La fonctionnalité du préenregistrement permet de de travailler avec le même document sur plusieurs points de vente POS dans le cadre du même centre de la structure d’entreprise.

Le bouton [Préenregistrer] prend en charge cette fonctionnalité en enregistrant le document avec le statut Non validé dans le brouillon intégré au service de données. La liste des documents préenregistrés présente :

• les documents enregistrés localement sur le point de vente POS
• les documents ajoutés et enregistrés sur les autres points de vente POS.

La gestion des documents non validés n’est pas disponible pour les documents suivants :

• FC/R générés depuis les COMC
• FC générées depuis R
• les factures d’acomptes
• les correctifs
• COMC qui ont été enregistrées localement au préalable ou dont la validation a été annulée
• les bordereaux de détaxe générés depuis les R
• documents RECV

Cette fonctionnalité nécessite le travail en mode En ligne. Sinon :

• après la sélection du bouton [Préenregistrer] le message suivant s’affiche : « Pas de connexion au service de données. Le document a été enregistré localement et il ne sera pas disponible sur les autres points de vente jusqu’à ce que la connexion ne soit pas rétablie. »
• il ne sera pas possible de télécharger les données nécessaires pour un affichage correct du document et le message s’affichera : « Impossible de modifier le document à présent. Pas de données nécessaires pour l’afficher correctement. Veuillez réessayer ultérieurement. ».

À un moment donné, un document ne peut être édité que sur un point de vente POS.

La modification, la suppression ou la validation d’un document créé par un autre opérateur n’est possible que pour l’utilisateur faisant partie du groupe d’opérateurs avec le droit accordé Modification des documents des autres opérateurs accordé dans le système ERP.

Une fois le document préenregistré validé :

• il sera supprimé du brouillon
• il sera enregistré dans la base locale d’un point de vente avec le numéro et la série du point de vente où ce document a été validé.

Vous pouvez accéder à la liste des documents non validés depuis :

• le menu principal suite à un clic sur le bouton [Continuer le traitement du document] (masqué par défaut) où la liste de tous les types de documents est disponible
• directement à partir de la liste des documents d’un type donné (en cliquant sur le bouton [P]) où la liste des documents non validés d’un type donné est présentée :
  • documents commerciaux
  • documents d’entrepôt
  • commandes et devis client

Dans la partie supérieure de la fenêtre regroupant tous les documents non validés, il y a des filtres déroulants :

• Type
• Date d’émission
• Vendeur – affiche la liste des opérateurs disponibles sur la base de données d’un point de vente donnée
• Code du point de vente – liste des points de vente POS disponibles

Cependant, dans la partie supérieure de la fenêtre de documents non validés, il y a :

• un filtre texte
• les mêmes filtres déroulants que ceux qui se trouvent sur la liste des documents de ce type

La liste de tous les documents non validés regroupe les colonnes suivantes :

• Type
• Numéro– numéro EAN du document. En cas d’une entrée en stock, c’est le numéro du numérateur du document
• Date de modification
• TTC
• Vendeur
• Code du point de vente – code du point de vente où la dernière modification a été apportée
• HT (masqué par défaut)

Cependant la fenêtre de documents non validés d’un type donné regroupe les mêmes colonnes que la liste des documents du type concerné

Si un document est en cours de modification sur un point de vente POS, le système ne permet pas de le modifier en ce moment sur les autres points de vente tout en affichant un message approprié.

La liste des documents non validés comprend également les boutons suivants :

• [Supprimer] – permet de supprimer le document de la liste (du brouillon)
• [Sélectionner]/[Continuer] – ouvre un document pour le modifier

Pour continuer le traitement de documents, vous devez accéder à la liste des documents non validés.

Méthode de calcul de la TVA dans les documents

La méthode de calcul de la TVA dans les documents :

• ne peut pas être modifiée dans les documents commerciaux qui ont déj) été préenregistré (transmis à la liste des documents préenregistrés)
• peut être modifiée dans les documents COMC si dans le système ERP, l’option Méthode de calcul de la TVA – En fonction du statut du client a été sélectionnée dans la définition du document COMC. Lors de la modification du client dans une telle commande, l’application va demander de recalculer la TVA dans le document.

Remise

Lors de l’édition du document préenregistré, les remises ne sont pas recalculées ni mises à jour. Si un document est édité par un opérateur :

• sans les droits sur la remise accordée, celle-ci sera quand même conservée dans le document.
• avec les droits d’accorder les remises peut les diminuer dans un intervalle :
  • zéro à un montant de la remise accordée – en cas des remises utilisateur
  • de zéro à un montant de la remise dernièrement enregistrée – en cas des remises d’en-tête en pourcentage

En ce qui concerne les offres groupées, elles seront calculées conformément à l’option de calcul des remises choisie (Manuelle ou À la validation du document).

Attributs

Lors du préenregistrement du document, l’application ne vérifie pas si les attributs assignés au type de document sont obligatoires. La vérification de leur exigibilité :

• a lieu après la validation du document
• concerne les attributs qui ne sont pas obligatoires sur un point de vente où le document sera validé