Modifications apportées à la commande (ERP Standard, Enterprise, XL)

Les modifications ont été apportées aux commandes client qui contiennent des sous-éléments provenant d’un entrepôt étranger, c’est-à-dire, qui n’est pas disponible pour un centre donné disposant d’un POS Agent.

Enregistrer des informations supplémentaires concernant des réservations

L’enregistrement des informations supplémentaires sur des réservations résultant des commandes client a lieu lorsque :

• vous ouvrez et modifiez une COMC – si au moins un sous-élément provient d’un entrepôt indisponible pour le centre, une notification s’affiche sur le point de vente POS qui informe ce pour certains éléments de la commande, un entrepôt indisponible dans le centre a été défini et que l’ouverture de COMC met automatiquement à jour des entrepôts indiqués à ceux qui sont disponible dans le magasin
• vous annulez ou fermez une COMC – provoque la libération de la réservation des sous-éléments des entrepôts pris en charge par l’Agent POS
• vous générez un reçu/une facture pour un document COMC – si au moins un sous-élément provient d’un entrepôt indisponible pour le centre, un message s’affiche sur le point de vente POS informant sur la nécessite de modifier l’entrepôt avant de traiter la commande. Si vous ne modifiez pas l’entrepôt, le système le sera automatiquement.

Modification de la vue

Dans la vue de génération et de modification d’une COMC, le bouton [Sélectionner un entrepôt] qui permet de modifier l’entrepôt d’un élément qui possède un sous-élément qui provient d’un entrepôt indisponible dans le centre.

Notification sonore pour divers événements lorsque vous scannez un article (ERP : Enterprise)

La fonctionnalité de notification sonore a été ajoutée pour améliorer le travail de l’utilisateur lorsqu’il scanne des articles. Grâce au son caractéristique supplémentaire accompagnant divers processus, par exemple lors d’une réception, il sera possible de reconnaître immédiatement si l’article a été correctement reçu.

Le paramètre Disponibilité du son a été ajouté au système ERP. Il permet d’activer la fonctionnalité de notification sonore.

Quatre types de son ont été introduits, en fonction de l’événement qui se produit :

• Numérisation correcte (OnScanSuccess) – le code article a été scanné et sa quantité a été augmentée dans le document
• Erreur de numérisation (OnScanFail) – le code article a été scanné mais il ne peut pas être ajouté au document (le code est inconnu ou l’article ne peut pas être ajouté à cause de sa validation spéciale)
• Nécessite une interaction de l’utilisateur (OnBatchDetailsRequired) – l’application affiche une fenêtre où vous devez saisir des propriétés du lot
• Erreur d’application (OnError) – erreur d’application soulignée par une notification sonore

Prise en charge des titres services (ERP: Enterprise)

Selon la réglementation française, un titre service et un mode de paiement qu’une ville peut donner à son citoyen au titre de l’aide social. Les titres services :

• sont des bons d’achat externes avec des schémas de numérateurs dans le système ERP
• ont un format papier avec une date validation définie
• n’ont pas de limite de montant pour des articles spécifiques
• peuvent être utilisé lors de l’achat de n’importe quel article

Configuration des modes de paiement pris en charge dans le coffre-fort (ERP : Enterprise)

Il est désormais possible de configurer des modes de paiement à stocker dans le coffre-fort. Dans le cadre du développement et de la gestion d’un nombre croissant de différents types de bons externes configurés dans le système ERP, notamment : titres services, titres restaurant, Sodexo, la validation des bons externes a été ajoutée. La validation permet de déterminer quels bons doivent être déposés dans le coffre-fort pour un transfert ultérieur à une société externe pour le monétiser.

Le paramètre Prendre en charge dans le coffre-fort a été ajouté au système ERP.

Modifications apportées à la fonctionnalité Gestion du coffre-fort (Enterprise)

Vue Solde du coffre-fort

Une modification a été apportée, grâce à laquelle, dans la vue du solde du coffre-fort, le solde initial de chaque mode de paiement est présenté, résultant des transactions effectuées la veille. Précédemment, l’application présenté des données uniquement pour le jour donné.

Deux colonnes ont été ajouté dans la fenêtre du coffre-fort pour chaque mode de paiement :

• Solde initial – donne l’information sur le solde initial du coffre-fort pour chaque mode de paiement disponible dans le magasin
• Solde final – récapitulatif du montant initial et de tous les dépôts dans le magasin pour un mode de paiement donné pour la journée de travail en cours. Pour chaque mode de paiement, le solde initial est le solde final de la journée suivante.

Filtrer par attributs

Dans le cadre de la fonctionnalité Coffre-fort, la possibilité de filtrer la liste des transactions par attributs a été introduite. Pour cela, une colonne et un filtre ont été ajouté pour chaque classe d’attributs définis dans les documents DC/RC.

Liste des écarts de la réception des articles (ERP : Enterprise)

Jusqu’à présent, la réception des articles consiste à scanner des articles après quoi un rapport de réception s’affichait. Ce processus a été divisé en deux étapes :

• numérisation des articles disponibles
• vérification des écarts (articles manquant / supplémentaires )

Un nouveau paramètre – Afficher la liste des écarts pour les réceptions – a été ajout. Si vous l’activez, il sera possible de consulter des écarts concernant une réception.

Dans la fenêtre de réception, le bouton [Afficher les articles non réceptionnés] a été ajouté. La liste des éléments contient uniquement ces éléments dans lesquels le système a trouvé des écarts, c’est-à-dire, la quantité attendue des articles n’est pas la même que la quantité des réceptionnée.

S’il n’y a pas d’écarts dans le rapport, après avoir sélectionné le bouton [Afficher les articles non réceptionnés], le message suivant s’affiche : Aucun écart trouvé. Tous les articles attendus ont été réceptionnés.

Remise d’en-tête sur le montant de la transaction (basket) avec un élément gratuit (ERP : Enterprise)

La définition de la Remise d’en-tête sur la valeur de transaction a été étendue avec la possibilité de facturer un bonus gratuit en cas d’atteinte du seuil de transaction correct. Un article gratuit ne peut être défini que comme une remise à prix fixe. La définition permet de calculer une remise sur:

• un article spécifié ou un article faisant partie d’un groupe de définition indiqué
• l’article le moins cher
• l’article le plus cher

La remise s’applique uniquement sur l’article qui doit être ajouté au document dans la quantité conforme à la quantité dans la définition de la remise. Cela veut dire que les éléments ne seront pas divisés afin de calculer une remise sur une quantité spécifiée, comme c’est le cas pour les offres groupée. En cas d’accorder quelques remises de ce type, pour vérifie le seuil pour un produit gratuit suivant, l’application prend en charge le montant du document après l’avoir réduit du montant du produit gratuit antérieurement accordé.

Récapitulatif des remises (ERP Standard, Enterprise, XL)

Pour optimaliser la vue des remises utilisées dans le document, un récapitulatif des remises a été introduit. Il présente :

• Montant total du document sans remise
• Somme des remises sur l’article et des offres groupées
• Sommes des remises d’en-tête sur le montant de la transaction
• Somme des remises d’utilisateur
• Montant final du document à payer par le client, après avoir pris en compte les remises

Il est désormais possible de consulter un récapitulatif des remises accordées depuis la fenêtre de documents commerciaux à l’aide du bouton [Résumé des remises] qui est masqué par défaut dans la modification de la vue. Après l’avoir sélectionné, la fenêtre Détails des remises s’ouvre si au moins une remise a été appliqué dans le document.

La fenêtre Détails des remises contient l’information sur le montant des remises en fonction des sections selon chaque type de remise :

• Remises sur l’article – total des remises et des offres groupées divisé selon les valeurs de répertoire pour le paramètre Groupes de remises
• Remises d’en-tête sur le montant de la transaction – total des remises d’en-tête divisé selon les valeurs de répertoire pour le paramètre Groupes de remises
• Remises d’utilisateur – total des remises accordées par l’utilisateur sur l’élément et l’en-tête du document

Affichage des détails de l’article dans le document (ERP Standard, Enterprise, XL)

Les modifications apportées aux documents : COMC, DEVC, R, FC, CQR et CQFC ont été introduites afin de d’augmenter la lisibilité et la transparence de la liste d’articles.

Code article sur l’élément du document

Il est désormais possible de présenter un code d’article dans la ligne de l’élément du document au lieu du code-barres ou avec le code-barres.

Prix de base

Il est désormais possible d’afficher Prix de base (masqué par défaut) dans les détails de l’article.

Gestion de l’affichage des attributs et des caractéristiques

Jusqu’à présent, il était possible de présenter tous les attributs et caractéristiques d’un article ou de les masquer dans le document. Dans le cadre de l’amélioration de l’ergonomie du travail et de la nécessité de présenter des attributs / caractéristiques individuels, la possibilité de gérer l’affichage de ces objets a été introduite. Vous pouvez le faire en sélectionnant un attribut / caractéristique dans la modification de la vue et en décidant de sa visibilité.

La mosaïque [Génération des étiquettes] (maquée par défaut) disponible dans [Back office] -> [Livraison des marchandises] permet de joindre une impression créée et assigner à un point de vente POS dans le système ERP.

Les modifications ont été apportées en raison de l’introduction des codes EAN-128. Dans le cas d’une livraison dans laquelle certains articles sont marqués du code EAN-128, et certains sont réceptionnés comme produits individuels avec le code EAN-13, des informations supplémentaires sur le numéro de lot et la date d’expiration seront lues lors de la numérisation du EAN-128. Le système identifie un lot existant ou en crée un nouveau s’il n’est pas encore disponible dans le magasin. Pour les marchandises marquées uniquement avec le code-barres EAN-13, l’utilisateur peut définir manuellement ces valeurs ou saisir l’article conformément à la méthode FEFO. Le système réceptionne également des articles qui possèdent l’information sur leur poids inscrit dans le code :

• EAN-128
• en poids EAN-13

En outre, tous les écarts liés à la livraison doivent être signalés :

• la quantité d’article est autre que prévue
• certains articles sont défectueux – il faut les refuses

La prise en charge de la méthode FEFO a été introduite en raison de la nécessité de disposer au point de vente d’informations détaillées sur les quantités de lots dans l’entrepôt. Cette fonctionnalité est particulièrement importante pour les épiceries qui vendent des articles avec une date d’expiration. La méthode FEFO vous permet de mettre à jour les articles avec les dates de consommation les plus proches.

Les modifications suivantes ont été apportées au processus de réception qui se déroule sur un point de vente POS :

• la possibilité de saisir la raison du refus d’un article – l’écart entre l’article attendu et l’article livré défini dans le système
• l’ajout d’une quantité approprié au protocole de réception lors de la numérisation du code EAN-13 et EAN-128
• la possibilité de réceptionne un article avec un date d’expiration spécifique si elle est indiquée dans le document ME-
• l’ajout d’une information sur la quantité de rouleaux/palettes/cartons dans le document ME-
• la possibilité d’enregistrer des informations sur la température dans le document ME- en cas d’articles congelés
• Au moment de la réception des articles conformément à la méthode FEFO, deux situations se présentent :
• le lot de l’article saisi n’existe pas dans la base de données
• le lot de l’article saisi existe dans la base de données

Aucun lot de l’article saisi dans la base de données

En cas de numériser un article avec un lot qui n’existe pas dans la base de données, l’utilisateur peut :

• saisir manuellement le lot, c’est-a-dire définir une date d’expiration et un numéro de lot
• ne pas indiquer un lot en particulier; le système assignera automatiquement la quantité indiquée au lot avec la date de consommation la plus longue

Lot de l’article saisi existe dans la base de données

Si le lot de l’article numérise existe déjà dans la base de données, sa quantité sera mise à jour.

Modifications apportées à la liste des articles

De nouveaux paramètre ont été ajoutés au système ERP. L’un détermine la manière d’affichage des articles, _a veut dire si l’article est affiché avec ou sans des détails concernant le lot.

Le deuxième paramètre concerne l’aperçu de l’article et si vous l’activez le bouton [Détails du lot] apparaît dans l’onglet Ressources.

Après avoir sélectionné le bouton [Détails du lot], la fenêtre avec des détails sur tous les lots de l’article s’affiche. Elle contient les colonnes suivantes :

• Détails du lot
• Entrepôt
• Quantité
• Réservations
• Ruptures
• Quantité disponible

Le paramètre permettant d’afficher un lot avec quantité 0 a été mis à disposition.

Cette solution est destinée aux magasins où le chiffre d’affaires des ventes est transmis au responsable à la clôture de la journée et stocké dans un espace back-office dédié. Pour cette raison, lors de la clôture de la session de caisse, les excédents de trésorerie, ainsi que les paiements avec des bons d’achat externes (tickets-restaurant) et des chèques, sont automatiquement déposés dans le coffre-fort et la caisse enregistreuse de l’opérateur en est réduite.

Si la valeur limite est atteints, dans le système POS le message suivant s’affiche : « Vous avez atteint la limite maximale du fonds de coffre-fort. Le fond de caisse maximale du coffre-fort est de : {0}. Fonds de caisse actuel Coffre-fort : {1}: Effectuez un retrait du coffre-fort à la banque ».

Coffre-fort

La fonctionnalité Coffre-fort est disponible dans [Rapports et règlements] [Coffre-fort].

La fenêtre Coffre-fort contient les colonnes suivantes :

• Mode de paiement – tous les modes de paiement disponibles au point de vente POS, en distinguant chacune des devises disponibles
• Liste des opérations – le nombre de dépôts et de retraits vers/à partir du coffre-fort
• Dépôts – somme du montant déposé manuellement et du montant résultant de la vente en espèces
• Retraits – somme du montant retiré manuellement et du montant résultant du retrait au début de la session de caisse
• Total – la différence entre les dépôts et les retraits dans chaque mode de paiement

La fenêtre Coffre-fort contient les boutants suivants :

• [Liste des opérations] – ouvre une liste de transactions de toutes les opérations effectuées dans le cadre du coffre-fort, dans le magasin
• [Retrait Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un retrait du coffre-fort
• [Dépôt Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un dépôt vers le coffre-fort
• [Actualiser] – la synchronisation des données avec le service POS Agent provoquée par l’opérateur
• [Fermer] – ferme la fenêtre

Liste des opérations

Vous pouvez ouvrir la liste des opérations en sélectionnant le bouton [Liste des opérations] qui se trouve dans la fenêtre Coffre-fort.

La liste des opérations contient l’information sur Fonds de caisse initial Coffre-fort et Fonds de caisse actuel Coffre-fort. Elle se compose des colonnes suivantes :

• Numéro
• Type – prend la valeur Recettes et Dépenses
• Mode de paiement
• Montant
• Date
• Caissier

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de faire des rechercher dans la liste en fonction du numéro système de l’opération en saisissant n’importe quelle partie du numéro.

Vous pouvez restreindre la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Type
• Montant
• Date
• Mode de paiement
• Caissier

La fenêtre Liste des opérations contient les boutons suivants :

• [Actualiser] – la synchronisation des données avec le service POS Agent provoquée par l’opérateur
• [Retrait Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un retrait du coffre-fort
• [Dépôt Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un dépôt vers le coffre-fort

Dépôt/retrait vers/du coffre-fort

Vous pouvez effectuer un dépôt/retrait :

• directement dans la fenêtre Coffre-fort

• à partir de la Liste des opérations

Dans le formulaire d’ajout d’un dépôt/retrait, il y a les champs suivants (les points correspondent à l’endroit indiqué dans la capture d’écran) :

1. Montant et Devise– permet de saisir le montant dans la devise disponible pour le point de vente POS
2. Mode de paiement
3. Payeur – permet de spécifier un client ou un employé. Après avoir sélectionné le bouton [Client] / [Employé], la liste de sélection des clients/employés s’affiche.

4. Description – permet de saisir des informations sur l’objet du dépôt/retrait

5. Vendeur – employé qui établit le document, champ disponible en cas de travail de poste

Le formulaire de dépôt/retrait contient les boutons suivants :

• [Retrait Coffre-fort]/[Dépôt Coffre-fort] – bascule entre les documents de dépôt/retrait sans avoir à compléter à nouveau les données. La liste des chèques/bons d’achat est limitée en cas de travail de poste à ceux établis dans le point de vente donné.
• [Valider] – valide le document
• [Calculer la caisse] – ouvre la fenêtre Calculer le fonds de caisse (analogue à la fenêtre qui peut être ouverte à partir de la clôture de la journée) montrant le mode de paiement et la devise sélectionnés sur le document de dépôt/retrait

En cas de travail de poste, il est possible de fermer la session automatiquement à une heure définie. Pour cela, il faut activer le paramètre Clôture automatique de la journée et définir l’heure dans le champ Heure de clôture de la journée dans le système ERP.

Configuration des modes de paiement concernés par le coffre-fort (Enterprise)

Dans le système Comarch ERP Enterprise, il est possible de gérer la configuration des modes de paiement déposés en coffre-fort. En raison de différents types de bons d’achat externes tels que les titres restaurants, titres services, Sodexo, vous pouvez définir quels bons d’achat doivent être déposés en coffre-fort afin de les transmettre à l’entreprise externe pour les encaisser.

Le système ERP est doté du paramètre Prendre en compte dans le coffre-fort pour les modes de paiement dont l’activation détermine l’option de stockage en coffre-fort pour le mode de paiement sélectionné. Les modes de paiement tels que : Espèces, Chèque et Bons d’achat externes possèdent le paramètre actif par défaut.

La gestion des sessions de caisse permet d’enregistrer le fonds de caisse individuellement pour chaque employé. Contrairement au mode de travail par point de vente, le mode de sessions de caisse permet d’enregistrer les ventes dans le cas où un caissier travaille sur plusieurs points de vente pendant sa journée de travail. Cette solution sera particulièrement utile dans les magasins où les employés ont des caisses attribuées et rendent compte de leur session de travail. Le caissier peut ouvrir le tiroir à n’importe quel point de vente et commencer à vendre.

La fonctionnalité est activée à partir du système ERP et elle est possible grâce au service POS Agent où les informations concernant les sessions de caisse et les sessions de travail d’un opérateur sur tous les point de vente POS sont stockées. Le statut du service peut être vérifiée sur la base de l’icône . S’il n’y a pas de connexion au service, la poursuite du travail est toujours possible au point de vente actuellement connecté.

Si vous n’avez pas de droits à l’ouverture de la session de caisse en mode hors-ligne avec le service POS Agent, le message suivant s’affiche dans le point de vente POS : « L’utilisateur ne possède pas de droits pour ouvrir une session de caisse hors ligne. »

Ouverture de la session de caisse

Avant de commencer à vendre sur un point de vente POS, vous devez ouvrir une session. La fenêtre Ouverture de la session s’affiche après la connexion de l’opérateur.

La fenêtre Ouverture de la session contient les colonnes suivantes :

• Devise – devises disponibles sur le point de vente donné
• Solde initial – résultant des opérations en espèces effectuées pour la session qui ouvre la journée
• Dépôt – vous permet d’entrer le montant payé à la caisse. Pour le paiement enregistré lors de l’ouverture du jour, un document avec la description Dépôt à l’ouverture du jour est automatiquement généré dans le champ Traité par.

La fenêtre contient également les boutons suivants :

• [Fermer] – ferme la fenêtre sans ouvrir la journée, l’émission de documents n’est pas possible – la mosaïque [Nouvelle vente] est inactif. Pour retourner à la fenêtre d’ouverture de la journée, vous devez vous connecter à l’application.
• [Calculer la caisse] – permet un comptage d’espèces plus efficace
• [Valider] – ouvre la journée

Si vous n’avez pas l’autorisation d’ouvrir la session en mode hors ligne avec le service POS Agent, le message suivant s’affiche : « L’utilisateur ne possède pas de droits pour ouvrir une session de caisse hors ligne ».

Liste des sessions de caisse des opérateurs

La liste des sessions de caisse d’opérateurs est disponible dans [Rapports et règlements] [Sessions de caisse d’opérateurs].

La fenêtre Sessions de caisse d’opérateurs contient les colonnes suivantes :

• Numéro
• Date de début
• Date de fin
• Caissier
• Statut

Le champ de filtre texte permet de rechercher/restreindre les sessions affichées en fonction :

• du numéro
• du nom du caissier

À partir de cette fenêtre, vous pouvez :

• mettre à jour la liste via le bouton [Actualiser]
• quitter la vue via le bouton [Fermer Esc]
• fermer la session après l’avoir sélectionnée de la liste si l’opérateur dispose des droits appropriés

Dans la fenêtre, il est possible de saisir le statut réel et la valeur des retraits pour les modes de paiement disponibles pour ce point de vente. La saisie des montants lors de la fermeture de la journée par un autre opérateur est contraignante, l’utilisateur dont la session de caisse est en cours de fermeture commencera la prochaine session de caisse avec eux.

Fermeture de la session de caisse

Une fois la session de caisse terminée, vous devez la clôturer. Pour cela, accédez à [Rapports et règlements] → [Récapitulatif de la session de caisse] → [Saisir la recette]. La vue présente une liste des modes de paiement disponibles dans une devise donnée, permet de compter rapidement le fonds de caisse avec la possibilité d’effectuer un retrait de caisse à la fermeture de la journée et d’imprimer un rapport.

La liste contient les colonnes suivantes :

• Mode de paiement– tous les modes de paiement disponibles au point de vente POS, en distinguant chacune des devises disponibles
• Solde initial – le fonds de caisse à l’ouverture de la journée. Pour les modes de paiement autres que les espèces, le solde est toujours de 0,00.
• Montants des paiements – la valeur de la vente lors de la journée donnée à partir de l’ouverture de la journée
• Solde final – la somme du solde initial et des montants des paiements
• Fonds de caisse réel – le champ contient la valeur réelle d’espèces dans la caisse enregistreuse du point de vente POS. La valeur peut être complétée manuellement ou en utilisant le bouton [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez définir si ce champ doit être obligatoirement rempli.
• Retrait– permet de saisir le montant retiré de la caisse en devise disponible. En cas d’un retrait enregistré lors de la fermeture de la journée, le document RC avec description Retrait à la clôture de la journée est automatiquement généré.
• Restant – la différence entre les valeurs dans les champs Solde final et Retrait

La liste présente une section de récapitulation qui est masquée par défaut. Il est possible de l’afficher à l’aide de l’option Gestion des vues.

La fenêtre Fermeture de la journée contient les boutons suivants :

• [Rapport de 24h] – fait imprimer un rapport de 24h sur votre imprimante fiscale. Le bouton s’affiche si une imprimante fiscale a été configurée.
• [Rapport d’envoi] – appelle le rapport d’expédition du terminal de paiement et valide les transactions par carte effectuées depuis le dernier rapport d’expédition. Le bouton s’affiche si un terminal de paiement a été configuré.
• [Calculer la caisse] – permet d’effectuer un comptage d’espèces plus efficace
• [Raison de la différence] – permet de spécifier la raison de la différence dans n’importe quel mode de paiement. Grâce à cela, il est possible d’entrer votre propre description sur le document DC/RC généré automatiquement pour la différence.
• [Valider] – ferme la journée
• [Fermer] – ferme la fenêtre sans clore la journée

Comptage obligatoire du fonds de caisse

Pour contrôler le contenu du tiroir de caisse, il est possible d’activer le paramètre dans le système ERP Comptage obligatoire du fonds de caisse. Ce paramètre oblige chaque utilisateur à compter le contenu du tiroir à l’ouverture et à la fermeture de la session de caisse.

Si le paramètre est coché, la fenêtre de calcul s’ouvre automatiquement pour permettre le calcul du fonds de caisse dans chaque mode de paiement (le comptage pour le mode Espèces est obligatoire). Cela se passe à l’ouverture et à la fermeture de la session de caisse. La fenêtre de calcul s’ouvre à l’ouverture standard et autorisée de la session et aussi sans connexion à POS Agent.

Si dans la fenêtre de calcul aucune valeur n’est saisie pour tous les modes de paiement et le système trouve, malgré cela, les moyens versés en espèces dans le point de vente POS, l’application affiche le message : « Le comptage du fonds de caisse est obligatoire. »

L’application prend désormais en charge des processus front et back office en utilisant la méthode FEFO (le sigle FEFO signifie First Expired First Out). Cette méthode suppose que les marchandises dont la date d’expiration est la plus courte sont sont obligatoirement prélevées en premier. Elle est appliquée dans l’industrie alimentaire et dans les entrepôts où sont stockés des marchandises avec une date d’expiration.

Les modifications concernent les documents :

• FC et CQFC
• R et CQR
• COMC et DEVC
• RECV

La méthode FEFO est appliquée au moment d’envoi document pour vérification par le service POS Agent donc le processus se déroule en ligne. Elle a été introduite en raison de la nécessité de disposer d’informations détaillées sur la quantité de chaque lot de l’article dans l’entrepôt. Le processus est utilisé principalement en cas d’épiceries qui vendent des produites avec une date de péremption définie. La méthode FEFO permet de mettre à jour des articles avec les dates de consommation les plus proches.

Deux situations peuvent se présenter lorsque les articles sont manipulés selon la méthode FEFO :

• le lot de l’article saisi n’existe pas dans la base de données
• le lot de l’article saisi existe dans la base de données

Personnalisation des processus d’expédition

Si la méthode FEFO est activé, après avoir sélectionné un nouveau colis à l’aide de la mosaïque [Back office] → [Livraison des marchandises] → [Préparation de l’expédition] → [Sur la base du bon de commande interne], le bouton [Afficher plus d’informations] s’affiche.

Une fois le bouton [Afficher plus d’informations] sélectionné, la fenêtre avec la liste des détails concernant le lot s’affiche.

Un nouveau lot avec une date d’expiration, un numéro de lot et un nombre d’articles spécifiés peut être saisi à l’aide du bouton [Ajouter un nouveau lot].

(Comarch ERP Enterprise)

L’inventaire consiste à effectuer un relevé des stocks actuels pour vérifier s’il existe un écart entre l’état de stocks enregistré lors de l’inventaire (état réel) et l’état de stocks résultant des données disponibles dans la comptabilité matérielle.

Pour accéder à l’inventaire, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] – > [Inventaire].

Pour activer l’inventaire, le paramètre Activer l’inventaire POS doit être activé. Le paramètre est disponible dans l’application Paramètres de base > fonction Comarch POS > onglet Backoffice > Stock magasin.

L’inventaire contient les colonnes suivantes :

• Numéro
• Type d’inventaire :
  • Annuel – a généralement lieu une fois par an à la fin de l’année ou à une date spécifique
  • Tournant – a lieu régulièrement, par exemple chaque mois, chaque trimestre ou de temps en temps, selon les besoins
• Type
• Statut
  • Généré
  • Ouvert
  • Clos
  • Annoncé
  • Partiellement annoncé
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture
• Description

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte permettant de lancer une recherche en fonction du numéro et du type d’inventaire.

Vous pouvez également réduire la recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Type d’inventaire
• Type
• Statut
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture

À partir de la liste, vous pouvez :

• consulter l’inventaire sélectionné à l’aide du bouton [Aperçu]
• actualiser la liste à l’aide du bouton [Actualiser]
• fermer la liste à l’aide du bouton [Fermer]
• ouvrir un inventaire à l’aide du bouton [Ouvrir] qui est disponible uniquement pour les inventaires avec le statut Généré. La sélection du bouton modifie le statut de l’inventaire en Ouvert. L’ouverture de l’inventaire n’est possible que si vous êtes connecté au système ERP.
• fermer l’inventaire à l’aide du bouton [Fermer] qui est disponible uniquement pour les inventaires avec le statut Ouvert. Seul un inventaire dont toutes les fiches ont été fermées au préalable peut être clôturé. La clôture de l’inventaire nécessite une connexion au système ERP.
• ajouter un inventaire à l’aide du bouton [Ajouter]

Aperçu de l’inventaire

Après avoir sélectionné un inventaire de la liste et cliqué sur le bouton [Aperçu], l’utilisateur peut (en fonction du statut de l’inventaire):

• imprimer un document d’inventaire
• actualiser des listes de comptage
• ouvrir une feuille d’inventaire si elle a le statut Généré
• fermer une feuille d’inventaire si elle a le statut Ouvert
• afficher une feuille d’inventaire
• modifier une feuille d’inventaire ayant le statut Généré
• compter les articles pour la feuille sélectionnée
• supprimer la feuille sélectionnée ayant le statut Généré
• afficher une liste de rapports dans une feuille de calcul
• enregistrer un inventaire
• visualiser les valeurs des attributs sur un document
• fermer l’inventaire
• ajouter une nouvelle feuille d’inventaire (dans les options d’ajout d’une nouvelle feuille d’inventaire, il y a un bouton [Stock négatif] ; après avoir sélectionné ce bouton, une tentative est faite pour ajouter chaque article dont la quantité système est inférieure à sa rupture de stock, en tenant compte de l’entrepôt sélectionné sur le document d’inventaire)

Les colonnes suivantes sont affichées dans l’aperçu de l’inventaire :

• Liste de comptage
• Statut – options disponibles :
  • Généré
  • Ouvert
  • Partiellement annoncé
  • Annoncé
  • Fermé
• Entrepôt
• Date de création
• Date de comptage
• Date de fermeture
• Articles – nombre total d’articles sur la feuille

Dans la partie supérieure de la fenêtre on peut trouver des filtres qui permettent de parcourir la liste en fonction du statut et de la date d’inventaire.
Depuis le niveau d’aperçu, on trouve les boutons des fiches d’inventaire :

• [Supprimer] – affiché pour les fiches qui n’ont pas encore été ouvertes, nécessite une connexion à l’Agent POS et au système ERP
• [Aperçu] – disponible pour les fiches ayant le statut Fermé pour modification
• [Modifier]
• [Ouvrir pour compter]/[Fermer la feuille] – bouton [Ouvrir] disponible pour les feuilles ayant le statut Généré, bouton
• [Fermer] disponible pour les feuilles ayant le statut Annoncé ou Partiellement annoncé
• [Copier] – disponible pour les feuilles ayant le statut Fermé, ouvre la vue pour créer une nouvelle feuille avec les éléments copiés de la source
• [Compter] – actif dans le contexte d’une feuille non fermée, ouvre le mode lecture

Les boutons suivants sont également disponibles dans la partie inférieure :

• [Fermer] – ferme la liste des fiches, retourne à la fenêtre avec les inventaires
• [Imprimer]
• [Actualiser]
• [Enregistrer]
• [Créer une liste de comptage] – ajoute une nouvelle fiche dans l’inventaire
• [Ouvrir]
• [Fermer]

Feuille d’inventaire

La feuille d’inventaire contient la liste des articles à compter.

Ajouter une nouvelle feuille

Pour créer une nouvelle feuille d’inventaire dans l’inventaire, cliquez sur le bouton [Créer une liste de comptage]. Les colonnes suivantes sont disponibles sur la nouvelle feuille d’inventaire créée :

• Ligne
• Article
• Code de l’article – masqué par défaut
• Statut – options disponibles :
  • Généré
  • Ouvert
  • Annoncé
  • Fermé
• Quantité système
• Quantité comptée
• Rapports signalés
• Vérification requise
• Ruptures

Voici les boutons de la feuille d’inventaire situés en bas de la fenêtre :

• [Actualiser] – actualise la liste des articles de la feuille
• [Générer une liste d’articles] – ajoute à la feuille une liste d’articles répondant à certains critères
• [Liste des rapports] – bouton disponible lorsque la feuille Ouvert et Annoncé
• [Enregistrer]

À partir de la feuille d’inventaire, on peut ajouter des articles en cliquant sur le bouton [Ajouter] ou en scannant les articles à compter. Pour qu’un article puisse être ajouté, il faut qu’il ne figure pas déjà sur une feuille dont le statut est autre que Fermé avec le même entrepôt.

Une autre façon d’ajouter des articles à compter est de cliquer sur le bouton [Générer la liste d’articles].

Une fois que l’on a cliqué sur le bouton, il apparaît une fenêtre dans laquelle on peut sélectionner les critères de création d’une liste d’articles. Les options suivantes sont disponibles :

• Classement – en sélectionnant cette option, on affiche une fenêtre avec l’attribut de classement, et la valeur Stock non nul (sélectionnée par défaut) s’affiche au-dessus de la liste
• Ressources non nulles – tous les articles dont le niveau de stock dans l’entrepôt à compter est différent de zéro seront ajoutés
• Seuil quantitatif – tous les articles qui atteignent un certain seuil de quantité seront ajoutés
• Stock négatif – tous les éléments présentant des stocks négatifs seront ajoutés
• Écarts trouvés – après avoir sélectionné le bouton, il s’ouvre une fenêtre avec la liste des feuilles enregistrées avec les statuts : Fermé, Annoncé, Partiellement annoncé. En sélectionnant une feuille de la liste, on ajoute tous ses éléments avec un écart trouvé (les éléments avec le statut Fermé sont sélectionnés)

Une fois que les articles ont été ajoutés à la feuille , il est possible d’enregistrer la feuille générée.

Les boutons suivants sont disponibles pour une nouvelle feuille générée et enregistrée :

• [Supprimer] – permet de supprimer la feuille d’inventaire
• [Ouvrir pour compter] – permet d’ouvrir une feuille donnée et d’y ajouter des éléments
• [Modifier] – permet de modifier la feuille d’inventaire
• [Compter] – permet de créer un comptage pour la feuille d’inventaire
• [Liste des rapports] – affiche la liste des comptages générés pour une feuille donnée

Modifier la fiche d’inventaire

Le bouton [Modifier] disponible sur la liste des fiches d’inventaire permet de modifier la fiche d’inventaire sélectionnée.

Les colonnes suivantes sont disponibles sur la fiche d’inventaire :

• Ligne
• Article
• Statut
• Quantité système – quantité actuellement disponible pour les éléments dont le statut n’est pas « fermé ». Pour les éléments fermés, il s’agit de la quantité disponible au moment de la fermeture.
• Quantité comptée – quantité d’un article dans un entrepôt donné déclarée après comptage
• Rapports signalés – présentation du nombre de rapports signalés pour un élément donné (y compris tous les statuts de rapport)
• Vérification requise
• Ruptures

Dans la partie supérieure de la fenêtre se trouvent des filtres permettant de limiter les éléments affichés :

• Écart – affiche les éléments pour lesquels il existe une différence entre la quantité déclarée et la quantité système, dans une plage non spécifiée
• Écart en pourcentage – affiche les éléments pour lesquels il existe une différence entre la quantité déclarée et la quantité système, et le pourcentage se situe dans une plage spécifiée

Les boutons suivants sont disponibles pour les éléments de la feuille qui ne sont pas fermés :

• [Détails du rapport] – si ce bouton est sélectionné, une fenêtre s’ouvre avec les rapports où l’élément sélectionné a été ajouté
• [Fermer] – si ce bouton est sélectionné pour l’élément sélectionné, son Statut passe à Fermé

Il est possible d’afficher les rapports à partir de la liste des fiches d’inventaire en sélectionnant le bouton [Modifier] pour une fiche dont le statut est Annoncé, puis en sélectionnant le bouton de l’élément de la fiche [Détails du rapport].

Après avoir cliqué sur le bouton [Détail du rapport], il apparaît une fenêtre contenant :

• une colonne numérique
• le nom de l’opérateur qui a effectué la lecture
• la date de vqlidation du rapport
• la quantité annocée
• le statut

Les boutons suivants sont disponibles dans la fenêtre Détails du rapport :

• [Fermer]
• [Refuser le rapport] – permet de rejeter le rapport créé
• [Imprimer]

Générer un rapport

Vous pouvez générer un rapport à partir de la fenêtre d’inventaire. Après avoir sélectionné une liste de comptage, il faut cliquer sur le bouton [Compter].

Dans la fenêtre du rapport généré, vous pouvez :

• compter soit tous les éléments de la liste de comptage sot uniquement les éléments sélectionnés
• ajouter un nouvel article
• afficher les attributs

La fenêtre du nouveau rapport est divisée en deux onglets :

• Éléments comptés – une liste vide à partir de laquelle on peut commencer à compter les éléments
• Éléments de la liste – contient les éléments qui ont été ajoutés à la feuille

On peut sauvegarder un nouveau rapport et y revenir plus tard.

Vue Éléments comptés

Les colonnes suivantes sont disponibles dans la fenêtre de lecture :

• Article
• Comptés – élément – quantité indiquée dans une ligne de séquence donnée avec unité de mesure
• Quantité système – quantité indiquée dans une ligne de séquence donnée avec unité de mesure, en fonction des paramètres, peut inclure les réservations bloquantes
• Quantité comptée – quantité totale d’un élément dans chaque ligne de séquence de comptage associée

Les boutons suivants sont disponibles dans la fenêtre de lecture/rapport généré :

• [Entrepôt] – non modifiable, le champ affiche le nom de l’entrepôt associé à la feuille sélectionnée
• [Supprimer le rapport] – la sélection de ce bouton affiche un message demandant si le rapport doit être supprimé
• [Imprimer]
• [Sauvegarde]
• [Valider]

Les boutons suivants sont disponibles pour les éléments du rapport :

• [Quantité] – modifier la quantité de l’élément ajouté pour la lecture/le rapport
• [Supprimer] – la sélection de ce bouton affiche un message vous demandant si vous êtes sûr de vouloir supprimer l’élément du rapport
• [Afficher plus de détails] – ce bouton est disponible si l’élément a des caractéristiques supplémentaires

Scanner/ajouter un article dans la vue Éléments comptés a pour effet :

• la vérification si l’élément a déjà été ajouté à la fiche d’inventaire et le contexte à partir duquel la lecture est créée, en fonction du statut de ligne de l’élément :
  • statut de ligne Généré – l’élément est ajouté à la séquence de comptage, le statut est mis à jour sur Ouvert
  • le statut de la ligne Ouvert – l’élément est ajouté à la séquence de comptage
  • le statut de la ligne Annoncé – il s’affiche un message indiquant que l’élément sélectionné a déjà été signalé et s’il doit être recalculé

Si un article se trouvant sur une autre feuille non fermée est scanné, il ne sera pas ajouté à la lecture.

Si un article qui ne figure pas sur la feuille d’inventaire source est scanné, il vous sera demandé si l’article scanné doit être ajouté à la liste car il n’a pas été sélectionné pour la feuille d’inventaire.

Selon la manière d’ajouter l’article à la lecture/au rapport :

• lecture du code-barres :
  • la quantité et l’unité de l’article ajouté à la séquence de comptage sont basées sur les données enregistrées dans le code-barres ; si la prise en charge FEFO est activée, le code sera scanné sans spécifier le lot, et une fenêtre de sélection des propriétés s’affichera.
• ajout manuel :
  • si l’élément n’a pas déjà été ajouté à la séquence de comptage, il est ajouté à la lecture en tant que premier élément avec une quantité nulle de l’unité de mesure par défaut, la quantité peut être modifiée après avoir sélectionné le bouton [Quantité]
  • si l’élément a déjà été ajouté à la séquence avec une quantité nulle ou a été ajouté avec une quantité non nulle en tant que premier élément de la ligne au moment de la tentative de nouvelle saisie manuelle, il s’affiche un message informant que pour modifier la quantité de l’élément à signaler, il faut le modifier dans la ligne de l’élément. Pour cela, il faut sélectionner le bouton [Quantité].
  • si l’élément a déjà été ajouté à une séquence avec une quantité non nulle et qu’il n’est pas actuellement le premier élément de la liste de lecture, le rajouter entraînera une nouvelle entrée dans le rapport et l’ajout avec une quantité nulle de l’unité de mesure par défaut

Un rapport ne peut être validé que si la séquence de rapports contient au moins une ligne. Sinon, un message apparaîtra indiquant qu’un rapport sans élément ne peut pas être validé. S’il y a un élément avec une quantité totale de 0 dans le rapport à valider, le système affichera un message demandant si cet élément ne se trouve vraiment pas dans l’entrepôt.

Vue Éléments de la liste

La fenêtre du nouveau rapport dans la vue Éléments de la liste affiche :

• Élément
• Quantité système
• Statut
• Annoncés – la quantité d’éléments annoncée par d’autres lectures/rapports déjà créés
• Ruptures

Dans cette fenêtre, il y a un bouton [Compter] qui sert à ajouter un article au rapport.

Fermer la feuille d’inventaire

Pour fermer la feuille d’inventaire, il suffit de cliquer sur le bouton [Fermer la feuille] situé dans la fenêtre de la liste des feuilles d’inventaire.

Le rapport permet de présenter les écarts de stock détectés lors de l’inventaire. Le calcul des écarts est basé sur la quantité système correctement calculée, en tenant compte des ruptures de stock. Un écart est détecté lorsque la quantité système d’un article (quantité – ruptures) diffère de la quantité signalée.

La fenêtre de confirmation des écarts est divisée en deux onglets :

• Validés – liste des articles présentant des écarts
• Exclus – liste des articles exclus de la confirmation des écarts

Les actions suivantes sont possibles sur le document de validation des écarts :

• exclusion d’un article de la liste des élélments fermés en cliquant sur le bouton [Exclure]. Après avoir cliqué sur le bouton, l’article sera déplacé vers l’onglet Exclus
• mise en compte de l’article dans la confirmation d’écart en cliquant sur [Activer] dans l’onglet Exclus.
• impression de la validation de l’écart en cliquant sur [Imprimer].
• confirmation de la confirmation d’écart en cliquant sur [Valider]

La validation des écarts contient les colonnes suivantes :

• Code – code de l’article sur la feuille
• Feuille d’inventaire – feuille d’où provient l’écart
• Article – article pour lequel l’écart a été détecté
• Quantité système
• Quantité comptée
• Écart – différence entre la quantité système et la quantité déclarée
• Écart en pourcentage – (écart/quantité système) * 100 %, non applicable si la quantité système est nulle
• Ruptures

La fenêtre Confirmation des écarts permet de filtrer les données par :

• Écart
• Écart en pourcentage

Une fois le processus d’inventaire terminé, les quantités des articles sont mises à jour dans le POS Agent en fonction de la quantité comptée et les informations sur la quantité inventoriée sont transférées au système ERP.

Peu importe si une nouvelle feuille de stock est créée à partir des écarts d’une autre feuille ou d’une autre manière, il se peut que certains ou tous les articles indiqués ne puissent pas y être ajoutés. Le contenu du message affiché varie selon le cas.

Si le point de vente POS ne dispose pas du service POS Agent ou de la connexion au centre, un message correspondant s’affiche.

Si l’article est inclus dans une autre feuille d’inventaire dont la clôture au point de vente n’a pas encore été resynchronisée avec le système ERP ou si la feuille d’inventaire a été clôturée et synchronisée avec le système ERP mais n’a pas encore été traitée par ce système, un message correspondant contenant les informations nécessaires s’affiche au point de vente.

Si l’article est inclus dans une autre feuille d’inventaire créée par un autre utilisateur dans le système ERP ou au point de vente POS (ajout manuel ou en raison d’écarts), un message correspondant s’affiche également.

Réinitialisation des ruptures après l’inventaire

Lors de la clôture d’un article sur une feuille d’inventaire, les ruptures de l’article sont toujours remises à zéro. Si l’élément clôturé est un article avec des lots, les ruptures sont remises à zéro pour tous ses lots.

(Comarch ERP Standard)

L’inventaire consiste à effectuer un relevé des stocks actuels pour vérifier s’il existe un écart entre l’état de stocks enregistré lors de l’inventaire (état réel) et l’état de stocks résultant des données disponibles dans la comptabilité matérielle. Pour accéder à l’inventaire, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] – > [Inventaire].

La fonction de correction des ressources permet de mettre à jour les stocks à l’aide du document de perte (PERT) ou de profit (PROF). La correction des ressources par le biais des documents PERT et PROF peut être utilisée par exemple en cas :

• d’un article abimé
• d’emballages vides
• de vol
• de correction des stocks
• de correction de réception des marchandises/colis

Afin d’établir un document PROF et PERT approprié, dans le menu principal, vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Correction des ressources].

Sur le point de vente POS donné, la liste contient les documents qui répondent aux conditions suivantes :

• l’entrepôt où ces documents ont été établis est disponible sur ce point de vente
• ils ont été établis sur ce point de vente POS ou ils y ont été synchronisés

Dans le système ERP, vous pouvez définir les documents PERT et PROF qui doivent être synchronisé (en fonction de leur date d’émission).

Pour créer un nouveau correctif, vous devez sélectionner le bouton [Nouveau correctif de ressources] et ensuite indiquer le type de document souhaité.

Lors de la création d’un nouveau document PROF ou PERT vous devez indiquer l’entrepôt pour lequel vous voulez corriger les stocks et la raison d’émission du document. La liste des raisons disponibles est définie dans le système ERP.

Depuis le menu [Back office] -> [Livraison des marchandises], il y a la mosaïque [Registre des colis] qui affiche la liste des bordereaux d’expédition générées ou des documents ME- si les bordereaux d’expédition ne sont pas traités.

Dans cette fenêtre, vous pouvez :

• afficher l’aperçu des détails du document ME- à l’aide du bouton [Aperçu]
• imprimer le document ME- à l’aide du bouton [Imprimer]

La mosaïque [Préparation de l’expédition] disponible à partir de [Back office] -> [Livraison des marchandises] permet de sélectionner l’un de deux processus :

• Colisage des marchandises pour traiter la commande internes passée par le central à l’aide de l’option [Sur la base du bon de commande interne]
• Création de l’expédition à l’initiative du magasin à l’aide de l’option [Mouvements manuels]

Création du colis sur la base d’une commande interne

Après avoir sélectionné le bouton [Sur la base de la commande interne], l’application affiche une liste de commandes internes concernant l’envoi d’articles à partir de l’entrepôt du magasin vers le central ou d’autres magasins.

Après avoir sélectionné le document, une liste des articles à coliser est présentée avec leur quantité.

A partir du niveau du colisage des articles d’une commande interne, il est possible de créer un colis correspondant au document ME-, à l’aide du bouton [Nouveau colis].

S’il s’agit du processus de colisage, vous pouvez :

• le valider, c’est-à-dire, terminer le traitement de la commande indiquée à l’aide du bouton [Valider]
• l’interrompre à l’aide du bouton [Sauvegarder] pour continuer son traitement plus tard

Un autre type de commande est un ordre de retour de la collection.

Dans ce cas, l’opérateur du magasin n’est pas lié par les limites du nombre d’articles commandés, il est donc possible de demander d’envoyer tous les articles d’un type donné disponibles dans le magasin. Les quantités à réaliser ne sont que suggérées dans ce cas.

Mouvement manuel

En sélectionnant le bouton [Mouvements manuels], vous pouvez lancer l’expédition des marchandises depuis le magasin. Une liste de tous les mouvements d’entrepôt créés à un poste de travail donné est présentée.

Dans le cas d’une opération de mouvement manuel, l’opérateur du magasin peut sélectionner l’entrepôt cible et indiquer indépendamment les articles colisés.