L’application Comarch POS permet de gérer le processus de réclamation des articles concernant :

• la réception, l’acceptation, le rejet ou la fermeture de la réclamation
• la vérification du statut de la réclamation

La liste de toutes les réclamations présentées dans le point de vente POS donné est disponible après avoir appuyé sur la mosaïque [Réclamations] à partir du menu principal.

La liste regroupe les colonnes :

• Numéro
• Client
• Date de création
• Date d’évaluation
• Statut – prend les valeurs : Validé, Annulé, Fermé, Réalisé
• Statut de la réclamation – prend les valeurs: Acceptée, Évaluée, Rejetée, Annulée, Réalisée

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte permettant de faire une recherche sur la liste des réclamations sur la base du numéro système du document.

La recherche des documents peut être également limitée à l’aide des filtres déroulants :

• Statut
• Statut de la réclamation
• Date

À partir de la liste des réclamations, vous pouvez :

• ajouter un nouveau document RECV à l’aide du bouton [Ajouter]
• imprimer le document RECV à l’aide du bouton [Imprimer]
• visualiser l’aperçu d’un document RECV
• fermer le document RECV avec le statut Acceptée/Rejetée

Afin d’ajouter un nouveau processus de réclamation (RECV), vous devez sélectionner le bouton [Ajouter] à partir de la liste des réclamations.

Le formulaire d’un nouveau document REVC regroupe les champs suivants (les points correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :

1. Document – information concernant le document auquel la réclamation donnée peut être associée. Cette association peut être créée à l’aide du bouton [Associer à FC/R] et si vous sélectionner le document concerné de la liste des ventes. Si le document du reçu/de la facture a été émis uniquement pour un seul élément, alors cet élément sera automatiquement ajouté à la réclamation. Le cas contraire, il faut définir lequel des éléments devrait être pris en chargé lors du traitement de la réclamation.

2. Rechercher un article – permet d’ajouter manuellement l’article réclamé si l’association du document REVC et d’un document commercial n’a pas été créée. Cette situation peut avoir lieu lors que le document a été émis sur un autre point de vente POS ou s’il n’existe pas dans le système ERP.

Le document REVC peut concerner :

• uniquement un seul article
• un seul élément faisaient partie d’un assortiment avec le paramètre Éléments chargés sur document coché
• un article inactif

3. Date d’évaluation – date d’évaluation de la réclamation. Au niveau du système ERP, vous pouvez spécifier le nombre de jours par défaut pour l’évaluation de la réclamation donnée.

4. Défaut – les valeurs du champ sont définies dans le système ERP

5. Date du défaut

6. Demande du réclamant – les valeurs du champ sont définies dans le système ERP. Champ obligatoire.

7. Description du défaut – permet d’ajouter une description supplémentaire du défaut

8. Attributs – les attributs assignés à ce type de document

Dans la fenêtre de la nouvelle réclamation, il y a les boutons suivants :

• [Accepter] – permet d’accepter la réclamation directement après l’avoir reçue. Cette fonctionnalité est disponible pour les opérateurs qui possèdent le droit à la modification du document de la réclamation de vente (RECV), définis dans le système ERP. Après avoir sélectionné cette option, la réclamation reçoit le statut de la réclamation Acceptée (statut Validé)

• [Valider] – valide le document pour pouvoir traiter la réclamation. Après avoir sélectionné cette option, la réclamation possède le statut de la réclamation À examiner (statut Validé). La gestion ultérieure du processus de réclamation peut se dérouler dans la Centrale du système ERP.

Au cours de la procédure, vous pouvez établir un correctif du document commercial qui est soumis au processus de réclamation et ensuite terminer tout le processus de réclamation en appuyant sur le bouton [Fermer la réclamation]. La sélection de cette option entraîne le changement du statut du document de réclamation en Fermé.

Pour afficher un document REVC, vous devez sélectionner un document via la liste des réclamations et ensuite appuyer sur le bouton [Aperçu].

Dans le formulaire du document, l’utilisateur possédant des droits appropriés peut :

• voir des informations sur le déroulement du processus de réclamation*
• accepter la réclamation au statut À examiner
• rejeter la réclamation au statut À examiner, Acceptée
• imprimer la réclamation

Au-dessous des détails du défaut, les étapes suivantes de traitement du processus de réclamation sont affichées sous forme de liste de toutes les actions de réclamation avec leurs dates et le statut du document.