L’introduction de la division des informations sur les niveaux de stock en fonction de chaque entrepôt aide à éviter des erreurs de synchronisation qui peuvent entraîner une non synchronisation de certains documents avec le système ERP en raison d’une quantité insuffisante de marchandises disponibles dans un entrepôt donné.

Afin d’assurer un fonctionnement continu de l’application, également en mode hors ligne, le service POS Agent a été introduit qui fournit des informations à jour sur l’inventaire sur chaque point de vente.

Attention

La validation des documents ME- et PERT a été bloquée en cas d’absence de connexion au service.

Le menu Back office permet de prendre en charge les documents d’entrepôt sur un point de vente POS.

La vue Back office offre les mosaïques suivantes :

• [Réception de la livraison] – en fonction de la configuration dans le système ERP, la mosaïque ouvre la liste des bordereaux d’expédition ou des documents ME- prêts à être réceptionnés
• [Mouvements internes] – permet de prendre en charge les mouvements entre les entrepôts assignés au centre donné/à l’entreprise donnée
• [Rapprochement des stocks] – permet d’exécuter le processus de rapprochement des stocks conformément à l’information sur les ressources disponible dans le système ERP
• [Livraison des marchandises] – permet de:
  • préparer l’envoi
  • générer des étiquettes
  • vérifier le registre des colis
• [Correctifs de ressources] – ouvre la liste des documents REC et LIBV et permet de corriger les ressources à l’aide de ces documents
• [Repérage de prix] (Enterprise) – permet de vérifier le statut du processus de mise à jour des étiquettes effectué dans l’application Comarch mPOS

Pour simplifier le processus de prélèvements de marchandises entre les entrepôts du magasin donnée sur un point de vente POS, il est possible de prendre en charge des mouvements internes (ME-). Le processus suppose que vous n’avez pas à générer des documents de sortie et de réception séparés d’un entrepôt à un autre, car cela se fait automatiquement. Le service se compose de:

• une demande de réception – réception de marchandises à partir d’un autre entrepôt
• une sortie de marchandises – création des documents ME- entre les entrepôts du siège et des entrepôt de filial

Lors de la validation d’un nouveau mouvement interne, le système génère automatiquement des documents ME-, ME+ et PRR.

Attention

La fonctionnalité de réceptionner et de faire sortir une livraison ne peut être utilisée que par l’utilisateur ayant des autorisations appropriées accordées dans le système ERP :

• pour modifier des documents de mouvements internes
• pour créer des protocoles de réceptions lors de la réception d’une livraison

Pour accéder à la liste des mouvements internes, dans le menu principal vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Mouvements internes].

La liste comporte tous les documents ME- dont les entrepôts source et cible sont des magasins actuels ainsi que tous les documents PRR qui sont liés à ces entrepôts.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte et des filtres déroulants :

• Statut du document – contient des catégories suivantes :
  • Réceptionnés – les documents au statut Validé associés au document ME+ validé où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
  • Sortis – les documents au statut Validé sans documents associés où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
  • À réceptionner – les documents au statut Validé sans documents associés ou dont les documents associés sont non validés ou annulés
  • À sortir – les documents au statut Non validé sans documents associés où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
• Type
• Date
• Statut
• Entrepôt source
• Entrepôt cible

Attention

En fonction du paramètre Méthode de recherche de documents dans la configuration du point de vente POS dans le système ERP, les documents peuvent être recherchés :

• localement dans la base de données du point de vente POS
• localement et dans le système ERP

La liste comprend les colonnes suivantes :

• Statut – sous forme d’icônes :
  • [↓] (la flèche vers le bas) – les documents ME- qui sont une réception est ont le statut Validé
  • [Ѵ] (symbole de validation) – les protocoles de réception générés avec succès
  • [!] (symbole de point d’exclamation) – les protocoles de réception concernant les écarts entre les documents ME- de système et la livraison reçue

Attention

Si l’opérateur n’a pas l’autorisation de lire les documents ME-, les icônes de validation et de point d’excalamtion ne seront pas affichées.

• Numéro
• Statut– prend la valeur: Validé, Non validé, Annulé
• Entrepôt source
• Entrepôt cible
• Date d’émission
• Documents associés – les numéros de documents associés au document donné. Par exemple, pour le document ME- le système affiche le numéro de protocole de réception (PRR) et le numéro de ME+ généré pour ce document.
• Transaction traitée par (masqué par défaut)

À partir de la liste des mouvements internes, vous pouvez :

• ajouter un nouveau document ME- à l’aide du bouton [Ajouter]
• afficher l’aperçu du document ME-/PRR
• réceptionner la livraison à l’aide du bouton [Réceptionner]
• accéder à la liste des documents ME- non validés à l’aide du bouton [P]
• annuler le document PRR à l’aide du bouton [Annuler]
• aller à la liste des documents associés au document donné à l’aide du bouton [Documents associés]

Annuler le processus des mouvements internes en cas d’annuler le document PRR – mouvements internes

L’annulation uniquement du document PRR rend impossible de déterminer où se trouvent les articles, si la société souhaite annuler le processus de mouvement interne, cela signifie que les marchandises reviennent à l’entrepôt d’origine. Par conséquent, la fonctionnalité d’annulation de l’ensemble du processus a été ajoutée lorsque l’opérateur annule un document PRR de la liste des mouvements internes. Dans ce cas, un message s’affiche indiquant que le document MM- et MM + assigné au mouvement annulé a été annulé.

Afin de rapprocher les stocks, il faut sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Rapprochement des stocks].

Attention

La fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs qui dispose d’une autorisation appropriée accordée dans le système ERP.[\alert]

L’achèvement du processus entraînera la détermination des stocks disponibles dans le magasin en fonction des informations obtenues du système central. Les données obtenues peuvent ne pas inclure des informations sur des documents qui n’ont pas encore été envoyés du point de vente Comarch POS ou de la station Comarch mPOS au système central.

Pour minimiser la probabilité de l’existence de tels documents, vous devez :

• vous assurer que tous les appareils dans le magasins prenant en charge Comarch POS et Comarch mPOS ont été activés et fonctionnent en mode en ligne
• lancer le processus de rapprochement des stocks aussi longtemps que possible après l’émission du dernier document dans le magasin (par exemple avant le début de la journée de travail)

Afin de lancer le processus de rapprochement des stocks, vous devez sélectionner le bouton [Commencer].

Tout d’abord, le système vérifie s’il y a encore des documents non traités du centre donné dans la file d’attente. Si tel est le cas, le message suivant s’affiche : « Les documents non enregistrés par le système central ont été trouvés – l’état de stocks défini peut être différent de l’état actuel dans le magasin. Nous vous recommandons d’exécuter l’opération plus tard. Êtes-vous sûr de vouloir initialiser le processus ? ».

Une fois le processus lancé, les stocks sont déterminés dans le service POS Agent en fonction des informations obtenues à partir du système ERP.

Une fois le processus terminé, le message suivant s’affiche : « Le rapprochement des stocks avec le système central a été effectué. » En cas d’erreur ou d’absence de connexion, des informations sur l’interruption du processus et la nécessité de le redémarrer seront affichées.

La fonction de correction des ressources permet de mettre à jour les stocks à l’aide du document de perte (PERT) ou de profit (PROF). La correction des ressources par le biais des documents PERT et PROF peut être utilisée par exemple en cas :

• d’un article abimé
• d’emballages vides
• de vol
• de correction des stocks
• de correction de réception des marchandises/colis

Afin d’établir un document PROF et PERT approprié, dans le menu principal, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Correction des ressources].

Dans la fenêtre de Correction des ressources la liste des documents PROF et PERT s’affiche.

Sur le point de vente POS donné, la liste contient les documents qui répondent aux conditions suivantes :

• l’entrepôt où ces documents ont été établis est disponible sur ce point de vente
• ils ont été établis sur ce point de vente POS ou ils y ont été synchronisés

Dans le système ERP, vous pouvez définir les documents PERT et PROF qui doivent être synchronisé (en fonction de leur date d’émission).

Pour créer un nouveau correctif, vous devez sélectionner le bouton [Nouveau correctif de ressources] et ensuite indiquer le type de document souhaité.

Vous pouvez créer une nouveau document PERT ou PROF également à partir de l’aperçu de l’article.

Lors de la création d’un nouveau document PROF ou PERT vous devez indiquer l’entrepôt pour lequel vous voulez corriger les stocks et la raison d’émission du document. La liste des raisons disponibles est définie dans le système ERP.

Attention

La fonctionnalité Inventaires est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise

L’inventaire consiste à effectuer un relevé des stocks actuels pour vérifier s’il existe un écart entre l’état de stocks enregistré lors de l’inventaire (état réel) et l’état de stocks résultant des données disponibles dans la comptabilité matérielle.

Pour accéder à l’inventaire, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] – > [Inventaire].

Attention

L’accès à la fonction [Inventaire] nécessite des autorisations appropriées définies dans le système ERP.

L’inventaire contient les colonnes suivantes :

• Numéro
• Type d’inventaire :
  • Annuel
  • Tournant
• Type
• Statut
  • Généré
  • Ouvert
  • Clos
  • Annoncé
  • Partiellement annoncé
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture
• Description

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte permettant de lancer une recherche en fonction du numéro et du type d’inventaire.

Vous pouvez également réduire la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Type d’inventaire
• Type
• Statut
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture

À partir de la liste, vous pouvez :

• consulter l’inventaire sélectionné à l’aide du bouton [Aperçu]
• actualiser la liste à l’aide du bouton [Actualiser]
• fermer la liste à l’aide du bouton [Fermer]
• ouvrir un inventaire à l’aide du bouton [Ouvrir] qui est disponible uniquement pour les inventaires avec le statut Généré
• fermer l’inventaire à l’aide du bouton [Fermer] qui est disponible uniquement pour les inventaires avec le statut Ouvert
• ajouter un inventaire à l’aide du bouton [Ajouter]

Aperçu de l’inventaire

Après avoir sélectionné un inventaire de la liste et cliqué sur le bouton [Aperçu], l’utilisateur peut (en fonction du statut de l’inventaire):

• imprimer un document d’inventaire
• actualiser des listes de comptage
• ouvrir un inventaire
• ajouter une nouvelle liste de comptage (dans les options d’ajout d’une nouvelle liste de comptage le bouton [Stocks négatifs] est disponible. Après l’avoir sélectionné, l’application essaie d’ajouter chaque article dont la qualitè système est inférieure à ses manques – en incluant l’entrepôt sélectionné dans le document d’inventaire.
• enregistrer un inventaire
• supprimer une liste de comptage sélectionnée
• modifier une liste de comptage sélectionnée
• compter des articles sur une liste de comptage

  

Générer un rapport

Vous pouvez générer un rapport à partir de la fenêtre d’inventaire. Après avoir sélectionné une liste de comptage, il faut cliquer sur le bouton [Compter].

Dans la fenêtre du rapport généré, vous pouvez :

• compter soit tous les éléments de la liste de comptage sot uniquement les éléments sélectionnés
• ajouter un nouvel article

Attention

La quantité d’article enregistrée dans le système peut être affichée dans la liste de comptage ou lors du comptage d’inventaire. La quantité système est présentée en fonction de la configuration dans le système ERP d’un paramètre approprié concernant sa visibilité sur un type d’inventaire donné.

La fenêtre de vérification de la quantité annoncée et de la quantité cible peut s’afficher lors de la clôture du rapport en fonction de la configuration dans le système ERP.

Le rapport permet de présenter les écarts dans les états de stock retrouvés lors de l’inventaire. Le calcul de l’écart s’effectue à la base de la quantité système correctement calculée, en incluant les ruptures. Un écart est retrouvé lorsque la quantité système des éléments (quantité – ruptures) diffère de la quantité comptée.

Exemple

 Stock initial – quantité : 10

Ruptures : 2

Quantité signalée : 5

Résultat : Quantité système présentée : 8

Ruptures présentées : 2

Dans le document de confirmation de l’écart, vous pouvez :

• exclure des articles de la liste des éléments en cours de fermeture en sélectionnant le bouton [Exclure]
• imprimer une confirmation d’écart en sélectionnant le bouton [Imprimer]
• valider une confirmation d’écart en sélectionnant le bouton [Valider]

Attention

La clôture du processus d’inventaire d’un article met à jour sa quantité dans le service POS Agent conformément à la quantité comptée et transmet l’information sur la quantité inventoriée au système ERP.

Indépendamment du fait si la nouvelle liste de comptage est créée sur la base des écarts d’une autre liste ou d’une autre raison – il peut y avoir le cas où certains des articles indiqués ou tous les articles ne peuvent pas être ajoutés. Le message affiché a été adapté à la situation rencontrée.

Lorsque le service POS Agent n’est pas disponible dans le point de vente POS, le message suivant est affiché : Impossible d’ajouter l’article à la liste. Pas de connexion au service POS Agent.

Lorsque la connexion n’est pas établie à la centrale ou à deux services, le message suivant est affiché : Certains articles n’ont pas pu être ajoutés à l’inventaire.

Si un article est présent sur une autre liste de comptage dont la fermeture sur POS n’a pas été encore synchronisée vers le système ERP ou la liste de comptage a été fermée et synchronisée vers le système ERP sans traitement postérieure, le message suivant est affiché dans le point de vente POS : Les écarts sont en cours de traitement, Merci de réessayer dans quelques minutes.

Si l’article est présent sur une autre liste de comptage créée par un autre utilisateur dans le système ERP ou dans le point de vente POS (position ajoutée manuellement ou suite aux écarts), le message suivant est affiché : Certains articles sont déjà inclus dans une liste de comptage, ils ne pourront pas être ajoutés.

Mise à zéro des ruptures après l’inventaire

Au moment de fermer un élément de la liste de comptage, ses ruptures sont toujours mises à zéro. Si l’élément fermée est un article avec des lots, les ruptures sont aussi mises à zéro sur tous les lots.

Attention

La fonctionnalité est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise.

L’application prend désormais en charge des processus front et back office en utilisant la méthode FEFO (le sigle FEFO signifie First Expired First Out). Cette méthode suppose que les marchandises dont la date d’expiration est la plus courte sont sont obligatoirement prélevées en premier. Elle est appliquée dans l’industrie alimentaire et dans les entrepôts où sont stockés des marchandises avec une date d’expiration.

Les modifications concernent les documents :

• FC et CQFC
• R et CQR
• COMC et DEVC
• RECV

La méthode FEFO est appliquée au moment d’envoi document pour vérification par le service POS Agent donc le processus se déroule en ligne. Elle a été introduite en raison de la nécessité de disposer d’informations détaillées sur la quantité de chaque lot de l’article dans l’entrepôt. Le processus est utilisé principalement en cas d’épiceries qui vendent des produites avec une date de péremption définie. La méthode FEFO permet de mettre à jour des articles avec les dates de consommation les plus proches.

Deux situations peuvent se présenter lorsque les articles sont manipulés selon la méthode FEFO :

• le lot de l’article saisi n’existe pas dans la base de données
• le lot de l’article saisi existe dans la base de données

Personnalisation des processus d’expédition

Si la méthode FEFO est activé, après avoir sélectionné un nouveau colis à l’aide de la mosaïque [Back office] → [Livraison des marchandises] → [Préparation de l’expédition] → [Sur la base du bon de commande interne], le bouton [Afficher plus d’informations] s’affiche.

Une fois le bouton [Afficher plus d’informations] sélectionné, la fenêtre avec la liste des détails concernant le lot s’affiche.

Un nouveau lot avec une date d’expiration, un numéro de lot et un nombre d’articles spécifiés peut être saisi à l’aide du bouton [Ajouter un nouveau lot].

Dans le cadre de la précision de la quantité d’article à peser sur le protocole et la liste des réceptions, chaque article à peser est traité comme 1 pièce. En raison de ces modifications, la quantité est calculée comme une somme de la quantité d’articles (non pesables) et la quantité d’articles à peser.

Exemple

Exemple I:

Articles dans le document de réception :
Cuisse de poulet : 0,315 kg

Pomme : 1,552 kg

Chocolat : 1 pièce.

Quantité totale : 3 pièces.

Le système Comarch ERP Standard permet de définir un entrepôt de consignation de type propre en tant que l’entrepôt POS qui est traité comme un entrepôt POS standard. En cas de processus de rapprochement de stocks, toutes les informations sur les stocks de cet entrepôt doivent être envoyées au service POS Agent. Dans le point de vente POS, l’entrepôt de consignation peut être utilisé comme un entrepôt :

• de l’élément du document
• où la vente avec les ruptures de stock peut être créée
• étant le point de livraison sur l’ordre de vente (si un tel point est défini dans le système ERP)
• dans les documents de perte
• source de n’importe quel document de mouvement d’entrepôt
• source de mouvements internes
• de la réception de la livraison – si le document approprié ME- avec cet entrepôt défini comme entrepôt de destination a été créé dans le système ERP

Les bons de commande internes (COMI) permettent de commander des articles à partir de la centrale ou une autre boutique. L’utilisateur crée une commande interne qui est synchronisée dans la centrale (ou dans une autre boutique, si nécessaire). Le traitement des commandes s’effectue à l’aide des documents de mouvement d’entrepôt qui enregistrent les déplacements des articles.

Dans le point de vente POS, il est possible de :

• créer une nouvelle commande interne
• suivre le statut de la commande interne
• fermer automatiquement les commandes internes après avoir reçu et entré les documents ME- associés.

La liste des bons de commande internes créés est disponible à partir de la mosaïque [Back office] -> [Bons de commande internes].

La liste des bons de commande internes créés contient des commandes qui peuvent avoir le statut suivant :

• Passé
• Validé
• Annulé
• Fermé
• Réalisé
• En cours de traitement
• Rejeté

La liste présente des colonnes suivantes :

• Numéro
• Statut
• Entrepôt source
• Entrepôt de destination
• Date d’émission
• Date de traitement
• Documents associés
• Attributs du document (marquée par défaut)

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un champ du filtre de texte qui permet de filtrer la liste des documents COMI par numéro du document ou code-barres du document.

La recherche peut être aussi limitée à l’aide des filtres suivants :

• Statut
• Entrepôt source
• Entrepôt de destination
• Date de traitement
• Date d’émission
• Attributs

Voici les boutons disponibles sur la liste des bons de commande internes créés :

• [Ajouter] – ajoute un nouveau document COMI
• [Imprimer] – imprime un document
• [Aperçu] – affiche l’aperçu du document COMI
• [Actualiser] – actualise la liste des documents COMI
• [Documents associés] – ouvre la fenêtre avec la liste de tous les documents associés au document donné
• [Supprimer] – supprime le document COMI créé dans le point de vente POS

Ajouter un nouveau bon de commande interne

Attention

Le nouveau bon de commande interne peut être créé à défaut de la connexion aux services.

Pour ajouter un nouveau bon de commande interne (COMI), il faut :

• Dans le menu principal cliquer sur la mosaïque [Back Office]
• Sur la liste des bons de commande internes créés cliquer sur le bouton [Ajouter]

Attention

Pour que l’utilisateur puisse ajouter un bon de commande interne, il doit posséder les droits qui sont accordés dans le système ERP.

Avant de créer un bon de commande interne, il est nécessaire de définir :

• Entrepôt source – entrepôt source défini pour le COMI
• Entrepôt de destination – entrepôt POS de la boutique donnée lié au type de document COMI

Attention

Vous pouvez configurer dans le système ERP la liste des entrepôts disponibles comme entrepôts source et destination.

• Liste des articles commandés avec la quantité – les articles peuvent être ajoutés de manière suivante :
  • numérisation du code EAN-13
  • saisie manuelle du code EAN-13
  • saisie du code de l’article dans la barre de recherche
  • sélection de l’article à partir de la liste des articles

Attention

Il est impossible d’ajouter au nouveau bon de commande interne un article de type Service, Assortiment et Bon d’achat.

Le formulaire du bon de commande interne regroupe les champs suivants :

• Rechercher un article – permet de rechercher ou d’ajouter un article au document
• Vendeur – l’employé qui établit le document
• Éléments du documents traités par
• Détails de l’élément – présente les informations détaillées relatives à un élément du document et permet de modifier sa quantité
• Liste des éléments comprenant les colonnes :
  • Désignation
  • Quantité
  • N° (masquée par défaut)
  • Code (masquée par défaut)
• Entrepôt source – entrepôt marqué comme entrepôt source pour le COMI. Après avoir cliqué sur la mosaïque, la fenêtre avec les entrepôts source disponibles est affichée.
• Entrepôt de destination – entrepôt POS de la boutique donnée lié au type de document COMI. Après avoir cliqué sur la mosaïque, la fenêtre avec les entrepôts de destination disponibles est affichée.
• Attributs – attributs associés au type de document

Le formulaire d’un nouveau bon de commande interne regroupe le bouton suivant :

• [Passer] – le document reçoit le statut Passé, la confirmation du document est une partie du processus réalisé par l’entrepôt source/centre

Si un document du mouvement interne ou une correction des ressources sont créés, l’application Comarch POS vérifie, si dans le système il n’y a pas de ruptures pour le même article, identifié par un autre lot. Si de telles ruptures existent le système les compense, en créant automatiquement des documents PERT et PROF appropriés.

Exemple

Compensation des ruptures dans le processus du mouvement interne :

1. Deux entrepôts sont disponibles W1 et W2
2. Il existe une rupture des ressources dans l’entrepôt W2 pour les lots concrets de l’article P1

Tableau présentant les quantités et les ruptures de l’article P1 dans les entrepôts W1 et W2

Numéro du lot de l’article P1	Date	Quantité	Ruptures
B_001	20.04.2022	0	6
B_002	21.04.2022	0	3
B_003	23.04.2022	4	0

 

3. L’utilisateur crée le document PROF pour l’article P1 de l’entrepôt de destination W1 à l’entrepôt d’origine W2.
4. Le mouvement concerne l’article P1 dont le lot  B_004 n’a pas de ruptures dans l’entrepôt, avec la date 01/05/2022 et la quantité 8 pièces.
5. Dans le cas d’un mouvement interne, Comarch POS crée le document ME- ce qui entraîne l’amoindrissement des états de stock de l’article P1 du lot B_004  dans l’entrepôt W1.
6. En même temps, Comarch POS crée les documents ME+ et PRR afin d’agrandir la quantité des stocks de l’article P1 du lot B_004 dans l’entrepôt W2.

Tableau présentant les quantités et les ruptures de l’article P1 après le mouvement des 8 pièces de l’article du lot B_004

Numéro du lot de l’article P1	Date	Quantité	Ruptures
B_001	20/04/2022	0	6
B_002	21/04/2022	0	3
B_003	23/04/2022	4	0
B_004	01/05/2022	8	0

 

7. Si la compensation est active, afin de compenser les ruptures, Comarch POS générera automatiquement les documents suivants :

• PERT de 8 pièces de l’article P1 du lot B_004
• PROF de 6 pièces de l’article P1 du lot B_001 et 2 pièces de l’article P1 du lot B_002

Tableau présentant les quantités et les ruptures de l’article P1 après la compensation

Numéro du lot de l’article P1	Date	Quantité	Ruptures
B_001	20/04/2022	0	0
B_002	21/04/2022	0	1
B_003	23/04/2022	4	0
B_004	01/05/2022	0	0