Processus de la réception de COMF

Désormais, vous pouvez gérer les documents des commandes fournisseur et des réceptions internes au point de vente mPOS. La commande fournisseur et un document commercial incluant les marchandises ou les services commandés chez fournisseurs/vendeurs. Le document confirmant l’entrée de la marchandise sous certaines conditions d’achat est le document du bon de réception. Il augmente la quantité des ressources en stock.

Grâce à l’introduction de la gestion du processus de la réception de la commande fournisseur, il est possible au point de vente mPOS de :

• apercevoir le document de la commande fournisseur (COMF), généré dans le système ERP, sur la liste des réceptions

Liste des documents de la réception de la livraison

• filtrer la liste des réceptions de la livraison selon :

• • date de livraison prévu : Dès plus récentes/plus anciennes
  • date d’émission : Dès plus récentes/plus anciennes
  • statut – options disponibles :

• • • Non validé
    • En cours de traitement
    • Annulé
    • Fermé
    • Réalisé
    • Validé
  • date de livraison prévu  (plage des dates)
  • date d’émission (plage des dates)
  • types de document – options disponibles :
    • Tout
    • ME-
    • COMF
    • REC
  • entrepôt de destination
  • fournisseur
• l’aperçu des détails de document de la commande fournisseur y compris :
• les informations générales concernant : statut de document, date de réalisation, entrepôts, numéro de document étranger, client et documents de réceptions liées
• réceptionner un document de la commade fournisseur
• sauvegarder un document de la réception de la commande fournisseur
• réceptionner tous les articles dans la commande fournisseur à l’aide du bouton Réceptionner tous dans le menu supérieur
• afficher les détails de position
• générer plusieurs documents de réceptions pour une commande

Les paramètres dédiés permettant la prise en charge de cette fonctionnalité ont été introduits dans le système Comarch ERP Enterprise. Dans l’application Paramètres de base -> fonction Vente multicanal -> fonction Comarch POS ont été ajoutés :

• le champ Réception : Envoyer la commande fournisseur avec le statut :

• • Statut : « Commandé »
  • Statut : « Libéré » sans commande

Ce champ définit la configuration avec laquelle la commande fournisseur sera envoyée au point de vente Comarch POS.

• le paramètre « Réceptionner tous les articles » : Réception des marchandises de la commande

L’activation du paramètre permet d’afficher le bouton [Réceptionner tous les articles] au point de vente POS, ce qui permet de réceptionner toutes les positions de la commande fournisseur.

Si la commande fournisseur est créée dans le système Comarch ERP Enterprise il ne faut pas oublier de l’exporter à l’aide de l’application en arrière-plan : Mise à jour des documents d’entrepôt POS afin que le document soit au point de vente POS.

Les paramètres de configuration dédiés qui sont synchronisés vers Comarch POS ont été introduits dans le système Comarch ERP Altum. Dans le formulaire du point de vente -> onglet Général, la nouvelle section Documents a été ajoutée avec les paramètres suivants :

• Afficher le prix d’achat dans REC
• Afficher le bouton Réceptionner tous dans REC

Ces paramètres sont décochés par défaut, mais ils peuvent être activés à chaque moment.

Pour que le document de la commande fournisseur émis dans le système Comarch ERP Standard puisse être réalisé au point de vente mPOS, il faut remplir les conditions suivantes :

• le paramètre Réaliser dans POS doit être coché dans le formulaire COMF
• le type de transaction doit être national
• la direction de la TVA doit être du net
• le paramètre Autoliquidation de la TVA doit être décoché

Actualisation de la liste des commandes

Nous avons amélioré l’ergonomie de l’actualisation de la liste des commandes. À partir de la nouvelle version il est possible d’actualiser la liste des commandes en la maintenant et glissant vers le bas. Cela permet d’accéder plus rapidement aux documents actualisés et il n’est plus néecessaire de revenir au menu principal.

Comarch mPOS

Processus de la réception de COMF (ERP : Standard)

À cause du développement des fonctionnalités de la création des RECs sur base des COMFs au niveau de point de vente mPOS, des paramètres dédiés ont été ajoutés dans le système Comarch ERP Standard. Dans le formulaire du centre -> onglet Points de vente POS -> modifier un point de vente mPOS -> dans la section Documents ont été ajoutés les paramètres suivants :

• Afficher prix d’achat dans REC (décoché par défaut) – en cochant cette case les prix d’achat seront affichés dans REC.

Prix d’achat dans la fenêtre de REC

• Afficher bouton Réceptionner tous dans REC (décoché par défaut) – en cochant cette case le bouton [Réceptionner tous] sera disponible au point de vente mPOS. Grâce au bouton, l’opérateur peut réceptionner toutes les positions dans la commande fournisseur.

Correctifs des ressources

La fonctionnalité du correctif des ressources permet de mettre à jour les stocks à l’aide de profit (PROF) et de perte (PERT). L’émission des documents PROF et PERT est possible à partir du menu latéral → [Entrepôt] → Plus → [Correctif des ressources].

Liste des documents PROF et PERT dans la fenêtre du Correctif des ressources

Dans la fenêtre Correctifs des ressources est affichée la liste des documents PROF et PERT, ainsi que leurs statuts. Afin d’émettre un nouveau correctif, il faut appuyer sur le bouton [Créer une nouvelle correction] et ensuite sélectionner le type de correctif :

• correctif augmentant les stocks (PROF)
• correctif diminuant les stocks (PERT)

Types de documents correctifs

Lors de la création d’un nouveau document PROF ou PERT, il faut indiquer la raison du correctif et l’entrepôt dont les stocks doivent être corrigés.

POS Agent et la fonction « hors-ligne » dans le système ERP

Compte tenu des exigences du marché, nous avons introduit une fonctionnalité qui facilite le fonctionnement des systèmes ERP utilisant le service Comarch POS Agent Broker pour communiquer avec le POS Agent, lorsque la connexion Internet n’est pas disponible.

La solution précédente nécessitait une connexion en ligne constante avec le service POS Agent afin d’éliminer certaines erreurs dans la synchronisation des documents émis par le point de vente Comarch mPOS. Cette solution exigeait pourtant que le dispositif sur lequel le service POS Agent était lancé soit toujours en service lorsque les documents étaient émis pour les entrepôts mPOS dans le système ERP.

Par conséquent, une approche alternative a été introduite afin de permettre l’exécution du processus d’émission des documents d’entrepôt dans le système ERP, même si l’accès aux services POS Agent ou POS Agent Broker n’est pas disponible. Grâce à cette modification, les utilisateurs peuvent continuer à générer et à traiter les documents d’entrepôt dans le système ERP, indépendamment de l’état de disponibilité des services POS Agent et POS Agent Broker.

Désormais, si les services POS Agent ou POS Agent Broker sont indisponibles à cause de l’arrêt des ordinateurs dans les magasins ou de l’instabilité du réseau, il est possible de continuer à travailler dans le système sur les documents d’entrepôt. Le système met en file d’attente les opérations d’entrepôt qui seront automatiquement transmises à POS Agent dès que la connexion sera rétablie, afin d’être traitées ultérieurement. Ainsi, malgré les obstacles techniques, il est possible de maintenir la continuité opérationnelle du système ERP et de gérer avec efficacité les opérations de l’entrepôt.

Dans le cadre de cette nouvelle fonctionnalité, nous avons introduit :

• la gestion des stocks négatifs dans le service POS Agent
• la gestion des réservations des réserves/réservations des réserves quantitatives lorsqu’elles dépassent les stocks
• la modification des mécanismes actuels de validation des stocks

Les modifications susmentionnées ont été introduites pour éviter les problèmes liés au retard avec lequel certaines informations (documents) sont transmises au système Comarch ERP Standard. Un fonctionnement correct du système permet d’éviter la création des soldes négatifs ou des réservations en surplus une fois que toutes les données ont été téléchargées.

Un paramétrage du fonctionnement de POS Agent a été alors ajouté à Comarch ERP Standard. Ainsi, pour pouvoir effectuer des opérations à partir du système ERP sur un entrepôt affecté à POS l’agent TPV, lorsque les services POS Agent ou POS Agent Broker sont désactivés ou indisponibles, il faut activer le paramètre suivant : Pos Agent – Gestion de mode hors ligne Ce paramètre est disponible dans Comarch ERP Standard à partir du niveau Système → Configuration → POS.

Modifications du processus de réservation

Le mécanisme de création de réservation a été modifié lorsque la Gestion de mode hors ligne de POS Agent est activée. Lorsque ce paramètre est sélectionné, des documents d’entrepôt peuvent être créés du côté d’ERP et générer d’autres réservations. Le mécanisme du processus de réservation a été adapté pour que POS Agent puisse augmenter la réservation de stock, même s’il ne dispose pas de quantités suffisantes. Ce type de fonctionnalité permet d’éviter la perte d’informations sur les réservations lorsque les données relatives à toutes les livraisons provenant du système ERP n’ont pas encore été transmises à POS Agent.

Modifications apportées au mécanisme de vérification de la disponibilité

Lorsque le stock sur POS Agent est temporairement inférieur à zéro, les valeurs négatives ne seront pas présentées sur l’interface utilisateur de Comarch mPOS. Cela permet d’éviter toute confusion pour l’utilisateur. Dans ce cas, POS Agent affichera une quantité égale à 0 au lieu d’une valeur négative.

Modifications de la liste d’articles et de l’aperçu des articles

La liste d’articles et l’aperçu d’articles contiennent des colonnes relatives à la quantité d’articles. Après les modifications liées à POS Agent, les colonnes relatives à la quantité présentent :

• Quantité disponible – la quantité de stock disponible pour le point de vente Comarch mPOS si :
  • Quantité > Réservation des ressources – présentation de la différence entre la quantité et la réservation des ressources
  • Quantité ≤ Réservation de ressources – présentation d’une valeur égale à 0
• Quantité totale (masquée par défaut) – quantité totale qui peut présenter d’éventuelles quantités négatives

Changements dans le processus d’inventaire

En raison de changements relatifs à POS Agent, les quantités d’articles peuvent avoir des valeurs négatives dans la base de données de POS Agent. À ce moment, il n’est pas possible de compter les valeurs négatives des stocks dans le processus d’inventaire. Dans ce processus, la quantité Attendue des articles est obtenue à partir de la base de données de POS Agent. Dans les cas où la quantité d’un article est négative dans la base de données de POS Agent, la quantité Attendue sera toujours mise à jour à 0 dans le processus d’inventaire.

Dans le cadre d’un processus de rebranding, l’application Comarch mPOS a changé de nom et s’appelle désormais Comarch POS Backoffice.

Cette solution fait partie de l’écosystème Comarch Unified Commerce Platform et permet aux employés d’effectuer des tâches principalement dans l’arrière-boutique. Il s’agit notamment de la réception et de la livraison de marchandises, ainsi que du transfert d’articles entre l’arrière-boutique et la boutique.

Création des documents d’entrepôt en cas d’absence de connexion au POS Agent (Comarch ERP : Enterprise)

Pour répondre aux attentes des clients, nous avons introduit la possibilité d’émettre des documents PERT et ME dans l’application mobile Comarch POS Backoffice, lorsqu’il n’y a pas de connexion au service POS Agent.

Cette fonctionnalité permet de :

• commencer à émettre un document en mode en ligne (connexion à POS Agent) et le confirmer en mode hors ligne (pas de connexion à POS Agent)
• commencer à émettre un document en mode hors ligne et le confirmer en mode en ligne
• réaliser l’ensemble du processus sans connexion à POS Agent

Un contrôle des stocks n’est pas défini par défaut pour les documents émis hors ligne. Cela signifie qu’il sera possible d’approuver les documents PERT/ME, même si les quantités en stock sont insuffisantes.

Il sera néanmoins possible d’activer dans le système ERP un paramètre permettant de vérifier, lors de la confirmation du document, les stocks sur la base des quantités disponibles dans la base de données Comarch POS Backoffice.

Le document sera envoyé automatiquement (en arrière-plan) au POS Agent dès que le dispositif sera en ligne. Les documents seront ensuite envoyés au système ERP.

Commandes internes (Comarch ERP : Enterprise)

Suite aux attentes de nos clients, nous avons introduit la gestion des commandes internes sur les postes Comarch POS Backoffice. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de commander des articles provenant des entrepôts internes (entrepôt central ou entrepôt de magasin) directement à partir de l’application Comarch POS Backoffice.

Afin d’améliorer l’ergonomie du travail, il est désormais possible de :

• créer une nouvelle commande interne
• suivre le statut d’une commande interne
• fermer automatiquement les commandes internes après réception et acceptation des documents ME- associés

L’utilisateur d’un point de vente POS Backoffice peut filtrer et trier la liste des commandes internes. Parmi les filtres disponibles, on trouve entre autres Statut, Entrepôt source, Entrepôt de destination, Date de livraison prévue.

L’utilisateur a également la possibilité d’imprimer depuis le point de vente Comarch POS Backoffice une commande créée. La recherche de documents ME- liés à une commande interne sélectionnée et la fonctionnalité de gestion des attributs ont également été prises en charge.

Pour optimiser le traitement des commandes internes, les commandes annulées, fermées, terminées ou non confirmées ne sont pas synchronisées vers le point de vente POS Backoffice.

Vérification en ligne des commandes internes (Comarch ERP : Enterprise)

En raison des problèmes et conflits potentiels au cours du processus de traitement des commandes internes, il est nécessaire de vérifier en ligne le document avant d’effectuer des opérations telles que la modification, l’annulation ou la fermeture d’une commande sur le point de vente POS Backoffice.

Avant de commencer l’édition, l’opérateur doit s’assurer que, par exemple, l’entrepôt source n’a pas encore envoyé la livraison au magasin. Il n’est en effet pas possible de modifier une commande si la livraison est déjà en cours.

La vérification n’est pas effectuée lors de la création d’une nouvelle commande interne, de la sauvegarde de la commande et de sa poursuite, ni lors de la 'réception des documents de stock liés à la commande.

Le processus de vérification en ligne des commandes internes se déroule de la manière suivante :

• Téléchargement de la version actuelle du document – avant toute modification, l’application Comarch POS Backoffice télécharge le statut actuel du document depuis le système ERP (sur demande).
• Évaluation des possibilités de modification – si le document ne peut pas être modifié, l’utilisateur reçoit un message correspondant.
• Blocage du document – si une modification est possible, le système ERP bloque le document afin d’empêcher toute modification depuis d’autres points de vente POS Backoffice ou directement dans le système ERP.
• Synchronisation et déblocage – le blocage reste actif jusqu’à la synchronisation des modifications avec Comarch POS Backoffice via le service de synchronisation. Une fois l’édition terminée et la synchronisation réussie, le document est automatiquement débloqué.

Modifications dans le processus d’étiquetage (Comarch ERP : Enterprise)

La fonction d’impression d’étiquettes pour la liste de produits créée à partir du scan des articles ou de leur ajout sur la base de critères sélectionnés a été mise en place. L’ajout de produits dans le formulaire d’impression se fait à l’aide de la logique de la liste des produits. L’utilisateur du point de vente POS Backoffice peut restreindre la liste à l’aide d’un champ de recherche (permettant de trouver un produit par nom, code, code-barres, caractéristiques, types et attributs).

Dans le système ERP, il est possible d’attribuer une définition d’impression pour :

• Article
• Catégorie d’article de vente (groupes de produits)

En cas de plusieurs définitions d’impression, l’utilisateur peut sélectionner la définition correspondante directement sur le point de vente POS Backoffice.

Une nouvelle option d’impression d’étiquettes est disponible à partir de la liste des produits. Les produits peuvent être ajoutés à la vue en quantité « 1 » (par exemple, une pièce) avec la possibilité de modifier la quantité après avoir sélectionné un produit. Le bouton [Imprimer] envoie la liste des produits à imprimer dans la quantité définie – la limite est de 100 impressions au maximum.

Conformément aux exigences des clients, il est désormais possible de gérer l’impression des étiquettes lors des processus de réception. Dans certains cas, les étiquettes ne sont pas imprimées par l’entrepôt central (dans le cas d’un processus de distribution) ou par le fournisseur (dans le cas d’une commande d’achat), elles doivent donc être imprimées dans le magasin lorsque les marchandises sont réceptionnées. Le nombre d’étiquettes imprimées doit correspondre au nombre de marchandises reçues.

La possibilité d’imprimer des étiquettes a été introduite pour :

• la réception des marchandises de l’entrepôt central
• la réception des commandes d’achat

Si la réception contient des emballages imbriqués, il est possible d’imprimer les étiquettes des articles contenus dans le champ du formulaire de réception. Une fois l’emballage sélectionné, l’impression prendra en compte uniquement les éléments contenus dans cet emballage particulier. Cette logique s’applique aux différents niveaux d’emballages imbriqués (palettes, cartons, etc.). Il est possible de lancer l’impression des étiquettes pour tous les éléments (à savoir en tenant compte de tous les emballages imbriqués).