Cockpit : Factures clients

Aperçu du sujet

L’application Cockpit : Factures clients permet de rechercher des factures sortantes à l’aide de leurs informations de base, telles que le type et le numéro de la facture sortante. Grâce à cette application, il est possible d’obtenir un aperçu des factures sortantes enregistrées. En outre, depuis l’application, il est possible d’exécuter d’autres actions pour un ou plusieurs pièces justificatives, telles que le transfert des factures vers la comptabilité financière.

La description générale principale de l’application, qui comprend l’utilisation standard de la requête et de l’espace de travail, se trouve dans la documentation du Cockpit. Les sujets ci-dessous se rapportent spécifiquement à l’application Cockpit : Factures clients.

Description de l’application

Grâce à l’application Cockpit : Factures clients, il est possible d’obtenir un aperçu de toutes les factures sortantes ou de certaines d’entre elles. Des options de traitement supplémentaires sont également disponibles :

  • Affichage de la chaîne de pièces justificatives pour une pièce justificative unique
  • Accès à l’application Requête de factures clients via le numéro de pièce justificative
  • Transfert des factures vers la comptabilité financièr
  • Création, suppression et exportation de listes de factures
  • Les actions supplémentaires sont décrites dans le chapitre Actions liées à l’application

L’application se compose d’un espace de requêtes et d’un espace de travail.

Espace de requêtes

Les champs de requêtes sont enregistrés dans l’espace de requêtes. En règle générale, les champs de requêtes les plus importants sont déjà disponibles. Toutefois, le nombre de champs de requêtes et leur disposition peuvent être adaptés aux besoins individuels de l’utilisateur.

L’espace de requêtes peut être enregistrée en créant une nouvelle vue dans l’application. Il est possible de définir quels champs de requêtes seront affichés. À cet effet, il convient de sélectionner l’option Mode design, de choisir les champs de requêtes souhaités et d’enregistrer la vue.

La description générale de la zone de requêtes se trouve dans la documentation du Cockpit.

Pour obtenir des informations sur la signification des champs, se référer aux explications figurant dans l’article Requête de factures clients.

Détails de la recherche

En plus de la recherche principale avec les fonctions de requête dans la zone de requêtes, il est également possible d’utiliser la recherche détaillée. Les recherches détaillées peuvent être combinées avec la recherche principale de manière à ce que les caractéristiques de requêtes provenant de la zone de requêtes et celles de la recherche détaillée soient évaluées comme une combinaison AND. Dans la ligne de la section de recherche détaillée, un champ de sélection permet d’effectuer cette combinaison. Pour afficher les résultats correspondants dans la section,

Chaque recherche détaillée dispose d’un bouton distinct. Si ce bouton est activé, une ligne d’en-tête supplémentaire avec les informations détaillées correspondantes apparaît dans l’espace de travail.

Les recherches détaillées suivantes sont disponibles :

  • Informations sur la livraison
  • Informations sur la commande
  • Informations sur l’ordre de distribution
  • Informations sur la commande client

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, dans lequel sont affichées les factures clients concernées par la requête. L’utilisateur peut définir quelles informations doivent être affichées pour la facture sortante. Il est possible de créer plusieurs vues afin d’afficher la facture sortante de différentes manières avec des informations variées.

Si le bouton de recherche détaillée est également activé, le tableau contient une ligne d’en-tête supplémentaire et des informations détaillées.

La description générale de l’espace de travail se trouve dans la documentation du Cockpit.

Pour obtenir des informations sur la signification des colonnes, se référer aux explications figurant dans l’article Requête de factures clients.

Actions liées à l’application

L’application se trouve aussi bien dans la structure Vente que dans la structure Comptabilité. Les actions disponibles diffèrent.

Les actions liées à l’application sont disponibles dans l’application Cockpit : Factures clients au sein de la structure Vente, et sont décrites dans les chapitres suivants :

  • Action [Emettre des copies de factures]
  • Action [Annuler et émettre la facture]
  • Action [Finaliser et émettre facture incorrecte]

Les chapitres suivants décrivent les actions liées à l’application, qui sont proposées dans l’application aussi bien dans la structure Vente que dans la structure Comptabilité :

  • Action [Transmettre factures]
  • Actions pour les listes de factures

Action [Emettre des copies de factures]

Cette action doit être utilisée pour imprimer une copie de chacune des factures sélectionnées.

Les conditions préalables et les effets de l’action sont décrits dans la pièce justificative Requête de factures clients.

Action [Annuler et imprimer la facture]

Cette action permet de générer et d’envoyer des pièces justificatives d’annulation pour les factures sélectionnées. L’action n’est disponible que si la fonction Autoriser l’annulation en masse des reçus via les autorisations est attribuée à l’utilisateur.

Les autres exigences et effets, ainsi que les paramètres de la fenêtre de dialogue pour cette action, sont décrits dans la documentation Requête de factures clients.

Action [Finaliser et émettre facture incorrecte]

Cette action attribue des numéros de facture aux factures sélectionnées et effectue les calculs finaux. Aucun poste supplémentaire n’est ajouté à la facture. Ensuite, les factures sont envoyées.

Pour pouvoir utiliser l’action, des autorisations administratives pour les factures sortantes sont nécessaires.

Les factures sortantes invalides, qui peuvent être complétées à l’aide de cette action, doivent remplir les conditions suivantes :

  • Le statut général de la facture est Invalide
  • La facture n’a pas de numéro
  • La facture n’est pas une facture annulée

Attention
Les factures annulées invalides peuvent être complétées en sélectionnant les factures originales et en régénérant les factures annulées à l’aide de l’action [Annuler et émettre facture]. Les factures annulées invalides qui ont été générées à partir de corrections de factures sont complètement supprimées par cette action.


Action [Transmettre factures]

Cette action permet de transférer les factures vers la comptabilité financière.

Les factures clients doivent avoir les statuts suivants lorsqu’elles sont transférées vers la comptabilité financière :

  • Statut général :
    • Non annulé
    • Annulé
  • Statut de transmission :
    • Non transmis
      Après exécution de l’action, une fenêtre de dialogue s’ouvre, dans laquelle des paramètres sont proposés pour l’exécution.

Paramètres détaillés :

  • Diminuer des réservations de solde non attribuées – si l’option Diminuer les réservations de solde non attribuées est activée, les réservations de solde du client concerné sont réduites des réservations non attribuées pour les factures clients sélectionnées. Les factures clients sont ensuite transmises.

Attention
Ce champ n’est affiché que si la fonction Solde débiteur est activée pour au moins une société dans l’application Paramètres de base.

  • Choix de la date de réservation – dans ce champ, il convient d’indiquer la date de comptabilisation. Les options suivantes sont disponibles :
    • Comme indiqué – ce paramètre permet de saisir une date de réservation
    • Identique à la date du bon – la date de la facture client est utilisée comme date de comptabilisation
  • Date de réservation – dans ce champ, il convient de saisir la date de réservation souhaitée. Le champ est prêt à la saisie si l’option Sélectionner la date de réservation a été définie sur Selon la spécification.

    Attention
    Si le système Varial est utilisé comme système de comptabilité financière, les factures dont le montant brut est de 0,00 ne sont pas transmises. Les informations relatives au centre de coûts et à l’unité de coûts ne sont donc pas disponibles dans Varial.


Actions pour les listes de factures

Lors du travail avec des associations, les listes de factures sont requises dans le processus métier. Dans la liste des factures, toutes les factures individuelles et/ou collectives créées en relation avec les livraisons de marchandises aux membres de l’association sont périodiquement mises à disposition de manière transparente pour l’association.

La liste des factures est envoyée à l’association via EDIFACT et/ou sous forme papier.

Attention
Les listes de factures récapitulent un nombre quelconque de factures clients. À cet effet, l’unité métier suivante est disponible : com.cisag.app.sales.obj.CustomerInvoiceList
L’application Exporter données peut être utilisée pour exporter les listes de factures avec les factures clients qui y sont associées.

Dans le sujet Listes de factures, les actions suivantes sont disponibles et décrites dans les chapitres suivants :

  • Action [Créer listes de factures]
  • Action [Supprimer listes de factures]
  • Action [Emettre listes de factures]


Action [Créer listes de factures]

L’action [Créer listes de factures] sert à générer une liste de factures pour les factures clients sélectionnées, pour lesquelles un partenaire de paiement a été saisi et pour lesquelles aucune liste de factures n’a encore été générée.

Les fonctions suivantes s’appliquent au regroupement des factures clients dans les listes de factures :

  • Entreprise
  • Partenaire de paiement
  • Devise

    Attention
    L’intervalle de numéros enregistré dans l’application Paramètres de base est utilisé pour générer la liste des factures et attribuer le numéro de la liste de factures.


Action [Supprimer listes de factures]

L’action [Supprimer listes de factures] permet de supprimer les listes de factures qui ont été générées pour les factures clients sélectionnées.

Une liste de factures ne peut être supprimée que si elle n’a pas encore été émise.

Action [Emettre listes de factures]

L’action [Emettre listes de factures] permet d’éditer les listes de factures qui ont été générées pour les factures clients sélectionnées.


Attention
Les modèles de pièces justificatives pour les listes de factures ne contiennent pas de fonction de gestion des pièces justificatives. Les paramètres du modèle de pièce justificative du coupon pour la gestion des pièces justificatives n’ont aucun effet.

Personnalisation

Dans l’application Cockpit : Factures clients, les éléments suivants de l’application Paramètres de base sont disponibles ; les réglages suivants sont pertinents dans la fonction Vente, fonction Génération de facture :

  • Fonction Génération de facture, champ Plage de numérateurs listes de factures – il convient d’indiquer le schéma de numérotation de type Listes de factures préalablement créé lors de la génération d’une liste de factures pour les factures clients.L’intervalle de numéros enregistré dans ce champ est utilisé par le système pour déterminer et attribuer automatiquement le numéro de la liste de factures pour toutes les nouvelles listes de factures. Le numéro de la liste de factures sert à identifier de manière unique la liste de factures.
    Pour l’application Cockpit : Factures clients, les éléments suivants sont disponibles dans l’application Paramètres de base dans la fonction Comptabilité :
  • Solde débiteur – le champ Diminuer les réservations de solde non attribuées n’est affiché que si la fonction Solde débiteur est active pour au moins une société.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Cockpit : Factures clients, qui peut être utilisée, par exemple, pour :

  • les autorisations,
  • la configuration des définitions d’activités,
  • l’importation ou l’exportation de données.
    Facture client :

com.cisag.app.sales.obj.CustomerInvoice

L’unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

Données de pièce justificative de vente com.cisag.app.sales.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois à l’aide de rôles d’autorisation et par l’attribution d’organisations. Le concept d’autorisation est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Possibilités spéciales

Pour l’action [Annuler et émettre factures] dans l’application Cockpit : Factures clients, la fonction cross-framework suivante est utilisée :

Permettre l’annulation en masse des coupons :

com.cisag.app.general.order.DocumentCancellation

Les autorisations pour cette fonction peuvent être attribuées dans l’application Rôles d’autorisations.

Tâches organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. À cette fin, il faut activer la fonction Autorisations liées au contenu dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Cockpit : Factures clients soit affichée à une personne dans la zone Vente du menu utilisateur, celle-ci doit être affectée à une organisation intégrée dans la structure organisationnelle Vente.

Pour que l’application Cockpit : Factures clients soit affichée à une personne dans la zone Comptabilité du menu utilisateur, celle-ci doit être affectée à une organisation intégrée dans la structure organisationnelle Comptabilité.

Pour qu’une personne puisse interroger les factures sortantes, l’une des organisations qui lui sont attribuées doit être inscrite dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures clients.

Pour plus d’informations sur le tableau Autorisations ainsi qu’un aperçu complet des autorisations liées au contenu, consulter la pièce justificative Autorisations.

Fonctions spéciales

Il n’existe aucune fonction spéciale pour l’application Cockpit : Factures clients.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Cockpit : Factures clients dans le cadre de la structure Ventes est disponible pour les types de partenaires commerciaux suivants :

  • Clients
  • Représentant

L’application Cockpit : Factures clients dans le cadre de la structure Comptabilité n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.



Extension : Cockpit : Factures fournisseur/Comarch eFacture

Introduction

Ce document décrit l’extension de l’application Cockpit : factures fournisseur pour Comarch e-facture. Une description détaillée de l’application Cockpit : factures d’achat est disponible dans l’article Cockpit : factures fournisseur pour Comarch e-facture.

Espace de travail : Vue e-Facture

Dans la vue e-Facture, les colonnes supplémentaires suivantes sont disponibles et peuvent également être ajoutées à l’en-tête de l’application en tant que champs de recherche :

  • Direction de transmission – cette colonne indique le sens de transmission de la facture via Comarch e-facture
  • Format de la facture – cette colonne indique le format de la facture fournisseur transmise via Comarch e-facture
  • e-Facture – cette colonne affiche le chemin d’accès au fichier de l’e-Facture générée à l’aide de l’application Comarch e-facture. Le fichier est enregistré dans K-store
  • Fichier d’importation – cette colonne affiche le chemin d’accès au fichier d’importation enregistré dans K-store
  • Date de création – cette colonne affiche la date de création de la facture électronique générée à l’aide de Comarch e-facture
  • Expéditeur d’e-mail – cette colonne affiche l’adresse e-mail de l’expéditeur de la facture envoyée par voie électronique
  • Destinataire d’e-mail – cette colonne affiche l’adresse e-mail du destinataire de la facture envoyée par voie électronique
  • Objet – cette colonne affiche l’objet de l’e-mail utilisé pour envoyer l’e-facture
  • Il existe des pièces jointes – cette colonne affiche le nombre de pièces jointes à l’e-mail utilisé pour envoyer l’e-facture


Cockpit : Factures fournisseur

Aperçu du sujet

La description ci-dessous présente l’application Cockpit : Factures fournisseurs. Cette application est utilisée pour rechercher des factures fournisseurs à l’aide de leurs informations de base, telles que le type et le numéro de facture. Grâce à cette application, il est possible d’obtenir un aperçu des factures fournisseurs saisies.

De plus, depuis l’application, il est possible d’exécuter d’autres actions pour un ou plusieurs documents, telles que le transfert de factures ou l’émission de duplicatas de factures.

Définitions des termes

  • Facture fournisseur – la facture fournisseur contient la liste des montants à payer pour des produits livrés ou encore non livrés. Cette facture est un document tiers, qui peut également être une note de crédit.
  • Calcul des coûts supplémentaires – les factures de coûts supplémentaires sont des factures distinctes du fournisseur pour des coûts additionnels liés à la livraison, qui ne sont pas directement inclus dans le prix d’achat des produits individuels. Il peut s’agir, par exemple, de frais de transport, d’assurance ou de douane. La facture de coûts supplémentaires se rapporte à la livraison. Cependant, elle ne doit pas nécessairement provenir du même fournisseur que la livraison.

Description de l’application

L’application Cockpit : Factures fournisseurs peut être utilisée pour obtenir un aperçu de toutes les factures fournisseurs ou d’une sélection d’entre elles. Des options de traitement supplémentaires sont également disponibles :

  • Affichage de la chaîne de documents liés pour un document individuel.
  • Accès à l’application Factures fournisseurs via le numéro du document pour un traitement ultérieur de celui-ci.
  • Exécution d’actions liées à l’application.

L’application se compose d’un espace de requête et d’un espace de travail.

Espace de requête

L’espace de requête se compose de champs de recherche dans lesquels il est possible de définir les données selon lesquelles les factures fournisseurs seront filtrées. En règle générale, les champs de recherche les plus importants sont déjà présents. Cependant, le nombre et la disposition de ces champs peuvent varier.

La zone de requête peut être enregistrée en créant une nouvelle vue dans l’application. Il est possible de déterminer quels champs de recherche seront affichés. Pour cela, il faut sélectionner l’option Mode design, choisir les champs de recherche souhaités et enregistrer la vue.

Une description générale de la zone de requête se trouve dans la documentation Cockpit.

Certains champs de requête sont documentés ci-dessous. Si d’autres champs sont ajoutés, leur description se trouve dans l’article d’aide de l’application Factures fournisseurs.

  • Date de réception – dans ce champ, il est possible de saisir une heure ou une période comme critère de recherche correspondant au moment où la facture fournisseur a été saisie.
  • Type de facture fournisseur – dans ce champ, il est possible de sélectionner un ou plusieurs types de factures fournisseurs servant de critère de recherche.
  • Numéro de facture fournisseur – il est possible d’utiliser un ou plusieurs numéros de facture pour restreindre la recherche.
  • Statut – il est possible de sélectionner le statut du document recherché. Comme caractéristique de recherche, il est possible de choisir un, plusieurs ou tous les statuts suivants :
    • (Tous entrées)
    • Statut général
      • Libéré
      • Liquidé
      • Annulé
      • Non valable
    • Statut postes ouvertes
      • Non transmis
      • Transmis
      • Partiellement payé
      • Entièrement payé
      • Annulé

Attention

Seules les factures fournisseurs qui possèdent l’un des statuts suivants et qui n’ont pas encore été transférées sont transférées vers la comptabilité financière :

  • Prêtes
  • Annulées

  • Organisation commerciale – il est possible de sélectionner l’émetteur de la facture comme critère de recherche. Pour cela, il faut utiliser l’identifiant de l’émetteur de la facture.
    La partie facturante est un partenaire dans la fonction partenaire Fournisseur et en même temps un fournisseur pour la comptabilité financière.
  • Employé responsable – il est possible de choisir le collaborateur responsable de la facture fournisseur comme critère de recherche.
  • Condition de paiement – il est possible de sélectionner les conditions de paiement afin de restreindre la recherche. Les conditions de paiement sont principalement utilisées pour la comptabilisation des créances et des dettes. Les données les plus importantes concernant les conditions de paiement sont :
    • délai de paiement net de la facture,
    • périodes d’escompte,
    • taux d’escompte.
      Les conditions de paiement sont enregistrées dans l’application du même nom.
  • Type de paiement – l’un des critères peut également être le mode de paiement. La méthode de paiement est convenue avec le partenaire, qui détermine la manière dont les paiements pour les services rendus seront effectués, par exemple en espèces ou par prélèvement automatique. Les types de paiement sont enregistrés dans l’application du même nom.
  • Pièce justificative externe – dans ce champ de recherche, il est possible de choisir un document externe comme caractéristique de recherche. Il est également possible d’utiliser une requête de recherche pour définir plusieurs documents externes, par exemple à l’aide des numéros de factures fournisseurs.

Lors de la réception de documents externes d’un partenaire commercial, ceux-ci peuvent être utilisés comme base pour une transaction commerciale. Le document externe contient un numéro et une date de document externe pour identification.

  • Date de la pièce justificative externe – il est possible d’utiliser la fonction calendrier pour sélectionner la date du document externe comme fonction de recherche. La date du document externe fait partie du document externe.
  • Montant total (devise de la pièce justificative) – si nécessaire, il est possible de saisir un ou plusieurs montants totaux comme critères de recherche dans ce champ. Il est également possible de spécifier la devise.
  • Montant global (devise principale) – si nécessaire, il est possible de saisir un ou plusieurs montants totaux comme critères de recherche dans ce champ. La devise de référence s’affiche automatiquement.
  • Firme – il est possible de saisir le numéro de la société partenaire pour restreindre la recherche.
  • Code de suppression – il est possible de restreindre la recherche des factures fournisseurs en précisant si elles comportent un indicateur de suppression. Il est possible de choisir l’une des options suivantes :
    • (Tout)
    • Marqué pour suppression
    • Sans marque de suppression
  • Date d’enregistrement – dans ce champ, il est possible de saisir la date de comptabilisation ou la période de sélection des factures entrantes.
    Le moment ou la période peuvent être définis à l’aide du modèle de saisie pour ce champ.

Après avoir saisi les critères de recherche, il est possible d’effectuer la recherche à l’aide du bouton [Mettre à jour] ou d’appuyer sur la touche [Entrée] du clavier. Le système affiche alors toutes les factures qui répondent aux critères de recherche.

Détails de la recherche

Outre la recherche principale avec les caractéristiques de requête dans la zone de requête, il est également possible d’utiliser la recherche détaillée. Les recherches détaillées peuvent être combinées avec la recherche principale, de sorte que les caractéristiques de requête de la zone de requête et celles de la recherche détaillée soient analysées selon une combinaison logique AND. Dans la ligne de la section de recherche détaillée, une case à cocher est disponible pour permettre la combinaison. Pour chaque recherche détaillée, un bouton séparé est disponible, grâce auquel les résultats correspondants peuvent également être affichés dans l’espace de travail. Si ce bouton est activé, une ligne d’en-tête supplémentaire avec les informations détaillées correspondantes apparaît dans l’espace de travail.

Les recherches détaillées suivantes sont disponibles :

  • Informations sur la réception des marchandises
  • Informations sur la commande d’achat
  • Informations sur l’ordre de distribution
  • Informations sur l’ordre de vente
  • Informations sur la notification de sortie de consignation

Espace de travail, Vue standard

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, dans lequel les factures fournisseurs sont affichées. L’utilisateur peut définir lui-même quelles informations seront affichées pour la facture. Il est possible de créer plusieurs vues afin d’afficher les factures entrantes de différentes manières et avec des informations variées.

Toutes les principales colonnes du tableau de cette vue sont décrites ci-dessous. Si des colonnes supplémentaires ont été ajoutées, leur description peut être trouvée dans le document d’aide de l’application Factures fournisseurs.

  • Type de facture fournisseur – le type de facture fournisseur avec le numéro de facture fournisseur sert à identifier la facture fournisseur.
  • Numéro de facture fournisseur – le numéro de la facture fournisseur est utilisé avec le type de facture fournisseur pour identifier la facture.
  • Organisation commerciale – dans cette colonne, la partie facturante est affichée conformément à la facture fournisseur.
  • Employé responsable – dans cette colonne, le collaborateur responsable de la facture fournisseur est affiché.
  • Date de réception – la date de la facture est affichée conformément à la facture fournisseur.
  • Date d’enregisterment – la date dans cette colonne indique la date d’enregistrement du virement de la facture.
  • Condition de paiement – le délai de paiement correspondant à la facture fournisseur est affiché.
  • Type de paiement – la méthode de paiement correspondant à la facture fournisseur est affichée.
  • Montant total (devise de la pièce justificative) – le montant total de la facture fournisseur est affiché dans la devise du document. La valeur totale dans la devise du document est calculée sur la base de la somme des valeurs nettes des postes de la facture.
  • Montant impôts (devise de la pièce justificative) – le montant de la taxe figurant sur la facture fournisseur est affiché dans la devise du document. La valeur totale est calculée sur la base de la somme des montants de taxe des postes correspondants de la facture.
  • Montant global (devise principale) – le montant total de la facture fournisseur est affiché ici dans la devise de référence. La valeur totale est la somme des valeurs nettes des postes de la facture.
  • Montant impôts (devise principale) – le montant de la taxe de la facture fournisseur est affiché dans la devise de référence. La valeur totale est la somme des montants de taxe correspondant aux postes de la facture.
  • Statut – le statut des factures est affiché dans cette colonne.
  • Code de suppression – si la base de documents contient un indicateur de suppression pour la réorganisation, celui-ci est affiché.

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la réception de marchandises

Après activation du bouton Informations entrée de marchandises, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la réception de marchandises sont affichées :

  • Date d’entrée de marchandises – dans cette colonne est affichée la date de réception de marchandises
    Valeur totale
  • Partenaire de livraison – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur
  • Nom du partenaire de livraison – à cet endroit est affiché le nom du partenaire de livraison
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable
  • Type d’entrée de marchandises – dans cette colonne figure le type de réception de marchandises recherché
  • Numéro d’entrée de marchandises – dans cette colonne figure le numéro de réception de marchandises recherché
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la commande d’achat

Après activation du bouton Informations sur la commande d’achat, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la commande sont affichées :

  • Type de commande d’achat – dans cette colonne figure le type de commande d’achat recherché
  • Numéro de commande d’achat – dans cette colonne figure le numéro de commande d’achat recherché
  • Date de création – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de la commande
  • Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de la commande affichée
  • Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de la commande affichée
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable qui s’occupe de la commande affichée
  • Montant total net (devise de la pièce justificative) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise du document
  • Montant total net (devise principale) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise principale
  • Employé responsable– à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé qui gère la commande affichée

Colonnes de recherche détaillée Informations sur l’ordre de distribution

Après activation du bouton Informations sur l’ordre de distribution, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur l’ordre de distribution sont affichées :

  • Date de création – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de l’ordre
  • Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de l’ordre affiché
  • Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de l’ordre affiché
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable qui s’occupe de l’ordre affiché
  • Montant total net (devise de la pièce justificative) – à cet endroit est affiché le montant total de l’ordre dans la devise du document
  • Montant total net (devise principale) – à cet endroit est affiché le montant total de l’ordre dans la devise principale
  • Type d’ordre de distribution – dans cette colonne figure le type d’ordre de distribution recherché
  • Numéro d’ordre de distribution – dans cette colonne figure le numéro d’ordre de distribution recherché
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé qui gère l’ordre affiché

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la commande de vente

Après activation du bouton Informations sur la commande de vente, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la commande de vente sont affichées :

  • Date de création – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de la commande
  • Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de la commande affichée
  • Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de la commande affichée
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché le nom de l’employé responsable qui s’occupe de la commande affichée
  • Montant total net (devise de la pièce justificative) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise du document
  • Montant total net (devise principale) – à cet endroit est affiché le montant total de la commande dans la devise principale
  • Type de commande de vente – dans cette colonne figure le type de commande de vente recherché
  • Numéro de commande de vente – dans cette colonne figure le numéro de commande de vente recherché
  • Employé responsable – à cet endroit est affiché l’identifiant de l’employé qui gère la commande affichée

Colonnes de recherche détaillée Informations sur la déclaration de sortie de consignation

Après activation du bouton Informations sur la déclaration de sortie de consignation, des colonnes supplémentaires contenant des informations sur la sortie de consignation sont affichées :

  • Date – dans cette colonne est affichée la date d’introduction de la déclaration affichée
  • Type de décl. de prélèv. d’articles en cons. – dans cette colonne figure le type de déclaration recherché
  • Numéro décl. prélèvement articles en consignation – dans cette colonne figure le numéro de déclaration recherché
  • Fournisseur – à cet endroit est affiché l’identifiant du fournisseur de la déclaration affichée
  • Nom du fournisseur – à cet endroit est affiché le nom du fournisseur de la déclaration affichée

Actions liées à l’application

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, les actions suivantes liées à l’application sont disponibles :

Application dans le domaine Achat :

  • Action [Emettre factures fournisseurs]
  • Action [Translettre factures]

Application dans le domaine Comptabilité :

  • Action [Emettre factures fournisseurs]
  • Action [Translettre factures]

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, il est possible de sélectionner les factures affichées et de les exporter à l’aide de cette action.

Action [Translettre factures]

Pour envoyer les factures à la comptabilité financière, l’action [Translettre factures] peut être utilisée. Après avoir sélectionné l’action, une boîte de dialogue s’ouvre, permettant de choisir la date à utiliser comme date de comptabilisation et de définir si le transfert doit être effectué en traitement en arrière-plan.

Les factures entrantes doivent avoir le statut suivant lors de leur transfert à la comptabilité financière :

  • Statut général
    • Prêtes
  • Statut de transfert
    • Non transmis

Statut

Dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, les statuts des factures entrantes sont affichés dans la liste de l’espace de travail. Les informations sur le statut des factures constituent un élément d’information supplémentaire. Le statut permet d’obtenir des informations sur l’état actuel du traitement des factures.

Chaque bon a son propre statut. En plus de ce statut, chaque position a également son propre statut. Le statut du document résume les statuts des positions individuelles, le cas échéant.

Informations sur le statut dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs

Les statuts dans cette application peuvent être utilisés dans le champ portant le même nom dans la zone de requêtes comme fonction de recherche. Après avoir sélectionné un statut spécifique, les factures entrantes correspondant au statut choisi sont affichées dans l’espace de travail.

Les statuts des factures entrantes suivants sont affichés :

Statut général :

  • Liquidé
  • Validé
  • Annulé
  • Non valable

Statut des règlements :

  • Non transmis
  • Transmis
  • Partiellement payé
  • Enitièrement payé
  • Annulé

Personnalisation

Il n’est pas nécessaire de définir des paramètres pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs dans l’application Paramètres de base.

Unités métiers

L’unité métier suivante est pertinente pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs, utilisée par exemple pour :

  • Autorisations
  • Configuration les définitions d’activités
  • Importation ou exporter des données

Facture fournisseur :

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice

L’unité métier appartient au groupe d’unités métiers suivant :

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois via les rôles d’autorisation et par l’attribution à une organisation. Le concept d’autorisation est décrit dans la documentation technique Autorisations.

Fonctionnalités spéciales

Il n’y a pas de fonctionnalités spéciales pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs.

Tâches organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, utilisables ou modifiables. Pour cela, la fonction Autorisations liées au contenu doit être activée dans l’application Paramètres de base.

Pour que l’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le domaine Commandes soit affichée à une personne dans le menu utilisateur, elle doit être assignée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

  • Marchés publics

Pour que l’application Cockpit : Factures fournisseurs soit affichée à une personne dans la structure Comptabilité dans le menu utilisateur, elle doit être assignée à une organisation intégrée à l’une des structures organisationnelles suivantes :

  • Entreprise

Pour qu’une personne puisse rechercher et traiter des données dans l’application Cockpit : Factures fournisseurs, il faut que :

  • l’organisation qui lui est assignée soit entrée dans le tableau Autorisations de l’application Types de factures fournisseurs,
  • via le rôle d’autorisation, l’option Ouvrir soit autorisée pour l’application Factures fournisseurs,
  • la possibilité pour l’unité métier Facture fournisseur soit autorisée.

Plus d’informations sur le tableau Autorisations et un aperçu des autorisations liées au contenu sont disponibles dans la documentation Autorisations.

Fonctions spéciales

Il n’existe aucune fonction spéciale pour l’application Cockpit : Factures fournisseurs.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le domaine Achat est disponible pour les partenaires commerciaux de type Fournisseur.

L’application Cockpit : Factures fournisseurs dans le domaine Comptabilité n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.



Extension : Cockpit : Factures client/Comarch eFacture

Introduction

Ce document décrit l’extension de l’application Cockpit : Factures client pour Comarch e-Facture. Une description détaillée de l’application Cockpit : Factures client  est disponible dans la documentation Cockpit : Factures client .

Espace de travail : Vue e-Facture

Dans la vue e-Facture, les colonnes supplémentaires suivantes sont disponibles et peuvent également être ajoutées à l’en-tête de l’application en tant que champs de recherche :

  • Direction de transmission – cette colonne indique le sens de transmission de la facture via Comarch e-Facture.
  • Nom dans l’outil Comarch e-facture – cette colonne affiche le nom de la facture de vente dans l’outil Comarch e-facture.
  • Format de la facture – cette colonne indique le format de la facture de vente envoyée via Comarch e-facture.
  • Document final – cette colonne affiche le chemin d’accès au document final enregistré dans K-store.
  • Fichier d’exportation – cette colonne affiche le chemin d’accès au fichier d’exportation enregistré dans K-store.
  • e-Facture – cette colonne affiche le chemin d’accès au fichier de la facture électronique générée à l’aide de Comarch e-facture et enregistrée dans K-store.
  • Date de création – cette colonne affiche la date de création de la facture électronique générée à l’aide de Comarch e-facture.
  • Comarch e-facture – statut – les informations sur le statut de l’envoi de la facture de vente via Comarch e-facture sont affichées sous forme d’icône. Lorsque vous passez la souris sur l’icône, le statut actuel du traitement s’affiche.

Actions liées à l’application

Les actions suivantes liées à l’application sont disponibles :

Renvoyer la facture par Comarch e-facture

Cette action ne peut être effectuée que pour les factures clients qui ont le statut Incorrect dans Comarch e-facture. Cette action doit être effectuée après avoir éliminé la cause de l’envoi incorrect de la facture électronique.

Cette action permet de réémettre la facture client dans le format d’e-facture sélectionné et de la transmettre au destinataire de la facture.

Émettre facture sans transmission par e-facture Comarch

Cette action ne peut être effectuée que pour les factures clients qui ont le statut Incorrect dans Comarch e-facture. Cette action doit être effectuée s’il n’est pas possible d’éliminer la cause de l’envoi incorrect de la facture électronique.

Cette action entraîne l’impression du document et son envoi par voie électronique au destinataire de la facture sans nouvelle tentative de transmission par Comarch e-facture. La facture client reçoit le statut Sans transmission dans l’application Comarch e-facture.

Statuts Comarch e-facture

Les statuts suivants sont disponibles dans l’application pour Comarch e-facture :

  • Non-défini – l’envoi de fichiers via Comarch e-facture est désactivé pour les factures clients, le fichier ne sera donc pas envoyé

Attention
Si la facture client pour Comarch e-facture a le statut Non-défini, l’icône de statut Comarch e-facture n’est pas affichée pour cette facture.

  • Liberé – la facture client a été préparée avec des données supplémentaires et est disponible dans le format d’e-facture sélectionné
  • Succès – la facture client a été envoyée avec succès depuis Comarch e-facture au destinataire de la facture
  • Incorrect – la facture client n’a pas pu être envoyée depuis Comarch e-facture au destinataire de la facture. La facture client doit être renvoyée ou annulée et générée à nouveau
  • Sans transmission – la facture client a été imprimée sans être transmise par Comarch e-facture. Ce statut s’affiche pour les factures clients pour lesquelles l’action [Émettre facture sans transmission par e-facture Comarch] a été effectuée


Types de solde débiteur

Aperçu du sujet

Les soldes débiteurs des clients peuvent être utilisés pour régler des factures impayées ou des demandes d’acompte. Cet article décrit le rôle des types de solde débiteur dans le traitement des soldes débiteurs des clients. Cet article fournit des informations sur les valeurs par défaut et les paramètres des soldes débiteurs des clients stockés dans les Types de solde débiteur, ainsi que leur impact sur le traitement et le traitement ultérieur des soldes débiteurs des clients.

Les instructions sur l’utilisation des types de solde débiteur, par exemple comment créer ou modifier des types de solde débiteur, sont disponibles dans l’article Instructions : Types de solde débiteur.

Description de l’application

L’application Types de solde débiteur peut être utilisée pour enregistrer les types de solde débiteur. Ils servent à identifier les soldes des clients et contiennent les paramètres des soldes générés.

Dans l’application Paramètres de base, un type de solde débiteur peut être défini pour chaque entreprise. Le système utilise ce type pour générer le solde débiteur. Ce processus de création est effectué automatiquement dans la comptabilité financière après l’enregistrement du paiement. Si le paiement est attribué à une position ouverte, il peut être compensé pour un montant spécifique. Si une position ouverte de type Acompte est attribuée, le paiement concerne déjà une demande d’acompte. Dans le processus suivant, le solde débiteur généré peut être affiché dans l’application Solde débiteur afin de pouvoir l’attribuer à des pièces justificatives de vente et ainsi réserver le solde.

L’application Types de solde débiteur n’est pas divisée en espace d’identification et espace de travail. Elle ne dispose que d’un seul espace de travail avec des champs de saisie.

Ci-dessous, description des champs disponibles dans l’application :

  • Genre – le type de solde est un identifiant unique saisi lors de la création du type de solde. Si un schéma de numérotation est sélectionné dans l’application Paramètres de base, le champ est rempli automatiquement après avoir sélectionné le bouton [Nouveau] dans la barre d’outils standard.
  • Désignation – la désignation sert d’identifiant supplémentaire. Elle peut contenir un nombre quelconque de chiffres, lettres et caractères spéciaux. Elle facilite la recherche.

    Attention
    Lors de l’utilisation de caractères spéciaux, il convient de noter qu’ils sont, pour des raisons techniques, convertis en symboles de remplacement suivants dans la chaîne de recherche :
    Astérisque (*) devient un trait de soulignement (_)
    Point d’interrogation (?) devient le symbole pourcentage (%)
    L’utilisation du trait de soulignement dans la fonction de recherche entraîne la recherche non seulement du trait de soulignement, mais de tout caractère. Le symbole pourcentage est évalué de la même manière et correspond à aucun, un ou plusieurs caractères. Il est donc recommandé d’éviter l’utilisation de traits de soulignement et de symboles pourcentage dans les chaînes de caractères, car d’autres objets que prévu pourraient être trouvés.
  • Plage de numéros – le schéma de numérotation permet d’attribuer automatiquement un type de solde unique. Dans le Type de solde débiteur, la plage de numéros est sélectionnée, que le système utilise pour générer automatiquement les numéros des nouveaux soldes débiteurs selon le modèle défini. Le schéma de numérotation doit être défini dans l’application Paramètres de base dans la fonction Schémas de numérotation, dans le domaine Comptabilité.

Personnalisation

Pour l’application Types de solde débiteur, les paramètres suivants doivent être définis dans le domaine Comptabilité.

Voir également l’article Paramètres de base : Comptabilité et les sections sur les soldes débiteurs des clients et les plages de numéros.

Fonction principale Comptabilité, sous-fonction Solde débiteur

Dans l’application Paramètres de base, fonction Comptabilité, sous-fonction Solde débiteur, il est possible d’activer d’abord la fonction en cochant le champ Actif pour chaque entreprise, ainsi que de saisir le type dans le champ Types de solde débiteur qui sera utilisé lors de la génération des soldes débiteurs des clients.

Dans les détails :

  • Solde débiteur (sous-fonction) – après activation de cette fonction, les soldes débiteurs des comptes clients sont mis à disposition dans l’application Solde débiteur, ce qui permet de les réserver pour les pièces justificatives de vente. Ces soldes débiteurs mis à disposition comprennent à la fois les acomptes conformément aux exigences relatives aux acomptes et les paiements anticipés. Dans l’application Solde débiteur, il est possible de réserver un solde pour les pièces justificatives de vente. Après activation de cette fonction, les allocations de paiement précédentes effectuées via l’application Attribuer les paiements d’avance sont également remplacées par des réservations et mises à disposition dans l’application Solde débiteur.
  • Types de solde débiteur (champ) – dans ce champ, il faut saisir le type de solde débiteur qui sera utilisé par le système lors de la génération du solde client, pouvant être réservé, par exemple, pour une demande d’acompte ou une autre pièce justificative de vente.

Fonction principale Comptabilité, sous-fonction Schémas de numérotation

La plage de numéros peut être enregistrée dans le champ Schémas de numérotation pour les types de solde débiteur dans l’application Paramètres de base, fonction Comptabilité, sous-fonction Schémas de numérotation. Si une plage de numéros est enregistrée pour l’entreprise sélectionnée dans la barre de titre, le numéro suivant correspondant est proposé après saisie du type.

  • Schémas de numérotation pour les types de solde débiteur – il est possible de sélectionner un schéma de numérotation pour les types de solde débiteur, créé auparavant dans l’application Schémas de numérotation. La plage de numéros stockée dans ce champ est utilisée par le système pour déterminer automatiquement et proposer le numéro du type de solde débiteur. Le numéro du type de solde sert à identifier de manière unique le type de solde débiteur.

Unités métiers

Pour l’application Types de solde débiteur, l’unité métier suivante est pertinente, pouvant être utilisée, par exemple, pour :

  • Autorisations,

  • Configuration la définition des activités,

  • Importation ou exportation des données.

Types de solde débiteur

com.cisag.app.financials.debtorcredit.obj.DebtorCreditType

L’unité métier appartient au groupe suivant d’unités métiers : Données de la pièce justificative comptable

com.cisag.app.financials.OrderData

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois en utilisant des rôles d’autorisations et via l’affectation à une organisation. Le concept d’autorisation se trouve dans la documentation technique Autorisations.

Fonctionnalités spéciales

Pour l’application Types de solde débiteur, il n’y a aucune fonctionnalité spéciale.

Tâches organisationnelles

Si la fonction Autorisations liées au contenu est activée dans l’application Paramètres de base, l’application Types de solde débiteur est affichée à une personne uniquement si une organisation lui a été attribuée dans les données de base du partenaire, figurant dans au moins une des structures organisationnelles suivantes :

  • Client

  • Comptabilité

L’application Types de solde débiteur contient un tableau Autorisations. Pour qu’une personne puisse le modifier, elle doit être affectée à au moins une organisation dans les données principales du partenaire, figurant dans le tableau Autorisations pour le type de solde débiteur.

Le tableau n’est visible que si l’utilisateur a reçu la fonction Afficher les droits d’utilisateur pour l’unité métier correspondante via un rôle d’autorisation. Pour pouvoir modifier les autorisations liées au contenu, l’utilisateur doit également avoir la possibilité de lodifier les autorisations.
De plus, il doit se voir attribuer les autorisations générales pour ouvrir l’application correspondante et pour ouvrir et modifier l’unité métier appropriée.

Plus d’informations sur le tableau Autorisations et un aperçu complet des autorisations liées au contenu sont disponibles dans la documentation Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

Pour l’application Types de solde débiteur, il n’y a aucune fonction spéciale.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Types de solde débiteur n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.



Soldes débiteurs

Solde débiteur est le montant qui a été comptabilisé sur le compte du destinataire, par exemple en raison d’un paiement effectué par le destinataire sur un compte bancaire. Le solde débiteur peut être compensé avec des créances futures, retourné au destinataire (virement bancaire) ou payé en espèces (caisse).

Le présent article décrit comment les soldes débiteurs sont utilisés dans le système et comment l’application du même nom est structurée. Dans le présent article, on peut trouver des informations, entre autres, sur le lien que le solde débiteur peut avoir avec d’autres applications et unités métiers, ainsi que sur la manière dont il est intégré aux processus métiers. Le présent article ne couvre pas la création des soldes de crédits client sur le compte client.

Le rôle des types de soldes débiteurs et la manière dont ils sont enregistrés sont décrits dans l’article Types de soldes débiteurs.

Les instructions concernant la gestion des soldes débiteurs clients, par exemple comment traiter les soldes débiteurs, se trouvent dans l’article Instructions : Solde débiteur.

Description de l’application

Cette application permet d’affecter un solde débiteur à un article de vente (par exemple une demande d’acompte). Cela réserve initialement le crédit pour la compensation avec le service à fournir. Si le service est facturé, le montant réservé est affecté à la facture de vente. Le solde débiteur encore disponible pour attribution est réduit du montant affecté. L’allocation doit être confirmée par comptabilisation par le service de comptabilité financière. Cela signifie que la créance issue de la facture émise est (partiellement) compensée à hauteur de l’allocation confirmée.

Les soldes débiteurs sont créés par comptabilisation sur les comptes des destinataires en comptabilité financière, par exemple dans Comarch ERP Enterprise, sans possibilité d’affecter directement ce crédit à un service. Les soldes débiteurs sont également créés à la caisse, par exemple après réception d’argent du client.

Attention
Cette application peut être utilisée pour affecter les soldes débiteurs à tout moment. Le règlement effectif de la facture de vente ne se fait qu’avec les comptabilisations nécessaires du crédit et de la créance en comptabilité financière.

L’application Solde débiteur se compose d’un en-tête et d’un espace de travail.

En-tête

L’en-tête contient des champs qui identifient de manière unique le solde débiteur et les informations de base généralement pertinentes pour le solde débiteur. D’autres données se trouvent dans les onglets décrits dans les sections suivantes :

  • Onglet Généralités
  • Onglet Attribution de pièce justificative
  • Onglet Firme
  • Onglet Répartitions fiscales – Acomptes
  • Onglet Emission de pièce justificative
  • Onglet Fichiers joints/Textes

Attention
Comment modifier les données d’un article dans l’éditeur d’articles, puis les transférer dans le tableau des articles, se trouve dans les instructions d’utilisation.

Attention
Comarch ERP Enterprise prend en charge la saisie en masse des articles : dans l’éditeur d’articles, on peut utiliser un contrôle spécial au clavier pour l’application des articles afin de saisir les données des articles, y compris plusieurs articles, en utilisant le pavé numérique si nécessaire (utiliser les touches plus et moins au lieu de la touche Tabulation). Ceci est décrit dans les instructions d’utilisation dans la section Contrôle au clavier.

Champs d’identification

Dans l’en-tête de l’application, les champs suivants sont présents :

  • Numéro — identifiant unique du solde débiteur, composé de deux parties : le type de solde débiteur dans le premier champ et le numéro de solde débiteur dans le second. Le type de solde débiteur utilisé avec le numéro de solde permet d’identifier de manière unique le crédit. Il faut noter qu’il n’est pas possible de créer de nouveaux comptes de solde débiteur, ceux-ci sont toujours générés par d’autres processus.
    • Type de solde débiteur – ce champ permet de sélectionner le type de solde débiteur
    • Numéro de solde débiteur – le numéro du solde débiteur est généré automatiquement par le système sur la base du schéma de numérotation défini dans l’application Paramètres de base pour le type de crédit spécifique. Il n’est pas possible de créer de nouveaux soldes de crédit dans cette application.
  • Statut — des icônes de statut peuvent être affichées pour les soldes débiteurs :
    • Statut général
    • Statut de sortie
    • Statut de réservation
    • Statut d’attribution

Plus d’informations se trouvent dans la section Statut et modification du statut.

  • Débiteur — ce champ affiche l’identification du partenaire pour lequel le solde débiteur a été généré. Le partenaire doit être marqué comme client dans les données de base du partenaire. Dans un système multi-sociétés, le solde généré se rapporte à l’entreprise sélectionnée au moment de la génération.

Onglet Généralités

L’onglet Généralités affiche les informations relatives aux soldes et crédits des destinataires.

  • Nom / Adresse — les champs Nom et Adresse sont remplis automatiquement par le système avec les données de base du partenaire. Si nécessaire, le nom et l’adresse de l’article ayant le statut En cours de traitement ou Émis peuvent être modifiés manuellement à l’aide de l’action de sélection ou de l’action de mise à jour.

Attention
Les données modifiées dans ces champs sont enregistrées uniquement dans l’article et non dans les données de base du partenaire. Si le nom ou l’adresse du destinataire a changé dans les données de base, les données actuelles peuvent être transférées vers l’article en utilisant le bouton [Mettre à jour] à droite du champ Nom.

  • A l’attention de — ce champ contient la personne de contact du destinataire. Il est recommandé de saisir la personne de contact générale préférée, qui peut être définie dans les données de base du partenaire destinataire. Plus d’informations sur ce champ se trouvent dans l’article Champ « A l’attention de ».
  • Date de génération — date de création de l’article du solde débiteur. La date se rapporte au fuseau horaire de l’entreprise à laquelle l’article du solde débiteur appartient.
  • Date de la pièce justificative — ce champ affiche la date de l’article du solde débiteur. Cette date est déterminée sur la base de l’article qui a généré le crédit.

Exemple
Date de l’article comptable en comptabilité financière :
Date du reçu utilisé pour encaisser le montant

  • Date d’émission — date de publication de l’article Solde débiteur en tant que confirmation du solde
  • Catégorie de solde — ce champ affiche le type de solde. Les types de solde suivants sont distingués :
    • Acompte — nécessite une répartition fiscale du montant de l’avance selon au moins une clé fiscale (pourcentage d’impôt). Elle est calculée proportionnellement au montant effectivement prélevé lors de l’attribution de la réservation du solde.
    • Autre — ne fait pas l’objet d’une répartition fiscale. Aucune information fiscale n’est fournie.
  • Solde débiteur de substitution— si le solde du client n’a pas été confirmé par la Comptabilité financière, parce qu’il a été généré à l’avance, cet article du solde débiteur reçoit le statut Incorrect. Un autre article de solde, comptabilisé par la Comptabilité financière, est généré en remplacement. Cet article de remplacement est affiché dans ce champ sur le coupon de solde débiteur invalide du client. Cela permet à l’utilisateur de modifier les réservations déjà saisies dans le coupon de solde débiteur invalide du client.
  • Catégorie de pièce justificative de génération — ce champ affiche le type d’article à partir duquel le document du solde débiteur a été créé. Le type d’article approprié dépend du système.

Exemple
Les types d’articles suivants peuvent être affichés :
Article comptable Comptabilité financière — le solde a été prélevé via le système de comptabilité financière par une écriture sur le compte
Encaissement — prélèvement du solde par le fonds

  • Relation de pièce justificative — ce champ affiche l’identification du document ou le numéro du document sur la base duquel le document Solde débiteur a été créé
    Montant de l’article — ce champ affiche le montant du solde dans la devise de l’article
  • Solde réservable — ce champ affiche le montant encore réservable. Ce montant correspond donc à la différence entre le montant du document et le solde déjà réservé dans la devise de l’article. D’autres réservations d’articles (par exemple, commandes de vente, demandes d’avance) peuvent être saisies dans la limite du solde réservé.
  • Solde réservé — ce champ affiche le montant réservé par le documentdans la devise de l’article
  • Solde attribué — ce champ affiche le montant déjà attribué par l’article pour les créances dans la devise du document

Onglet Attribution de pièce justificative

Dans l’onglet Attribution de pièce justificative, l’identification du document de vente attribué au solde du client ainsi que d’autres informations provenant de la Comptabilité financière sont affichées, par exemple l’objet, qui peut provenir d’un document bancaire.

Description des champs disponibles dans l’onglet :

  • Désignation — ce champ affiche l’objet initial d’utilisation, transmis par exemple par la banque. Il sert de référence pour l’attribution manuelle du solde débiteur à un article de vente.
  • Suggestion d’attribution de pièce justificative — ce champ texte affiche les types et numéros des documents déterminés par la Comptabilité financière sur la base de l’objet du document Solde débiteur, utilisés pour tenter une attribution automatique de l’article. Ces informations servent à vérifier et améliorer les instructions définies (par exemple, le profil d’objet), qui convertissent automatiquement un objet de virement bancaire purement textuel en identification d’article. Elles aident également l’utilisateur à déterminer l’article (ou les articles) correct(s) pour lequel le solde client doit être réservé.
  • Catégorie de pièce justificative d’attribution — ce champ affiche le type d’article auquel le ducument Solde débiteur a été attribué. Les types d’articles d’attribution dépendent du système. Il peut s’agir par exemple de :
    • Commande de vente
    • Demande d’avance
  • Relation de pièce justificative d’attribution — ce champ affiche l’identification définie du document de vente. Si un article Solde débiteur a été créé directement pour la comptabilisation d’une demande d’avance, ce champ affiche la référence de l’article à la demande d’avance. Cette référence est utilisée pour réserver automatiquement le solde pour les articles auxquels la demande d’avance se rapporte. Si le paiement concerne une ou plusieurs commandes de vente sans demande d’avance, ce champ affiche le premier article de référence.

Onglet Firme

Dans cet onglet, les données d’identification de l’entreprise ayant prélevé le solde débiteur peuvent être consultées.

Description détaillée des champs disponibles :

  • Firme — ce champ affiche l’identifiant du partenaire de l’entreprise ayant prélevé le solde du client. Il s’agit de l’entreprise pour laquelle l’article Solde débiteur a été créé.
  • Nom / Adresse — les champs Nom et Adresse sont remplis automatiquement par le système sur la base des données de base du partenaire
  • Employé responsable — ce champ permet de saisir l’identifiant du partenaire employé responsable de l’entreprise

Onglet Répartitions fiscales – Acomptes

Dans l’onglet Répartition fiscales — Acomptes, se trouvent des informations supplémentaires sur la répartition de la taxe, provenant du système de comptabilité financière connecté uniquement pour les soldes débiteurs des clients de type Acomptes.

Description détaillée des champs disponibles :

  • Montant net— ce champ affiche la somme de toutes les valeurs nettes
  • Montant impôts — ce champ affiche la somme de tous les montants de taxe
    Le tableau de répartition de la taxe contient les colonnes suivantes :
  • Clé fiscale— cette colonne affiche le code fiscal utilisé lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière. Le code fiscal apparaît une seule fois dans le tableau.
  • Taux d’imposition — cette colonne affiche le taux de taxe en pourcentage utilisé lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière.

    Attention
    Il faut garder à l’esprit que le taux de taxe en pourcentage peut être modifié dans le code fiscal, et que la comptabilité financière utilise le taux de taxe en pourcentage défini pour l’enregistrement du solde débiteur.

 

  • Montant net — cette colonne affiche la valeur nette enregistrée pour le code fiscal affiché lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière
  • Montant impôts — cette colonne affiche le montant de la taxe enregistré pour le code fiscal affiché lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière
  • Montant brut — cette colonne affiche la valeur brut enregistrée pour le code fiscal affiché lors de l’enregistrement de l’acompte dans la comptabilité financière

Onglet Emission de pièce justificative

Les paramètres de sortie des pièces justificatives disponibles sont affichés ou suggérés dans le tableau de l’onglet Emission de pièce justificative. Les paramètres de sortie proviennent du modèle de pièce justificative. Le modèle utilisé est celui enregistré dans les données de base du partenaire client. S’il manque dans les données de base du partenaire, le modèle utilisé est celui défini dans l’application Paramètres de base, fonction principale Comptabilité, sous-fonction Pièces justificatives.

Plus d’informations sur les paramètres de sortie peuvent être consultées dans le manuel d’utilisation. Il y est également expliqué quelles autres applications, paramètres système et paramètres utilisateur interviennent dans l’exportation des pièces justificatives et quand ces paramètres s’appliquent.

Colonnes :

  • Catégorie de pièce justificative — cette colonne affiche le type de pièce pour lequel les paramètres de sortie sont affichés dans la ligne. Les types de pièces suivants sont disponibles dans cette application :
    • Confirmation du paiement de l’acompte
    • Confirmation du solde débiteur
  • Support — le support de sortie sur lequel la pièce est imprimée selon le modèle est affiché. Les supports de sortie disponibles sont :
    • Imprimante (sortie vers un fichier également possible)
    • E-mail
    • Fax
      Si plusieurs modèles de pièce justificative existent pour la pièce de retour et qu’ils sont stockés dans les données de base du client ou dans l’application Paramètres de base pour plusieurs supports de sortie, il est possible de sélectionner un support de sortie spécifique.
  • Ligne de communication — le système détermine le lien de communication (numéro de fax ou adresse e-mail) pour les supports Fax et E-mail et l’affiche. Il est possible de modifier ou d’ajouter le numéro de fax ou l’adresse e-mail affichés. Il est également possible d’entrer plusieurs destinataires pour les e-mails, en séparant leurs adresses par une virgule et un espace.

Onglet Fichiers joints / Textes

Les textes, modules de texte et pièces jointes aux fichiers peuvent être enregistrés dans l’onglet
Fichiers joints / Textes. Les textes et pièces jointes enregistrés sont signalés par l’icône de note.

Plus d’informations sur les textes et pièces jointes aux fichiers et leur utilisation peuvent être trouvées dans la documentation Fichiers joints / Textes.

Espace de travail

Dans l’espace de travail se trouve le tableau des positions avec l’éditeur de positions pour la réservation du solde débiteur. Les colonnes et champs sont décrits dans les sections suivantes :

  • Tableau des positions
  • Éditeur de positions

Il faut garder à l’esprit que le solde débiteur peut être réservé, attribué et que l’attribution peut être annulée pour différentes catégories de positions. Les chapitres suivants décrivent les catégories de positions :

  • Type de position Réservation
  • Catégorie de position Attribution
  • Catégorie de position Annulation d’attribution

Type de position Réservation

Le type de position Réservation sert à réserver le solde débiteur pour une pièce de vente. Les positions de réservation sont saisies ou créées via une action. Il s’agit toujours d’une position de base pour laquelle le solde débiteur réservé est affiché.

Catégorie de position Attribution

La catégorie sert à attribuer une pièce justificative de créance, telle qu’une facture de vente, à une ligne de réservation (par ex. une ligne de commande de vente). Cette catégorie de ligne est donc toujours une ligne détaillée pour la ligne principale. Cette ligne détaillée ne peut pas être saisie manuellement. Elle est créée lors de la création de la pièce justificative de créance pour la pièce de vente associée. Pour une ligne d’attribution, le solde attribué à la ligne est affiché.

Catégorie de position Annulation d’attribution

La catégorie sert à annuler une ligne d’attribution. Si une facture de vente a été générée pour une pièce de vente avec un solde débiteur réservé, une ligne d’attribution est créée. Si la facture émise générée est à nouveau annulée, un élément d’annulation d’attribution est automatiquement créé pour libérer à nouveau le montant attribué.

Cette catégorie de ligne est toujours une ligne détaillée pour la ligne principale. Pour une ligne d’annulation d’attribution, le solde attribué à la ligne est affiché avec un signe négatif. De plus, l’identification de la ligne d’attribution (attribution initiale) annulée par la ligne d’annulation d’attribution est affichée.

Tableau des positions

Il contient un aperçu clair des données enregistrées dans l’éditeur de lignes. Certaines données peuvent également être modifiées directement dans la table. Les descriptions de colonnes correspondent aux descriptions des champs dans l’éditeur d’articles.

Des informations supplémentaires sont disponibles dans le chapitre Éditeur de positions.

Actions de la barre d’outils du tableau

En plus des boutons habituels pour les tables, le bouton [Réservation manuelle du solde débiteur] est également disponible. Ce bouton ouvre une fenêtre de dialogue permettant de rechercher des bons ou des lignes afin de réserver un solde pour eux. Les documents et lignes pouvant être recherchés dépendent du système.

Les éléments de la fenêtre de dialogue sont décrits ci-dessous comme exemples de recherche de commandes de vente :

  • Pièce justificative de génération — ce champ permet de choisir si les recherches doivent porter sur des commandes de vente ou sur des lignes de commandes de vente. Ce paramètre est utilisé comme caractéristique de recherche.
  • Firme— ce champ indique l’entreprise qui a utilisé le solde débiteur. La recherche utilise cette entrée comme critère de recherche, et le résultat renvoie les pièces appartenant à cette entreprise.
  • Débiteur — ce champ affiche le client pour lequel le solde client a été comptabilisé. La recherche utilise cette entrée comme fonction de recherche, et le résultat renvoie les pièces dans lesquelles le client a été utilisé comme destinataire de la facture ou partenaire de paiement.
  • Devise — ce champ affiche la devise dans laquelle le solde client a été comptabilisé.

Pour la commande de vente, les champs suivants sont disponibles :

  • Type de commande de vente — le type de commande de vente peut être saisi comme critère de recherche
  • Numéro de commande de vente — le numéro de commande de vente peut être saisi comme critère de recherche
  • Client — l’identifiant du client de la commande de vente peut être saisi comme critère de recherche
  • Destinataire de la facture — l’identifiant du partenaire pour le destinataire de la facture de la commande de vente peut être sélectionné comme critère de recherche
  • Payeur — l’identifiant du partenaire de paiement de la commande de vente peut être sélectionné comme caractéristique de recherche
  • Date de création — la date de création de la commande de vente peut être saisie comme critère de recherche
  • Statut — le statut de la commande de vente peut être sélectionné comme critère de recherche

La liste des résultats contient les données de la pièce justificative selon les paramètres de recherche saisis. Il convient de noter que les colonnes varient selon le document source sélectionné. Le document ou les lignes souhaités doivent être sélectionnés pour les transférer vers la table des lignes ou l’éditeur de lignes.

Sous la liste des résultats se trouve la fonction Suggérer solde réservable.

Cette fonction sert à proposer le solde pouvant être réservé pour la ligne de réservation à créer. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, la première ligne reçoit le montant total possible et nécessaire du solde. Le solde restant éventuel est proposé pour la ligne suivante, et ainsi de suite. Si le solde est épuisé, toutes les lignes suivantes reçoivent la valeur par défaut zéro.

Boutons dans le pied de la fenêtre de dialogue :

  • [Transférer individuellement] — chaque ligne sélectionnée est transférée individuellement vers l’éditeur de lignes comme nouvelle ligne via l’action. Les données peuvent être modifiées dans l’éditeur de lignes. Ensuite, la ligne doit être transférée vers la liste des lignes.
  • [Transférer tout] — cette action permet de transférer toutes les lignes du document vers la liste des lignes comme nouvelles lignes en une seule étape. La pièce de solde sera alors immédiatement enregistrée. Si une erreur survient lors du transfert, le système passe automatiquement en mode [Transférer individuellement].

Éditeur de positions

L’éditeur de lignes est utilisé pour saisir les lignes de solde débiteur. L’éditeur de lignes se compose d’une barre d’outils et d’un onglet, décrits dans les chapitres suivants :

  • Barre d’outils
  • Onglet Généralités

Attention
La manière de modifier les données dans l’éditeur de lignes, puis de les renvoyer vers le tableau des lignes, est décrite dans le mode d’emploi.

Attention
Le système prend en charge la saisie en masse des lignes. Dans l’éditeur de lignes, il est possible d’utiliser un clavier de contrôle spécial pour l’application Documents afin de saisir les données des lignes, y compris plusieurs lignes, si nécessaire à l’aide du pavé numérique du clavier (il faut utiliser les touches plus et moins au lieu de la touche Tab). Ceci est décrit dans le mode d’emploi dans la section Contrôle au clavier.

Barre d’outils

La barre d’outils contient les actions standard, dont les explications se trouvent dans le mode d’emploi. La barre d’outils contient également les éléments suivants :

  • Position/élément — le numéro de position sert à identifier précisément chaque ligne de solde débiteur. Ce numéro peut être utilisé pour relier des lignes spécifiques dans différents documents via la référence à la pièce justificative. Le numéro est généré automatiquement par le système selon le schéma de numérotation défini pour le type de solde débiteur utilisé. Dans le cas des positions de type Réservation, le numéro peut être attribué manuellement dans l’éditeur. Une fois la position transférée dans le tableau, le numéro ne peut plus être modifié. Il n’est pas possible de saisir des positions détaillées pour l’allocation et l’annulation d’allocation. Celles-ci sont créées après la création de la pièce justificative de créances pour la ligne de réservation, telle qu’une facture de vente pour la position de commande de vente correspondante. Les positions sont triées automatiquement par le système en fonction du numéro de position. L’utilisateur ne peut pas modifier directement ce tri. Le tri ne peut être influencé que par l’attribution manuelle des numéros d’articles.

En raison de la numérotation et du tri automatiques, les nouvelles positions peuvent être insérées, mais elles ne peuvent pas être placées entre deux lignes existantes. Les nouvelles positions sont toujours initialement attribuées au numéro suivant et sont triées à la fin des lignes. Il est donc judicieux de définir, dans la plage de numéros, que les éléments sont numérotés par incréments de 5 ou 10. Il est ensuite possible d’ajouter un élément et de lui attribuer manuellement un numéro situé entre les numéros des éléments existants. Résultat : le nouvel élément est trié dans la liste à la position souhaitée entre les éléments existants.

Onglet Généralités

Une description détaillée des champs de l’onglet Généralités est donnée ci-dessous.

  • Type — le type d’élément est affiché à la fois dans le tableau des éléments et dans l’éditeur d’éléments. Les types d’éléments suivants sont distingués :
    • Réservation — la catégorie de ligne Réservation est toujours une ligne principale, utilisée pour réserver le solde client pour une pièce justificative de vente
    • Attribution — la catégorie de ligne Attribution est toujours une ligne détaillée pour une ligne de réservation. Cette catégorie concerne les pièces justificatives auxquelles les fonds réservés dans la ligne principale ont été attribués.
    • Annulation d’attribution — la catégorie de ligne Annulation d’attribution est toujours une ligne détaillée pour une ligne de réservation. Cette catégorie concerne les pièces justificatives pour lesquelles les fonds initialement attribués dans la ligne principale ont ensuite été annulés.
  • Statut — un des statuts suivants est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes :
    • Statut général :
      • Libéré — la ligne a le statut d’allocation Non attribué ou Partiellement attribué
      • Prêt — la ligne a le statut d’allocation Entièrement attribué
    • Statut d’allocation :
      • Non attribué — des réservations peuvent exister. Le solde n’a pas été attribué.
      • Partiellement attribué — les fonds ont déjà été attribués à au moins une réservation
      • Entièrement attribué — le solde a été entièrement attribué
  • Date et heure de création — l’heure de création de la réservation, de l’attribution ou de l’annulation d’attribution est affichée à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes
  • Catégorie de pièce justificative — le type de pièce justificative pour lequel le solde a été réservé ou attribué est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. Le type de pièce justificative dépend du système et de la catégorie de ligne. Les types de pièce justificative suivants peuvent apparaître :
    • Commande de vente
    • Facture sortante
  • Référence à la pièce justificative — la pièce justificative ou la ligne de pièce justificative pour laquelle des fonds ont été réservés ou attribués est saisie ou affichée à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. La référence à la pièce justificative peut être modifiée selon la catégorie de ligne si aucun montant n’a été attribué.
  • Solde réservé — un montant positif doit être saisi pour une ligne de type Réservation dans le tableau des lignes ou dans l’éditeur de lignes, qui doit être réservé à partir du solde client. Le montant maximal à réserver correspond au montant encore disponible pour réservation. Le montant disponible pour réservation est calculé sur la base du solde débiteur diminué des soldes débiteurs déjà réservés. Le montant est enregistré dans la devise du solde client.

Attention
Le montant ne peut pas être inférieur aux fonds déjà attribués à la ligne de réservation. Si les deux montants sont égaux à 0, cela est autorisé et indique que la réservation n’est plus nécessaire. La somme des montants réservés dans toutes les réservations doit être inférieure ou égale au « montant de la pièce justificative » du solde débiteur.

  • Solde réservé ouvert — pour les lignes de type Réservation, le montant réservé mais non attribué pour la pièce justificative est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes.
  • Solde attribué — le montant déjà attribué à une ou plusieurs pièces justificatives selon le montant réservé est affiché à la fois dans le tableau des lignes et dans l’éditeur de lignes. Le montant de ligne correspondant est affiché pour les lignes de type Attribution et Annulation d’attribution. Pour le type Réservation, la somme de toutes les attributions diminuée des annulations d’attribution est affichée. La création des lignes d’attribution dépend du système. Par exemple, la ligne d’attribution est créée sur la base de la facture sortante générée pour la commande de vente pour laquelle le solde débiteur a été réservé.

Actions liées à l’application

L’utilisateur connecté a accès aux actions liées à l’application dans l’application Solde débiteur, qui sont décrites dans les chapitres suivants :

  • Créer et imprimer une confirmation de paiement d’acompte
  • Émettre la copie de confirmation de paiement d’acompte
  • Créer et imprimer une confirmation de solde
  • Imprimer une copie du certificat de solde
  • Réservation automatique
  • Diminuer les réserves de ressources non attribuées

Créer et imprimer une confirmation de paiement d’acompte

Cette action sert à créer et imprimer la pièce justificative Confirmation de paiement d’acompte pour un solde débiteur de type Acompte. Les paramètres de base de la date d’émission et de date d’émission sont disponibles dans la boîte de dialogue pour exécuter cette action. Cette action n’est proposée que lorsque le solde débiteur de type Acompte a à la fois le statut Libéré et le statut Non émis.

Émettre la copie de confirmation de paiement d’acompte

Cette action sert à émettre une copie du certificat d’acompte pour un solde débiteur de type Acompte pour lequel la pièce justificative Confirmation de paiement d’acompte a déjà été générée et émise. Cette action n’est proposée que lorsque le solde débiteur de type Acompte a le statut Émis.

Créer et imprimer une confirmation de solde

Cette action sert à générer et imprimer la pièce justificative Confirmation du solde pour un solde débiteur de type Autre. Les paramètres de base de la date d’émission et de date d’émission sont disponibles dans la boîte de dialogue pour exécuter cette action. Cette action n’est disponible que lorsque le solde débiteur de type Autre a à la fois le statut Libéré et le statut Non émis.

Imprimer une copie de la confirmation de solde

Cette action sert à émettre une copie du certificat de solde pour un solde débiteur de type Autre pour lequel la pièce justificative Confirmation du solde a déjà été créée et émise. Cette action n’est proposée que lorsque le solde débiteur de type Autre a le statut Émis.

Réservation automatique

L’action [Réservation automatique] peut être utilisée pour créer automatiquement des réservations pour un solde débiteur ayant le statut Partiellement réservé ou Libéré et pour lequel aucune réservation n’existe encore. La condition préalable est de se référer à la commande de vente ou à l’élément généré à partir d’une demande d’acompte ou d’une pièce justificative en espèces. Le montant total du solde débiteur est alors réservé.

Diminuer les réserves de ressources non attribuées

L’action [Diminuer les réserves de ressources non attribuées] peut être utilisée pour réduire le solde débiteur réservé qui n’a pas été attribué. Le système vérifie à l’avance si la pièce justificative assignée, par exemple une commande de vente, a le statut Libéré. Seul dans ce cas, l’action suivante est exécutée :

  • le solde réservé du crédit sera réduit au solde crédit attribué si celui-ci est supérieur

  • le solde réservé du crédit est réduit à zéro si rien n’a été attribué

Si la fonction Suppression des réservations de ressources est également active, la réservation du crédit sera supprimée sous les conditions suivantes :

  • le solde réservé du crédit a été réduit à zéro ou était déjà nul

  • le solde des fonds réservés ne comprend ni attribution ni annulation d’attribution

Statut et changements de statut

Les soldes débiteurs et les positions de crédit des débiteurs peuvent avoir différents statuts, décrits dans les sections suivantes :

  • Statut général
  • Statut de sortie
  • Statut de réservation
  • Statut d’attribution

Statut général

Le solde débiteur ainsi que la position de crédit du débiteur ont un statut général, décrit dans les sections suivantes.

Solde débiteur

Les statuts suivants sont associés au statut général du solde débiteur :

  • En cous de traitement — tant que le paiement n’a pas été enregistré dans la comptabilité financière, le solde débiteur a le statut En cours de traitement.

  • Libéré — si la position ouverte correspondante a été enregistrée dans la comptabilité financière, le statut du solde débiteur est changé en Libéré.

  • Incorrect — si le paiement provenant du système comptable ne peut pas être enregistré de la même manière que le solde débiteur a été généré, par exemple si la devise diffère de celle à enregistrer ou si des écarts de montant existent, le statut est défini sur Incorrect. Dans ce cas, le nouveau solde débiteur généré par la comptabilité est utilisé comme référence pour le solde débiteur incorrect.

  • Terminé — le statut Terminé est obtenu lorsque le solde débiteur a été entièrement réservé par une ou plusieurs réservations et que toutes les réservations ont été entièrement attribuées, c’est-à-dire que le montant total du solde a été utilisé.

  • Réorganisation commencée — le statut est disponible si une réorganisation a été commencée mais que la pièce justificative n’a pas encore été entièrement réorganisée.

Position de solde débiteur

Attention
Ce statut n’est pas pris en compte lors de la détermination du statut général du solde débiteur et n’empêche donc pas le règlement.


Le statut général de la position de solde du client montre les statuts suivants :

  • Libéré — la position du solde débiteur a le statut initial Libéré. Dans le cas des positions de réservation, le statut change avec l’allocation des pièces justificatives des créances. Pour les positions d’allocation et d’annulation d’allocation, ce statut ne change qu’après comptabilisation et confirmation par la comptabilité financière.

    Attention
    Ce statut n’est pas pris en compte lors de la détermination du statut général du solde du débiteur et n’empêche donc pas le règlement.

 

  • Terminé — si le solde réservé de la position de réservation a été entièrement utilisé par les pièces justificatives des positions d’allocation liées, la position de réservation reçoit le statut Terminé. Si une position d’allocation ou d’annulation d’allocation a été confirmée par la comptabilité et ainsi comptabilisée, elle reçoit le statut Terminé.
Statut de sortie

Le statut d’émission du solde du débiteur montre les statuts suivants :

  • Non émis — selon le type de solde, aucune confirmation du solde débiteur ou confirmation de versement d’acompte n’a été générée ou émise
  • Émis — selon le type de solde, la confirmation du solde débiteur ou la confirmation de versement d’acompte a été générée et émise
Statut de réservation

Le statut de réservation du solde du client montre les statuts suivants :

  • Non réservé — le solde n’a pas été réservé
  • Partiellement réservé — le solde a été partiellement réservé
  • Entièrement réservé — le solde a été réservé
Statut d’attribution

Tant le solde du débiteur que la position de solde du débiteur ont un statut d’attribution :

Solde débiteur

Le statut d’allocation du solde du débiteur montre les statuts suivants :

  • Non attribué — des réservations peuvent exister, mais elles manquent d’allocation
  • Partiellement attribué — des fonds ont déjà été attribués pour au moins une réservation. Aucune allocation supplémentaire n’a été effectuée.
  • Entièrement attribué — l’intégralité du solde du débiteur a été attribuée
Position de solde du débiteur

Le statut d’allocation de la position de solde du débiteur montre les statuts suivants :

  • Non attribué — des réservations peuvent exister, mais il manque des allocations
  • Partiellement attribué — des fonds ont déjà été attribués pour au moins une réservation. Aucune allocation supplémentaire n’a été effectuée.
  • Entièrement attribué — l’intégralité du solde réservé a été attribuée

Personnalisation

Pour l’application Solde débiteur, les paramètres suivants dans la fonction principale Compabilité sont pertinents.

Fonction Solde débiteur

  • Solde débiteur — après activation de cette fonction, les soldes des comptes clients sont mis à disposition dans l’application Solde débiteur, ce qui permet de les réserver pour des pièces justificatives de vente. Ces soldes mis à disposition incluent à la fois les acomptes conformément aux exigences en matière d’acomptes et les paiements anticipés. Dans l’application Solde débiteur, il est possible de réserver le solde pour des pièces justificatives de vente. Après activation de cette fonction, les allocations de paiements précédentes effectuées via l’application Paramètres de base sont également remplacées par des réservations et mises à disposition dans l’application Solde débiteur.
  • Catégorie de solde débiteur — dans ce champ, il faut saisir le type de solde débiteur que le système utilisera lors de la génération du solde client, pouvant être réservé par exemple pour une demande d’acompte ou une autre pièce justificative de vente

Fonction Documents

  • Documents — si la fonction de solde client est active, la fonction Documents peut également être utilisée pour stocker les paramètres du type de pièce justificative Confirmation du solde débiteur, tels que le modèle de pièce justificative ou les fichiers/textes joints

Unités métiers

Pour l’application Solde débiteur, l’unité métier suivante est pertinente et peut être utilisée par exemple pour :

  • Autorisations
  • Configurations des définitions d’activités
  • Importations ou exportations des données.

Solde débiteur

com.cisag.app.financials.debtorcredit.obj.DebtorCredit

Autorisations

Les autorisations peuvent être attribuées à la fois à l’aide de rôles d’autorisations et via l’affectation à une organisation. Le concept d’autorisation est décrit dans la pièce justificative technique Autorisations.

Compétences spéciales

Pour l’application Solde débiteur, les fonctions spéciales suivantes sont liées aux activités. Les autorisations pour ces fonctions peuvent être attribuées dans l’application Rôles d’autorisations.

  • Substitution des modèles de pièce justificative
    com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions

Cette fonction permet de modifier à tout moment les paramètres de sortie définis dans le modèle de pièce justificative dans la boîte de dialogue de sortie lors de l’impression de la pièce justificative.

  • Utiliser un autre expéditeur d’e-mail
    com.cisag.sys.services.output.UseDifferentMailFrom

Cette fonction permet de changer l’adresse e-mail de l’expéditeur dans la boîte de dialogue de sortie lors de l’impression des pièces justificatives.

  • Utiliser un autre expéditeur de fax
    com.cisag.sys.services.output.UseDifferentFaxSender

Cette fonction permet de changer le numéro de fax de l’expéditeur dans la boîte de dialogue de sortie lors de l’envoi des pièces justificatives.

Tâches organisationnelles

Les structures organisationnelles servent à contrôler quelles données sont visibles, exploitables ou modifiables. Pour cela, il faut activer la fonction Autorisations liées au contenu dans l’application Paramètres de base.

Pour qu’une personne puisse utiliser Solde débiteur, elle doit être affectée à une organisation intégrée dans l’une des structures organisationnelles suivantes :

  • Client
  • Comptabilité

Pour qu’une personne puisse ouvrir le solde débiteur ou modifier les données qu’il contient, l’une des organisations qui lui est assignée doit être saisie dans le tableau Autorisations de l’application Types de solde débiteur.

Plus d’informations sur le tableau Autorisations et un aperçu complet des autorisations liées au contenu se trouvent dans la pièce justificative Autorisations liées au contenu.

Fonctions spéciales

Pour l’application Solde débiteur, il n’y a aucune fonction spéciale.

Autorisations pour les partenaires commerciaux

L’application Solde débiteur n’est pas disponible pour les partenaires commerciaux.



Instructions : Soldes débiteurs

Aperçu du sujet

Cet article décrit les instructions de fonctionnement dans l’application Solde débiteur. Les instructions contiennent des directives, par exemple comment saisir ou modifier un solde ou quelles sont les conditions préalables et les conséquences d’une action donnée.

La description de l’application Solde débiteur, qui comprend également les descriptions des champs et des actions, se trouve dans la pièce justificative Solde débiteur.

Actions standard

Les instructions d’utilisation de l’application Solde débiteur correspondent aux instructions générales pour les applications avec pièces justificatives, qui se trouvent dans l’article Instructions : Documents.

Actions liées à l’application

Établir et émettre une confirmation de paiement d’acompte

Cette action sert à générer et envoyer la pièce justificative Confirmation d’acompte pour un solde client de type Acompte. Les paramètres de la date d’émission et de date d’émission sont disponibles dans la fenêtre de dialogue pour exécuter cette action. Cette action n’est proposée que si le solde client de type Acompte a à la fois le statut Libéré et le statut Non émis.

Conditions préalables

  • La pièce justificative doit être enregistrée et libérée
  • Le paramètre Catégorie de solde doit être Acompte
    La pièce justificative n’a pas encore été générée et émise

Instructions

  1. La première étape consiste à ouvrir l’application Solde débiteur.
  2. Ensuite, sélectionner le solde client pour lequel la confirmation de versement d’acompte doit être générée et émise.
  3. Dans la barre d’outils standard, sous le bouton Actions, sélectionner l’action [Émettre la copie de confirmation de paiement d’acompte].
    Une fenêtre de dialogue s’ouvre.
  4. Si nécessaire, modifier les paramètres de la date d’émission et la date d’émission dans l’onglet Paramètres.
  5. Si nécessaire, modifier les paramètres de fond et de sortie.
  6. Ensuite, choisir l’un des boutons en bas de la fenêtre pour exécuter l’action.
    Le système génère la pièce justificative Confirmation d’acompte avec un délai ou immédiatement et l’envoie sur le support d’émission ou le support de sortie spécifié, au format conforme au modèle de pièce justificative enregistré ou sélectionné.

Émettre une copie de la confirmation de paiement d’acompte

Cette action sert à émettre une copie de la confirmation d’acompte pour un solde client de type Acompte, pour lequel la pièce justificative Confirmation d’acompte a déjà été générée et émise. Cette action n’est proposée que si le solde client de type Acompte a le statut Émis.

Conditions préalables

  • La pièce justificative doit être enregistrée et libérée
  • Le type de solde est défini comme Acompte
  • La pièce justificative a déjà été générée et émise

Instructions

  1. La première étape consiste à ouvrir l’application Solde débiteur.
  2. Ensuite, sélectionner le solde client pour lequel une copie de la confirmation de versement d’acompte doit être émise.
  3. Dans la barre d’outils standard, sous le bouton [Actions], sélectionner l’action [Emettre une copie de la confirmation de paiement d’acompte].
    Une fenêtre de dialogue s’ouvre.
  4. Si nécessaire, modifier les paramètres de fond et de sortie.
  5. Ensuite, choisir l’un des boutons en bas de la fenêtre pour exécuter l’action.
  6. Le système génère une copie différée ou immédiate de la pièce justificative Confirmation d’acompte et l’envoie sur le support d’émission ou le support de sortie spécifié, au format conforme au modèle de pièce justificative enregistré ou sélectionné.

Établir et émettre une confirmation de solde

Cette action sert à générer et envoyer la pièce justificative Confirmation de solde pour un solde client de type Autre. Les paramètres de la date d’émission et date d’émission sont disponibles dans la fenêtre de dialogue de l’action. Cette action n’est disponible que si le solde client de type Autre a à la fois le statut Libéré et le statut Non émis.

Exigences préalables

  • La pièce justificative sera enregistrée et libérée
  • Le type de solde est défini sur Autre
  • La pièce justificative n’a pas encore été générée et émise.

Instructions

  1. La première étape consiste à ouvrir l’application Solde débiteur.
  2. Ensuite, il faut sélectionner le solde du client pour lequel la confirmation de solde doit être générée et émise.
  3. Dans la barre d’outils standard, sous le bouton [Actions], il faut sélectionner l’action [Établir et émettre une confirmation de solde].
    Une boîte de dialogue s’ouvre.
  4. Si nécessaire, il faut modifier les paramètres de date et la date d’émission dans l’onglet Paramètres.
  5. Si nécessaire, il faut modifier les paramètres de fond et de sortie.
  6. Ensuite, il faut sélectionner l’un des boutons en bas de la fenêtre pour exécuter l’action.
    Le système génère la pièce justificative Confirmation de solde débiteur avec retard ou immédiatement et l’envoie sur le support de sortie ou le média de publication spécifié, au format conforme au modèle de pièce justificative enregistré ou sélectionné.

Émettre copie de confirmation de solde

Cette action sert à émettre une copie de la confirmation de solde pour le solde client de type Autre, pour lequel la pièce justificative Confirmation de solde a déjà été créée et émise. Cette action est proposée uniquement si le solde client de type Autre a le statut Émis.

Exigences préalables

  • La pièce justificative sera enregistrée et libérée
  • Le type de solde est défini sur Autre
  • La pièce justificative a déjà été générée et émise

Instructions

  1. La première étape consiste à ouvrir l’application Solde débiteur.
  2. Ensuite, il faut sélectionner le solde du client pour lequel une copie de la confirmation de solde doit être générée.
    Dans la barre d’outils standard, sous le bouton [Actions], il faut sélectionner l’action [Émettre copie de confirmation de solde].
    Une boîte de dialogue s’ouvre.
  3. Si nécessaire, il faut modifier les paramètres de fond et de sortie.
  4. Ensuite, il faut sélectionner l’un des boutons en bas de la fenêtre pour exécuter l’action.
  5. Le système génère une copie retardée ou immédiate de la pièce justificative Confirmation de solde débiteur et l’envoie sur le support ou le média de sortie spécifié, au format conforme au modèle de pièce justificative enregistré ou sélectionné.

Réservation automatique

L’action [Réservation automatique] peut être utilisée pour créer automatiquement des réservations pour le solde client ayant le statut En cours de traitement ou Libéré et pour lequel aucune réservation n’existe encore. La condition préalable est qu’il y ait un lien avec une commande client ou une ligne générée à partir d’une demande d’acompte ou d’une pièce justificative de caisse. La totalité du solde du client est réservée à cet effet.

Exigences préalables

  • La pièce justificative est enregistrée et a le statut En cours de traitement ou Libéré
  • Aucune réserve ne concerne le solde des créances
  • La pièce justificative se rapporte à une commande client ou une ligne générée à partir d’une demande d’acompte ou d’un reçu de caisse

Instructions

  1. La première étape consiste à ouvrir l’application Solde débiteur.
  2. Ensuite, il faut sélectionner le solde du client pour lequel une réservation doit être générée automatiquement.
  3. Dans la barre d’outils standard, sous le bouton [Actions], il faut sélectionner l’action [Réservation automatique].
    Une boîte de dialogue s’ouvre.
  4. Si nécessaire, il faut modifier le paramètre Confirmer automatiquement les avertissements dans l’onglet Paramètres.
    Si nécessaire, il faut modifier les paramètres de fond et de sortie.
  5. Ensuite, il faut sélectionner l’un des boutons en bas de la fenêtre pour exécuter l’action.
  6. Le système génère les réservations pour le solde du client avec retard ou immédiatement.

Diminuer les réservations de ressources non attribuées

L’action [Diminuer les réservations de ressources non attribuées] peut être utilisée pour réduire le solde réservé qui n’a pas été attribué. Le système vérifie à l’avance si la pièce justificative attribuée, par exemple une commande client, a le statut Terminé. Seule dans ce cas l’action suivante est effectuée :

  • Le solde de solde débiteur réservé sera réduit au solde de solde débiteur attribué, s’il est supérieur
  • Le solde du solde réservé est réduit à zéro si rien n’a été attribué
  • Si la fonction Suppression des réservations de ressources est également active, la réservation de solde sera supprimée dans les conditions suivantes :
    • Le solde de solde débiteur réservé a été réduit à zéro ou était déjà nul
    • Le solde des fonds réservés ne comprend ni allocation ni désallocation

Exigences préalables

  • La pièce justificative est enregistrée et a le statut En cours de traitement ou Émis
  • Il existe des réserves sur le solde des créances
  • La pièce justificative attribuée (par ex. commande client) a le statut Terminé

Instructions

  1. La première étape consiste à ouvrir l’application Solde débiteur.
  2. Ensuite, il faut sélectionner le solde du client pour lequel la réservation de solde doit être réduite.
  3. Dans la barre d’outils standard, sous le bouton [Actions], il faut sélectionner l’action [Diminuer les réservations de ressources non attribuées].
    Une boîte de dialogue s’ouvre.
  4. Si nécessaire, il faut modifier le paramètre Suppression des réservations de ressources dans l’onglet Paramètres.
  5. Si nécessaire, il faut modifier les paramètres de fond et de sortie.
  6. Ensuite, il faut sélectionner l’un des boutons en bas de la fenêtre pour exécuter l’action.
  7. Le système réduit les réservations de solde non attribuées avec retard ou immédiatement.


Tableau de bord : Solde débiteur

Aperçu du sujet

L’application Tableau de bord : Solde débiteur sert principalement à rechercher les soldes débiteurs des clients à l’aide de leurs informations de base, telles que le type et le numéro de solde débiteur. Cette application permet d’obtenir un aperçu des soldes débiteurs enregistrés. De plus, depuis l’application, il est possible d’effectuer d’autres actions pour un ou plusieurs documents, comme la génération de confirmations d’acomptes.

Une description générale des applications de type cockpit, couvrant la gestion de la zone de requête et de l’espace de travail, se trouve dans la documentation des Cockpit. Les informations concernant Paramètres de base, Unités métiers et Autorisations liées au contenu sont disponibles dans la documentation de Solde débiteur, qui décrit l’application Solde débiteur.

Description de l’application

Avec l’application de requêtes Tableau de bord : Solde débiteur, il est possible d’obtenir un aperçu de tous les soldes débiteurs ou d’une sélection de ceux-ci. D’autres options de traitement sont également disponibles, telles que :

  • Affichage de la chaîne de pièces justificatives pour un document unique.

  • Accès à l’application via le numéro de document du Solde débiteur pour un traitement ultérieur du document.

  • Définition et suppression de l’indicateur de suppression pour une réorganisation.

  • Exécution des actions liées à l’application.

L’application se compose d’un espace de requête et d’un espace de travail.

Espace de requête

Les champs de requête sont stockés dans l’espace de requête.

En règle générale, les champs de requête les plus importants sont déjà disponibles. Cependant, le nombre et la disposition des champs peuvent être adaptés.

La zone de requête peut être enregistrée en créant une nouvelle vue dans l’application. Il est possible de définir quels champs de requête seront affichés. Pour ce faire, il faut sélectionner le Mode design, choisir les champs de requête souhaités et enregistrer la vue.

Une description générale de la zone de requête est disponible dans l’article Cockpit.

Pour obtenir des informations sur la signification des champs, se référer aux explications dans la documentation de Solde débiteur.

Détails de la recherche

En plus de la recherche principale avec les caractéristiques de la requête dans l’espace de requête, il est également possible d’utiliser une recherche détaillée. Les recherches détaillées peuvent être combinées avec la recherche principale, de sorte que les caractéristiques de la requête de la zone de requête et celles de la recherche détaillée soient analysées comme une opération AND. Dans la ligne de la section de recherche détaillée, une case à cocher permet cette combinaison. Pour chaque recherche détaillée, un bouton distinct permet d’afficher les résultats correspondants dans l’Espace de travail. Si ce bouton est actif, une ligne d’en-tête supplémentaire avec les informations détaillées correspondantes apparaît dans l’espace de travail.

Les recherches détaillées disponibles sont les suivantes :

  • Réservations

  • Affectations

  • Répartition de la taxe – acomptes

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau contient les données du Solde débiteur. Il est possible de déterminer quelles informations sur le solde débiteur seront visibles. Pour afficher les données du solde débiteur de différentes manières et avec différentes informations, plusieurs vues peuvent être créées.

Si le bouton de recherche détaillée est également activé, le tableau contient une ligne d’en-tête supplémentaire et des informations détaillées.

Une description générale de l’espace de travail est disponible dans l’article Cockpit.

Pour obtenir des informations sur la signification des colonnes, se référer aux explications dans la documentation de Solde débiteur.

Actions liées à l’application

Dans l’application Tableau de bord : Solde débiteur, les actions suivantes sont disponibles :

  • [Établir et émettre une confirmation de statut de paiement d’acompte]
  • [Émettre la copie de la confirmation de paiement d’acompte]
  • [Établir et émettre une confirmation de solde]
  • [Émettre la copie de confirmation de paiement d’acompte]
  • [Réservation automatique]
  • [Diminuer les réservations de ressources non attribuées]

Les descriptions de ces actions se trouvent dans la documentation de Solde débiteur.



Tableau de bord : Soldes débiteur de destinataire/réservations

Aperçu du sujet

L’application Tableau de bord : Solde débiteur/réservations sert principalement à vérifier les crédits débiteurs sur la base des informations relatives à leurs postes, telles que le type et le numéro du crédit du débiteur ainsi que le crédit réservé. Cette application permet d’obtenir une vue d’ensemble des réservations de crédits débiteurs enregistrées. Il est possible de créer plusieurs vues pour consulter les réservations de reconnaissance des créances de différentes manières et avec des informations variées.
La description générale principale de l’application, incluant la gestion des requêtes et de l’espace de travail, se trouve dans l’article Paramètres de base pour les applications de type Cockpit. Les informations relatives à la personnalisation, aux entités commerciales et aux autorisations figurent dans l’article Solde débiteur, qui décrit l’application du même nom. Les sujets suivants se rapportent spécifiquement à l’application Tableau de bord : Solde débiteur/réservations.

Description de l’application

L’application Tableau de bord : Solde débiteur/réservations permet d’obtenir une vue d’ensemble de toutes les réservations de crédits débiteurs, ou d’une sélection. En outre, d’autres options d’édition sont disponibles :

  • Affichage de la chaîne de pièces justificatives liées pour un poste individuel
  • Utilisation du numéro de pièce justificative pour accéder à l’application Solde débiteur afin de poursuivre l’édition de pièce justificative
  • Exécution d’actions liées à l’application

L’application se compose d’un espace de requête et d’un espace de travail.

Espace de requête

Les champs de requête sont enregistrés dans l’espace de requête. En règle générale, les champs de requête les plus importants sont déjà disponibles. Cependant, le nombre et la disposition des champs peuvent être adaptés selon les besoins.

Les champs dans la zone de requête peuvent être ajoutés via l’option Définir champs de recherche, accessible par un clic droit dans la zone de requête. Cela permet de créer une vue personnalisée pour les applications de type Cockpit, via le Mode design disponible par un bouton dans le coin droit de la barre d’outils.

Une description générale de la zone de requête se trouve dans l’article Paramètres de base pour les applications de type Cockpit.

Les informations concernant la signification des champs figurent dans les explications de l’article Solde débiteur.

Recherche détaillée

Outre la recherche principale à l’aide des fonctions de requête dans la zone de requête, une recherche détaillée peut également être utilisée. Les recherches détaillées peuvent être combinées avec la recherche principale de manière à ce que les caractéristiques de requête de la zone de requête et celles de la recherche détaillée soient évaluées en combinaison AND. Une case à cocher est disponible pour cette combinaison dans la ligne de section de la recherche détaillée. Pour chaque recherche détaillée, un bouton distinct permet d’afficher les résultats correspondants dans l’espace de travail. Si ce bouton est activé, une ligne d’en-tête supplémentaire contenant les informations détaillées correspondantes apparaît dans l’espace de travail.
La recherche détaillée suivante est disponible :

  • Attributions

Espace de travail

Dans l’espace de travail, un tableau est disponible, affichant les informations comptables requises pour les postes. L’utilisateur peut déterminer quelles informations seront affichées pour chaque poste. Plusieurs vues peuvent être créées afin d’afficher les postes de différentes manières avec des informations variées.

Si le bouton de recherche détaillée est également activé, le tableau contient une ligne d’en-tête supplémentaire et des informations détaillées.

Une description générale de l’espace de travail se trouve dans l’article Paramètres de base pour les applications de type Cockpit.

Pour les informations relatives à la signification des colonnes, se reporter aux explications de l’article Solde débiteur.

Actions liées à l’application

L’action suivante est disponible dans l’application : [Diminuer les réservations de ressources non attribuées]

L’action [Diminuer les réservations de ressources non attribuées] permet de réduire le crédit réservé qui n’a pas été attribué. Le système vérifie au préalable si le document associé, par exemple une commande client, possède le statut Libéré. Ce n’est que dans ce cas que l’action suivante est exécutée :

  • Le solde de crédit réservé est réduit au solde de crédit attribué s’il est supérieur.
  • Le solde de crédit réservé est ramené à zéro si aucune attribution n’a été effectuée.


Si la fonction Suppression des réservations de ressources est également activée, la réservation de solde est supprimée dans les conditions suivantes :

  • Le solde de crédit réservé a été réduit à zéro ou valait déjà zéro.
  • Le solde des fonds réservés ne comprend ni attribution ni annulation d’attribution.