Sur le point de vente POS, il est possible de gérer les devis et les commandes client, entre autres :

• l’établissement de DEVC/COMC
• la réalisation de la commande provenant du système ERP et Comarch e-Shop
• la réalisation d’une commande client en entier ou partiellement
• la génération DEVC COMC

Attention

La fonctionnalité des commandes et des devis client sur le point de vente POS est disponible uniquement pour les utilisateurs appartenant au groupe d’opérateurs qui possèdent les droits appropriés.

Afin d’accéder à la liste des commandes et devis client via le menu principal, vous devez sélectionner la mosaïque [Commandes et devis client]. L’opérateur peut également établir DEVC/COMC directement à partir du menu principal à l’aide des mosaïques masquées par défaut : [Nouveau devis]/[Nouvelle commande].

La liste regroupe les colonnes :

• Numéro
• Statut – peut prendre les valeurs : Validé, En cours de traitement, Annulé, Fermé, Accepté, Rejeté, Réalisé
• Client
• Adresse
• TTC
• Date d’émission
• Date de livraison/traitement
• Documents associés

et les colonnes masquées par défaut :

• Transaction traitée par
• Statut de la livraison – prend les valeurs définies dans le système ERP
• Date de validité
• HT
• Statut du paiement – prend les valeurs définies dans le système ERP
• Destinataire
• Source – prend les valeurs définies dans le système ERP

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de filtrer la liste des documents DEVC et COMC sur la base du numéro du document.

Attention

En fonction du paramètre Méthode de recherche des documents dans la configuration du point de vente POS dans le système ERP, les documents peuvent être trouvés :

• localement dans la base de données du point de vente POS
• localement et dans le système ERP

Vous pouvez également limiter la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Montant
• Montant HT
• Date d’émission
• Date de livraison/traitement
• Source
• Date d’expiration
• Statut du paiement
• Statut de la livraison
• Type – prend les valeurs : Devis client, Commande client
• Statut

La liste des commandes et de devis client regroupe les boutons suivants :

• [Ajouter] [Devis]/[Commande] – ajoute un nouveau document DEVC/ COMC
• [Imprimer] – permet d’imprimer le document
• [Aperçu] – affiche l’aperçu d’un document DEVC/COMC
• [Modifier le statut] – permet de modifier le statut du document
• [Annuler] – annule le document avec le statut Validé. Il est impossible d’annuler le devis si le document commercial qui n’est pas annulé a été généré pour ce devis
• [Fermer] – renonce au traitement du devis qui n’est pas associée à aucun document ou ce document a été annulé.
• [Accepter] – accepte le devis client avec le statut Validé
• [Générer une commande] – génère une commande pour le devis avec le statut Accepté ou Validé
• [Documents associés] – ouvre la fenêtre avec la liste de tous les documents associés au document donné

Attention

En ce qui concerne les documents DEVC et COMC, il est possible de les valider même si le prix d’un élément ajouté à ces documents ou le montant total du document entier est égal à 0 EUR.

Afin d’ajouter un nouveau devis client (DEVC), vous devez :

• sélectionner le bouton [Ajouter] → [Devis] qui se trouve à la liste des commandes et devis client
• cliquer sur le bouton [Nouveau devis] (masqué par défaut) qui se trouve dans le menu principal

Attention

Pour ajouter un nouveau devis client, l’utilisateur doit posséder des droits appropriés accordés dans le système ERP.

La fenêtre d’un nouveau devis client regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. Liste des éléments du document comprenant les colonnes :

• Désignation
• Prix final
• Quantité
• Montant

Masquées par défaut :

• Prix de base
• Prix appliqué
• N°
• Code
• Taux de TVA

2. Mode de paiement – mode de paiement par défaut pour un client s’il est disponible sur le point de vente POS. Sinon, le mode de paiement par défaut pour le centre auquel le point de vente POS appartient.

3. Date d’échéance – délai de paiement par défaut chargés à partir des paramètres du client

Attention

Le mode de paiement par défaut et la date d’échéance par défaut sont définis dans le système ERP.

4. Date de validité – date jusqu’à laquelle le devis est valable. Si cette date est dépassée il n’est plus possible de le traiter. Il est possible de sélectionner l’option Indéfinie.

5. Date de livraison/traitement – – date transférée dans la commande client en tant que la date de livraison de la commande. Elle détermine la date où une facture/un reçu doivent être établis pour les éléments du document. Une fois l’option Date de livraison/traitement choisie, il est possible de définir le délai de livraison/traitement compte tenu du nombre de jours défini via le bouton [Nombre de jours depuis la commande] (la date de livraison/traitement est égale à la date d’émission augmentée du nombre de jours défini). La date de livraison/traitement ne peut pas être postérieure à la date de validité.

6. Attributs – les attributs associés au type de document

Dans la fenêtre d’ajout d’un nouveau document DEVC il y a aussi les boutons suivants :

• [Préenregistrer] – enregistre le document afin de permettre de le traiter ultérieurement ou sur un autre point de vente POS
• [Valider] – valide le document
• [Imprimer] – imprime le document (bouton masqué par défaut)

Attention

Le document DEVC peut être validé même si un élément à la valeur zéro y a été ajouté.

Le devis client:

• ne réserve pas de marchnadises
• ne génère pas de paiement
• n’est pas soumis à la gestion des limites de crédit

Exemple

Dans un magasin de meubles, un client souhaite acheter un ensemble complet de meubles de cuisine. Après de brèves négociations avec le vendeur, le client bénéficie d’une réduction de 15% sur tout l’achat. Cependant, le client souhaite repenser l’éventuel achat avec sa famille et prendre la décision finale pendant 7 jours. Par conséquent, l’opérateur de point de vente sélectionne [Ajouter] [Devis client] dans la liste des commandes et devis client. Il ajoute ensuite des articles et offre un rabais de 15% en utilisant le bouton [Remise d’en-tête]. Après la sélection du client, il définit la date d’expiration du devis pour le 23.04 (jusqu’à 7 jours). Le document approuvé est imprimé et transmis au client.

Dans la fenêtre de liste des commandes et devis client, après avoir sélectionner le bouton [Modifier le statut] pour un devis client indiqué, l’utilisateur peut :

• à l’aide du bouton [Accepter] accepter le devis (après la validation effectué par le client) avec le statut Validé qui n’a aucun document associé. Après l’acceptation du devis ou la génération d’une commande client pour ce devis son statut est changé en Accepté. La commande client peut être générée également dans la fenêtre d’aperçu du document DEVC. Un devis pareil peut être refusé mais il est impossible de l’annuler.
• à l’aide du bouton [Rejeter] refuser un devis (après la validation effectué par le client) avec le statut Validé ou Accepté pour lequel aucun document n’a été généré ou il a été annulé. Vous pouvez également refuser un devis client dans la fenêtre d’aperçu du document DEVC. Pour rejeter un devis, il faut indiquer sa cause.

Attention

Les causes du rejet d’un devis client sont définies dans le système ERP.

• à l’aide du bouton [Annuler] annule le devis client avec le statu Validé et qui n’a aucune commande associée

Attention

La modification du statut d’un devis nécessite que l’utilisateur ait des droits appropriés dans le système ERP.

Exemple

Dans un magasin de meubles, un client souhaite acheter un ensemble complet de meubles de cuisine. Après de brèves négociations avec le vendeur, le client bénéficie d’une réduction de 15% sur tout l’achat. Cependant, le client souhaite repenser l’éventuel achat avec sa famille et prendre la décision finale pendant 7 jours. Par conséquent, l’opérateur de point de vente sélectionne [Ajouter] [Devis client] dans la liste des commandes et devis client. Il ajoute ensuite des articles et offre un rabais de 15% en utilisant le bouton [Remise d’en-tête]. Après la sélection du client, il définit la date d’expiration du devis pour le 23.04 (jusqu’à 7 jours). Le document approuvé est imprimé et transmis au client.

Après 3 jours, le client retourne au magasin pour acheter les articles dans le cadre du devis client. L’opérateur recherche le document sur la liste des commandes et devis client et ensuite il sélection le bouton [Aperçu] et [Accepter et créer COMC]. Dans le document de commande client généré, le vendeur peut renseigner les détails concernant la transaction, y compris la date de réalisation.

Une fois le document COMC accepté, le devis client prend le statut Accepté.

Dans la fenêtre d’aperçu d’un document DEVC, vous pouvez également accepter un devis ou générer COMC pour ce devis à l’aide du bouton [Accepter et créer COMC].

Afin de générer une commande depuis un devis client, vous devez l’indiquer à la liste des commandes et devis et sélectionner le bouton [Générer la commande].

Attention

Sur le point de vente POS, il est possible d’établir plusieurs commandes client depuis un devis.

La génération d’une commande depuis un devis :

• modifie son statut en Accepté. L’annulation de telle commande ne change pas de statut de DEVC.
• nécessite que l’utilisateur ait des droits appropriés accordés dans le système ERP.

Il est impossible de générer une commande pour :

• un devis rejeté
• un devis annulé
• un devis dont la date de validité a été dépassée.

Attention

Il est impossible de générer une commande pour plusieurs devis.

Voici la liste des éléments transférés dans chaque commande générée :

• tous les éléments du devis y compris les quantités, les prix et les unités
• les remises ou les offres groupées
• mes données du client
• mode et date d’échéance
• date de livraison/traitement
• attributs (à condition que le même attribut soit assigné à l’objet COMC et à l’objet DEVC dans le système ERP). Les valeurs des attributs transférés depuis le DEVC ne sont pas modifiables, mais vous pouvez en ajouter de nouvelles.
• Méthode de calcul de la TVA

Dans le document COMC généré :

• il est possible de modifier les éléments (entre autres: modification de la quantité et de la date de livraison/traitement, ajout ou suppression d’un élément)
• il n’est pas possible de le préenregistrer

La gestion des devis client établis dans le système ERP est possible aussi bien dans le système ERP que sur le point de vente POS. Tout comme pour les devis établis sur le point de vente POS, vous pouvez accepter et rejeter les devis et générer les commandes client pour eux aussi bien sur le point de vente POS que dans le système ERP. Il est impossible de télécharger les devis établis dans un autre magasin. Tous les devis client validés et établis dans un centre auquel appartient un point de vente POS donné sont envoyés depuis le système ERP au point de vente POS.

Exemple

Un client vient à la boutique XYZ afin d’acheter les articles dans le cadre d’un devis client fourni. L’opérateur recherche le document sur la liste des commandes et devis client et il sélectionne le bouton [Aperçu]. Ensuite, il choisit [Accepter et générer COMC]. Dans le document généré, le vendeur peut saisir les informations détaillées concernant la transaction, entre autres la date de livraison/traitement.

Après la validation du document COMC, le devis client prend le statut Accepté.