Aperçu des sujets

Les types de factures fournisseur servent à identifier les factures fournisseur. Ils enregistrent également les paramètres et les valeurs par défaut pour les factures fournisseur pour lesquelles ils sont utilisés.

Les types de factures fournisseur suivants sont distingués :

• Facture fournisseur (entrante)
• Facture de coûts supplémentaires
• Facture fournisseur sans relation justificative
• Facture fournisseur de correction
• Facture de coûts supplémentaires pour la distribution
• Facture de prélèvement d’articles en consignation

Si l’utilisateur travaille dans un système site-multiple, les types de factures fournisseur contiennent également des informations sur le type d’allocation de la facture fournisseur, c’est-à-dire s’il s’agit d’une facture fournisseur provenant d’un fournisseur externe ou d’une facture relevant d’une allocation interne.

Définitions des termes

Facture fournisseur

La facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour des produits livrés ou non encore livrés. La facture fournisseur est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Types de factures

Les types de factures servent à identifier les factures fournisseur ou les factures de coûts supplémentaires. Ils enregistrent également les paramètres et les valeurs par défaut pour les factures fournisseur ou les factures de coûts supplémentaires pour lesquelles ils sont utilisés.

Description de l’application

L’application Types de factures fournisseurs n’est pas divisée en en-tête et espace de travail. Elle ne comporte qu’une seule zone contenant les champs de saisie du type de facture fournisseur.

Le type de facture identifie de manière univoque le type de facture entrante. En outre, une désignation pour la facture fournisseur est saisie. Les données sont enregistrées en tant que paramètres ou valeurs par défaut dans d’autres champs du type de facture fournisseur. Les paramètres s’appliquent à tous les traitements d’entrée utilisant ce type. Ils contrôlent notamment le traitement ultérieur de la facture fournisseur, tel que la clé de comptabilisation pour la comptabilisation ultérieure des matériaux dans le cas d’une facture de type Facture fournisseur. Les valeurs par défaut sont reprises dans toutes les factures utilisant ce type. Elles peuvent généralement y être modifiées. Si des données manquent dans le type de facture fournisseur, elles peuvent être reprises dans la facture fournisseur, par exemple à partir des données de base de l’émetteur de la facture.

L’application se compose des champs suivants :

• Type – dans ce champ est enregistrée l’identification unique du type de facture fournisseur. En principe, elle peut être choisie librement. Cela est toutefois particulièrement utile dans les systèmes comportant plusieurs organisations, lorsqu’un schéma de numérotation pour les types de factures fournisseur a été défini dans la sous-fonction Schémas de numérotation de la fonction Achat de l’application Paramètres de base. Si un schéma de numérotation est enregistré pour l’organisation d’achat sélectionnée dans la barre d’outils du flux de travail, le numéro suivant qui en résulte est proposé lors de la création d’un nouveau type. L’identification du type sert à trouver le type de facture fournisseur correct dans les applications ultérieures, par exemple afin d’affecter le type approprié à une facture entrante et d’appliquer ainsi certaines valeurs par défaut et certains paramètres.
• Désignation – la désignation sert de fonction d’identification supplémentaire. Elle peut se composer d’un texte librement choisi. Il convient de saisir dans ce champ une désignation significative et, si possible, univoque afin de faciliter la recherche.
• Plage de numérateurs – comme pour tous les documents, un schéma de numérotation est sélectionné dans le type de facture fournisseur, à l’aide duquel le système génère automatiquement un numéro pour les nouvelles factures entrantes ou les factures de coûts supplémentaires selon un modèle défini. À cet effet, au moins un schéma de numérotation pour les factures fournisseur ou les factures de coûts supplémentaires doit avoir été défini au préalable.
• Plage de numérateurs d’enregistrement – le schéma de numérotation des écritures sert à attribuer un numéro d’écriture après la comptabilisation réussie de la facture fournisseur.

• Type de facture – dans ce champ, il convient d’indiquer le type de facture pour lequel le type de facture fournisseur doit être défini. Les types suivants sont disponibles :
  • Facture fournisseur – la facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour des lignes livrées ou restant à livrer.
  • Facture de coûts supplémentaires – les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés dans le cadre de la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des lignes individuelles.
  • Facture fournisseur sans relation justificative – ce type est disponible pour la saisie de factures créées dans d’autres systèmes, c’est-à-dire pour lesquelles il n’existe ni commandes ni réceptions de marchandises dans le système.
  • Facture fournisseur de correction – les factures de correction d’achat sont des factures générées par le système qui compensent des quantités et des coûts d’achat divergents.
  • Facture de coûts supplémentaires pour la distribution – ce type de facture est disponible pour les coûts supplémentaires générés lorsque des articles sont distribués à différentes sociétés au sein d’un groupe.
  • Facture de prélèvement d’articles en consignation – ce type de facture est disponible pour la saisie de factures résultant de notifications de sortie de marchandises vers le fournisseur dans le cadre de commandes en consignation.
• Clé de comptabilisation – les clés de comptabilisation contrôlent le traitement des écritures de stock. Elles sont requises pour tous les mouvements de marchandises entraînant des modifications de valeur ou de quantité des lignes gérées en stock. Il convient de sélectionner la clé de comptabilisation à utiliser pour la comptabilisation des factures de type Facture fournisseur utilisant ce type. Les clés de comptabilisation existantes avec une transaction de comptabilisation de correction, pour laquelle aucun mouvement de quantité n’est activé et qui appartient à la catégorie d’évaluation de cumul de valeurs, sont autorisées. La clé de comptabilisation ne peut plus être modifiée dans la facture.

• Blocage de paiement – le blocage de paiement constitue une information pour le système financier indiquant que la facture ne doit pas être payée (pour le moment). Il convient d’activer cette case à cocher afin de reprendre le blocage de paiement comme valeur par défaut dans les nouvelles factures fournisseur ou factures de coûts supplémentaires utilisant ce type.
• Clé de comptabilisation pour les coûts supplémentaires – les clés de comptabilisation contrôlent le traitement des écritures de stock. Elles sont requises pour tous les mouvements de marchandises entraînant des modifications de valeur ou de quantité des lignes gérées en stock. Dans ce champ, il convient de sélectionner la clé de comptabilisation à utiliser pour la comptabilisation des factures de coûts supplémentaires utilisant ce type. Les clés de comptabilisation existantes avec une transaction de comptabilisation de correction, pour laquelle aucun mouvement de quantité n’est activé et qui appartient à la catégorie d’évaluation cumulant les coûts, sont autorisées. La clé de comptabilisation ne peut plus être modifiée dans la facture.

• Type de règlement – le type de règlement détermine si des factures fournisseur internes ou externes doivent être enregistrées avec ce type de facture fournisseur. Dans les systèmes multi-sociétés, les factures fournisseur internes couvrent les règlements de livraisons de marchandises entre différentes sociétés. Le type d’allocation ne peut être modifié que si aucune facture fournisseur ou facture de coûts supplémentaires existante n’utilise ce type.

• Comptabilisation automatique dans notes de crédit (case à cocher) – si cette fonction est activée, la comptabilisation est automatiquement lancée pour la facture fournisseur générée par la procédure de note de crédit.
• Registre fiscal – dans ce champ, il convient de définir le registre fiscal à utiliser pour les factures fournisseur de ce type. Le registre fiscal défini est utilisé dans la facture fournisseur à la place du registre fiscal provenant des données de base du partenaire. Si ce champ est laissé vide, le registre fiscal des données de base du partenaire est utilisé comme valeur par défaut dans la facture fournisseur.

• Compenser en interne la position de compensation – uniquement pour les types de factures Facture fournisseur et Facture de coûts supplémentaires pour lesquels un type de règlement externe est défini, il est possible de déterminer si et comment les lignes de règlement doivent être réglées en interne. Il convient de choisir parmi les paramètres suivants :
  • Non
  • Oui, avec valeur – les prix et valeurs correspondants de la facture fournisseur sont utilisés pour le règlement interne, l’origine du prix est définie sur Manuel et le prix est défini comme valeur par défaut. Les lignes sont enregistrées avec des signes inversés lors de l’annulation.
  • Oui, sans valeur – la ligne est utilisée comme information de comptabilisation pour le règlement interne du document, et l’identification de la facture fournisseur est utilisée pour la commande.

Paramètres de base

Dans l’application Paramètres de base, il est possible de définir un schéma de numérotation pour les types de factures fournisseur dans la sous-fonction Plage de numérateurs de la fonction Achat. Si le schéma de numérotation est enregistré pour l’organisation d’achat sélectionnée dans la barre d’outils du flux de travail, le numéro suivant qui en résulte est proposé lors de la création d’un nouveau type.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Types de factures fournisseurs, utilisée par exemple pour :

• l’attribution des autorisations
• la configuration des définitions d’activités
• l’importation et l’exportation de données

Type de facture fournisseur :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceType

Cette unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées aussi bien à l’aide de rôles d’autorisation que par l’affectation d’organisations. Le concept des autorisations est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Fonctions spéciales

L’application Types de factures fournisseurs ne dispose d’aucune fonction spéciale.

Affectation d’organisation

Si la fonction Autorisations liées au contenu est activée dans l’application Paramètres de base, l’application Types de factures fournisseurs n’est affichée à une personne que si une organisation lui est affectée dans les données de base du partenaire et que cette organisation est intégrée dans au moins l’une des structures organisationnelles suivantes :

• Achat

L’application Types de factures fournisseurs contient un tableau Autorisations. Pour pouvoir utiliser les types de factures fournisseur, une personne doit être affectée à au moins une organisation dans les données de base du partenaire, laquelle a été saisie dans le tableau Autorisations pour le type de facture fournisseur concerné.

De plus amples informations sur le tableau Autorisations ainsi qu’un aperçu complet des autorisations liées au contenu se trouvent dans la documentation Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

L’application Types de factures fournisseurs ne dispose d’aucune fonction spéciale.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Types de factures fournisseurs n’est pas autorisée pour les partenaires commerciaux.

Aperçu des sujets

L’enregistrement d’une facture fournisseur met fin au processus d’achat proprement dit. Sur la base de la commande, le fournisseur a été sollicité pour exécuter une prestation, c’est-à-dire livrer les biens matériels ou immatériels commandés. En règle générale, les marchandises sont ensuite livrées et la réception des marchandises issue de la commande est enregistrée en stock. Avec la réception des marchandises dans la propre société, les marchandises sont comptabilisées dans l’inventaire.

Après la réception des marchandises issues de l’achat, une facture entrante du fournisseur est généralement reçue ; elle contient les informations relatives au paiement des marchandises livrées. La facture entrante peut également être reçue avant la réception des marchandises.

Des factures supplémentaires du même fournisseur ou d’un autre fournisseur peuvent également être reçues pour la même livraison ou la même commande. Une telle facture distincte contient alors des coûts supplémentaires, par exemple des frais de transport des marchandises, des frais d’assurance ou des frais de douane. Au lieu d’une facture distincte de coûts supplémentaires, les coûts supplémentaires peuvent également être indiqués comme lignes sur la facture entrante des marchandises livrées.

L’application Factures fournisseurs est utilisée pour saisir, vérifier et comptabiliser les factures entrantes ainsi que pour transmettre les informations au service de comptabilité financière afin de payer la facture. Le système vérifie si les frais détaillés pour les produits livrés ou les coûts supplémentaires à répartir correspondent également à la transaction commerciale précédente, c’est-à-dire à la commande ou à la réception des marchandises. Les données issues de la facture entrante peuvent ensuite être utilisées dans la comptabilité financière, la comptabilité analytique et le contrôle des commandes.

Le présent article décrit la structure de l’application dans la vue Facture fournisseur. Les zones de l’application et les champs de saisie y sont décrits en détail. Il est expliqué, entre autres, ce que signifie chaque champ, quelles valeurs ou données peuvent être saisies, ainsi que l’origine des valeurs par défaut affichées automatiquement et des paramètres standard. Les boîtes de dialogue permettant d’affecter des lignes de réception des marchandises ou des lignes de commande sont également décrites.

Les actions permettant de traiter une facture fournisseur ainsi que les instructions relatives au traitement des factures entrantes se trouvent dans l’article Instructions : Factures fournisseurs.

Les Types de factures fournisseurs font partie de l’identification des factures entrantes et contiennent des paramètres ainsi que des valeurs par défaut. Ils sont décrits dans l’article Types de factures fournisseurs.

Un aperçu des différents processus métiers et de leurs liens avec les factures entrantes est décrit dans l’article Introduction : Factures fournisseurs.

La vue Facture de coûts supplémentaires de l’application Factures fournisseurs est décrite dans l’article Factures de coûts supplémentaires.

La vue Facture fournisseur sans relation justificative de l’application Factures fournisseurs est décrite dans l’article Facture fournisseur sans relation justificative.

Définitions des termes

Facture fournisseur

La facture fournisseur contient une liste des montants à payer pour des lignes livrées ou restant à livrer. La facture entrante est un document externe, qui peut également être une note de crédit.

Facture de coûts supplémentaires

Les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes émises par le fournisseur pour des coûts supplémentaires engagés dans le cadre de la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des lignes individuelles. Il peut s’agir par exemple de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Elle ne doit toutefois pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Description de l’application

Les types de factures fournisseur servent à identifier les factures entrantes. En particulier, le type de facture est défini dans le type de facture fournisseur, qui doit s’appliquer à toutes les factures utilisant ce type :

• Facture fournisseur
• Facture de coûts supplémentaires
• Facture fournisseur sans relation justificative

Ils contiennent également des paramètres et des valeurs par défaut pour les factures entrantes pour lesquelles ils sont utilisés. Les types de factures entrantes contiennent d’autres informations pertinentes pour les requêtes et les rapports.

Les factures fournisseur relatives aux marchandises sont des factures reçues du fournisseur pour les prestations fournies : livraisons de marchandises et services. La saisie et la comptabilisation des factures entrantes relatives aux marchandises dans le système servent à vérifier et comparer les montants facturés par l’émetteur de la facture avec les montants précédemment définis dans les commandes d’achat pour les lignes commandées.

La facture entrante se compose d’un en-tête avec la base de la facture fournisseur et d’un espace de travail avec les lignes de la facture fournisseur.

En-tête

L’en-tête contient des champs qui identifient de manière univoque les traitements d’entrée et la base des traitements d’entrée. La base de la facture entrante ne peut être saisie que manuellement. Elle contient toutes les informations pertinentes sur la facture entrante dans les onglets suivants :

• Onglet Généralités
• Onglet Taxes
• Onglet Cours
• Onglet Adresse
• Onglet Organisation d’achat

Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sites, il n’est pas possible de saisir des factures entrantes issues de règlements internes. Celles-ci sont générées automatiquement par le système. Les factures entrantes provenant de fournisseurs externes ne peuvent être saisies que manuellement, y compris dans les systèmes multi-sites.

Le contenu des champs et des onglets est décrit en détail ci-dessous.

Valeurs par défaut

Dans certains champs, aussi bien dans l’en-tête que dans les lignes, des données reprises comme valeurs par défaut depuis les données de base d’autres domaines sont affichées et peuvent généralement être modifiées. Ces champs sont listés et décrits individuellement ci-dessous. Les sources possibles des valeurs par défaut sont également indiquées.

Champs d’identification

Le type de facture entrante et le numéro de facture entrante servent à l’identification. En plus de cette identification, le statut de la facture fournisseur et l’émetteur de la facture sont également affichés.

Champs en détail :

• Numéro de facture fournisseurs – l’identifiant unique de la facture entrante est affiché dans le champ Numéro. Il se compose de deux saisies : le type de facture entrante dans le premier champ de saisie et le numéro de facture entrante dans le second champ de saisie. Le type utilisé, associé au numéro de facture fournisseur, sert à identifier la facture entrante.
  • Type de facture – dans les systèmes site-multiples, le type de facture est également utilisé pour définir le type de facture. Le type de règlement détermine si les factures proviennent de fournisseurs externes ou d’organisations liées, c’est-à-dire de règlements internes. Après la création d’une nouvelle facture entrante, le type de facture affecté ne peut plus être modifié.
  • Numéro de facture – le numéro de facture entrante est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de facture entrante. Il ne peut pas être attribué manuellement. Si nécessaire, le numéro de la facture entrante à modifier doit être saisi comme élément de sélection.
• Statut – des informations sur le statut de la facture entrante concernée sont affichées. Ceci est décrit dans l’article Introduction : Factures fournisseurs.
• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture est responsable de l’émission de la facture pour les produits livrés et, si nécessaire, de son suivi. Il est clairement identifié et affecté au moyen de son numéro de partenaire. Seuls les partenaires ayant le rôle Fournisseur peuvent être considérés comme émetteurs de facture. Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sites et qu’il s’agit d’une facture entrante issue d’une facturation interne, l’organisation correspondante de la société liée est affichée dans ce champ. De plus amples informations sur les thèmes multi-sociétés et règlements internes se trouvent dans la documentation correspondante.
• Numéro d’enregistrement – ce champ contient le numéro d’écriture après sa création.

Onglet Généralités

L’onglet Généralités contient toutes les informations pertinentes sur la facture entrante, telles que la partie facturante, le numéro et la date de facture, le montant brut et les informations de paiement.

Si l’utilisateur travaille dans un système multi-sites et qu’il s’agit d’une facture entrante issue d’un règlement interne, les données de la facture sortante correspondante sont affichées dans les champs. De plus amples informations sur les thèmes multi-sociétés et règlements internes se trouvent dans la documentation correspondante.

• Numéro et date du externe… – l’identification de la facture du fournisseur est affichée dans le champ Numéro et date du document externe. Il se compose de deux saisies : le numéro de facture du fournisseur dans le premier champ de saisie et la date d’émission de la facture dans le second champ de saisie. Le numéro et la date de la facture du fournisseur doivent être saisis manuellement, car ils sont spécifiques à la facture. Le numéro et la date doivent être saisis sous la forme figurant sur le document externe.
• Date de réception – la date de réception est la date de réception de la facture, c’est-à-dire le jour où la facture a été reçue. Le système saisit automatiquement la date courante comme valeur par défaut. Elle peut être remplacée si, par exemple, la date de réception diffère de la date de saisie.
• Montant brut – il convient de saisir ici le montant brut de l’ensemble de la facture, tel qu’indiqué sur le document externe. La devise par défaut est la devise enregistrée chez le fournisseur. Tant qu’aucune ligne n’a été saisie, la devise peut être modifiée. À cet effet, une devise existante avec un taux de change valide dans la devise principale peut être sélectionnée. Lorsque la facture est comptabilisée, le montant brut doit correspondre à la somme de tous les montants nets et de la taxe. Cela sert à vérifier que la facture entrante a été saisie correctement.
• Condition de paiement – les conditions de paiement décrivent les délais applicables au paiement de la facture : des délais et des taux de remise en espèces peuvent être enregistrés dans les conditions de paiement. Si le destinataire de la facture (dans ce cas, généralement la propre société) respecte l’un des délais de paiement définis, un taux de remise en espèces enregistré pour cette période peut être déduit du montant de la facture. Les conditions de paiement sont reprises comme valeur par défaut depuis les données de base du payeur immédiatement après sa saisie et son enregistrement. Un autre délai de paiement peut être sélectionné. De plus amples informations se trouvent dans l’article Condition de paiement.
• Date de la prestation – dans ce champ, la date d’exécution de la prestation doit être saisie. La date de prestation sert à déterminer la clé fiscale dans les lignes.
• Type de paiement – le mode de paiement décrit la manière dont la facture doit être payée, par exemple par prélèvement automatique ou contre remboursement. Dans ce cas, le mode de paiement est repris comme valeur par défaut depuis les données de base du payeur immédiatement après sa saisie et son enregistrement. Un autre mode de paiement peut être sélectionné. De plus amples informations se trouvent dans l’article Modes de paiement.
• Blocage de paiement (case à cocher) – le blocage de paiement constitue une information pour la comptabilité financière afin de ne pas payer la facture entrante (pour le moment). L’information indiquant si le blocage de paiement est défini ou non est transmise à l’interface de comptabilité financière. Ce choix peut être repris comme valeur par défaut à partir du type de facture entrante.
• Employé responsable – dans ce champ, un employé interne peut être saisi comme personne de contact dans l’entreprise. L’employé doit être saisi comme partenaire interne avec le rôle Employé et ainsi être affecté à l’entreprise. L’utilisateur est proposé par défaut en fonction de l’affectation de l’utilisateur courant à un employé. La base de données actuellement utilisée est déterminante. Le système gère toutes les données de base et transactionnelles des applications métiers pour chaque société dans la base OLTP (traitement des transactions en ligne). Les employés de la société y sont également enregistrés comme données de base. Si le système trouve, dans la base OLTP, l’employé actuellement utilisé auquel l’utilisateur courant est affecté, cet employé est affiché dans ce champ comme valeur par défaut. Cette valeur peut être modifiée.
• Firme – ce champ n’est pertinent que si l’utilisateur travaille dans un système multi-sociétés. Le champ contient la société de l’organisation d’achat sélectionnée au moment de la création de la facture entrante. Il ne peut pas être modifié.
• Date d’enregistrement – ce champ affiche la date définie lors de la transmission de la facture.
• Ordre d’achat – il est possible d’indiquer ici la commande à laquelle la facture entrante doit se référer. La commande est clairement identifiée par son type et son numéro. Si nécessaire, les données requises doivent être sélectionnées. Suite à l’affectation de la commande à la facture, seule cette commande est prise en compte lors de l’affectation automatique des lignes de facture.

• Numéro de bon de livraison – il est possible de saisir ici un ou plusieurs numéros de documents de livraison auxquels la facture entrante doit se référer. Si nécessaire, les numéros de bons de livraison doivent être saisis sous la forme dans laquelle ils figurent sur les documents externes et sous laquelle ils ont été saisis lors de la réception des marchandises dans la logistique d’entrepôt. En conséquence, lors de l’affectation automatique des lignes de facture, seules les réceptions des marchandises portant ces numéros de bons de livraison sont prises en compte. Pour des informations sur les numéros de bons de livraison, il convient de consulter l’article Réceptions des marchandises.

Onglet Taxes

Dans l’onglet Taxes, les conditions de calcul des taxes et différentes valeurs calculées sont affichées dans un tableau. Une ligne existe pour chaque clé fiscale utilisée dans la facture entrante. Chaque clé fiscale est listée séparément pour les montants positifs et négatifs des lignes. Si la facture entrante utilise plus d’un code fiscal, une ligne supplémentaire est affichée sous les lignes des codes fiscaux individuels ; elle contient les totaux des valeurs des codes fiscaux listés ci-dessus.

Le bouton [Modifier/ne pas modifier données fiscales] contrôle la possibilité de modifier les montants de taxe affichés dans le tableau. Si le bouton est actif, les totaux des différentes taxes des lignes peuvent être modifiés dans les lignes du tableau. Cela s’applique également lorsqu’il n’existe qu’une seule ligne, c’est-à-dire lorsque la facture ne contient que des lignes avec la même clé fiscale. Les montants de taxe dans la facture entrante ne peuvent être modifiés qu’à cet endroit de l’en-tête de la facture entrante. Les modifications des valeurs calculées par le système ne sont pas enregistrées pour chaque ligne de facture, mais dans l’enregistrement de total de la base des factures, dans le champ de montant de taxe. Si, après une modification sur la facture, plus d’un taux de taxe apparaît et qu’une action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée.

• Clé fiscale – dans les champs du code fiscal, tous les codes fiscaux présents dans les lignes sont affichés ligne par ligne sous forme de lignes de total. Chaque clé fiscale est affichée séparément pour les montants positifs et négatifs des lignes. De plus amples informations se trouvent dans la documentation du champ Clés fiscales de l’éditeur de lignes.
• Type composants fiscaux – le type de composant de prix de taxe défini est affiché.
• Montant net – la valeur nette est calculée et affichée dans chaque ligne comme la somme des montants nets des lignes de facture auxquelles s’applique le code fiscal selon la première colonne. Les montants positifs et négatifs des lignes sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés dans la facture entrante, la somme des valeurs nettes est calculée dans la dernière ligne en utilisant tous les codes fiscaux affichés ci-dessus.
• Montant impôts – le montant de taxe est calculé et affiché dans chaque ligne comme la somme des montants de taxe des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Le montant de taxe est calculé sur la base de la clé fiscale avec le taux de taxe qui y est défini. Les montants de taxe positifs et négatifs sont listés séparément, même si la clé fiscale est identique. À l’aide du bouton [Modifier/ne pas modifier données fiscales], il est possible de définir si les montants de taxe affichés dans les lignes du tableau peuvent être modifiés. Si le bouton est actif, les totaux des différentes taxes des lignes peuvent être modifiés. Les montants de taxe dans la facture entrante ne peuvent être modifiés qu’à cet endroit de l’en-tête de la facture entrante. Si, après une modification sur la facture entrante, plus d’un taux de taxe apparaît et qu’une action [Vérifier] ou [Enregistrer] est déclenchée, la ligne de total est recalculée. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés dans la facture entrante, la somme des montants de taxe est calculée dans la dernière ligne en utilisant tous les codes fiscaux affichés au-dessus.
• Montant brut – le montant brut est calculé et affiché ici, par ligne, comme la somme des montants bruts des lignes de facture auxquelles s’applique la clé fiscale selon la première colonne. Les montants bruts positifs et négatifs sont affichés séparément, même si la clé fiscale est identique. Le montant brut résulte du montant net augmenté du montant de taxe. Si plusieurs codes fiscaux sont utilisés dans la facture entrante, la somme des montants bruts est calculée dans la dernière ligne en utilisant tous les codes fiscaux affichés ci-dessus. Avant la comptabilisation de la facture entrante, le montant brut calculé pour l’ensemble de la facture entrante doit être égal au montant brut saisi manuellement dans la section Généralités. Si plusieurs clés fiscales sont utilisées, il s’agit du montant brut de la ligne de total. Le système vérifie si les deux montants bruts sont identiques ; le cas échéant, un message d’erreur s’affiche.

Spécificités du pays Suisse

Si les fonctions spécifiques à la Suisse et l’arrondi à 5 centimes sont activés dans l’application Paramètres de base, le montant net dans la ligne de total est arrondi. Les montants nets par clé fiscale ne sont toutefois pas arrondis, de sorte que la somme des montants nets ne doit pas nécessairement être exacte dans tous les cas.

Spécificités du pays Pologne et Tchéquie

Si les fonctions spéciales pour la Tchéquie ou la Pologne sont activées dans l’application Paramètres de base, les champs de saisie suivants sont également affichés :

• Date fiscale – la date fiscale doit être saisie ici. La date fiscale sert à déterminer l’échéance de paiement de la taxe déductible.
• Mois fiscal – le mois fiscal doit être saisi dans ce champ. L’échéance de paiement de la taxe déductible est déterminée par la saisie du mois fiscal. Aucune détermination supplémentaire sur la base de la date fiscale n’a lieu.

Onglet Cours

Les taux de change et la date de devise sont affichés dans l’onglet Cours.

• Cours – il s’agit du taux de change de la devise utilisée dans la facture entrante vers la devise principale. La devise utilisée est reprise de la partie facturante et peut être modifiée pour chaque facture entrante. Si la devise diffère de la devise principale, le taux de change peut, si nécessaire, être modifié individuellement pour chaque facture entrante, par exemple vers des valeurs mises à jour quotidiennement. Si la devise principale est utilisée dans les traitements d’entrée, la valeur 1 est affichée ici. Si une devise autre que la devise principale est utilisée dans les traitements d’entrée, le taux de change de la devise utilisée pour les calculs vers la devise principale est affiché ici. Le taux de change de la devise définie à la date du document externe est affiché comme valeur par défaut, car il résulte de l’application enregistrée du taux de change et du type de taux de change. Les taux de change sont saisis dans l’application du même nom. Le taux de change est affiché en tenant compte du coefficient de taux de change. Les paramètres de conversion des devises dans le système de commandes sont définis dans l’application Paramètres de base dans la fonction Achat. Le taux de change ne peut être modifié dans ce champ que si aucune ligne n’a été enregistrée. Ensuite, le taux peut être modifié via l’élément de menu sous le bouton [Actions].

• Valeur de change – ce coefficient (par exemple 1 ou 100) détermine combien d’unités de la devise du document sont converties dans la devise principale. Ce coefficient est repris de la devise utilisée dans la facture entrante et ne peut pas être modifié.
• Date de valeur – la date de devise détermine la date d’entrée en vigueur de la condition de paiement définie dans la base des factures fournisseur. Si aucune date de devise n’a été définie, la date de devise est déterminée lors de la comptabilisation de la facture entrante sur la base de la date de devise de la condition de paiement. Si une date de devise peut être déterminée, elle est transmise à l’interface de comptabilité financière. Si le champ de la facture entrante est vide, la date du document externe est transmise à l’interface de comptabilité financière comme date de valeur.

Onglet Adresse

L’onglet Adresse contient le nom et les données d’adresse de la partie facturante.

Il se compose des champs suivants :

• Nom
• Adresse

Le nom et les données d’adresse de l’émetteur de la facture sont affichés ici sous la forme dans laquelle ils ont été saisis dans les données de base de l’entité facturante affectée. Ces données ne peuvent être modifiées que pour les pseudo-partenaires.

Onglet Organisation d’achat

L’onglet Organisation d’achat n’est pertinent que dans les systèmes multi-sociétés. Il contient le nom et les données d’adresse de l’organisation d’achat. Dans les systèmes mono-société, l’organisation d’achat est toujours préaffectée au client.

Il se compose des champs suivants :

• Organisation d’achat – ce champ n’est pertinent que dans les systèmes multi-sites. L’organisation d’achat ne peut pas être modifiée.
• Nom/Adresses – les données d’identification, le nom et l’adresse de l’organisation d’achat sont affichés ici, car elles ont été saisies dans les données de base de l’organisation d’achat affectée. Ces données ne peuvent pas être modifiées.

Espace de travail

L’espace de travail contient des lignes. Elles contiennent toutes les informations pertinentes sur les lignes facturées et, le cas échéant, livrées, c’est-à-dire sur les lignes individuelles de la facture reçue de l’émetteur de la facture :

• Lignes
• Montants nets
• Quantités
• Références aux lignes de commande
• Références aux lignes de réception des marchandises
• Données de comptabilisation des coûts

Tableau des lignes de facture et éditeur de lignes

Les informations sur les lignes sont affichées à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. L’éditeur de lignes sert principalement à la saisie manuelle des lignes individuelles. Le tableau des lignes permet de consulter l’ensemble des lignes de facture et de les comparer aux données des lignes de commande affectées.

Dans les colonnes du tableau des lignes, les mêmes données sont affichées que dans les champs correspondants de l’éditeur de lignes. Les possibilités de modification des données diffèrent toutefois selon la méthode sélectionnée. Les données de certains champs ou de certaines colonnes ne peuvent être modifiées qu’au niveau du tableau ou uniquement dans l’éditeur de lignes à un moment précis du traitement.

Les colonnes du tableau des lignes et les champs de l’éditeur de lignes sont décrits en détail ci-dessous. Les valeurs par défaut possibles pour les champs et les options de modification sont expliquées pour chaque champ.

Solde

Sous la liste des lignes, dans la barre d’outils standard de l’éditeur de lignes, le solde du montant brut est calculé et affiché par le système sur la droite. Le solde est basé sur la valeur brute saisie manuellement pour l’ensemble de la facture, saisie auparavant dans le champ Montant brut de l’onglet Généralités de l’en-tête. À partir de cette valeur brute, la somme des montants nets des lignes de facture enregistrées, plus les taxes dues sur les lignes de facture, est soustraite. Le solde est une valeur de contrôle et sert à vérifier que les montants figurant sur le document externe correspondent aux montants saisis dans le système. Le solde doit être nul pour que la facture entrante puisse être comptabilisée.

Tableau des lignes

Les lignes individuelles de la facture sont listées dans le tableau des lignes. La liste est triée par lignes de facture et comporte au moins une ligne pour chaque ligne de facture, contenant les données les plus importantes pour cette ligne.

Les données des lignes de commande affectées sont affichées sur une ou plusieurs lignes directement sous la ligne de chaque ligne de facture. Si plusieurs lignes de commande sont affectées à une ligne de facture, les lignes contenant les données de la ligne de commande affectée sont répétées si nécessaire, une fois pour chaque ligne de commande affectée.

La liste des lignes contient plusieurs champs dans lesquels des données peuvent être modifiées :

• Quantité (ligne de facture entrante)
• Montant net (ligne de facture entrante)
• Quantité (affectée) (ligne de commande affectée)
• Montant net (affecté) (ligne de commande affectée)

Dans ces champs, les quantités et les montants de la ligne facturée par la ligne de la facture entrante en cours doivent être saisis. Si la somme des quantités ou des montants nets des lignes de commande ou de réception des marchandises affectées diffère de la quantité ou du montant net de la ligne de facture, les montants différents sont surlignés en rouge. Cela s’applique de la même manière aux lignes de coûts supplémentaires.

Les colonnes de la liste et les champs sont décrits plus en détail ci-dessous.

Tableau des lignes (lignes de facture)

Les données suivantes sont affichées pour chaque ligne de facture sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Position – le numéro identifiant de manière univoque la ligne est affiché ici. Il ne peut pas être modifié dans la liste. Il peut être saisi manuellement lors de la saisie manuelle des lignes de facture. De plus amples informations sur le numéro de ligne se trouvent dans la description correspondante dans l’éditeur de lignes.
• Article – l’article figurant dans la ligne de facture est affiché. Il ne peut plus être modifié dans le tableau. L’article est saisi manuellement dans l’éditeur de lignes ou repris par le système si la ligne de facture entrante a été générée automatiquement à partir de la commande ou des lignes de réception des marchandises.
• Clé fiscale – la clé fiscale affectée est affichée. Elle ne peut plus être modifiée dans la liste. Le code fiscal est saisi manuellement dans l’éditeur de lignes ou déterminé par le système si la ligne de facture entrante a été générée automatiquement à partir de la commande ou des lignes de réception des marchandises. Le code fiscal ne peut être modifié que dans l’éditeur de lignes.
• Quantité totale – la quantité facturée dans cette ligne de la facture entrante doit être saisie ici. La facture entrante ne peut être comptabilisée définitivement que lorsque la somme des quantités des lignes de commande affectées est égale à la quantité de cette ligne. Lors de la création à partir d’une ligne de commande/réception des marchandises, la quantité non encore facturée de la ligne de commande est reprise comme valeur par défaut. La quantité calculée peut ensuite être modifiée à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes, dans le champ Quantité totale.
• Montant total des positions liées – à des fins de contrôle et de consultation, la somme des lignes de commande ou de réception des marchandises actuellement affectées est calculée et affichée dans le champ Montant total des positions liées. Le montant réparti ne peut pas être modifié dans la liste. Ce champ n’est pas affiché dans l’éditeur de lignes. Sous ce champ, les montants calculés à partir de la commande affectée sont affichés dans le champ Montant des coûts. Cela permet de vérifier rapidement quelles (parties de) commandes de cette ligne de facturation ont été affectées à quelle commande ou à quelle ligne de réception des marchandises, et si les montants facturés correspondent aux montants de la propre commande. Si, pour une ligne de facturation, une ligne de facturation a été sélectionnée afin d’enregistrer des coûts supplémentaires, le montant net de cette ligne de coûts supplémentaires est affecté à d’autres lignes de facturation.
• Montant net – si nécessaire, le montant net facturé pour cette ligne de la facture entrante peut être modifié ici. La facture entrante ne peut être comptabilisée définitivement que lorsque la somme des montants nets des lignes de commande affectées est égale au montant net facturé de cette ligne de facture entrante. Lors de la génération à partir d’une ligne de commande ou d’une ligne de réception des marchandises, le montant net pour la quantité de la ligne de commande non encore facturée est déterminé et repris comme valeur par défaut. Le montant net calculé de la ligne de facture peut ensuite être modifié à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes, dans le champ Montant net.

Tableau des lignes (données de comptabilisation des coûts)

Les données de comptabilisation des coûts peuvent être affichées sous les données de la ligne de la facture entrante. Pour pouvoir les saisir et les afficher, la fonction Contrôle de gestion doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Les données suivantes de comptabilisation des coûts sont affichées sous des en-têtes de colonne spécifiques. Si des répartitions vers plusieurs centres de coûts ou objets de coûts sont enregistrées pour une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées.

• Centre de coûts – les centres de coûts sont des domaines fonctionnels de l’entreprise constituant une unité du point de vue spatial et/ou organisationnel, par exemple des services, départements, etc. Ils déterminent où les coûts sont générés. Le centre de coûts du domaine ou du service pour lequel la ligne ou la quantité partielle correspondante a été commandée dans cette ligne doit être sélectionné. Le centre de coûts saisi dans la commande associée est utilisé comme valeur par défaut. Si les données de coûts de la commande ont été réparties entre plusieurs centres de coûts, cette répartition est reprise dans la facture entrante. Le centre de coûts est transmis à l’interface de comptabilité financière lors de la transmission des factures. Il peut ensuite être utilisé pour différentes analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Ventilation de coûts – les objets de coûts sont des éléments produits ou des processus (par exemple des projets). Ils définissent la raison de la génération des coûts. L’objet de coûts approprié doit être sélectionné, par exemple une opération ou un projet. La valeur par défaut est l’objet de coûts saisi dans la commande associée, le cas échéant. Si les données de coûts de la commande ont été réparties entre plusieurs objets de coûts, cette répartition est reprise dans la facture entrante. L’objet de coûts est transmis à l’interface de comptabilité financière lors de la transmission des factures. Il peut ensuite être utilisé pour différentes analyses dans le cadre de la comptabilité analytique.
• Quantité – la quantité partielle de la quantité totale de la ligne de facture qui doit être affectée au centre de coûts ou à l’objet de coûts dans cette ligne doit être saisie. La somme des quantités des lignes de comptabilisation des coûts ne peut pas dépasser la quantité totale de la ligne de facture.
• Montant des coûts – la partie du montant net de la ligne de facture qui doit être affectée au centre de coûts ou à l’objet de coûts dans cette ligne doit être saisie. La somme des montants des coûts des lignes de comptabilisation des coûts ne peut pas dépasser le montant net de la ligne de facture. Si une quantité a été saisie, le montant des coûts issu du montant net de la ligne est proposé proportionnellement à la quantité.

Tableau des lignes (coûts supplémentaires)

La répartition des coûts supplémentaires sur les différentes lignes de commande peut être affichée ou masquée à l’aide du bouton [Coûts supplémentaires].

La répartition en pourcentage et en valeur absolue des coûts supplémentaires sur d’autres lignes de commande également affectées à cette facture entrante est affichée sous les données de la ligne de facture entrante comportant une ligne de règlement.

• Article – l’article commandé de la ligne de commande affectée est affiché.
• Ventilation des coûts – après exécution de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], la répartition en pourcentage avec laquelle le montant net de la ligne de coûts supplémentaires a été réparti sur les lignes de commande affectées est affichée dans le champ Ventilation. La clé de répartition utilisée à cet effet est saisie au préalable dans le champ Ventilation de l’éditeur de lignes. La répartition en pourcentage proposée par le système peut être modifiée manuellement. Alternativement, le montant absolu à affecter à cette ligne de facture peut également être modifié dans la colonne Montant net. La clé de répartition peut également être modifiée dans l’éditeur de lignes, puis l’action [Redistribuer coûts supplémentaires]  peut être déclenchée dans le tableau des lignes.
• Montant global des positions reliées – si nécessaire, le montant net affecté à cette ligne de commande peut être modifié ici. Après exécution de l’action [Redistribuer coûts supplémentaires], le montant net (partiel) affecté à cette ligne de commande est affiché ici. À cet effet, le système a réparti le montant net de la ligne de facture fournisseur comportant une ligne de règlement sur toutes les lignes de commande affectées conformément à la clé de répartition saisie. La clé de répartition utilisée est saisie au préalable dans le champ Ventilation de l’éditeur de lignes. La répartition proposée par le système peut être modifiée manuellement en modifiant le montant absolu à affecter à cette ligne de commande. La somme des montants nets répartis doit toutefois être égale au montant net de la ligne de la facture fournisseur avec l’article de règlement afin que la facture fournisseur puisse être comptabilisée. Alternativement, une valeur en pourcentage peut également être saisie dans la colonne Ventilation. La clé de répartition peut également être modifiée dans l’éditeur de lignes, puis l’action [Redistribuer coûts supplémentaires]  peut être déclenchée dans le tableau des lignes.

Tableau des lignes : Affectation d’ordres/de commande

Les données et les quantités des lignes de commande affectées sont affichées sous les données de chaque ligne. Si une ligne de facture fournisseur a été affectée à une ligne de commande via une ligne de réception des marchandises, certaines données de la ligne de réception des marchandises sont également affichées.

Ces données proviennent principalement de la commande ou de la réception des marchandises enregistrée dans la logistique d’entrepôt. Elles ne peuvent pas être modifiées ici, à l’exception des quantités et montants facturés. Le cas échéant, les données peuvent être modifiées dans l’application correspondante.

De plus amples informations se trouvent dans la documentation des applications Commandes d’achat et Entrées des marchandises.

Les données suivantes de la ligne de commande affectée sont affichées sous des en-têtes de colonne spécifiques. Si plusieurs lignes de commande sont affectées à une ligne de facture, plusieurs lignes sont affichées, une ligne par ligne de commande affectée.

• Affecté ultérieurement (icône) – si une ligne de réception des marchandises a été affectée à une ligne de facture fournisseur après le traitement de la facture fournisseur, cela est signalé par l’icône Affecté ultérieurement au début de la ligne de commande. Les affectations ultérieures peuvent être effectuées dans l’application Affectations des réceptions des marchandises au moyen de l’action Affecter une ligne de réception des marchandises. De plus amples informations se trouvent dans la documentation Affectation des lignes de réception des marchandises.
• Position de commande – la référence du document à une ligne de commande spécifique est affichée dans la colonne Position de commande. La référence du document est générée par le système et ne peut pas être modifiée. Elle se compose du type et du numéro de la commande ainsi que du numéro de la ligne de commande. Le cas échéant, les références de document aux lignes de commande sont reprises avec la référence de document à la ligne de réception des marchandises à laquelle ces lignes de commande ont été affectées lors de la réception des marchandises. Une ligne de commande déjà affectée à une ligne de facture fournisseur peut être supprimée de la facture fournisseur. Pour ce faire, elle doit être sélectionnée, puis le bouton [Supprimer] doit être choisi dans le menu de l’en-tête. Alternativement, le menu contextuel de cette ligne peut être ouvert à l’aide du bouton droit de la souris, lequel contient également l’option [Supprimer]. Lors de l’enregistrement suivant, la ligne de commande affectée sera supprimée.
• Position d’entrée – la référence du document à une ligne de réception des marchandises spécifique est affichée dans la colonne Position d’entrée. Le numéro de référence du document est généré par le système et ne peut pas être modifié. Il se compose du type et du numéro de la réception des marchandises ainsi que du numéro de la ligne de réception des marchandises. Avec la référence de document à la ligne de réception des marchandises, les références de document aux lignes de commande affectées à cette ligne de réception des marchandises lors de la réception sont également reprises. Si la référence de document a été créée par une affectation ultérieure d’une ligne de réception des marchandises, cela est indiqué par l’icône Affecté ultérieurement au début de la ligne de commande. Une ligne de réception des marchandises déjà affectée à une ligne de facture fournisseur peut être supprimée de la facture fournisseur tant que la facture fournisseur n’a pas encore été réglée. Si l’affectation n’a pas été ajoutée avec le numéro de référence de la réception des marchandises, mais avec le numéro de référence de la commande, ce champ reste vide.
• Quantité facturée – dans cette ligne, la quantité de la ligne de commande affectée à la ligne de facture peut être modifiée. Si la ligne de facture se réfère, par exemple, à plusieurs lignes de commande, la quantité doit être répartie conformément à la ligne de facture sur toutes les lignes de commande affectées. Dans ce cas, la quantité non encore facturée avec l’unité de mesure issue de la ligne de commande est utilisée comme valeur par défaut. La quantité affectée peut toujours être modifiée dans le tableau des lignes. En cas de références à des lignes de réception des marchandises, la quantité à facturer ne peut pas être supérieure à la quantité de la ligne de réception des marchandises à facturer. Pour les lignes de commande, aucun contrôle de quantité n’est effectué, car il peut s’agir de factures d’acompte. Si au moins l’une des deux unités de mesure est une unité de stock parallèle, le coefficient est calculé pour la ligne de réception des marchandises sur la base de la quantité de la ligne de réception. Pour les lignes de commande, le coefficient théorique issu des données de base de la ligne est utilisé. La facture fournisseur ne peut être comptabilisée définitivement que si la somme des quantités des lignes de commande affectées est égale à la quantité totale de cette ligne de facture fournisseur. Une exception concerne la ligne de coûts supplémentaires, pour laquelle le montant imputé peut être modifié manuellement si la ligne de facture est une ligne de coûts supplémentaires affectée à d’autres lignes de facture. Le système a réparti le montant net de la ligne de coûts supplémentaires sur les autres lignes de la facture fournisseur selon la clé de répartition saisie. De plus amples informations se trouvent dans la description du champ Ventilation dans la section Éditeur de lignes.

Le bouton [Coûts supplémentaires] doit être sélectionné pour afficher la répartition. Sous la ligne de coûts supplémentaires, une nouvelle ligne est affichée pour chaque ligne de commande affectée.

La répartition en pourcentage proposée par le système peut être modifiée manuellement. La somme des valeurs en pourcentage doit être égale à 100 %. Alternativement, le montant absolu à affecter à cette ligne de facture peut également être modifié dans la colonne Montant net. Dans les deux cas, les autres valeurs sont calculées par le système, c’est-à-dire que, par exemple, si les montants sont modifiés, les valeurs en pourcentage sont calculées par le système lors de l’exécution de l’action [Vérifier] ou lors de l’enregistrement de la facture fournisseur.

• Montant prévu – le montant cible correspond au montant dû pour la quantité affectée de la ligne de commande. Ce montant est calculé par le système et affiché dans ce champ. Le montant cible est calculé sur la base du prix de la ligne de commande multiplié par la quantité affectée à la ligne de commande.
• Montant net – le montant net facturé pour la ligne de commande affectée à cette ligne de facture fournisseur est affiché ici.

Par défaut, le montant net pour la quantité de la ligne de commande qui n’a pas encore été facturée est déterminé en multipliant le prix de la ligne de commande par la quantité de l’article. Le montant est également calculé sur la base du prix de la ligne de commande pour les lignes créées par référence à une réception des marchandises. Le montant net facturé affiché peut toujours être modifié pour chaque ligne de commande. Une modification manuelle du montant net a priorité sur le calcul automatique. Si, par exemple, une ligne de facture se réfère à plusieurs lignes de commande, le montant net de la ligne de facture peut être réparti différemment sur les lignes de commande affectées par rapport à la proposition du système. La quantité affectée de la ligne de commande peut également être modifiée. Le montant net est alors recalculé. La facture fournisseur ne peut être comptabilisée définitivement que si la somme des montants nets facturés des lignes de commande affectées est égale au montant net de cette ligne de facture fournisseur.

Ligne de coûts supplémentaires

Dans le cas d’une ligne de coûts supplémentaires, le montant net (partiel) affecté à l’une des autres lignes de facture est affiché.

Le système a réparti le montant net de la ligne de coûts supplémentaires sur les autres lignes de la facture fournisseur selon la clé de répartition.

De plus amples informations se trouvent dans la description du champ Ventilation dans la section Éditeur de lignes.

Le bouton [Coûts supplémentaires] doit être sélectionné pour afficher la répartition des coûts. Sous la ligne de coûts supplémentaires, une nouvelle ligne est affichée pour chaque ligne de commande affectée.

La répartition proposée par le système peut être modifiée manuellement en modifiant le montant absolu à affecter à cette ligne de facture. La somme des montants répartis doit toutefois être égale au montant net de la ligne de coûts supplémentaires. Alternativement, une valeur en pourcentage peut également être saisie dans la colonne de montant des coûts.

Dans les deux cas, les autres valeurs sont calculées par le système, c’est-à-dire que, par exemple, si les montants sont modifiés, les valeurs en pourcentage sont déterminées par le système lors de l’exécution de l’action [Vérifier] ou lors de l’enregistrement de la facture fournisseur.

Éditeur de lignes

Le solde est calculé et affiché par le système sur la droite de la barre d’outils de l’éditeur de lignes. Le solde se rapporte aux données du tableau des lignes.

Si la case à cocher [Contrôler en cas d’acceptation] est activée, le système vérifie que tous les champs obligatoires ont été renseignés et que toutes les données saisies sont autorisées lorsque la ligne de facture est transférée dans le tableau des lignes. Dans le cas contraire, cette vérification est effectuée lors de l’enregistrement de la facture entrante.

Les champs de saisie suivants des lignes de calcul sont affichés dans l’éditeur de lignes :

• Position de commande – le numéro de ligne sert à identifier précisément les lignes individuelles. Le numéro de ligne est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans le type de facture entrante utilisé. Le numéro de ligne de la facture entrante peut être modifié manuellement dans l’en-tête de l’éditeur de lignes lors de la première saisie. Une fois la ligne transférée dans le tableau, le numéro de ligne ne peut plus être modifié. Lors de la création à partir d’une commande ou d’une réception des marchandises, le numéro de ligne est généré automatiquement et ne peut pas être modifié.
• Position de pièce justificative externe – le cas échéant, le numéro de ligne correspondant de la facture entrante figurant sur le document externe peut être saisi ici à titre d’information supplémentaire. La ligne du document externe ne peut être modifiée que dans l’éditeur de lignes.
• Article – dans la facture fournisseur, une ligne correspond à un article. De plus amples informations se trouvent dans la description de l’application Articles, vue Achat. En cas de saisie manuelle, un article facturé doit être saisi dans l’éditeur de lignes. Une fois la ligne transférée dans le tableau des lignes et enregistrée, l’article ne peut plus être modifié. La condition préalable à l’utilisation est que les données de base relatives à la commande de l’article aient été saisies et que le statut d’utilisation des données de commande de l’article soit Validé. Le statut Remplacé n’est pas pris en compte pour la facture fournisseur, car des factures basées sur des livraisons antérieures peuvent encore être saisies même après le remplacement de l’article. Si des coûts supplémentaires doivent être saisis dans la facture fournisseur, un article de type Article de règlement doit être sélectionné. Dans ce cas, aucune quantité n’a besoin d’être saisie, seule la valeur nette à répartir doit l’être. Dans le champ Ventilation, la clé de répartition des coûts supplémentaires doit être indiquée. Lors de la création à partir d’une commande ou d’une réception des marchandises, si la ligne de facture fournisseur a été créée à partir d’une ligne de commande ou d’une ligne de réception des marchandises, l’article est repris et ne peut plus être modifié.
• Quantité totale – la quantité totale correspond à la quantité facturée de la ligne. Si des coûts supplémentaires sont saisis dans cette ligne de facture entrante, la quantité totale doit rester vide. Les saisies sont ignorées par le système, car les lignes de coûts supplémentaires n’ont pas de quantité. En cas de saisie manuelle des lignes de facture, la quantité doit être saisie. Les unités de l’article et les unités de stock parallèles sont autorisées, c’est-à-dire toutes les unités pouvant être converties en une unité de stock au moyen d’un coefficient de conversion fixe, telles que les unités d’approvisionnement pour ce fournisseur ou les unités d’emballage. Le système vérifie l’admissibilité de l’unité de mesure. L’unité de base de l’article est affichée par défaut. Après le transfert dans le tableau des lignes, la quantité totale et l’unité de mesure peuvent encore être modifiées aussi bien dans le tableau des lignes que dans l’éditeur de lignes, dans le champ Quantité totale. Si la ligne à facturer a été créée à partir d’une ligne de commande ou d’une ligne de réception des marchandises, la quantité à facturer est reprise dans le tableau des lignes avec l’unité de mesure. La quantité totale et l’unité de mesure peuvent ensuite être modifiées aussi bien dans le tableau des lignes que dans le champ Quantité totale de l’éditeur de lignes. De plus amples informations se trouvent dans la description du champ Quantité facturée.
• Montant net – le montant net correspondant à la quantité totale de l’article facturé dans cette ligne doit être saisi dans ce champ. La devise utilisée est celle définie dans le champ Montant brut de la base de la facture. Il convient de se référer à la description du champ Montant brut pour connaître les devises pouvant être saisies. Après le transfert de la ligne dans le tableau des lignes, le montant net peut encore être modifié aussi bien dans le tableau des lignes, dans le champ Montant net, que dans l’éditeur de lignes. Lors de la création à partir d’une commande ou d’une réception des marchandises, la valeur nette est reprise de la ligne de commande ou du document de réception avec devise. Le montant net peut ensuite être modifié aussi bien dans le tableau des lignes que dans l’éditeur de lignes. La devise ne peut plus être modifiée.
• Clé fiscale – le code fiscal peut être saisi manuellement dans ce champ ou déterminé automatiquement par le système. Si la ligne de facture entrante est générée automatiquement à partir d’une commande ou d’une ligne de réception des marchandises, il est déterminé automatiquement. Si ce champ reste vide lors de la saisie manuelle d’une ligne, le code fiscal est déterminé automatiquement en tenant compte de la date de prestation. Si aucune date de prestation n’a été définie, la date courante est utilisée. Le code fiscal déterminé peut être modifié manuellement. Les règles selon lesquelles le code fiscal est déterminé automatiquement par le système se trouvent dans la documentation relative à l’affectation des taxes.
• Distribution – ce champ permet de définir la clé de répartition utilisée pour répartir les coûts supplémentaires saisis manuellement sur d’autres lignes de factures entrantes. Le champ reste vide pour les autres lignes de facture. Les options de répartition suivantes peuvent être sélectionnées :
  • (aucune)
  • Quantité
  • Valeur
  • Poids
  • Volume
  • Autre facteur – ajouté manuellement au tableau des lignes pour chaque ligne affectée
• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison peut être défini dans ce champ pour la ligne de facture. Si une ligne de commande est affectée à la ligne de facture, le partenaire de livraison de la ligne de commande est repris comme valeur par défaut.
• Origine du compte – le compte est déterminé sur la base de l’origine du compte. La valeur par défaut de ce paramètre provient de la classification de compte de la ligne. Les paramètres suivants sont possibles :
  • À partir de l’affectation de compte – si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ d’affichage et montre le compte déterminé automatiquement sur la base de l’affectation de compte. Si une ligne de commande a déjà été affectée à la ligne de facture entrante, l’origine du compte ne peut être modifiée qu’en À partir de la facture fournisseur.
  • À partir de la facture fournisseur – si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ de saisie vide dans lequel un compte peut être saisi. Le compte peut être modifié jusqu’à sa comptabilisation. L’origine du compte ne peut plus être modifiée si une ligne a été affectée à la ligne.
  • À partir de la commande – si cette option est sélectionnée, le champ Compte est un champ de saisie affichant le compte déterminé automatiquement à partir de la ligne de commande affectée. L’origine du compte peut être modifiée en À partir de la facture fournisseur, l’entrée existante dans le champ Compte étant conservée.

Si, pour l’origine du compte dans la classification de compte de la ligne, la valeur par défaut Selon le réglage du justificatif est sélectionnée, le choix entre les origines de compte À partir de l’affectation de compte, À partir de la commande et À partir de la facture fournisseur est libre.

• Compte – selon le paramétrage de l’origine du compte, le compte de charges/règlement est affiché ou doit être saisi.
• Base de calcul escompte – ce champ contient la valeur pertinente pour le calcul de l’escompte. Si le bouton bascule [Modifier/ne pas modifier la base de calcul de l’escompte] est actif, la valeur peut être saisie librement. Dans le cas contraire, la valeur est déterminée automatiquement sur la base des lignes de commande affectées. L’état de ce bouton est enregistré pour chaque ligne.
• Base de calcul bonus – ce champ contient la valeur pertinente pour le calcul de la remise en espèces. Si le bouton bascule [Modifier/ne pas modifier la base de calcul de la remise] est actif, la valeur peut être saisie librement. Dans le cas contraire, la valeur est déterminée automatiquement sur la base des lignes de commande affectées. L’état de ce bouton est enregistré pour chaque ligne.

Actions liées à l’application

Boîtes de dialogue de sélection des lignes de réception des marchandises

Après la sélection de l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions d’entrée des marchandises] ou de l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position d’entrée des marchandises], la boîte de dialogue de calcul des réceptions des marchandises s’ouvre. Dans cette application de requête, les lignes de réception des marchandises ouvertes peuvent être sélectionnées pour être reprises ou affectées. Ouvert signifie ici que les quantités de marchandises livrées dans les lignes de réception des marchandises n’ont pas encore été entièrement prises en compte. Les notes de crédit constituent une exception. Elles sont affectées avec une quantité de 0 pour les notes de crédit en valeur ou avec une quantité négative. Par conséquent, des lignes clôturées ou entièrement facturées peuvent également être affectées. De plus amples informations se trouvent dans la documentation Notes de crédit et retours de marchandises.

En principe, seules les lignes de réception des marchandises issues de réceptions des marchandises comptabilisées peuvent être affectées.

La boîte de dialogue de calcul des réceptions des marchandises se compose d’un en-tête contenant plusieurs champs de saisie pour les caractéristiques de recherche et d’un espace de travail dans lequel le résultat de la recherche est affiché.

En-tête : caractéristiques de recherche

Dans l’en-tête de l’application, les entrées de marchandises peuvent être limitées au moyen de caractéristiques de recherche selon lesquelles le système doit rechercher les quantités non encore facturées. Le système détermine ensuite et affiche toutes les lignes de réception des marchandises correspondant aux caractéristiques de recherche saisies.

La signification des données est expliquée en détail dans la documentation Réceptions des marchandises dans le processus d’achat.

Les champs de recherche suivants sont affichés :

• Numéro de bon de livraison – le cas échéant, les numéros ou descriptions requis des bons de livraison doivent être saisis ici tels qu’ils ont été précédemment saisis dans la confirmation de réception des marchandises.
• Type – le cas échéant, le type requis du bon de livraison doit être saisi ici.
• Date de livraison – le cas échéant, la date de réception des marchandises enregistrée dans la confirmation de réception des marchandises doit être saisie comme critère de recherche. Une date quelconque est affichée par défaut, mais peut être modifiée.
• Statut de facturation – le cas échéant, le ou les statuts requis des réceptions des marchandises doivent être sélectionnés. Un, plusieurs ou tous les statuts suivants peuvent être sélectionnés comme caractéristiques de recherche. Les valeurs possibles sont :
  • (tous)
  • Non facturé
  • Partiellement facturé
  • Entièrement facturé
• Article – le cas échéant, le numéro de l’article requis doit être saisi ici. Si des lignes de facture fournisseur ont déjà été saisies auxquelles les lignes de réception des marchandises doivent maintenant être affectées manuellement, l’article est uniquement affiché et ne peut pas être modifié ici.
• Désignation – le cas échéant, une brève description de l’article recherché doit être saisie ici.
• Numéro d’article du fournisseur – le cas échéant, le numéro d’article du fournisseur doit être saisi ici.
• Désignation de l’article fournisseur – le cas échéant, la désignation spécifique fournisseur de l’article doit être saisie ici.
• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture fournisseur et identifié ici par son numéro de partenaire. Il est affiché et ne peut pas être modifié.
• Partenaire de livraison – le cas échéant, le partenaire de livraison requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.
• Fournisseur – le cas échéant, le fournisseur requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.
• Numéro – le cas échéant, le numéro requis de la confirmation de réception des marchandises doit être saisi ici.
• Type de commande d’achat – le cas échéant, le type de commande d’achat contenu dans la réception des marchandises doit être saisi ici.
• Commande d’achat – le cas échéant, le numéro de la commande figurant dans la réception des marchandises doit être saisi ici.

Après la saisie des critères de recherche, la recherche doit être lancée en sélectionnant le bouton [Démarrer]. Le système détermine alors toutes les lignes de réception des marchandises correspondant aux critères de recherche. La recherche peut être répétée aussi souvent que nécessaire, par exemple afin de réduire le nombre de lignes trouvées en ajoutant d’autres critères de recherche.

Détermination des lignes de réception des marchandises possibles

Le système détermine toutes les lignes de réception des marchandises répondant aux critères suivants :

• La commande d’achat figurant dans la ligne de réception des marchandises n’est pas du type Commande de consignation. Le type de facture Facture de consignation est disponible pour les commandes de consignation.
• L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de la facture du fournisseur de la commande d’achat.
• La devise de la facture fournisseur correspond à la devise de la ligne de commande d’achat liée à la ligne de réception des marchandises.
• L’article de la ligne de facture fournisseur correspond à l’article de la ligne de réception des marchandises, si la ligne de réception des marchandises doit être affectée à une ligne de facture fournisseur existante.
• La société de l’organisation d’achat correspond à la société de la facture fournisseur.
• Les autres détails correspondent aux caractéristiques de recherche actuelles.

Si le système ne peut déterminer aucune ligne de réception des marchandises correspondant aux conditions et aux caractéristiques de recherche, un message est affiché.

Les lignes de réception des marchandises trouvées sont triées par le système selon les critères suivants et affichées dans la liste :

• Date du bon de livraison par ordre décroissant
• Numéro du bon de livraison par ordre décroissant
• Numéro de la ligne du document de livraison

Espace de travail : données des lignes de réception des marchandises

En résultat de la recherche, toutes les lignes de réception des marchandises correspondant aux caractéristiques recherchées sont affichées. Pour chaque réception des marchandises contenant des lignes correspondantes, certaines données de l’en-tête de la réception des marchandises sont affichées. En dessous, les données des lignes de réception des marchandises de cette réception sont affichées les unes sous les autres, avec les données des lignes de commande affectées.

Le bouton [Informations articles fournisseurs] permet d’afficher une ligne supplémentaire pour chaque ligne de réception des marchandises affichée. Cette ligne apparaît si des données spécifiques au fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies.

Le bouton [Composants de sets] permet d’afficher des informations sur les composants de la ligne de base de la nomenclature de la réception des marchandises. Des lignes supplémentaires sont affichées pour chaque composant.

Les données d’en-tête suivantes de la réception des marchandises sont toujours affichées pour les lignes de réception des marchandises trouvées. Elles ne peuvent pas être modifiées.

La signification des données est expliquée en détail dans la documentation des vues de l’application Entrée de marchandises.

• Numéro et date de pièce justificative externe – le numéro du bon de livraison selon le document externe est affiché sous la forme dans laquelle il a été saisi dans la confirmation de réception des marchandises.
• Date du document de livraison – la date du bon de livraison selon le document externe, saisie dans la confirmation de réception des marchandises, est affichée.
• Partenaire de livraison – le partenaire de livraison conformément à la confirmation de réception des marchandises est affiché ici. Le partenaire de livraison est responsable de la livraison ou de l’expédition des lignes commandées.
• Statut – le statut de la confirmation de réception des marchandises est affiché.
• Entrée de marchandises – le type et le numéro de la réception des marchandises identifient celle-ci de manière univoque.
• Date d’entrée de marchandises – la date de réception des marchandises correspond à la date d’enregistrement de la réception des marchandises. Elle est affichée conformément à la base de la réception des marchandises.

Les données suivantes des lignes de réception des marchandises sont affichées dans la ligne située sous les en-têtes de colonne correspondants, sous les données de la base de réception des marchandises liée. La ligne est affichée plusieurs fois, une fois pour chaque ligne de réception des marchandises.

La signification des données est décrite en détail dans la documentation Entrée de marchandises dans le processus d’achat.

• Position – le numéro de ligne de la réception des marchandises identifie précisément la ligne.
• Position du document de livraison – le numéro de ligne du document externe (bon de livraison), s’il a été saisi dans la confirmation de réception des marchandises.
• Article – la ligne livrée selon la ligne de réception des marchandises est affichée avec le numéro d’article et la désignation.
• Quantité affectée – la quantité de marchandises affectée à la ligne de réception des marchandises est affichée uniquement si la ligne de réception des marchandises se réfère à plusieurs lignes de commande.
• Quantité non facturée – la quantité de la ligne de réception des marchandises à facturer est déterminée et affichée uniquement si la ligne de réception des marchandises se réfère à plusieurs lignes de commande. La quantité à facturer correspond à la quantité commandée et livrée diminuée des quantités déjà facturées.
• Statut – le statut de la ligne de réception des marchandises est affiché.

Les données suivantes spécifiques au fournisseur pour les lignes sont affichées dans la ligne située sous les données de la ligne de réception des marchandises liée, le cas échéant. La ligne est affichée au moyen du bouton [Informations articles fournisseurs] si des données fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies pour l’article dans la ligne de réception des marchandises.

• Numéro d’article fournisseur – le numéro d’article du fournisseur pour l’article de cette ligne est affiché s’il a été saisi dans les données fournisseur de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.
• Désignation de l’article fournisseur – la désignation de l’article spécifique fournisseur pour l’article de cette ligne est affichée si elle a été saisie dans les données de commande de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.

Les données des lignes de commande affectées aux lignes de réception des marchandises trouvées sont affichées sous les données des lignes de réception des marchandises, le cas échéant pour plusieurs lignes de commande.

À l’exception de la case à cocher située à la fin de la ligne pour chaque ligne de commande, les données ne peuvent pas être modifiées ici. Les lignes de commande à affecter ou à reprendre dans la facture fournisseur peuvent être sélectionnées au moyen de la case à cocher. Il est également possible d’utiliser la case à cocher méta dans l’en-tête de la liste afin de sélectionner simultanément toutes les lignes de réception des marchandises trouvées pour l’affectation ou la reprise.

La signification des données est expliquée en détail dans la description de l’application Commandes d’achat.

Les données suivantes sont affichées pour chaque ligne de commande sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Position de commande – le type et le numéro de la commande ainsi que le numéro de ligne identifient précisément la ligne de commande affectée à la ligne de réception des marchandises affichée.
• Fournisseur – le fournisseur conformément à la ligne de commande est affiché.
• Prix net après remise – le prix net de la marchandise commandée dans cette ligne de commande est affiché conformément à la commande.
• Montant net après remise facturée – la valeur nette à facturer pour cette ligne de commande est déterminée et affichée. La valeur nette à facturer résulte de la quantité multipliée par le prix net de la ligne commandée, diminuée des quantités déjà facturées.
• Quantité affectée – la quantité de la ligne de commande affectée à cette ligne de réception des marchandises est affichée.
• Quantité livrée – la quantité déjà livrée de la ligne de commande est affichée.
• Quantité non facturée – la quantité à facturer pour cette ligne de commande est déterminée et affichée. La quantité restante à facturer correspond à la quantité totale commandée diminuée des quantités déjà facturées.
• Sélection – la case à cocher située à la fin de la ligne pour chaque ligne de commande affectée est le seul champ modifiable. La ligne de commande peut être sélectionnée ici. Ensuite, les boutons [Tout accepter] ou [Accepter individuellement] peuvent être utilisés afin de reprendre la ligne de commande comme nouvelle ligne de facture avec réception des marchandises et référence à la commande ou afin d’affecter la ligne de réception des marchandises avec la ligne de commande à une ligne de facture saisie manuellement.
  Si plusieurs lignes de commande ont été affectées à une ligne de réception des marchandises dans l’application Entrées de marchandises, plusieurs cases à cocher sont affichées ici, une par ligne de commande, afin de sélectionner la ligne de commande correspondante.

Actions : Tout accepter/Accepter individuellement

Ces actions sont disponibles sous forme de boutons dans la boîte de dialogue de sélection des lignes de réception des marchandises. L’action déclenchée par ce bouton sert à affecter les lignes de réception des marchandises sélectionnées précédemment aux lignes de facture ou à les insérer et les affecter simultanément.

Effets

Les lignes de réception des marchandises sélectionnées sont reprises comme nouvelles lignes de facture fournisseur ou affectées à des lignes de facture déjà saisies. Les données des (nouvelles) lignes de facture ainsi que des lignes de réception des marchandises et de commande affectées sont affichées dans le tableau des lignes et peuvent, dans certains cas, être complétées.

Le système génère des références de documents entre les lignes de réception des marchandises ou de commande et les lignes de facture. En conséquence, les réceptions des marchandises et commandes liées apparaissent dans la chaîne des documents liés de la facture fournisseur, et la facture fournisseur liée apparaît dans la chaîne des documents des réceptions des marchandises et des commandes.

Boîtes de dialogue de sélection des lignes de commande

Après la sélection de l’action [Insérer positions automatiquement et relier aux positions de commande] ou de l’action [Relier manuellement la position sélectionnée avec la position de commande], la boîte de dialogue de la facture fournisseur s’ouvre. Dans cette boîte de dialogue, les lignes de commande ouvertes peuvent être sélectionnées pour être reprises ou affectées. Ouvert signifie ici que les quantités d’articles commandées dans les lignes de commande n’ont pas encore été entièrement facturées. Les notes de crédit constituent une exception. Elles sont affectées avec une quantité de 0 pour les notes de crédit en valeur ou avec une quantité négative. Par conséquent, des lignes clôturées ou entièrement facturées peuvent également être affectées. De plus amples informations se trouvent dans la documentation Méthode des notes de crédit fournisseur.

La boîte de dialogue se compose d’un en-tête avec plusieurs champs de saisie pour les caractéristiques de recherche et d’un espace de travail dans lequel le résultat de la recherche est affiché.

En-tête : caractéristiques de recherche

Dans l’en-tête de l’application, les caractéristiques de recherche peuvent être utilisées afin de limiter les commandes dans lesquelles le système doit rechercher des lignes. Le système détermine ensuite et affiche toutes les lignes de commande correspondant aux caractéristiques de recherche saisies.

• Type – le cas échéant, le type de la commande d’achat recherchée doit être saisi.
• Numéro – le cas échéant, le numéro de la commande d’achat recherchée doit être saisi.
• Date de livraison – le cas échéant, la date de livraison à laquelle les lignes ont été commandées dans la commande recherchée doit être saisie. Une valeur par défaut est affichée, mais peut être modifiée.
  Statut général – le cas échéant, le ou les statuts requis de la ou des commandes doivent être sélectionnés. Un, plusieurs ou tous les statuts suivants peuvent être sélectionnés comme caractéristiques de recherche. Le statut de livraison n’est pas sélectionné par défaut et n’est donc pas pris en compte comme caractéristique de sélection. Les valeurs suivantes sont disponibles :
  • (tous)
  • Statut général
    • En cours de traitement
    • Validé
    • Bloqué
    • Réalisé
  • Statut de livraison
    • Non livré
    • Partiellement livré
    • Entièrement livré
  • Statut de facturation
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Entièrement facturé
• Article – le cas échéant, l’identifiant de l’article requis doit être saisi. Si une ligne de facture fournisseur a déjà été saisie à laquelle les lignes de commande doivent maintenant être affectées manuellement, cette ligne est affichée et ne peut pas être modifiée.
• Description – le cas échéant, une brève description de la ligne recherchée doit être saisie ici.
• Numéro d’article fournisseur – le cas échéant, le numéro de l’article du fournisseur requis doit être saisi ici.
• Désignation de l’article fournisseur – le cas échéant, la désignation de l’article du fournisseur requis doit être saisie ici.
• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture est repris de l’en-tête de la facture fournisseur et identifié ici par son numéro de partenaire. Il est affiché et ne peut pas être modifié.
• Partenaire de livraison – le cas échéant, le partenaire de livraison requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.
• Fournisseur – le cas échéant, le fournisseur requis doit être saisi ici à l’aide de son numéro de partenaire.

Après la saisie des critères de recherche, la recherche est lancée au moyen du bouton [Démarrer]. Le système détermine alors toutes les lignes de commande correspondant aux critères de recherche. La recherche peut être répétée aussi souvent que nécessaire, par exemple afin de réduire le nombre de lignes trouvées en ajoutant d’autres critères de recherche.

Détermination des lignes de commande possibles

Le système détermine toutes les lignes de commande répondant aux conditions suivantes :

• La commande n’est pas du type Commande de consignation. Le type de facture Facture de sortie de consignation est disponible pour les commandes de consignation.
• L’émetteur de la facture fournisseur est identique à l’émetteur de la facture du fournisseur de la commande d’achat.
• La devise de la facture fournisseur correspond à la devise de la ligne de commande d’achat.
• L’article de la ligne de facture fournisseur correspond à l’article de la ligne de commande si la ligne de commande doit être affectée à une ligne de facture fournisseur existante.
• La société de l’organisation d’achat correspond à la société de la facture fournisseur.
• Les autres détails correspondent aux caractéristiques de recherche actuelles.

Si le système ne peut déterminer aucune ligne de commande correspondant aux conditions et aux caractéristiques de recherche, un message est affiché.

Les lignes de commande trouvées sont triées par le système selon les critères suivants et affichées dans la liste :

• Article (aucune fonction dans le cadre de l’action Lier manuellement la ligne sélectionnée à une ligne de commande, car l’article est fixe)
• Date de livraison décroissante

Espace de travail : données des positions de commande

En résultat, toutes les lignes de commande correspondant aux caractéristiques recherchées sont affichées dans le tableau, chaque ligne de commande étant présentée sur plusieurs lignes successives. La liste est triée par article et par date de livraison selon l’ordre.

Le bouton [Information article fournisseur] permet d’afficher une ligne supplémentaire pour chaque ligne de commande affichée. Cette ligne apparaît si des données spécifiques au fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies.

Le bouton [Composants de sets] permet d’afficher des informations sur les composants de la nomenclature de base de la ligne de commande. Des lignes supplémentaires sont affichées pour chaque composant.

Les données suivantes des lignes de commande trouvées sont affichées sur plusieurs lignes successives. À l’exception de la case à cocher située à la fin des lignes, les données ne peuvent pas être modifiées ici. Les lignes de commande à affecter ou à reprendre dans la facture fournisseur peuvent être sélectionnées au moyen de la case à cocher. Alternativement, la case à cocher méta dans l’en-tête du tableau peut être utilisée afin de sélectionner simultanément toutes les lignes de commande trouvées pour l’affectation ou la reprise.

Les données suivantes sont affichées dans la première ligne pour chaque ligne de commande sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Commande – le type et le numéro de la commande ainsi que le numéro de ligne identifient précisément la ligne de commande.
• Article – l’article de la ligne de commande est identifié par le numéro d’article.
• Date de livraison – la date de livraison de cette ligne de commande est affichée.
• Entrepôt – l’emplacement de l’entrepôt de réception est affiché conformément à la ligne de commande.
• Quantité non facturée – la quantité non encore facturée pour cette ligne de commande est déterminée et affichée. La quantité non encore facturée correspond à la quantité totale commandée diminuée des quantités déjà facturées.
• Statut – des informations sur le statut de cette ligne de commande sont affichées.
• Sélection – la case à cocher située à la fin de la ligne de la liste est le seul champ modifiable. Cette ligne de commande peut être sélectionnée ici. Ensuite, les boutons [Tout accepter] ou [Accepter individuellement] peuvent être utilisés afin de reprendre la ligne de commande comme nouvelle ligne de réception des marchandises avec numéro de référence de la commande ou afin d’affecter la ligne de commande à une ligne de facture fournisseur saisie manuellement.

Les données suivantes relatives au fournisseur de l’article sont affichées dans la ligne située sous les données de la ligne de commande associée. La ligne est affichée au moyen du bouton [Information article fournisseur] si des données fournisseur (numéro d’article du fournisseur et désignation) ont été saisies pour l’article dans la ligne de commande.

• Numéro d’article fournisseur – le numéro d’article du fournisseur pour l’article de cette ligne de commande est affiché s’il a été saisi dans les données de commande de l’article pour le fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.
• Désignation de l’article fournisseur – la désignation de l’article spécifique fournisseur pour l’article de cette ligne de commande est affichée si elle a été saisie dans les données de commande de l’article pour ce fournisseur. Une ligne supplémentaire avec les informations sur l’article du fournisseur peut être affichée.

Les données suivantes sont affichées dans la ligne suivante pour chaque ligne de commande sous des en-têtes de colonne spécifiques :

• Émetteur de la facture – l’émetteur de la facture conformément à l’en-tête de la commande est affiché.
• Quantité totale – la quantité totale commandée de cette ligne de commande est affichée.
• Quantité entrée – la quantité d’article déjà livrée est affichée.
• Quantité facturée – la quantité d’article déjà facturée est affichée.

Actions : Tout accepter/Accepter individuellement

Les actions sont disponibles sous forme de boutons dans la boîte de dialogue de sélection des lignes de commande. L’action déclenchée par ce bouton sert à affecter les lignes de commande précédemment sélectionnées aux lignes de facturation ou à les insérer et les affecter simultanément.

Effets

Les lignes de commande sélectionnées sont reprises comme nouvelles lignes de facture fournisseur ou affectées à des lignes de facture déjà saisies. Les données des (nouvelles) lignes de facture et des lignes de commande affectées sont affichées dans le tableau des lignes et peuvent, dans certains cas, être complétées.

Le système génère des références de documents entre les lignes de commande et les lignes de facture fournisseur. En conséquence, les commandes liées apparaissent dans la chaîne des documents liés de la facture fournisseur, et la facture fournisseur liée apparaît dans la chaîne des documents liés de la commande d’achat.