Avant de commencer la vente, l’opérateur connecté au point de vente POS doit ouvrir la journée. La fenêtre Ouverture de la journée s’ouvre après la connexion de l’opérateur à l’application.

La fenêtre regroupe les colonnes suivantes :

• Devise – les devises disponibles pour le point de vente POS
• Fonds de caisse initial – résulte des opérations traitées par tous les opérateurs (utilisateurs) qui ont été connectés au point de vente POS.
• Fonds de caisse réel – il faut taper la valeur réelle du fonds de caisse sur le point de vente POS. Vous pouvez saisir ce montant manuellement ou à l’aide de l’option [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez décider si ce champ sera obligatoire à remplir ou non.
• Différence – le champ présente la différence entre le montant des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel. Dans le système ERP, vous pouvez définir si, dans le cas du montant différent de 0 du champ, après l’ouverture de la journée, l’application devrait créer un document de caisse (Dc ou RC) avec la description adéquate : « [!] Différence à l’ouverture de la journée ».
• Dépôt – permet de saisir la valeur du montant déposé dans la caisse. Pour le dépôt enregistré, lors de l’ouverture de la journée, l’application génère automatiquement un document avec la description « Dépôt à l’ouverture de la journée ».

Attention

L’ouverture de la journée avec la différence autre que zéro nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP.

La fenêtre contient également les boutons suivants :

• [Fermer] – permet de fermer la fenêtre sans ouvrir la journée, en conséquence il est impossible d’établir de nouveaux documents commerciaux – la mosaïque [Nouvelle vente] est inactive. Afin de retourner à la fenêtre d’ouverture de la journée, vous devez vous connecter à nouveau à l’application.
• [Calculer la caisse] – permet de calculer l’espèce d’une manière plus efficace.
• [Valider] – Ouvre la journée

Après avoir fini la vente sur le point de vente POS, il faut clore la journée. Afin de le faire, il faut accéder à [Rapports et règlements] → [Récapitulatif du point de vente] → [Clore la journée]. La fenêtre affiche une liste des modes de paiement disponibles en distinguant chacune des devises disponibles. Elle permet de calculer rapidement le fonds de caisse et donne la possibilité d’effectuer un retrait à la fin de la journée et d’imprimer un rapport.

La liste regroupe les colonnes suivantes :

• Mode de paiement – modes de paiement disponibles sur le point de vente avec une distinction pour chacune des devises disponibles
• Fonds de caisse initial – fonds de caisse à l’ouverture de la journée. Pour les modes de paiement autres que Espèces, ce fonds de caisse est toujours égal à 0,00.
• Montant des paiements – montant des ventes dans la journée actuelle à partir du moment de l’ouverture de la journée
• Fonds de caisse final – somme du fond de caisse initial et du montant des paiements
• Fond de caisse réel– il faut taper la valeur réelle du fonds de caisse sur le point de vente POS. Vous pouvez saisir ce montant manuellement ou à l’aide de l’option [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez décider si ce champ sera obligatoire à remplir ou non.
• Différence – le champ présente la différence entre le montant des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel. Dans le système ERP, vous pouvez définir si, dans le cas du montant différent de 0 du champ, après la clôture de la journée, l’application devrait créer un document de caisse (Dc ou RC) avec la description adéquate : « [!] Différence à la clôture de la journée ».
• Retrait – permet de saisir la valeur du montant retiré de la caisse pour la devise disponible. Pour le retrait enregistré, lors de la clôture de la journée, l’application génère automatiquement un document RC avec la description « Dépôt à la clôture de la journée ».
• Restant – différence entre le champ Fonds de caisse final et le champ Retrait
• Nombre de paiements (masquée par défaut) – nombre de transactions effectués pour le mode de paiement donné

Attention

La clôture de la journée avec la différence autre que zéro nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP

Attention

La clôture de la journée sans effectuer un retrait nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP.

Dans la fenêtre Clôture de la journée, les boutons suivants sont disponibles :

• [Rapport de 24h] – sert à appeler l’impression du rapport de 24h sur l’imprimante fiscale. Le bouton est visible si l’imprimante fiscale a été configurée.
• [Rapport d’envoi] – sert à appeler le rapport d’envoi depuis le terminal de paiement et à valider les transactions par carte de paiement effectuées depuis le dernier rapport d’envoi. Le bouton est visible si le terminal de paiement a été configurée.
• [Calculer la caisse] – permet de calculer la caisse d’une manière plus efficace.
• [Raison de la différence] – permet de déterminer la raison des différences dans n’importe quel mode de paiement, grâce auquel il est possible d’entrer votre propre description sur le document RC/DC généré automatiquement pour la différence
• [Valider] – clôt la journée
• [Fermer] – ferme la fenêtre sans clore la journée

Dans la fenêtre de clôture de la journée, vous pouvez ajouter un récapitulatif à l’aide de la gestion des vues.

Attention

La section du récapitulatif fonctionne uniquement pour la devise système.

Lors de l’ouverture et de la clôture de la journée sur le point de vente POS, il est possible de saisir le montant calculé pour le mode de paiement Espèces en distinguant les valeurs nominales disponibles dans la caisse dans le cadre des devises disponibles.

Attention

Les valeurs nominales sont définies dans le système ERP.

Après la sélection du bouton [Calculer la caisse], la fenêtre Calculer le fonds de caisse s’ouvre.

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse il y a les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles. Pour l’ouverture de la journée, il n’est possible de sélectionner que Espèces.

2. Devises – devises disponibles sur le point de vente POS.

3. Liste des valeurs nominales – liste qui affiche des valeurs nominales définies dans le système ERP. L’utilisateur peut remplir le nombre de valeurs nominales.

4. Fonds de caisse réel – le champ affiche le fonds de caisse résultant de la somme du nombre des valeurs nominales saisies.

La fenêtre regroupe les boutons suivants :

• [Fermer] – ferme la fenêtre sans conserver les valeurs saisies et provoque le retour à la fenêtre précédente
• [Effacer] – efface toutes les données saisies
• [Valider] – retourne à la fenêtre Clôture de la journée/Ouverture de la journée et remplit automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel à l’aide du montant calculé

Dans l’article Calculer le fonds de caisse pour les autres modes de paiement, vous pouvez trouver la description de cette fonctionnalité pour les autres modes de paiement.

La fenêtre de calcul de la caisse pour les autres modes de paiement diffère de celle du mode de paiement Espèces.

Modes de paiement du type Bon d’achat, Banque, Carte

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse, pour le mode de paiement du type Bon d’achat, Banque et Carte; il est possible d’additionner les montants en mode de paiement donné qui créent le fonds de caisse réel.

La fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement du type Bon d’achat, Banque ou Carte regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. Modes de paiement – les modes de paiement disponibles sur le point de vente POS. Pour l’ouverture de la journée, il n’est possible de sélectionner que Espèces.

2. Montant précédent – le montant récemment saisi

3. Nouveau montant – il faut saisir la valeur suivante, par exemple, des bons d’achat reçus de la part des clients et valider à l’aide de la touche [Entrée], les montants saisis sont automatiquement additionnés

4. Nombre – nombre de valeurs saisies, par exemple des bons d’achat ou des transactions par carte, le nombre est automatiquement sommé

5. Devises – devises disponibles sur le point de vente POS.

6. Clavier écran

7. Fonds de caisse réel – affiche le fonds de caisse résultant du total des montants saisis

Voici les boutons disponibles dans la fenêtre :

• [Effacer] – efface toutes les données saisies
• [Annuler] – annule le montant récemment saisi
• [Fermer] – ferme la fenêtre sans conserver les valeurs saisies et provoque le retour à la fenêtre précédente
• [Valider] – provoque le retour à la fenêtre Clôture de la journée/ Ouverture de la journée et remplit automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel à l’aide du montant calculé

Modes de paiement du type Chèque

Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse pour le mode de paiement du type Chèque, l’application affiche une liste de chèques qui ont servi à régler des documents lors de la session ouverte.

La liste regroupe les colonnes suivantes :

• Numéro
• Nom de la banque
• Montant
• Date de paiement (masquée par défaut)

À l’aide des boutons [Ajouter] et [Supprimer], l’utilisateur peut refléter l’état réel des chèques qui se trouvent dans le tiroir d’un point de vente POS donné. Cette fonction permet de prendre en charge des scénarios où le chèque a été transmis entre les points de vente POS dans le cadre de la même boutique.

Après avoir validé la fenêtre, le champ Fonds de caisse réel sera rempli pour le mode de paiement de type Chèque pour la devise système.

Après avoir validé la clôture de la journée, les document suivants seront générés :

• DC pour les chèques ajoutés à la liste (le nombre de documents DC générés égale au nombre de chèques ajoutés)
• RC pour les chèques supprimés de la liste (le nombre de documents RC générés égale au nombre de chèques supprimés)

Attention

La liste des chèques de la clôture de la journée est enregistrée dans la base de données mais elle n’est pas synchronisée au système ERP.

Voici les boutons disponibles dans la fenêtre :

• [Supprimer] – supprime le chèque sélectionné de la liste
• [Ajouter] – permet d’ajouter un nouveau chèque
• [Fermer] – ferme la fenêtre sans mémoriser les valeurs saisies et retourne à la vue précédente
• [Valider] – retourne à la fenêtre de Clôture de la journée / Ouverture de la journée et renseigne automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel avec le montant calculé

La nouvelle fonctionnalité Proposition de retrait permet de calculer des valeurs nominales exactes (de billets et de pièces) qui devrait être retirées de la caisse à la clôture de la journée ou de la session de caisse. Elle est dédiée aux magasins qui ouvrent leur journée avec une somme d’argent définie afin que les cassiers aient la possibilité de rendre la monnaie.

Une fois la session de caisse terminée, l’opérateur retire du tiroir une certaine somme d’argent qui est proposée en fonction des valeurs nominales présentes dans le tiroir. La proposition de retrait calculée informe l’utilisateur sur le montant exact en valeurs nominales spécifiques qu’il devrait laisser dans le tiroir. La limite est définie dans le système ERP, il est configurable car le fonds de caisse à l’ouverture de la journée ne doit pas être le même dans chaque magasin.

Le bouton [Proposition de retrait] a été ajouté à la fenêtre de calcul du fonds de caisse. Il dirige vers une nouvelle fenêtre qui contient les informations suivantes :

• Limite d’espèces qui doit être laissée dans le tiroir (quantité et valeur)
• Espèces comptées dans le tiroir dans chaque valeur nominale
• Montant à retirer (quantité et valeur)
• Écart entre la somme d’argent dans le tiroir et le montant retiré

La fenêtre contient des colonnes suivantes :

• Valeurs nominales – pièces et billets pour la devise sélectionnée, par ordre croissant
• Calculés – contient des informations sur la quantité et la valeur des espèces calculées, dans chaque valeur nominale qui se trouve en caisse
• Restant – contient des informations sur la quantité et la valeur des espèces, dans chaque valeur nominale qui reste en caisse
• Retrait – contient des informations sur la quantité et la valeur des espèces, dans chaque valeur nominale à retirer
• Somme – résumé des espèces comptées, restantes et retirées
• Différence – différence entre la valeur en espèces restante et la limite fixée

Dans la fenêtre de proposition de retrait, vous pouvez :

• valider la proposition calculée via le bouton [Valider]
• recalculer le montant lorsque l’utilisateur modifie la quantité calculée et il veut tout recalculer via le bouton [Recalculer]
• fermer la liste et retourner à la fenêtre de comptage sans apporter des modifications via le bouton [Fermer]

Cette fonctionnalité permet d’indiquer une raison spécifique pour les écarts dans tout mode de paiement à la clôture de la journée/session de caisse. La raison choisie sera incluse dans une description du document RC/DC. L’enregistrement de la raison directement dans le document RC/DC permettra de vérifier plus facilement les incohérences dans la caisse enregistreuse et permettra de vérifier la fiabilité des employés.

Dans la fenêtre Fermeture de la journée, le bouton [Raison de la différence] a été ajouté.

Si vous sélectionnez le bouton [Raison de la différence], la fenêtre Définir la raison de la différence s’affiche :

Attention

Dans le système Comarch ERP Entreprise, vous pouvez définir une liste des raisons pour chaque mode de paiement.

Attention

En coopération avec Comarch ERP Standard, seule l’option de saisie manuelle de la raison de l’écart dans le champ Description est disponible.