Chaîne de pièces justificatives

La chaîne de pièces justificatives montre les liens logiques entre les pièces justificatives, ce qui en fait une sorte d’outil de visualisation. En même temps, elle contient des affectations précises, en particulier dans le cas des relations N:M. La chaîne de documents est une ressource de données distincte.  Les corrélations de documents sont accessibles à partir du niveau de l’en-tête et du niveau de l’élément du document. Les requêtes sur les relations entre documents peuvent être effectuées aux deux niveaux. Les données sont continuellement mises à jour au fur et à mesure que la réalisation du document en question progresse.

Définitions des termes

Chaîne de pièces justificatives – présente les liens logiques entre les pièces justificatives. Elle permet à l’utilisateur de retracer toutes les pièces justificatives qui composent une transaction commerciale unique.  La chaîne de pièces justificatives présente d’abord les liens logiques des pièces justificatives individuelles, puis leur ordre chronologique. Une chaîne de pièces justificatives typique illustre la séquence des activités au cours d’une transaction, par exemple le devis client, la commande clients, la préparation des commandes, la livraison et la facture.

Références des pièces justificatives – fournit un lien entre la pièce justificative suivante et la pièce justificative d’origine. Si une telle référence existe, les deux pièces justificatives seront affichées dans la chaîne de documents.  Le type et le numéro de la pièce justificative d’origine, ainsi que son numéro d’article, sont utilisés comme références dans la pièce justificative suivante. Cette référence est générée par le système et est accessible au niveau de l’en-tête et des éléments particuliers Les pièces échangées dans la chaîne sont déterminées par les actions effectuées par l’utilisateur, par exemple en créant une préparation de commande, ou en créant manuellement des liens lorsqu’un poste de contrat est affecté à un poste de commande.

Structure des données

Au niveau de l’en-tête, des informations telles que le numéro et la date de la pièce, le statut et le partenaire principal sont généralement disponibles.

Les informations concernant le numéro du poste de la pièce, la date, l’article, le statut et la quantité de l’article sont généralement disponibles au niveau des données du poste.

Les liens entre les pièces avec un type de pièce d’origine et cible définis sont enregistrés dans la base de données une seule fois.  Le sens inverse est créé en inversant ce lien, et comme il n’est pas requis, il n’est pas sauvegardé dans la base de données pour des raisons d’économie d’espace.

Présentation

La chaîne de pièces justificatives fait partie de l’espace de navigation. La chaîne de pièces justificatives pour la pièce actuellement affichée ou sélectionnée dans l’application de type liste est présentée ici.

La chaîne de pièces justificatives peut être mise à jour manuellement à l’aide de l’action de mise à jour. L’utilisateur peut l’effectuer soit pour l’en-tête (par défaut), soit pour l’élément sélectionné, la dernière sélection étant conservée pour chaque instance de l’application et immédiatement disponible dès son ouverture.

Le document ou l’élément de document actuellement affiché est mis en évidence en couleur.

En cliquant sur une entrée particulière de la chaîne de pièces justificatives, l’utilisateur peut naviguer vers une application qui lui permettra de visualiser et éventuellement d’éditer cette pièce justificative cible ou cet élément de pièce justificative cible.

Relations de documents possibles

Voici une liste des relations possibles entre les pièces justificatives avec le type de document d’origine sauvegardé et le type de document cible.  Le sens inverse peut être déterminé en inversant les valeurs enregistrées dans la base de données. Dans la plupart des cas, il existe des relations entre l’en-tête et les éléments associés, à condition que le modèle de données approprié soit disponible.

L’affectation à des espaces (frameworks) n’est pas toujours évidente Il est possible de vérifier dans ce chapitre si une relation de documents est prévue pour un autre domaine.

Gestion des relations

Type de pièce justificative d’origine	Type de pièce justificative cible	Remarques
Campagne de vente	Perspective de vente
Perspective de vente	Devis client
	Commande de vente

Logistique d’entrepôt

Type de pièce justificative d’origine	Type de pièce justificative cible	Remarques
Demande de stock	Ordre d'entrepôt
Ordre de livraison	Ordre d'entrepôt
	Chargement
Préparation des commandes	Demande de stock
	Ordre d'entrepôt
	Ordre de livraison
Entrée de marchandises	Ordre d'entrepôt
	Entrée de marchandises	Annulation
	Retour client
	Commande de vente	Référence au retour et l'ordre de la note de crédit

Production

Type de pièce justificative d’origine	Type de pièce justificative cible	Remarques
Ordre de production	Préparation des commandes
	Commande d’achat	Production étrangère
	Ordre de production
	Calcul des coûts de produit
	Ordre de production

Achat

Type de pièce justificative d’origine	Type de pièce justificative cible	Remarques
Contrat d'approvisionnement	Commande d’achat
Demande de devis fournisseur	Devis fournisseur
Devis fournisseur	Commande d’achat
Commande d’achat	Bon de commande
	Confirmation du bon de commande
	Entrée de marchandises
	Facture fournisseurs
	Ordre de livraison	Retour fournisseur Fabrication externe Livraison externe (p. ex. réception)
	Préparation des commandes	Retour fournisseur Fabrication externe
Commande d’achat	Facture clients	Compensation interne (p. ex. multi-site)
Bon de commande	Bon de commande	Changements de commande
	Confirmation du bon de commande
Entrée de marchandises	Facture fournisseurs
Facture fournisseurs	Facture fournisseurs	Annulation
La déclaration de prélèvement d'articles en consignation	Facture fournisseurs

Ventes

Type de pièce justificative d’origine	Type de pièce justificative cible	Remarques
Contrat de vente	Commande de vente
Demandes de devis client	Devis client
Devis client	Commande de vente
	Calcul des coûts de produit
	Demande de devis fournisseur	Chercher et ajouter positions
	Devis fournisseur	Chercher et ajouter positions
	Commande d’achat	Chercher et ajouter positions
Commande de vente	Confirmation du bon de commande
	Demande d’acompte
	Ordre de livraison
	Préparation des commandes
	Facture pro forma
	Facture clients
	Solde débiteur
	Correctif de la facture	Spécificité du pays La Pologne
	Retour client
	Calcul des coûts de produit
	Ordre de production
	Demande de devis fournisseur	Chercher et ajouter positions
	Devis fournisseur	Chercher et ajouter positions
	Commande d’achat	Chercher et ajouter positions
Commande de vente	Facture fournisseurs	Compensation interne (dans les systèmes multi-site)
Préparation des commandes	Facture clients
Ordre de livraison	Facture clients
	Ordre de livraison	Annulation
Facture clients	Facture clients	Annulation
	Correctif de la facture	Spécificité du pays La Pologne
Facture clients	Facture fournisseurs	Compensation interne Ordre de distribution (dans les systèmes multi-site)
Entrée de marchandises	Commande de vente	Référence au retour et l'ordre de la note de crédit
Retour client	Commande de vente	Référence au retour et l'ordre de la note de crédit
	Ordre de livraison
	Facture clients
	Entrée de marchandises	Également les documents annulés

Ordre de distribution

Les associations de documents suivantes ne sont possibles que pour les multi-sites.

Type de pièce justificative d’origine	Type de pièce justificative cible	Remarques
Demande de distribution	Ordre de distribution
Ordre de distribution	Ordre de livraison
	Préparation des commandes
	Facture clients
	Facture pro forma
	Entrée de marchandises
	Facture fournisseurs
Ordre de livraison	Entrée de marchandises