Sur le point de vente POS, il est possible de gérer les devis et les commandes client, entre autres :

• l’établissement de DEVC/COMC
• la réalisation de la commande provenant du système Comarch ERP Standard et Comarch e-Shop
• la réalisation d’une commande client en entier ou partiellement
• la génération DEVC COMC

Afin d’accéder à la liste des commandes et devis client via le menu principal, vous devez sélectionner la mosaïque [Commandes et devis client]. L’opérateur peut également établir DEVC/COMC directement à partir du menu principal à l’aide des mosaïques masquées par défaut : [Nouveau devis]/[Nouvelle commande].

Les commandes provenant du système Comarch ERP Standard ou établies dans d’autres filiales (autres points de vente POS) sont affichées sur la liste des commandes et des devis client à condition :

• qu’elles aient le statut Validé, Réalisé ou En cours de traitement et que leur propriétaire soit le centre auquel appartient le point de vente POS donné
• qu’elles aient le statut Validé, Réalisé ou En cours de traitement et pour lequel le point de livraison est le centre auquel appartient le point de vente POS
• qu’elles aient le statut Validé, Réalisé ou En cours de traitement et pour lequel le point de livraison est l’entrepôt disponible pour le centre auquel appartient le point de vente POS

Par contre, les commandes provenant de Comarch e-Shop sont affichées sur la liste des commandes client si elles possèdent le statut Validé ou Réalisé et pour lesquelles le magasin/le centre auquel appartient le point de vente POS a été indiqué comme point de livraison. Si la commande client synchronisée avec le point de vente POS est fermée, annulée ou modifiée dans Comarch ERP Standard, ces modifications seront également synchronisées dans le point de vente POS.

La liste regroupe les colonnes :

• Numéro
• Statut – peut prendre les valeurs : Validé, En cours de traitement, Annulé, Fermé, Accepté, Rejeté, Réalisé
• Client
• Adresse
• TTC
• Date d’émission
• Date de livraison/traitement
• Documents associés

et les colonnes masquées par défaut :

• Transaction traitée par
• Statut de la livraison – prend les valeurs définies dans le système Comarch ERP Standard
• Date de validité
• HT
• Statut du paiement – prend les valeurs définies dans le système Comarch ERP Standard
• Destinataire
• Source – prend les valeurs définies dans le système Comarch ERP Standard

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de filtrer la liste des documents DEVC et COMC sur la base du numéro du document.

Vous pouvez également limiter la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Montant
• Montant HT
• Date d’émission
• Date de livraison/traitement
• Source
• Date d’expiration
• Statut du paiement
• Statut de la livraison
• Type – prend les valeurs : Devis client, Commande client
• Statut

La liste des commandes et de devis client regroupe les boutons suivants :

• [Ajouter] [Devis]/[Commande] – ajoute un nouveau document DEVC/ COMC
• [Imprimer] – permet d’imprimer le document
• [Aperçu] – affiche l’aperçu d’un document DEVC/COMC
• [Modifier le statut] – permet de modifier le statut du document
• [Annuler] – annule le document avec le statut Validé. Il est impossible d’annuler la commande si le document commercial qui n’est pas annulé a été généré pour cette commande.
• [Fermer] – renonce au traitement de la commande client ayant le statut Validé ou En cours de traitement qui n’est pas associée à aucun document ou ce document a été annulé.
• [Ouvrir] – ouvre une commande client ayant le statut Validé qui n’a pas de documents associés ou ces documents ont été annulés.
• [Générer le document] – établit un document commercial à la commande client ayant le statut Validé ou En cours de traitement.
• [Facture d’acompte] – permet d’établir une facture d’acompte à la commande client ayant le statut Validé ou En cours de traitement. Ce bouton est disponible pour les utilisateurs qui possèdent les droits appropriés à l’objet Facture d’acompte.
• [Reçu] – permet d’établir un reçu à la commande client qui existe dans le système avec le statut Validé ou En cours de traitement. Il est disponible pour les utilisateurs qui possèdent les droits appropriés à l’objet Reçu. Il est impossible de générer un reçu à partir de la commande client pour laquelle la facture d’acompte a été établie.
• [Facture] – permet d’établir une facture à la commande client qui existe dans le système avec le statut Validé ou En cours de traitement. Il est disponible pour les utilisateurs qui possèdent les droits appropriés à l’objet Facture.

Pour ajouter une nouvelle commande client (COMC), vous devez :

• cliquer sur le bouton [Nouvelle commande] (masqué par défaut) qui se trouve dans le menu principal
• sélectionner le bouton [Ajouter] [Commande client] sur la liste des commandes et devis client

La fenêtre d’une nouvelle commande client regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. N° de référence – champ modifiable

2. Rechercher un article – permet de rechercher ou d’ajouter un article au document

3. Vendeur – l’employé qui établit le document

4. Éléments du documents traités par

5. Liste des éléments comprenant les colonnes :

• Désignation
• Prix
• Quantité
• Montant

Masquées par défaut :

• Prix de base
• Prix appliqué
• N°
• Code
• Taux de TVA

6. Client – permet d’indiquer un client (client ou destinataire) du document

7. Récapitulatif – affiche une somme totale des montants des éléments saisis dans le document :

• Total – pour les documents avec la méthode de calcul de la TVA sur le montant TTC
• Total HT – pour les documents avec la méthode de calcul de la TVA sur le montant HT
• Remise
• Hausse
• Acomptes
• TVA – pour les documents avec la méthode de calcul de la TVA sur le montant HT
• Montant total de la vente après avoir inclus la remise / la hausse/ la TVA

8. Détails de l’élément – affiche les informations détaillées sur l’élément du document et permet de modifier sa quantité, son prix de base etc.

9. Statut de livraison – prend les valeurs définies dans le système ERP. La modification du statut de la livraison dépend du droit Modification du statut de la livraison disponible dans le groupe d’opérateur dans l’onglet Autres droits. Vous pouvez la modifier sur les commandes ayant le statut Non validé, Validé et En cours de traitement.

10. Point de livraison – permet de sélectionner un type de point de livraison parmi les options suivantes :

• Livraison à domicile – l’option comprend les adresses du client ajouté au document avec la possibilité de saisir une nouvelle adresse à l’aide du bouton [Ajouter une adresse]. Si vous sélectionnez dans un document un destinataire autre que le client, les adresses affichées seront chargées depuis la fiche destinataire. Après avoir validé les coordonnées d’adresse complétées, vous êtes redirigé vers le formulaire de la commande. Le nom du client dont l’adresse de livraison a été sélectionnée est affiché sur le bouton [Point de livraison]. En cas de modification du client ou de suppression du destinataire sur la commande, le bouton [Point de livraison] ne contient aucune donnée.
• Réception dans l’entrepôt – le système affiche les adresses des entrepôts définies en tant que points de livraison disponibles pour le point de vente POS. En tant que premières, le système présente les adresses assignées au centre auquel appartient le point de vente POS.
• Réception dans le magasin – le système affiche les adresses des centres définies en tant que points de livraison disponibles pour le point de vente POS. En tant que premières, le système présente les adresses assignées au centre auquel appartient le point de vente POS.
• Adresses des clients définies en tant que points de livraison – après avoir cliqué sur la mosaïque, le système affiche les adresses définies en tant que points de livraison disponibles pour le point de vente POS et associées au client affiché sur la mosaïque.

Dans la fenêtre Sélectionner un point de vente :

• est dotée d’ un filtre facilite la recherche par nom du point de livraison et par adresse (ville, rue, code postal).
• dans le champ Point de livraison sélectionné, l’application affiche le point de livraison actuellement sélectionné
• le bouton [Effacer] permet de supprimer le point de livraison sélectionné

Vous pouvez modifier le point de livraison jusqu’à la validation de la commande.

11. Statut du paiement – prend les valeurs définies dans le système ERP. La modification du statut de paiement dépend du droit Modification du statut de paiement disponible dans le groupe d’opérateurs dans l’onglet Autres droits. Vous pouvez le modifier sur les commandes ayant le statut Non validé, Validé et En cours de traitement.

12. Mode de paiement – le mode de paiement par défaut du client. Il peut être remplacé par un autre mode disponible dans le point de vente POS. Dans le cas où le mode de paiement défini pour le client est indisponible dans le point de vente POS, le mode de paiement de type Espèces assigné au point de vente POS est sélectionné. C’est un champ modifiable.

13. Date d’échéance – date d’échéance par défaut du client. Elle peut être modifiée.

14. Date de livraison – date de livraison de la commande.

15. Attributs – attributs associés au type de document

Le formulaire d’une nouvelle commande client regroupe les boutons suivants :

• [Préenregistrer] – enregistre le document afin de permettre de le traiter ultérieurement ou sur un autre point de vente POS
• [Valider] – valide le document
• [Imprimer] – imprime le document (bouton masqué par défaut)
• [Bons de réduction] – indique un bon de réduction
• [Calculer les offres groupées]/[Offres groupées] – calcule/supprime des offres groupées
• [Valider et créer FAC] – après la validation de la commande, ce bouton permet d’établir une facture d’acompte

Pour la commande client :

• vous pouvez établir une facture d’acompte (FAC)
• vous pouvez ajouter un nombre quelconque d’acomptes, néanmoins leur somme ne peut pas dépasser le montant TTC de la commande

Les paiements des factures d’acompte peuvent être réalisés à l’aide de n’importe quel mode de paiement disponible pour le point de vente POS donné et pour l’opérateur. Les factures d’acompte sont toujours établies sur le montant TTC c’est-à-dire la taxe TVA sera calculée sur le montant TTC du document.

Pour établir une facture d’acompte, sélectionnez une commande client à partir de la liste des commandes client pour laquelle la facture d’acompte doit être ajoutée et ensuite cliquez sur le bouton [Générer le document] → [Facture d’acompte].

La fenêtre d’une nouvelle facture d’acompte regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. Commande – le numéro de la commande à laquelle la facture d’acompte est ajoutée

2. Montant de la commande – le montant de la commande à laquelle la facture d’acompte est ajoutée. C’est un champ non modifiable.

3. Acomptes précédents – la somme des acomptes ajoutés à la commande à laquelle la facture d’acompte est ajoutée. C’est un champ non modifiable.

4. Vendeur – l’employé qui établit le document

5. Liste des éléments regroupant les colonnes :

• Désignation
• Prix final
• Quantité
• Montant

6. Client – permet de définir le client (client, destinataire) du document

7. Acompte – entrez la valeur de l’acompte sous la forme :

• d’un pourcentage
• d’un montant

Après la validation du document, la fenêtre de paiement s’affiche.

L’impression de la COMC regroupe les informations sur les acomptes versés (pour ce document) dans la section Mode de paiement.

Dans le système ERP, il est possible de spécifier la méthode de règlement des acomptes à l’aide du paramètre Déduire les acomptes en 100% :

• si le paramètre est coché – le montant de l’acompte dans la facture client générée pour la COMC associée à la FAC est présenté au-dessous du montant total de tous les éléments dans le document dans le champ Acomptes. En cas de non-conformité des clients dans la commande client et dans la FAC associée établie, le message suivant va s’afficher lors de la génération de la facture client : « Il existe des acomptes non réglés associés à la commande. Vérifiez la conformité des données du client dans les factures d’acompte et dans la facture finale établies. »
• si le paramètre est décoché – l’utilisateur déduire manuellement les acomptes de la facture client générée à condition qu’au moins une FAC ait été établie pour la commande client associée pour le même client que celui sélectionné dans la facture client.

Un clic sur le bouton [Factures d’acompte] fait afficher la liste des documents FAC limitée aux documents FAC liées à la commande pour laquelle la facture est générée.

La liste des factures d’acompte regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. Information concernant le montant :

• de la facture
• des acomptes disponibles
• des acomptes déduits
• de la facture déduit des acomptes

2. Liste de documents qui comprend les colonnes :

• Numéro
• Date d’émission
• Acompte
• Montant maximal
• Montant déduit
• % de l’acompte

3. Déduire les acomptes – champ permettant de saisir le montant des acomptes sous forme de pourcentage ou de montant.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a PODLINKOWAĆ un filtre texte qui permet de faire une recherche sur la liste des documents FAC sur la base du numéro système du document.

Vous pouvez limiter la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Montant
• Date d’émission

À défaut de la connexion au service Data Service (mode hors ligne), le message suivant sera affiché à la tentative de générer un document commercial pour la COMC : « Pas de connexion au service de données ! Le document ne sera pas associé à la commande et les acomptes ne seront pas déduits sur ce document. Voulez-vous continuer ? » Dans ce cas, vous pouvez établir un document commercial mais celui-ci ne sera pas associé à la COMC concernée et les factures d’acompte ne seront pas prises en compte dans ce document. Dans le document commercial ainsi généré, le numéro de la commande est inscrit dans le champ Commande.

Les opérations effectuées sur :

• les commandes établies sur le point de vente POS et synchronisées à partir du système ERP,
• les commandes établies dans le système ERP et envoyées au point de vente POS,
• les commandes synchronisées établies sur un autre point de vente POS

nécessite une connexion au service de synchronisation de données (travail en mode en ligne). Dans le cas de ces commandes, lors de la tentative de

• la modification du statut,
• l’ouverture
• la clôture,
• l’annulation,
• la génération d’un reçu, d’une facture client, d’une facture d’acompte

le point de vente POS se connecte au système ERP afin de vérifier la possibilité d’exécution de l’opération sélectionnée, de mettre un blocage et de télécharger la version la plus récente de la commande.

Si la commande client est bloquée (par un autre point de vente ou dans le système ERP), lors de la tentative de l’exécution de cette opération, le message suivant s’affiche : « Impossible d’effectuer l’opération demandée. Le document a été modifié sur un autre poste de travail. »

Lors de la gestion de la commande en ligne, la version de la commande dans le système ERP devrait être la plus récente possible. Le blocage de la commande pour la durée de l’action garantit qu’elle ne sera pas modifiée ailleurs (dans le système ERP ou sur un autre point de vente POS). Une fois l’opération terminée, la commande est automatiquement débloquée.

S’il n’y a pas de connexion en ligne, l’utilisateur peut toujours :

• établir une nouvelle commande et générer des documents commerciaux à cette commande et la modifier,
• établir des documents commerciaux à la commande qui était synchronisée avec le système ERP. Néanmoins, ces documents ne seront pas associés à la commande et les facteurs d’acomptes ne seront pas déduites de ces documents. Dans ce cas, il est possible de saisir le numéro de la commande sur un reçu ou sur une facture grâce à quoi il sera ensuite facile d’identifier des documents associés.

Si vous n’êtes pas connecté au service de synchronisation de données, lorsque vous générer des documents commerciaux à la commande synchronisée, le message s’affiche : « Pas de connexion au service de données ! Le document ne sera pas associé à la commande et les acomptes n’y seront pas déduits. Voulez-vous continuer ? ». Une fois l’option Oui sélectionnée, le numéro du document COMC est présenté dans le document généré afin de faciliter ensuite l’association des documents.

La liste des commandes et devis client regroupe les boutons suivants :

• [Aperçu] – affiche l’aperçu d’un document COMC
• [Modifier le statut] – modifie le statut du document
• [Annuler] – annule le document avec le statut Validé. Il est impossible d’annuler la commande si le document commercial qui n’est pas annulé a été généré pour cette commande.
• [Fermer] – renonce au traitement de la commande client ayant le statut Validé ou En cours de traitement qui n’est pas associée à aucun document ou ce document a été annulé.
• [Ouvrir] – ouvre une commande client ayant le statut Validé qui n’a pas de documents associés ou ces documents ont été annulés.
• [Générer le document] – établit un document commercial à la commande client ayant le statut Validé ou En cours de traitement.
• [Facture d’acompte] – permet d’établir une facture d’acompte à la commande client ayant le statut Validé ou En cours de traitement.
  Ce bouton est disponible pour les utilisateurs qui possèdent les droits appropriés à l’objet Facture d’acompte.
• [Reçu] – permet d’établir un reçu à la commande client qui existe dans le système avec le statut Validé ou En cours de traitement. Il est disponible pour les utilisateurs qui possèdent les droits appropriés à l’objet Reçu. Il est impossible de générer un reçu à partir de la commande client pour laquelle la facture d’acompte a été établie.
• [Facture] – permet d’établir une facture client à la commande client qui existe dans le système avec le statut Validé ou En cours de traitement. Il est disponible pour les utilisateurs qui possèdent les droits appropriés à l’objet Facture.

Génération du document

Vous pouvez transformer une commande client :

• en facture client
• en reçu si aucune facture d’acompte n’était pas généré à COMC

La fonctionnalité de la génération d’un document est disponible uniquement pour les commandes :

• validées
• en cours de traitement.

En fonction de la définition du paramètre Copier la quantité à partir de la COMC, tous les éléments non traités de la commande seront transférés vers le document commercial en cours de création, mais :

• si le paramètre est coché – avec les quantités restant à traiter. Vous pouvez ajouter des articles suivants au document. Les articles ajoutés seront marqués en vert.
• si le paramètre est décoché – avec les quantités nulles. Pour qu’il soit possible de valider le document FC/R, la quantité d’un élément au moins doit être différente de zéro. Le système met à disposition le bouton [Copier la quantité à partir de la COMC] sur le formulaire de la commande client. Il permet de copier les quantités non traitées à partir de la commande. Vous pouvez ajouter les articles. Grâce à cela, les quantités sur les éléments vont changer. Les articles ajoutés qui ne figurent pas sur le document seront marqués en vert.

Dans le document généré :

• les offres groupées calculées sur la commande sont copiées vers ce document. Si les offres groupées sont calculées de manière automatique et le paramètre Copier la quantité à partir de la commande client est coché, les nouvelles offres groupées seront créées automatiquement uniquement pour les éléments ajoutés au document commercial. La modification de la quantité ou la suppression de l’élément avec l’offre groupée calculée provenant de la commande entraînera l’affichage du message avec une question suivante : « La modification va entraîner la suppression de l’offre groupée. Voulez-vous continuer ? ». La réponse affirmative entraînera le recalcul des offres groupées en prenant en compte tous les éléments et toutes les quantités du document commercial. Dans le cas contraire, les offres groupées ne seront pas recalculées et les quantités des articles ne seront pas modifiées.
• la réalisation d’une vente d’un article inactif est possible uniquement sur l’élément -quantité) copié de la commande
• de la facture client, la méthode de calcul de la TVA est recopiée de la commande client
• du reçu, la méthode de calcul de la TVA est déterminée sur la base de la définition du type de document Reçu dans le système ERP
• les remises ne sont pas à nouveau calculées sur la base de la commande qui comprend des éléments modifiés après la validation ou qui est en cours de traitement
• les valeurs des attributs recopiées du document original ne pourront pas être modifiées. La possibilité de définir les valeurs des attributs sera disponible uniquement pour les documents attachés au document commercial ou à l’élément du document.

Aperçu

Dans la fenêtre de commande client, l’application affiche la colonne supplémentaire Quantité à livrer qui présente une différence entre la quantité actuelle de la commande et la quantité qui se trouve sur les documents générés à partir de cette commande (R/FC).

Exclure un élément de la réalisation

Sur le point de vente POS, il est impossible d’exclure un élément de la réalisation de la commande, mais dans l’application vous pouvez continuer le traitement d’un document modifié de cette manière. Les modifications apportées dans le système ERP lié à l’exclusion de l’élément ou aux modifications effectuées dans un document validé sont transmises à l’application.

L’introduction d’une liste de tâches est justifiée pour les entreprises qui souhaitent envoyer des rappels sur les commandes client à traiter aux utilisateurs travaillant à des points de vente. Les informations sur le nombre de tâches sont affichées en fonction des commandes client établies dans le système ERP et mises à jour lors de la synchronisation.

Si une nouvelle commande client apparaît sur le point de vente POS avec le statut d’exécution de commande approprié, dérivée d’un répertoire dédié dans le système ERP, une icône sera affichée à côté de l’horloge de l’application, informant sur le nombre de nouvelles commandes à traiter.

Si vous ouvre la liste des tâches, l’icône devient blanche, gardant cependant le nombre de commandes à traites. La couleur de l’icône détermine si une nouvelle tâche a été prévue pour le point de vente donné.

Après avoir sélectionné l’icône, une liste de tâches s’ouvre. Elle contient les informations sur :

• l’objet auquel la tâche se rapport (dans ce cas, le statut de la commande)le nombre d’objets/actions avec leur
• statut (dans ce cas, le nombre de commandes avec le statut spécifié)

Il est désormais possible de préparer des commandes client directement dans le magasin, en préparant les articles à partir des ressources disponibles. La solution a été introduite pour rationaliser le travail en magasin : le vendeur peut désormais ouvrir la liste des tâches à tout moment et terminer une commande client spécifique en attente de réalisation. La fonctionnalité n’est disponible qu’après avoir activé le paramètre Préparation de la commande client dans le système ERP.

Après avoir préparé la commande, son statut est automatiquement mis à jour et le client est informé que sa commande est prête. L’information est envoyée au client à partir du système ERP. Il existe une option permettant de fermer automatiquement la commande après son exécution partielle, si le paramètre approprié est activé dans le système ERP.

Le bouton suivant a été ajouté à la fenêtre qui s’ouvre après avoir sélectionné la mosaïque [Commandes et devis client] :

• Préparation – ouvre la fenêtre de modification de la commande

Statuts dans la liste des commandes client

Voici, de nouveaux statuts de réalisation d’une commande qui ont été ajoutés :

• À préparer – informe de la possibilité de commencer la préparation de la commande
• Préparés – informe que la commande a été entièrement préparée
• Préparés partiellement – informe que la commande a été partiellement préparée

Unité de mesure de tolérance

Dans le système ERP, la tolérance de l’unité de mesure peut être définie comme une valeur ou un pourcentage qui est envoyé au point de vente avec les articles synchronisés. La tolérance spécifie la plage de valeurs acceptable dans une unité de mesure donnée, par exemple ± 0,1 pour l’unité de kilogramme, signifie que le système acceptera comme valeurs valides : 0,9; 1 et 1.1. La quantité plus élevée dans le document que celle commandée par le client s’affiche le message suivant : La quantité saisie dépasse la quantité commandée par le client. La quantité recensée n’a pas été augmentée.

Préparation de la commande

Si vous sélectionnez le bouton Préparation, la fenêtre Préparation de la commande s’ouvre. Elle se compose des colonnes suivantes :

• Nom de l’article avec code EAN
• Quantité à sortir
• Quantité recensée – valeur par défaut définie sur 0,00 dans la même unité de mesure que la quantité à sortir. Lorsque le paramètre Activer le contrôle de quantité est activé dans le système ERP, il n’est pas possible de dépasser la quantité à sortir, seule la tolérance définie est prise en compte.
• Code (masqué par défaut)