Pour la commande client :
- vous pouvez établir une facture d’acompte (FAC)
- vous pouvez ajouter un nombre quelconque d’acomptes, néanmoins leur somme ne peut pas dépasser le montant TTC de la commande
Les paiements des factures d’acompte peuvent être réalisés à l’aide de n’importe quel mode de paiement disponible pour le point de vente POS donné et pour l’opérateur. Les factures d’acompte sont toujours établies sur le montant TTC c’est-à-dire la taxe TVA sera calculée sur le montant TTC du document.
Pour établir une facture d’acompte, sélectionnez une commande client à partir de la liste des commandes client pour laquelle la facture d’acompte doit être ajoutée et ensuite cliquez sur le bouton [Générer le document] → [Facture d’acompte].
La fenêtre d’une nouvelle facture d’acompte regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Commande – le numéro de la commande à laquelle la facture d’acompte est ajoutée
2. Montant de la commande – le montant de la commande à laquelle la facture d’acompte est ajoutée. C’est un champ non modifiable.
3. Acomptes précédents – la somme des acomptes ajoutés à la commande à laquelle la facture d’acompte est ajoutée. C’est un champ non modifiable.
4. Vendeur – l’employé qui établit le document
5. Liste des éléments regroupant les colonnes :
- Désignation
- Prix final
- Quantité
- Montant
6. Client – permet de définir le client (client, destinataire) du document
7. Acompte – entrez la valeur de l’acompte sous la forme :
- d’un pourcentage
- d’un montant
Après la validation du document, la fenêtre de paiement s’affiche.
L’impression de la COMC regroupe les informations sur les acomptes versés (pour ce document) dans la section Mode de paiement.
Dans le système ERP, il est possible de spécifier la méthode de règlement des acomptes à l’aide du paramètre Déduire les acomptes en 100% :
- si le paramètre est coché – le montant de l’acompte dans la facture client générée pour la COMC associée à la FAC est présenté au-dessous du montant total de tous les éléments dans le document dans le champ Acomptes. En cas de non-conformité des clients dans la commande client et dans la FAC associée établie, le message suivant va s’afficher lors de la génération de la facture client : « Il existe des acomptes non réglés associés à la commande. Vérifiez la conformité des données du client dans les factures d’acompte et dans la facture finale établies. »
- si le paramètre est décoché – l’utilisateur déduire manuellement les acomptes de la facture client générée à condition qu’au moins une FAC ait été établie pour la commande client associée pour le même client que celui sélectionné dans la facture client.
Un clic sur le bouton [Factures d’acompte] fait afficher la liste des documents FAC limitée aux documents FAC liées à la commande pour laquelle la facture est générée.
La liste des factures d’acompte regroupe les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Information concernant le montant :
- de la facture
- des acomptes disponibles
- des acomptes déduits
- de la facture déduit des acomptes
2. Liste de documents qui comprend les colonnes :
- Numéro
- Date d’émission
- Acompte
- Montant maximal
- Montant déduit
- % de l’acompte
3. Déduire les acomptes – champ permettant de saisir le montant des acomptes sous forme de pourcentage ou de montant.
Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de faire une recherche sur la liste des documents FAC sur la base du numéro système du document.
Vous pouvez limiter la recherche à l’aide des filtres déroulants :
- Montant
- Date d’émission
Un Client a commandé des meubles sur mesures dans la boutique XYZ. Conformément à la politique de l’entreprise, lors de deux semaines qui suivent la commande, le client est tenu de payer 15% d’acompte. Aprsè une semaine, le client vient à la boutique pour régler l’acompte. Pour cela, l’opérateur trouve le document fourni sur la liste des commandes et devis client et ensuite il sélectionne le bouton [Générer le document] [Facture d’acompte]. À partir du document COMC, les données du client seront correctement recopiées au formulaire généré. L’opérateur saisit la valeur 15% dans le champ Acompte. Après la validation du document, l’opérateur accepte le paiement.
À défaut de la connexion au service Data Service (mode hors ligne), le message suivant sera affiché à la tentative de générer un document commercial pour la COMC : « Pas de connexion au service de données ! Le document ne sera pas associé à la commande et les acomptes ne seront pas déduits sur ce document. Voulez-vous continuer ? » Dans ce cas, vous pouvez établir un document commercial mais celui-ci ne sera pas associé à la COMC concernée et les factures d’acompte ne seront pas prises en compte dans ce document. Dans le document commercial ainsi généré, le numéro de la commande est inscrit dans le champ Commande.
Lorsque vous essayez de générer un correctif pour un acompte CFAC, l’application s’assure qu’aucune facture finale n’est actuellement générée à la commande associée. Si c’est le cas, le message suivant sera affiché « La facture d’acompte ne peut pas être corrigée. Traitement de la commande client (numéro de la commande client) liée à cette facture en cours. »
Lorsque vous essayez de générer une facture finale pour la commande client, l’application s’assure que les acomptes associés à cette commande ne sont actuellement corrigés. Si c’est le cas, le message suivant sera affiché : « La commande ne peut pas être traité. La facture d’acompte (numéro de la facture d’acompte) associé à cette commande est en train d’être corrigée. »