Informations générales

Pour sortir des marchandises pour lesquelles une commande a été passée au central ou dans le magasin, sélectionnez la mosaïque [Back office] dans le menu principal, puis [Sortie de marchandises].

Dans la fenêtre Livraison des marchandises, les options suivantes sont disponibles :

• [Préparation de l’expédition] – permet de créer un document MM sur la base d’une demande soumise à l’initiative du magasin ou d’une commande interne du central
• [Registre des colis] – permet d’afficher des bordereaux d’expédition générés et leurs aperçus
• [Génération des étiquettes] – vous permet de joindre votre propre impression créée et épinglée à une position POS dans le système ERP

Afin de rapprocher les stocks, il faut sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Rapprochement des stocks].

Attention

La fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs qui dispose d’une autorisation appropriée accordée dans le système ERP.[\alert]

L’achèvement du processus entraînera la détermination des stocks disponibles dans le magasin en fonction des informations obtenues du système central. Les données obtenues peuvent ne pas inclure des informations sur des documents qui n’ont pas encore été envoyés du point de vente Comarch POS ou de la station Comarch mPOS au système central.

Pour minimiser la probabilité de l’existence de tels documents, vous devez :

• vous assurer que tous les appareils dans le magasins prenant en charge Comarch POS et Comarch mPOS ont été activés et fonctionnent en mode en ligne
• lancer le processus de rapprochement des stocks aussi longtemps que possible après l’émission du dernier document dans le magasin (par exemple avant le début de la journée de travail)

Afin de lancer le processus de rapprochement des stocks, vous devez sélectionner le bouton [Commencer].

Tout d’abord, le système vérifie s’il y a encore des documents non traités du centre donné dans la file d’attente. Si tel est le cas, le message suivant s’affiche : « Les documents non enregistrés par le système central ont été trouvés – l’état de stocks défini peut être différent de l’état actuel dans le magasin. Nous vous recommandons d’exécuter l’opération plus tard. Êtes-vous sûr de vouloir initialiser le processus ? ».

Une fois le processus lancé, les stocks sont déterminés dans le service POS Agent en fonction des informations obtenues à partir du système ERP.

Une fois le processus terminé, le message suivant s’affiche : « Le rapprochement des stocks avec le système central a été effectué. » En cas d’erreur ou d’absence de connexion, des informations sur l’interruption du processus et la nécessité de le redémarrer seront affichées.

Pour simplifier le processus de prélèvements de marchandises entre les entrepôts du magasin donnée sur un point de vente POS, il est possible de prendre en charge des mouvements internes (ME-). Le processus suppose que vous n’avez pas à générer des documents de sortie et de réception séparés d’un entrepôt à un autre, car cela se fait automatiquement. Le service se compose de:

• une demande de réception – réception de marchandises à partir d’un autre entrepôt
• une sortie de marchandises – création des documents ME- entre les entrepôts du siège et des entrepôt de filial

Lors de la validation d’un nouveau mouvement interne, le système génère automatiquement des documents ME-, ME+ et PRR.

Attention

La fonctionnalité de réceptionner et de faire sortir une livraison ne peut être utilisée que par l’utilisateur ayant des autorisations appropriées accordées dans le système ERP :

• pour modifier des documents de mouvements internes
• pour créer des protocoles de réceptions lors de la réception d’une livraison

Pour accéder à la liste des mouvements internes, dans le menu principal vous devez sélectionner la mosaïque [Back office] et ensuite [Mouvements internes].

La liste comporte tous les documents ME- dont les entrepôts source et cible sont des magasins actuels ainsi que tous les documents PRR qui sont liés à ces entrepôts.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte et des filtres déroulants :

• Statut du document – contient des catégories suivantes :
  • Réceptionnés – les documents au statut Validé associés au document ME+ validé où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
  • Sortis – les documents au statut Validé sans documents associés où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
  • À réceptionner – les documents au statut Validé sans documents associés ou dont les documents associés sont non validés ou annulés
  • À sortir – les documents au statut Non validé sans documents associés où l’entrepôt cible est l’entrepôt assigné au centre auquel le point de vente POS appartient
• Type
• Date
• Statut
• Entrepôt source
• Entrepôt cible

Attention

En fonction du paramètre Méthode de recherche de documents dans la configuration du point de vente POS dans le système ERP, les documents peuvent être recherchés :

• localement dans la base de données du point de vente POS
• localement et dans le système ERP

La liste comprend les colonnes suivantes :

• Statut – sous forme d’icônes :
  • [↓] (la flèche vers le bas) – les documents ME- qui sont une réception est ont le statut Validé
  • [Ѵ] (symbole de validation) – les protocoles de réception générés avec succès
  • [!] (symbole de point d’exclamation) – les protocoles de réception concernant les écarts entre les documents ME- de système et la livraison reçue

Attention

Si l’opérateur n’a pas l’autorisation de lire les documents ME-, les icônes de validation et de point d’excalamtion ne seront pas affichées.

• Numéro
• Statut– prend la valeur: Validé, Non validé, Annulé
• Entrepôt source
• Entrepôt cible
• Date d’émission
• Documents associés – les numéros de documents associés au document donné. Par exemple, pour le document ME- le système affiche le numéro de protocole de réception (PRR) et le numéro de ME+ généré pour ce document.
• Transaction traitée par (masqué par défaut)

À partir de la liste des mouvements internes, vous pouvez :

• ajouter un nouveau document ME- à l’aide du bouton [Ajouter]
• afficher l’aperçu du document ME-/PRR
• réceptionner la livraison à l’aide du bouton [Réceptionner]
• accéder à la liste des documents ME- non validés à l’aide du bouton [P]
• annuler le document PRR à l’aide du bouton [Annuler]
• aller à la liste des documents associés au document donné à l’aide du bouton [Documents associés]

Annuler le processus des mouvements internes en cas d’annuler le document PRR – mouvements internes

L’annulation uniquement du document PRR rend impossible de déterminer où se trouvent les articles, si la société souhaite annuler le processus de mouvement interne, cela signifie que les marchandises reviennent à l’entrepôt d’origine. Par conséquent, la fonctionnalité d’annulation de l’ensemble du processus a été ajoutée lorsque l’opérateur annule un document PRR de la liste des mouvements internes. Dans ce cas, un message s’affiche indiquant que le document MM- et MM + assigné au mouvement annulé a été annulé.

En appuyant sur la mosaïque [Back Office] → [Réception de la livraison] s’ouvre la liste des documents à valider :

• ME- – envoyés de l’entrepôt externe indisponible au point de vente POS donné
• COMF – documents émis dans le système ERP à l’entrepôt POS
• REC – documents d’entrée générés aux documents COMF à partir d’un point de vente POS

 

La liste de réception de la livraison vous permet de :

• visualiser l’aperçu des documents ME-, COMF, REC à l’aide du bouton [Aperçu]
• réceptionner la livraison à l’aide du bouton [Réceptionner tous les articles]
• aller à la liste des documents non validés à l’aide du bouton [P]
• aller à la liste des documents associés au document donné à l’aide du bouton [Voir plus] ou [Documents associés]
• annuler un document PRR à l’aide du bouton [Annuler]

Le système ERP met à disposition le paramètre qui permet de générer automatiquement un document REC/LIV en cas d’écarts immédiatement après la validation de la réception du document.

En haut de la fenêtre se trouvent le champ du filtre de texte et des filtres déroulants :

• Statut de la livraison – options disponibles :
  • Annulés
  • À entrer en stock – pour les documents dont le statut est Validé et sans documents associés ou avec des documents associés non validés ou annulés où l’entrepôt de destination est un entrepôt disponible dans le centre appartenant au point de vente POS donnée, ainsi que les documents COMF pour lesquels existe un REC validé, mais le COMF n’est pas encore entièrement réalisé
  • Entré en stock – pour les documents dont le statut est Validé et auxquels sont associés les ME+ ou les REC validés où l’entrepôt de destination est l’entrepôt assigné au centre appartenant au point de vente POS donné
• Date
• Statut – options disponibles :
  • Annulé
  • Non validé
  • En cours de traitement
  • Fermé
  • Validé
  • Quantité validée
  • Réalisé
• Entrepôt d’origine
• Entrepôt de destination

Les colonnes suivantes sont disponibles sur la liste des documents de la réception de la livraison :

• Numéro
• Statut
• Entrepôt d’origine
• Entrepôt de destination
• Date d’émission
• Documents associés
• Traité par (cachée par défaut)
• Livraison attendue (cachée par défaut)
• Attendus (cachée par défaut)
• Non envoyés (cachée par défaut)
• Commandés (cachée par défaut)
• Réceptionnés (cachée par défaut)
• Type (cachée par défaut)

Réception ME-

La réception de la livraison concerne les documents ME- :

• dont le statut Validé
• qui ont un document ME+, mais qui est annulé
• pour lesquels l’entrepôt sélectionné dans le champ Entrepôt de destination est disponible pour les documents ME-/ME+, dans le centre auquel est assigné le point de vente POS

Dans le formulaire de la réception du document ME- il faut indiquer les marchandises de la livraison :

• en les sélectionnant de la liste des articles
• en les scannant avec un lecteur
• en chageant manuellement les quantités des marchandises données

Le formulaire de la réception du document ME- contiennent les colonnes suivantes :

• N°
• Désignation
• Quantité attendue
• Quantité reçue
• Code de l’article (cachée par défaut)
• Prix de base (cachée par défaut)
• Remplir les ruptures dans la boutique (cachée par défaut, disponible uniquement en coopération avec ERP Enterprise)
• Quantité commandée (cachée par défaut)
• Quantité réfusée (cachée par défaut)

Si la marchandise indiquée a été réceptionnée en quantité correspondante à la colonne Quantité attendue, la position sur le document sera marquée en vert. En cas des discordances (excès ou rupture), cette valeur sera marquée en rouge (dans la colonne Quantité reçue).

Exemple

Si l’opérateur n’a pas de droits à l’aperçu du ME- (attribuées dans le système ERP), la colonne Quantité attenude ne sera pas visible.

Pour les positions sur le document, à partir du menu des boutons de position il est possible de :

• modifier la quantité de l’article donné en appuyant sur le bouton [Quantité]
• refuser l’article donné en cas des discordances avec la marchandise attendue en appuyant sur le bouton [Refuser]

Au-dessous de la liste des positions du document sont affichées les informations suivantes :

• Quantité totale d’articles du document
• Quantité totale reçue

Dans la partie inférieure de la fenêtre sont situés les boutons suivants :

• [Valider] – valide le document ce qui entraîne la génération du protocole de réception (PRR) et du document ME+ avec le statut Validé
• [Sauvegarder] – enregistre le document afin de le réaliser ultérieurement
• [Imprimer]
• [Réceptionner tous les articles] – réceptionne toutes les quantités du document ME-
• [Afficher les écarts] – ce bouton est disponible si des écarts ont été retrouvés entre les quantités reçues et les quantités attendues. Il ouvre la fenêtre des écarts.

En cas de la validation du document avec des écarts, le message suivant s’affichera au point de vente POS: ”Des écarts sont survenus entre la quantité attendue et la quantité reçue des articles”.

Le formulaire de l’aperçu du document PRR (pour les concordances et les écarts dans la réception de la livraison) est analogique au document de la réception du ME-.

Le système ERP met à votre disposition un paramètre qui permet, en cas des écarts, de générer automatiquement les documents PROF/PERT directement après la validation de la réception du document.

Affichage des ruptures dans la boutique (Enterprise)

Le système ERP met à votre disposition un paramètre qui permet d’afficher la colonne Remplir les ruptures dans la boutique dans la vue de la réception de la livraison. La valeur dans la colonne est calculée de façon suivante : quantité attendue sur les étagères – (quantité en stock + quantité déjà reçue). Cette valeur est affichée uniquement en cas où elle est supérieure à 0.

Si, lors du processus de scanner, s’affiche le message informant des ruptures sur les étagères, un son d’avertissement sonne et le message „Manque d’articles sur les étagères. Veuillez remplir les ressources dans la boutique.” s’affiche. Dans ce cas, lors de la réception l’utilisateur doit mettre de côté les marchandises manquantes et les sortir dans la boutique.

Attention

Cela concerne les cas où l’entrepôt des réceptions n’est pas l’entrepôt de vente. Les marchandises mises à côté doivent être ajoutées au document du mouvement interne et ensuite les placer sur les étagères.

Réception COMF

La commande fournisseur est un document commercial contenant des marchandises ou des services commandés chez fournisseurs/vendeurs. Le document confirmant l’entrée des marchandises dans l’entrepôt sous certaines conditions d’achat est le bon de réception. Il augmente la quantité de ressources en stock.

Attention

Le système Comarch ERP Altum met à votre dispositon des paramètres de configuration dédiés qui sont synchronisés vers le système Comarch POS :

Dans le formulaire du centre  -> onglet Points de vente POS est disponible la section Bons de réception avec les paramètres :

• Ajouter de nouveaux éléments dans les RECs générés à partir des COMFs (coché par défaut)

 

• Numéro de référence requis dans les RECs manuels (coché par défaut) – pour le moment, ce paramètre n’est pas pris en charge
• Dans le formulaire COMF est disponible le paramètre Réaliser dans POS – il faut l’activer afin de synchroniser le document COMF vers le point de vente POS

Pour que le document COMF émis dans le système Comarch ERP Altum puisse être réalisé au point de vente POS, les conditions suivantes doivent être remplies :

• le paramètre Réaliser dans POS est coché dans le formulaire COMF
• le type de transaction est national
• direction de la TVA est du net
• le paramètre Autoliquidation de la TVA est décoché

Attention

Le système Comarch ERP Enterprise met à votre disposition les paramètres dédiés permettant la prise en charge de la fonctionnalité de la réception de la livraison. Dans l’application Paramètres de base -> fonction Vente multicanal -> fonction Comarch POS sont disponibles :

• le champ Réception : envoyer la commande fournisseur avec le statut :
  • Statut: „Commandé”
  • Statut: „Libéré” sans commande

Le champ définit la configuration avec laquelle sera envoyée la COMF au point de vente Comarch POS.

• paramètre „Réceptionner tous les articles” : Réception des marchandises de la commande

L’activation du paramètre permet d’afficher au point de vente POS le bouton [Réceptionner tous les articles] réceptionnant toutes les positions de la commande fournisseur.

Une liste des documents COMF et REC est disponible dans la mosaïque [Back office] -> [Réception de la livraison].

Le bon de réception concernent les documents COMF qui :

• ont été générés dans le système ERP
• ont le statut Validé ou En cours de réalisation
• n’ont pas du document REC généré dans le système ERP
• ont sélectionné l’entrepôt disponible pour les documents COMF dans le centre auquel est assigné le point de vente POS dans le champ Entrepôt de destination
• ont coché le paramètre Réaliser dans POS (en cas du système Comarch ERP Altum)

Les filtres grâce auxquels il est possible de limiter les résultats de la recherche des documents COMF et REC sont disponibles en haute de liste :

• Statut de la livraison – statuts disponibles :
  • À entrer en stock
  • Annulés
  • Entré en stock
• Date
• Statut – statuts disponibles :
  • Annulé
  • En cours de traitement
  • Fermé
  • Non validé
  • Quantité validée
  • Réalisé
  • Validé

Attention

L’utilisateur ne peut pas modifier manuellement le statut du document COMF au point de vente POS.

• Entrepôt d’origine
• Entrepôt de destination

À partir de la liste des documents COMF il est possible de :

• réceptionner la COMF en appuyant sur le bouton [Réceptionner]
• apercevoir les documents associés en appuyant sur le bouton [Documents associés] ou, s’il existe plusieurs documents associés, en sélectionnant [Voir plus] dans la colonne Documents associés

• imprimer le document en appuyant sur le bouton [Imprimer]
• actualiser la liste des documents de réception validés en appuyant sur le bouton [Actualiser]
• aller à la liste des documents non validés en appuyant sur le bouton [P]. Les documents du bon de réception préenregistrés se trouvent, entre autres, sur cette liste.

L’aperçu du document COMF est disponible en lecture seule et il est impossible de modifier ses valeurs qui ont été indiquées dans le système ERP. Sur le formulaire COMF sont disponibles les informations sur :

• les articles et leur quantité
• la personne responsable pour le traitement du document dans le système ERP
• la personne responsable pour le traitement des positions dans le système ERP
• le fournisseur – le document COMF est envoyé à la boutique directement de l’entrepôt du fournisseur
• l’entrepôt d’origine
• la description supplémentaire du document indiquée dans le système ERP
• le numéro associé au document – le numéro visible dans l’en-tête du document est un numéro externe attribué par le fournisseur
• date de réalisation

Le formulaire de la commande fournisseur COMF contient les colonnes suivantes :

• Désignation
• Quantité
• N° (cachée par défaut)
• Code de l’article (cachée par défaut)

Afin de réceptionner une commande fournisseur, il faut appuyer sur le bouton [Réceptionner] qui ouvre la fenêtre du bon de réception.

Le formulaire du bon de réception REC contient les colonnes suivantes :

• Désignation
• Quantité commandée
• Quantité reçue
• Quantité refusée
• Prix net (cachée par défaut)
• Prix brut (cachée par défaut)
• Montant net (cachée par défaut)
• Montant brut (cachée par défaut)

Attention

La disponibilité des colonnées net/brut dépend de :

• Valeur du paramètre direction TVA pour les documents REC générés à partir des COMFs
• Code de l’article (cachée par défaut)
• Livraisons précédentes (cachée par défaut)
• N° (cachée par défaut)

Attention

Si la marchandise entrée a été réceptionnée en quantité correspondante à la colonne Quantité commandée, cette position sera marquée en vert dans le document . En cas des discordances (excès ou ruptures) cette valeur sera marquée en rouge (dans la colonne Quantité reçue). Si l’article sera réfusé, par exemple en raison des défauts, lui et la quantité réfusée donnée seront marqués en rouge.

Les marchandises de la livraison doivent être indiquées sur le formulaire du bon de réception :

• en les sélectionnant de la liste des articles
• en les scannant avec un lecteur
• en modifiant manuellement les quantités des marchandises appropriées

Pour les positions sur le document, à partir du menu des boutons de position il est possible de :

• modifier la quantité de l’article donné en appuyant sur le bouton [Quantité]
• si la méthode FEFO est activé, indiquer un nouveau lot de l’article en appuyant sur le bouton [Afficher plus d’informations]

Attention

Le bouton est disponible uniquement en coopération avec Comarch ERP Enterprise.

• en cas des discordances avec la marchandise attendue refuser l’article donné en appuyant sur le bouton [Refuser]. Dans le cas du refus de l’article, il faut indiquer le motif du refus dans la fenêtre du Refus du lot.

La fenêtre du refus de lot contient :

• la désignation de l’article dans l’en-tête de la fenêtre
• la photo de l’article
• l’information sur le numéro du lot et la date d’expiration
• l’information sur les propriétés du lot (si elles existent)
• le champ pour indiquer la quantité réfusé
• le champ pour écrire une description de l’article endommagé
• la liste des motifs du refus de l’article
• les boutons [Valider] et [Fermer Éch]

En-dessus de la liste des positions du document sont affichées les informations sur :

• la somme des quantités des articles commandés
• la somme de la quantité reçue
• la somme de la quantité refusée

Les informations détaillées sur l’article sont disponibles à droite du formulaire :

• désignation
• code de l’article (cachée par défaut)
• code EAN
• attributs
• photo

Le formulaire du document contient également l’information sur :

• la date de réalisation

La partie inférieure de la fenêtre du document contient les boutons suivants :

• [Valider] – valide le document ce qui entraîne la génération du document REC
• [Sauvegarder] – sauvegarde le document afin de le réaliser ultérieurement
• [Réceptionner tous les articles] – permet de réceptionner tous les articles en quantité identique à celle indiquée sur la commande. Le bouton est disponible lorsque le paramètre est activé dans le système ERP.
• [Imprimer]

Méthode FEFO (Enterprise)

Si la fonctionnalité de la gestion de la méthode FEFO au point de vente POS est activé, la question suivante s’affiche après la sélection du bouton [Réceptionner] à partir de la liste COMF : „Voulez-vous saisir manuellement les lots et DLUO ?”

Si l’utilisateur renonce à saisir manuellement ces valeurs, elles seront définies automatiquement à la base de l’algorithme existant, comme le numéro du lot par défaut et la date d’expiration.

Attention

Si le point de vente POS n’utilise pas de lots, le message ne s’affichera pas.

Pour chaque article il est possible de réceptionner plus qu’un lot en :

• scannant le code EAN-128 avec le numéro du lot ou la date d’expiration
• ajoutant manuellement l’information sur le nouveau lot à l’aide du bouton [Afficher plus d’informations]

Rejet des lots inactuels lors de la réception (Enterprise)

Dans le point de vente Comarch POS en coopération avec ERP Enterprise, il est impossible de sélectionner la date qui tombe dans le passé en tant que date de validité des lots en cours de réception. Le système bloque aussi la numérisation du code-barres avec la date de validité du passé et affiche le message suivant : Impossible de réceptionner ce lot pour cause de date dépassée, merci de vérifier la date saisie.

Il est possible de définir dans le système ERP les caractères disponibles lors de la création du nouveau numéro du lot et la longueur maximale du numéro du lot.

Si l’utilisateur essaie d’indiquer un numéro du lot qui ne correspond pas au modèle, le champ devient rouge et le message suivant s’affiche : „Le numéro scanné du lot contient des caractères interdits ou sa longueur est incorrecte.”

Si un code-barres avec le numéro du lot ne correspondant pas aux exigences est scanné, le message suivant s’affiche dans l’application Comarch POS : „Le numéro scanné du lot contient des caractères interdits ou sa longueur est incorrecte.”

Il est également possible de définir dans le système ERP si les lettres indiquées dans le numéro du lot doivent être changées en majuscules, en minuscules ou laissées sous forme introduites par l’utilisateur.

 

L’introduction de la division des informations sur les niveaux de stock en fonction de chaque entrepôt aide à éviter des erreurs de synchronisation qui peuvent entraîner une non synchronisation de certains documents avec le système ERP en raison d’une quantité insuffisante de marchandises disponibles dans un entrepôt donné.

Afin d’assurer un fonctionnement continu de l’application, également en mode hors ligne, le service POS Agent a été introduit qui fournit des informations à jour sur l’inventaire sur chaque point de vente.

Attention

La validation des documents ME- et PERT a été bloquée en cas d’absence de connexion au service.

Le menu Back office permet de prendre en charge les documents d’entrepôt sur un point de vente POS.

La vue Back office offre les mosaïques suivantes :

• [Réception de la livraison] – en fonction de la configuration dans le système ERP, la mosaïque ouvre la liste des bordereaux d’expédition ou des documents ME- prêts à être réceptionnés
• [Mouvements internes] – permet de prendre en charge les mouvements entre les entrepôts assignés au centre donné/à l’entreprise donnée
• [Rapprochement des stocks] – permet d’exécuter le processus de rapprochement des stocks conformément à l’information sur les ressources disponible dans le système ERP
• [Livraison des marchandises] – permet de:
  • préparer l’envoi
  • générer des étiquettes
  • vérifier le registre des colis
• [Correctifs de ressources] – ouvre la liste des documents REC et LIBV et permet de corriger les ressources à l’aide de ces documents
• [Repérage de prix] (Enterprise) – permet de vérifier le statut du processus de mise à jour des étiquettes effectué dans l’application Comarch mPOS

Attention

La fonctionnalité est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise.

Il est désormais possible de préparer des commandes client directement dans le magasin, en préparant les articles à partir des ressources disponibles. La solution a été introduite pour rationaliser le travail en magasin : le vendeur peut désormais ouvrir la liste des tâches à tout moment et terminer une commande client spécifique en attente de réalisation. La fonctionnalité n’est disponible qu’après avoir activé le paramètre Préparation de la commande client dans le système ERP.

Après avoir préparé la commande, son statut est automatiquement mis à jour et le client est informé que sa commande est prête. L’information est envoyée au client à partir du système ERP. Il existe une option permettant de fermer automatiquement la commande après son exécution partielle, si le paramètre approprié est activé dans le système ERP.

Le bouton suivant a été ajouté à la fenêtre qui s’ouvre après avoir sélectionné la mosaïque [Commandes et devis client] :

• Préparation – ouvre la fenêtre de modification de la commande

Statuts dans la liste des commandes client

Voici, de nouveaux statuts de réalisation d’une commande qui ont été ajoutés :

• À préparer – informe de la possibilité de commencer la préparation de la commande
• Préparés – informe que la commande a été entièrement préparée
• Préparés partiellement – informe que la commande a été partiellement préparée

Unité de mesure de tolérance

Dans le système ERP, la tolérance de l’unité de mesure peut être définie comme une valeur ou un pourcentage qui est envoyé au point de vente avec les articles synchronisés. La tolérance spécifie la plage de valeurs acceptable dans une unité de mesure donnée, par exemple ± 0,1 pour l’unité de kilogramme, signifie que le système acceptera comme valeurs valides : 0,9; 1 et 1.1. La quantité plus élevée dans le document que celle commandée par le client s’affiche le message suivant : La quantité saisie dépasse la quantité commandée par le client. La quantité recensée n’a pas été augmentée.

Exemple

La tolérance dans le système ERP a été fixée à ± 0,1. Le client a commandé 1 kg de pommes, l’utilisateur a préparé des pommes pesant 0,9814 kg – l’article est traité dans son ensemble, conformément à la tolérance fixée pour le kilogramme sur l’article.

Préparation de la commande

Si vous sélectionnez le bouton [Préparation], la fenêtre Préparation de la commande s’ouvre. Elle se compose des colonnes suivantes :

• Désignation de l’article avec code EAN
• Quantité à préparer
• Quantité préparée – valeur par défaut définie sur 0,00 dans la même unité de mesure que la quantité à sortir. Lorsque le paramètre Activer le contrôle de quantité est activé dans le système ERP, il n’est pas possible de dépasser la quantité à sortir, seule la tolérance définie est prise en compte.
• Code (masqué par défaut)

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un champ du filtre de texte qui permet de rechercher la liste des articles selon :

• Désignation d’article
• Code EAN
• Code (si la colonne est disponible)

Après avoir cliqué sur l’élément préparé dans la commande, les boutons suivants deviennent disponibles :

• [Quantité] – bouton standard avec la même unité de mesure que pour la quantité à livrer
• [Supprimer] – bouton standard qui supprime uniquement les éléments nouvellement ajoutés qui n’ont pas été disponibles dans la commande client
• [Sélectionner les propriétés] – si l’article possède plus d’un lot et la fonctionnalité Gestion de la méthode FIFO est activée, après avoir cliqué sur ce bouton l’application ouvre la fenêtre des propriétés qui permet de sélectionner une caractéristique concrète de l’article.

Dans la fenêtre de préparation, à droite il y a le champ :

Description – il permet d’ajouter un commentaire avec le lieu de stockage de la commande. Le champ est actif jusqu’à la validation de la préparation. La valeur du champ Description est transférée vers la facture/le reçu à partir de la commande préparée sans possibilité de modification.

Les propriétés de l’article sélectionné comprennent :

• Désignation
• Code EAN
• Caractéristiques de l’article
• Attributs de l’article
• Photo

Il arrive que, lorsque la commande est préparée au point de vente POS, l’opérateur décide de préparer la commande en utilisant les marchandises qui ne sont pas encore entrée afin de livrer la commande le plus vite possible. Le paramètre Inclure les articles collectés dans réservation est disponible dans Comarch ERP Enterprise. Il peut être activé dans l’application Paramètres de base -> fonction Comarch POS. Si le paramètre est activé, après l’entrée du livraison dans l’entrepôt POS, une partie de marchandises collectés (indisponibles déjà en vente, car un client les attend) sera ajoutée à la quantité d’articles réservés. Les articles réservés sont affichés sur la liste des articles dans la colonne Réservations.

La colonne est mise à jour si :

• une commande de vente est préparée
• la préparation d’une commande de vente a été annulée
• une commande de vente est sortie (génération du reçu ou de la facture client pour la commande de vente)

Exemple

Un mécanisme exemplaire de la mise à jour du service POS Agent par plusieurs points de vente POS :

• POS 1 prépare la commande de vente 1 et envoie la mise à jour de la nouvelle colonne concernant 5 pièces d’article A
• POS 2 prépare la commande de vente 2 et envoie la mise à jour de la nouvelle colonne concernant 10 pièces d’article A

Données disponibles au point de vente POS 2 :

• 10 pièces d’article A ont été collectées

Données disponibles au point de vente POS 1 :

• 5 pièces d’article A ont été collectées

Ensuite :

• Les deux informations sont traitées par le service POS Agent qui enregistre la quantité collectée d’article A comme 15 pièces
• L’opérateur en ouvrant la liste des articles voit que la quantité dans la colonne Réservations a augmenté à 15 pièces

Écarts dans la fenêtre de préparation

Si l’application trouve des écarts lors de la préparation de la commande, les messages appropriés seront affichés dans le point de vente POS. Le système vérifie s’il existent des articles dont la quantité préparée diffère de la quantité commandée (y compris les articles nouvellement ajoutés). Si vous ajoutez à la liste de préparation un article qui n’a pas été commandé par client, une notification suivante s’affiche : « L’article n’appartient pas à cette commande. Voulez-vous l’ajouter ? »

Un autre message s’affiche si dans la fenêtre de préparation la quantité collectée de l’article est supérieure à la quantité commandée : « La quantité saisie dépasse la quantité commandée par le client. »

Par contre, en cas de commande qui n’a pas été entièrement préparée, le message suivant s’affiche dans la fenêtre de notifications lors de la validation : « Tous les articles de la commande n’ont pas été scannés. Êtes-vous sûr de vouloir terminer le processeurs de colisage ? »

Possibilité de générer REC/FC pour une commande complétée en cas de rupture de connexion avec le système ERP (Enterprise)

Avant, au point de vente POS il n’a pas été possible de créer un document REC/FC associé à une commande client si la connexion avec le service de synchronisation n’était pas établie. Ceci était bloqué faute d’informations sur des modifications éventuelles de la commande à un autre point de vente ou sur la création antérieure des documents associés. L’utilisateur POS pouvait générer un document REC/FC en mode hors ligne, mais ce document n’était pas associé à la commande client. Avant, seul le numéro de COMC a été enregistré dans un tel document afin de permettre l’identification ultérieure du document source.

Dans le système Comarch ERP Enterprise, les réservations ne sont pas mises à jour dans le processus du rapprochement des stocks et c’est pourquoi il est désormais possible de générer un REC/FC pour une commande complétée lorsque le point de vente POS n’est pas connecté au système ERP. Les documents commerciaux peuvent générés pour une telle commande uniquement dans le cas où la commande client complétée existe dans la base POS Agent.

Afin d’informer l’utilisateur de la rupture de connexion au système ERP, un message approprié sera affiché dans l’application avant le début du processus de la génération de REC/FC pour une commande client complétée.

Pour activer la fonctionnalité sur le point de vente Comarch, le paramètre Activer la To-Do liste doit être activé dans le système Comarch ERP Enterprise. Le paramètre est disponible dans l’application Canaux de vente → onglet Comarch POS → section Général.

La liste des tâches permet d’envoyer aux utilisateurs travaillant aux points de vente des rappels concernant :

• les commandes de vente à traiter, téléchargées depuis le système ERP, présentées avec le statut de traitement adéquat à partir d’un dictionnaire dédié dans le système ERP
• les documents à accepter
• les documents d’inventaire qui ont été générés ou qui sont ouverts
• les documents en attente de traitement par le siège social, par exemple les retours à l’entrepôt central à la fin de la saison
• les nouvelles exigences de mise à jour des étiquettes

L’information sur le nombre de tâches est affichée en fonction des commandes de vente mises à jour lors de la synchronisation.

Si un nouvel objet apparaît sur la liste de tâches du point de vente POS, une icône s’affichera à côté de l’horloge de l’application pour indiquer le nombre de nouveaux objets à traiter.

Après l’ouverture de la liste des tâches, l’icône deviendra blanche , alors que le nombre de tâches restera visible. La couleur de l’icône indique si une nouvelle tâche a été ajoutée au point de vente.

Après avoir sélectionné l’icône, il s’ouvre une liste de tâches contenant des informations sur :

• l’objet auquel la tâche se rapporte (dans ce cas, le statut de la commande)
• le nombre d’objets/actions avec leur statut (dans ce cas, le nombre de commandes avec un statut particulier)

Gestion des employés

Attention

La fonctionnalité est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise.

La fonctionnalité Gestion des employés vise à accélérer le processus de création d’un nouveau compte employé. En plus d’enregistrer des données de base, il est possible de définir un rôle et un mot de passe d’un nouvel employé. L’opérateur peut assigner l’employé à des centres sélectionnés de l’entreprise donnée (avec des limites pour le centre où l’opérateur agit en tant que responsable).

Attention

La fonctionnalité est disponible après avoir accordé le droit Gestion des employés et Modifier le mot de passe de l’employé dans le système ERP.

Employés

La mosaïque [Employés] (masquée par défaut) est disponible dans le menu principal si vous l’activez dans la modification de la vue.

Le processus d’ajout de nouveaux employés nécessite la connexion au système ERP. Sinon un message d’erreur s’affiche sur le point de vente POS : « Pas de connexion au service de données ».

Dans la fenêtre Employés, la liste des employés enregistrés s’affiche. Grâce à l’option de recherche en ligne, vous pouvez rechercher un employé d’un autre centre, à partir des données téléchargées depuis le système ERP.

La liste des employés contient les colonnes suivantes :

• Titre
• Prénom
• Nom de famille
• Numéro de la carte – numéro de la carte d’employé
• Statut du mot de passe – les statuts possibles :
  • Expiré – si la date actuelle est postérieure à la date de modification du mot de passe
  • Valable jusqu’au – si le mot de passe a une date d’expiration spécifiée, cette date sera affichée à côté du statut, formatée selon les paramètres régionaux
• Centres associés (Rôles) – nom du centre et son rôle, par exemple : Cracovie (Assistant)
• Date de fin – date de fin de travail si le contrat a un délai précis
• Actif – l’information si le compte employé est actif dans le système

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un champ de filtre de texte qui vous permet de rechercher la liste des employés en fonction de leur prénom ou nom. Le tri peut être effectué en fonction de toutes les colonnes disponibles. Vous pouvez également affiner votre recherche à l’aide des filtres déroulants :

• Rôles
• Actif
• Magasin

La liste contient les boutons suivants :

• [Ajouter] – ouvre la fenêtre d’ajout d’un nouvel employé
• [Aperçu] – affiche l’aperçu de données de l’employé
• [Actualiser] – met à jour la liste des employés
• [Assigner un magasin] – ouvre la fenêtre de sélection de magasins
• [Activer/Désactiver] – modifie le statut d’activité de l’employé sélectionné. La désactivation n’est possible que lorsqu’un employé a été sélectionné avec un magasin affecté, dans lequel l’opérateur effectuant le changement de statut d’activité joue un rôle de responsable.
• [Modifier le mot de passe] – ouvre la fenêtre de modification du mot de passe de l’employé sélectionné. Le mot de passe peut être modifié par l’opérateur disposant d’un droit approprié.
• [Fermer] – ferme la liste des employés

Ajouter un nouvel employé

Le bouton [Ajouter] ouvre un nouveau formulaire avec les données concernant un nouvel employé à remplir.

Voici, les champs obligatoires dans le formulaire d’un nouvel employé :

• Prénom
• Nom de famille
• Date de naissance
• Nom d’utilisateur
• Mot de passe
• Confirmer le mot de passe

Les champs supplémentaires dans le formulaire :

• Titre
• Numéro de la carte
• Date de début – la date actuelle par défaut
• Date de fin
• Activité – le paramètre est actif par défaut, grâce à cela, le compte créé est actif dans le système

Le formulaire comprend les boutons suivants :

• [Assigner un magasin] – ouvre la fenêtre de sélection de centre, il est nécessaire de sélectionner un centre assigné
• [Supprimer le lien] – le bouton est actif lorsqu’au moins un centre est assigné, l’action supprime l’assignation de l’employé au centre
• [Enregistrer] – vérifie les données saisies dans les champs obligatoires, si elles sont correctement renseignées, un nouvel employé est enregistré

Assigner un magasin

Un fois la mosaïque d’assignation du magasin sélectionnée, la fenêtre Assignation du magasin s’ouvre.

La fenêtre est divisée en deux sections :

• Rôles ­– elle contient des mosaïques avec des rôles définis dans le système ERP
• Magasins – elle contient des mosaïques avec des magasins où l’opérateur jour le rôle de responsable

Vous devez sélectionner un rôle pour l’employé ajouté, et également l’assigner à au moins un magasin, pour confirmer la sélection, cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Modifier le mot de passe

Pour modifier le mot de passe, vous devez sélectionner le bouton [Modifier le mot de passe] qui ouvre la fenêtre de modification du mot de passe.

Dans la fenêtre Modifier le mot de passe, vous devez compéter les champs suivants :

• Nouveau mot de passe
• Confirmer le nouveau mot de passe

Les valeurs saisies sont vérifiées conformément à la politique de mot de passe définie dans le système ERP, par exemple, vous pouvez ajouter l’exigence d’utiliser un caractère spécial ou au moins une lettre majuscule.

Si le nouveau mot de passe a été correctement défini, le message suivant s’affiche : Mot de passe modifié avec succès.

Dans le système ERP, le paramètre Modifier les paramètres de l’employé d’un autre canal de vente est disponible. Si est décoché, il est impossible de modifier dans le point de vente POS :

• le mot de passe
• le statut d’activité
• le centre assigné
• l’employé qui n’est pas associé au centre de l’opérateur connecté. Lors de la tentative de modification de cet employé, le message suivant est affiché dans le point de vente POS : L’employé sélectionné travaille dans un autre centre.

Attention

La fonctionnalité des impressions dématérialisées est disponible en coopération avec le système Comarch ERP Enterprise.

La fonctionnalité d’envoi des impression dématérialisées permet à l’opérateur du point de vente POS de décider si le document validé devrait être imprimé sur l’imprimante ou envoyé au client via un message e-mail. Les versions digitales de documents et des adresses saisies par l’utilisateur ou chargées à partir de la carte client sont synchronisées avec le système ERP.

L’option d’un envoi digitale d’impression est disponible :

• après avoir validé le document/paiement
• après avoir sélectionner le bouton [Imprimer] dans la fenêtre du document/paiement ouvert également en cas d’un fichier pdf déjà généré

Dans la fenêtre Impression dématérialisée, après avoir sélectionné le bouton [Imprimer], vous pouvez :

• saisir une adresse e-mail du client/fournisseur
• enregistrer une adresse e-mail comme une adresse par défaut dans la fiche client
• imprimer le document
• envoyer le document à l’adresse indiquée
• imprimer et envoyer le document

Attention

La fonctionnalité est disponible en coopération avec Comarch ERP Enterprise.

Certaines entreprises offrent à leurs employés des titres-restaurant dans le cadre de leur salaire, le plus souvent ils sont émis pour un montant spécifique pour chaque jour. Par conséquent, la prise en charge des titres-restaurant une limite d’utilisation, configurés dans le système ERP, a été ajoutée. Un bon d’achat externe, émis par un fournisseur externe, est pris en charge.

Des informations sur l’éligibilité TR avec limite : limite ont été ajoutées à la fenêtre de paiement.

En cas d’un bon d’achat externe avec une limite, après avoir sélectionné le bouton Bon d’achat externe, vous devez saisir le numéro du bon d’achat avec une limite dans la fenêtre qui s’affiche.

Deux formes de bons d’achat externe sont prises en compte :

• imprimé
• numérisé sous forme de carte rechargeable chaque mois

Le paiement avec des titres-restaurant ne peut être effectué que pour certains articles. Sur le point de vente POS, dans l’aperçu de l’article, des informations téléchargées à partir du système ERP s’affichent. Grâce à cela vous pouvez savoir s’il est possible de payer pour un produit donné avec un titre-restaurant.