la position de la facture. La boîte de dialogue est fermée et le système affiche les données de la facture fournisseurs. Les données transférées des positions de commande sont affichées dans le tableau des positions de la facture.
9. Si nécessaire, répéter cette procédure jusqu’à ce que toutes les positions de la facture fournisseurs soient affectées à une ou plusieurs positions de commande. Alternativement, d’autres positions de facture peuvent être affectées manuellement à des positions de réception des marchandises existantes, ou le système peut être chargé d’affecter automatiquement les positions de la facture.
10. Si nécessaire, générer des positions supplémentaires de la facture fournisseurs à partir des positions de commande d’achat ou des positions de réception des marchandises. À ce stade, certains paramètres du tableau des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiés, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
11. Si la facture ne doit plus être modifiée, enregistrer la facture fournisseurs.

Affectation automatique des positions à la réception des marchandises ou à la commande d’achat (tableau des positions)

Les actions [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] et [Insérer positions automatiquement et relier aux positions de commande…] sont disponibles dans l’en-tête du tableau des positions. Elles servent à affecter automatiquement des positions ouvertes de réception des marchandises ou de commande à des positions de la facture fournisseurs saisies manuellement. Pour les positions de réception des marchandises, la référence aux positions de commande affectées dans la réception des marchandises est également transférée vers la position de la facture fournisseurs.

Instructions

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs et au moins une position de la facture fournisseurs à affecter maintenant à une ou plusieurs positions de commande ont été saisis et enregistrés manuellement. Le système peut être chargé de générer automatiquement cette affectation. Cela est décrit ci-dessous.

Instructions

Afin de lier automatiquement des positions de facture aux positions de réception des marchandises ou de commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs saisie à modifier. Les données de base et les positions de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Si nécessaire, sélectionner une ou plusieurs positions de facture.
4. Sélectionner l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] ou [Insérer positions automatiquement et relier aux positions de commande…], disponibles dans l’en-tête du tableau des positions. Le système détermine automatiquement, pour chaque position de facture, les positions de réception des marchandises et de commande correspondantes qui n’ont pas encore été facturées. Si des positions de facture ont été sélectionnées, seules les positions sélectionnées sont prises en compte pour l’affectation automatique. Dans le cas contraire, l’affectation automatique est effectuée pour toutes les positions de facture. Si le système ne trouve aucune position correspondante de réception des marchandises et de commande, un message correspondant apparaît. Le système affecte les positions de commande et de réception des marchandises déterminées aux positions de facture jusqu’à atteindre la valeur nette de la position de facture. Un message est affiché si le type de paiement ou l’état de la position de réception des marchandises ou de commande affectée diffère de ceux figurant dans l’en-tête des factures fournisseurs. Le système transfère également les données des positions de commande et de réception des marchandises trouvées avec l’affectation et les affiche dans la liste avec les positions de facture. À ce stade, certaines données de la liste des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiées, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
5. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires ou générer de nouvelles positions de facture à partir des positions de commande d’achat ou de réception des marchandises.
6. Si la facture ne doit plus être modifiée, enregistrer la facture fournisseurs.

Détermination et affectation des positions de commande ou de réception des marchandises

Le système détermine automatiquement les positions possibles de commande ou de réception des marchandises, puis les affecte conformément à un algorithme défini.

• Le système procède comme suit : en premier lieu, il vérifie si un numéro de commande ou un numéro de bon de livraison a été spécifié dans l’en-tête de la facture fournisseurs. Si tel est le cas, ce numéro est utilisé comme valeur par défaut pour l’allocation. Si aucun numéro n’a été spécifié, le système recherche d’abord les bons de livraison (c’est-à-dire les réceptions des marchandises), puis les commandes.
• Ensuite, le système recherche toutes les positions de réception des marchandises qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’Émetteur de la facture fournisseurs est identique à l’Émetteur de la facture pour la position de commande sur laquelle la position de réception des marchandises est basée.
  • La devise de la facture fournisseurs est identique à la devise de la position de commande sur laquelle la position de réception des marchandises est basée.
  • L’article de la position de la facture fournisseurs est l’article de la position de réception des marchandises.
  • Le statut de facturation de la position de réception des marchandises indique qu’elles ne sont pas facturées ou qu’elles sont partiellement facturées.
  • La société de l’organisation d’achat de la commande est identique à la société de la facture fournisseurs.
• Ensuite, les réceptions des marchandises trouvées avec les statuts Non facturé et Partiellement facturé sont triées par ordre croissant selon la date de réception des marchandises.
• Ensuite, pour chaque réception des marchandises, le montant net des positions de réception correspondantes à compenser est déterminé, calculé comme le produit de la quantité restant à facturer et du prix net de la position. Ce montant net affecté est cumulé au niveau de la facture fournisseurs.
• Si plusieurs positions possibles de réception des marchandises sont trouvées, autant de positions sont affectées jusqu’à atteindre le montant net de la position de la facture. Pour chaque position de réception des marchandises, les éléments suivants sont vérifiés :
  • Si le montant net cumulé de cette position est inférieur au montant net de la position de la facture, cette position est affectée. Ensuite, la recherche est poursuivie parmi les positions de réception des marchandises trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette position est supérieur ou égal au montant net de la position de la facture, la position est affectée. La position de la facture a été entièrement affectée.
• La recherche des positions de réception des marchandises et leur allocation se poursuivent jusqu’à atteindre ou dépasser la valeur de la position de la facture ou jusqu’à ce qu’aucune autre position de réception des marchandises ne soit trouvée.
• Si, lors de l’allocation à l’aide des positions de réception des marchandises, aucune autre position n’est trouvée, le système poursuit la recherche dans les positions de commande. Dans ce cas, le système recherche toutes les positions de commande qui remplissent les conditions suivantes :
  • L’Émetteur de la facture fournisseurs est identique à l’Émetteur de la facture de la position de commande.
  • La devise de la facture fournisseurs est identique à la devise de la position de commande.
  • L’article de la position de la facture fournisseurs est l’article de la position de commande.
  • Le statut de facturation de la position de commande est Non facturé ou Partiellement facturé.
  • La société de l’organisation d’achat est identique à la société de la facture fournisseurs.
• Si plusieurs positions possibles de commande sont trouvées, les positions de commande trouvées sont triées par ordre croissant selon la date de livraison.
• Ensuite, autant de positions de commande sont affectées jusqu’à atteindre la valeur de la position de la facture. Pour chaque position de commande, il est vérifié ce qui suit :
  • Si le montant net cumulé de cette position est inférieur au montant net de la position de la facture, la position est affectée. Ensuite, la recherche est poursuivie parmi les positions de commande trouvées.
  • Si le montant net cumulé de cette position est supérieur ou égal au montant net de la position de la facture, la position est affectée. La position de la facture a été entièrement affectée.
• La recherche des positions de commande se poursuit jusqu’à atteindre ou dépasser la valeur de la position de la facture ou jusqu’à ce qu’aucune autre position de commande ne soit trouvée.
• La procédure décrite est exécutée successivement pour toutes les positions ou pour toutes les positions sélectionnées.

Suite à l’affectation automatique, les positions de réception des marchandises ou de commande affectées aux positions de facture sont affichées dans la liste des positions. Si les conditions de paiement ou le type de paiement de la facture fournisseurs ne correspondent pas aux positions de réception des marchandises ou de commande affectées, un message correspondant apparaît.

Insertion automatique de positions avec références aux positions de réception des marchandises (tableau des positions)

L’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des positions ouvertes de réception des marchandises, puis à les transférer comme nouvelles positions de facture avec une référence de réception des marchandises vers la facture fournisseurs. Étant donné que chaque position de réception des marchandises doit contenir une référence à une position de commande, la référence à la position de commande est également transférée vers la position de la facture fournisseurs.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des positions de réception des marchandises. La structure et la fonction de l’action correspondent à l’action Lier manuellement la position sélectionnée à une position de réception des marchandises (tableau des positions), avec les exceptions suivantes :

• Depuis l’en-tête de la facture fournisseurs, seul l’Émetteur de la facture est préaffecté, et non la position recherchée.
• Le système recherche donc toutes les positions de réception des marchandises ouvertes qui correspondent aux autres caractéristiques de recherche.

La détermination s’effectue également selon le même schéma.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs à laquelle les positions de réception des marchandises doivent être affectées a été saisi et enregistré. À cet effet, le système peut être chargé de rechercher les positions de réception des marchandises correspondantes qui n’ont pas encore été entièrement facturées et de générer des positions de facture à partir de celles-ci.

Instructions

Afin d’insérer automatiquement des positions de facture à partir de la réception des marchandises, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs saisie à modifier. Les données de base de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Dans l’en-tête du tableau des positions, sélectionner l’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises…]. Suite à cette action, une boîte de dialogue est ouverte.
4. Saisir les caractéristiques de recherche des réceptions des marchandises que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de réception des marchandises qui n’ont pas encore été entièrement facturées. Le critère de recherche de l’émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture et ne peut pas être modifié. Les positions de réception des marchandises sont également prises en compte si un autre Émetteur de facture a été saisi dans la commande de base. Toutefois, les deux Émetteurs de facture doivent être enregistrés comme Émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de réception correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de réception des marchandises trouvées avec les positions de réception affectées, qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
6. Sélectionner les positions de réception des marchandises souhaitées en cochant la case à la fin de la ligne de la position correspondante. Alternativement, la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste peut être utilisée afin de sélectionner toutes les positions trouvées. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
7. Transférer les positions de réception des marchandises sélectionnées vers la facture fournisseurs. Le système transfère les données des positions de réception des marchandises sélectionnées, ainsi que les positions de commande affectées, vers les positions de facture. La boîte de dialogue est fermée et l’application Factures fournisseurs est rouverte. Les données transférées des positions de commande et de réception des marchandises apparaissent comme de nouvelles positions dans le tableau des positions. À ce stade, certaines données du tableau des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiées, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
8. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires, puis les affecter à des positions de commande ou de réception des marchandises.

Insertion automatique de positions avec référence à des positions de commande d’achat (tableau des positions)

L’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions de commande…] est disponible dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à rechercher des positions ouvertes de commande, puis à les transférer comme nouvelles positions de la facture fournisseurs avec une référence de commande vers la facture fournisseurs.

Dans le cas des factures fournisseurs issues du traitement de la livraison directe, une référence à la commande est toujours créée, car, pour ce type de transaction, aucune réception des marchandises en entrepôt n’a lieu.

Cette action ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner des positions de commande. Sur le plan de la structure et des fonctionnalités, cette action correspond à l’action Lier manuellement la position sélectionnée à une position de commande, avec les exceptions suivantes :

• Depuis l’en-tête de la facture fournisseurs, seul l’émetteur de facture recherché est préaffecté, et non la position recherchée.
• Par conséquent, le système recherche toutes les positions de commande ouvertes qui correspondent aux autres caractéristiques de recherche.

La recherche s’effectue également selon le même schéma, à l’exception du tri, où les positions de commande trouvées sont d’abord triées par article, puis par date de livraison, dans l’ordre décroissant.

Conditions préalables

L’en-tête de la facture fournisseurs à laquelle les marchandises commandées doivent être affectées a été saisi et enregistré. À cet effet, le système peut être chargé de rechercher les positions de commande correspondantes qui n’ont pas encore été entièrement facturées et de générer des positions de facture à partir de celles-ci.

Instructions

Afin d’ajouter automatiquement des positions à la facture à partir de la commande d’achat, il convient de :

1. Ouvrir l’application Factures fournisseurs.
2. Ouvrir la facture fournisseurs saisie à modifier. Les Données de base de la facture fournisseurs sont affichées.
3. Sélectionner l’action [Insérer poositions automatiquement et relier aux positions de commande…], disponible dans le tableau des positions sous le bouton [Exécuter]. Suite à cette action, une boîte de dialogue est ouverte.
4. Saisir les caractéristiques de recherche des commandes que le système doit prendre en compte lors de la recherche des positions de commande qui n’ont pas encore été prises en compte. Le critère de recherche de l’émetteur de facture est repris de la base de la facture fournisseurs et ne peut pas être modifié. Les positions de commande ayant un autre Émetteur de facture sont également prises en compte. Toutefois, les deux émetteurs de facture doivent être enregistrés comme émetteurs de facture pour le fournisseur de la commande.
5. Sélectionner le bouton [Démarrer] afin d’activer la recherche des positions de commande correspondantes. Le système affiche, dans l’espace de travail de la boîte de dialogue, la liste de toutes les positions de commande trouvées qui correspondent aux caractéristiques de recherche et qui disposent encore de montants à facturer.
6. Sélectionner les positions de commande requises en activant la case à cocher à la fin de la ligne de la position de commande correspondante. Alternativement, toutes les positions trouvées peuvent être sélectionnées à l’aide de la méta-case de sélection dans l’en-tête de la liste. Si nécessaire, certaines positions peuvent être désélectionnées.
7. Transférer les positions de commande sélectionnées vers la facture fournisseurs. Le système crée de nouvelles positions de la facture fournisseurs à partir des positions de commande sélectionnées. La boîte de dialogue est fermée et l’application Factures fournisseurs est rouverte. Les données transférées des positions de commande apparaissent comme de nouvelles positions dans le tableau des positions. À ce stade, certaines données du tableau des positions de la facture fournisseurs peuvent encore être modifiées, par exemple saisir et répartir des coûts supplémentaires ou modifier et répartir des montants.
8. Si nécessaire, saisir manuellement des positions de facture supplémentaires, puis les affecter à des positions de commande ou de réception des marchandises.
9. Enregistrer la facture fournisseurs.

Redistribution des coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Redistribuer coûts supplémentaires] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Ajout de données de comptabilité analytique (tableau des positions)

L’action [Ajouter données de comptabilité analytique] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Coûts supplémentaires (tableau des positions)

L’action [Coûts supplémentaires] est disponible sous forme de bouton dans l’en-tête du tableau des positions. Elle sert à afficher la répartition des coûts supplémentaires. Le bouton peut être utilisé afin d’afficher ou de masquer des lignes supplémentaires montrant la répartition exacte des coûts supplémentaires sur les positions existantes de la facture fournisseurs.

Les conditions suivantes doivent être remplies :

• Au moins une position standard de la facture fournisseurs a été saisie.
• Au moins une position de coûts supplémentaires a été saisie dans la même position de la facture fournisseurs, puis transférée vers le tableau des positions.

Le système a déjà affecté les coûts supplémentaires conformément à la clé de répartition saisie, sauf si la clé

Autre facteur a été sélectionnée ou si une position avec des coûts supplémentaires a d’abord été saisie, puis une autre position. Sous la ligne de la position de coûts supplémentaires, toutes les positions de commande affectées sont répertoriées avec leur part en pourcentage et le montant qui leur est affecté.

La part en pourcentage ou les montants affectés peuvent être modifiés manuellement. Cette catégorisation manuelle remplace celle calculée par le système. Alternativement, une autre clé de répartition peut être sélectionnée et l’action [Redistribuer coûts supplémentaires] peut être exécutée. Après la répartition manuelle des coûts supplémentaires, la somme des montants nets répartis doit être égale au montant net des coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs ne peut pas être comptabilisée.

Édition de la base d’escompte (éditeur de positions)

L’action [Modifier/Ne pas modifier base d’escompte] dans la barre d’outils de l’éditeur de positions peut être utilisée afin de contrôler la possibilité d’éditer le champ Base de calcul escompte.

Si le mode Modifier base d’escompte est actif, le champ Base de calcul escompte peut être modifié manuellement. Si le mode Ne pas modifier base d’escompte est actif, ce champ ne peut pas être modifié manuellement.

Édition de la base de remise (éditeur de positions)

L’action [Modifier/Ne pas modifier base de remise] a été décrite dans la documentation Instructions : Factures fournisseurs générales.

Aperçu des sujets

Les factures fournisseurs finalisent le processus d’achat réel. Le fournisseur a été sollicité, dans le cadre de la commande d’achat, pour fournir une prestation en livrant les marchandises matérielles ou immatérielles commandées. En règle générale, les produits sont ensuite livrés et la réception des marchandises issues des achats est saisie dans l’entrepôt. Si de telles marchandises sont réceptionnées au sein de l’entreprise, les positions sont comptabilisées en stock.

Si le fournisseur participe à la procédure de note de crédit, il n’envoie pas de facture. À la place, l’entreprise recevant les produits est responsable de la comptabilité. Dans ce cas, la facture fournisseurs est calculée à partir des données de la réception des marchandises et de la commande d’achat et est générée dans le système du destinataire de la facture. La facture fournisseurs est ensuite envoyée au fournisseur (émetteur de la facture).

Si, en plus de la facture fournisseurs, une facture de coûts supplémentaire est nécessaire, elle doit être créée manuellement.

Le présent article décrit le processus de génération des factures fournisseurs dans le cadre de la méthode de la note de crédit.

Définitions des termes

Commande d’achat

Une commande d’achat est une demande adressée au fournisseur afin d’exécuter des prestations ou de livrer des marchandises à un moment déterminé. Une commande d’achat peut contenir des informations sur la position, le prix, la quantité, la date de livraison, les conditions de paiement et de livraison ainsi que l’adresse de livraison. Les commandes d’achat peuvent être liées à des demandes d’offre relatives à l’achat dans le système et peuvent, de ce fait, faire partie de la chaîne de documents liés.

Facture fournisseurs

Une facture fournisseurs contient une liste des montants à payer pour les positions livrées ou pas encore livrées. Une facture fournisseurs est un document externe ; elle peut également être une note de crédit.

Entrée des marchandises

Une livraison entrante est enregistrée dans le système dans un document de réception des marchandises, dans lequel la position, la quantité et la date de réception des marchandises sont définies. Les réceptions des marchandises ont toujours une référence à une commande.

Factures de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés lors de la livraison, mais qui ne sont pas inclus directement dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas provenir du même fournisseur.

Processus

Le présent chapitre décrit le processus de la méthode de la note de crédit.

Description du processus

Lors de la comptabilisation de la réception des marchandises, la facture fournisseurs est générée automatiquement selon la méthode de la note de crédit après la comptabilisation réussie de l’ensemble de la réception des marchandises. La facture comprend toutes les positions de réception des marchandises dont les positions de commande d’achat affectées sont déclarées pour la méthode de la note de crédit.

Ce processus peut également être exécuté manuellement. Cela peut être nécessaire, par exemple, si une facture fournisseurs générée selon la méthode de la note de crédit a été supprimée ou annulée par erreur.

Étapes du processus :

1. La position de réception des marchandises et la commande d’achat qui y est affectée sont déterminées.
2. Les positions de commande affectées sont vérifiées : si la position de commande d’achat affectée relève de la méthode de la note de crédit, cette position est traitée ultérieurement. Dans le cas contraire, la position est ignorée et l’affectation de commande suivante est vérifiée à cet égard.
3. La quantité ouverte non facturée est vérifiée : si la position de commande déterminée présente une quantité ouverte non facturée, elle est traitée ultérieurement. Dans le cas contraire, elle est ignorée et l’affectation de commande suivante est vérifiée à cet égard. Des informations supplémentaires figurent dans le chapitre Détermination de la quantité non facturée.
4. Les factures fournisseurs impayées sont vérifiées : si une facture fournisseurs a déjà été ouverte dans ce processus, une position de facture fournisseurs est générée et créée pour la facture fournisseurs existante. Des informations supplémentaires à ce sujet figurent dans le chapitre Critères de distribution. Dans le cas contraire, une nouvelle facture fournisseurs est ouverte et une position de facture fournisseurs est générée et créée pour cette nouvelle facture. Des informations supplémentaires à ce sujet figurent dans le chapitre Génération d’une nouvelle facture fournisseurs.
5. La vérification d’autres positions de commande d’achat affectées et d’autres positions de réception des marchandises est effectuée : si la liste contient d’autres positions de commande d’achat, elles sont vérifiées (en reprenant à l’étape 2 du processus). Si la liste contient d’autres positions de réception des marchandises, elles sont vérifiées (en reprenant à l’étape 1 du processus). Dans le cas contraire, le montant brut des factures fournisseurs ouvertes est calculé.
6. Si la fonction de comptabilisation automatique est activée pour le type de facture fournisseurs utilisé, la facture est comptabilisée automatiquement. Dans le cas contraire, la facture fournisseurs doit être comptabilisée manuellement.
7. Si la comptabilisation de la facture fournisseurs a réussi, la facture fournisseurs comptabilisée est imprimée selon les paramètres de sortie définis. Des informations supplémentaires figurent dans le chapitre Impression de la facture fournisseurs.

Conditions de la méthode de la note de crédit

Le présent chapitre décrit les conditions selon lesquelles les positions de réception des marchandises et/ou les positions de commande d’achat affectées sont, en principe, déclarées pour la méthode de la note de crédit ou en sont exclues.

Activation et désactivation

La décision de savoir si une réception des marchandises est déclarée pour la méthode de la note de crédit, c’est-à-dire si une ou plusieurs factures fournisseurs résultent de la réception des marchandises, repose exclusivement sur les positions de commande d’achat affectées.

Une position de commande d’achat peut être déclarée pour la méthode de la note de crédit si l’émetteur de la facture participe à la procédure de la note de crédit au moment de la création de la commande d’achat.

Si une position de commande d’achat peut être déclarée pour la méthode de la note de crédit en raison du paramétrage correspondant dans les données de base du partenaire pour l’émetteur de la facture, il est possible de décider si la position doit effectivement être livrée pour cette méthode. Cette décision est effectuée dans le champ Méthode de note de crédit dans l’éditeur de positions de la commande, dans l’onglet Partenaire de livraison. La valeur de ce champ provient des données de base de la position créée.

Exceptions

En ce qui concerne une position de lot, elle n’est prise en compte qu’à condition que le lot ait été entièrement créé dans la réception des marchandises au niveau de la structure. Cela signifie que la position de réception des marchandises doit être créée dans une structure identique à celle de la position de commande d’achat, c’est-à-dire une position principale et tous les composants en tant que positions détaillées. Si, par exemple, un composant du lot est créé en tant que position principale, cette position de réception des marchandises ne peut pas être prise en compte dans la méthode de la note de crédit.

Une exception supplémentaire peut se produire dans un cas particulier :

• La position de réception des marchandises entraîne un dépassement de livraison de la position de commande d’achat affectée.
• Des factures distinctes sont nécessaires en cas de livraisons en excédent.
• Une facture fournisseurs (partielle) correspondante existe déjà.

Dans ce cas, le système ne peut pas décider si la quantité déjà affectée à la facture fournisseurs doit être affectée à la quantité de dépassement de livraison ou à la quantité normale. Une telle position n’est pas prise en compte dans la méthode de la note de crédit.

Cela ne peut être obtenu que par une intervention manuelle préalable. Par exemple, si une facture générée précédemment est supprimée manuellement. Dans ce cas, le processus doit également être poursuivi manuellement.

Génération de la facture fournisseurs

Le présent chapitre décrit la manière dont la facture fournisseurs et les positions de facture fournisseurs sont générées.

Détermination de la quantité non facturée

Si une position est déclarée pour la méthode de la note de crédit, la quantité non facturée doit être déterminée. Une telle détermination de la quantité à prendre en compte, à partir de l’affectation de commande d’achat dans la position de réception des marchandises, est effectuée en deux étapes :

1. Premièrement, il est vérifié, du point de vue de la position du document, si elle a déjà été affectée à une ou plusieurs factures fournisseurs. Seule la quantité non encore affectée est prise en compte.
2. Ensuite, il est vérifié, du point de vue de la position de commande d’achat, si la quantité réceptionnée pour cette position de commande a déjà été entièrement affectée à une ou plusieurs factures fournisseurs. Ce n’est que s’il existe une quantité ouverte non encore facturée que l’affectation actuelle doit être prise en compte.
   
   
   Attention

   Il peut exister différentes réceptions des marchandises pour la même position de commande. De même, des factures fournisseurs peuvent déjà exister pour cette position de commande d’achat.

Si une quantité non facturée peut être déterminée pour la position de commande d’achat, elle peut être réglée dans une nouvelle facture fournisseurs à hauteur de la quantité affectée dans la position de réception des marchandises qui n’a pas encore été prise en compte dans une facture fournisseurs.

Dépassement de la quantité livrée

Un cas particulier est la situation dans laquelle une position de réception des marchandises entraîne un dépassement de la quantité livrée de la position de commande d’achat. Selon les paramètres dans les données du fournisseur et/ou dans l’application Paramètres de base, la quantité non facturée est répartie sur différentes factures. Les cas suivants sont distingués pour les factures de livraison en excédent :

• Absence de facture distincte – lors de l’émission de la facture, le fait que la réception des marchandises entraîne une livraison en excédent n’est pas pris en compte
• Facture distincte pour chaque position de réception des marchandises en excédent
• Facture supplémentaire selon d’autres critères de distribution – facture fournisseurs supplémentaire qui récapitule les positions livrées en excédent. Des informations supplémentaires figurent dans le chapitre Critères de distribution.

Il est possible d’enregistrer des types de factures fournisseurs distincts pour les factures dues aux dépassements de livraison dans l’application Paramètres de base ainsi que dans les données du fournisseur de l’émetteur de la facture. Dans ce type de facture fournisseurs, des blocages de paiement peuvent être définis, la comptabilisation automatique peut être interdite, etc.

Critères de distribution

Dans le cadre de la méthode de la note de crédit, il n’y a aucun problème à ouvrir plusieurs factures fournisseurs en même temps. Lorsqu’une nouvelle position de facture fournisseurs est générée, le système vérifie si cette position peut être intégrée à une facture fournisseurs déjà générée dans ce processus ou s’il convient de générer une nouvelle facture fournisseurs.

Les positions sont regroupées sur la facture fournisseurs si les conditions suivantes sont remplies.

• L’organisation d’achat est identique
• L’émetteur de la facture est identique.
• L’échéance de paiement est identique

Dans tous les autres cas, une nouvelle facture fournisseurs est ouverte.

Génération d’une nouvelle facture fournisseurs

Afin de générer une facture fournisseurs sur la base de la méthode de la note de crédit, deux informations supplémentaires sont nécessaires :

• Type de facture fournisseurs – pour chaque facture fournisseurs devant être identifiée, un type de facture fournisseurs est requis. Sur la base du type, les paramètres et les valeurs par défaut de la facture fournisseurs sont repris.
• Numéro de la pièce justifucative externe – le numéro du document externe est utilisé comme référence du bénéficiaire du paiement pour une instruction de paiement spécifique en comptabilité financière afin de déterminer quelle facture a été payée. En règle générale, le numéro du document externe est le numéro de facture indiqué sur la facture envoyée. Toutefois, dans le cadre de la méthode de la note de crédit, aucune facture interne n’est envoyée.

Pour la position de commande d’achat, il est déterminé si elle est réglée selon la méthode de la note de crédit ou non. Cela inclut les données du fournisseur de l’émetteur de la facture. La réception des marchandises intervient généralement un certain temps après la création de la position de commande d’achat. Si l’émetteur de la facture participe à la procédure de la note de crédit au moment de la génération de la facture fournisseurs sur la base de la position de commande d’achat, le type de facture fournisseurs et le schéma de numérotation des documents externes sont déterminés à partir des données de base du partenaire fournisseur et utilisés pour générer la facture fournisseurs. Dans le cas contraire, ils sont repris des paramètres dans l’application Paramètres de base. Il en va de même pour d’éventuelles factures distinctes en raison de livraisons en excédent.

En plus du type de facture fournisseurs et du numéro du document externe, certains champs doivent être renseignés avec des données afin de comptabiliser la facture fournisseurs. Ces données sont généralement créées sur la base de la facture envoyée par le fournisseur et saisies automatiquement dans la procédure de la note de crédit :

• La date du document externe correspond à la date courante correspondante
• L’échéance de paiement est déterminée à partir des données de base du partenaire (données financières) de l’émetteur de la facture concerné
• La date de la prestation correspond à la date de réception des marchandises
• Le montant brut est calculé à partir du montant net majoré des taxes

Génération des positions de facture

Chaque affectation d’une commande d’achat à une position de réception des marchandises devant être prise en compte entraîne une position de facture fournisseurs. Si la position de commande d’achat est affectée à plusieurs positions, plusieurs positions de facture fournisseurs sont également créées.

La devise de la facture fournisseurs est déterminée à partir de la devise de l’émetteur de la facture. Si elle ne correspond pas à la devise indiquée dans la commande d’achat, la devise est convertie sur la base de la date courante.

En outre, le système génère des positions de facture fournisseurs avec les données suivantes :

• Les numéros de position sont déterminés sur la base du schéma de numérotation de la facture fournisseurs.
• Les descriptions des pseudo-articles, qui peuvent déjà exister pour les positions de réception des marchandises, sont reprises pour les positions de facture fournisseurs.
• Tous les calculs pour les positions de facture, tels que, par exemple, le calcul du montant net, sont basés sur la quantité à facturer.

Contrôle

Si un centre de coûts ou une unité de coûts a été défini(e) dans la position de commande d’achat liée, un enregistrement de contrôle est enregistré.

Cas particuliers

La méthode de la note de crédit couvre les cas particuliers suivants.

Remises en nature

Dans la commande d’achat, une position de remise en nature ne peut être créée que comme position détaillée d’une position principale ou générée via la définition d’un prix.

Si la facture fournisseurs contient une position de remise en nature, elle ne peut être comptabilisée que si la position de remise en nature a été créée comme position détaillée d’une position principale. Il est toutefois possible de créer une position de remise en nature comme position principale dans la réception des marchandises. Afin de générer une facture fournisseurs qui puisse être comptabilisée, une position principale supplémentaire est générée pour une telle position de remise en nature, dont la quantité est égale à zéro. La position de la position principale est identique à celle de la commande d’achat, et la quantité est définie à zéro. La position de remise en nature est générée comme position détaillée de cette position principale supplémentaire.

Lots

Le prix net des différents composants est calculé à partir du rapport de valeur entre les composants, lequel est défini dans la position de commande d’achat. La position principale du lot définit le prix total, lequel est ensuite affecté aux positions détaillées sur la base du rapport correspondant.

Il en va de même pour le calcul de la prime et de l’escompte, c’est-à-dire que le rapport défini dans la commande d’achat détermine la manière dont la valeur de la position principale doit être affectée aux positions détaillées.

Sortie de la facture fournisseurs

Si la facture fournisseurs générée via la méthode de la note de crédit a été comptabilisée avec succès, cette facture fournisseurs est alors envoyée. Deux cas doivent être distingués :

• Si la facture fournisseurs est générée via l’action [Créer une facture fournisseurs], les paramètres de la boîte de dialogue ouverte correspondante sont repris dans le processus et la sortie est conforme à ces paramètres.
• Si la facture fournisseurs est générée automatiquement via l’action [Enregistrer entrée de marchandises], les paramètres correspondants pour son impression sont déterminés.

Afin d’émettre la facture fournisseurs, un modèle de document final marqué comme pré-différé est repris des données du fournisseur de l’émetteur de la facture.

Par exemple, le paramètre suivant entraîne l’envoi par courrier électronique au fournisseur de la facture fournisseurs générée :

• Les données du fournisseur émetteur indiquent que, en tant que modèle de document final préféré pour la facture fournisseurs, le support e-mail a été sélectionné.
• L’adresse du destinataire est indiquée comme E-mail, professionnel.
• L’adresse électronique préférée a été définie dans le champ E-mail, professionnel dans les données de base du partenaire.
• Dans le cas du paramètre Destinataire dans le modèle de document final, la reprise automatique de la valeur s’applique.

Si les autres paramètres du modèle de document final sont corrects et si la facture fournisseurs peut être générée et comptabilisée, la facture fournisseurs est envoyée au fournisseur par courrier électronique.

Aperçu des thèmes

Ci-dessous, l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions est décrite. Cette application sert principalement à rechercher des positions de factures fournisseurs à l’aide de leurs informations de base, telles que le type et le numéro de la facture fournisseurs. Cette application peut être utilisée afin d’obtenir un aperçu des factures fournisseurs saisies.

Définitions des termes

Facture fournisseurs

La facture fournisseurs contient une liste des montants à payer pour des positions livrées ou restant à livrer. La facture entrante est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés en lien avec la livraison, qui ne sont pas directement pris en compte dans le prix d’achat des différentes positions. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de droits de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à une livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Description de l’application

L’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions peut être utilisée afin d’obtenir un aperçu de toutes ou de certaines positions de factures fournisseurs. D’autres options de traitement sont également disponibles :

• Affichage de la chaîne de documents liés pour un document individuel
• Basculement, à l’aide du numéro de document, vers l’application Factures fournisseurs afin de poursuivre le traitement du document

L’application se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

En-tête

Les champs de requête sont enregistrés dans l’en-tête de l’application. En règle générale, les champs de requête les plus importants sont déjà disponibles. Toutefois, le nombre de champs de requête et leur disposition peuvent varier.

L’en-tête de l’application est identique pour toutes les vues de l’espace de travail. Il est possible de définir quels champs de requête doivent être affichés.

Tous les champs de requête nécessaires sont listés ci-dessous. Si des champs supplémentaires sont ajoutés, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application concernée :

• Type de facture fournisseurs – un ou plusieurs types de factures fournisseurs doivent être sélectionnés dans ce champ comme critères de recherche, si nécessaire.
• Numéro de facture fournisseurs – si nécessaire, ce champ doit être utilisé afin de saisir des factures fournisseurs à l’aide d’un ou de plusieurs numéros.
• Date de réception – dans ce champ, une date ou une période doit être saisie comme critère de recherche correspondant à la date de saisie de la facture fournisseurs.
• Numéro de comptabilisation – si nécessaire, des factures fournisseurs doivent être saisies dans ce champ à l’aide d’un ou de plusieurs numéros de comptabilisation.
• Statut – dans ce champ, les statuts des positions de factures fournisseurs recherchées doivent être sélectionnés, si nécessaire. Un, plusieurs ou tous les statuts suivants peuvent être sélectionnés comme critères de recherche :
  
  • (Toutes entrées)
  • Statut général
    • Validé
    • Liquidé
    • Annulé
  • Statut postes ouvertes
    • Non transmis
    • Transmis
    • Partiellement payé
    • Entièrement payé
    • Annulé
• Organisation de vente – si nécessaire, un ou plusieurs émetteurs de factures doivent être sélectionnés dans ce champ à l’aide des numéros de partenaires correspondants.
• Employé responsable – si nécessaire, un ou plusieurs collaborateurs doivent être saisis comme critères de recherche dans le champ Employé responsable de l’en-tête de la facture fournisseurs.
• Article – si nécessaire, un ou plusieurs articles doivent être sélectionnés dans ce champ à l’aide des numéros d’articles correspondants comme critères de recherche des articles figurant sur la facture.
• Conditions de paiement – si nécessaire, un ou plusieurs délais de paiement doivent être utilisés afin de définir quelles conditions de paiement doivent être appliquées aux factures fournisseurs contenant les positions recherchées.
• Type de paiement – si nécessaire, une ou plusieurs formes de paiement doivent être utilisées afin de définir quelle forme de paiement doit être appliquée aux factures fournisseurs contenant les positions recherchées.
• Pièce justificative externe – si nécessaire, un ou plusieurs numéros doivent être saisis comme critères de recherche pour les numéros de documents externes ou les numéros de factures fournisseurs contenant les positions recherchées.
• Date pièce justificative externe – si nécessaire, une date ou une période doit être saisie dans ce champ comme critère de recherche pour la date du document externe ou la date de la facture fournisseurs du fournisseur.
• Montant de la facture (devise principale) – si nécessaire, un ou plusieurs montants doivent être saisis dans ce champ comme critères de recherche du montant de la facture pour les positions de factures fournisseurs. La devise principale est affichée automatiquement.
• Firme – une société doit être sélectionnée comme critère de recherche dans ce champ. Le numéro de partenaire de la société doit être saisi.
• Marque de suppression – les factures fournisseurs doivent être sélectionnées à l’aide du marqueur de suppression :
  • (Tout)
  • Marqué pour suppression
  • Sans marque de suppression

Après la saisie des critères de recherche, la recherche peut être lancée à l’aide du bouton [Mettre à jour]. Le système détermine alors toutes les positions de factures fournisseurs qui répondent aux critères de recherche.

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible dans lequel les positions de factures fournisseurs sont affichées. Il est possible de définir individuellement quelles informations doivent être affichées pour les positions de factures. Plusieurs vues peuvent être créées afin d’afficher les positions de factures fournisseurs de différentes manières avec des informations différentes.

Vue standard

Toutes les principales colonnes du tableau dans cette vue sont décrites ci-dessous. Si des colonnes supplémentaires sont ajoutées, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application correspondante.

• Sélection – cette colonne contient des cases à cocher. Si les cases sont cochées, les factures fournisseurs des lignes correspondantes sont sélectionnées afin d’exécuter des actions. Le bouton [Exécuter] peut être utilisé, par exemple, afin de lancer l’action de transfert vers la comptabilité financière.
• Type de facture fournisseurs – avec le numéro de facture fournisseurs et le numéro de position, le type de facture fournisseurs sert à identifier la facture fournisseurs.
• Numéro de facture fournisseurs – le numéro de facture fournisseurs est utilisé avec le type de facture fournisseurs et le numéro de position afin d’identifier la facture fournisseurs.
• Numéro de position – le numéro de position est utilisé avec le numéro de facture fournisseurs et le type de facture fournisseurs afin d’identifier la facture fournisseurs.
• Numéro de comptabilisation – le numéro de comptabilisation de la facture fournisseurs est affiché.
• Article – l’article figurant dans la position de la facture est affiché.
• Date de réception – la date d’émission de la facture selon la facture fournisseurs est affichée.
• Organisation de vente – la partie facturante selon la facture fournisseurs est affichée.
• Employé responsable – le collaborateur responsable de la facture fournisseurs est affiché.
• Quantité facturée – la quantité de marchandises facturée selon la position de la facture fournisseurs est affichée.
• Montant total (devise de la pièce justificative) – le montant de la position de la facture fournisseurs est affiché dans la devise du document.
• Montant de la facture (devise principale) – le montant de la position de la facture fournisseurs est affiché dans la devise principale.
• Statut – le statut de la position de la facture fournisseurs est affiché.

Bouton [Informations entrée de marchandises]

Après avoir sélectionné le bouton [Informations entrée de marchandises], une ligne supplémentaire est affichée pour chaque position de facture fournisseurs trouvée. Cette ligne peut contenir des données relatives à la réception des marchandises pour les positions facturées. Les informations de quantité correspondantes ne sont affichées que si une position de réception des marchandises a été affectée à la position de la facture dans l’application Factures fournisseurs.

• Type d’entrée des marchandises – type de la réception des marchandises liée.
• Numéro d’entrée des marchandises – numéro de la réception des marchandises liée.
• Numéro de position – le numéro de position est utilisé avec le type et le numéro de la réception des marchandises afin d’identifier la position de la réception des marchandises.
• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison de la réception des marchandises affectée à la position de réception des marchandises est affiché.
• Date d’entrée des marchandises – la date de réception de la réception des marchandises affectée est affichée.
• Quantité entrée – la quantité de marchandises livrée conformément à la position de réception des marchandises affectée est affichée.
• Valeur de livraison (devise principale) – la valeur nette de la quantité de marchandises livrée est déterminée et affichée par le système.

Bouton [Informations de commande d’achat]

Après la sélection du bouton [Informations de commande d’achat], une ligne contenant les champs expliqués dans le tableau ci-dessous apparaît dans la liste.

• Type de commande d’achat – type de la commande d’achat liée.
• Numéro de commande d’achat – numéro de la commande d’achat liée.
• Numéro de position – le numéro de position est utilisé avec le type et le numéro afin d’identifier la position de la commande.
• Fournisseur – le fournisseur sélectionné dans la commande affichée est affiché ici.
• Date de saisie – la date de saisie de la commande est affichée dans cette colonne.
• Gestionnaire – cette colonne contient le collaborateur responsable affecté à la commande concernée.
• Quantité totale – la quantité totale de la position de commande est affichée dans ce champ.
• Montant net total (devise de la pièce justificative) – le montant net de la position de commande est affiché dans ce champ dans la devise du document.
• Montant net total (devise principale) – le montant net de la position de commande est affiché dans ce champ dans la devise principale.

Bouton [Information d’ordre de distribution]

Après la sélection du bouton [Information d’ordre de distribution], une ligne contenant les champs expliqués dans le tableau ci-dessous apparaît dans la liste.

• Type d’ordre de distribution – type de l’ordre de distribution lié.
• Numéro d’ordre de distribution – numéro de l’ordre de distribution lié.
• Numéro de position – le numéro de position est utilisé avec le type et le numéro afin d’identifier la position de l’ordre.
• Fournisseur – le fournisseur sélectionné dans l’ordre de distribution affiché est affiché ici.
• Date de saisie– la date de saisie de l’ordre de distribution est affichée dans cette colonne.
• Gestionnaire – cette colonne contient le collaborateur responsable affecté à l’ordre de distribution concerné.
• Quantité totale – la quantité totale de la position de commande est affichée dans ce champ.
• Montant global net (devise de la pièce justificative) – le montant net de la position de l’ordre est affiché dans ce champ dans la devise du document.
• Montant total net (devise principale) – le montant net de la position de l’ordre est affiché dans ce champ dans la devise principale.

Bouton [Informations de commande de vente]

Après la sélection du bouton [Informations de commande de vente], une ligne contenant les champs expliqués dans le tableau ci-dessous apparaît dans la liste.

• Type de commande de vente – type de la commande de vente liée.
• Numéro de commande de vente – numéro de la commande de vente liée.
• Numéro de position – le numéro de position est utilisé avec le type et le numéro afin d’identifier la position de la commande.
• Fournisseur – le fournisseur sélectionné dans la commande affichée est affiché ici.
• Date de saisie  – la date de saisie de la commande est affichée dans cette colonne.
• Gestionnaire – cette colonne contient le collaborateur responsable affecté à la commande concernée.
• Quantité totale – la quantité totale de la position de commande est affichée dans ce champ.
• Montant global net – le montant net de la position de commande est affiché dans ce champ dans la devise du document.
• Montant net total (devise principale) – le montant net de la position de commande est affiché dans ce champ dans la devise principale.

Statut

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions, les statuts des positions de factures fournisseurs sont affichés dans la liste de l’espace de travail. Les informations de statut des factures constituent un élément d’information supplémentaire. Le statut peut être utilisé afin de connaître l’état actuel du traitement des factures.

Chaque document possède un statut de document. En plus de ce statut, chaque position dispose également de son propre statut. Le statut du document récapitule, le cas échéant, les statuts des positions individuelles.

Les statuts peuvent être utilisés dans cette application comme fonction de recherche dans le champ du même nom situé dans l’en-tête de l’application. Si un statut spécifique est sélectionné, les positions de factures fournisseurs correspondant au statut sélectionné sont affichées dans l’espace de travail.

Les statuts suivants des positions de factures fournisseurs sont affichés :

• (Toutes entrées)
• Statut général
  • Validé
  • Liquidé
  • Annulé
• Statut postes ouvertes
  • Non transmis
  • Transmis
  • Partiellement payé
  • Entièrement payé
  • Annulé

Paramètres de base

Il n’est pas nécessaire de définir des paramètres pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions dans l’application Paramètres de base.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions, utilisée par exemple pour :

• l’attribution des autorisations,
• la configuration des définitions d’activités,
• l’importation ou l’exportation de données.

Facture fournisseurs :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

L’unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées aussi bien à l’aide de rôles d’autorisations que par l’affectation d’organisations. Le concept des autorisations est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Fonctionnalités spéciales

Il n’existe pas de fonctionnalités spéciales pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions.

Affectations organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. À cet effet, la fonction Autorisations liées au contenu doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Afin que l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions soit affichée à l’utilisateur dans la structure Achat du menu utilisateur, elle doit être affectée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achat

Afin que l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions soit affichée à l’utilisateur dans la structure Comptabilité financière du menu utilisateur, elle doit être affectée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Comptabilité financière

Afin qu’une personne puisse rechercher ou traiter des données dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions, cela peut être autorisé par :

• l’affectation d’organisations dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs,
• l’affectation de rôles d’autorisations,
• l’autorisation de la possibilité Ouvrir pour l’application Factures fournisseurs,
• l’autorisation des possibilités pour l’unité métier Facture fournisseurs.

De plus amples informations concernant le tableau Autorisations ainsi qu’un aperçu des autorisations liées au contenu se trouvent dans la documentation Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

Il n’existe pas de fonctions spéciales pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions.

Autorisations pour les partenaires métiers

L’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions dans le cadre de la structure Achat est autorisée pour les partenaires métiers de type Fournisseur.

L’application Cockpit : Factures fournisseurs/positions dans la structure Comptabilité financière n’est pas autorisée pour les partenaires métiers.

Aperçu du sujet

L’application de réorganisation Réorganiser factures fournisseurs sert à réorganiser des factures fournisseurs. Ci-dessous figurent des descriptions des modalités d’utilisation de l’application de réorganisation et de ses paramètres. Les effets de la réorganisation seront également communiqués.

Les ordres de réorganisation sont exécutés par l’application Ordres de réorganisation. La description de cette application se trouve dans la documentation Ordres de réorganisation. Elle contient également les instructions de lancement d’une demande de réorganisation.

Différentes demandes de réorganisation sont ajoutées à la liste dans l’application Ordres de réorganisation afin de les exécuter l’une après l’autre au moyen d’un ordre de réorganisation. Afin que la réorganisation ait effectivement lieu, un ordre spécifique dans la liste doit être respecté. Cette séquence se trouve dans la documentation Ordre de réorganisation.

Définitions des termes

Application s’exécutant en arrière-plan (en batch)

Une application s’exécutant en arrière-plan est une application qui s’exécute sans interaction avec l’utilisateur. Dans le système Comarch ERP Enterprise, une application s’exécutant en arrière-plan peut être ouverte par une tâche de traitement, par un appel CORBA ou par une autre application.

Réorganisation

La réorganisation des données entraîne leur suppression physique de la base de données. La suppression nécessite la réussite d’une série de contrôles. La réorganisation supprime également toutes les Unités métiers dépendant des données supprimées.

Application de réorganisation

Les applications de réorganisation sont des applications s’exécutant en arrière-plan ayant l’usage spécial Réorganisation. Les applications de réorganisation servent à réorganiser des données de base et des données transactionnelles selon des critères définis.

Ordre de réorganisation

Un ordre de réorganisation décrit la réorganisation des Unités métiers dans un ordre défini. À cet effet, plusieurs applications de réorganisation sont appelées l’une après l’autre, selon l’ordre de réorganisation. Cela permet de prendre en compte les dépendances de séquence.

Description de l’application

Grâce à l’application de réorganisation Réorganiser factures fournisseurs, la réorganisation des factures fournisseurs est possible. Les factures fournisseurs auxquelles un marqueur de suppression a été attribué sont prises en compte. Le fait qu’une facture soit effectivement réorganisée dépend des conditions préalables suivantes.

Conditions préalables

La condition préalable à la réorganisation d’une facture est qu’un marqueur de suppression soit défini. Ce n’est qu’à cette condition qu’elle sera prise en compte lors de la réorganisation. Les exigences suivantes doivent également être remplies :

• La facture fournisseurs doit avoir le statut Terminée ou Annulée.
• Si la fonction Comptabilité financière est active pour l’organisation de la facture fournisseurs et qu’un adaptateur comptable a été indiqué, la facture fournisseurs doit être transférée vers la comptabilité financière.
• La facture fournisseurs a déjà été prise en compte lors du calcul des propositions de déclaration Intrastat.
• La facture fournisseurs a déjà été transmise à la base de données OLAP.
• La facture fournisseurs a déjà été mise à disposition pour Business Intelligence.

Effets de la réorganisation

Si les exigences relatives à la réorganisation sont remplies, la facture est réorganisée. Les données de facture soumises à réorganisation suivantes sont physiquement supprimées :

• En-tête de la facture fournisseurs
• Toutes les positions de la facture fournisseurs
• Toutes les données de comptabilité analytique liées à la facture fournisseurs
• Tous les coûts supplémentaires appartenant à la facture fournisseurs
• Toutes les affectations de la facture fournisseurs à des bordereaux de livraison, appartenant à la facture fournisseurs
• Toutes les informations fiscales liées à la facture fournisseurs
• Toutes les entrées dans les Unités métiers pour les autorisations liées à la facture fournisseurs

Paramètres

L’application de réorganisation se compose des paramètres suivants :

• Temps de fonctionnement maximal – la durée maximale d’exécution de l’application de réorganisation correspond à la période maximale au terme de laquelle l’application de réorganisation est arrêtée. La valeur par défaut est de trente minutes.
• Mode d’exportation – indique si et ce qui est exporté pour l’archivage. Ce mode n’est disponible que si l’export est possible dans l’application Exporter données. Les réglages suivants du mode d’export sont disponibles :
  • Ne pas exporter
  • Exporter tous les attributs
  • Exportation avec filtre
• Filtre d’export – en mode d’export Exportation avec filtre, un filtre d’export peut être défini dans ce champ, utilisé pour l’archivage de la commande. Le filtre d’export peut être créé dans l’application Exporter données. Ce champ n’est disponible que si l’export des Unités métiers à réorganiser est possible via l’application Exporter données.
• Filtre d’exportation – en mode d’export Exportation avec filtre, un filtre d’export peut être défini, utilisé pour l’archivage des commandes. Le filtre d’export peut être créé dans l’application Exporter données. Ce champ n’est disponible que si l’export des Unités métiers à réorganiser est possible via l’application Exporter données.
• Filtre d’export des confirmations – en mode d’export Exportation avec filtre, un filtre d’export peut être défini dans ce champ, utilisé pour l’archivage des confirmations de commandes. Le filtre d’export peut être créé dans l’application Exporter données. Ce champ n’est disponible que si l’export des Unités métiers à réorganiser est possible via l’application Exporter données.

Unités métiers concernées par la réorganisation

La réorganisation a un impact sur les Unités métiers suivantes :

Unités métiers réorganisées

• Nom : Facture fournisseurs
  com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
• Nom : Positions de facture fournisseurs
  com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceDetail
• Nom : Données de facture de coûts
  com.cisag.app.purchasing.obj.InvoiceCostingData
• Nom : Données de facture fournisseurs
  com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceOrderInfo
• Nom : Coûts supplémentaires
  com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceCostInfo
• Nom : Affectations des factures entrantes et des bordereaux de livraison
  com.cisag.app.purchasing.obj.

SupplierInvoiceDeliverySlipAssignment

• Nom : Informations fiscales
  com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceTaxInfo
• Nom : Autorisations multiorg de type de document
  com.cisag.app.multiorg.obj.DocumentTypeAuthorisation
• Nom : Autorisation d’organisation du document
  com.cisag.app.multiorg.obj.DocumentOrganisationAuthorization

Nouvelles Unités métiers

• Nom : Données de réorganisation du document
  com.cisag.app.general.obj.DocumentReorganisationData
• Nom : Données de réorganisation de la position du document
  com.cisag.app.general.obj.DocumentDetailReorganisationData