Qu’est-ce qu’un bon d’achat ?

Les bons d’achat sont utilisés en tant qu’élément de soutien financier et de motivation des employés et en tant qu’outil pour fidéliser les consommateurs. Actuellement, l’utilisation des bons d’achat en tant qu’élément des cartes de fidélité se développe. Les bons d’achat en dehors de la fonction permettant d’effectuer un paiement peuvent être utilisés comme identifiant du client et de ses transactions, ce qui simplifie les processus commerciaux, c’est-à-dire l’enregistrement des retours, la vérification des transactions.

De nombreuses entreprises commerciales, en particulier les chaînes de magasins de vêtement, répondent de plus en plus aux attentes de leurs clients en proposant l’achat de bons d’achat et de cartes-cadeaux et que vous pouvez donner à une autre personne sous forme de cadeau.

Les bons d’achat sont appréciés par les employeurs et les employés en raison du réseau étendu et diversifié de points de vente acceptant ce mode de paiement, embrassant notamment des magasins de vêtements, d’électronique et d’appareils ménagers, des parfumeries, des bijouteries, des magasins de sport, des épiceries, etc.

Bon d’achat – un document donnant le droit à son titulaire de procéder à un achat de biens avec un mode de paiement autre qu’espèces à une date donnée, dans une entreprise spécifiée et pour le montant pour lequel un bon d’achat donné est émis. Les bons d’achat sont émis par des entreprises dans lesquelles il est possible de réaliser un bon ou par des intermédiaires spécialisés dans la gestion des programmes de type cafétéria pour les entreprises (par exemple, BonCard, SodeXo). L’acheteur d’un bon d’achat peut être une personne physique ou une entreprise, qui transfère ensuite le bon d’achat à la personne finalisant la transaction par un achat de biens ou de services avec mode de paiement autre qu’n espèces.

Sur le point de vente POS, vous pouvez :

• accepter les paiements effectués à l’aide d’un bon d’achat propre ou un bon d’achat externe à condition qu’un type de bon d’achat donné soit assigné à un centre où le point de vente POS est défini
• vendre des bons d’achat dans les FC ou R et dans les avoirs fournisseur (AF)
• utiliser le numéro du bon d’achat en tant qu’identifiant du client (carte de fidélité)

Vente des bons d’achat propres

La vente des bons d’achat sur le point de vente POS, en fonction de la configuration du type de bon d’achat dans le système ERP, peut être effectuée à l’aide des documents :

• FC/R
• avoirs fournisseurs (AF)

Afin d’introduire un bon d’achat dans le document, vous pouvez :

• scanner/saisir le numéro du bon d’achat
• sélectionner un bon d’achat via la liste des articles

Dans l’application, dans les documents, les bons d’achat sont soumis aux conditions suivantes :

• vous pouvez ajouter uniquement un bon d’achat sans la possibilité de modifier sa quantité
• vous ne pouvez pas modifier le prix appliqué de bons d’achat avec une valeur définie (différent de 0) et calculer une remise utilisateur sur les éléments
• vous pouvez modifier le prix appliqué des bons d’achat sans valeur définie (égale à 0) ou définir son prix à l’aide du bouton [Modifier la remise]
• les remises d’en-tête ne s’appliquent pas aux bons d’achat

Lors de la validation du document R/FC où il y a un bon d’achat avec le paramètre Vente via les avoirs, les actions suivantes sont effectuées :

• l’application génère un avoir fournisseur
• les éléments du document étant bons d’achat sont supprimés du document R/FC. Si le document contient un seul élément qui est en même temps un bon d’achat, le document R/FC n’est pas établi.

Lors de la validation du document R/FC où il y a un bon d’achat avec le paramètre Vente via les avoirs décoché, il sera enregistré pour toujours en tant qu’élément de R/FC.

Les documents R/F et les avoirs fournisseur enregistrant la vente des bons d’achat sont disponible via la liste des ventes.

Le bon d’achat ne peut pas être ajouté au document de correction manuelle.

Gestion sur les documents ME-

Grâce à l’assignation de l’article de type Bon d’achat avec un type de bon d’achat qui lui correspond, il est possible de contrôler le nombre de bons d’achats dans l’entrepôt via leur enregistrement dans les documents ME- et ME+.

Dans le MM-, il est possible d’ajouter uniquement un bon d’achat en saisissant son numéro.

Paiement par bon d’achat

Pour en savoir plus sur le paiement par bon d’achat, consultez cet article.

Document de correction

La réalisation du paiement dû à un document de correction est possible :

• si vous chargez votre propre bon d’achat réutilisable
• grâce au délivrance d’un nouveau propre bon d’achat réutilisable

Lors de l’exécution d’un remboursement sur un bon d’achat inactif réutilisable, ce bon d’achat est activé et chargé avec un montant résultant du remboursement.

Document DC

L’utilisateur peut également effectuer un dépôt de caisse manuel à l’aide du bon d’achat. Le vendeur peut utiliser cette solution dans la situation où il se trompe lors de la sélection d’un mode de paiement. Pour cela, il doit établir un document DC.

Après avoir sélectionné un mode de paiement dans le document DC :

• bon d’achat externe – l’application ouvre la fenêtre où l’opérateur définit le numéro du bon d’achat et son montant
• Propre bon d’achat – l’application ouvre la fenêtre où l’opérateur peut saisir un numéro de bon d’achat

Après la validation de la fenêtre de saisie du numéro de bon d’achat et la validation du document DC, le montant résultant du document est pris en compte dans le récapitulatif de la journée.

Document RC

L’utilisateur peut également effectuer un retrait de caisse manuel à l’aide d’un bon d’achat. Pour cela, il doit établir un document RC.

Le document RC pour les propres bons d’achat est créé si :

• vous chargez votre propre bon d’achat réutilisable
• vous établissez un nouveau propre bon d’achat réutilisable

Après avois sélectionné un mode de paiement dans le formulaire RC :

• bon d’achat externe – l’application ouvre la fenêtre où l’opérateur saisit son montant
• propre bon d’achat – l’application ouvre la fenêtre où il est possible de saisir le numéro du bon d’achat

Le retrait de caisse enregistré par ce RC est visible dans le champ affichant le mode de paiement.

Paiement avec un bon d’achat à code GS1 (ERP : Entreprise)

La fenêtre de paiement permet de payer avec un bon d’achat portant un code-barres au format GS1-128. L’application Comarch POS reconnaît correctement le numéro du bon d’achat, son type (émetteur), sa valeur et sa date d’expiration.

Chaque numéro de bon externe est défini de la manière suivante :

253|AAAAAAAAABCCCCCCCC|17|YYMMDD|3902|VVVvvv

Un bon externe avec un code GS1 peut être scanné dans la fenêtre de paiement des documents suivants :

• Reçu
• Facture de vente
• Facture d’acompte de vente
• Documents issus du processus d’échange (si la valeur du reçu/de la facture est supérieure à la valeur du correctif)

Gestion de la différence dans le fonds de caisse pour les bons d’achat internes (Enterprise)

Il est possible de générer des documents DC/RC pour les bons d’achat internes au début/à la fin de la journée ou de la session. Cette fonctionnalité est disponible après l’activation du paramètre approprié dans le système ERP.

Modification dans l’affichage du nombre de bons d’achat sur la liste des articles (Enterprise, Standard)

Jusqu’à présent, chaque bon d’achat était affiché séparément sur la liste des articles, ce qui causait une liste très longue en cas du grand nombre de bons d’achat. Pour améliorer l’érgonomie de travail et pour faciliter la recherche sur la liste des articles, la modification liée à l’affichage des bons d’achat a été apportée. Il sera impossible d’avoir deux ou plus de bons d’achat avec la même quantité ou avec la quantité inférieure à zéro.

Bons liés à un client (Entreprise)

L’intégration avec le système Comarch ERP Enterprise permet de limiter l’utilisation des bons d’achat comme moyen de paiement en relation avec un client. Des bons d’achat personnalisés attribués à des client particuliers peuvent être envoyés au point de vente POS. Le paramètre Personnalisé est défini sur les types de bons et détermine si les bons de ce type sont attribués à des clients particuliers. Ce paramètre est configurable dans le système Comarch ERP Enterprise dans l’application Types de bons d’achat. Un client spécifique doit être attribué à chaque numéro de bon, c’est pourquoi :

• lors de l’utilisation d’un bon d’achat déjà créé avec un client affecté dans le système ERP, le client est vérifié lors de la sélection/du scan du numéro de bon d’achat sur le document de vente

• lors du processus de retour, le client issu du document source est affecté au bon de retour créé

La carte de client contient un onglet Bons qui affiche les bons actifs personnalisés et liés à un client sélectionné.

Les colonnes suivantes sont affichées dans la fenêtre de la liste des bons personnalisés :

• Icône du bon d’achat
• Valeur
• Nom du type de bon d’achat
• Valable du
• Valable jusqu’au
• Nombre
• Statut – indique si le bon est Actif, Inactif, Utilisé ou Expiré