Gestion des sessions de caisse (Enterprise)

La gestion des sessions de caisse permet d’enregistrer le fonds de caisse individuellement pour chaque employé. Contrairement au mode de travail par point de vente, le mode de sessions de caisse permet d’enregistrer les ventes dans le cas où un caissier travaille sur plusieurs points de vente pendant sa journée de travail. Cette solution sera particulièrement utile dans les magasins où les employés ont des caisses attribuées et rendent compte de leur session de travail. Le caissier peut ouvrir le tiroir à n’importe quel point de vente et commencer à vendre.

La fonctionnalité est activée à partir du système ERP et elle est possible grâce au service POS Agent où les informations concernant les sessions de caisse et les sessions de travail d’un opérateur sur tous les point de vente POS sont stockées. Le statut du service peut être vérifiée sur la base de l’icône . S’il n’y a pas de connexion au service, la poursuite du travail est toujours possible au point de vente actuellement connecté.

Ouverture de la session de caisse

Avant de commencer à vendre sur un point de vente POS, vous devez ouvrir une session. La fenêtre Ouverture de la session s’affiche après la connexion de l’opérateur.

La fenêtre Ouverture de la session contient les colonnes suivantes :

• Devise – devises disponibles sur le point de vente donné
• Solde initial – résultant des opérations en espèces effectuées pour la session qui ouvre la journée
• Dépôt – vous permet d’entrer le montant payé à la caisse. Pour le paiement enregistré lors de l’ouverture du jour, un document avec la description Dépôt à l’ouverture du jour est automatiquement généré dans le champ Traité par.

La fenêtre contient également les boutons suivants :

• [Fermer] – ferme la fenêtre sans ouvrir la journée, l’émission de documents n’est pas possible – la mosaïque [Nouvelle vente] est inactif. Pour retourner à la fenêtre d’ouverture de la journée, vous devez vous connecter à l’application.
• [Calculer la caisse] – permet un comptage d’espèces plus efficace
• [Valider] – ouvre la journée

Si vous n’avez pas l’autorisation d’ouvrir la session en mode hors ligne avec le service POS Agent, le message suivant s’affiche : « L’utilisateur ne possède pas de droits pour ouvrir une session de caisse hors ligne ».

Liste des sessions de caisse des opérateurs

La liste des sessions de caisse d’opérateurs est disponible dans [Rapports et règlements] [Sessions de caisse d’opérateurs].

La fenêtre Sessions de caisse d’opérateurs contient les colonnes suivantes :

• Numéro
• Date de début
• Date de fin
• Caissier
• Statut

Le champ de filtre texte permet de rechercher/restreindre les sessions affichées en fonction :

• du numéro
• du nom du caissier
• À partir de cette fenêtre, vous pouvez :
• mettre à jour la liste via le bouton [Actualiser]
• quitter la vue via le bouton [Fermer Esc]
• fermer la session après l’avoir sélectionnée de la liste si l’opérateur dispose des droits appropriés

Dans la fenêtre, il est possible de saisir le statut réel et la valeur des retraits pour les modes de paiement disponibles pour ce point de vente. La saisie des montants lors de la fermeture de la journée par un autre opérateur est contraignante, l’utilisateur dont la session de caisse est en cours de fermeture commencera la prochaine session de caisse avec eux.

Fermeture de la session de caisse

Une fois la session de caisse terminée, vous devez la clôturer. Pour cela, accédez à [Rapports et règlements] → [Récapitulatif de la session de caisse] → [Saisir la recette]. La vue présente une liste des modes de paiement disponibles dans une devise donnée, permet de compter rapidement le fonds de caisse avec la possibilité d’effectuer un retrait de caisse à la fermeture de la journée et d’imprimer un rapport.

La liste contient les colonnes suivantes :

• Mode de paiement– tous les modes de paiement disponibles au point de vente POS, en distinguant chacune des devises disponibles
• Solde initial – le fonds de caisse à l’ouverture de la journée. Pour les modes de paiement autres que les espèces, le solde est toujours de 0,00.
• Montants des paiements – la valeur de la vente lors de la journée donnée à partir de l’ouverture de la journée
• Solde final – la somme du solde initial et des montants des paiements
• Fonds de caisse réel – le champ contient la valeur réelle d’espèces dans la caisse enregistreuse du point de vente POS. La valeur peut être complétée manuellement ou en utilisant le bouton [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez définir si ce champ doit être obligatoirement rempli.
• Retrait– permet de saisir le montant retiré de la caisse en devise disponible. En cas d’un retrait enregistré lors de la fermeture de la journée, le document RC avec description Retrait à la clôture de la journée est automatiquement généré.
• Restant – la différence entre les valeurs dans les champs Solde final et Retrait

La liste présente une section de récapitulation qui est masquée par défaut. Il est possible de l’afficher à l’aide de l’option Gestion des vues.

La fenêtre Fermeture de la journée contient les boutons suivantes :

• [Rapport de 24h] – fait imprimer un rapport de 24h sur votre imprimante fiscale. Le bouton s’affiche si une imprimante fiscale a été configurée.
• [Rapport d’envoi] – appelle le rapport d’expédition du terminal de paiement et valide les transactions par carte effectuées depuis le dernier rapport d’expédition. Le bouton s’affiche si un terminal de paiement a été configuré.
• [Calculer la caisse] – permet d’effectuer un comptage d’espèces plus efficace
• [Raison de la différence] – permet de spécifier la raison de la différence dans n’importe quel mode de paiement. Grâce à cela, il est possible d’entrer votre propre description sur le document DC/RC généré automatiquement pour la différence.
• [Valider] – ferme la journée
• [Fermer] – ferme la fenêtre sans clore la journée

Comptage obligatoire du fonds de caisse

Pour contrôler le contenu du tiroir de caisse, il est possible d’activer le paramètre dans le système ERP Comptage obligatoire du fonds de caisse. Ce paramètre oblige chaque utilisateur à compter le contenu du tiroir à l’ouverture et à la fermeture de la session de caisse.

Si le paramètre est coché, la fenêtre de calcul s’ouvre automatiquement pour permettre le calcul du fonds de caisse dans chaque mode de paiement (le comptage pour le mode Espèces est obligatoire). Cela se passe à l’ouverture et à la fermeture de la session de caisse. La fenêtre de calcul s’ouvre à l’ouverture standard et autorisée de la session et aussi sans connexion à POS Agent.

Si dans la fenêtre de calcul aucune valeur n’est saisie pour tous les modes de paiement et le système trouve, malgré cela, les moyens versés en espèces dans le point de vente POS, l’application affiche le message :  « Le comptage du fonds de caisse est obligatoire. »